SHAREPOINT (manual de usuario)

Vicegerencia TIC
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10/01/2008

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IKT GERENTEORDETZA VICEGERENCIA TIC

SHAREPOINT
(manual de usuario)
Herramienta de colaboracin en grupo para PAS y PDI de la UPV/EHU

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Herramienta de colaboracin en grupo para PAS y PDI de la UPV/EHU
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. INTRODUCCIN ....................................................................................................................................... 3 PRERREQUISITOS.................................................................................................................................... 4 CMO EMPEZAR...................................................................................................................................... 4 TRABAJANDO CON UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS .......................................................... 6 TRABAJANDO CON EL CALENDARIO.............................................................................................. 10 TRABAJANDO CON LAS TAREAS ...................................................................................................... 12 RECUPERAR ELEMENTOS ELIMINADOS ....................................................................................... 13

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1. Introduccin
SharePoint es una herramienta web de colaboracin en grupo. Dispone de varios mdulos para compartir informacin: servicio de ficheros, agenda, tareas, encuestas, ect Cada usuario se indentifica y dependiendo del perfil que tenga (administrador, escritor o lector) puede realizar distintas operaciones. La herramienta SharePoint est pensado especialmente para las siguientes necesidades: Se necesita un servicio de ficheros va web. Con SharePoint se puede tener como una carpeta compartida entre varios usuarios y acceder desde cualquier puesto con acceso a Internet. Se necesita tener un servicio de ficheros con funcionalidad avanzada. SharePoint permite configurar avisos cuando un fichero es modificado, puede guardar distintas versiones de documentos y puede indexar todo el contenido del documento para que las bsquedas sean ms rpidas. Se necesita una herramienta para gestionar proyectos. SharePoint permite almacenar informacin, permite tener una agenda comn entre varios miembros, tener un mdulo de tareas pendientes, un mdulo de encuestas, ect.

En este manual se va detallar cmo podemos trabajar con una biblioteca de documentos, un calendario compartido y unas tareas compartidas. No obstante, SharePoint dispone de ms listas y libreras (encuestas, blogs, wikis, biblioteca de imgenes, contactos,)

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2. Prerrequisitos
1. Para trabajar con SharePoint el usuario debe conocer su usuario y contrasea LDAP. Si el usuario no conoce su usuario/contrasea LDAP debe llamar al CAU (http://www.ehu.es/cau). 2. Si el usuario ya conoce su usuario LDAP y no puede acceder a su sitio SharePoint (en el punto n 3 se expone cmo se accede al sitio SharePoint), puede probar en modificar su contrasea LDAP en http://www.ehu.es/bilatu en la opcin cambiar contrasea. 3. Para acceder a SharePoint, se debe utilizar un navegador web (mnimo Internet Explorer 6.0 , Mozilla Firefox 1.5 , Safari 2.0).

3. Cmo empezar
1. Abrimos nuestro navegador web y escribimos la siguiente direccin: https://www.elkarlan.ehu.es/guneak/sitio-web (donde sitio-web es el nombre de nuestro sitio)

2. Tenemos que introducir nuestras credenciales LDAP: Usuario: adm\usuario-LDAP (donde usuario-LDAP es mi usuario de LDAP) Contrasea: contrasea de LDAP

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3. (Opcional). Una vez que hayamos accedido al SharePoint es interesante personalizar nuestro perfil. Para ello pinchamos en la esquina superior derecha (donde aparece adm\cuenta-ldap)

y seleccionamos la opcin mi configuracin

y posteriormente la opcin editar elemento

es importante rellenar al menos la casilla nombre de una forma amigable, en vez de adm\usuario-ldap, poner Nombre Apellido. 4. (Opcional). Puede que cada vez que nos conectemos a nuestro sitio, tengamos un aviso de que hay un problema con la seguridad del certificado. Si queremos evitar este aviso debemos instalar 2 cerficados de Izenpe que se encuentran en la siguiente ubicacin: http://servicios.izenpe.com/descarga/descarga_externa_c.htm

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4. Trabajando con una biblioteca de documentos

Una biblioteca de documentos es un repositorio de todo tipo de documentos. Un documento que se deposita en una biblioteca de documentos puede ser ledo por todos los usuarios que tengan permiso de lectura y editado por todos los usuarios que tengan permisos de edicin. Estas son algunas operaciones que se pueden realizar sobre una biblioteca de documentos: 1. Crear un nuevo documento: Por defecto el nuevo documento es de tipo Microsoft Word.

2. Cargar uno o varios documentos: Se pueden cargar o subir todo tipo de documentos (procesador de textos, hoja de clculo, presentaciones,)

3. Visualizar documentos: Se pincha directamente sobre el documento que queremos visualizar 4. Editar documentos: Se puede editar un documento siempre que no est desprotegido:

NOTA: Si el fichero que queremos abrir es Word, Excel, PowerPoint o Visio, se puede editar directamente. Si no, hay que bajrselo a local, editarlo, y volverlo a subir al sharepoint. 5. Desproteger y proteger un documento: Cuando se edita un documento en sharepoint, otro usuario puede estar editndolo a la vez. Esto puede causar, que el ltimo que guarde el documento, es el que guarda la ltima versin. Para evitar esto, se puede desproteger el documento, para que se pueda trabajar con el y una vez que hayamos acabado editndolo volver a protegerlo. Si un usuario intenta abrir un documento que est desprotegido lo podr leer, pero no podr realizar cambios sobre l. Pasos:

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Vicegerencia TIC a. Desproteger el documento
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b. Editarlo y realizar los cambios necesarios (NOTA: si el documento no es del tipo Word, Excel, powerpoint o Visio, lo debemos guardarlo en local, modificarlo y volver a guardarlo en sharepoint) c. Proteger el documento (confirmar los cambios realizados) o descartar la desproteccin (liberar el documento sin guardar los cambios realizados).

NOTA: Hay una opcin para que el documento se desproteja automticamente cuando se edita. Para activar esta funcin ver el manual de administrador de SharePoint 2007.

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6. Aadir alertas: Se pueden establecer alertas para que se enven correos electrnicos cada vez que un documento cambie, se elimine,

Para ver todas las alertas que tiene un usuario, hay que ir a la configuracin personal del usuario (esquina superior izquierda):

y seleccionar Mis alertas. 7. Versiones: Cada vez que un documento cambia, sharepoint guarda automticamente una versin. Se pueden visualizar versiones anteriores a un documento y/o recuperar una versin anterior.

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NOTA: Para que el versionado funcione, la biblioteca de documentos tiene que tener activa esta funcin. Ver el manual de administrador de SharePoint 2007. 8. Conectar con Outlook (slo Outlook 2007, no disponible de momento en la UPV): Podemos acceder a nuestra biblioteca de documentos directamente desde Outlook. Para ello seleccionamos la opcin Acciones Conectar a Outlook.

en Outlook podemos ver los ficheros de nuestra biblioteca de documentos:

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5. Trabajando con el calendario

Un calendario de SharePoint permite introducir eventos, citas, reuniones,. para que puedan ser ledas por un grupo de personas. Opcionalmente el calendario puede ser ledo desde el Outlook, as podemos tener 2 calendarios, el personal y el del grupo. Estas son algunas operaciones que se pueden realizar sobre un calendario: 1. Crear una nueva cita:

2. Conectar con Outlook: permite ver los calendarios de SharePoint desde el Outlook.

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En el Outlook, si vamos a la pestaa calendario, podemos ver una nueva entrada en otros calendarios.

Podemos visualizar ms de un calendario a la vez, por ejemplo mis calendarios Calendario y otros calendarios Elkarlan-Egutegia, as puedo tener de un vistazo dos calendarios, el personal y el del SharePoint:

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6. Trabajando con las tareas

Las tareas compartidas de SharePoint permiten establecer tareas y asignarlas a los integrantes del sitio de SharePoint. Estas son algunas operaciones que se pueden realizar sobre una tarea: 1. Crear una nueva tarea:

2. Conectar con Outlook o con Access: permite ver las tareas de SharePoint desde el Outlook o desde el Access. Si conectamos las tareas de SharePoint con el Access, se generan unos informes automticamente, sobre el estado de las tareas.

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7. Recuperar elementos eliminados

Cuando eliminamos cualquier elemento de SharePoint (documento, cita, tarea,.) se mueve automticamente a la papelera de reciclaje y permanece all durante 30 das. Para acceder a la papelera de reciclaje seleccionamos papelera de reciclaje en la pgina principal de nuestro sitio SharePoint:

Una vez pasados los 30 das, el elemento se borra de la papelera de reciclaje del usuario y pasa a la papelera de reciclaje del administrador del sitio SharePoint.