CAPITULO I 1.

0 FORMULACIN DEL PROBLEMA La Alcalda Municipal de Ciudad Barrios por su nivel de ingresos est obligada a constituir un departamento de Auditora Interna, en cumplimiento al art. 106 del Cdigo Municipal, actualmente la municipalidad cuenta con la Unidad de Auditora Interna; sin embargo existen factores que no le permiten efectuar un trabajo de calidad, entre algunas debilidades podemos mencionar que no existe una gua que le permita realizar una auditora con mayor certeza, escasos conocimientos de procedimientos de auditora y desconocimiento de procedimientos realizados por los diferentes departamentos, entre otros. En razn de lo anterior se convierte en una necesidad latente la implementacin de una herramienta que facilite la realizacin del trabajo del auditor, encaminada a la evaluacin de las actividades y funciones de la Tesorera de esta municipalidad. 1.1 TITULO DESCRIPTIVO DEL PROYECTO: PROPUESTA DE UNA GUIA PARA REALIZAR UN EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE TESORERIA, QUE FORTALEZCA LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS EN EL DEPARTAMENTO DE SAN MIGUEL. 1.2 SITUACIN PROBLEMTICA La Auditora Interna es de cumplimiento obligatorio para las municipalidades con ingresos anuales inferiores a cinco millones de colones o su equivalente en dlares de los Estados Unidos de Amrica, la cual tendr autoridad e independencia orgnica y funcional para ejercer el control, la vigilancia y la fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes Municipales. Estar sometida a las leyes y ordenanzas del Municipio. En cumplimiento a esta normativa la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios, cuenta con la Unidad de Auditora Interna, sin embargo dicha Unidad no tiene estructurados 1

los procedimientos a seguir para realizar efectivamente su trabajo, adems no se tienen constituidos los lineamientos para efectuar un examen especial al rea mas crtica que es Tesorera, considerando que es sta la parte ms importante porque es donde se manejan las entradas de efectivo, los pagos, el manejo de las especies municipales y el control de las entradas y salidas de efectivo y/o documentos, razn por la cual es necesario plantear una propuesta para dar seguimiento a un examen especial al rea de tesorera, que permita el fortalecimiento de la Unidad de Auditora Interna de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios. 1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente las municipalidades se encuentran en un proceso de descentralizacin operativa y centralizacin normativa, esto indica que las alcaldas municipales estn obligadas a ceirse, en lo referente a normativa tcnica, a lo que dicte el Ministerio de Hacienda y en lo referente a normativa legal, a las disposiciones dictaminadas por la Asamblea Legislativa. Situacin que obliga a dichas instituciones a buscar el camino a la modernizacin, para lo cual se requiere de la aplicacin de controles efectivos que permitan la verificacin de los registros, la correcta aplicacin legal en lo referente a las adquisiciones y contrataciones y ejecucin de obras de inversin. Sin embargo, el planteamiento ms comn que se encuentra en las municipalidades al efectuar una revisin, es el manejo inadecuado de los fondos, faltantes, malversacin de fondos, registros contables inadecuados, pagos sin documentacin de respaldo y una serie de inconsistencias que surgen a raz de la falta de uniformidad en la aplicacin de las tcnicas de auditora y en algunas ocasiones por no contar con los procedimientos adecuados para realizar una auditora que determine efectivamente tales inconsistencias. La municipalidad es una institucin con autonoma conferida por el Estado, sin embargo debe realizar sus transacciones patrimoniales y presupuestarias en cumplimiento a la normativa aplicable a las instituciones del sector publico, razn por la cual la auditora interna forma parte del sistema administrativo que permite la correcta aplicacin de procedimientos de contralora a este segmento del Estado. En 2

tal razn los integrantes de los departamentos o unidades de auditora interna tienen dentro de sus funciones efectuar exmenes a las reas crticas dentro de la municipalidad, considerando aspectos especiales aplicables a cada una de ellas y en acuerdo a los lineamientos emitidos por la Corte de Cuentas de la Republica, sin descartar las reas que requieren menos atencin. En este sentido es necesario el fortalecimiento de los departamentos o unidades de auditora interna de las municipalidades, aportando para ellos los procedimientos adecuados para realizar con efectividad su trabajo y a la vez respaldar su opinin. Con el aporte a los auditores internos, stos podrn darle seguimiento a sus planes anuales de auditora, as como realizar sus exmenes con base legal y respaldo fehaciente de su trabajo, considerando que actualmente no cuentan con los procedimientos de auditora definidos para ninguna de las reas a examinar. 1.4. ENUNCIADO DEL PROBLEMA Contribuye la propuesta de una Gua para realizar un examen especial al rea de tesorera, al fortalecimiento de la unidad de auditoria interna de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios? 1.5. JUSTIFICACIN Considerando que la tesorera es el eje central de una organizacin, porque de ella depende el manejo de los presupuestos de una institucin, la elaboracin de los estados financieros, los pagos, el manejo de excedentes de tesorera y el adecuado control de los bienes de una empresa. De la eficiencia en el manejo de recursos, as como su interaccin con las dems reas depender el xito o fracaso de las ejecuciones generales. Las situaciones de riesgo en el rea financiera son ms frecuentes que en cualquier otra rea, por tanto es donde ms se debe estar alerta en detectar situaciones o actuaciones irregulares y ejercer los mayores mecanismos de control requeridos. La 3

especial vulnerabilidad, propensin al fraude y a la corrupcin por el uso indebido de fondos por parte de empleados y terceros dentro de las diferentes funciones que se manejan como son la recaudacin, la aplicacin de fondos y en general, de los diferentes flujos de fondos y sistemas de control, exige la formulacin de medidas encaminadas a lograr el control razonable para identificar conductas, aspectos, circunstancias, procesos y procedimientos que pueden convertirse en fraudes o en corrupcin. Auditora interna representa un papel importante en el entendido que es el rea responsable de las revisiones peridicas para medir la efectividad de los procedimientos, as como tambin de las operaciones, actividades y programas de la respectiva entidad u organismo y de sus dependencias. Por lo que se espera que la propuesta permita a la Unidad de Auditora Interna contar con los lineamientos necesarios para efectuar un examen especial, siguiendo con los aspectos a considerar de acuerdo a las Normas de Auditora Gubernamental. Adems se espera que Auditora interna tome como base la propuesta para un examen especial y pueda adecuarlo para realizar futuras Auditora, al menos la ejecucin de un examen especial al ao. Con la presentacin de la propuesta de examen especial, la unidad de auditora interna puede sustentar su trabajo y realizar una auditora que permita a los entes fiscalizadores el entendimiento de la situacin real, planteada en los papeles de trabajo del auditor. Con el presente estudio se pretende beneficiar directamente a: o El Concejo Municipal de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios, porque se convierte en un documento que le permite medir el rendimiento de los encargados de realizar la auditora. 4 auditoras, ya sean financieras y/o de gestin en la municipalidad o incorporar dentro del plan anual de

o La Unidad de Auditora Interna, dado que los documentos aportados enriquecern los procedimientos que debe aplicar. Y de manera indirecta a: o La municipalidad en s, porque cada uno de los departamentos pueden hacer uso de tal herramienta para verificar el cumplimiento de la normativa legal. o A la Universidad de Oriente, para enriquecer su vasto material bibliotecario. o Al equipo investigador, para fortalecer los conocimientos de auditora en la formulacin de la propuesta. 1.6. DELIMITACIONES

a) DELIMITACIN ESPACIAL: la propuesta est dirigida a la Unidad de Auditora Interna de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios, ubicada entre calle Monseor Romero y 1 avenida norte, Barrio El Centro, Ciudad Barrios, San Miguel. b) DELIMITACIN TEMPORAL: el Perodo de tiempo en el que se realizar la investigacin comprende de julio a diciembre de 2008. c) DELIMITACIN TERICA: Examen Especial Auditora Interna Herramientas Financieras. Razonabilidad de la informacin Control interno financiero Transparencia de procesos Normativa aplicable al Sector Municipal Administracin en el uso de los recursos econmicos. 5

d) DEFINICIN DE UNIDADES DE OBSERVACIN: Las unidades de observacin se clasifican de la siguiente manera: o Concejo Municipal o Unidad de Auditora Interna o rea de Tesorera o Secretara Municipal 1.7. 1.7.1. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL:

Proponer una Gua para realizar un examen especial al rea de tesorera que permita el fortalecimiento de la unidad de Auditora Interna de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios. 1.7.2 OBJETIVOS ESPECFICOS: Realizar la investigacin que permita conocer la estructura organizacional y los procesos de las actividades que realiza el rea de Tesorera de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios. Evaluar los controles y sistemas de operacin para detectar posibles irregularidades en las operaciones ejecutadas por el rea de Tesorera y recomendar las correcciones respectivas. Disear un modelo de examen especial para la Unidad de Auditora Interna que permita evaluar el rea de Tesorera de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios.