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RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

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TEMA 1: RECOPILACION DE LA INFORMACION ORGANIZACIONAL

RECOPILACION DE INFORMACION ORGANIZACIONAL Para que un proceso de D.O. tenga éxito debe comenzar por obtener un diagnostico con información verdadera y a tiempo de lo que sucede en la organización bajo análisis, esta obtención de la información debe ser planeada en forma estructurada para garantizar una generación de datos que ayuden posteriormente su análisis. Es un ciclo continuo en el cual se planea la recolección de datos, se analiza, se retroalimentan y se da un seguimiento. La recolección de datos puede darse de varias maneras: • Cuestionarios • Entrevistas • Observación • Información documental (archivo) Toda la información tiene un valor en sí misma, el método de obtención de información está directamente ligado a la disponibilidad, dificultad y costo. Existen ventajas y desventajas en el uso de cada una de estas herramientas, su utilidad dependerá del objetivo que se busque y los medios para llevar a cabo esa recolección de datos en tiempo y forma para su posterior análisis. EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS Patrones de evaluación y control en recursos humanos La auditoría de recursos humanos puede definirse como el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cómo está funcionado el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse. La auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que lleva a cabo. El sistema de administración de recursos humanos necesita patrones capaces de permitir una continua evaluación y control sistemático de su funcionamiento. Patrón en un criterio o un modelo que se establece previamente para permitir la comparación con los resultados o con los objetivos alcanzados. Por medio de la comparación con el patrón pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar que ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con el fin de que funcione mejor. Se utilizan varios patrones, esto pueden ser: 1) Patrones de cantidad: son los que se expresan en números o en cantidades, como número de empleados, porcentaje de rotación de empleados, numero de admisiones, índice de accidentes, etc. 2) Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como métodos de selección de empleados, resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño. Etc., 3) Patones de tiempo: consisten en la rapidez con que se integra e personal recién admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de las requisiciones de personal, etc.

Mediante "entrevistas" en las que no se sigue un plan predeterminado ni un método estricto de sometimiento a un cuestionario. El auditor informático experto entrevista al auditado siguiendo un cuidadoso sistema previamente establecido. A pesar de que se realiza en forma simultánea. capaces de suministrar una adecuada retroalimentación para que los aspectos positivos puedan mejorarse y los negativos. en ellas. el papel de la auditoria de recursos humanos es fundamentalmente educativo. Aparte de algunas cuestiones menos importantes. Sin embargo. la entrevista entre auditor y auditado se basa fundamentalmente en el concepto de interrogatorio. 2) Desempeño: cuando la comparación entre el patrón y la variable se hace simultáneamente con la operación. de la rotación de personal. La función de auditoria no es solo señalar las fallas y los problemas. La ARH se encarga de planear. también sencillas. lo que quiere decir es que es actual. en el fin de la línea.4) Patones de costo: son los costos. lo cual presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y las fallas de una operación ya terminada. corregirse y ajustarse. éste recoge más información. de la relación costo-beneficio del entrenamiento. La entrevista es una de las actividades personales más importante del auditor. esta sencillez es solo aparente. organizar y controlar las actividades relacionadas con la vida del personal en la empresa. una especie de partida de defunción de algo que ya sucedió. con el fin de evitar mayores problemas. en tantos que alguna parte de ella la realizan diversos organismos de línea. el auditado conteste sencillamente y con pulcritud a una serie de preguntas variadas. Por medio de entrevistas en las que el auditor sigue un método preestablecido de antemano y busca unas finalidades concretas. y mejor matizada. de los accidentes en el trabajo. ENTREVISTA CON EL PERSONAL DE INFORMATICA Entrevistas: El auditor comienza a continuación las relaciones personales con el auditado. La comparación es la función de verificar el grado de concordancia entra una variable u su patrón. la medición se realiza sobre una operación en proceso y no terminada aún. interroga y se interroga a sí mismo. consistente en que bajo la forma de una conversación correcta y lo menos tensa posible. y que es diferente para cada caso particular. La medición se realiza en términos de algo rápido y acabado. Parte de la ejecución de estas actividades al realizan los organismos de recursos humanos. De este modo las actividades de recursos humanos planeadas y organizadas con antelación muestran durante su ejecución y control algunas dificultades y distorsiones que requieren ser diagnosticadas y superadas. de las obligaciones sociales. es lo que hace un auditor. En este sentido. cuando la comparación acompaña ala ejecución de la operación. sino también presentar sugerencias y soluciones. Tras ella debe existir una preparación muy elaborada y sistematizada. La medición es concomitante con el procesamiento de operación. que la proporcionada por medios propios puramente técnicos o por las respuestas escritas a cuestionarios. La rapidez con que esto se haga depende de una revisión y auditoria permanentes. Los patrones permiten la evaluación y el control por medio de la comparación con: 1) Resultados finales: cuando la comparación entra el patrón y la variable se hace después de realizada la operación. de los beneficios sociales. directos e indirectos. Lo hace de tres formas: Mediante la petición de documentación concreta sobre alguna materia de su responsabilidad. es decir. .

• Presupuesto del departamento. Software de Interrogación: En la actualidad. ya que superan en riqueza y generalización a cualquier otra forma. Muy por el contrario. desglosado por áreas y controles. el auditor conversará y hará preguntas "normales". Se obtendrá información presupuestal y financiera del departamento. SITUACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA Presupuestos Obtención y análisis de la situación presupuestal del departamento. Tiene claro lo que necesita saber. • Características de los equipos. Las mencionadas trazas no deben modificar en absoluto el Sistema. cruzamiento y síntesis posterior. las Checklists deben ser contestadas oralmente. Estos productos son utilizados solamente por los auditores externos. número de ellos y contratos. Sus cuestionarios son vitales para el trabajo de análisis. así como número de equipos y características para hacer un análisis de su situación desde un punto de vista económico. Salvo excepciones. de sus Checklists El conjunto de estas preguntas recibe el nombre de Checklist. desglosado por áreas. que en realidad servirán para la cumplimentación sistemática de sus Cuestionarios. y por qué. lo cual no quiere decir que haya de someter al auditado a unas preguntas estereotipadas que no conducen a nada. Si la herramienta auditora produce incrementos apreciables de carga. los productos Software especiales para la auditoría informática se orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la interrogación de ficheros y bases de datos de la empresa auditada. se convendrá de antemano las fechas y horas más adecuadas para su empleo.Checklist: El auditor profesional y experto es aquél que reelabora muchas veces sus cuestionarios en función de los escenarios auditados. . por cuanto los internos disponen del software nativo propio de la instalación. • Costos del departamento. Trazas y/o Huellas: Se utilizan para comprobar la ejecución de las validaciones de datos previstas.

Costos del departamento. Características de los equipos. Presupuesto del departamento. desglosado por áreas y controles. . número de ellos y contratos. Se presenta un ejemplo de cuestionario para obtener información sobre los siguientes aspectos:        Desempeño y comportamiento Condiciones de trabajo Ambiente Organización en el trabajo Desarrollo y motivación Capacitación Supervisión TEMA 3: SITUACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA Presupuestos      Obtención y análisis de la situación presupuestal del departamento.TEMA 2: EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS Se deberá obtener información sobre la situación del personal del área. Se obtendrá información presupuestal y financiera del departamento. así como número de equipos y características para hacer un análisis de su situación desde un punto de vista económico. para lo cual se puede utilizar la tabla de recursos humanos y la tabla de proyección de recursos humanos. desglosado por áreas.

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