EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

1.6 Inventarios.

Definicin e importancia de los inventarios

El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo determinado.

Tipos de inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es pro eso que se han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:
Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios de de de de materia prima produccin en proceso productos terminados materiales y suministros

Inventarios de materia prima

Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos (materia prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se les considera Materia Prima, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado.

Inventarios de Productos en Proceso

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado. Una de las caractersticas del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de produccin.

Inventarios de Productos Terminados

Comprenden estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

Inventarios de Materiales y Suministros

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de estos artculos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia. Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varan en relacin a sus necesidades.

Inventario de Seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega.

Valoracin de los inventarios

Las empresas deben valorar sus mercancas, para as valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la produccin con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes mtodos para valorar los inventarios:
Valoracin por identificacin especfica Valoracin a costo estndar Valoracin a precio de costo

Valoracin por identificacin especfica

En las empresas cuyo inventario consta de mercancas iguales, pero cada una de ellos se distingue de los dems por sus caractersticas individuales de nmero, marca o referencia y un costo determinado, los automviles son un claro ejemplo de este tipo de valoracin, ya que estos aunque aparentemente idnticos, se diferencian por su color, nmero de motor, serie, modelo etc.

Valoracin a costo estndar

Este mtodo facilita el manejo del auxiliar de mercancas "Krdex" por cuanto slo requiere llevarse en cantidades por unidades homogneas.

Valoracin a precio de costo

Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancas al precio de adquisicin.

Que mtodo de valoracin utilizar?

Las empresas deben elegir el sistema de valuacin que se adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un control permanente de ellos.

Mtodos para la fijacin del costo

Los mtodos ms utilizados para fijar el costo de las mercancas de la empresa son:
El promedio ponderado PEPS o FIFO UEPS o LIFO

Mtodo del promedio ponderado

Este mtodo consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artculos que hay en el inventario final cuando las unidades son idnticas en apariencia, pero no en el precio de adquisicin, por cuanto se han comprado en distintas pocas y a diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercanca por este mtodo se toma el valor de la mercanca del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, despus se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial ms las compradas en en el periodo.

Mtodo PEPS o FIFO

Aplicndolo a las mercancas significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.

Mtodo UEPS o LIFO

Este mtodo tiene como base que la ltima existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los ltimos adquiridos son los primeros que se venden.

Aplicacin de los mtodos

Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicacin de cada uno de los mtodos para la fijacin del costo de mercancas en el inventario.

Promedio ponderado

PEPS o FIFO

UEPS o LIFO

Anlisis final
Al analizar los tres mtodos se puede sacar como conclusin que la valoracin mas baja es la obtenida con el UEPS, la ms alta con el PEPS y una valoracin intermedia con el promedio.

Rotacin de los inventarios

Nmero de veces que, en promedio, una mercanca almacenada se reemplaza durante un perodo especfico. Es una de las razones financieras utilizadas en las Bolsas de Valores para analizar la eficiencia en el manejo del almacen de una determinada empresa. Se obtiene dividiendo el importe de las ventas netas del perodo entre el promedio de inventarios de artculos terminados valuados a precio de venta, o bien, dividiendo el importe del costo de ventas, entre el promedio de la inversin en inventarios de artculos terminados valuados a precio de costo.

Rotacin de los inventarios

ROTACION DE INVENTARIOS = COSTO DE VENTAS = X VECES INVENTARIO

El resultado expresado en VECES, significa el numero de vueltas que da el inventario, es decir cuantas veces en promedio, entro y salio la mercanca. Mediante esta operacin se determina el nmero de veces que la inversin en inventarios se ha convertido en efectivo o en cuentas por cobrar durante el ejercicio o durante el perodo de que se trate, segn el caso. La rotacin de inventarios puede expresarse en das, dividiendo 360 (o los das que comprenda el perodo), entre el ndice de rotacin determinado. Se puede calcular en forma mensual, semestral o anual. Si las ventas varan el inventario debe ajustarse en la misma proporcin. La rotacin debe ser casi constante, sin importar el nivel de ventas. Ya que la caducidad de los productos es siempre la misma.

Rotacin mnimas recomendadas

PRODUCTOS ABARROTES AVES CARNICOS ESPECIAS FRUTAS Y VERDURAS LACTEOS PASTAS PESCADOS Y MARISCOS REFRESCOS/SODAS CERVEZAS ROTACION MENSUAL MINIMA 2 15 15 1 15 4 2 15 8 8

LICORES NACIONALES
LICORES IMPORTADOS VINOS DE MESA CIGARROS

2
1 1 2

Lote econmico de compra

Procedimiento para determinar la cantidad optima a comprar. Si se compra de mas para ahorrar en fletes y descuentos entre otros, as como si se compra de menos para disminuir los costos de almacenamiento, mermas y dems, los efectos negativos pueden mayores que los positivos. EL PUNTO OPTIMO DE COMPRA NUNCA SE ENCUENTRA EN LOS EXTREMOS.

Clculo del LEC Caso de estudio

Requerimiento: 1,000 unidades anuales. Costo de mantener la pieza: $2.00
(refrigeracin, mermas, costo financiero, costo de oportunidad, espacio, seguros)

Costo de pedir la mercanca: $150 Tres alternativas: Comprar las 1,000 unidades al principio del ao Comprar 2 veces 500 piezas Comprar 4 veces 250 piezas

(fletes, acarreos, seguros, depreciacin de vehculos)

Clculo del LEC Formulas

INVENTARIO PROMEDIO = UNIDADES COMPRADAS/2 COSTO DE MANTENER TOTAL = INVENTARIO PROMEDIO X COSTO DE MANTENER PROMEDIO POR PIEZA NUMERO DE PEDIDOS = UNIDADES REQUERIDAS/UNIDADES COMPRADAS COSTO DE PEDIR TOTAL = NUMERO DE PEDIDOS X COSTO DE PEDIR POR EVENTO

ALTERNATIVA COMPRA INVENTARIO PROMEDIO COSTO DE MANTENER NUMERO DE PEDIDOS COSTO DE PEDIR TOTAL COSTO TOTAL

A 1,000 500 1,000 1 150 $1,150

B 500 250 500 2 300 $800

C 250 125 250 4 600 $850

Clculo del LEC La formula

LEC = 2UP M

Donde: LEC = Lote econmico de compra U = Unidades requeridas al ao P = Costo de pedir por evento M = Costo por mantener por unidad promedio

Aplicando el caso de estudio

LEC =
CONCEPTO COMPRA INVENTARIO PROMEDIO COSTO DE MANTENER NUMERO DE PEDIDOS COSTO DE PEDIR TOTAL COSTO TOTAL

2(1,000) (150) 2

= 387 piezas
OPTIMA 387 pz. 193.5 387 2.58 387 $774

Aplicaciones de este concepto

En un restaurante, tanto en su construccin como en su operacin:
Nmero ptimo de mesas Tamao de la cocina Nmero de meseros Rotacin de los inventarios Produccin en cocina Horario de servicio Gramaje de los platillos Estructura de precios

Clculo del Mximo

Para calcular el mximo para el manejo de un almacn se deber tomar en cuenta:
Capacidad de almacenamiento Descuentos sobre compra Precios de mayoreo Capacidad de distribucin del proveedor Caducidad del producto Mermas y fugas por exceso de almacenaje Costo financiero Costo de oportunidad

Clculo del Mnimo

Para el clculo del mnimo se deben considerar:
Tiempo que tarda el proveedor en resurtir Nivel de confiabilidad en el proveedor Posibles fluctuaciones en la demanda Caducidad del producto

Grfica de Mximos y Mnimos

Grfica de Margen de Seguridad