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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

INTRODUCCIN UNIDAD I EVOLUCIN DE LA ADMINISTRACIN Y DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO 1.1 ADMINISTRACIN ORIGEN Y DESARROLLO 1.2 ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO 1.2.1 ESCUELA DE LA ADMINISTRACIN CIENTFICA 1.2.2 ESCUELA CLSICA 1.2.3 ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS O DEL COMPORTAMIENTO HUMANO 1.2.4 ESCUELA NEOCLSICA 1.2.5 TEORA DE BUROCRACIA 1.2.6 TEORA Z UNIDAD II ORGANIZACIN Y EMPRESA 2.1 ORGANIZACIN 2.2 EMPRESA 2.2.1 CLASIFICACIN DE EMPRESA POR NMERO DE EMPLEADOS 2.2.2 CLASIFICACIN POR SU REGMEN JURDICO 2.2.3 CLASIFICACIN POR EL ORGEN DE CAPITAL 2.3 RECURSOS DE LA EMPRESA 2.4 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA UNIDAD III ADMINISTRACIN 3.1 CONCEPTO 3.2 DISCIPLINAS QUE SE RELACIONAN CON LA ADMINISTRACIN 3.3 TIPOS DE ADMINISTRACIN 3.4 PROCESO ADMINISTRATIVO UNIDAD IV PLANEACIN 4.1 CONCEPTO 4.2 PRINCIPIOS DE PLANEACIN 4.3 ALCANCE DE LA PLANEACIN 4.4 ELEMENTOS DEL PROCESO DE PLANEACIN 4.4.1 MISIN 4.4.2 VISIN 4.4.3 PREMISAS 4.4.4 PROPSITOS 4.4.5 OBJETIVOS 4.4.6 ESTRATEGIAS 4.4.7 POLTICAS 4.4.8 REGLA 4.4.9 PROGRAMA 4.4.10 PRESUPUESTO 4.11 PROCEDIMIENTO 4.5 TCNICAS DE PLANEACIN UNIDAD V ORGANIZACIN 5.1 CONCEPTO

1 2 2 5 5 7 8 9 10 11 12 12 13 13 13 14 15 16 18 18 18 19 20 21 21 21 21 22 22 22 23 24 24 25 28 28 29 29 30 30 31 32

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 5.2 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN 5.3 ELEMENTOS DE LA ETAPA DE ORGANIZACIN 5.3.1 DIVISIN DEL TRABAJO 5.3.2 COORDINACIN 5.4 TIPOLOGA DE LA ORGANIZACIN 5.5 CONCEPTO DE AUTORIDAD 5.6 CONCEPTO DE PODER 5.7 CENTRALIZACIN 5.8 DESCENTRALIZACIN 5.9 DELEGACIN 5.10 TCNICAS DE ORGANIZACIN UNIDAD V DIRECCIN 6.1 CONCEPTO 6.2 PRINCIPIOS 6.3 ELEMENTOS DE DIRECCIN 6.3.1 INTEGRACIN 6.3.2 TOMA DE DECISIONES 6.3.3 COMUNICACIN 6.3.4 MOTIVACIN 6.3.4.1 TEORAS DE MOTIVACIN 6.3.5 LIDERAZGO 6.3.5.1 TEORAS DE LIDERAZGO UNIDAD VII CONTROL 7.1 CONCEPTO 7.2 PRINCIPIOS DE CONTROL 7.3 ETAPAS DE CONTROL 7.3.1 ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES 7.3.2 MEDICIN DE RESULTADOS 7.3.3 CORRECCIN DE DESVIACIONES 7.3.4 RETROALIMENTACIN 7.4 TIPOS DE ESTNDARES 7.5 FACTORES QUE COMPRENDE EN CONTROL 7.6 TIPOS DE CONTROL 7.7 CONTROL EN LAS REAS FUNCIONALES 7.8 TCNICAS DE CONTROL BIBLIOGRAFA 32 33 33 35 36 37 37 38 38 38 38 42 42 42 42 42 43 44 45 45 48 48 51 51 52 52 53 53 53 53 53 54 54 55 56 57

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN INTRODUCCIN El presente trabajo es una gua para la preparacin de los alumnos que presentarn el examen de admisin de fundamentos de administracin para ingresar a la Maestra en Administracin. Este material, como su nombre lo indica, le servir al candidato para conocer cuales son las partes necesarias que debe abordar para su preparacin, por lo mismo, contiene los elementos bsicos de administracin, o en otras palabras, en sus puntos ms sobresalientes. Inicialmente se presenta un panorama general de la evolucin del pensamiento administrativo; en seguida se indica la diferencia entre organizacin y empresa; de igual forma las reas que integran la estructura empresarial y los recursos que se requieren para su ptimo funcionamiento. Finalmente, se enuncian los elementos del proceso administrativo los cuales contribuyen a lograr una administracin eficiente. Y, Por supuesto, se ha incluido la bibliografa bsica que el candidato debe consultar.

M en C. Laura Medelln Ruiz

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN UNIDAD I EVOLUCIN DE LA ADMINISTRACIN Y DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO 1.1 ADMINISTRACIN ORIGEN Y DESARROLLO La tierra tiene una vida aproximada de 4,600 millones de aos y la vida inici hace 600 millones de aos, el hombre como homo sapiens 600,000 aos y 25,000 como un ser evolucionado. A continuacin se enlistan brevemente las etapas que dieron origen a la administracin. ETAPA COMUNIDAD PRIMITIVA CARACTERSTICAS Divisin natural del trabajo (sexo, edad) Divisin social del trabajo. 1. Caza y pesca, agricultura y pastoreo. 2. Caza y pesca, agricultura y pastoreo y oficios. 3. Excedente econmico (aparicin de comerciantes - trueque). Vida sedentaria con la aparicin del fuego. Aparicin de clases dominantes y clases dominadas. Rgimen ligado a formas de produccin ms desarrolladas (agricultura y ganadera). Desarrollo de grandes civilizaciones (administracin emprica del trabajo colectivo). Rgimen desptico tributario. Explotacin del hombre por el hombre. Una comunidad explota colectivamente a otra. Propiedad comn de la tierra. Formas de produccin ms desarrollada basada en agricultura y ganadera. Marx le llam esclavitud general. Administracin bajo estricta supervisin y sanciones de tipo fsico. Propiedad privada de los medios de produccin. Explotacin del hombre por el hombre. Mercaderes (moneda para intercambio de productos). Auge de la filosofa, astronoma, matemticas y otras ciencias. Grecia y Roma, Fenicia, Babilonia,

PERIDO AGRCOLA

MODO ASITICO DE PRODUCCIN (Regiones de Asa: Egipto, Persia, etc.)

ANTIGEDAD GRECOLATINA ESCLAVISMO

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN aproximadamente en el siglo V. Administracin bajo estricta supervisin y sanciones de tipo fsico. Propiedad privada de los medios de produccin. Explotacin del hombre por el hombre. Mercaderes (moneda para intercambio de productos). Auge de la filosofa, astronoma, matemticas y otras ciencias. Grecia y Roma, Fenicia, Babilonia, aproximadamente en el siglo V. Aparece el siervo (servidumbre) y el seor feudal. Feudo, es una porcin de tierra ms o menos amplia que le pertenece hereditariamente a un seor a cambio de que preste servicios militares al rey o jefes militares de ms alta jerarqua. Renta de la tierra (especie, trabajo o dinero) Sistema natural cerrado, se produca para satisfacer las necesidades del feudo y no para vender. Aparicin de talleres artesanales (maestros, oficios y aprendices). Oficios organizados en gremios, antecedentes de los sindicatos. Las ciudades surgen cuando se desarrollan los Burgos a orillas de los feudos, representando centros comerciales y artesanales. El sistema feudal dura prcticamente la edad media del siglo V al XV. Aparece la burguesa y el proletariado. Forma de explotacin, la plusvala. El fin del capitalista es la obtencin de ganancias. Centralizar la produccin. Especialistas dedicados a problemas de administracin. El capitalismo se encuentra dividido en dos fases: Premonopolista o libre competencia:

FEUDALISMO

REVOLUCIN INDUSTRIAL

CAPITALISMO

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Los capitalistas tienen su capital en la esfera del comercio (capitalismo comercial), luego amplio sus funciones a la produccin, principalmente la manufactura, a finales del siglo XVIII la produccin mecanizada alcanz un gran auge. Mquina de vapor (James Watt - 1776) 1780 - 1860 poca de carbn y hierro 1860 - 1940 acero y electricidad. Maquina de hilar, telar mecnico, maquina desmontadora de algodn, sistemas de fabricacin, transporte y comercio. Telgrafo - Alejandro Graham Bell Motor de combustin interna (Daimler) Benz y Ford Imperialismo: Concentracin de la produccin y el capital (monopolios). Fusin del capital bancario con el industrial. Exportacin del capital a diferencia de las mercancas. Formacin de asociaciones internacionales monopolistas de capitalistas, las cuales se reparten el mundo. Reparticin del mundo entre las potencias capitalistas ms importantes.
Fuente: Mndez Morales Jos Silvestre. Fundamentos de economa. Mxico 1996. Editorial McGraw Hill. PP. 35 36.

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 1.2 ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO 1.2.1 ESCUELA DE LA ADMINISTRACIN CIENTFICA En la administracin cientfica se aplicaron los principios de ingeniera industrial a la solucin de problemas en las reas de produccin de una empresa, los representantes de este pensamiento son: Frederick W. Taylor, los esposos Gilbreth y Henry Gantt. Frederick W. Taylor Reconocido como padre de la administracin cientfica. Su principal inters fue la elevacin de la productividad mediante una mayor eficiencia en la produccin y salarios ms altos a los trabajadores, a travs de la aplicacin del mtodo cientfico. Sus principios insisten en el uso de la ciencia, la generacin de armona y cooperacin grupales, la obtencin de la mxima produccin y el desarrollo de los trabajadores1. Llevo a cabo estudios de tiempos y movimientos y desarrollo un sistema conocido como pago por pieza (piece rate), por medio del cual se les pagaba a los trabajadores de acuerdo a la cantidad producida. Desarrollo un fraccionador de tiempo, con el cual se realizaban mediciones con cronmetro, analizando cada puesto. Intent aplicar mtodos de la ciencia a los problemas de administracin para alcanzar la elevada eficiencia industrial (observacin y medicin) en Midvale Steel Co. Escribi el libro Shop Management (1903), su propuesta se basaba en que el objetivo de una buena administracin era pagar salarios altos y bajos costos unitarios de produccin, la administracin deba de aplicar mtodos cientficos de investigacin y experimentacin a sus problemas globales a fin de formular principios, procesos estandarizados que permitan el control de las operaciones de produccin, los empleados deben distribuirse cientficamente en puestos o servicios de trabajo, donde los materiales y las condiciones sean adecuados, para que las normas deban cumplirse, los empleados deben entrenarse cientficamente (perfeccionar aptitudes) y una atmsfera intima y cordial entre la administracin y los trabajadores.

Koontz Harold, Weihrich Heinz. Administracin una perspectiva global. Onceava edicin. Mxico 1998. Editorial McGraw Hill. P.17

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Otra propuesta de Taylor es la que estableci en su libro Principles of Scientific Management (1911) en el mencion que, los males de la industria en esa poca eran: la holgazanera sistemtica del obrero, el desconocimiento de la gerencia en cuanto a rutinas de trabajo y el tiempo necesario para realizarlos, la falta de uniformidad en las tcnicas y mtodos de trabajo. Lo anterior podra solucionarse a travs de estudios de tiempos y estndares de produccin, supervisin funcional, estandarizacin de herramientas e instrumentos, incentivos de produccin, diseo de rutina de trabajo, planeacin de tareas y cargos, principio de excepcin, reglas de clculo y fichas de instrucciones2. Frank y Lilian Gilbreth Los esposos Gilbreth establecieron 17 movimientos bsicos aplicables a la empresa en el rea de produccin. Buscar Escoger Coger Pre - posicionar Reunir Separar Asegurar Esperar inevitablemente Esperar cuando evitable Reposar Planear

es

Transporte desocupado Utilizar Transporte cargado Descargar Posicionar Inspeccionar Henry L. Gantt

La produccin ineficaz se deba en gran medida, a la incapacidad gerencial de formular estndares reales. Desarroll una grfica que lleva su nombre Gantt y bonos de productividad. Inst a la seleccin cientfica de los trabajadores y a la armnica cooperacin entre los trabajadores y los administradores y destac la necesidad de la capacitacin.3

Derivado del resultado de las aportaciones anteriores se estableci una Organizacin Racional del Trabajo, cuyos elementos centrales se resumen a continuacin:

Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la teora general de la administracin. Quinta edicin. McGraw Hill. Mxico 2000. PP. 50-53. 3 Op. Cit. Koontz y Weihrich. P.17.

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 1. Establecer el estudio de movimientos. 2. Disminuir la fatiga, relativa al uso del cuerpo humano, distribucin fsica del sitio de trabajo y desempeo de las herramientas y del equipo. 3. Dividir el trabajo y especializar al obrero, ejecutar una sola tarea. 4. Disear cargas y tareas, para las actividades a efectuar 5. Incentivo salarial y premio por produccin, pago por destajo. 6. Homo economicus, las personas estn motivadas por recompensas econmicas, salarios y materiales. 7. Condiciones de trabajo, proporcionar un ambiente fsico adecuado al trabajador y que contribuya a la disminucin de la fatiga. 8. Racionalidad en el trabajo, establecimiento de un sistema de salarios (plan de tarea bonificacin), salario mnimo diario por una produccin inferior a la normal y un premio de produccin por sobrepasarla, grfica de Gantt, poltica de instruccin y entrenamiento (especializacin) y responsabilidad industrial. 9. Estandarizar, mtodos y procesos de trabajo, maquinaria y equipo, herramientas e instrumentos de trabajo, materias primas y componentes. 10. Supervisin funcional con relacin a la divisin del trabajo4. 1.2.2 ESCUELA CLSICA Su representante es el francs Henry Fayol, quien estableci principios administrativos y las reas funcionales en una empresa. esta escuela se da nfasis en la estructura que debe tener organizacin para lograr la eficiencia. Expuso su teora de administracin en su libro Administration Industrielle el Gnerale5. 14 En la la

Fayol establece que toda empresa puede ser dividida en seis grupos de funciones: - Tcnicas: produccin de bienes y servicios. - Comerciales: compra venta, intercambio. - Financieras: bsqueda y ganancia de capitales. - Seguridad: proteccin y preservacin de bienes y personas. - Contables: inventarios, registros, balances, costos y estadsticas. - Administrativas: integracin de las funciones anteriores Fayol define el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De acuerdo con l, los principios generales de la administracin son:
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Op. Cit. Chiavenato. P.55. Idem. P.89.

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 1. Divisin del trabajo. Especializacin de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia. 2. Autoridad y responsabilidad. Autoridad es el derecho de dar rdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad, e implica saber rendir cuentas. 3. Disciplina. Depende de la obediencia, la dedicacin, la energa, el comportamiento y el respeto de las normas establecidas. 4. Unidad de mando. Cada empleado debe recibir rdenes de un solo superior. 5. Unidad de direccin. Establecimiento de un jefe y un plan para cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo. 6. Subordinacin de los intereses individuales a los generales. Los intereses generales deben estar por encima de los interese individuales. 7. Remuneracin del personal. Debe haber una satisfaccin justa y garantizada para los empleados y para la organizacin en trminos de retribucin. 8. Centralizacin. Se concentra la autoridad en una jerarqua dentro de la organizacin. 9. Jerarqua. La autoridad deriva de los niveles superiores hacia los niveles inferiores. 10. Orden. Debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe de estar en su lugar. 11. Equidad. Amabilidad y justicia para conseguir la lealtad personal. 12. Estabilidad personal. La rotacin tiene un impacto negativo en la eficiencia de la organizacin, cuando un individuo permanezca ms en el cargo ser mejor. 13. Iniciativa. Capacidad de visualizar un plan y asegurarse de su xito. 14. Espritu de equipo. La armona y la unin entre las personas constituyen grandes fortalezas para la organizacin6.

1.2.3 ESCUELA DE LAS COMPORTAMIENTO HUMANO Elton Mayo

RELACIONES

HUMANAS

DEL

Realiz estudios en la Planta Hawthorne, Western Electric Co., para determinar la relacin entre la intensidad en la iluminacin y la eficiencia en los obreros, luego se aplic al estudio de la fatiga, accidentes en el trabajo, rotacin del personal, condiciones fsicas sobre la productividad. Su descubrimiento fue que independientemente de que la iluminacin aumentara o disminuyera, la productividad del grupo se elevaba, las
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Idem PP. 94-95.

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN causas que originaban el aumento tampoco eran la variacin en los perodos de descanso, la reduccin de las jornadas de trabajo y la aplicacin de variantes en el pago de incentivos. Descubri que la productividad se elevaba por los factores sociales, como la moral de los trabajadores, satisfactores, interrelacin entre los miembros de trabajo, eficiencia de la administracin (comportamiento humano), motivacin, asesora, direccin y comunicacin.

1.2.4 ESCUELA NEOCLSICA Es una crtica a la Escuela Cientfica y a la Clsica, conjunta elementos de cada una de las escuelas de la administracin. Enfoque: La administracin es un proceso operaciones (planeacin, organizacin, direccin y control). La administracin abarca una variedad de situaciones empresariales, requiere fundamentarse en valores explicativos y predictivos. La administracin es un arte, debe apoyarse en principios universales. Los principios de administracin son verdaderos, aunque no se apliquen por ignorancia. No necesita abarcar todo el conocimiento para servir como fundamentacin cientfica de los principios de administracin. Representantes: Peter F. Drucker, Ernest Dale, Harold Koontz y Cyril ODonell, George Terry, etc. Caractersticas: 1. nfasis en la prctica de la administracin. 2. Reafirmacin relativa a los postulados clsicos. 3. nfasis en los principios generales de la administracin (planeacin, organizacin, direccin y control). 4. nfasis en los objetivos y en los resultados 5. Eclecticismo, retoma ideas de las diversas escuelas del pensamiento administrativo7.

Idem. PP. 202-205

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 1.2.5 TEORA DE BUROCRACIA Max Weber Weber no consider a la burocracia como un sistema social, sino como un tipo de poder. Para comprender mejor la burocracia, estudi los tipos de sociedad y los tipos de autoridad. Tipos de sociedad: Tradicional. En la que predominan las caractersticas patriarcales y hereditarias. Carismtica. En la cual predominan las caractersticas msticas, arbitrarias y personalistas. Legal, racional o burocrtica. Normas impersonales y la racionalidad en la seleccin de los medios y los fines (grandes empresas, estados modernos, ejrcitos, etc.) Cuando la dominacin se ejerce sobre un gran nmero de personas y un vasto territorio se necesita un aparato administrativo. Segn Weber a cada tipo de sociedad le corresponde un tipo de autoridad. La autoridad representa el poder institucionalizado y oficializado. Poder implica poder para ejercer influencia sobre otras personas. Por lo que describe tres tipos de autoridad legitima: Autoridad tradicional. Considera las rdenes de los superiores, justificadas siempre por la misma manera de hacer las cosas (forma hereditaria y feudal). Autoridad carismtica. Ordenes justificadas por la personalidad y el liderazgo del superior con el cual se identifican. Autoridad racional, legal o burocrtica. Conjunto de normas o preceptos que se consideran legtimos y de los cuales deriva el poder de mando (procedimientos formales)8. Tres factores que favorecen el desarrollo de la burocracia: 1. Desarrollo de una economa monetarista (remuneracin de funciones y autoridad descentralizada). 2. Crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas del estado moderno. 3. Superioridad tcnica (eficiencia), tecnologa. Caractersticas de la burocracia segn Weber: Carcter legal de las normas y reglamentos (poder de coaccin), economizar esfuerzos y estandarizar a la organizacin.
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Idem. PP. 454-455.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Carcter formal de las comunicaciones (procedimientos por escrito) Carcter racional y divisin del trabajo (derechos poder) Impersonalidad de las relaciones. Jerarqua de autoridad (control supervisin), poder inherente al cargo, no a la persona. Rutinas y procedimientos estandarizados. Competencia tcnica y meritocracia. Especializacin de la administracin (profesionales especializados) Profesionalizacin de los participantes. Especialista asalariado, ocupa cargo nominado por un superior, tiempo indeterminado, carrera en la organizacin, no tiene propiedad sobre los medios de produccin, es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la organizacin y la organizacin es dirigida y administrada por profesionales. Completa previsin del funcionamiento de la organizacin9. 1.2.6 TEORA Z Despus de la dcada de 1970 y la crisis del petrleo, en la industria estadounidense, entran en decadencia los niveles de productividad, mientras en las empresas japonesas sus indicadores iban a la alza. La teora Z proporciona medios para dirigir a las personas de forma tal que el trabajo realizado en equipo sea ms eficiente. Las lecciones bsicas de la teora son: confianza en la gente, atencin puesta en la sutileza de las relaciones humanas y relaciones sociales estrechas. William Ouchi a pesar de sus antecedentes japoneses, naci en Hawai y ha pasado su vida en Estados Unidos. El estudio que realiz en diversas empresas norteamericanas le lleva a concluir en comparaciones con empresas japonesas en las siguientes similitudes10: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gran identificacin de la empresa son sus empleados. Tratamiento cuidadoso de la empresa con sus empleados. Lealtad de los colaboradores hacia la empresa. Sistema de contratacin de los trabajadores de por vida. Baja rotacin de personal. Enorme motivacin con buenos resultados de productividad. Participacin personal intensiva en los procesos administrativos.

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Idem P. 458 Fernndez Arena Jos Antonio. El proceso administrativo. Mxico 1991. Editorial Diana. P.84

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN UNIDAD II ORGANIZACIN Y EMPRESA Para ubicarnos en el contexto de la aplicacin de la administracin es conveniente mencionar conceptualmente qu es una organizacin y una empresa, y cul es la diferencia entre ambos aspectos. 2.1 ORGANIZACIN Concepto Estructuracin tcnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr la mxima eficiencia en la realizacin de los planes y objetivos. La organizacin ayuda a suministrar los medios para que los administradores desempeen sus puestos. Dentro de ella, se pueden encontrar dos tipos de organizacin, la formal y la informal. Organizacin Formal Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es til para su funcionamiento: materias, herramientas, capital y personal, organizacin material y social. Propsitos - Consecucin de objetivos en forma eficiente y mnimo esfuerzo, a travs de un grupo de trabajo y una fuerza dirigida. - Elimina la duplicacin en el trabajo. - Asignacin de responsabilidad autoridad, ejecucin eficiente de tareas y actividades. - Canales de comunicacin adecuados para que las polticas y objetivos se logren en forma eficiente. Organizacin Informal Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organizacin formal.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 2.2 EMPRESA Grupo social en el que a travs de la administracin de capital y trabajo se producen bienes y servicios tendientes a la satisfaccin de 11 necesidades de la comunidad Sociedad Mercantil. Unin de dos o ms personas de acuerdo con la ley, mediante la cual aporten algo en comn, para un fin determinado, obligndose mutuamente a darse cuenta.

2.2.1 CLASIFICACIN DE EMPRESA POR NMERO DE EMPLEADOS ESTRATO Micro Pequea Mediana Grande INDUSTRIAL Hasta 30 31-100 101-500 Ms de 500 COMERCIAL Hasta 5 6 20 21-100 Ms de 100 SERVICIOS Hasta 20 21 50 51-100 Ms de 100

Fuente: Diario Oficial de la Federacin. 30 de Diciembre de 2002.

2.2.2 CLASIFICACIN POR SU REGMEN JURDICO SOCIEDAD CARACTERSTICAS MERCANTL Sociedad en Nombre Es aquella que existe bajo una razn social y en Colectivo la que todos los socios responden, de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales. Sociedad en Comandita Simple Es la que existe bajo una razn social y se compone de uno o varios socios comanditados que responden, de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales, y Sociedad de de uno o varios comanditarios que nicamente Responsabilidad estn obligados al pago de sus aportaciones. Limitada Es la que se constituye entre socios que solamente estn obligados al pago de sus Sociedad Annima aportaciones, sin que las partes sociales puedan estar representadas por ttulos negociables, a la orden o al portador, pues slo sern cedibles en los casos y con los requisitos que establece la
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Munch y Garca. Fundamentos de administracin. Editorial Trillas. Mxico 2006. P.44.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN presente Ley. en por Es la que existe bajo una denominacin y se compone exclusivamente de socios cuya obligacin se limita al pago de sus acciones

Sociedad Comandita Acciones

Es la que se compone de uno o varios socios Sociedad de Capital comanditados que responden de manera Variable subsidiaria, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales, y de uno o varios comanditarios que nicamente estn obligados al pago de sus acciones. Sociedad Cooperativa El capital social ser susceptible de aumento por aportaciones posteriores de los socios o por la admisin de nuevos socios, y de disminucin de dicho capital por retiro parcial o total de las aportaciones. Es una forma de organizacin social integrada por personas fsicas con base en intereses comunes y en los principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda mutua, con el propsito de satisfacer necesidades individuales y colectivas, a travs de la realizacin de actividades econmicas de produccin, distribucin y consumo de bienes y servicios.
Fuente: Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), 28 de Julio de 2006. General de Sociedades Cooperativas (LGSC), 4 de junio de 2002. Ley

2.2.3 CLASIFICACIN POR EL ORGEN DE CAPITAL EMPRESA PBLICA CAPITAL La aportacin de los recursos monetarios para la constitucin de ests empresas es del sector pblico (gobierno). El capital para la creacin y funcionamiento de estas empresas es aportado por particulares.

PRIVADAS

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Ejemplo: FOMENTO ECONMICO MXICANO, S.A., DE C.V.

CLASIFICACIN DE EMPRESA Actividad o giro: Industrial Produccin de bebidas Elaboracin, distribucin y venta de refrescos y cerveza. Adicionalmente, produce gran parte de los empaques para sus bebidas y maneja la cadena de tiendas de conveniencia ms extensa del pas. Por el origen de su capital: Privado. Por su tamao: Grande Por su Rgimen Jurdico: Sociedad Annima de Capital Variable . Principales productos y/o servicios: Refrescos: coca-cola, sprite, fanta, mundet, powerade y agua ciel. Cervezas: tecate, carta blanca, xx lager, bohemia, indio y sol. Tiendas de conveniencia oxxo.

Fuente: www.femsa.com.mx

2.3 RECURSOS DE LA EMPRESA Para que las empresas realicen sus actividades fundamentales necesita de recursos que optimizados, le permitan alcanzar sus objetivos, dentro de las necesidades que tiene se encuentran: Recursos Humanos. Contar con individuos que tengan las capacidades, habilidades y destrezas para desempear adecuadamente su trabajo, desde que se tienen necesidades de personal, se debe tener con un proceso ptimo de integracin, seguido por una capacitacin idnea y un proceso de mantenimiento. Recursos Financieros. Los recursos monetarios le permiten a la empresa tener acceso a los dems recursos, ya sea mediante dinero propio u obtenido mediante algn financiamiento.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Recursos Materiales. Son los bienes que contribuyen a la realizacin de las actividades de la empresa, dentro de los que podemos encontrar: activos fijos, materiales primas, instalaciones, equipos, etc. Recursos Tcnicos. Comprende el establecimiento y uso de procesos, procedimientos, mtodos de trabajo, tecnologa, etc.

2.4 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Las reas bsicas que tiene una empresa derivadas una divisin del trabajo, estn concentradas en las siguientes.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA


CONSEJO DE ADMN DIRECCIN GENERAL DIRECCIN ADJUNTA PRODUCCIN RECURSOS HUMANOS RECLUTAMIENTO Y SELECCIN ABASTECIMIENTO CONTRATACIN FINANZAS MERCADOTECNIA SISTEMAS

COSTOS

INVESTIGACIN DE MERCADOS DISEO DE PRODUCTO FIJACIN DE PRECIOS

ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS REDES

PRESUPUESTOS

CONTROL DE CALIDAD

INTEGRACIN DE PERSONAL NMIMA

IMPUESTOS

SOPORTE TCNICO

INGENIERIA INDUSTRIAL ALMACENES

TESORERA

DISTRIBUCIN

BASES DE DATOS

RELACIONES LABORALES PLANEACIN DE RECURSOS HUMANOS CAPACITACIN Y DESARROLLO SEGURIDAD E HIGIENE

CRDITO Y COBRANZA

PUBLICIDAD

SEGURIDAD INFORMTICA TICS

INGENIERIA DE PLANTA SEGURIDAD E HIGIENE PLAN. Y CONTROL DE LA PRODUCCIN INGENIRA DE PROYECTOS

PLANEACIN FINANCIERA INVERSIONES

PROMOCIN DE VENTAS RELACIONES PBLICAS VENTAS

POS - VENTA

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

UNIDAD III ADMINISTRACIN 3.1 CONCEPTO Proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupo, los individuos cumplen eficientemente objetivos especficos12. Proceso muy particular consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control desempeadas, para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso del ser humano y otros recursos13. Es el esfuerzo coordinado de un grupo social para lograr un fin, con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible14.

3.2 DISCIPLINAS QUE SE RELACIONAN CON LA ADMINISTRACIN Economa. Desde el punto de vista objetivo es la ciencia que estudia las leyes que rigen la produccin, distribucin, la circulacin y el consumo de los bienes materiales que satisfacen las necesidades humanas. El enfoque subjetivo la define como la ciencia que se encarga del estudio de la satisfaccin de las necesidades humanas mediante bienes que siendo escasos tienen usos alternativos entre los cuales hay que optar. Antropologa. Exposicin sistemtica de los conocimientos que se tienen acerca del hombre15. Psicologa. Disciplina que tiene por objeto el alma, la conciencia o los hechos, caractersticos de la vida animal y humana, sea cual fuere la manera en que tales hechos se caracterizan ms tarde, con la finalidad de determinar su naturaleza especfica. Derecho. Tcnica de la coexistencia humana, conjunto de reglas (leyes o normas) que tienen por objeto el comportamiento reciproco de los hombres entre s16.

12 13

Op. Cit. Koontz y Weihrich. P.6.

Terry, George, Franklin, Stephen. Principios de Administracin. Editorial CECSA. Mxico 1997. P. 22
14 15

Op. Cit. Munch y Garca. P. 25. Abbagnano, Nicola. Diccionario de Filosofa. Editorial Fondo de cultura econmica. Mxico, 1974. P. 93. 16 dem. P. 298.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Sociologa. Ciencia de la sociedad (relaciones entre hombres). Ciencia de observacin de fenmenos sociales17. Matemtica. Ciencia de la cantidad18. Ciberntica. Estudio de todas las mquinas posibles, independientemente del hecho de que hayan sido o producidas por el hombre o por la naturaleza. Maquinas autmatas19. Contabilidad. Tcnica que registra ordenada y cronolgicamente las operaciones financieras de una empresa, una entidad o una persona fsica, dedicada a la actividad comercial, la cual debe ser oportuna, veraz y completa. Ingeniera. Profesin en la que el conocimiento de las ciencias matemticas y naturales se ha adquirido mediante el estudio, experiencia y prctica, se aplica con el fin de desarrollar formas en que se puede utilizar de manera econmica los materiales y las fuerzas de la naturaleza en beneficio de la humanidad. Ingenio, es la facultad inventiva de la mente humana. Ergonoma. Estructuracin tcnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr la mxima eficiencia en la realizacin de los planes y objetivos. La organizacin administradores ayuda a suministrar los medios para que los

3.3 TIPOS DE ADMINISTRACIN 1. Administracin pblica. Aquella parte de la ciencia de la administracin que concierne al gobierno, fundamentalmente al poder ejecutivo, que es el encargado de llevar las tareas gubernamentales. 2. Administracin privada. Concierne a las actividades de particulares en todos sus rdenes. 3. Administracin mixta. Actividades de aquellos organismos que estn bajo la jurisdiccin, tanto del poder pblico como del sector privado y a ellos corresponden las instituciones de participacin estatal.

17 18

Idem P. 1062. dem. P. 754. 19 Idem. P. 169

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 3.4 PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN

MISIN VISIN PROPSITOS PREMISAS OBJETIVOS ESTRATEGIAS POLTICAS PROGRAMAS PROCEDIMIENTO PRESUPUESTO

DIVISIN DEL TRABAJO ORGANIZACIN * JERARQUIZACIN * DEPARTAMENTALIZACIN * DESCRIPCIN DE FUNCIONES COORDINACIN

DIRECCIN O EJECUCIN

INTEGRACIN TOMA DE DECISIONES COMUNICACIN MOTIVACIN LIDERAZGO

CONTROL

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES MEDICIN DE RESULTADOS CORRECCIN DE DESVIACIONES RETROALIMENTACIN

20

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

UNIDAD IV PLANEACIN 4.1 CONCEPTO Es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para lograr los objetivos organizacionales20. La determinacin de los objetivos y la eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro21.

4.2 PRINCIPIOS DE PLANEACIN a. Factibilidad. Lo que se planea debe ser realizable. b. Objetividad y cuantificacin (precisin). Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos y nunca en opiniones subjetiva. La planeacin es ms exacta mientras puede ser cuantificada, o sea expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones. c. Flexibilidad. Al elaborar planes es necesario establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y proporcionar cursos de accin que se ajusten a estas condiciones. d. Unidad. Todos los planes especficos deben estar integrados a un plan general y dirigirse a logro de los propsitos generales. e. Cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en cuanto al tiempo es necesario rehacerse completamente22.

4.3 ALCANCE DE LA PLANEACIN o Estratgica. Comprende toda la organizacin y se establece a largo plazo (3-5 aos). o Tctica. Implica un rea o departamento y es a mediano plazo (1 3 aos). o Operativa. Abarca una unidad y es a corto plazo (menos de 1ao).

20 21

Op .Cit. Terry y Franklin. P. 195. Op. Cit. Munch y Garca. P.65. 22 Idem P. 66-69.

21

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 4.4 ELEMENTOS DEL PROCESO DE PLANEACIN 4.4.1 MISIN Razn de ser de la empresa. Ejemplos:

CEMEX es una compaa global de soluciones para la industria de la construccin, que ofrece productos de alta calidad y servicio confiable a clientes y comunidades en ms de 50 pases en el mundo. La compaa mejora el bienestar de sus audiencias mediante un proceso de mejora continua y esfuerzos permanentes para promover un futuro sostenible.
Fuente: www.cemexmexico.com.mx

En Sociedad Cooperativa Trabajadores de Pascual S.C.L. elaboramos y comercializamos, bebidas naturales, saludables y nutritivas en la gama de jugos, nctares, pulpas de fruta, agua purificada, refrescos y lcteos, con el compromiso de deleitar y satisfacer la sed de los consumidores de todas las edades con la responsabilidad de lograr un bienestar social.
Fuente: www.pascualboing.com

4.4.2 VISIN Como se visualiza la empresa a futuro.

Ejemplo: Telefnica Movistar Grupo Telefnica aspira a convertirse en el mejor y mayor Grupo integrado de telecomunicaciones del mundo. Cuando Telefnica se refiere al mejor, alude al mejor en trminos de orientacin al cliente, innovacin, excelencia operativa y profesionales. El mayor, en cuanto a rentabilidad para sus accionistas, crecimiento y creacin de valor.

22

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

Fuente: www.telefonica.com

4.4.3 PREMISAS Factores internos y externos que pueden influir en el la realizacin de un plan. Tipos: a. Internas. Influyen en el logro de objetivos. Ejemplo: accidentes, innovaciones, rotacin de personal. b. Externas. Afectan el desarrollo de las actividades. Ejemplo: polticos, sociales, econmicos, etc. Factores externos

23

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

TECN OL O G IA CLIE N TE S IN TE R M E D IA RIO S


ORGANIZACIN

E CO N M ICA S LE YE S Y POL TICA SO CIA L N A TU R A L E Z A CU LTU RA

CO M PE TE N CIA PR OV E E D O RE S

4.4.4 PROPSITOS Son aspiraciones cualitativas bsicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconmico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social23. Caractersticas: o o o o Bsicos o trascendentales. Genrico o cualitativo. Permanente. Semipermanente.

4.4.5 OBJETIVOS Fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra ndole. Representan no solo el punto terminal de la planeacin, sino tambin el fin que persigue mediante la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control24. Clasificacin: o Estratgicos o Tcticos o Operativos
23

24

Idem. P. 73. Op. Cit. Koontz y Weihrich. P.129.

24

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

Ejemplos: Empresa X ESTRATEGIAS Captar el 21% del mercado mexicano de telefona mvil para 2008. Determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y Contar para 2008 con 8.91 millones de clientes en toda la Repblica la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos Mexicana. necesarios para su cumplimiento.25

Caminos y Puentes Federales (CAPUFE) Objetivos Institucionales: 1. Incrementar el uso de la infraestructura carretera a su cargo. ESTRATEGIAS 2. Garantizar elevados niveles de seguridad y de servicio de la infraestructura carretera a su cargo. Determinacin de los objetivos bsicos alalargo plazo de una empresa y 3. Aumentar los mrgenes de rentabilidad en operacin de los caminos y la adopcin de que opera. accin y la asignacin de recursos puentes de cuota los cursos de 26 necesarios para su cumplimiento.la oferta y calidad de los servicios a los 4. Ampliar, modernizar y diversificar usuarios carreteros. 5. Participar activamente en la expansin e integracin de la Red Nacional de Caminos y Puentes de Cuota.
Fuente: www.capufe.gob.mx

4.4.6 ESTRATEGIAS Determinacin del propsito y de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, as como la adopcin de los cursos de accin y de la asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento27.

25
26

Idem. Terry y Franklin. P.130. Op. Cit. Koontz y Weihrich. P.130. 27 Idem. P. 162.

25

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS TIPO DE ESTRATEGIA ORIENTADAS AL MERCADO Penetracin de mercado

MEDIDA

Aumentar la participacin mercados existentes. Desplazarse a nuevos mercados.

en

Desarrollo del mercado Desarrollo del producto

Mejorar los productos existentes o presentar nuevos.

DIVERSIFICACIN Concntrica Horizontal Introduzca nuevos productos, que no se relacionen con los consumidores existentes. Introduzca productos desconocidos DEFENSA Empresas fusiones. Economizar Liquidar LOGRAR INTEGRACIN Hacia atrs Horizontal Hacia delante Asumir la propiedad competidores. Asumir la canales. propiedad de los Vender una unidad de negocios completa. de participacin y Unir fuerzas con otra compaa. Vender activos y reducir costos. nuevos, Presente productos relacionados. nuevos,

Conglomerado

Asumir la propiedad proveedores.

de

los

de

los

Fuente: Stutely Richard. Plan de negocios. La estrategia inteligente. Editorial Pearson educacin. Mxico 2000. PP. 103 106.

26

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

Tambin se tienen estrategias de producto, financieras, ventas, investigacin y desarrollo, expansin, diversificacin, publicitarias, etc. Ejemplo: BANORTE (ALIANZAS) Convencidos de que lo mejor no puede estar limitado por fronteras, en Grupo Financiero Banorte nos acercamos a instituciones de prestigio mundial. En Mxico incorporamos instituciones como Bancentro, Banpas y Bancrecer. En el extranjero, el 30 de septiembre de 1997 firmamos un contrato de coinversin con Assicurazioni Generali S. P. A. A travs de este contrato, la institucin italiana se hizo poseedora del 49 por ciento de Afore Slida BANORTE, Seguros BANORTE y Pensiones BANORTE, quedando formalmente integrada la Divisin de Banca de Ahorro y Previsin.

Fuente: www.banorte.com.mx

ESTRATEGIAS DE FEMSA, S.A. DE C.V. Nuestra empresa es operada con una visin de largo plazo. Nuestra meta es generar consistentemente un crecimiento rentable y fortalecer nuestra posicin como una de las empresas integradas de bebidas lderes en el mundo. Con base a lo anterior, la estrategia de FEMSA consiste en 1. desarrollar nuestros negocios de bebidas de una manera rentable, que permita maximizar el valor para nuestros accionistas; 2. fortalecer los recursos financieros y humanos para incrementar el valor de nuestras marcas, aprovechar las oportunidades de mercado, crear nuevas oportunidades, as como estimular y satisfacer la demanda de los consumidores; y 3. capitalizar las sinergias y fortalezas existentes en nuestra estructura corporativa.
Fuente: www.femsa.com.mx

27

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

4.4.7 POLTICAS Es una orientacin verbal, escrita o implcita que fija la frontera proporcionada por los lmites y direccin general de la cual se demuestre la accin administrativa. Clases: externas, internas y originadas. 28 Clasificacin: o Estratgicas o Tcticas o Operativas Por su origen a) Externa. Cuando de originan por factores externos. b) Consultadas. Cuando surge un problema dentro de la empresa, se recurre al jefe inmediato para que resuelva en problema. c) Formuladas. Emitidas por niveles superiores para guiar el comportamiento del personal. d) Implcitas. Surgen por actividades diarias de la empresa y se establecen por costumbre29 Ejemplo:

SONY (Poltica ambiental) Comprometidos a prevenir la contaminacin mediante la mejora continua de nuestro sistema de administracin ambiental, reduciendo los impactos ambientales negativos asociados a nuestra actividades, con objeto de preservar y mejorar el ambiente, cumpliendo con las leyes, regulaciones y otros requisitos aplicables (ISO 14,000).

Fuente: www.sony.com

4.4.8 REGLA Declaracin de una poltica demasiado estrecha y especficamente definida que deja poco a lograr interpretaciones30.

28

Rodrguez Valencia Joaqun. Introduccin a la administracin, con enfoque de sistemas. Mxico 2003. Editorial Thomson. P. 212. 29 Op. Cit. Munch y Garca. P. 95. 30 Op. Cit. Terry y Stephen. P. 231.

28

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 4.4.9 PROGRAMA Plan amplio que incluye el uso futuro de diferentes recursos en un patrn integrado y que establece una secuencia de acciones requeridas y programas cronolgicos para cada uno de los fines a alcanzar los objetivos estipulados31. Clasificacin: o Tcticos o Operativos

4.4.10 PRESUPUESTO Plan de ingresos egresos o ambos, de dinero, personal, artculos comprados, asuntos de ventas o de cualquier otra entidad que el gerente crea que al determinar el futuro curso de accin ayudar a los esfuerzos administrativos32. Clasificacin: o Estratgicos o Tcticos o Operativos

Ejemplo: Empresa X, S.A., de C.V. Estado de resultados Pro forma (presupuestado) Al 31 de diciembre de 2007. Ventas Brutas Devoluciones sobre ventas Rebajas y descuentos sobre ventas Ventas Netas Costo de Ventas Inventario Inicial + Compras Brutas - Devolucin sobre compras - Descuentos y rebajas sobre compras + Flete sobre compra = Compras Netas

(-) (-) = (-)

31 32

Idem 235. dem. 234.

29

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN - Inventario Final = Costo de Ventas = Utilidad Bruta - Gastos de Operacin: Gastos de venta Gastos de administracin Gastos de depreciacin = Utilidad de Operacin (+) Otros productos, otros gastos = Utilidad antes de impuestos

4.4.11 PROCEDIMIENTO Serie de tareas relacionadas que forman la secuencia cronolgica y la forma establecida de ejecutar el trabajo que va a desempearse33. Clasificacin: o Tcticos o Operativos

4.5 TCNICAS DE PLANEACIN a) M. Cuantitativos. Investigacin de operaciones (M. Simplex, M. Transporte, asignacin, redes, simulacin, Johnson, teora de juegos, etc.) b) Ingeniera econmica. VPN, PRI, PE y TIR. c) M. Cualitativos. Tormenta de ideas, Grupos T, Debilidades Fortalezas, Amenazas Oportunidades, etc.

33

dem P. 232.

30

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN UNIDAD V ORGANIZACIN

Fuente: www.telefonica.com

31

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 5.1 CONCEPTO La organizacin como funcin administrativa y parte integrante del proceso administrativo, se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su administracin; establecer relaciones entre ellos y asignar atribuciones de cada uno34.

5.2 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN a) Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos propuestos por la empresa. b) Especializacin. El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad. c) Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en lnea clara e inmediata. d) Paridad Autoridad - Responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. e) Unidad de mando. Solo se le debe proporcionar un jefe a los subordinados a el cual solo debe reportar. f) Difusin. Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad debe publicarse y ponerse por escrito a disposicin de aquellas mientras que tengan relacin con la misma. g) Amplitud y tramo de control. Limite del nmero de subordinados para poder realizar sus funciones eficientemente. Urwick menciona que son entre 5-6. h) Coordinacin. Las unidades de la organizacin deben mantenerse en equilibrio. i) Continuidad. Una vez establecida la organizacin requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a los condiciones del medio ambiente35.

34 35

Op. Cit. Chiaventato. P. 345. Op. Cit. Munch y Garca. PP. 114 118.

32

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 5.3 ELEMENTOS DE LA ETAPA DE ORGANIZACIN 5.3.1 DIVISIN DEL TRABAJO Es la separacin de actividades con el fin de realizar una funcin con mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo. a) JERARQUIZACIN. Disposicin de funciones de una organizacin en funcin del nivel de importancia.

CONSEJO DE ADMINISTRACIN

DIRECCIN GENERAL

ESTRATGICO

DIRECCIN FINANZAS

DIRECCIN PRODUCCIN

DIRECCIN DE MARKETING

DIRECCION DE RECURSOS HUM.

SISTEMAS

JEFE

JEFE

JEFE

JEFE

JEFE

TCTICO

SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

OPERATIVO

b) DEPARTAMENTALIZACIN. Agrupamiento de funciones dentro de una estructura organizacional. Tipos: Funcional. Es la agrupacin de actividades comunes u homogneas para formar una unidad de organizacin.

DIRECCIN GENERAL

FINANZAS

PRODUCCIN

MARKETING

RECURSOS HUMANOS

SISTEMAS

33

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Territorio o geogrfica. Se divide el trabajo en departamentos, que representan reas o localidades geogrficas.

VENTAS

VENTAS ZONA NORTE

VENTAS ZONA CENTRO

VENTAS ZONA ORIENTE

VENTAS ZONA SUR

VENTAS ZONA PONIENT E

Producto. Se organiza la departamentalizacin determinados productos o lneas de productos.

alrededor

de

PRODUCC.

LACTEOS

CEREALES

ALIMENTO PARA BEBS

BEBIDAS

ALIMENTO PARA MASCOTAS

Equipos o proceso. Es el medio lgico cuando las mquinas o el equipo empleado requiere de aptitud esencial para su manejo o son de gran capacidad, lo cual elimina la divisin orgnica; o bien cuando los elementos tcnicos exigen de una localizacin concentrada.

34

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

PRODUCC. DE ROPA

DISEO

CORTE

COSTURA

ENSAMBLE

ACABADOS

Clientes. Est divisin est basada en la clientela que se emplea en algunos ramos36.

VENTAS

INDUSTRIA DEL PLSTICO

INDUSTRIA TEXTIL

INDUSTRIA DEL CALZADO

INDUSTRIA DEL VIDRIO

INDUSTRIA MINERA

c) ASIGNACIN DE FUNCIONES. Comprende la especificacin de tareas, actividades y funciones para cada uno de los cargos de la organizacin. 5.3.2 COORDINACIN Es la sincronizacin de los recursos y esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y consecucin de los objetivos.37

36 37

Gmez, Ceja Guillermo. Planeacin y organizacin de empresas. Mxico 1994. P.221. Op. Cit. Munch y Garca. P.128.

35

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

5.4 TIPOLOGA DE LA ORGANIZACIN TIPOLOGA LINEAL MILITAR VENTAJAS O Estructura sencilla y de fcil comprensin. Delimitacin clara de responsabilidades. Facilidad de implantacin Estabilidad considerable. Indicado para empresas pequeas DESVENTAJAS Las relaciones formales conducen a la rigidez y formalidad. La autoridad es lineal No hay especializacin en la unidad de mando. Se enfatiza en la funcin de jefatura y mando.

FUNCIONAL

STAFF

COMITS

Mxima especializacin de rganos y cargos. Mejor supervisin tcnica posible. Comunicacin directa, sin intermediarios y ms rpida. Separa funciones de planeacin y control. Asegura asesora especializada e innovadora y se mantiene la autoridad nica. Actividad conjunta entre rganos en lnea y staff. Toma de decisiones y juicios grupales. Coordinacin. Transmisin de informacin. Restricciones a la delegacin de autoridad. Consolidacin de la autoridad.

Prdida de autoridad y mando. Subordinacin mltiple. Tendencia a la competencia entre especialistas. Tendencia a la tensin y conflictos en la organizacin. Confusin en cuanto a los objetivos. Posibilidad de conflictos entre el staff y los dems miembros. Dificultad para mantener el equilibrio dinmico entre la lnea y el staff.

MATRICIAL (MUNCH V) (KOONTZ)

Prdida de tiempo en la toma de decisiones. Costo en tiempo y dinero Sustitucin del administrador. Consumen tiempo intil. Divisin de la responsabilidad. Exigen un coordinador excepcionalmente exigente. Es til para un proyecto Conflictos entre especfico. administradores funcionales Genera un intercambio y de proyectos. de experiencias entre Conflictos, ambigedad y 36

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN especialistas. Propicia la comunicacin entre departamentos funciones y de productos. Las personas pueden cambiar de un rea a otra cuando sea necesario. sobre carga de funciones. Desequilibrio de autoridad y poder. Abundantes reuniones y prolongadas

Fuente: Op. Cit. Koontz. PP. 305 -311, Op. Cit Munich y Garca. PP. 129 - 138

5.5 CONCEPTO DE AUTORIDAD Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otra persona38. 5.6 CONCEPTO DE PODER Es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos39. Max Weber, lo define como la posibilidad de imponer la voluntad de uno sobre la conducta de otras personas. Poder condigno. Se gana la sumisin mediante la habilidad para imponer una alternativa a las preferencias del individuo o grupo que sea lo suficientemente desagradable o doloroso, de modo que sean abandonadas (castigo o amenaza). Poder compensatorio. Logra la sumisin a travs de la recompensa afirmativa, concediendo algo que tiene valor para el individuo que se somete. Poder condicionado. Se ejerce cambiando la creencia, la educacin o el compromiso social a lo que parece natural, apropiado o correcto, hace que el individuo se someta a la voluntad de otro o de otros. legitimo. Es aquel inherente al poder dentro de la estructura organizacional (posicin especfica en la empresa). Experto. Experiencia del gerente (habilidades, conocimiento, capacidad, etc.) Carisma. Poder que tiene un individuo para influir en otro a travs de la fuerza del carcter.
38
39

Op. Cit. Koontz y Weihrich. P. 302 dem P. 302.

37

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Referente. Poder por asociacin, se deriva no de su personalidad sino de la personalidad de con quien est asociado o con quien sostiene relacin. 5.7 CENTRALIZACIN Es la tendencia a restringir la delegacin de la toma de decisiones40. 5.8 DESCENTRALIZACIN Es la tendencia de distribuir la autoridad de toma de decisiones y el giro de instrucciones41. 5.9 DELEGACIN Proceso de transferir autoridad y responsabilidad a posiciones inferiores de la jerarqua42.

5.10 TCNICAS DE ORGANIZACIN Organigrama Es la representacin de la estructura de una organizacin formal, que muestra niveles jerrquicos, autoridad, responsabilidad, relaciones entre niveles existentes dentro de ella.

FINANZAS

MARKETING

OPERACIN

GERENTE GENERAL

SISTEMAS

RECURSOS HUMANOS

40 41

dem. P. 313. Idem P. 313 42 Op. Cit. Chiavenato. P. 213.

38

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

Proceso: a) Elaboracin de una lista de funciones y subfunciones. b) Compararla con una lista de comprobacin para responde las siguientes preguntas: Es necesaria la funcin para la organizacin, describe el organigrama las funciones y subfunciones principales, en qu nivel debe colocarse la funcin, a qu funcin deber informar y qu funciones dependen del puesto. c) Preparar los cuadros o plantillas. Clasificacin: o Por su contenido: Estructurales, funcionales e integracin de puestos. o Por su mbito de aplicacin: Generales y especficos. o Por su presentacin: Vertical, horizontal, circular, escalar y mixto.

Manuales Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quin los realizar, qu actividades han de desempearse y la justificacin de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una gua para el personal que ha de realizarlas43. Medio de comunicacin de las decisiones de la administracin, concernientes a objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, etc., coadyuvan a normalizar y controlar los trmites y procedimientos y a resolver conflictos jerrquicos, as como otros problemas administrativos que surgen cuando el sistema de comunicacin es rgido.

Propsito o Instruir al personal acerca de los aspectos como funciones, relaciones, procedimientos, polticas, normas, etc., para lograr eficiencia en el trabajo. o Objetivos o Instruir al personal sobre aspectos de la organizacin.

43

Op. Cit. Gmez. P. 378.

39

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN o Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar la duplicidad y detectar omisiones. o Coadyuvar a la ejecucin de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad. o Medio de integracin o Informa sobre la planeacin e implantacin de reformas administrativas. Clasificacin - Por su contenido: Historia, organizacin, polticas, procedimientos, contenido mltiple, adiestramiento, tcnico, etc. - Por funcin especfica: Contabilidad, personal, produccin, etc.

CONTENIDO GENERAL

Identificacin ndice o contenido Prlogo y/o introduccin Antecedentes histricos Legislacin o base legal Atribuciones Estructura orgnica Organigrama u Organograma Funciones Descripcin de puestos Colofn

Diagramas de flujo Representan la secuencia de los procedimientos.

40

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

SIMBOLOGA DIAGRAMAS DE FLUJO


INICIO - FIN OPERACIN ACTIVIDAD DECISIN CONECTOR DENTRO DE PGINA CONECTOR FUERA DE PGINA ARCHIVO OPERACIN INSPECCIN ALMACEN

DEMORA DOCUMENTO FLUJO TRANSPORTE

DIAGRAMA INTEGRADO DE FLUJO


ENTIDADES EXTERNAS PROCESO TUBERIAS ARCHIVO

Anlisis de Puestos Define los puestos de trabajo que existen en la organizacin y el comportamiento que se requiere para el correcto funcionamiento de cada puesto.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

UNIDAD V DIRECCIN 6.1 CONCEPTO Ejecucin es hacer que todos los componentes del grupo quieran realizar los objetivos de la empresa y que sus miembros se esfuercen por alcanzarlos, puesto que los miembros quieren lograr esos objetivos44. 6.2 PRINCIPIOS a) De la armona o coordinacin de intereses. La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. b) Impersonalidad de mando. La autoridad y su ejercicio (mando) surgen como necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados entonces los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emanan de los dirigentes surgen como requerimiento para lograr los objetivos y no de su voluntad o arbitrio. c) Supervisin directa. Apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes de tal manera que se realice con mayo facilidad. d) Resolucin del conflicto. Indica que hay que resolver el problema cuando surge y no ms tarde cuando ocasiones conflictos. e) De la va jerrquica. Importancia de respetar los canales de comunicacin establecidos en la organizacin formal, de tal manera que al ser emitida una orden se emita a travs e los canales de autoridad para evitar fugas de autoridad y responsabilidad, perdidas de tiempo, etc. f) Aprovechamiento del conflicto. Al surgir un problema que se antepone al logro de loa objetivos, es necesario buscar soluciones para tener nuevas estrategias y emprender nuevas alternativas45. 6.3 ELEMENTOS DE DIRECCIN 6.3.1 INTEGRACIN Consiste en ocupar y mantener as los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante los requerimientos de fuerza de trabajo, inventario de personas disponibles y el reclutamiento, seleccin, contratacin ascensos, evaluacin, planeacin de carreras,
44 45

Op. Cit. Terry. P.349. Op. Cit. Munch y Garca. PP. 160 163.

42

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN compensacin y capacitacin o desarrollo tanto de candidatos como de los empleados e funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.

Proceso de Integracin 1. Reclutamiento. Hacer de una persona extraa un candidato a ocupar un puesto. (Reclutamiento Interno y Externo) 2. Seleccin. Elegir entre los candidatos, al mejor para ocupar un puesto. Es el proceso mediante el cual las caractersticas y cualidades personales y laborales de un candidato de empleo se comparan con otras a efecto de elegir de entre ellas la mejor para cubrir una plaza vacante. (Entrevista de seleccin, exmenes de conocimientos, psicolgicos, de desempeo y mdicos). 3. Contratacin. Un contrato consiste en la prestacin de un trabajo personal subordinado mediante el pago de un salario, los contratos pueden ser individuales y colectivos. 4. Induccin. Implica dotar a los nuevos empleados de informacin preeliminar sobre la empresa, sus funciones, tareas y su personal. (Manual de bienvenida o un programa formal de induccin). 5. Capacitacin. En trminos generales, est deriva del entrenamiento, el cual consiste en prepararse para un esfuerzo fsico y mental, para poder desempear una labor. ste entrenamiento comprende: - Capacitacin. Adquisicin de conocimientos, principalmente de carcter tcnico, cientfico y administrativo. - Adiestramiento. Proporcionar destreza en una habilidad adquirida, es casi siempre mediante una prctica ms o menos prolongada de trabajos de carcter muscular o motriz. - Por otro lado se habla de Desarrollo cuando se considera la formacin de la personalidad del individuo.

6.3.2 TOMA DE DECISIONES Es la seleccin de un curso de accin entre varias alternativas y constituye una parte esencial de la planeacin. Secuencia de eventos realizada por la administracin para resolver problemas gerenciales. Proceso 1. Definir el problema (Fuentes de informacin) 2. Analizar el problema (Desglosar los componentes)

43

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 3. Evaluar alternativas (Soluciones: ventajas y desventajas, factibilidad y recursos) 4. Elegir entre alternativas. Experiencia, experimentacin e investigacin. 5. Aplicar la decisin 6.3.3 COMUNICACIN Es el arte de desarrollar y lograr entendimiento entre las personas. Es el proceso de intercambiar informacin y sentimientos entre dos o ms personas, y es esencial para una administracin efectiva. Elementos de proceso: - Emisor - Mensaje (codificado y decodificado) - Receptor - Canal - Ruido

Tipos. - Formal. Sigue la cadena de mando de la organizacin formal. A su vez la sta, puede ser: Vertical (ascendente descendente), Horizontal y Diagonal. - Informal. Comnmente llamada rumor, la utilizan los gerentes astutos para complementar la comunicacin formal. - Verbal Escrita Tipos de comunicacin organizacional

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN
COMUNICACIN FORMAL VERTICAL DESCENDENTE DIAGONAL VERTICAL ASCENDENTE

HORIZONTAL

6.3.4 MOTIVACIN Es un trmino que se aplica a una serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Los motivadores son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeo, stos pueden ser recompensas o incentivos ya identificados que intensifican el impulso a satisfacer esos deseos. 6.3.4.1 TEORAS DE MOTIVACIN: Abraham Maslow (Pirmide de necesidades) Fisiolgicas (hambre y sed, sueo, salud, corporales, descanso y ejercicio y sexo) Seguridad (defensa, proteccin, confort y tranquilidad, ausencia de amenazas y riesgos y ambiente difano y ordenado) Amor o pertenencia - Sociales (aceptacin, pertenencia, membresa grupal, amor y afecto y participacin en grupo) Estima Autoestima (prestigio y reconocimiento, confianza y liderazgo, logros y destreza, competencia y xito y fuerza e inteligencia) Autorrealizacin (autodesarrollo potencial, hacer las cosas solo por el deseo de enfrentarlas, satisfaccin de la curiosidad intelectual, creacin y apreciacin estticas y aceptacin de la realidad).

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AUTORREALIZACIN

SEGURIDAD

AMOR O PERTENENCIA

ESTIMA

FISIOLGICAS

Frederick Herzgberg (Teora Higiene Motivacin) Herzberg formul su teora despus de interrogar a cientos e contadores, ingenieros y dems personal administrativo, de su investigacin catalog las necesidades de los individuos en dos grupos: factores de higiene o disatisfactores y factores de motivacin, a los que llam satisfactores46. Higiene Motivadores Dinero y compensacin El trabajo en s retador Vida personal Responsabilidad aumentada Condiciones de trabajo Oportunidad para avanzar Relaciones de trabajo Reconocimiento de la Status administracin de un buen trabajo Seguridad en el trabajo Poltica y administracin de la Oportunidad para progreso empresa de personal - Calidad de la supervisin David C. McClelland. (Necesidad de poder, de logro y de afiliacin) Identific las tres necesidades e impulsos bsicos en los individuos de la siguiente manera:
46

Op. Cit. Terry y Franking. P.384.

46

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Logro. Las personas que pasan el tiempo pensando cmo pueden mejorar en su trabajo, cmo podran lograr algo valioso y que obtienen gran satisfaccin al esforzarse por hacer un buen trabajo se consideran que tienen gran necesidad de logro. Poder. Las personas que ocupan la mayor parte de su tiempo pensando sobre la influencia y control que tienen sobre otros y cmo pueden utilizar esa influencia para cambiar el comportamiento de las personas, obtienen autoridad y estatus y dominan las decisiones, tienen gran necesidad de poder. Afiliacin. Personas que pasan pensando en crear relaciones clidas, amistosas y personales con otros en la organizacin47. Harvard B. F. Skinner De acuerdo a su teora, un reforzador positivo es una recompensa o estmulo que fortalece la probabilidad de una respuesta deseada, que a su vez conduce a una consecuencia positiva y tiende a repetirse. Las respuestas que producen consecuencias negativas tienden a no repetirse por los individuos48. Douglas Mc Gregor. Teora X y Teora Y Teora X Disgusto por el trabajo y tratan de evitarlo como sea posible. Obligarlos, digirlos, controlarlos, amenazarlos para el logro de los objetivos. Los seres humanos prefieren que se les dirija en las responsabilidades. Ambicin limitada y ansan seguridad. Teora Y La inversin en un trabajo fsico y mental es tan natural como un juego o el descanso. Autodireccin y control en funcin de los objetivos. Compromiso con los objetivos en proporcin a las recompensas asociadas. Aceptan no slo responsabilidades, tambin las buscan. Alto grado de imaginacin, ingenio, creatividad en la solucin de problemas. En las condiciones de vida industrial moderna, solo se utilizan las capacidades promedio de los individuos.

47 48

Idem P.381. Idem P. 388.

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6.3.5 LIDERAZGO Es la relacin en la cual una persona (el lder) influye en otras personas para trabajar voluntariamente en tareas relacionadas para alcanzar los objetivos deseados por el lder y/o el grupo.49 Arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. 6.3.5.1 TEORAS DE LIDERAZGO a) Teoras de rasgos Las primeras teoras que surgieron se basaron en los rasgos personales de los lderes. Factores de rasgos de Ralph Stogdill Derivado de sus estudios consider cinco rasgos, que caracterizan a los lderes: 1. Inteligencia y erudicin, mientras ms inteligentes las personas desempean mejor sus actividades, son capaces de tomar mejores decisiones, por lo que el lder debe tener mayores conocimientos que sus seguidores, pero adems tener la habilidad de transmitir su inteligencia a sus simpatizantes. 2. Rasgos fsicos, los rasgos fsicos definen a un lder?, no se ha demostrado que la apariencia fsica sea un factor determinante de el lder, por lo cual, la altura, peso, color de tez, fuerza, belleza, etc., influyan. 3. Personalidad, cada uno de los lderes tiene cualidades diversas en iniciativa, creatividad, asertividad, honradez, etc., no existe un parmetro comn de personalidad para ser lder. 4. Condicin social y experiencia, los lderes deben tener la capacidad de interactuar con otras personas que fomenten el trabajo en equipo y en la actualidad se tienen ms recursos socioeconmicos lo que ha provocado ventajas en las condiciones de liderazgo. 5. Orientacin a la tarea, deben estar centrados en el logro de metas y objetivos50.

49 50

Idem P. 408. Idem PP. 410-412.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN Rasgos personales de Edwin Ghiselli Clasific los rasgos de la personalidad de un lder en tres grupos, desde aquellos que son muy importantes hasta lo que no tiene importancia con el xito del liderazgo. Muy importantes - Decisin - Capacidad intelectual - Orientacin a la realizacin del trabajo Sentimientos de autorrealizacin - Confianza en s mismo Habilidad administrativa Importancia moderada Poca importancia - Afinidad con la clase - Masculinidad contra trabajadora feminidad - Impulso e iniciativa - Necesidad de mucho dinero -Necesidad de seguridad en el trabajo - Madurez personal

Fuente: Op. Cit. Terry y Franklin. P. 412.

b) Teoras de comportamiento Grid Gerencial, malla administrativa o modelo de red de Blake y Mouton Los psiclogos Robert R. Blake propuesta de estilo de liderazgo cual se establecen dos variables, por la produccin. A continuacin y Jane S. Mouton establecieron una basada en los estudios de Ohio, en el el inters por las personas y el inters se presenta el gris gerencial.

9 Inters por las personas

1.9

9.9

5.5

1.1 1 Inters por las tareas

9.1 9

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 1.1 Administracin empobrecida, poco inters por la produccin y por la gente. 9.1 Administracin autcrata tarea, alto inters por la produccin y bajo inters por las personas. 5.5 Administracin a mitad del camino, inters por la produccin y por las personadas moderado. 1.9 Administracin club campestre, no le interesa la produccin, pero se preocupa por las personas. 9.9 Administracin por equipo, el inters de presenta con intensidad hacia la produccin y las tareas. Los cuatro sistemas de Rensis Likert 1. Sistema 1 Explotador autoritario (temor como motivo, comunicacin descendente, poca interaccin, toma de decisiones por un lder y productividad mediocre). 2. Sistema 2 Benevolente autoritario (dinero como motivador, mejora la comunicacin y productividad regular) 3. Sistema 3 Consultivo (productividad buena, control en niveles altos, pero se comparte, los objetivos se fijan despus de discutirlos y las decisiones operacionales en niveles inferiores). 4. Sistema 4 Grupo participativo (fuerzas motivacionales por ego, toma de decisiones en grupo y fijacin de objetivos, interaccin y productividad excelentes). Los sistemas estn definidos por siete caractersticas operativas: fuerzas motivacionales, proceso de comunicacin, interaccin influencia, toma de decisiones, fijacin del objetivo, proceso de control y desempeo. c) Teoras situacionales Liderazgo situacional de Paul Hersey y Keneth Blanchard Indica que el estilo de liderazgo ms efectivo debe variar de acuerdo con el nivel de madurez de los empleados. Contempla tres aspectos en su teora: 1. Comportamiento de tarea: Comunicacin unidireccional, qu debe hacerse, cundo hacerlo y cmo desempear las tareas. 2. Comportamiento de relacin. Comunicacin bidireccional y comportamiento facilitador. 3. Nivel de madurez: Necesidad de logro, disponibilidad de los subordinados a aceptar ms responsabilidad y educacin y/o experiencia de los subordinados en el puesto.

50

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Fuente: Op. Cit. Terry y Franklin. P.421.

UNIDAD VII CONTROL 7.1 CONCEPTO La funcin administrativa de control es la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planeas ideados para alcanzarlos. Planeacin y control estn estrechamente relacionados, sin planes y objetivos, el control es imposible51. En el control se determina que se est realizando, esto es, evala el desempeo y, si es necesario, aplicar medidas correctivas de manera que el desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes52.

51 52

Op. Cit. Koontz y Weihrich. P.636. Op. Cit. Terry y Franklin. P.518.

51

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 7.2 PRINCIPIOS DE CONTROL a. Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionrsele el control correspondiente. b. De los objetivos. El control existe en funcin de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. c. De la oportunidad. Para que el control sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se ejecute el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. d. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlos en el futuro. e. De excepcin. En control debe aplicarse a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requerirn control. f. De la funcin controladora. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que se pierde efectividad en el control.53

7.3 ETAPAS DE CONTROL El proceso bsico de control se efecta en los siguientes de pasos.

Retro alimentacin

Establecimiento de estndares

Correccin de desviaciones

Medicin de resultados

53

Op. Cit. Munch y Garca. PP. 185 189.

52

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 7.3.1 ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES Estndar. Unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en el cual se efecta en control, puede medir: Rendimiento de beneficios Posicin de mercado Productividad Calidad de producto Desarrollo de personal Evaluacin de la actuacin. 7.3.2 MEDICIN DE RESULTADOS Consiste en medir la ejecucin y los resultados mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. 7.3.3 CORRECCIN DE DESVIACIONES La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. Mientras mayor sea la diferencia entre el desempeo real y el deseado, mayor ser la necesidad de accin

7.3.4 RETROALIMENTACIN Con relacin a los resultados obtenidos, sta etapa nos va a permitir alimentar nuevamente al sistema con la informacin generada, para iniciar nuevamente nuestro ciclo de planeacin. 7.4 TIPOS DE ESTNDARES a) En cuanto al mtodo Estadsticos o histricos. Se elaboran con base a un anlisis de experiencias pasadas ya sea de la misma empresa o empresas competidoras. Fijados por apreciacin. Son juicios de valor resultado de experiencias pasadas del administrador, tales como moral de la empresa, actitud del personal, etc. Tcnicamente elaborados. Se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin especfica, por ejemplo: productividad, maquinaria, tiempos y movimientos, etc.

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b) Cuantitativos Fsicos: unidades de produccin, unidades defectuosas, etc. Costo: costo de ventas, de produccin, de operacin, etc. Capital: rendimiento, razones financieras, utilizacin de activos. Ingreso: Ventas, cuentas por cobrar, etc. De programas: investigacin de mercados, de ventas, publicidad, etc. c) Cualitativos Evaluacin de la actuacin Curvas de comportamiento Perfiles. 7.5 FACTORES QUE COMPRENDE EN CONTROL: Cantidad. Aplica en actividades en las que el volumen es importante. Tiempo. Controla las fechas programadas Costo. Indicador de la eficiencia administrativa Calidad. Especificaciones del producto

7.6 TIPOS DE CONTROL (Control y su periodicidad) a. Control preeliminar. Es aquel que tiene lugar antes de que inicien las operaciones, e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos, es posible ejercer influencia controladora limitando las actividades por anticipado. b. Control concurrente. Tiene lugar durante la fase de accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran. c. Control de retroalimentacin. Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable.

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 7.7 CONTROL EN LAS REAS FUNCIONALES PRODUCCION Mejorar la eficiencia Reduccin de costos Mejorar la calidad Control de calidad Control de inventarios Control de la produccin Control de compras, etc. MERCADOTECNIA Hacer llegar el producto al consumidor. Volumen de ventas Campaas promocinales y publicitarias Evaluacin de vendedores, etc. a) Control de ventas b) Logstica c) Diseo de producto, etc. SISTEMAS Disponibilidad de la informacin Anlisis y diseo de sistemas Bases de datos Soporte tcnico Tecnologas de informacin, etc. FINANZAS Rendimiento monetario de los recursos Rendimientos, costos Control presupuestal Control contable Control de costos Auditoria contable

RECURSOS HUMANOS Efectividad del personal de la empresa Auditoria de recursos humanos Evaluacin de la actuacin Evaluacin de reclutamiento y seleccin Evaluacin de capacitacin y desarrollo. Evaluacin de la motivacin Sueldos y salarios Seguridad e higiene Servicios y prestaciones

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 7.8 TCNICAS DE CONTROL a) SISTEMAS DE INFORMACIN Informes Auditorias (contables, administrativas, financieras, de recursos humanos, etc.). Contabilidad Control presupuestal Reportes (escritos y verbales) Formas Archivos Computarizados o mecanizados Observacin personal y por recorrido Tecnologas de informacin b) GRFICAS Program Evaluation and procedimientos, proceso, etc.

Review

Technique

(PERT),

c) ESTUDIO DE MTODOS Tiempos y movimientos, estndares, etc. d) MTODOS CUANTITATIVOS Modelos matemticos Investigacin de operaciones Probabilidad y estadstica Programacin dinmica e) CONTROL INTERNO

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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN BIBLIOGRAFA Abbagnano Nicola. Diccionario de Filosofa. Mxico 1974. Editorial Fondo de Cultura Econmica Ciavenato Idalberto. Introduccin a la teora general de administracin. Quinta edicin. Mxico 2000. Editorial McGraw Hill. la

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