Presentaciones Ejecutivas I.

INTRODUCCIN Para ser un buen administrador o un buen contador, se requiere tener conocimientos y habilidades duras, como son las analticas y cuantitativas. Sin embargo, para ser un gerente o un director, que tiene personal a su cargo, se necesita, adems, desarrollar habilidades suaves o humanas. Dentro de las competencias humanas destaca la habilidad de comunicacin efectiva, necesaria para informar y persuadir a los grupos con los que se relaciona la empresa. Una herramienta de comunicacin muy usada en el mundo de los negocios es hacer presentaciones ejecutivas. La presente Gua fue elaborada con el propsito de que sirva de apoyo y facilite la labor tanto de los maestros como de los alumnos en el desarrollo de presentaciones orales. Para lograr presentaciones orales profesionales, se deben incluir tres etapas: planeacin, realizacin y evaluacin. A continuacin se revisar lo que se debe hacer en cada una de ellas. II. EL PROCESO DE LA PRESENTACIN. En la planeacin es necesario elaborar cuatro elementos: situacin, estructura, mensaje y apoyos visuales. 1.1 Anlisis de la Situacin La situacin se refiere al entorno que rodea a la presentacin, a la ocasin de que se trate y al ambiente que la caracteriza. No es lo mismo hacer una presentacin a compaeros de clase que a clientes potenciales o para amigos que celebran su boda. Para que una presentacin sea exitosa se deben analizar los cuatro elementos que definen la situacin: el tema, el objetivo, anlisis de la audiencia y el expositor. a. Tema Se refiere a un aspecto especfico de una materia. Es aquello de lo que se va a hablar, el asunto sobre el que trata la presentacin. Por ejemplo, los resultados de una investigacin de mercados. b. Objetivo Consiste en el propsito de la presentacin, es la razn por la que se hace, aquello que se pretende lograr con la audiencia. Siguiendo con el ejemplo del tema referente a los resultados de la investigacin de mercados, el objetivo puede ser slo informar o bien convencer a la direccin general de las bondades de lanzar un nuevo producto al mercado. El tema se refiere a aquello de lo que se habla, mientras que el objetivo al por qu o para qu se habla. anlisis de la

Siempre que vayamos a hacer una presentacin debemos definir claramente el objetivo. Existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el propsito que se pretende lograr. Lane (1987) propone tres tipos de presentaciones de acuerdo con su objetivo: informativas, persuasivas y recreativas. Las presentaciones informativas pretenden transmitir conocimientos, de tal forma que se mantenga el inters, se facilite la comprensin y se incremente la posibilidad de retener la informacin. El expositor quiere, as, satisfacer en su auditorio la necesidad o el deseo de saber. Para lograr lo anterior, la informacin debe ser intelectualmente estimulante, novedosa, ser presentada en forma atractiva, actualizada y, sobre todo, que se relacione con las necesidades e intereses de la audiencia. Las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o mover a la accin. Se hacen discursos persuasivos cuando el expositor pretende influir o cambiar la conducta de otras personas. En el mundo de los negocios, la mayora de los discursos son persuasivos, ya sea que queramos convencer a un cliente de que compre nuestro producto, o que nuestros empleados eleven su productividad o que reduzcan gastos. Sin embargo, a pesar de ser las ms frecuentes, son, adems, las ms difciles, ya que modificar la conducta implica cambiar patrones y costumbres que tienen fuerza. Para lograr ser ms persuasivos en nuestras presentaciones, se recomienda seguir los siguientes principios (Verderber, 1999): - Escriba un objetivo especfico: aquello que espera lograr de la audiencia - Tome en cuenta la actitud de la audiencia con respecto a la demanda que le hace: a favor, en contra o no informados - Fundamente con argumentos slidos su propuesta: d razones lgicas y evidencia - Organice las razones de acuerdo con los intereses de la audiencia: solucionar un problema, comparar ventajas, satisfacer un criterio o una necesidad - Resalte qu saldr ganando la audiencia: haga manifiestos los beneficios que obtendrn los oyentes - Use un lenguaje que motive: haga surgir emociones, especialmente en la introduccin y en las conclusiones. Una presentacin persuasiva equilibra los aspectos intelectuales con los emocionales - Desarrolle credibilidad: hable con la verdad, no exagere la bondad de su posicin, incluya tanto los aspectos positivos como los negativos de su propuesta

Las presentaciones recreativas tienen la intencin o el propsito de entretener o de hacer pasar un rato agradable a la audiencia, con un objetivo ms social que de negocios. El discurso del Director General en la comida de fin de ao de la compaa o las palabras que dirige el orador invitado a un ejecutivo que se retira despus de una carrera exitosa, son ejemplos de presentaciones recreativas. Algunos recursos que se pueden utilizar en las presentaciones recreativas son los siguientes: - Uso del humor - Contar historias o ancdotas - Hacer descripciones de lugares, eventos o personas - Evitar la controversia y los contenidos complejos Una vez que se ha definido el objetivo y el tipo de presentacin que vamos a realizar, el siguiente paso ser analizar las caractersticas de nuestros receptores. c. Anlisis de la Audiencia La audiencia o auditorio se refiere a las personas que recibirn la presentacin. Son los receptores de nuestro mensaje. Al planear una presentacin, se debe hacer un anlisis cuidadoso de la audiencia que tendremos. Por ejemplo, es conveniente e incluso necesario que conozcamos caractersticas como edad, nivel de escolaridad, sexo, profesin, nivel jerrquico de los asistentes, as como sus preferencias y necesidades y las actitudes probables que tienen con respecto al tema y al orador. Si nos pidieran que diramos una pltica sobre medidas para la conservacin del medio ambiente, sera muy diferente el enfoque que daramos a nuestra presentacin si nuestro auditorio estuviera constituido por amas de casa, empresarios o jvenes universitarios, ya que lo que cada uno de estos grupos puede hacer contra la contaminacin es diferente, as como tambin son diferentes sus intereses y sus necesidades. d. Expositor El ltimo elemento a considerar en la Situacin de una presentacin es el expositor. Muchas veces pensamos que podemos llegar a ser mejores expositores imitando a otras personas, cuyas presentaciones nos han impactado. Si ellos empiezan sus presentaciones con un chiste, queremos hacer lo mismo, sin considerar que nuestra personalidad es ms seria o que nuestro sentido del

humor es fatal. Cada expositor debe ser fiel as mismo y encontrar su propio estilo. 1.2 Mensaje El segundo elemento de la etapa de planeacin se refiere a la elaboracin del mensaje de la presentacin. El Mensaje es la idea central que se quiere dejar en la mente de los receptores, es la esencia de la presentacin misma. Por ejemplo, Procter & Gamble puede llevar a cabo una presentacin sobre su compaa (tema) para reclutar jvenes con potencial de desarrollo (objetivo), cuyo mensaje sea: "Procter es tu mejor opcin para hacer carrera profesional en una compaa de nivel mundial". En muchas presentaciones ni siquiera se menciona el mensaje, pero ste aparece en la mente de los receptores como una consecuencia lgica de todo lo expuesto. Los mensajes deben ser minimalistas: frases cortas, sencillas, para que se graben en la mente de la audiencia. Adems, se requiere que el mensaje sea consistente con el objetivo de la presentacin. Para presentaciones informativas, el mensaje debe ser descriptivo; para presentaciones persuasivas, el mensaje debe ser de opinin o de recomendacin, y para presentaciones recreativas, el mensaje debe ser festivo o de reconocimiento. 1.3 Organizacin o Estructura La estructura de una presentacin consiste en ordenar su contenido de tal forma que permita que el pblico pueda entender y recordar ms fcilmente la idea central. Si pensamos en la presentacin total, la estructura de sta debe incluir tres partes: introduccin, cuerpo y conclusiones. Al planear una presentacin, es recomendable elaborar primero el cuerpo de la misma, a travs de hacer un bosquejo ("outline") de su contenido. En el cuerpo, se recomienda incluir no ms de tres secciones, que deben guardar una secuencia lgica, de fcil comprensin. Por ejemplo: Pasado - Presente - Futuro Situacin - Problema - Solucin Causa - Desarrollo - Efecto Mundo - Continente - Pas Una vez que se ha desarrollado el cuerpo de la presentacin, se procede a elaborar la introduccin y las conclusiones.

Tanto la introduccin como la conclusin tienen objetivos especficos. Los objetivos de la introduccin son captar la atencin del pblico, despertar el inters y conducir hacia el contenido del discurso. La introduccin es, as, el gancho que atrapa al auditorio, por lo que debe ser elaborada con cuidado, creatividad y entusiasmo. La conclusin, a su vez, tiene como objetivos hacer un cierre que refuerce el mensaje, que permita al pblico recordar lo esencial de la presentacin y seguir reflexionando sobre el tema. Una presentacin sin introduccin provoca desubicacin en el auditorio, ya que ste no sabe de lo que se va a hablar ni que se pretende lograr con la exposicin. Por su parte, la ausencia de una conclusin equivale a una sinfona inconclusa, ante la cual sentimos que le falta el final. En las sinfonas, los finales siempre son intensos, fuertes e impactantes; en las presentaciones, las conclusiones deben tener las mismas caractersticas. Existen muchos recursos que pueden ser utilizados en la introduccin y en la conclusin, entre los que destacan los siguientes: - Citar una frase clebre - Contar una historia o una ancdota - Hacer una pregunta al auditorio - Usar el suspenso - Pedir al auditorio que realice algo, etc. En la conclusin, adems se puede hacer un resumen de los puntos ms importantes de la presentacin, cuando sta fue informativa, o bien hacer manifiesto lo que se demanda al auditorio, cuando sta fue persuasiva. 1.4 Apoyos Visuales En general, es conveniente que en las presentaciones se usen apoyos visuales o multimedia, ya que estos reducen el costo mental de la asimilacin, facilitan la comprensin y aseguran una mejor retencin del mensaje. Sin embargo, se debe ser prudente al utilizar los apoyos, el ponente debe confiar en s mismo y en el contenido de su presentacin, ya que apoyos espectaculares nunca sustituirn la calidad de las ideas ni las habilidades de comunicacin del expositor. Adems, se debe dominar el uso de estos recursos y sentirse a gusto con ellos. Los apoyos visuales ms usados en el mundo de los negocios son las proyecciones, que se presentan a travs de proyector de acetatos o de can. Sin embargo, existen muchos otros recursos que el expositor puede usar como apoyo en sus presentaciones, entre los que se encuentran: objetos, muestras, volantes, modelos, grabaciones, trozos de pelculas, etc.

En el diseo de las lminas a ser proyectadas, se recomienda seguir las siguientes indicaciones: - Que apoyen al mensaje - Que den en el blanco; es decir, que demuestren y refuercen los puntos principales - Que sean atractivas, creativas y a colores - Incluir iconos y dibujos o fotografas que tengan relacin con el texto - Que sean adecuados al entorno y al auditorio - Que sean legibles para todos, para lo que se recomienda usar letra de un tamao mnimo de 22 - No incluir demasiado texto en cada lmina, realizar cuadros sinpticos - Usarlas con moderacin, de acuerdo con el tiempo disponible - Cuanto ms est en juego, tanto ms tiempo invertir en su elaboracin Una presentacin bien planeada es una garanta de xito en la misma ETAPA 2: REALIZACIN En la realizacin de la presentacin hay que cuidar cuatro aspectos principales: la comunicacin verbal y no verbal, promover la participacin del pblico, controlar el nerviosismo y el manejo de las preguntas del auditorio. Pasaremos a explicar cada uno de ellos. 2.1 Comunicacin Verbal y No Verbal La comunicacin verbal incluye lo que transmitimos a travs del contenido del lenguaje y de las palabras. La comunicacin no verbal se refiere a todo aquello que comunicamos sin el uso de palabras. La comunicacin no verbal incluye aspectos como expresin facial, contacto visual, movimientos corporales, postura, presentacin personal y el paralenguaje. Dentro del para lenguaje se encuentran: el volumen, el ritmo, la entonacin, las pausas y los silencios. En el Cuadro No.1 se presenta un resumen de lo que se recomienda hacer y no hacer en el momento de la presentacin, tanto en los aspectos verbales como en los no verbales. 2.2 Promover la Participacin del Pblico Una presentacin en la que slo habla el expositor se convierte en un monlogo que resulta aburrido. Escuchar y slo escuchar, impide que la audiencia se sienta involucrada y tomada en cuenta. Adems, la participacin

incrementa el nivel de atencin y favorece la retencin del mensaje. Por todo lo anterior, es conveniente promover la participacin del pblico. La participacin se puede promover a travs de hacer preguntas a los oyentes, pedirles que realicen algo, usar como ejemplos experiencias de los participantes, complementar la exposicin con una sesin de preguntas y respuestas, etc. Al planear la presentacin, debemos elegir la forma y la cantidad de participacin que esperamos del auditorio QU HACER Y QU NO HACER EN LA REALIZACIN DE LA PRESENTACIN QU HACER QU NO HACER Cuide su presentacin personal Hable en forma clara y sencilla Hable con propiedad Use ejemplos Atrape a su audiencia, use una buena introduccin Mantenga contacto visual con el pblico Vare el tono de voz cuando quiera recalcar un punto. Haga cambios de entonacin Use un buen volumen de voz, pero no grite Muvase con naturalidad, acrquese al auditorio Mantenga una postura corporal relajada Demuestre energa y entusiasmo - Evite expresiones irreverentes o que puedan lastimar susceptibilidades - No permanezca inmvil o esttico - No hable ni demasiado rpido, ni demasiado lento - No lea el material proyectado palabra por palabra. Utilcelo como una gua y explquelo - No meta las manos en los bolsillos. selas para reforzar sus palabras - No d la espalda al pblico por leer el material proyectado

- No se preocupe demasiado por el nerviosismo. Generalmente la audiencia no lo nota - Evite moverse nerviosamente o hacer cosas que distraigan al pblico, como mover una pluma 2.3 Control del Nerviosismo El hablar en pblico es una de las formas que mayor ansiedad provoca en las personas. Es muy comn que un expositor se ponga nervioso antes de realizar su discurso o al inicio del mismo. Sin embargo, existen varias cosas que podemos hacer para controlar el exceso de nerviosismo, destacando las siguientes: - Hable de lo que le gusta - Hable de lo que domina - Planee cuidadosamente su presentacin; est bien preparado - Practique la presentacin - Preprese mentalmente, imagnese a usted mismo hacindolo bien. Reptase internamente: "todo va a salir bien" - Antes de iniciar su discurso, respire lenta y profundamente unas dos o tres veces - No sobrevalore a su audiencia, ellos son simples mortales como Ud. - Si tiene algn amigo dentro del pblico, mrelo a los ojos al inicio de la presentacin 2.4 Manejo de las Preguntas Como ya se haba mencionado, una de las formas de promover la participacin del pblico es incluir al final de la presentacin una sesin de preguntas y respuestas. Adems, el asignar un tiempo determinado a preguntas del auditorio permite ajustar lo que nosotros habamos planeado a las necesidades e intereses especficos del pblico, lo que har que el discurso sea motivante y atractivo. Usted puede decidir si permitir preguntas a lo largo de la exposicin (recomendado para grupos pequeos) o si le pedir al pblico que anote sus preguntas y las haga al final de la presentacin (recomendado para grupos grandes). A continuacin se presentan algunas sugerencias para el manejo de la sesin de preguntas y respuestas (Wilder, 2001): - Piense con anticipacin las posibles preguntas que pueden formularle

- Acepte cada pregunta como legtima y bien intencionada, aunque no sea as - Permita que la persona que pregunta termine su punto, incluso si sta lo interrumpi a usted - Haga repetir la pregunta si estima que las dems personas no la han odo convenientemente o si quiere clarificar su sentido - Mire directamente a la persona que pregunta. De no hacerlo, pensarn que no se les est escuchando - Responda directamente y mantenga un tono cordial - Responda dirigindose con la mirada a toda la sala - Sea honesto y no engae a la gente - Si no conoce la respuesta, acptelo sin rodeos y vea si puede responderle posteriormente ETAPA 3: EVALUACIN El evaluar los resultados que obtuvimos en una presentacin nos permite mejorar en presentaciones subsecuentes, ya que tomamos conciencia de lo que hicimos bien y de lo que debemos mejorar en el futuro. La evaluacin corresponde al control dentro del proceso administrativo, ya que nos permite comparar lo que planeamos con lo que logramos. La evaluacin se puede realizar usando instrumentos formales o informales. Por ejemplo, en muchos talleres y seminarios, se pide a los participantes que evalen al expositor a travs del llenado de un formato preestablecido (evaluacin formal), mientras que un expositor puede pedirle a un amigo que escuch su presentacin que le d su opinin (evaluacin informal o no sistemtica). As mismo, el orador puede dedicar unos momentos, una vez que ha terminado su presentacin, a analizar cmo se sinti y qu cosas puede mejor para la prxima ocasin. Algunos aspectos a evaluar son los siguientes: a. Objetivos: grado en que se lograron los objetivos planteados b. Contenido: cantidad de informacin de acuerdo con el tiempo disponible, inters del material para el auditorio, uso de argumentos y razones slidos, etc. c. Estructura: el grado en que la organizacin de la informacin facilit la comprensin, el impacto de la introduccin, la eficacia de la conclusin o del cierre d. Apoyos visuales: cantidad y calidad de los apoyos

e. Actuacin: manejo de la comunicacin verbal y no verbal en el momento de la realizacin f. Qu aspectos se pueden mejorar en presentaciones futuras Dra. Gloria Robles V. Fuente: http://administracion.itam.mx/docs/PresentacioOralesGu%EDa.PDF

Siete Tips para ser Mejor Orador Dar una presentacin profesional no es fcil, an para el ms experto orador o presentador, el xito reside en dominar el tema y combinar este dominio con una preparacin en todos los aspectos que rodean tu presentacin... 1.-Prepararse. No hay peor situacin que llegar a una presentacin o dar una charla en pblico sin haberse preparado. Debes dominar el tema, documentarte sobre todos los trminos que vas a usar, ser un experto en el tema, an cuando sea algo que no es de tu carrera y hayas sido invitado excepcionalmente. Prepararse significa: documentarse, revisar, practicar, practicar y practicar tu presentacin. 2.-Seleccionar adecuadamente el material.

No te atengas a Flash, Power Point, o cualquier herramienta tecnolgica. El pblico quiere escuchar un orador, no deleitarse (o aburrirse en el peor caso) en una presentacin de computadora. Tienes que revisar el material, es decir que sea: ad-hoc al tema, conciso, relevante, no saturado con nmeros y estadsticas, ameno (pero no chistoso). 3.-Presentacin La presentacin del orador u oradora es sumamente importante, tienes que llegar vestido segn la ocasin y segn el tipo de pblico. No uses cadenas o collares que llamen la atencin, ni llaveros que suenen. Quieres que el pblico est pendiente de tu presentacin y no de tus movimientos. El cabello bien arreglado, limpieza general en tu persona y ten cuidado de no tomar sodas antes de la presentacin. 4.-Preguntas Tienes que estar preparado para las preguntas. El ejercicio que te recomiendo es: deja la presentacin corriendo o ponla en la pantalla y sintate como que fueras parte de la audiencia. Que preguntaras? Que temas crees que el pblico pedir ampliar? Que estas asumiendo que ellos ya saben? Que palabra costar que comprendan? Luego anota estas preguntas y prepara las

respuestas. Debes ir preparado por si llega alguien que sabe mucho y te preguntar de todo. 5.-Poner las reglas.

Muchos oradores olvidan esto y es lo primero, cuando inicias la presentacin tu puedes indicar las reglas que regirn tu presentacin (que no sean del todo rgidas pero ponlas). Principalmente indica si aceptars preguntas durante o al final de la presentacin o por temas, ten tacto al contestar an cuando la pregunta sea trivial. 6.-Conocer a la audiencia y el lugar

No puedes llegar a una presentacin sin conocer a quien se la vas a dar. Investiga quienes asistirn (an cuando sea una charla ocasional), pregunta sus edades, sexo, si son profesionales, si conocen algunas preferencias y lo mas que puedas. Visita al menos una vez el lugar donde dars la charla, si no puedes antes, trata de llegar una hora o media hora antes. Esto te permitir probar el equipo, luces, ubicacin, etc. 7.-Siempre un BACKUP

Has odo de la ley de Murphy; pues se cumple en todo lugar y en todo tipo de actividades, por ello debes ir preparado con un respaldo de todo: Lleva copias impresas de la presentacin (nunca las des al pblico antes, estarn leyendo y no ponindote atencin), lleva una copia en una memoria USB y en un CD, lleva una extensin elctrica, un adaptador para toma elctrico, un puntero lser, lpices de repuesto, plumones permanentes y para pizarra blanca. Mientras mas cubiertas estn las posibilidades, mejor; la audiencia o pblico te lo agradecer. De: Daniel Alarcn Fuente:http://www.articulosinformativos.com/Siete_Tips_para_ser_Mejor_Orad or-a1152572.html