CURSO: APLICACIN DE HERRAMIENTAS INFORMTICAS PARA LA AUTOMATIZACIN DE PROYECTOS: MICROSOFT PROJECT CURSO APOYADO EN AMBIENTES VIRTUALES DE APRENDIZAJE MATERIAL

UNIDAD 2 Derechos reservados a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Cauca.

ACTUALIZADO A VERSIN MICROSOFT PROJECT 2007 SENA Regional Tolima. Noviembre 2010

INTRODUCCIN A LA HERRAMIENTA MICROSOFT PROJECT ADMINISTRACIN DE TAREAS Microsoft Project: Microsoft Project es un programa o software para la Gestin de Proyectos. Es una herramienta de Administracin de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar proyectos simples o Complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Tringulo del Proyecto: En Microsoft Project los tres factores que Conforman cada proyecto son: Tiempo: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. Dinero: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: Los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos. Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, Normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto. Iniciando Microsoft Project: En este material encuentran instrucciones o procedimientos para trabajar en Microsoft Project 2007, actualmente en el mercado est disponible la versin 2010 del programa, pero teniendo en cuenta que la mayora de los usuarios cuentan con versin 2007 o anterior, el material se ha actualizado a 2007; hay que tener presente que los cambios no son muchos de una versin a otra, generalmente se ubican algunas mejoras o cambios en el uso de tareas, pero lo importante es aprender a configurar los aspectos generales del proyecto independiente de la versin del programa que se utilice.

Vamos a ingresar dando clic en el men inicio, seleccionar programas, despus seleccionar Microsoft Office y despus seleccionar Microsoft Project. (Puede ser que en todos los equipos no funcione estos pasos, pero lo importante es que lo busque por programas).

Al iniciar Microsoft Project aparece la siguiente ventana:

Se ha dividido la ventana en 3 zonas: zonas: 1. Barras de Herramientas y mens. 2. Ingreso de tareas. 3. Diagrama de Gantt

AREA 1:

1. Barra de Titulo 2. Barra de Mens 3. Barra Estndar y Formato 4. Barra de Recursos 5. Barra de Seguimiento 6. Barra de Edicin o Texto

rea 2: En esta zona se declaran todas y cada una de las tareas a realizar en el proyecto:

c C

g a

Esta ventana tambin tiene otra ventana al lado derecho que es donde automticamente el programa va realizando el diagrama de Gantt.

En la siguiente pantalla trataremos de describir cada uno de los elementos del rea 2.

a- Indicadores: Columna que contiene todos los posibles indicadores utilizados en cada una de las tareas, indicadores tales como calendario asignado, tareas que se repiten, comentario para las tareas, indicadores de alerta para indicar que una tarea puede tener sobre asignaciones y algunos otros, de los que hablaremos en el caso en que se presenten. b- Nombre de Tarea: en estas casilla se digitan las actividades o tareas que componen el proyecto. c- Duracin: En este espacio se debe colocar la duracin de la tarea, en tiempo, en (horas h, minutos min, Das d, Semanas sem, Meses me)

d- Comienzo: Este campo al igual que el siguiente se llenan automticamente, ha medida que se ingresan las duraciones de las tareas, de acuerdo al calendario fijado, las tareas se van programando automticamente. e- Final: como el campo anterior tambin se llena automticamente de acuerdo a la duracin de la tarea, al calendario y la programacin que se haga de dicha tarea. f- Predecesoras: las predecesoras son las tareas que se realizan o se ejecutan antes de, es decir, en esta columna se colocar el nmero correspondiente a cada tarea y el orden en que se va ha ejecutar dicha tarea. g- Nombre de los Recursos: En esta columna van aparecer los recursos asignados a la realizacin de una tarea determinada, los mismos que sern visibles en el diagrama de Gantt al final de una tarea determinada. rea 3:

rea 3: En esta zona se ve el diagrama de Gantt, este se va construyendo a medida que se van declarando las tareas y sus respectivas duraciones, lgicamente las barras ms grandes denotan una mayor cantidad de tiempo.

Procedimiento para aspectos iniciales y modificacin del calendario laboral. Al iniciar la programacin de un proyecto es importante determinar factores importantes como fecha de inicio del proyecto, condiciones generales de la jornada laboral y horarios de trabajo para el proyecto en general o para algunos recursos, el programa permite crear tantos calendarios como sean necesarios para el proyecto, para esto utilizamos la opcin Cambiar calendario laboral, en donde se pueden especificar, revisar o cambiar los calendarios base y los calendarios de recursos. Puede:

Crear un calendario base nuevo para utilizarlo como horario predeterminado de un conjunto de recursos o como calendario de tareas.

Revisar y modificar el horario y la jornada laboral en cualquiera de los calendarios base, incluido el calendario del proyecto.

Cambiar los tiempos de trabajo y el tiempo de descanso de un recurso modificando los calendarios de recursos apropiados.

POR EL MENU VER TENEMOS ACCESO A: 1. Calendario: permitir ver las fechas de programacin de una tarea determinada. 2. Diagrama de Gantt: Mejor conocido como HOJA DE TAREAS. Es en esta ventana donde iremos a declarar todas y cada una de las tareas que se realizaran en el proyecto. 3. Diagrama de Red: a medida que se introducen las actividades se ir generando el diagrama de red, el que representar la ruta critica, te acuerdas del diagrama de red que tu realizaste? Pues bien la aplicacin tambin lo genera, el hecho de que t lo realizaras es para que sepas de donde salen las cosas. 4. Gantt de Seguimiento: Permite ver qu porcentaje de una tarea se ha ejecutado o desarrollado. 5. Uso de Tareas: Permite ver el tiempo destinado asignado a la ejecucin o realizacin de una tarea. 6. Grafico de Recursos: Permite ver grficamente la asignacin o sobre asignacin de los recursos, adems de las fechas de programacin y el porcentaje asignado de cada recurso en la realizacin de una tarea. 7. Hoja de Recursos: Presenta la hoja en donde se configuran los recursos que se utilizarn para el desarrollo del proyecto. Hay ms vistas, es importante revisar que explore cada una de ellas.

1. Vamos a ir al Men de Herramientas y seleccionamos opciones, aparece la siguiente ventana:

En esta ventana seleccionamos la opcin calendario. En esta parte en Hora predeterminada de Entrada coloquemos: 08:00 a.m. y en Hora predeterminada de salida: 06:00 p.m. Aqu tambin aparece la jornada laboral, semana laboral y das por mes. Por el momento estos datos no necesitamos cambiarlos. Pueden revisar las dems opciones para conocerlas, despus dar clic en aceptar.

M Primer Proyecto: Pasos a seguir para hacer mi primer proyecto en Microsoft Project: 2. Cuando inicie primero configure la fecha de comienzo del proyecto. Esto lo puede realizar por el Men proyecto, y selecciona Informacin del proyecto. Debe aparecer la siguiente Ventana:

En la siguiente ventana podemos configurar la fecha de comienzo del proyecto, que calendario vamos a utilizar, y desde que fecha queremos que empiece la programacin. En el campo Fecha de Hoy el sistema coloca automticamente la fecha que tenga el computador y en el campo fecha de fin la coloca a medida que se vaya programando la va ajustando.

3. Configurar el Calendario Laboral: para configurar el calendario laboral, vamos al Men herramientas y seleccionamos la opcin calendario laboral.

HERRAMIENTAS

CAMBIAR CALENDARIO LABORAL

Aparece la siguiente ventana:

Es necesario configurar el horario laboral, los das laborables y no laborables y si es el caso programar los festivos, para esto debemos tener a la mano un calendario con los festivos si estos son no laborables, para saber cuntos festivos se debe programar se pueden sumar todas las duraciones de las actividades del proyecto, de esta manera garantizamos que como mnimo se configuran los festivos hasta finalizar el proyecto.

Para que las fechas de ejecucin de cada actividad presente datos reales se debe tener presente por ejemplo si se trabaja los sbados y cul es el horario para este da sbado, si se trabajan los domingos o festivos, de lo contrario se deben configurar como no laborales.

Para el caso de ejemplo se trabaja de lunes a viernes, entonces lo primero que debemos de hacer es verificar que los das sbados y domingos estn configurados como no laborables. Esto lo hacemos desde la pestaa semanas laborales, en detalles seleccionamos sbados y domingos y marcamos la opcin Establecer das como perodo no laborable.

Despus hacemos la modificacin del horario de trabajo, recordemos que es de 8AM a 12M y de 2PM a 6PM. El procedimiento es el siguiente:

abcde-

Seleccionamos la pestaa Semanas laborables. Vamos a detalles. Seleccionamos los das de lunes a viernes. Modificamos el horario de 8:00 am a 12:00 y de 2:00 pm a 6:00 pm Por ltimo marcamos la opcin Establecer da en estos perodos laborales especficos y aceptar.

d c

Para la programacin de das festivos diferentes a sbado o domingo, seleccionamos la pestaa Excepciones (a) y en esta ubicamos da a da con fecha los festivos correspondientes que no son laborables (b).

4. Ingresar las actividades en la pantalla que aparece cuando seleccionamos el Men Ver y Diagramas de Gantt. Hacer este ejercicio de prueba:

Como hacerlo: Primero nos ubicamos en la fila 1. En la columna de Nombre de Tarea escribimos A, y en la columna duracin escribimos 2d. Al hacer el ejercicio el calcula automticamente las fecha comienzo y fin. Para la primera actividad debe seleccionar la misma de fecha de comienzo del proyecto. Vamos a ingresar en la segunda fila la Actividad B y en duracin ingresamos 1d. Esta actividad de acuerdo a la tabla propuesta tiene una actividad predecesora que es la A, por lo tanto en la columna predecesora colocamos es el nmero de la fila donde se encuentra la actividad A que es 1. Despus de ingresar esta actividad podemos ver al lado derecho el diagrama de Gantt que el programa hace automticamente. Realicen el ejercicio completo a ver como les va. En la figura siguiente vemos como queda..... 5. De acuerdo al ingreso de las actividades el ejercicio debe quedar as: SOLUCIN AL EJERCICIO

En la imagen de la parte izquierda aparece como debe quedar el ingreso de actividades con la duracin y las predecesoras. NOTA: En este momento es importante que ample el conocimiento acerca de los tipos de actividades predecesoras. Para ello utilice los enlaces externos, los manuales, etc. Tareas y Subtareas: Una Subtareas en Microsoft Project es una tarea que tiene una tarea principal, la cual ayuda a cumplir el objetivo de la tarea principal.

 Si una tarea principal tiene varias subtareas el conjunto de las subtareas deben ayudar a cumplir con el objetivo de la subtarea y esta a su vez ayuda a cumplir con el objetivo de la tarea principal. Normalmente en Project los tiempos se asignan a las Tareas, en el caso donde hay subtareas, se les debe asignar el tiempo a las subtareas, el sistema automticamente le agrega los tiempos a la Tarea principal. Por ejemplo si yo tengo una Actividad como pintar una pared yo podra subdividirla en las siguientes: Pintar una Pared (Tarea Principal) Seleccionar color y pintura (Subtareas) Comprar Pintura y brochas (Subtareas) Lijar la Pared (Subtareas) Pintar (Subtareas) Proceso para ingresar tareas con subtareas en Project: 1. Ingresar la tarea principal y las subtareas, en ese orden, lo que quiere decir que la tarea principal debe estar en la parte superior de sus subtareas. 2. Seleccionar las tareas que van a depender de la tarea principal, la forma de seleccionarlas es dando un clic sobre el numero de la fila que indica la primera subtarea y arrastrando suavemente hasta la ltima subtarea, despus puede dar clic con el botn auxiliar del Mouse y despus seleccionar Aplicar Sangra. Automticamente el coloca la Primera Actividad como la principal y las otras como subtareas. 3. Colocar los tiempos de las subtareas, que el automticamente coloca el tiempo de la tarea principal. 4. Si va a colocar predecesoras puede hacerlo con las subtareas o con la tarea principal, dependiendo el ejercicio.

Tareas Repetitivas: Una tarea repetitiva es una tarea que en el tiempo de una manera peridica se vuelve a realizar por n veces. Por ejemplo una reunin de una empresa o de una obra que se hace el viernes de cada semana. Nosotros podemos en Project insertar tareas repetitivas. Procedimiento: 1. Ubicarnos por donde ingresamos las actividades o tareas. 2. En el men insertar hay una opcin que dice tarea repetitiva y despus aparece la siguiente ventana:

Hagan el siguiente ejercicio de prueba: Nombre de la tarea: Reunin con el propietario. Duracin: 2 horas. Patrn de repeticin: Semanalmente, y al lado derecho seleccionar: Todas las Semanas el viernes. Comienzo: Seleccione el 9 de noviembre del ao vigente Terminar: 23 de marzo de 2011 Calendario: Standard Revisar despus de configurado el diagrama de Gantt.

Generacin de vistas: Microsoft Project, permite mostrar diferentes estados de las tareas y del diagrama de Gantt, utilizando las vistas que este tiene provistas para ello. Primero nos ubicamos en la pantalla donde ingresamos las actividades y tareas, y por donde se muestra el Diagrama de Gantt. Despus en el men Ver seleccionamos la opcin Ms Vistas, como lo muestra la siguiente imagen:

Tambin podemos hacer otras vistas utilizando los filtros que tiene la herramienta. Para acceder a ellos nos ubicamos por el men Proyecto y seleccionamos la Opcin filtro para: como lo muestra la siguiente imagen, en donde ubicamos el filtro para que nos presente la ruta crtica:

Por este mismo men y opcin podemos utilizar la opcin Autofiltro donde los encabezados de los campos aparecen con el botn para el Autofiltro:

AUTOFILTRO

Por ltimo los invito a revisar todas las vistas y filtros para familiarizarse con la aplicacin. Propiedades de las Tareas: Podemos ver las propiedades o la informacin de cada tarea, dando botn Auxiliar del Mouse sobre cada una de ellas, o doble clic sobre la tarea. Despus aparece la siguiente ventana:

Esta ventana tiene en la parte superior 6 pestaas donde se da informacin de cmo est configurada la tarea o actividad. Por ejemplo: usted puede colocar una nota para la tarea, dando clic en la pestaa nota y colocando el texto deseado. Para ampliar ms ustedes deben descargar los manuales que se encuentran en la parte de documentos. Cmo programa Microsoft Project: Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la siguiente frmula: Duracin = trabajo / esfuerzo de recurso Donde: Duracin: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada. Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo: de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignacin. Por ejemplo: Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores). La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

La comprensin de esta frmula es importante para saber en qu forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programacin del proyecto.

Seguimiento y Cierre: Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de programacin, se genera el plan. Se podr ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalizacin y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son: Revisar el camino crtico para detectar posibles problemas. Un camino crtico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha Programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crtico, puede retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto. Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin, se deber evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el mbito, los recursos y la programacin. Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrar el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Central o mediante correo electrnico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. Est el proyecto por encima del presupuesto? Est programado que algn miembro del equipo trabaje horas extra? Va a finalizar tarde el proyecto? Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prcticas.