Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ingeniera Escuela Ingeniera Mecnica Industrial

SISTEMA DE PLANIFICACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES EN UNA INDUSTRIA ALIMENTICIA

Jos Roberto Ramos Vsquez Asesorado por Ing. Hernn Leonardo Corts Urioste

Guatemala, mayo de 2004 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERA

SISTEMA DE PLANIFICACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES EN UNA INDUSTRIA ALIMENTICIA

TRABAJO DE GRADUACIN

PRESENTADO A JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE INGENIERA POR

JOS ROBERTO RAMOS VSQUEZ ASESORADO POR ING. HERNN LEONARDO CORTS URIOSTE AL CONFERRSELE EL TTULO DE INGENIERO MECNICO INDUSTRIAL

GUATEMALA, MAYO DE 2004

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERA

NMINA DE JUNTA DIRECTIVA

DECANO VOCAL I VOCAL II VOCAL III VOCAL IV VOCAL V SECRETARIO

Ing. Sydney Alexander Samuels Milson Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos Lic Amahm Snchez Alvarez Ing. Julio David Galicia Celada Br. Kenneth Issur Estrada Ruiz Br. Elisa Yazminda Vides Leiva Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco

TRIBUNAL QUE PRACTIC EL EXAMEN GENERAL PRIVADO

DECANO EXAMINADOR EXAMINADOR EXAMINADOR SECRETARIO

Ing. Sydney Alexander Samuels Milson Ing. Alfonso Ren Aguilar Ing. Vctor Hugo Garca Roque Ing. Hugo Leonel Alvarado De Lon Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco HONORABLE TRIBUNAL EXAMINADOR

Cumpliendo con los preceptos que establece la ley de la Universidad de San Carlos de Guatemala, presento a su consideracin mi trabajo de graduacin titulado:

SISTEMA DE PLANIFICACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES EN UNA INDUSTRIA ALIMENTICIA

Tema que me fuera asignado por la Direccin de la Escuela de Ingeniera Mecnica Industrial con fecha junio de 2002.

JOS ROBERTO RAMOS VSQUEZ

ACTO QUE DEDICO A

DIOS

Por su infinita bondad y ayuda, porque nada es posible sin su voluntad

MIS PADRES

Jos Luis Ramos, por sus sabios consejos Mara Luisa Vsquez, por ayudarme siempre con mucho cario paciencia y sacrificio

MIS HERMANOS

Flor de Mara, Brenda Marisol, Luis Rodolfo, Jackelinne Yesenia y Byron Alexander, por su cario, confianza y apoyo

MIS TOS

En especial a Julio Alberto por sus sabios consejos y su apoyo incondicional

A MI FAMILIA

Por el lazo que nos une

MIS AMIGOS

En especial Jos Jorge, Jos Francisco, Eric, Fernando Leonel, Mario, Luis Fernando, Luis Alberto, por su apoyo incondicional

Todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron para la realizacin de este trabajo. AGRADECIMIENTO A

Dios, por permitir llegar a una de mis metas.

Mis padres, por sus esfuerzos y sacrificios para que lograra llegar a esta meta.

Mis hermanos, por su paciencia, amistad y apoyo.

Mis familiares, quienes me han dado fortaleza y nimo.

Mis amigos, quienes me han brindado su ayuda en los momentos difciles.

Ing. Hernn Leonardo Corts Urioste, por su apoyo y colaboracin para el desarrollo del presente trabajo de tesis.

NDICE GENERAL

NDICE DE ILUSTRACIONES LISTA DE SMBOLOS GLOSARIO RESUMEN OBJETIVOS INTRODUCCIN 1. GENERALIDADES 1.1 Planificacin de los requerimientos de materiales o MRP 1.1.1 Resea histrica 1.1.2 Definicin de planificacin de los requerimientos de materiales 1.1.3 Beneficios de la planificacin de los requerimientos de materiales 1.1.4 Entradas principales del sistema 1.1.4.1 Programa maestro de produccin 1.1.4.2 Lista de materiales 1.1.4.3 Archivo de registro de inventarios 1.1.5 Evolucin del sistema MRP 1.1.5.1 El sistema MRP II 1.1.5.2 Entradas del sistema MRP II 1.2 Aspectos generales de la empresa 1.2.1 Antecedentes de la empresa 1.2.2 Infraestructura 1.2.3 Distribucin en planta 1.2.4 Descripcin de los productos manufacturados

IV VI VII IX XI XIII

1 1

2 3 3 4 5 6 7 8 10 10 12 13 15

2. SISTEMA ACTUAL 2.1 La planificacin de los requerimientos de materiales 2.1.1 Quin realiza la planificacin de los requerimientos de materiales? 2.1.2 Cmo se realiza la planificacin de los requerimientos de materiales? 2.2 Diagrama del proceso administrativo 2.3 Informes utilizados por el sistema 2.3.1 Informe del nivel de produccin esperado 2.3.2 Informe del nivel de existencia en inventarios 2.4 Sistema de planificacin de los requerimientos de materiales 2.4.1 Identificacin de materiales 2.4.2 Explosin de materiales del producto 2.4.3 Requerimientos de materiales 3. SISTEMA PROPUESTO 3.1 Diagrama del proceso administrativo 3.2 Reportes utilizados por el sistema 3.2.1 Programa maestro de produccin 3.2.2 Lista de materiales 3.2.3 Archivo legal de inventarios 3.3 Sistema de planificacin de los requerimientos de materiales 3.3.1 Codificacin de materiales 3.3.1.1 Familias 3.3.1.2 Tipos de materiales 3.3.1.3 Mercado de procedencia 3.3.2 Clculo de los requerimientos de materiales 3.4 Cotizacin de compra 3.5 Orden de compra 25 28 28 30 31 32 32 32 33 33 34 37 38 17 18 20 20 21 22 22 23 23 17 17

II

4. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA PROPUESTO 4.1 Cmo utilizar el diseo del sistema 4.1.1 Informacin que debe ingresar al sistema 4.1.2 Procesamiento de la informacin ingresada al sistema 4.1.3 Reportes generados por el sistema 4.2 Importancia de su implementacin 5. CONTROL Y MEJORA DE LA PROPUESTA 5.1 Mejora continua del sistema 5.1.1 Control del sistema 5.1.2 Mantenimiento del sistema 5.2 Actualizacin peridica del sistema de cmputo 5.2.1 Hardware 5.2.2 Software 5.3 Retroalimentacin con el usuario del sistema de cmputo 5.4 Reuniones peridicas del personal involucrado en el sistema 5.5 Consideraciones para la implementacin del sistema en red CONCLUSIONES RECOMENDACONES BIBLIOGRAFA ANEXOS Anexo 1 : Los pronsticos en las operaciones Anexo 2 : Diagrama Entidad Relacin 53 53 54 54 54 54 55 55 56 61 63 65 67 68 77 41 43 45 48 51

III

NDICE DE ILUSTRACIONES

FIGURAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Diagrama del proceso administrativo actual Formato del informe del nivel de produccin esperada Formato del informe del nivel de existencia de inventarios Diagrama del proceso administrativo propuesto Formato de cotizacin de compra Formato de orden de compra Men principal del sistema de planificacin de materiales Formulario de ingreso de datos referentes a los productos Formulario de ingreso de la informacin referente al movimiento de materiales

19 20 21 26 37 38 42 43

45

10

Identificacin en el sistema del programa maestro de produccin 46 47 49 50 51

11 12 13 14

Identificacin en el sistema de la lista de materiales Existencia de materiales Requerimiento total de materiales Reporte de la lista de materiales para un producto

IV

TABLAS

I II III IV

Programa maestro de produccin de la lnea de almuerzos Materiales para la produccin de 20 porciones de pollo 1 Materiales para la produccin de 20 porciones de pollo 2 Nivel de existencias en inventario de los materiales utilizados en la manufactura de pollo 1 y pollo 2

29 30 30

31

Clculo del requerimiento de materiales para la produccin de pollo 1 35

VI

Clculo del requerimiento de materiales para la produccin de pollo 2 35 36

VII

Requerimiento total de materiales

LISTA DE SMBOLOS

Smbolo a b MRP ERP CRMij CUPi Dj

Descripcin Intercepto con el eje vertical Pendiente de la lnea recta Planificacin de los requerimientos de materiales Planificacin de requerimientos empresariales Cantidad requerida del material i para la demanda del producto j Cantidad requerida del material por lote de produccin del producto i Cantidad demandada del producto j

VI

GLOSARIO

Almacenaje

Es cuando se guarda un objeto para retirarlo despus.

Demanda

Cantidad de productos requeridos por un mercado.

Explosin de materiales

Tcnica utilizada para identificar cada uno de los materiales utilizados en la manufactura de productos, as como las especificaciones de fabricacin y montaje.

Hardware

Conjunto de elementos fsicos del sistema de cmputo.

Inventario

Cantidad de productos que se mantiene para cubrir cualquier eventualidad que implique falta de los

suministros necesarios para la manufactura de los productos.

Plan agregado de produccin

Este plan contempla los niveles de produccin esperados para el mediano y corto plazo.

Planificacin de

Tambin

conocida

como

MRP,

este

sistema

de

los requerimientos planificacin utiliza la dependencia que existe entre la de materiales demanda del producto final y la demanda de materiales para planificar la produccin y establecer los niveles ptimos de inventario.

VII

Planificacin de recursos empresariales

Este sistema de planificacin permite la integracin y optimizacin de todos los recursos y procesos de la empresa; integrando procesos como logstica, inventarios, compras, ventas, distribucin, produccin, recursos

humanos, entre otros.

Programa maestro Utiliza como punto de partida los pedidos de los clientes o de produccin los pronsticos de demanda, determinando as la cantidad de producto final que ser manufacturado en el corto plazo, definiendo el tiempo en que se fabricar cada producto.

Sistema productivo

Serie de operaciones necesarias para la manufactura de productos finales.

Software

Es

el

conjunto

de

programas,

datos,

diseo

instrucciones utilizados en los sistemas de cmputo.

VIII

RESUMEN
Es importante contar con un buen sistema de planificacin de los requerimientos de materiales para el eficiente desarrollo de las operaciones en la industria de la manufactura, por lo que mantener un adecuado nivel de materiales es un factor determinante para lograr este objetivo. Por ello resulta indispensable estimar la cantidad de materiales que sern requeridos en el futuro, lo que debe partir de la demanda esperada de los distintos productos manufacturados por la empresa.

Actualmente la empresa cuenta con un sistema de planificacin de materiales que no es lo suficientemente flexible, debido principalmente a que las especificaciones de los productos se encuentran nicamente en archivos fsicos, situacin que retrasa el clculo de los materiales necesarios para cubrir cada una de las rdenes de produccin.

Por estos inconvenientes, el sistema de planificacin de materiales se ha visto relegado a segundo plano, ya que resulta ms fcil monitorear continuamente el nivel de inventario de los distintos materiales utilizados en el sistema productivo y realizar los pedidos cuando sus existencias estn por debajo del nivel de seguridad.

Sin embargo, el establecimiento de un sistema eficiente de planificacin de los requerimientos de materiales es indispensable, ya que permite la reduccin de los costos generados por los inventarios, debido a que determina las cantidades precisas de los materiales que se utilizarn en el futuro, valindose de los programas maestros de produccin y las especificaciones de los productos contenidas en las listas de materiales.

IX

La implementacin de la metodologa utilizada para la planificacin de los requerimientos de materiales, permite contar con el nivel adecuado de los materiales necesarios para la manufactura de los productos en las cantidades especificadas para cada perodo.

El desarrollo de las herramientas de cmputo permitir ejecutar de manera gil los clculos necesarios para realizar la planeacin de los requerimientos de materiales, permitiendo tambin un mejor control de los materiales utilizados en el proceso de produccin.

OBJETIVOS

General

Desarrollar la metodologa para la obtencin de un adecuado sistema de planificacin de los requerimientos de materiales que permita una reduccin de costos.

Especficos

1. Establecer un marco conceptual de referencia sobre planeacin de los requerimientos de materiales.

2. Describir el sistema actualmente utilizado por la empresa para la planeacin de los requerimientos de materiales.

3. Determinar mediante el estudio tcnico un sistema efectivo para la planeacin de los requerimientos de materiales.

4. Desarrollar las herramientas de cmputo necesarias para la planeacin de los requerimientos de materiales.

5. Describir el proceso administrativo necesario para la implementacin del sistema propuesto.

6. Desarrollar el formato de reportes que permita controlar y mejorar el sistema propuesto.

XI

7. Establecer los requerimientos

de soporte tcnico necesarios para

controlar y mejorar el sistema de cmputo propuesto.

XII

INTRODUCCIN

En un mundo tan competitivo resulta indispensable cumplir con los tiempos de entrega establecidos con cada uno de los clientes de la organizacin, por ello, debe existir una buena planificacin de la produccin, lo que exige un adecuado abastecimiento de los insumos de materiales necesarios para cumplir con las rdenes de produccin planificadas.

Por esto es importante planificar los requerimientos de materiales, ya que ser posible contar en todo momento con la cantidad adecuada de cada uno de los materiales necesarios para la manufactura de los productos elaborados por la organizacin.

Para lograr este objetivo es preciso establecer una metodologa que permita determinar la cantidad exacta de cada uno de los materiales utilizados en el sistema productivo y cundo sern requeridos, adems debe establecer el nivel de inventario ptimo para cada uno de estos materiales. El sistema de planificacin de los requerimientos de materiales puede cumplir estas funciones.

Este sistema constituye uno de los elementos fundamentales para lograr el desarrollo eficiente de las operaciones en la industria de la manufactura, lo que permite la reduccin de costos de inventarios de materiales, debido a la minimizacin de los costos derivados de las rdenes de compra de materiales y sus costos de almacenaje, considerando tambin los tiempos de

abastecimiento.

XIII

Este sistema permite entonces contar con el nivel ptimo de materiales para que no existan paradas de produccin derivadas de su mal manejo, evitando as costos indirectos elevados, los que pueden ser causados por dichos paros de produccin, por la adquisicin de materiales a un precio ms alto, o bien por la prdida de clientes por no cumplir con las entregas planificadas.

XIV

1. GENERALIDADES

1.1

Planificacin de los requerimientos de materiales o MRP

1.1.1 Resea histrica

Durante la Segunda Guerra Mundial el gobierno estadounidense utiliz programas especializados que se ejecutaban en enormes y complejas computadoras surgidas a principios de la dcada de los aos cuarenta, los que controlaban la organizacin y logstica de sus unidades blicas.

A finales de los aos cincuenta, los sistemas MRP dejaron de ser usados exclusivamente por el ejrcito y se integraron al proceso productivo, especialmente en los Estados Unidos de Amrica. Las compaas que adoptaron el MRP observaron los beneficios de su implementacin; el sistema permita llevar el control de diversas actividades como control de niveles ptimos en inventarios, facturacin, pago y administracin de nminas entre otras.

La adopcin de estos sistemas en el sector productivo se vio favorecida por la evolucin de las computadoras; a pesar de ser muy rudimentarias en sus inicios contaban con la capacidad de almacenar y recuperar datos, lo que facilitaba el procesamiento de transacciones, mejorando as la velocidad de respuesta con que podan ejecutarse las acciones necesarias para una buena planeacin de requerimientos de materiales.

Durante los aos sesenta y setenta los sistemas MRP evolucionaron para brindar a las empresas una reduccin en el inventario de los materiales utilizados en el proceso productivo; al planear los insumos basados en la demanda real se obtuvo una reduccin en los costos, ya que se compraba slo los materiales necesarios.

1.1.2 Definicin de planificacin de los requerimientos de materiales

El sistema de Planificacin de los Requerimientos de Materiales o MRP (por sus siglas en ingls Materials Requirement Planning), utiliza la dependencia existente entre la demanda del producto final y la demanda de componentes, subcomponentes y ensambles para planificar la produccin y establecer los niveles ptimos de inventario.

Por lo tanto, el sistema MRP determina la cantidad de materiales que se demandarn en el futuro, adems de establecer el momento en el que sern utilizados.

1.1.3 Beneficios de la planificacin de los requerimientos de materiales

Este sistema permite la reduccin de inventarios y su costo de manejo, debido a que mantiene nicamente las cantidades de materiales que se necesitarn para un perodo de manufactura establecido, reduciendo as el costo de oportunidad por el mantenimiento de altos niveles de inventario en bodegas. Adems, el sistema asegura que los materiales estn disponibles en el momento en que se necesitan, reduciendo as los retrasos en el procesamiento de las rdenes de produccin.

Al existir una adecuada coordinacin entre los departamentos involucrados en la realizacin de esta actividad, es factible planificar y programar los requerimientos de materiales basndose en los pronsticos de demanda, los que se fundamentan en la evolucin histrica de las ventas de los distintos productos manufacturados por la organizacin; en el anexo 1 se encuentran modelos de pronsticos que pueden ser utilizados para cumplir con esta funcin.

1.1.4 Entradas principales del sistema

En un sistema MRP son indispensables tres elementos fundamentales en el sistema de informacin:

Programa maestro de produccin Archivo de las listas de materiales para la estructura del producto Archivo del estado legal del inventario

1.1.4.1

Programa maestro de produccin

El programa maestro de produccin se inicia a partir de los pedidos de los clientes o de los pronsticos de demanda. Dicho programa determina la cantidad de producto final que ser manufacturado, adems de establecer el perodo de tiempo en que se fabricar cada uno de los productos.

Por ello, deben considerarse las necesidades netas de fabricacin de cada producto final, esto implica que de las necesidades brutas de produccin estn descontados los productos en inventario y la produccin en proceso.

El programa maestro de produccin cumple con dos funciones bsicas:

a) Permite concretar un plan agregado de produccin que contempla los niveles de produccin esperados para horizontes de tiempo ms amplios, lo cual es posible debido al detalle contenido en los programas maestros de produccin. La consideracin en conjunto de estos planes contribuye a la planeacin de la produccin de mediano y largo plazo.

b) Facilita la obtencin de un plan aproximado de la capacidad instalada requerida para cumplir con las rdenes de produccin contenidas en el programa maestro de produccin. Dicho plan aproximado de la capacidad permitir entonces, determinar la viabilidad del programa maestro de produccin, por ende, tambin podr evaluarse el plan agregado de produccin al considerar el conjunto de programas maestros de produccin que lo conforman.

1.1.4.2

Lista de materiales

Es una descripcin precisa de cmo se manufactura cada

producto,

especificando los componentes que lo integran, las cantidades necesarias de cada uno de ellos para obtener el producto final, la secuencia de integracin y cules son los centros de trabajo que la ejecutan.

Esta informacin puede ser obtenida a partir de documentos de diseo del producto, del anlisis de flujo de trabajo y de documentacin estndar de manufactura. La informacin ms relevante proporcionada por la lista de materiales al sistema MRP es la estructura del producto.

La estructura del producto puede realizarse en forma de rbol con diferentes niveles de fabricacin y montaje. La codificacin por niveles facilita la explosin de materiales, lo que facilita identificar cada uno de los materiales que componen cada producto manufacturado en el sistema productivo.

Estos niveles se pueden definir as:

Nivel 0: productos finales no usados, como componentes de otros productos, es el nivel ms complejo de la lista. Nivel 1: componentes unidos directamente a un elemento de nivel 0. En general, en el nivel i se ubicarn componentes que se relacionan directamente con otros de nivel i 1, siguiendo el proceso hasta llegar a las materias primas y partes compradas en el exterior.

1.1.4.3

Archivo de registro de inventarios

El sistema debe incluir un archivo completamente actualizado del estado real del inventario de cada uno de los componentes que integran los distintos productos manufacturados; con ello se logra tener informacin precisa sobre la disponibilidad de cada uno de los componentes controlados por el sistema MRP.

El sistema debe contener tambin la identificacin del componente (cdigo de identificacin), cantidad disponible, nivel de existencia de seguridad, cantidad asignada y el tiempo de espera de adquisicin de cada uno de los artculos.

1.1.5 Evolucin del sistema MRP

El sistema MRP fue el punto de partida de modelos ms evolucionados, dicho sistema presentaba ciertas limitantes; una de ellas era la calidad del programa maestro de produccin; debido a su obtencin externa, no permita conocer las actividades realizadas por las distintas unidades productivas en cada momento del tiempo, desconociendo si se tena la capacidad suficiente para cumplir con la produccin programada.

Para solucionar estos inconvenientes se desarrollaron tcnicas de gestin de talleres y de planificacin de capacidad, la integracin de estos aspectos y el sistema original dio como resultado el sistema MRP de Bucle Cerrado, cuyos primeros intentos se registran en 1975.

En 1979 estas soluciones tecnolgicas utilizaron otras siglas, MRP II, cuyo alcance permiti atender factores relacionados con la planeacin de las capacidades de manufactura; a diferencia de los sistemas precursores, se reconoca la existencia de interrupciones en la operacin, cambios sbitos y limitacin en los recursos que van ms all de la disponibilidad de materiales.

En los aos noventa existan dos soluciones tecnolgicas para las empresas, el MRP y el MRP II, pero en un mundo tan cambiante, estas

soluciones nacidas en el ambiente de manufactura ya no eran suficientes, por lo que en el mercado surge una alta variedad de organizaciones financieras, de servicios y comerciales, entre otras, las que necesitaban soluciones para controlar sus procesos y ser ms competitivas.

Un factor indispensable para la creacin de soluciones que pudieran satisfacer las nuevas necesidades, fue sin duda el crecimiento de la industria del software. Con el nacimiento de nuevas aplicaciones empresariales fue necesario controlar reas como contabilidad, finanzas, administracin de rdenes de venta y logstica, entre otras.

El sistema capaz de cubrir estas necesidades es el ERP o Planificacin de Requerimientos Empresariales, el cual proporciona alta precisin y elevada eficiencia en la cadena de abastecimiento a bajo costo, permitiendo a la compaa la automatizacin e integracin de los procesos de negocios, compartir datos, producir y acceder a informacin en tiempo real.

El sistema ERP permite tambin determinar un plan de produccin desfasado en el tiempo, as como el establecimiento de las cantidades necesarias de los recursos ms importantes para el cumplimiento de las rdenes a tiempo; adems, proporciona tambin un completo subsistema financiero que permite manejar desde la presupuestacin hasta el correcto y eficiente procesamiento de pagos, facturas, cuentas por cobrar tanto a nivel nacional como internacional.

1.1.5.1

El sistema MRP II

Es un sistema integrado que mediante un proceso computarizado en lnea, utiliza una base de datos nica, participa en la definicin de la planeacin estratgica, programas de produccin, planifica los pedidos de los distintos materiales requeridos por el proceso productivo, establece las prioridades y actividades de cada uno de los talleres involucrados, controla y planifica la capacidad necesaria y disponible y optimiza los inventarios.

Una vez que se han obtenido estos resultados, el sistema determina los costos y elabora los estados financieros, los que son utilizados para eliminar las posibles desviaciones existentes entre lo planificado y lo efectivamente realizado. Para visualizar los posibles escenarios pueden realizarse

simulaciones al hacer modificaciones al valor de las determinantes del sistema, lo que permite definir posibles soluciones a los distintos problemas que podran presentarse. El sistema MRP II debe considerarse entonces como una filosofa para los sistemas de informacin de planificacin y control de los recursos de la empresa.

1.1.5.2

Entradas del sistema MRP II

Debido a la multiplicidad de las funciones que realiza el sistema MRP II, resulta ser muy complejo, por ello es necesario utilizar una gran cantidad de informacin. Las entradas principales del sistema la constituyen:

El plan de ventas, punto de partida de el Plan Agregado de Produccin La base de datos del sistema La retroalimentacin desde las fases de ejecucin a las de planificacin

Plan de ventas

Dentro de la planeacin estratgica es necesario realizar un plan de ventas a largo plazo, determinado por la demanda prevista y los objetivos empresariales establecidos para dicho horizonte temporal. Para alcanzar los objetivos establecidos en la planeacin estratgica y el plan de ventas a largo plazo es necesario definir el plan financiero a largo plazo, el que puede modificar los planes anteriormente mencionados, debido a las posibles restricciones financieras.

En conjunto, estos planes constituyen la base del plan estratgico o plan de empresa, el que una vez sea aprobado, corresponde a la direccin de operaciones realizar el plan produccin a largo plazo; para lograr su cumplimiento ser necesario que ste sea planteado a nivel tctico y definido en el mediano plazo, mediante el plan agregado de produccin.

En el plan agregado de produccin se debe considerar la cantidad anual del plan de produccin, desagregado en cifras mensuales o trimestrales; adems, la demanda prevista de corto y mediano plazo, la cartera de pedidos y otras fuentes de demanda; con ello se determinar la necesidad total de produccin agregada; su posterior desagregacin hace necesario el establecimiento del programa maestro de produccin.

Base de datos del sistema

La base de datos del sistema debe ser estructurada de tal manera que no exista duplicidad de informacin, lo que permite optimizar la cantidad de memoria utilizada y dar un mayor grado de confiabilidad al sistema; adems, debe realizarse el mantenimiento necesario al sistema para que se encuentre en ptimas condiciones.

Retroalimentacin desde las fases de ejecucin a las de planificacin

Para que el sistema sea dinmico y se ajuste a las necesidades reales de produccin, debe existir una retroalimentacin continua entre cada una de las etapas de ejecucin y las de planificacin, permitiendo as realizar los ajustes necesarios para corregir las desviaciones que pueden surgir en cualquier etapa del proceso productivo, reduciendo as la brecha entre lo planificado y lo realizado.

Esta revisin continua permitir la optimizacin de los niveles de inventarios, reduciendo as los costos de almacenaje, los costos de capital derivados del mantenimiento de altos inventarios, la prdida generada por paradas de produccin por faltantes en inventario o el incremento de costos por la adquisicin de stos a precios elevados, lo que podra generar inevitablemente prdida de competitividad en el mercado, ya sea por el nivel de precios de los productos o por el mayor tiempo de entrega de los mismos.

1.2

Aspectos generales de la empresa

1.2.1 Antecedentes de la empresa

La empresa actualmente es una corporacin de tres organizaciones que incursionan en el rea de alimentos; sin embargo, en sus inicios estas organizaciones operaban independientemente, no fue hasta el ao 2001 cuando estas organizaciones se fusionaron y centralizaron sus operaciones productivas y administrativas en una sola planta.

La primera en realizar operaciones en Guatemala fue Donas Americanas en el ao de 1964, la cual ha incursionado en el rea de panadera. Posteriormente en el ao de 1979 inici operaciones La Crepe, misma que se ha dedicado a la venta de alimentos en restaurantes ubicados en las distintas reas comerciales de la ciudad de Guatemala. Finalmente en 1985 inicia operaciones Salisa, la cual provee de alimentos a las cafeteras de algunas industrias que operan dentro y fuera de la ciudad capital.

10

Inicialmente La Crepe contaba con un restaurante ubicado en la zona 13 de la ciudad de Guatemala, el proceso productivo se realizaba de principio a fin dentro del restaurante debido al bajo volumen de ventas que posea; sin embargo, el creciente xito experimentado por esta organizacin ha hecho que actualmente cuente con diez restaurantes ubicados en distintos puntos de la ciudad de Guatemala, mismos que son abastecidos desde la central.

As mismo, Donas Americanas inici con bajos niveles de ventas, por ello en sus inicios contaba con dos tiendas, ubicadas en las zonas 7 y 9 de la ciudad capital. Debido al crecimiento en la demanda de sus diversos productos actualmente cuenta con siete tiendas ubicadas en las distintas zonas comerciales de la ciudad. Actualmente sus operaciones han sido concentradas en la planta central, la cual abastece los pedidos realizados por sus tiendas.

Desde sus inicios Salisa se ha dedicado a proveer de alimentos a las cafeteras del sector industrial guatemalteco, su posicionamiento en el mercado ha crecido paulatinamente y en la actualidad cubre la demanda de quince plantas industriales que tienen operaciones dentro del departamento de Guatemala y tres ms en el interior de la repblica; tiene una amplia gama de mens que le permite dar dos opciones diarias que no se repiten en al menos un mes.

Adems de cubrir la demanda de las distintas plantas industriales con las cuales Salisa tiene relaciones comerciales, debe tener la capacidad para suministrar alimentos a los empleados de la corporacin, que actualmente son 85 personas.

11

La corporacin cuenta con su propio sistema de distribucin,

el que

consiste en una flotilla de paneles; dado que debe cubrir la distribucin de las tres organizaciones que conforman la corporacin, la ruta de cada una de ellas est programada de tal manera que puedan cumplirse eficientemente las entregas de los pedidos solicitados por cada uno de los restaurantes, tiendas o cafeteras que deben abastecer.

1.2.2 Infraestructura

El edificio industrial puede clasificarse como edificio de primera categora, debido a que est compuesto principalmente de acero estructural y hormign; debido a su bajo grado de inflamabilidad brinda mayor seguridad al personal que labora en cada una de las reas de trabajo, as como a los materiales y productos almacenados dentro del edificio industrial. El edificio est dividido en dos reas, el rea de produccin y el rea administrativa.

El rea de produccin est compuesta por una nave industrial, cuyo techo es abovedado para aprovechar el espacio para el almacenamiento de materias primas, producto en proceso y producto terminado; el piso industrial es de concreto cubierto con una capa de cemento lquido, mismo que permite contar con las condiciones higinicas necesarias para cumplir con los requerimientos establecidos por las buenas prcticas de manufactura; adems, sus paredes interiores y exteriores son de block.

12

1.2.3 Distribucin en planta

Dadas las caractersticas del proceso productivo, la distribucin en planta que resulta adecuada es la distribucin por proceso, debido a la existencia de operaciones productivas que pueden ser agrupadas en reas de trabajo por realizar procesos similares. Dentro de las distintas reas de trabajo puede mencionarse el rea administrativa, recepcin de materiales, bodega de materia prima, cuartos fros, el rea de cocina, panadera, enfriamiento, empaque, despacho, cafetera, etc.

rea administrativa

En esta rea se encuentran las oficinas de cada una de las dependencias encargadas de planificar el adecuado desarrollo de la corporacin, como lo es la Junta Directiva, el Departamento de Planeacin de Produccin,

Administracin de Personal, Contabilidad, Planeacin Administrativa Financiera, Departamento de Ventas, etc.

rea de recepcin de materiales

Debido al volumen de materiales que se maneja en el sistema productivo de la corporacin, se cuenta con un rea de carga y descarga, la misma que est dotada de una balanza para asegurarse de que el peso de los materiales comprados sea el correcto. En esta rea se encuentra ubicada la oficina del asistente de compras, lo que facilita la verificacin de cada uno de los pedidos realizados a los proveedores.

13

Bodegas de almacenamiento

La bodega de materia prima est dividida en dos reas principales: el rea de abarrotes que no necesitan refrigeracin y el rea de almacenamiento de material de empaque; la primera se encuentra ubicada en el primer nivel de la bodega, all se encuentran los materiales organizados en estanteras para aprovechar mejor el espacio y evitar que puedan ser afectados por la humedad concentrada en los pisos. En el segundo nivel se encuentra ubicado el material de empaque de los distintos productos elaborados por la corporacin, debido a que existe una restriccin de la carga que puede soportar la estructura de manera segura.

Adems, cuenta con dos cuartos en fros en donde se almacenan los materiales y productos terminados que necesitan refrigeracin; sin embargo, existen algunos productos como los lcteos, verduras, jaleas, aderezos, entre otros que necesitan permanecer a temperaturas ms bajas, para ellos se utiliza un congelador.

Cafetera

La corporacin est dotada de una cafetera que cubre la demanda de alimentacin para los trabajadores que laboran dentro de las instalaciones, tanto en el rea de produccin como en el rea administrativa.

14

rea de panadera

Esta rea cuenta con un cuarto de mezcla, en el se encuentran mezcladoras mecnicas que trabajan por lotes de produccin. Dentro de esta rea existen tambin mesas que son utilizadas para refinar y troquelar la mezcla, adems se cuenta con una cmara de fermentacin, una freidora y el equipo necesario para el recubrimiento de los productos.

rea de cocina

El rea de cocina utiliza varias mesas en donde son picados los distintos alimentos necesarios para la produccin de los mens elaborados para los restaurantes y las cafeteras a las que se atiende. Debido a que los alimentos cocinados deben ser almacenados en los cuartos fros para que su vida sea ms prolongada, se cuenta con un sistema de enfriamiento que consiste en una pila dotada de ventiladores para agilizar el proceso.

1.2.4 Descripcin de los productos manufacturados

La corporacin maneja varias lneas de productos en cada una las organizaciones que la conforman, dentro de cada una de las cuales se elabora una amplia gama de productos, entre los que puede mencionarse aderezos, salsas, ensaladas, refrescos naturales, sopas y porciones de plato fuerte que puede ser pollo, carne de res, pescado y otros.

15

Actualmente su lnea de almuerzos cuenta con aproximadamente 250 mens distintos, para ofrecer una amplia variedad a las cafeteras, tiendas y restaurantes que actualmente mantienen operaciones dentro y fuera de la ciudad capital, adems, continuamente desarrollan productos nuevos para incursionar en otros nichos de mercado.

16

2. SISTEMA ACTUAL

2.1

La planificacin de los requerimientos de materiales

2.1.1 Quin realiza la planificacin de los requerimientos de materiales?

La planeacin de los requerimientos de materiales la realiza el gerente de logstica y la persona encargada de compras, quienes son responsables del adecuado manejo de inventarios de los distintos materiales requeridos por el proceso productivo.

2.1.2 Cmo se realiza la planificacin de los requerimientos de materiales?

El sistema con el que cuenta la empresa es una aplicacin en ASPEL SAE, la cual permite realizar informes sobre la demanda esperada de cada uno de los productos alimenticios manufacturados, mediante la utilizacin de una diversidad de mtodos de pronsticos fundamentados en el comportamiento histrico de las ventas de dichos productos, para el horizonte de tiempo de inters.

La aplicacin antes mencionada cuenta tambin con un sistema que controla el nivel de inventarios de cada uno de los materiales requeridos en el proceso productivo, lo que permite establecer en cualquier momento las existencias disponibles en bodega.

17

La interaccin de estos sistemas permite determinar las necesidades netas de materiales requeridos para cumplir con la demanda de cada uno de los productos alimenticios elaborados por la empresa.

Sin embargo, algunos productos poseen fluctuaciones considerables en su demanda, es por ello que ocasionalmente el nivel de inventario existente no es el adecuado, lo que conlleva un incremento en el costo de produccin.

El exceso en el nivel de existencia genera algunas veces la prdida total de los materiales no consumidos, por ser perecederos; mientras que la falta de existencias en inventario se solucionan con la adquisicin de materiales faltantes de manera inmediata, lo que generalmente incrementa los costos debido a la premura de su adquisicin.

2.2

Diagrama del proceso administrativo

El gerente de ventas es el encargado de realizar peridicamente el informe del nivel de ventas esperadas de cada uno de los productos alimenticios elaborados por la empresa, utilizando para ello la aplicacin antes mencionada, para el perodo de anlisis.

Dicho informe es proporcionado al gerente de logstica, quien es el encargado de realizar el clculo de los requerimientos de materiales necesarios para cubrir la demanda; adems, debe verificar si el nivel de inventario existente puede cubrir las necesidades establecidas en el plan de produccin.

18

Cuando el nivel de inventarios es insuficiente para cubrir la demanda o los inventarios han llegado a su punto de reorden, la persona encargada de compras realiza el pedido al proveedor del insumo. El diagrama del proceso administrativo actual se presenta en la figura 1.

Figura 1. Diagrama del proceso administrativo actual

DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO

Empresa: Empresa de Alimentos S. A Proceso: Planificacin de los requerimientos de materiales Hoja: 1 de 1 Inicia en: Determinacin del nivel de ventas Mtodo: Actual Termina en: Revisin del nivel de inventarios Fecha: 02/01/2004 Elaborado por: Jos Roberto Ramos Vsquez

Determinacin del nivel de ventas esperado Clculo del requerimiento de materiales Revisin del nivel de inventarios

SMBOLOS

EVENTO

NMERO

Operacin

Inspeccin

19

2.3

Informes utilizados por el sistema

La informacin utilizada por el sistema de planificacin de requerimiento de materiales incluye la referente al nivel esperado de produccin y el informe del nivel de existencia de materiales; el nivel esperado de produccin permite establecer los requerimientos totales de materiales necesarios para cumplir con la demanda de ventas proyectada para el perodo de inters; sin embargo, es necesario complementar esta informacin con el nivel de existencia de materiales en inventario; su interrelacin permite entonces determinar la cantidad neta de materiales requeridos por el sistema productivo.

2.3.1 Informe del nivel de produccin esperado

El sistema ASPEL SAE contiene la informacin referente a las ventas histricas de cada uno de los productos manufacturados por la empresa, con esta informacin realiza un pronstico del nivel de produccin esperado para el perodo de anlisis. En la figura 2 puede observarse el formato del informe del nivel de produccin esperada.

Figura 2. Formato del informe del nivel de produccin esperada

Empresa de Alimentos S. A.
Perodo del: CodProducto Al Producto Pronstico de ventas Pgina: Unidad de medida

20

2.3.2 Informe del nivel de existencia en inventarios

El sistema contiene la informacin referente al nivel de existencia

en

inventarios de los materiales requeridos para la produccin de los distintos alimentos elaborados por la empresa. Entre los informes que pueden ser generados por el sistema se encuentran las materiales que poseen existencia mayor que cero unidades, cien unidades, el informe general contiene la informacin de todas las materias utilizadas en el proceso productivo. El formato del informe del nivel de existencia de inventarios se puede observar en la figura 3.

Figura 3. Formato del informe del nivel de existencia de inventarios

Empresa de Alimentos S. A.
Fecha: CodMaterial Material Existencia Pgina: Unidad de medida

Para que el sistema est actualizado en cada momento, se ingresa continuamente la informacin referente a las entradas y salidas de materiales de las bodegas de materia prima, las cuales son documentadas en formatos que permiten su adecuado control, permitiendo contar con archivos fsicos que pueden ser confrontados con la informacin contenida en el sistema, facilitando as la determinacin de las posibles desviaciones entre los inventarios fsicos y el inventario registrado por el sistema.

21

Las entradas de materiales se controlan mediante las rdenes de recepcin de materiales o las devoluciones de materiales de las reas de produccin mediante las rdenes de devolucin, las que contienen la informacin referente a la descripcin de la materia prima, cdigo, cantidad, unidad de medida, precio total y unitario, proveedor y fecha de recepcin.

Las salidas de materiales se controlan mediante las rdenes de requisicin de materiales de las distintas reas de produccin y rdenes de devolucin a los proveedores, la informacin contenida en estos documentos es como la descrita en los documentos que registran las entradas de materiales.

2.4

Sistema de planificacin de los requerimientos de materiales

2.4.1 Identificacin de materiales

Cada uno de los materiales utilizados para la manufactura de los productos elaborados por la empresa posee una codificacin alfanumrica, mediante la cual son identificados en el sistema que controla el nivel de inventarios.

Dicha codificacin facilita el control de las existencias de los materiales utilizados y los movimientos de inventario que se realizan, ya sea recepcin, requisicin o devolucin de las mismas.

22

2.4.2 Explosin de materiales del producto

Para cada uno de los productos alimenticios elaborados por la empresa existe un detalle de la cantidad de materiales requeridos por unidad de produccin. Dichas cantidades son especificaciones contenidas en las recetas de cada uno de los productos alimenticios manufacturados por la empresa, las que se encuentran en archivos fsicos, lo que dificulta que su consulta se realice gilmente.

2.4.3 Requerimientos de materiales

El sistema contiene la informacin referente a las ventas histricas de cada uno de los productos manufacturados por la empresa, con dicha informacin se determina la demanda esperada, en funcin de la cual puede realizarse el requerimiento de materiales.

Debido a que el sistema no cuenta con la informacin referente a las recetas de los distintos alimentos, no es posible determinar rpidamente la cantidad de materiales que sern necesarios para cumplir con la demanda; sin embargo, este procedimiento se ha visto relegado a un segundo plano, debido a que resulta ms fcil para el gerente de logstica y su asistente de compras verificar continuamente el nivel de inventarios de cada uno de los materiales utilizados por el sistema productivo.

23

3. SISTEMA PROPUESTO

3.1

Diagrama del proceso administrativo

El sistema de planeacin de materiales es una metodologa con retroalimentacin continua, derivado de la dependencia existente entre la demanda de los diversos productos manufacturados y la cantidad de materiales necesarios para cubrir efectivamente su produccin.

Para determinar la produccin demandada es conveniente considerar el pronstico de las ventas, el cual se fundamenta en las series histricas de cada uno de los productos manufacturados, utilizando los modelos ms apropiados.

Luego de conocer las cantidades a producirse en cada uno de los perodos en consideracin es posible determinar la cantidad de materiales necesarios para cubrir la demanda, la cual constituye los requerimientos brutos de materiales. Sin embargo, debe considerarse tambin los niveles de existencia disponibles en bodega para determinar los requerimientos netos de materiales.

Una vez que se ha determinado la cantidad de materiales, bruta y neta, debe emitirse la documentacin correspondiente para registrar la salida de los materiales necesarios para la manufactura de los productos demandados.

Tambin debe analizarse si los niveles de existencia de materiales responden a un sub o sobre abastecimiento, para lo cual es suficiente verificar qu tan cerca est del nivel de reorden. Si existe sub abastecimiento debe realizarse una orden de cotizacin.

25

Despus de evaluar las distintas propuestas de los proveedores, considerando para ello factores como economa, calidad, tiempo de entrega, garanta, entre otras, debe seleccionarse el proveedor ms adecuado. Despus de cumplirse con este requerimiento debe realizarse la orden de compra de los materiales en las cantidades demandadas. Figura 4. Diagrama del proceso administrativo propuesto DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO
Empresa: Empresa de Alimentos S. A Proceso: Planificacin de los requerimientos de materiales Hoja: 1 de 2 Inicia en: Determinacin del nivel de ventas Mtodo: Propuesto Termina en: Bodega de materiales Fecha: 02/01/2004 Elaborado por: Jos Roberto Ramos Vsquez

Determinacin plan de ventas Clculo del requerimiento bruto de materiales Revisin del estado legal de inventarios Clculo del requerimiento neto de materiales Espera de transaccin de inventarios Transaccin de inventarios

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DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO

Empresa: Empresa de Alimentos S. A Proceso: Planificacin de los requerimientos de materiales Hoja: 2 de 2 Inicia en: Determinacin del nivel de ventas Mtodo: Propuesto Termina en: Bodega de materiales Fecha: 02/01/2004 Elaborado por: Jos Roberto Ramos Vsquez

Cotizacin de compra

Orden de compra

Recepcin y revisin de materiales

SMBOLOS

EVENTO

NMERO

Operacin

Inspeccin

Combinada Demora Almacenaje

1 1 1

27

3.2

Reportes utilizados por el sistema

Para el eficiente desempeo del sistema de planificacin de los requerimientos de materiales se debe contar oportunamente con los insumos de informacin necesarios para su determinacin. La obtencin y actualizacin de esta informacin debe ser sencilla para que el sistema sea dinmico y pueda ajustarse a las necesidades cambiantes del sistema productivo; dicha informacin es la contenida en:

El programa maestro de produccin Las listas de materiales El estado del archivo legal de los inventarios

3.2.1 Programa maestro de produccin

Debido a la naturaleza de los productos alimenticios manufacturados por la empresa, sus programas de produccin deben ser detallados para perodos de corto plazo, por ser stos perecederos. En el caso de la lnea de produccin de almuerzos, el programa debe contener las cantidades demandadas de los distintos mens para cada da de produccin planificado.

El programa maestro de produccin correspondiente al perodo de anlisis, puede observarse en la tabla I, el mismo detalla las cantidades demandadas de cada uno de los mens incluidos en la lnea de almuerzos; sin embargo, debido a la dinmica que se observa en esta lnea de produccin, el programa debe ser revisado continuamente, ya que pueden existir fluctuaciones en la demanda.

28

Tabla I. Programa maestro de produccin de la lnea de almuerzos

Programa maestro de produccin Lnea: Almuerzos Da 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Total Pollo 1 50 60 55 45 50 60 55 50 45 60 45 55 50 45 55 60 55 50 45 55 60 45 50 45 55 60 1,360 Pollo 2 40 50 50 60 50 45 40 60 50 60 45 50 40 45 60 50 45 50 40 50 45 60 50 60 40 45 1,280

29

3.2.2 Lista de materiales

Para hacer eficiente el sistema, se debe poseer un adecuado registro de los materiales utilizados en la elaboracin de los diversos productos alimenticios, por ello es necesario asociar a cada producto la cantidad requerida de los materiales necesarios por unidad de produccin. Las listas de materiales utilizados en la elaboracin del pollo 1 y del pollo 2 se encuentran en las tablas II y III.

Tabla II. Materiales para la produccin de 20 porciones de pollo 1 Material Pollo limpio Salsa base Verdura mixta Harina blanca Maicena Consom lquido Consom polvo Vino blanco Pellejo de pollo Salsa inglesa Crema Bolsa de empaque Cantidad 15 3.5 1 0.5625 0.25 3 0.875 0.5 2 0.4 1.2 20 Unidad de medida Libras Litros Libras Libras Libras Litros Libras Litros Libras Litros Litros Piezas

Tabla III. Materiales para la produccin de 20 porciones de pollo 2 Material Pollo limpio Cebolla limpia Aceite vegetal Consom lquido Consom polvo Salsa base Bolsa de empaque Cantidad Unidad de medida 25 Libras 2 Libras 0.0625 Litros 1.5 Litros 0.125 Libras 5 Litros 20 Piezas

30

3.2.3 Archivo legal de inventarios

Con el auxilio del sistema de cmputo, puede determinarse el nivel de existencia de cada uno de los materiales que sern utilizados para la manufactura de los productos alimenticios de la lnea de almuerzos. En la tabla IV puede observarse en detalle el nivel de existencia de materiales.

Tabla IV. Nivel de existencias en inventario de los materiales utilizados en la manufactura de pollo 1 y pollo 2

Descripcin Aceite vegetal Bolsa de empaque Cebolla limpia Consom lquido Consom polvo Crema Harina blanca Maicena Pellejo de pollo Pollo limpio Salsa base Salsa inglesa Verdura mixta Vino blanco

Existencia 0.220 85 7.031 15.317 2.596 2.797 2.272 0.939 7.510 91.509 30.987 0.932 3.470 1.735

Unidad de medida Litros Piezas Libras Litros Libras Litros Libras Libras Libras Libras Litros Litros Libras Litros

La informacin referente al nivel de existencia en inventario de los distintos materiales utilizados en el sistema productivo es indispensable para la determinacin del requerimiento neto, de all la importancia de que el archivo legal de inventarios sea actualizado continuamente, logrando as la optimizacin de inventarios y consecuentemente la reduccin de los costos de su administracin.

31

3.3

Sistema de planificacin de los requerimientos de materiales

3.3.1 Codificacin de materiales

Mediante la codificacin de los materiales requeridos en el proceso productivo se logra que su identificacin sea rpida, ordenada y eficiente; esta codificacin reduce el espacio de memoria utilizado por transaccin, adems, elimina la posibilidad de duplicados, situacin que podra darse si se utiliza el nombre completo del material, debido a que su estandarizacin resulta ms compleja por la dificultad de utilizar siempre el mismo nombre de cada material utilizado en el sistema productivo, adems se consumira una mayor cantidad de recursos en el sistema.

Para que la codificacin permita describir eficientemente los materiales a los que hace referencia, es conveniente que el cdigo est compuesto por subcdigos, los que describirn las caractersticas generales y especficas del

material. Esta codificacin puede estar compuesta por sub-cdigos que describan:

La familia a la que pertenece El tipo de material que le corresponde El mercado de donde procede

3.3.1.1

Familias

La existencia de grupos de materiales con caractersticas similares permite que stos sean agrupados en familias. Para facilitar su identificacin puede utilizarse una combinacin de letras que describan sus caractersticas generales, por ejemplo:

32

Sub - cdigo 1 AVE EMB ENL MEM

Descripcin Derivados de aves Embutidos Enlatados Material de empaque

3.3.1.2

Tipos de materiales

Una vez que se ha determinado la familia a la que pertenece el material, es necesario identificarlo de manera nica dentro del sistema, por lo que ser conveniente asignarle una clave numrica a cada uno de los materiales que pertenecen a cada familia. Por ejemplo, dentro de la familia de embutidos pueden clasificarse los materiales de la siguiente manera:

Sub - cdigo 1 Sub - cdigo 2 EMB EMB EMB EMB 01 02 03 04

Descripcin Jamn California Jamn de pollo Salami Salchicha

3.3.1.3

Mercado de procedencia

El mercado de procedencia del material puede resultar importante para la elaboracin de las polticas de inventarios, debido a que los tiempos de entrega establecidos por los proveedores extranjeros pueden resultar amplios y un retraso en el pedido de estos materiales podra ocasionar prdidas significativas por las paradas de produccin que esto generara, por ello es oportuno contar con un sistema de control que permita identificar fcilmente estos materiales.

33

La clasificacin que contribuye con el logro de este objetivo puede ser la siguiente:

Sub - cdigo 3 01 02 03

Descripcin Mercado local Mercado centroamericano Mercado norteamericano

Una vez que se conoce este sistema de codificacin, es muy sencillo identificar cualquier material con solo observar su cdigo; por ejemplo, el cdigo EMB0201 puede descomponerse en los tres sub-cdigos que lo conforman, los primeros tres caracteres indican que el material pertenece a la familia de embutidos, los siguientes dos caracteres denotan que es jamn de pollo y los ltimos dos indican que su mercado de procedencia es local.

3.3.2 Clculo de los requerimientos de materiales

En este punto es necesario determinar la cantidad total de materiales requeridos para cumplir con el programa maestro de produccin de la tabla I. Para realizar el clculo de los requerimientos de materiales es necesario utilizar las especificaciones definidas en la lista respectiva, con lo que se logra determinar el requerimiento bruto de materiales necesario para cumplir con el programa antes mencionado.

De acuerdo con este programa el da 1 se requieren, 50 porciones de pollo 1 y 40 de pollo 2. Utilizando las listas de materiales definidas para cada uno de los productos alimenticios, tablas II y III respectivamente, puede realizarse el clculo de la cantidad de materiales requeridos en el da 1 para cada uno de los productos, dicho clculo puede observarse en las tablas V y VI.

34

Tabla V. Clculo del requerimiento de materiales para la produccin de pollo 1

Material Pollo limpio Salsa base Verdura mixta Harina blanca Maicena Consom lquido Consom polvo Vino blanco Pellejo de pollo Salsa inglesa Crema Bolsa de empaque

Clculo de requerimiento =50 Porciones * (15 Libras / 20 Porciones) =50 Porciones * (3.5 Litros / 20 Porciones) =50 Porciones * (1 Libra / 20 Porciones) =50 Porciones * (0.5625 Libras / 20 Porciones) =50 Porciones * (0.25 Libras / 20 Porciones) =50 Porciones * (3 Litros / 20 Porciones) =50 Porciones * (0.875 Libras / 20 Porciones) =50 Porciones * (0.5 Litros / 20 Porciones) =50 Porciones * (2 Libras / 20 Porciones) =50 Porciones * (0.4 Litros / 20 Porciones) =50 Porciones * (1.2 Litros / 20 Porciones) =50 Porciones * (20 Bolsas / 20 Porciones)

Total requerido 37.50 Libras 8.75 Litros 2.50 Libras 1.41 Libras 0.62 Libras 7.50 Litros 2.19 Libras 1.25 Litros 5.00 Libras 1.00 Litros 3.00 Litros 50 Bolsas

Tabla VI. Clculo del requerimiento de materiales para la produccin de pollo 2

Material Pollo limpio Cebolla limpia Aceite vegetal Consom lquido Consom polvo Salsa base Bolsa de empaque

Clculo de requerimiento Total requerido =40 Porciones * (25 Libras / 20 Porciones) 50.00 Libras =40 Porciones * (2 Libras / 20 Porciones) 4.00 Libras =40 Porciones * (0.625 Litros / 20 Porciones) 0.125 Litros =40 Porciones * (1.5 Litros / 20 Porciones) 3.00 Litros =40 Porciones * (0.125 Libras / 20 Porciones) 0.25 Libras =40 Porciones * (5 Litros / 20 Porciones) 10.00 Litros =40 Porciones * (20 Bolsas / 20 Porciones) 40.00 Bolsas

De forma anloga se obtienen los resultados para cada uno de los das planificados en el programa maestro de produccin de la tabla I. El requerimiento bruto de materiales necesarios para cumplir con dicho programa se encuentra en la tabla VII.

35

Tabla VII. Requerimiento total de materiales

Descripcin Da 1 Da 2 Da 3 Da 4 Da 5 Da 6 Da 7 Da 8 Da 9 Da 10 Da 11 Da 12 Da 13 Da 14 Da 15 Da 16 Da 17 Da 18 Da 19 Da 20 Da 21 Da 22 Da 23 Da 24 Da 25 Da 26 Total Aceite vegetal (Litros) 0.125 0.156 0.156 0.188 0.156 0.141 0.125 0.188 0.156 0.188 0.141 0.156 0.125 0.141 0.188 0.156 0.141 0.156 0.125 0.156 0.141 0.188 0.156 0.188 0.125 0.141 4.000 Bolsa de empaque (Piezas) 90 110 105 105 100 105 95 110 95 120 90 105 90 90 115 110 100 100 85 105 105 105 100 105 95 105 2,640 Cebolla limpia (Libras) 4.00 5.00 5.00 6.00 5.00 4.50 4.00 6.00 5.00 6.00 4.50 5.00 4.00 4.50 6.00 5.00 4.50 5.00 4.00 5.00 4.50 6.00 5.00 6.00 4.00 4.50 128.00 Consom lquido (Litros) 10.50 12.75 12.00 11.25 11.25 12.38 11.25 12.00 10.50 13.50 10.13 12.00 10.50 10.13 12.75 12.75 11.63 11.25 9.75 12.00 12.38 11.25 11.25 11.25 11.25 12.38 300.00 Consom polvo (Libras) 2.44 2.94 2.72 2.34 2.50 2.91 2.66 2.56 2.28 3.00 2.25 2.72 2.44 2.25 2.78 2.94 2.69 2.50 2.22 2.72 2.91 2.34 2.50 2.34 2.66 2.91 67.50 Crema (Litros) 3.00 3.60 3.30 2.70 3.00 3.60 3.30 3.00 2.70 3.60 2.70 3.30 3.00 2.70 3.30 3.60 3.30 3.00 2.70 3.30 3.60 2.70 3.00 2.70 3.30 3.60 81.60 Harina blanca (Libras) 1.41 1.69 1.55 1.27 1.41 1.69 1.55 1.41 1.27 1.69 1.27 1.55 1.41 1.27 1.55 1.69 1.55 1.41 1.27 1.55 1.69 1.27 1.41 1.27 1.55 1.69 38.25 Maicena (Libras) 0.63 0.75 0.69 0.56 0.63 0.75 0.69 0.63 0.56 0.75 0.56 0.69 0.63 0.56 0.69 0.75 0.69 0.63 0.56 0.69 0.75 0.56 0.63 0.56 0.69 0.75 17.00 Pellejo de Pollo limpio pollo (Libras) (Libras) 5.00 6.00 5.50 4.50 5.00 6.00 5.50 5.00 4.50 6.00 4.50 5.50 5.00 4.50 5.50 6.00 5.50 5.00 4.50 5.50 6.00 4.50 5.00 4.50 5.50 6.00 136.00 87.50 107.50 103.75 108.75 100.00 101.25 91.25 112.50 96.25 120.00 90.00 103.75 87.50 90.00 116.25 107.50 97.50 100.00 83.75 103.75 101.25 108.75 100.00 108.75 91.25 101.25 2,620.00 Salsa base (Litros) 18.75 23.00 22.13 22.88 21.25 21.75 19.63 23.75 20.38 25.50 19.13 22.13 18.75 19.13 24.63 23.00 20.88 21.25 17.88 22.13 21.75 22.88 21.25 22.88 19.63 21.75 558.00 Salsa inglesa (Litros) 1.00 1.20 1.10 0.90 1.00 1.20 1.10 1.00 0.90 1.20 0.90 1.10 1.00 0.90 1.10 1.20 1.10 1.00 0.90 1.10 1.20 0.90 1.00 0.90 1.10 1.20 27.20 Verdura mixta (Libras) 2.50 3.00 2.75 2.25 2.50 3.00 2.75 2.50 2.25 3.00 2.25 2.75 2.50 2.25 2.75 3.00 2.75 2.50 2.25 2.75 3.00 2.25 2.50 2.25 2.75 3.00 68.00 Vino blanco (Litros) 1.25 1.50 1.38 1.13 1.25 1.50 1.38 1.25 1.13 1.50 1.13 1.38 1.25 1.13 1.38 1.50 1.38 1.25 1.13 1.38 1.50 1.13 1.25 1.13 1.38 1.50 34.00

Cada una de las filas de esta tabla contiene el requerimiento total de materiales necesarios para cumplir con la demanda diaria establecida en el programa maestro de produccin de la tabla I.

36

3.1

Cotizacin de compra

Una vez que se ha detectado la necesidad de adquirir materiales, ser necesario determinar qu proveedores cuentan con la posibilidad de cubrir su demanda; debido a la relacin existente entre los costos y la rentabilidad, stos deben ser minimizados para obtener la mayor rentabilidad posible sin sacrificar el nivel de calidad, es por ello que es necesario obtener los precios ms favorables del mercado que puedan satisfacer estas condiciones.

Para lograr este objetivo es necesario efectuar como mnimo tres cotizaciones, salvo casos especiales, como la existencia de proveedores exclusivos o lneas de crdito establecidas con proveedores. El formato para la cotizacin de compra puede observarse en la figura 5.

Figura 5. Formato de cotizacin de compra

COTIZACIN DE COMPRA

Fecha: Cotizacin No. S. C. No. Precio total

Rogamos se sirvan cotizar a la mayor brevedad posible los siguientes artculos:

Cantidad

Descripcin

Precio unitario

Firma y sello PROVEEDOR

37

3.2

Orden de compra

Una vez que se ha determinado el proveedor que cumple con los requerimientos de calidad, tiempo de entrega y precio razonable, puede realizarse el pedido de los materiales requeridos por el sistema productivo; dicho pedido debe ser documentado mediante una orden de compra. El formato que puede utilizarse es el que se encuentra en la figura 6.

Figura 6. Formato de orden de compra

No. ORDEN DE COMPRA Proveedor Fecha de solicitud Cuenta Uso o destino inmediato Condiciones de pago Promesa de entrega previa aceptacin de Cdigo Precio Unidad Total Requerido en Recibido almacn Entero Parcial Fecha

Srvase enviar a por conducto de las condiciones de este pedido, los siguientes artculos: Cantidad Unidad Descripcin

NOTA: le rogamos enviarnos su factura acompaada del original de este pedido.

Sello

Revisado

Autorizacin

38

La orden de compra debe ser confrontada al momento de la recepcin de los materiales. La verificacin de los pedidos recibidos debe ser registrada mediante una forma de recepcin de materiales, la que debe contener informacin concerniente al pedido, el proveedor, la fecha en que se realiz la recepcin de materiales, el cdigo del material, la cantidad total de cada uno de los materiales adquiridos y el precio total de los mismos.

39

4. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA PROPUESTO

4.1

Cmo utilizar el diseo del sistema

Para obtener resultados oportunos y confiables, es importante considerar un adecuado sistema de cmputo que permita revisar continuamente las actividades de planeacin de requerimientos de materiales, para lograr un sistema flexible que se adecue a las necesidades cambiantes del sistema productivo; esto permitir contar con la cantidad precisa de los materiales necesarios en el proceso productivo en el momento oportuno.

Para que este sistema sea dinmico, es necesario que el mismo sea alimentado continuamente con la informacin generada en cada momento del proceso productivo, informacin que es procesada para realizar los clculos necesarios para una adecuada planificacin de los requerimientos materiales. de

El sistema tiene la capacidad de generar reportes que permitan la toma de decisiones, fundamentado en la informacin ingresada y el procesamiento que la misma ha tenido; dichos reportes pueden brindar una amplia gama de informacin que puede ser determinante para la toma de decisiones, como puede ser el nivel de existencia del total de materiales utilizados en el sistema productivo, el total de requerimientos de materiales para un pedido en particular, las cantidades requeridas por unidad de produccin de un producto especfico, etc.

41

Adems, el sistema permite realizar consultas sobre el nivel de existencias de un material que sea de inters o los movimientos que se han realizado dentro del inventario, los pedidos que no han sido abastecidos total o parcialmente con los materiales necesarios para su produccin; la cantidad de materiales pendientes de abastecer para estos pedidos, etc.

Para facilitar el acceso a cada una de las aplicaciones necesarias para el adecuado desempeo del sistema de planificacin de materiales, se debe contar con un ambiente grfico que permita al usuario realizar fcilmente cualquier actividad de las mencionadas anteriormente, por ello las mismas pueden ser agrupadas por el tipo de operacin, las que pueden observarse en el men principal del sistema de planificacin de materiales de la figura 7.

Figura 7. Men principal del sistema de planificacin de materiales

42

4.1.1 Informacin que debe ingresar al sistema

Considerando que el sistema de cmputo tiene un diseo en su estructura, la informacin debe ser ingresada en un determinado orden para que la misma sea validada por el sistema; la informacin que debe ingresar inicialmente al sistema es la concerniente a los catlogos principales.

Dentro de los catlogos principales puede mencionarse el catlogo de productos, el de materiales, el de proveedores, el de clientes y el de vendedores. En el catlogo de productos debe ingresarse informacin referente al cdigo del producto, el nombre, la presentacin, la unidad de medida y el precio unitario como puede apreciarse en la figura 8.

Figura 8. Formulario de ingreso de datos referentes a los productos

En el sistema tambin debe ingresarse la informacin referente a los pedidos realizados por los clientes; la misma contiene el cdigo del pedido, el cdigo del cliente, el cdigo del vendedor, la fecha del pedido, la fecha de entrega, la fecha, la forma y el estatus del envo.

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Luego de que se ha ingresado la informacin requerida por pedido, debe ingresarse tambin su detalle, con la informacin referente al cdigo de pedido, el cdigo del material, la cantidad solicitada y el monto total de la compra.

Debido a que el sistema es dinmico, el archivo legal de inventarios debe permanecer actualizado; para ello debe ingresarse al mismo todos los movimientos de materiales que surjan en el proceso productivo, en el sistema se identifican cuatro distintos tipos de movimiento; siendo stos la recepcin de materiales, devolucin del taller, requisicin del taller y devolucin al proveedor; los primeros dos constituyen entradas al inventario, mientras que los ltimos dos son salidas del inventario.

Recepcin de materiales: una vez que el proveedor ha cumplido con la solicitud de materiales realizada en la orden de compra, debe confrontarse la informacin referente a las cantidades y tipos de materiales entregados, esta transaccin debe registrarse en una forma de recepcin de materiales, la cual debe ingresar al sistema de cmputo despus de ser aprobada.

Devolucin del taller: esta transaccin se llevar a cabo si el personal de produccin rechaza materiales por no cumplir con los requerimientos de calidad, o por la existencia de excedentes de materiales despus de cumplir con el lote de produccin procesado.

Requisicin del taller: es originada por el requerimiento de los materiales necesarios para cubrir cada orden de produccin.

Devolucin al proveedor: al detectarse la existencia de materiales que no cumplen con las especificaciones de calidad, es necesario realizar la devolucin de los mismos a los proveedores correspondientes.

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Adems del tipo de movimiento de materiales realizado, se debe ingresar informacin referente al nmero de documento, el cdigo del pedido que cubre si se trata de una requisicin del taller, la fecha de emisin del documento, el cdigo del material solicitado, el cdigo del emisor del documento, la cantidad de material requerido. En caso de ser una recepcin de compra se debe ingresar el precio total de la compra realizada del material en cuestin. El formulario de ingreso de esta informacin puede observarse en la figura 9.

Figura 9. Formulario de ingreso de la informacin referente al movimiento de materiales

4.1.2 Procesamiento de la informacin ingresada al sistema

Una vez que se ha ingresado la informacin requerida por el sistema, su diseo permite determinar los requerimientos de materiales para una orden en particular o para el total de la produccin programada. Tambin puede determinar el nivel de inventarios, los movimientos de materiales realizados durante un intervalo de tiempo de inters, etc.

45

Para ello, el sistema de cmputo maneja un conjunto de cdigos que permite identificar plenamente a cada uno de los productos, materiales, pedidos, etc. Si se considera el programa maestro de produccin de la tabla I, el sistema lo identificara como se muestra en la figura 10.

Figura 10. Identificacin en el sistema del programa maestro de produccin

Para realizar el clculo de los requerimientos de materiales necesarios para cumplir el programa maestro de produccin, el sistema cuenta con la informacin referente a la lista de materiales contenida en las tablas II y III, materiales necesarios para la manufactura de los productos pollo 1 y pollo 2, los que son identificados en el sistema como SSS01 y SSS02, respectivamente; la manera en que el sistema identifica esta informacin puede observarse en la figura 11.

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Figura 11. Identificacin en el sistema de la lista de materiales

El sistema identifica cada uno de los materiales necesarios para la manufactura de los productos pollo 1 y pollo 2 demandados en el programa maestro de produccin de la tabla I, por ejemplo, el sistema identifica el material pollo limpio mediante el cdigo AVE0101, el cual forma parte de los productos incluidos en dicho programa. De las listas de materiales contenidas en las tablas II y III se establece que se requieren 15 y 25 libras para la manufactura de un lote de produccin de 20 porciones de pollo 1 y pollo 2 respectivamente.

Considerando nicamente la produccin planificada para el da 1, el requerimiento total de pollo limpio ser de 37.5 y 50 libras para la demanda de pollo 1 y pollo 2 respectivamente, tablas V y VI, para hacer un total de 87.5 libras y cumplir con la demanda del da en mencin. En general, el requerimiento de materiales se obtiene al aplicar la formula siguiente:

CRMij = CUPi * Dj Donde: CRMij = Cantidad requerida del material i para la demanda del producto j

47

CUPi = Dj =

Cantidad requerida del material por lote de produccin del producto i Cantidad demandada del producto j

El sistema de cmputo utilizado es un manejador de bases relacionales; por ello debe contener la manera en que los datos se relacionan entre s, para poder realizar cualquier clculo u operacin, por ejemplo, en la lista de materiales es necesario asociar a cada producto los materiales necesarios para su manufactura, la combinacin de sus cdigos hace que cada registro sea nico, evitando as cualquier posible duplicacin.

4.1.3 Reportes generados por el sistema

Debido al alto grado de dinamismo con que se desarrollan las actividades en el proceso productivo, es sumamente importante obtener gil y oportunamente la informacin necesaria para la toma de decisiones acertadas, lo que permitir la optimizacin de los recursos disponibles en la organizacin.

Una de las variables crticas que deben controlarse para reducir los costos innecesarios en el proceso productivo lo constituye el manejo de inventarios, ya que el exceso de materiales en inventario genera costos altos de almacenaje y costo de capital, debido a que los recursos podran ser invertidos en el sistema financiero o en otros negocios que generen utilidad.

As mismo, los faltantes en inventarios generan tambin prdidas significativas, las paradas de produccin pueden ocasionar la prdida de clientes por incumplimiento de los pedidos, aunque este problema podra solucionarse mediante la adquisicin de los materiales faltantes a precios ms altos, conduciendo inevitablemente a un incremento en los costos.

48

Para evitar estos inconvenientes es importante optimizar el nivel de inventarios de los materiales utilizados en el sistema productivo, por ello se debe conocer el estado real de inventarios, lo que permite realizar ajustes en la planificacin de los requerimientos de materiales. Para facilitar esta tarea, el sistema genera un grupo de reportes que son tiles para su verificacin. Los reportes que contienen esta informacin pueden observarse en las figuras 12, 13 y 14.

Figura 12. Existencia de materiales

49

Figura 13. Requerimiento total de materiales

Adems, en ocasiones puede ser necesario conocer la lista de materiales que componen un producto, por ello, el sistema puede generar un reporte sobre las especificaciones referentes a las cantidades precisas requeridas para la fabricacin de cualquier producto elaborado por la empresa. Dicho reporte puede observarse en la figura 14.

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Figura 14. Reporte de la lista de materiales para un producto

4.2

Importancia de su implementacin

La implementacin del sistema permitir elevar la productividad del personal, debido a que el mismo cuenta con la informacin necesaria para realizar el clculo del requerimiento de materiales. Con esto se evita realizar manualmente el proceso requerido para dicho clculo; el sistema cuenta con la informacin referente a la lista de materiales y la determinacin total de materiales para un pedido. De igual forma, el total de produccin programada para un perodo dado ser fcilmente realizada por el sistema.

51

El sistema permitir tambin evaluar si se cuenta con los materiales necesarios para cubrir la demanda del departamento de produccin, debido a que el archivo legal del inventario ser actualizado permanentemente, mediante las formas utilizadas para dar seguimiento a las entradas y salidas de inventario de los distintos materiales utilizados en el sistema productivo.

Para verificar si el nivel de existencia en inventario de los distintos materiales es adecuado, bastar con determinar los requerimientos de materiales para el o los nuevos pedidos de produccin y establecer si se pueden cubrir las necesidades de abastecimiento, lo que reduce los costos de inventario y los generados por una parada de produccin.

52

5. CONTROL Y MEJORA DE LA PROPUESTA

5.1

Mejora continua del sistema

5.1.1 Control del sistema

Este proceso se realiza para determinar si el sistema diseado cumple con los objetivos establecidos para el mismo. Si los resultados generados por el sistema difieren de los reales, debe establecerse la causa de dicha variacin, y si el problema se relaciona con el sistema de aplicacin, se modifica la estructura interna del sistema para que no genere ms inconvenientes.

Como una medida efectiva de control se determinan los requerimientos de un pedido de produccin, con lo que se obtendra los requerimientos brutos de materiales para dicho pedido; este resultado debe ser comparado con el generado por el sistema para determinar si existe alguna desviacin, de ser as, debe determinarse la fuente de desviacin para que la misma pueda ser corregida y el sistema tenga la confiabilidad requerida.

Adems, ser necesario verificar si el control de inventarios que efecta el sistema es coherente con la realidad. Para lograr este objetivo debe realizarse peridicamente el inventario fsico de una muestra o de la totalidad de los materiales utilizados en el proceso productivo, resultado que debe ser comparado con la informacin contenida en el sistema y la documentacin concerniente a las entradas y salidas de materiales; si existe alguna diferencia entre el inventario fsico y el registrado en el sistema, deben realizarse los ajustes necesarios para la actualizacin del sistema.

53

5.1.2 Mantenimiento del sistema

5.2

Actualizacin peridica del sistema de cmputo

5.2.1 Hardware

Debido a la acumulacin de los registros histricos y al crecimiento de la produccin que experimenta la empresa, debe considerarse la actualizacin peridica del hardware utilizado por el sistema, ello contribuir a que la

velocidad de respuesta del sistema se encuentre dentro de los parmetros deseados. Adems, debe considerarse la realizacin peridica de backups de la informacin disponible en el sistema, los cuales deben ser almacenados en unidades externas al mismo, esto como una medida de seguridad en caso del colapso del sistema, ya que la prdida total o parcial de informacin puede resultar perjudicial para la realizacin de un adecuado anlisis de la evolucin de los requerimientos de materiales necesarios para la manufactura de los distintos productos elaborados por la empresa.

5.2.2 Software

El software debe ser actualizado peridicamente para realizar las modificaciones necesarias a fin de que sus aplicaciones respondan a las necesidades cambiantes del sistema productivo. Sin embargo, no es suficiente con realizar la modificacin del software existente, debe evaluarse la posibilidad de la adquisicin de nueva tecnologa que mejore las aplicaciones y la velocidad de respuesta del sistema, solamente as se lograr mantener el nivel de competitividad que actualmente exige el mercado en cuanto a la calidad, precio y tiempo de entrega de los pedidos.

54

5.3

Retroalimentacin con el usuario del sistema de cmputo

Para determinar los problemas o inconvenientes que han tenido los usuarios del sistema se deben realizar encuestas y entrevistas, mismas que sern tiles para determinar las posibles mejoras que puedan realizarse a la aplicacin del sistema.

Una vez que se ha determinado la existencia de algn problema en la aplicacin del sistema, corresponder al personal de desarrollo de software realizar las modificaciones necesarias a la estructura del programa para que satisfaga las necesidades del sistema productivo.

Las modificaciones realizadas al sistema deben ser evaluadas despus de ser implementadas, con el propsito de establecer si las mismas solucionaron total o parcialmente los problemas o inconvenientes detectados y reportados por los usuarios del sistema; sin embargo, es conveniente dar un seguimiento continuo para verificar que el sistema se encuentra en ptimas condiciones.

5.4

Reuniones peridicas del personal involucrado en el sistema

Deben realizarse reuniones peridicas con el personal involucrado en el sistema para dar a conocer las modificaciones realizadas, logrando con ello la actualizacin continua del personal, lo que conducir a la adecuada utilizacin y optimizacin de los recursos disponibles en el sistema.

55

Para tener una visin integral, el personal involucrado en el sistema expondr los problemas que ha observado, las posibles soluciones que

parecen factibles sobre las cuales se podr trabajar para encontrar la ptima, la cual debe ser implementada en el sistema por el personal de desarrollo de software.

5.5

Consideraciones para la implementacin del sistema en red

La facilidad de acceso a la informacin del sistema en tiempo real hace que las redes de cmputo logren beneficios adicionales, permitiendo que el sistema de planificacin de los requerimientos de materiales alcance una mayor productividad y eficiencia, derivado de la reduccin en la centralizacin de la informacin relevante para la toma de decisiones.

Una red de cmputo est formada de cuatro componentes indispensables, necesarios para un modelo de comunicacin de datos bsicos, siendo stos:

Dispositivos de redes Software para redes Medio de transmisin para redes Mensajes para redes

Los dispositivos para redes incluyen los servidores y las estaciones de trabajo, cada uno de los cuales puede ser emisor o receptor en la red de cmputo. Los servidores proporcionan acceso a los recursos y servicios del sistema; ya sea almacenamiento de datos y archivos, acceso a los recursos de impresin, y servicio de registro de usuarios.

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La estacin de trabajo es el medio por el cual se hacen requerimientos al servidor; adems, puede hacer uso de sus recursos locales como pueden serlo aplicaciones instaladas en sus discos duros.

El software para redes sincroniza los diversos dispositivos que componen la red, constituyendo as el sistema operativo para la misma, es decir, que es el centro de comando que controla los dispositivos para redes. El medio de transmisin para redes conduce la seal de un dispositivo a otro, la que puede ser transportada por ondas electromagnticas o pulsos de voltaje; generalmente se utilizan cables de par trenzado y coaxial; sin embargo, se acenta la utilizacin de fibra ptica por su mayor capacidad y velocidad de transmisin de informacin, aunque su costo es ms alto.

Los mensajes de redes pueden clasificarse en dos tipos, siendo stos los datos y la informacin; aunque los trminos parecieran sinnimos no es as, los datos son almacenados en la computadora como una serie de cargas elctricas ordenadas en patrones para representar informacin, la cual est constituida por datos interpretados o decodificados.

Se debe considerar tambin que la velocidad de la interfaz de redes no es determinada nicamente por el servidor, sta es limitada por la conexin ms lenta entre el servidor y el cliente, por ello es conveniente que las computadoras de las estaciones de trabajo posean la velocidad de la interfaz de red del servidor.

57

Bajo este esquema, es necesario establecer las especificaciones de los distintos dispositivos de red para que la misma sea funcional, as como el software necesario para su implementacin. Dentro del hardware requerido puede mencionarse el servidor, las estaciones de trabajo y el equipo adicional que puede mejorar el desempeo del sistema.

Servidor

El servidor tendr un procesador Intel Pentium 4 de 3.06GHz, 4GB de memoria ECC SDRAM, 550GB de memoria en el disco duro interno para

grabar la informacin generada por el sistema productivo, un MODEM interno de 56K para las conexiones de red, un disco duro 40GB 7.2K RPM IDE para la realizacin de backups a la informacin contenida en el disco duro principal, unidad interna de grabacin de backups PV100T, IDE, TR40 de 40GB y la unidad interna CD-RW/DVD ROM 48X IDE.

El nmero de usuarios del sistema puede ser de hasta 20 sesiones, idealmente utilizado para compartir aplicaciones, archivos y recursos de impresin disponibles en el sistema, adems puede utilizarse para las comunicaciones del personal mediante el establecimiento de cuentas de e-mail, lo que contribuir al alcance de una mayor productividad para la organizacin.

Estaciones de trabajo Computadora de escritorio con un procesador Intel Celeron de 2 GHz, 128

MB de memoria SDRAM DDR, disco duro de 40 GB, tarjeta de sonido y video integradas, CD-ROM 48X, MODEM de 56K y tarjeta de red integrada.

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Equipo adicional

Para la realizacin de informes resulta til contar con impresoras disponibles en cada una de las estaciones de trabajo, al no ser esto posible una solucin viable es que se encuentren algunas impresoras como recursos compartidos en la red, lo que contribuir a disminuir en cierta medida los costos de implementacin de la red.

Adems puede resultar til contar con al menos un escner que permita capturar las imgenes incluidas en los informes. Otro elemento importante lo constituye una quemadora externa, la cual puede ser utilizada para realizar backups de los discos duros de las computadoras de escritorio instaladas en las estaciones de trabajo.

Dentro del software requerido para la implementacin de la red se encuentra el sistema operativo, el cual puede ser Windows 2003 Small Business Server, Standard Edition. Adems, se debe contar como mnimo con los programas de Microsoft Office XP para la realizacin de los informes utilizados para el seguimiento y control del sistema productivo.

Debido a que el servidor contar con un disco duro para la realizacin de backups a la informacin ingresada al sistema, ser necesaria la adquisicin de un software especial para que el mismo pueda operar eficientemente, siendo este el Tape Ware Software. Con el hardware y software descrito el sistema de cmputo podr operar eficientemente utilizando todos los recursos disponibles en la red.

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CONCLUSIONES

1. El sistema de planificacin de los requerimientos de materiales utiliza la dependencia que existe entre la demanda de los productos y las especificaciones de fabricacin para determinar la cantidad precisa de cada uno de los materiales que sern necesarios para cumplir dicha demanda.

2. El sistema utilizado por la empresa para realizar la planeacin de los requerimientos de materiales es adecuado para cumplir con la tarea de la administracin de inventarios, sin embargo, resulta poco por no existir una interrelacin entre todos los

dinmico

departamentos participantes en el proceso productivo.

3. El modelo permite a la empresa ser ms eficiente en el control de inventarios, ya que el manejo y administracin de los materiales se lleva a cabo por medio de un sistema de cmputo, adems permite que cada unidad que integra el proceso productivo pueda acceder a la informacin disponible en dicho sistema, lo que permite agilizar la obtencin de informacin necesaria para la toma de decisiones en las distintas reas del sistema productivo.

4. El volumen de produccin demandado para un perodo especfico permite conocer las cantidades de materiales que se requerirn para cubrir efectivamente las rdenes de produccin, lo que permite realizar una adecuada planificacin de los materiales requeridos por el sistema productivo.

61

5. El proceso administrativo propuesto permite involucrar a todo el personal que interviene en el proceso productivo, permitiendo as una mejor coordinacin entre las unidades involucradas y un mejor control de la planificacin de los requerimientos de materiales.

6. El programa maestro de produccin constituye una herramienta fundamental para determinar los planes agregados de produccin de mediano y largo plazo, adems permite establecer las exigencias de capacidad instalada con que debe contarse para cubrir la demanda esperada para estos plazos de tiempo.

7. La utilizacin de documentacin para el registro de los movimientos de materiales permite contar con un orden adecuado de los archivos fsicos, adems, permitir una relativa facilidad para el ingreso de la informacin al sistema de cmputo.

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RECOMENDACIONES

1. La implementacin del sistema debe realizarse brindando una adecuada capacitacin a todo el personal que ser usuario del sistema de cmputo, as como al personal de bodegas para que utilice correctamente los formatos definidos para el registro de los movimientos de materiales utilizados en el sistema productivo.

2. Para brindar un adecuado mantenimiento al sistema resultar conveniente realizar evaluaciones peridicas del mismo, para ello ser necesario comparar la informacin contenida en el sistema de cmputo con la informacin real, lo que permitir corregir las desviaciones existentes entre stas, brindando as un mayor grado de confiabilidad al sistema.

3. La informacin generada en el sistema productivo debe ser ingresada al sistema de manera inmediata, lo que permitir que el mismo contenga la informacin completamente actualizada y decisiones basada en datos reales. la toma de

63

64

BIBLIOGRAFA

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Palacios Lpez, Julio Csar. Implementacin del mtodo para la planificacin de los requerimientos de materiales (MRP) en el sistema de control de manufactura, contabilidad y produccin (MPICS/DB) en la divisin al cuidado del consumidor (Consumer Care) de Bayer de Guatemala, S. A. Tesis Ing. Industrial. Guatemala, universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Ingeniera, 1998. 143 pp

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ANEXOS

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ANEXO 1

Los pronsticos en las operaciones

La planeacin y el control de las operaciones productivas se relacionan fundamentalmente con el futuro, por ello es necesario estimar lo que pasar de hoy en adelante. Estas estimaciones son importantes debido a que permitirn cubrir las necesidades de los clientes.

En general, toda actividad de planeacin en una compaa depender de las necesidades futuras de los clientes, por ello la mayor parte de la organizacin funcionar basndose en los pronsticos de ventas. El departamento de control de materiales no es la excepcin, el cual frecuentemente es llamado departamento de planeacin. El pronstico de la demanda es vital para planear cunta materia prima debe adquirir, cuantos componentes debe comprar, y, lo ms importante, cundo debe hacer el pedido.

Modelos de pronsticos

Pronsticos para demanda estable

La demanda estable se caracteriza por tender a una lnea recta horizontal, es decir, la demanda permanece prcticamente invariable en el tiempo. Para evaluar este tipo de demanda se utilizan los mtodos que se describen a continuacin.

68

a. ltimo perodo

Este mtodo considera como pronstico de la demanda, el nivel de ventas experimentado en el perodo anterior al perodo de inters.

b. Promedio aritmtico

Este mtodo consiste simplemente en sumar las ventas histricas que se dieron en cada perodo y luego dividir este resultado entre el nmero de perodos que fueron considerados.

c. Promedio mvil

En este mtodo se promedian las ventas histricas de cierto nmero fijo de perodos, segn se ha definido el ciclo, los perodos que integran el ciclo son los ltimos valores histricos de ventas que preceden al perodo que se desea pronosticar, para determinar los nuevos pronsticos se va reemplazando el valor del perodo ms antiguo y se agrega el valor del perodo ms reciente.

d. Promedio mvil ponderado

En este mtodo se ponderan los perodos considerados dentro del ciclo, dando mayor ponderacin a los perodos ms recientes, debido a la mayor credibilidad que poseen dichos perodos en comparacin con los perodos ms antiguos, ya que stos pueden tener menor confiabilidad.

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e. Ponderado exponencial Este mtodo utiliza un valor de ponderacin , el cual se encuentra entre 0 y 1. Esta ponderacin no es ms que el valor que debe considerarse del error obtenido del perodo anterior de evaluacin. El factor de correccin , empleado en la obtencin del menor error acumulado, determina si las causas del error se deben al modelo o al azar. El pronstico para el perodo de inters est dado por: Pn = Pn 1 + (Vn 1 Pn 1 )

Donde

= Factor de correccin
Pn = Pronstico en el perodo de inters Pn 1 = Pronstico en el perodo anterior Vn 1 = Ventas en el perodo anterior

f. Ponderado exponencial con anlisis de tendencia Este mtodo utiliza el factor de correccin

obtenido en el mtodo

anterior, el cual se aplica en las frmulas de tendencia que se presentan a continuacin: Ti = ( Pi Pi 1 ) + (1 )Ti 1
(1 )

Pit = Pi +

Ti

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Donde Ti = Tendencia en el perodo i

= Mejor factor de correccin encontrado en el mtodo ponderado

exponencial Pi = Pronstico en el perodo i en el mtodo ponderado exponencial Pi 1 = Pronstico en el perodo i - 1 en el mtodo ponderado exponencial Ti 1 = Tendencia en el perodo i - 1, en el arranque puede ser 0 Pit = Pronstico con tendencia en el perodo i

Pronsticos para demanda ascendente o descendente

La demanda ascendente o descendente se caracteriza por tender a una lnea recta, la primera es aquella en la cual las ventas se incrementan con el tiempo, mientras que en la segunda las ventas decrecen con el tiempo. Para evaluar este tipo de demanda se consideran los siguientes mtodos.

a. Mtodo de la lnea recta La recta est definida por y i = a + bx i a= y[ ( x 2 ) ( x) ( xy )] N [ ( x 2 )] [ ( x)]2 b= N [ ( xy )] ( x)[ ( y )] N [ ( x 2 )] [ ( x)] 2

b. Mtodo geomtrico y i = ax b aplicando logaritmos se tiene Lny i = Lna + bLnx y asociada a la recta

71

Lna =

( Lny )[ ( Lnx) 2 ] ( Lnx)[ ( LnxLny )] N [ ( Lnx) 2 ] [ ( Lnx )]2 N [ ( LnxLny )] ( Lnx)[ ( Lny )] N [ ( Lnx) 2 ] [ ( Lnx )]2

b=

c. Mtodo semilogartmico exponencial y i = ab x aplicando logaritmos se tiene Lny i = Lna + xLnb y asociada a la recta Lna = b= ( Lny )[ ( x 2 )] ( x)[ ( xLny )] N [ ( x 2 )] [ ( x)] 2 N [ ( xLny )] ( x)[ ( Lny )] N [ ( x) 2 ] [ ( x)]2

d. Mtodo del logaritmo inverso Lny i = a b / x i asociada a la recta Lna = ( Lny )[ (1 / x) 2 ] (1 / x)[ ( Lny ) /( x)] N [ (1 / x) 2 ] [ (1 / x)]2 N [ ( Lny ) /( x)] (1 / x)[ ( Lny )] N [ (1 / x) 2 ] [ (1 / x)]2

b=

e. Mtodo hiperblico y i = 1 / a + bx asociada a la recta a= (1 / y )[ ( x 2 )] ( x) ( x / y )] N [ ( x 2 )] [ ( x)]2 b= N [ ( x / y )] ( x)[ (1 / y )] N [ ( x 2 )] [ ( x)]2

Pronsticos para demanda cclica

72

Este tipo de demanda se caracteriza por tener un comportamiento muy similar de las ventas a lo largo del tiempo, las cuales pueden ser mayores en cierta poca del ao y luego disminuir, o viceversa. Para evaluar este tipo de demanda se consideran los mtodos que a continuacin se describen.

a. Mtodo de ndices

Las ventas similares dentro del ciclo se trabajan en forma paralela. Este mtodo emplea un indicador I de la relacin horizontal que poseen algunos perodos, respecto al valor medio de todos los datos de ventas. El pronstico se determina mediante la siguiente ecuacin:
P(i ) = I iVi

El valor del ndice est dado por:

I i = PP ( i ) / V

El valor del promedio general se calcula de acuerdo con la siguiente ecuacin: V = Vi / n

i =1 n

Donde
P(i ) = Pronstico de ventas en el perodo i PP (i ) = Promedio mensual de ventas para el perodo i

Vi = Ventas del perodo i del ltimo juego de datos I i = ndice correspondiente al perodo i V = Promedio general de las ventas

b. Mtodo cclico combinado

73

Este mtodo se basa en la relacin que existe entre el mtodo cclico y una tendencia extrada de algn mtodo de regresin, posee un indicador similar al del mtodo de ndices, sin embargo, ste se calcula con los valores ajustados de ventas. El valor de las ventas ajustadas se determinan mediante la siguiente ecuacin: V A = Vi + bt i

Sujeta a la siguientes ecuaciones:

i =1 n

Vi = na + b t i
i =1 n n

i =1

(t iVi ) = a t i + b (t i ) 2
i =1 i =1

El valor promedio general de las ventas ajustadas est dado por: V A = V A(i ) / n
i =1 n

El ndice est dado por:

I i = PP ( i ) / V A

El pronstico se determina mediante la siguiente ecuacin:

P( i ) = I i V A + bt i

Donde Vi = Ventas en el perodo i t i = Valor del perodo i

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V A = Valor ajustado de ventas

V A = Promedio general del valor ajustado de ventas I i = ndice para el perodo i
P(i ) = Pronstico para el perodo i PP (i ) = Promedio mensual de ventas para el perodo i

b = Pendiente de la recta de ventas ajustadas

t i = Valor del perodo en el tiempo i

Pronsticos mediante un modelo autorregresivo

En este modelo las ventas en el perodo t dependen de las ventas que se presentaron en el perodo t - 1 y de un error aleatorio no correlacionado t con media cero y varianza constante 2, es decir, un ruido blanco; dadas las caractersticas de esta variable aleatoria, se espera que en el largo plazo no afecte la evolucin de las ventas, ya que algunas veces ser positiva y otras ser negativa. El modelo descrito es un proceso autorregresivo de primer orden, llamado tambin AR(1).

En otras palabras, el pronstico de ventas depender simplemente del valor histrico del perodo anterior ms un shock aleatorio. Dicho shock no es ms que una variable estocstica que puede incrementar o reducir las ventas del perodo de anlisis, en el largo plazo su efecto sobre el nivel de ventas es nulo. La exactitud del pronstico depender del grado de correlacin que exista entre las ventas del perodo t y las ventas del perodo t 1. Para que la curva de ventas se ajuste de mejor manera puede incluirse un trmino de intercepto en el origen, el cual puede ser determinado al definir la ecuacin que describe la evolucin histrica de las ventas. En general se tiene:

75

Vt = C + Vt 1 + t

Donde Vt = Ventas en el perodo t

C = Intercepto

= Coeficiente de regresin
Vt 1 = Ventas en el perodo t - 1

t = Error aleatorio

Despus de estimar los valores de C y , puede realizarse el pronstico mediante la siguiente ecuacin:
Vt = C + Vt 1

Donde

C = Valor estimado del intercepto

= Coeficiente estimado de regresin

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ANEXO 2
DIAGRAMA ENTIDAD RELACIN

77