Tema 3.

- Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin en Servicios Sociales El Flujograma

REPRESENTACIN GRFICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN: EL FLUJOGRAMA. (GARCA HERRERO, G. 1996:188ss)

FLUJOGRAMA: Proporciona una visin detallada de un proceso. Cualquier

persona realiza muchos procesos diferentes en su vida diaria, por ejemplo se adhiere a rutinas para tareas tan sencillas como desayunar o tomar una ducha: uno de estos procesos podra ser cortarse el cabello (Ver Fig.1)
Fig. 1

Para que un proceso sea estandarizable (es decir pueda ser reflejado en un flujograma) debe ser repetitivo, es decir que se pueda aplicar a muchos supuestos diferentes. sealar a este respecto, que el proceso es estandarizable, la intervencin nunca. SE PROTOCOLARIZAN PROCESOS, SE PARTICULARIZAN INTERVENCIONES. Otra caracterstica fundamental es que sean procesos con diversos desenlaces posibles, en funcin de diversas circunstancias o disyuntivas que a lo largo de los mismos se puedan producir. Las diversas intervenciones o trmites a los que se aplique un proceso estandarizado deben tener diversas posibilidades de circuito, diversas vias y a la vez diversos finales posibles. Si el proceso es nico en su desarrollo, es decir, si todas aquellas intervenciones o trmites a los que se aplique van a seguir los mismos pasos y en el mismo orden, tal proceso no requiere un esfuerzo de estandarizacin mediante la tcnica del flujograma, sino solo una descripcin ordenada de cada paso en su secuencia prevista.

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Ejemplos de flujogramas (Fig. 2)

fig. 2 ***

4.2.1.- ESPACIOS PARA LA CONSTRUCCIN DEL FLUJOGRAMA (Ver Anexo 2.) - Papel suficientemente amplio. - Ttulo o denominacin del flujograma, se ubica en la parte superior del papel, y estar formado por tres referencias: a.- Se iniciar con la alusin a que se trata de un "Proceso estndar de...", "Crculo estndar de...", "Protocolo de..."; b.- A continuacin se expresa el contenido del proceso que se pretende reflejar, con especial cuidado de que sea bien significativo del mismo. Por ejemplo: "Gestin de demandas de adopcin", "intervencin con menores absentistas", "atencin de demandas individuales familiares"... o cualquier otro que proceda en funcin del objeto de la estandarizacin. c.- Por ltimo es esencial incluir en el ttulo la referencia al entorno, Centro, Servicio, o Institucin bajo cuya responsabilidad se lleva a cabo el proceso. Por ejemplo: "...en
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la Comunidad autnoma de...", "...en los Centros de servicios sociales del ayuntamiento de..." - A continuacin es preciso establecer tres espacios diferenciados, que se corresponden con las siguientes referencias: a.- Primer espacio: NARRATIVA: Columna estrecha que se ubica a la izquierda del papel en el que se disea el proceso; en el se incluyen de manera breve, casi telegrfica, aquellos comentarios observaciones advertencias.. que se considere oportuno (los esenciales) incluir en relacin con determinados pasos o smbolos, con el fin de detallar sus contenidos o incluir informacin complementaria. Cada referencia ir incluida con un nmero entre parntesis que se corresponder con la numeracin del smbolo al que haga alusin. Ej. (21) Ver Anexo n 3. (para resolver la actividad numerada como 21 en el grafo es preciso consultar el anexo n 3) b.- RESPONSABLE: Columna similar a la anterior ubicada a la derecha de sta, cuya funcin es expresar quin o quines son los responsables de ejecutar cada una de las actividades o de decidir sobre cada una de las disyuntivas que aparecen en el proceso. Ej. (4) (5) (6) Asistente Social. Tanto en a). como en b). se deben procurar en la medida de lo posible que la ubicacin de las referencias se encuentre al mismo nivel que los smbolos de los que se trate en el correspondiente grafo. c.- GRAFO: Ocupar las dos terceras partes del espacio disponible en la pgina. En el se incluirn las Lneas y los Smbolos. 4.2.2.- LNEAS DEL FLUJOGRAMA. (Ver Fig. 3) Todo flujograma contendr una lnea principal y una lnea secundaria. Lnea principal: Determina la direccin hacia el suceso previsto como objetivo del proceso (aquella que da sentido al mismo, aun cuando no se corresponda con la ms repetida o habitual) Lneas secundarias: Representan los desenlaces del proceso que no se corresponden con el suceso previsto como objetivo del mismo y que en consecuencia constituyen incidencias del proceso. Direcciones ordinarias: Principal --> Arriba - abajo Secundaria--> Izquierda - derecha.

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Bucle: Un retorno, una lnea secundaria que produce un regreso a un momento anterior del proceso. El retorno del bucle debe desembocar en un lnea nunca directamente en un smbolo.

Fig. 3

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4.2.3.- SMBOLOS. Indican el tipo de actividad, tarea o disyuntiva de la que se trata; no obstante dentro de cada smbolo se incluir una escueta leyenda que exprese la concrecin de tal tarea, actividad o disyuntiva. INICIO/FINAL DEL PROCESO: Expresa el inicio o el final del proceso, ubicndose al principio de la lnea principal (inicio del proceso) y al final de la misma (final del proceso).

ACTIVIDAD O TAREA ESTANDAR: Representar actividades o tareas cuya realizacin sea habitual dentro del proceso y que no tenga un smbolo especfico para su representacin. Ej. Realizar entrevista, visita domiciliaria.... ACTIVIDAD O TAREA NO HABITUAL: Se utiliza cuando la actividad o tarea tenga un carcter no habitual, es decir extraordinario. Ej. Realizar inspeccin, retirar la ayuda...

PREPARACION DE...: Representa tareas cuya finalidad sea preparar algo Ej. Preparar reunin, preparar expediente....

DECISION INSTITUCIONAL/RESOLUCION: Representa decisiones formales, aquellas que corresponden a la autoridad institucional. Ej. Aprobacin de la ayuda, concesin del servicio... ARCHIVO (ARCHIVAR/DESARCHIVAR): Representa tareas relacionadas con el archivo de documentos. Este smbolo tiene dos excepciones respecto a los dems: - Se trata de un smbolo cuya interpretacin no requiere leyenda alguna; (indica literalmente 'archivar' o 'sacar de archivo' algn documento) - Posee un doble significado, el cual se logra invirtiendo la posicin del tringulo: * Si la base del tringulo se ubica en la direccin de la que la lnea proviene significa 'archivar'

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* Si por el contrario, es el vrtice el que se ubica en la direccin de la que proviene la lnea, significa 'sacar de archivo'.

CONECTORES: Sirven para unir dos lneas de proceso dentro del mismo flujograma. Ej. En un flujograma se representa tanto un proceso de educacin familiar, en simultneo con el proceso educativo de reinsercin que se lleva a cabo con uno de los miembros de la familia, internado en un centro. En un determinado momento, el diseo la ejecucin y la evaluacin de los respectivos proyectos de intervencin deben hacerse de forma integrada. En este caso, existirn dos espacios en el flujograma, en cada uno de los cuales se desarrollar ambas intervenciones; en los momentos en que ambas deben conectarse, esa conexin se expresara uniendo los smbolos de la siguiente manera:

CONECTOR: SIMBOLO DE UNION CON OTRA PAGINA:

DOCUMENTO STANDARD: Se utiliza cuando en un proceso se hace referencia a un 'documento standard', es decir a aquel que debe realizarse en un formato homogeneizado -protocolizado-. Ej. Cumplimentar 'ficha de usuario', rellenar 'solicitud'.... Es importante que dentro del smbolo 'documento standard' se incluya una leyenda que exprese no slo de qu documento se trata, sino tambin la accin que se debe realizar en relacin con el mismo (as no ser suficiente incluir 'ficha social' sino 'iniciar ficha social' o 'cerrar ficha social'..) Generalmente los documentos estndares que un flujograma exprese se deben acompaar al mismo en forma de Anexos DISYUNTIVA: Hasta ahora todos los smbolos utilizados slo dan como resultado un proceso lineal simple. La disyuntiva representa un 'cruce de caminos' una alternativa a la que el proceso se enfrenta en un momento de su recorrido; alternativa que, en lenguaje del flujograma, debe responderse con un "S" o con un "No". Representa un momento del proceso en el que se debe optar por un "S" o por un "No", dando en consecuencia origen a dos caminos distintos, a dos lneas diferenciadas en el flujograma. Dentro de la figura aparecer una leyenda que ser una escueta afirmacin a la que se puede responder en sentido positivo o negativo, y slo en uno u otro sentido. Se trata del nico smbolo del flujograma que tiene dos salidas posibles y slo dos salidas.
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En ocasiones, una sola disyuntiva no es suficiente para resolver cuestiones complejas que se presentan con mucha frecuencia en procesos de intervencin social; en esos casos la lgica binaria sugiere incorporar sucesivas disyuntivas. No obstante hay que tener cuidado con no incorporar excesivas disyuntivas que haran confuso el proceso; la clave est en la adecuada seleccin de las disyuntivas determinantes, de manera que se ahorren todas aquellas innecesarias.

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