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Plan Estrategico de Comunicacion

Plan Estrategico de Comunicacion

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Publicado porElias Botero Garcia
En el presente trabajo realizaremos un plan estratégico de la comunicación, tomando como eje central la organización interna en AIESEC, se debe tener en cuenta un conjunto de pasos para que el plan estratégico sea exitoso, tales como: Resumen ejecutivo de la organización, antecedentes comunicacionales, análisis situacional de la organización, determinación de atributos y características diferenciales de la organización, determinación del objetivo de la comunicación, determinación del posicionamiento comunicativo, determinación de los públicos, determinación de las líneas estratégicas generales y de la estrategia comunicativa básica, determinación del plan de acción, estrategia de medios y presupuesto.
En el presente trabajo realizaremos un plan estratégico de la comunicación, tomando como eje central la organización interna en AIESEC, se debe tener en cuenta un conjunto de pasos para que el plan estratégico sea exitoso, tales como: Resumen ejecutivo de la organización, antecedentes comunicacionales, análisis situacional de la organización, determinación de atributos y características diferenciales de la organización, determinación del objetivo de la comunicación, determinación del posicionamiento comunicativo, determinación de los públicos, determinación de las líneas estratégicas generales y de la estrategia comunicativa básica, determinación del plan de acción, estrategia de medios y presupuesto.

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PLAN ESTRATÉGICO DE LA COMUNICACIÓN AIESEC

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo realizaremos un plan estratégico de la comunicación, tomando como eje central la organización interna en AIESEC, se debe tener en cuenta un conjunto de pasos para que el plan estratégico sea exitoso, tales como: Resumen ejecutivo de la organización, antecedentes comunicacionales, análisis situacional de la organización, determinación de atributos y características diferenciales de la organización, determinación del objetivo de la comunicación, determinación del posicionamiento comunicativo, determinación de los públicos, determinación de las líneas estratégicas generales y de la estrategia comunicativa básica, determinación del plan de acción, estrategia de medios y presupuesto. Este plan, permite el análisis y el conocimiento ordenado y sistematizado de la comunicación interna en la organización. Va dirigido al público interno, específicamente a los miembros generales y mandos medios, ya que aquí se presenta la falencia más significativa; lo que se busca es lograr una comunicación horizontal para crear espacios de relación donde la interacción de las personas genere nuevo conocimiento. Especificación general del problema: AIESEC Manizales trabaja en diferentes áreas: Finanzas, talento Humano, manejo de la Información, intercambios salientes, intercambios entrantes, presidencia local, Ex-miembros, mercadeo y comunicación; dichas áreas trabajan de manera independiente, lo cual genera la necesidad de una inter-comunicación entre estas, hay que tener en cuenta que existe un área en el ámbito comunicacional, por ende nuestro aporte va dirigido al mejoramiento de las estrategias existentes . Debemos tener en cuenta que AIESEC es una organización intangible, por lo que ofrece experiencias, más no productos. Al tener estas características la comunicación se convierte en la columna vertebral, que fortalece: La identidad corporativa, la cultura organizacional, la responsabilidad social, la imagen y la reputación.

La funcionalidad de AIESEC depende de sus miembros, por lo tanto esta organización debe cumplir a cabalidad las expectativas que se han ofrecido a sus voluntarios, para así hacer de AIESEC más que una organización, parte de la identidad de los miembros. Se puede garantizar el cumplimiento de estas expectativas con una intercomunicación eficiente entre las áreas.

Resumen ejecutivo de la Organización

Breve historia: Fue fundada en 1948 en Francia por 7 jóvenes, quienes buscaban un medio para establecer la fraternidad entre países en la época posterior a la II guerra mundial. Lo que comenzó en 1948 como una entidad para contribuir a la creación de “relaciones amistosas” entre países europeos miembros, es ahora una organización global con actividades en 89 países y territorios. Los miembros fundadores de AIESEC iniciaron el desarrollo de la organización entre 1946 y 1948. Sin embargo, sólo hasta 1949 fue definida una identidad clara durante el Congreso Global en Estocolmo (capital de Suecia). En los años siguientes, más y más países se vincularon a la red y AIESEC se tornó global en un corto período de tiempo al estar presente en todos los continentes. El número de jóvenes y organizaciones involucrados en el programa internacional de intercambios creció rápida y constantemente, alcanzando los 2467 intercambios para finales de 1960 y 4232 para finales de 1970. Tras la propuesta de Alemania en 1961, los seminarios fueron incluidos como parte de las actividades de recepción para los jóvenes en fase de intercambio. Tal propuesta fue bien recibida por los otros países y se definió un conjunto general de temas a tratar en los seminarios. Eran temas principalmente económicos y por primera vez AIESEC estaba abordando problemáticas socio-económicas específicas con un enfoque apolítico. En el Congreso Global de 1974 en Bordeaux (ciudad al sur de Francia), se pasó una importante moción: el tiempo mínimo de los intercambios sería de seis semanas. Esta medida mejoró la calidad de los intercambios. En 1976 un Programa Temático Internacional fue establecido para enfocar todos los seminarios internacionales, regionales y locales en temas específicos. Esta

idea continuó y creció en varias etapas. Posteriormente el enfoque de la organización estuvo en abordar temas y problemáticas globales no relacionados con el Programa Internacional de Intercambios. Algunos temas fueron comercio internacional, educación gerencial, desarrollo sostenible, emprendimiento y responsabilidad social, entre otros. Tras una disminución sustancial en los resultados en los 90’s, la discusión sobre la relevancia de la organización puso el programa internacional de intercambios de nuevo en la agenda central y se canalizaron mayores esfuerzos para asegurar el crecimiento en esta área. Se desarrollaron sistemas de información con miras en hacer el proceso de intercambio internacional más rápido y fácil. El sistema de información Insight I fue lanzado en el año de 1997 e Insight II en el 2001. Tras este renovado enfoque en el programa internacional de intercambios, los números de intercambios empezaron de nuevo a crecer. En busca de mayor relevancia, AIESEC es hoy la plataforma internacional para que los jóvenes descubran y desarrollen su potencial. Nuestro innovador enfoque para facilitar el desarrollo de jóvenes líderes se centra en desarrollar su autoconciencia y visión personal; fomentar el asumir de un papel proactivo en su propio aprendizaje y el de los demás; construir redes personales y de trabajo; y desarrollar su capacidad para reconocer la necesidad y liderar el cambio. Hacemos esto administrando una plataforma internacional que provee a jóvenes universitarios más de 5.000 oportunidades de liderazgo, 3.500 oportunidades de intercambios internacionales, 350 eventos de capacitación, y herramientas virtuales para construir y soportar redes de trabajo.

Misión: AIESEC es una organización global, no política, independiente, sin ánimo de lucro, que es dirigida por estudiantes y recién graduados de instituciones de educación superior. Sus miembros están interesados en temáticas mundiales, liderazgo y gestión. AIESEC no discrimina por raza, color, género, orientación sexual, credo, religión, nacionalidad u origen social.

Visión: Paz y desarrollo del potencial humano.

Objetivos corporativos: AIESEC nace como una oportunidad para retar la realidad y construir un mundo más tolerante a la diversidad por medio de la cooperación internacional y de la nueva generación de líderes que busquen un real impacto social. Brindar oportunidades de liderazgo en un mundo más globalizado para contribuir a la formación de una sociedad más igualitaria y solidaria.

Antecedentes comunicacionales

La organización ha trabajado durante muchos años en el desarrollo de técnicas eficientes para manejar la comunicación interna, desafortunadamente como ya es de conocimiento previo, la organización no tiene un manejo efectivo de la trazabilidad de las estrategias utilizadas para el desarrollo de la comunicación interna. Los medios que utiliza en este momento son mal empleados o no se aprovechan como se debería. A continuación se describirá cada uno de estos medios y la forma actual de implementación:

1. Plataforma de Aisec.net: Esta plataforma ofrece algunos recursos para la intercomunicación entre cada una de las áreas funcionales del comité local y de cada uno de los comités a nivel internacional. Cuenta con una red social, en la cual se puede tener información instantánea de cada miembro del comité. Esta red esta desaprovechada totalmente pues para que funcione, cada usuario debe agregar a su base de datos los compañeros de trabajo que este requiera. En los procesos de inducción a la organización no se les enseña a los nuevos miembros cual puede ser el potencial de comunicación de esta red. Por medio de la plataforma se puede conocer el estado actual de cada comité y de la organización a nivel mundial. Los miembros del comité local no tienen la cultura de revisar estos resultados, por lo cual se genera un problema de desconocimiento del estado actual del comité y produce la comunicación de resultados erróneos por parte de los encargados de los cumplimientos de metas (cabe aclarar que esto se produce ya que por lo general los miembros encargados de los cumplimientos de metas aseguran tener una meta cumplida, y en algunos casos no se han terminado los

procesos de legalización requeridos por la organización para que la meta cuente para el comité). 2. Correo interno: El correo interno es uno de los medios más usados por los integrantes del comité local, pero en los mandos medios de la organización y en sus miembros recién ingresados, es un medio desconocido. Por otro lado es un medio masivo por el cual se maneja mucha información de forma desorganizada, lo que no permite un real conocimiento sobre el estado actual del comité, del cumplimiento de sus metas y del desarrollo de los proyectos. Este medio es muy utilizado para la comunicación vertical pero prácticamente desconocido para la comunicación horizontal, esto se debe a que los vicepresidentes de cada área son los que generan la cultura de comunicación por este medio, pero nunca generan la necesidad de que los miembros se interrelacionen con otras áreas. 3. Asambleas mensuales: El comité local tiene definido una asamblea mensual. En este espacio el comité define una serie de actividades con las cuales se busca que los miembros puedan compartir experiencias y resultados, desafortunadamente es un espacio que dura aproximadamente dos horas y este tiempo es insuficiente para que todos los miembros hablen sobre sus avances en las metas. Por otro lado la organización es muy versátil y cambiante, tiene diferentes fechas picos al año los cuales deben ser aprovechados oportunamente, si no hay una estrategia definida para su aprovechamiento o simplemente no se realizan las actividades de forma oportuna, el comité puede perder muchos clientes potenciales. 4. Noticias mensuales: Hay un espacio de noticias mensuales, en el cual se presenta información de los resultados del comité, también sobre las personas que viajan por la organización, además de información básica sobre nuevos proyectos o sus avances. A nuestro criterio es una herramienta sumamente importante que

se puede explotar si se realiza de forma más constante y si se crea una cultura en la organización de estar enterado por estas noticias. 5. Reuniones de junta directiva local: Este espacio es en el cual se maneja mayor información y donde se generan los nuevos proyectos y se les hace seguimiento a los actuales. Mucha de la información que se maneja es confidencial y de carácter estratégico, por lo cual no se puede compartir con todos los miembros, pero definitivamente hay otra información que es sumamente relevante que todo el comité la conozca. En este momento ese tipo de información se comparte solamente cuando el vicepresidente cree oportuno o necesario compartírselo a alguno o a todos sus miembros.

Debilidades Internas: Fortalezas Internas: - Tener la Plataforma (Aisec.net) ofrece algunos recursos para la inter-comunicación entre áreas y comités a nivel internacional. -Cada integrante del comité se puede comunicar con otro de forma instantánea mediante la plataforma (Debe estar en su lista de contactos). -AIESEC cuenta con un correo interno.-Se realizan asambleas mensuales. -Existe un espacio de noticias mensuales en las cuales se presentan resultados sobre el comité, sobre las personas que viajan en la organización y información BÁSICA sobre nuevos proyectos y avances. -Existen reuniones de junta directa local en las cuales se maneja mayor información y donde se generan los nuevos proyectos y se les hace seguimiento a los actuales. -AIESEC tiene un área funcional que es dedicada básicamente al manejo de la información -Falta de información oportuna del estado actual de las metas del comité. -Desconocimiento de proyectos, intercambios entrantes y salientes que se han realizado. -AIESEC cuenta con una plataforma la cual está siendo desaprovechada, porque no actualizan los datos constantemente, debido a que los nuevos integrantes de la organización no conocen la plataforma, ni el potencial de comunicación de esta red, por lo que los miembros de un área no la revisan constantemente, lo que impide que cada miembro tenga un conocimiento global de lo que se ha hecho, se está haciendo y se va hacer. -En la plataforma (aiesec.net) el intercambio de información está limitado porque no existe una base de datos con todos los miembros de AIESEC, esto hace que no se pueda comunicar con la totalidad de sus compañeros. - Los miembros de un área no se interrelacionan con otras áreas - Hay cierto recelo a la hora de compartir la información de los altos mandos al resto de la organización, lo cual genera que los integrantes de AIESEC tenga cierta duda en el camino a seguir en esta.

AIESEC Análisis situacional del proceso de comunicación organización: DOFA
Amenazas: Oportunidades Externas: -AIESEC tiene todos los instrumentos necesarios para convertir rápidamente sus debilidades en fortalezas. - El compromiso de los miembros al entrar a la organización, permite que sean personas con conocimientos que se pueden incrementar potencialmente. -Aiesec siempre está en la búsqueda de mejoras que se puedan implementar en el área de la comunicación. -Como ya habíamos especificado en las ventajas:” AIESEC tiene todos los instrumentos necesarios para hacer rápidamente sus debilidades en fortalezas” - El tiempo para invertirle al comité local no es suficiente para compartir experiencias y resultados. -Desconocimiento por parte de los mandos medios y los miembros recién ingresados del correo interno. -Al ser AIESEC una organización conformada por voluntarios, que son renovados anualmente y no tienen ningún tipo de retribución económica, muchos de estos voluntarios podrían salir en el transcurso del año, formando así una discontinuidad en la comunicación. -Como la organización cambia constantemente de membrecía y líderes, las estrategias también cambian con ellos, lo que no hace posible que AIESEC tenga una continuidad en sus estrategias y procedimientos a seguir en la comunicación interna.

Determinación de los atributos y características diferenciales del proceso analizado.

AIESEC es la segunda organización no gubernamental más grande del mundo, por tal motivo es una entidad que ha realizado muchos esfuerzos para establecer procesos de comunicación interna 100% efectivos. El gran problema de la organización es que sus integrantes son estudiantes, en su mayoría no graduados y de carreras no siempre afines con la administración. Esto genera que la aplicación de las estrategias definidas por AIESEC internacional sean aplicadas o no según la orientación de cada comité. Durante años la organización ha trabajado en el desarrollo de cada una de las herramientas mencionadas en el punto anterior, esto genera unas característica diferenciadora a todas las demás organizaciones similares. El voluntariado es uno de los atributos más especiales de esta organización, es la que define su forma de trabajar y las estrategias de vanguardia que manejan.

Determinación del objetivo de comunicación.

Realizar una comunicación interna eficiente y efectiva, que permita el conocimiento oportuno del estado de la organización, generando así estrategias de vanguardia que permitan el continuo crecimiento de AIESEC, cambiando la vida de sus miembros por medio de la calidad de sus experiencias.

Determinar el posicionamiento comunicativo

Como se ha definido en la introducción de este trabajo, el objetivo del desarrollo de esta estrategia de comunicación es que permita el conocimiento eficiente y efectivo del estado actual de la misma. Por tal motivo se define el posicionamiento comunicativo como lo siguiente:  Se espera que el público piense continuamente en el estado del comité local, que identifique las falencias que este tiene, que estratifique los problemas por orden de importancia para el cumplimiento de su misión y de sus metas corporativas. Se espera que por medio de esta estrategia los miembros generen ideas innovadoras que permitan el continuo crecimiento de la organización por medio de la interacción de cada una de sus áreas.

Por medio de este plan de comunicación se espera que las personas continuamente estén debatiendo acerca de las debilidades y oportunidades del comité, se planea que las personas piensen en cuales pueden ser las estrategias para asumir los nuevos retos que plantea el mercado y cada uno de sus miembros, se planea que cada uno de los miembros este pendiente de los avances y retrocesos del comité y que analice diariamente como puede mejorar su interrelación con el mismo.

Se planea que cada uno de los miembros se apersone de la información del comité, que planee cual es la trazabilidad que se le debe dar, que genere gracias al conocimiento oportuno del estado de la organización estrategias de vanguardia que permitan la adaptación oportuna de la compañía a su mercado. Se espera que con este plan cada uno de los miembros pueda realizar una crítica constructiva sobre los proyectos que se realizan en el momento, logrando así la integración de ideas nuevas a cada proceso de la organización.

Determinación de los públicos audiencia objetivo.

Después de realizar un análisis minucioso a los procesos de comunicación interna utilizados a nivel local en AIESEC Manizales, se pudo determinar que los públicos con mayores falencias son los mandos medios y los miembros nuevos, se percibe que los cargos más altos como los vicepresidentes, presidentes locales y nacionales, tienen un mayor manejo de las herramientas de intercomunicación, y las utilizan eficientemente en su comunicación horizontal y vertical. Un gran problema que se percibe es que los mandos medios y los integrantes nuevos de la organización, son personas con muchas expectativas con respecto a los aportes que pueden dar para mejorar el estado actual del comité, estas expectativas no son siempre aprovechadas, al generarse una trasmisión de información incompleta o errónea, esto genera desconocimiento de los procesos y de sus propias responsabilidades. Al generarse este problema los miembros nuevos y mandos medios pueden desmotivar por no encontrar un camino de crecimiento y aporte eficiente dentro de la organización.

Públicos: 1. Mandos medios y la comunicación interna Los mandos medios son personas que llevan aproximadamente 6 meses dentro de la organización, por lo general son las personas que después del reclutamiento resultaron las más activas y comprometidas. Estas personas ya han sido capacitadas y en general ya conocen las herramientas que utiliza la organización para la inter-comunicación. Debido a problemas en las capacitaciones de estas personas no conocen el potencial de la comunicación horizontal, y solamente conocen y aplican la comunicación vertical, directamente con sus superiores y con sus miembros de soporte.

2. Miembros nuevos y la comunicación interna Los miembros nuevos son como la arcilla por moldear, son mentes nuevas que están ávidas de conocimiento, son personas que tienen muchas expectativas creadas por el proceso de reclutamiento. Estos miembros son personas que realizan el trabajo dependiendo de la forma que se les indica en cada una de las capacitaciones programadas para su inducción. Si a los miembros nuevos no se les muestra la necesidad que tiene la organización para su inter-comunicación y se les capacita en el manejo de las herramientas disponibles para tal fin, estos se verán atados a generar procesos de comunicación incompletos. Se podría pensar que cada persona debe estar interesada en buscar las herramientas necesarias para una comunicación efectiva, pero hay que tener en cuenta que las personas que ingresan a la organización son estudiantes de los semestres iniciales de un sinfín de carreras, esto evidencia falta de inquietud en algunos temas administrativos, más que todo generados por desconocimiento del potencial de ciertas herramientas.

Determinación de las líneas estratégicas generales y de la estrategia comunicativa

Aunque AIESEC internacional ha demostrado su interés por proponer y mejorar la comunicación interna, brindando herramientas comunicativas de calidad; a nivel local se ha dejado de lado la importancia de esta comunicación, se observa como un valor agregado que no se puede olvidar, pero que finalmente carece de la suficiente importancia, como para buscar proyectos y estrategias que desarrollen, apoyadas en las herramientas disponibles, un sistema integral de comunicación local. Después de un arduo análisis se logra percibir que la buena comunicación representa la espina dorsal de cualquier organización con éxito. Sin embargo, hacerlo bien, no siempre es sencillo. Se deben tener en cuenta las ventajas competitivas que se tienen en este momento histórico, el cual permite que obtengamos y transmitamos información de forma instantánea, casi sin realizar ningún esfuerzo, sin embargo, estas herramientas por sí solas no resuelven los problemas de comunicación. Sólo son medios para alcanzar un fin, solo son una herramienta como cualquier otra que se tiene que aprender a utilizar correctamente y de la mejor manera posible. Simplemente por el hecho de que contemos con redes sociales y con sistemas de mensajería instantánea no significa que seamos buenos comunicadores. Con el fin de realizar un plan de comunicación que cubra las necesidades de intercomunicación de la organización, se define una estrategia comunicativa, la cual debe contener un método integral que contenga en principio una base sólida racional y que este complementada con una estrategia emocional, que permita que cada uno de los miembros se identifique con el proyecto, la adopte y la aplique en la cotidianidad de su voluntariado.

Estrategia comunicativa racional: Tener una estrategia racional, permite que cada uno de los miembros, conozca las ventajas de realizar una inter-comunicación entre las áreas. Es muy importante esta parte, es claro ya que AIESEC más que brindar productos, brinda experiencias y espacios de crecimiento, por tal motivo cada una de las estrategias comunicativas que realice, deben tener además de un tono emocional, un tono formativo. Si se aplica adecuadamente una comunicación racional, se puede demostrar a los miembros que la aplicación de estas estrategias tiene un impacto directo en el cumplimiento de metas, y por el mismo camino se puede formar en la importancia que estas estrategias tienen para la organización y cualquier otra aplicación que se le pueda observar.

Estrategia comunicativa emocional: Aunque la estrategia racional es una gran parte de la estrategia comunicativa planeada para este proyecto, no se puede dejar de lado la comunicación emocional, las grandes ventajas que se obtienen al aplicar la emocionalidad permiten darle un tinte mucho más personal y aplicable a la estrategia. Se puede lograr una mejor interacción y apersonamiento con la estrategia, esto daría grandes facilidades para que el público objetivo reaccione mucho más rápido, cumpliendo así el objetivo principal de la estrategia. Eslogan: “PREPARATE… Ahora eres parte del cambio”

Determinación del plan de acción

1. Selección del tipo de comunicación Después de realizar el análisis al comité local, se han definido tres tipos de comunicación sobre los cuales se ejecutara el plan de comunicación interna. Al revisar detenidamente el análisis DOFA de este proceso se nota que se deben atacar principalmente dos factores, que están generando malos hábitos en la comunicación de la organización, estos son: la falta de información de las herramientas que tiene AIESEC y la falta de información oportuna sobre el estado actual de las metas, de los proyectos y de los participantes de intercambio. Los Mix de comunicación definidos son, en orden de importancia a largo plazo:  Noticias del comité semanales: se estima que la falta de información oportuna sobre el comité, se puede solucionar dando un boletín informativo donde se encuentre de forma estandarizada el avance semanal de las áreas críticas, esto permitirá tener un esbozo general sobre la realidad actual, y generar una respuesta oportuna de las áreas implicadas en la generación de los resultados. Estas noticias deben ser en un formato corto, preferiblemente en formato carta, y estará dividido en cuatro secciones. 1. Sección de información de estado actual de las metas y diferencia con la semana inmediatamente anterior. 2. Sección de información de los intercambios salientes y entrantes realizados, información de cada persona en el proceso de intercambio. 3. Sección de avances, dificultades y expectativas de los proyectos en proceso de ejecución. 4. Sección de

otros (en este espacio se informara de cualquier situación que sea de gran importancia y que se salga de los anteriores tres conceptos). Se definió que se debían tener estas 4 únicas secciones con el fin de que sea una noticia corta, que contenga la información más relevante, que no requiera mucho tiempo para que los miembros se informen y que no sea un texto extenso que sea aburrido para el lector. Es necesario realizar un proceso de concientización de la importancia de la lectura de estas noticias, este proceso se realizará en la asamblea mensual del comité, y contendrá una sección extra donde se realice un reconocimiento a alguno de los miembros del comité, por una labor que ha desempeñado para mejorar los procesos comunicativos, o por haber realizado una actividad ejemplar en el manejo de las herramientas de información.  Capacitación en herramientas informáticas: el desconocimiento de las herramientas de manejo de la información es una de las grandes falencias, como se ha tratado anteriormente, el punto crítico donde se debe dar la información sobre el manejo de estas herramientas debe estar ubicado en el proceso de inducción de los nuevos miembros, esto gracias a que los miembros son más receptivos a recibir capacitación en algunos procesos que desconocen. Esta capacitación será dada en un tiempo máximo de dos horas, será una capacitación teórico-práctica y estará definida en tres secciones: 1. Charla sobre la importancia de la inter-comunicación entre las áreas (teórico). 2. Charla sobre herramientas de comunicación utilizadas en AIESEC (teórico), y capacitación en el uso de las mismas (práctico). 3. Entrega de bases de datos de los integrantes actuales de la organización, con el fin de iniciar la inter-comunicación informal y posteriormente formalizarla (practica).  Campaña de expectativa: con el fin de darle la trascendencia a las noticias que se empezarán a generar semanalmente, se plantea realizar una campaña de expectativa, en donde se fije la atención del público objetivo, despertando la curiosidad de los mandos medios y de los miembros en general, preguntándose sobre la manera adecuada de cubrir un espacio de información. Esta campaña debe ser complementada con un gran lanzamiento de las noticias semanales, en

este evento se debe realizar una charla corta sobre la importancia de la lectura de estas noticias para el comité. En el lanzamiento de las noticias semanales, se realizará una premiación a la persona que más tenga conocimiento del comité, como reconocimiento por el esfuerzo por conocer el estado actual de este. Para dar el reconocimiento en el lanzamiento, se realizará una encuesta virtual a cada uno de los miembros, sobre el estado actual del comité y por medio de ponderación de las respuestas se obtendrá el ganador. Mediante esta selección de comunicación se cumple con las líneas estratégicas que se definieron anteriormente. Por medio de las noticias semanales y a través de la capacitación en las herramientas de comunicación, se genera una estrategia totalmente racional, la cual está fundamentada en la presentación de números y datos exactos, con el fin de realizar una medición directa en los resultados generados en el comité, esto generará incentivos para los miembros que deseen continuar con el desarrollo del comité. Por medio de la campaña de expectativa y el lanzamiento de las noticias semanales, se plantea realizar un trabajo muy emocional, el cual se enfoque en los sentimientos y anhelos de cada uno de los miembros del comité, logrando así la interiorización de la estrategia.

Estrategia de medios

1. Selección de los medios de comunicación: Con el fin de ser lo más efectivos con las estrategias planteadas se realizó una revisión de cada uno de los medios disponibles para todos los miembros de la organización y que fueran efectivos para las ideas que se plantean. Noticias del comité semanales: (Selectiva correo directo) con el fin de que sea más rápida la inter-comunicación, se definió que las noticias deben ser entregadas en medio virtual, y el medio más efectivo para tal fin es el correo electrónico, teniendo en cuenta que ya se haya realizado la capacitación en las herramientas de comunicación del comité a la hora de la inducción de los miembros. Capacitación en herramientas informáticas: (Personal inter-grupal) para que sea efectiva esta actividad, se realizará por medio de una charla informática, la cual tendrá a su disposición herramientas como un video beam, videos y material impreso, los cuales pretenden agilizar y dinamizar la charla. Para la parte práctica de esta actividad se debe contar con una sala de micros, la cual debe tener disponible acceso a internet para el uso de las herramientas. Campaña de expectativa: (masiva limitada) esta campaña se realizará con volantes y correos masivos, enviados por el correo electrónico. Para el lanzamiento de las noticias semanales y el evento de premiación, se desarrollará en una asamblea. Se reproducirán videos que demuestren la importancia de obtener esta información semanal, y sobre la importancia del interés de los miembros por conocer el estado actual de la organización.

2. Selección de horarios de la transmisión de la comunicación. En realidad los horarios de la transmisión de la información, para estos casos no son muy relevantes, pero si hay que tener en cuenta las fechas del lanzamiento de cada una de las estrategias. Noticias del comité semanales y campaña de expectativa: este lanzamiento se debe realizar en el menor tiempo posible, se debe tener en cuenta que la campaña de expectativa se debe realizar una semana antes del lanzamiento de las noticias, con el fin de lograr los objetivos propuestos en el plan. Capacitación en herramientas informáticas: esta estrategia debe realizarse en la época de reclutamiento, porque la forma de implementación y su mercado está definido para realizarlo en esta época precisa. Hay que tener en cuenta que se debe realizar un proceso de planeación de la charla y la capacitación de los que van a dictarla, con el fin de lograr los mejores resultados.

INDICE

1. INTRODUCCIÓN 2. RESUMEN EJECUTIVO DE LA ORGANIZACIÓN 2.1 BREVE HISTORIA 2.2 MISION 2.3 VISION 2.4 OBJETIVOS CORPORATIVOS 3. ANTECEDENTES COMUNICACIONALES 3.1 PLATAFORMA AIESEC.NET 3.2 CORREO INTERNO 3.3 ASAMBLEAS MENSUALES 3.4 NOTICIAS MENSUALES 3.5 REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA LOCAL 4. ANÁLISIS SITUACIONAL DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN DOFA 5. DETERMINACIÓN DE LOS ATRIBUTOS Y CARACTERÍSTICAS DIFERENCIALES DEL PROCESO A ANALIZAR 6. DETERMINACIÓN DEL OBJETIVO DE COMUNICACIÓN 7. DETERMINAR EL POSICIONAMIENTO COMUNICATIVO 8. DETERMINACIÓN DE LOS PÚBLICOS AUDIENCIA OBJETIVA 8.1 PÚBLICOS 8.1.1 MANDOS MEDIOS Y LA COMUNICACIÓN INTERNA 8.1.2 MANDOS NUEVOS Y LA COMUNICACIÓN INTERNA 9. DETERMINACIÓN DE LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS GENERALES Y DE LA ESTRATÉGIA COMUNICATIVA 9.1 ESTRATÉGIA COMUNICATIVA RACIONAL 9.2 ESTRATÉGIA COMUNICATIVA EMOCIONAL 10. DETERMINACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN 10.1 SELECCIÓN DEL TIPO DE COMUNICACIÓN 11. ESTRATÉGIA DE MEDIOS 11.1 SELECCIÓN DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN 11.2 SELECCIÓN DE HORARIOS DE LA TRANSMISIÓN DE LA COMUNICACIÓN ANEXOS 1. PRESUPUESTO

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

PRESUPUESTO VIDEO PROMOCIONAL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES FOLLETO DE HERRAMIENTAS INFORMATICAS FOLLETO LANZAMIENTO DEL PLAN NOTICIAS AFICHE PUBLICITARIO FORMATO DE PUBLICACION DE NOTICIAS

PLAN ESTRATÉGICO DE LA COMUNICACIÓN EN AIESEC

ANA MARIA CAIRASCO GUZMÁN 411010 ELIAS BOTERO GARCÍA 411007 411011

LAURA FERNANDA CALLE ARANGO

NICOLÁS GUTIERREZ JIMENEZ 411030

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MANIZALES

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

FEBRERO 3 DE 2012

PLAN ESTRATÉGICO DE LA COMUNICACIÓN EN AIESEC

ANA MARIA CAIRASCO GUZMÁN 411010 ELIAS BOTERO GARCÍA 411007 411011

LAURA FERNANDA CALLE ARANGO

NICOLÁS GUTIERREZ JIMENEZ 411030

INFORME PROFESOR JORGE ALBERTO FORERO SANTOS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MANIZALES

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

FEBRERO 3 DE 2012

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