Administraci n de Proyectos con MS Project

Gua general
Dr. Primitivo Reyes Aguilar / Septiembre de 2009

Referencia: Gua de los Fundamentos de la Administracin de proyectos (Gua del PMBOK), Tercera Edicin, 2004, Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299, EE.UU

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Contenido
Contenido..................................................................................................2 1. Administracin de proyectos..................................................................3 Definicin de proyecto............................................................................3 Antecedentes de los proyectos...............................................................5 Tipos de proyectos.................................................................................6 2. El contexto del desarrollo de proyectos (PMBOK).................................12 Comprensin del entorno del proyecto ................................................12 Ejemplos de Contrato de proyecto........................................................13 Cierre del proyecto...............................................................................13 Lecciones aprendidas...........................................................................14 Ejercicios y casos utilizando Microsoft Project 2007.................................15 1. Introduccin.........................................................................................15 2. Estimacin de la duracin de actividades............................................23 Estimacin de la duracin de tareas.....................................................24 Manejo del tiempo y calendario............................................................29 3. Secuencia de tareas para cubrir las necesidades.................................30 4. Manejo de recursos, costos y presupuestos.........................................33 Manejo de recursos...........................................................................34 Costos fijos........................................................................................36 Calendario, recursos y tiempo a ponderar.........................................36 Asignacin de recursos - cargas..........................................................40 La ruta crtica.......................................................................................44 Encontrar sobre asignacin de recursos............................................44 5. Medicin de los avances......................................................................45 Establecer una lnea base o de referencia............................................45 Ingreso de fechas reales de inicio y terminacin de tareas...................46 6. Guardar el trabajo................................................................................50

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

1. Administracin de proyectos
Definicin de proyecto
Proyecto es un proceso nico que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de terminacin, realizadas para alcanzar un objetivo, incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos (ISO 10006).. Otras definiciones Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un resultado nico (PMBOK). Es el proceso completo para producir un nuevo producto, instalar una planta nueva, instalar un nuevo sistema u otros resultados especificados Es una actividad muy definida planeada con una duracin determinada y con una meta especfica a alcanzar Es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre muchas, una necesidad humana. Es una serie de planteamientos encaminados a la produccin de un bien o la prestacin de un servicio, con el empleo de una cierta metodologa o tcnica y con miras a obtener un determinado resultado, desarrollo econmico o beneficio social

http://www.wcpm.co.uk/epmbook/projdefwhy.htm

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Caractersticas de los proyectos La elaboracin del proyecto es gradual, ya que se desarrolla en pasos o incrementos. Por ejemplo para una planta qumica, se define en general el alcance del proyecto y se hace ms explicito a medida que el equipo de proyectos desarrolla una mejor comprensin de los entregables (PMBOK). En algunos proyectos, se perfeccionan el o los objetivos y las caractersticas del producto se definen progresivamente a medida que avanza el proyecto. Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de proyectos mayor. El resultado del proyecto puede ser una o varias unidades de producto. La organizacin es temporal y se establece por la duracin del proyecto. Las interacciones sobre las actividades del proyecto pueden ser complejas.

http://www.fte-energia.org/E85/07-5.html

Antecedentes de los proyectos

5

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

La importancia que tiene el estudio de los proyectos se establece en conseguir que se disponga de los antecedentes y la informacin necesarios que permitan asignar en forma racional los recursos escasos a la alternativa de solucin ms eficiente y viable frente a una necesidad humana percibida. En un estudio de 23,000 proyectos de aplicacin slo 26% tuvieron xito total. 46% fueron cuestionables se terminaron pero con tiempo y/o presupuesto mayores. conjunto de antecedentes econmicos que permitan juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a una determinada iniciativa. Los proyectos de alguna manera se han realizado desde la antigedad hasta nuestros das:

Se busca recopilar, crear y analizar en forma sistemtica un

Pirmides de Teotihuacn
Pirmides de Chichen Itza El proyecto del Metro en el D.F. Etc.

El proyecto del Metrobus

http://www.re-moto.com/photos.php?lang=esp&img=4237 http://travel.resourcesforattorneys.com/mexico/index.php? category=17

Tipos de proyectos
6

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009 Proyectos con enfoque a negocios son: Seleccionar un paquete de software Desarrollar un nuevo producto o servicio Abrir una nueva tienda Construir un puente, presa, carretera o edificio Producir y dirigir una pelcula Etc.

P.

http://pe.kalipedia.com/fisica-quimica/tema/petroleo-unica-rocaliquida.html?x=20070418klpcnaecl_186.Kes&ap=1

Los Proyectos siguientes tienen un enfoque social: Proveer servicios a la sociedad Crear polos de desarrollo Aprovechar de mejor manera los recursos naturales Sustituir produccin artesanal por industria Proporcionar servicios de salud Etc.

Administracin de proyectos
7

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto, para satisfacer los requisitos del proyecto. Se logra mediante la aplicacin e integracin de los procesos de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control. Sus objetivos incluyen: identificar los requisitos Establecer objetivos claros y realizables Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos Adaptar los planes, las especificaciones y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados. La administracin de proyectos se enfoca a lograr: Las metas y objetivos especficos, en el desempeo o tecnologa deseados Dentro de las restricciones de tiempo y costo Con los recursos asignados

Los Procesos principales en la administracin de proyectos son los siguientes:

Identificar una necesidad Definir las metas y su Importancia reelativa Seleccionar las mtricas de desempeo adecuadas Desarrollar un programa Desarrollar un presupuesto Integrar un plan Implementar el plan Monitorear y controlar el proyecto Evaluar el xito del proyecto
8

Desarrollar el concepto Tecnolgico o metodologa

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Procesos de direccin de proyectos Algunos de los Riesgos e incertidumbres que se presentan en los proyectos son los siguientes: Incertidumbre en la programacin Incertidumbre en los costos Incertidumbre en la tecnologa Otros riesgos de naturaleza poltica y organizacional

El ciclo de vida de un proyecto es el siguiente:

Figura 1.2 Ciclo de vida de un proyecto Donde: Formulacin y seleccin. Se define el proyecto su alcance y su impacto Planeacin. Se definen las tareas especficas que constituirn el proyecto y estiman los recursos Programacin y control es el trabajo ms intenso Implantacin y terminacin. Se entrega al usuario el proyecto. La administracin de proyectos es una metodologa para: 9

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009 Identificar en forma clara la necesidad a cubrir y su impacto Identificar la alternativa de solucin ms eficiente Planeacin y programacin de actividades Asignar en forma racional los recursos escasos Dar seguimiento Comprobar efectividad y terminacin

P.

Las interrelaciones entre las diferentes actividades de la administracin de proyectos son las siguientes:

10

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

P nai n e l ec dl a poet r yc o

Atv ae c i ds i d d t la a e l ds a Cn odl ot l e r p yc r et o o

P g mi n r r a o a c dlp yc e r et o o

Rd e ed p c dni s r ee c e a

Ds i i ns ei c e c o dl p n e l a

Dt s e a dl o ds m ee p o e r ad l el ea tra a e

D g md i r ae aa Gn at t

Ifr e n m o s pri o e d s i c d c so e ot s Sl ci n e e c d e p g mi n r r a oa c

Ai nc n e s ai d g r cr o eu s s

I pncne mat i dl l a Pn l a

Relacin entre la planeacin, programacin y Control de un proyecto.

11

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

2. El contexto del desarrollo de proyectos

(PMBOK) Un proyecto debe formularse cuidadosamente considerando todos los aspectos y riesgos. Para tomar la decisin de emprender o no un proyecto, debe realizarse un anlisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos, esto es la Evaluacin del Proyecto

Comprensin del entorno del proyecto

Casi todos los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, econmico y ambiental y tienen impactos positivos y negativos deseados y/o no deseados. El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en el contexto de su entorno cultural, social, internacional, poltico y fsico. Entorno cultural y social. El equipo tiene que entender cmo afecta el proyecto a las personas y cmo afectan las personas al proyecto. Esto puede requerir una comprensin de los aspectos econmicos, demogrficos, educativos, ticos, tnicos, religiosos, y de otras caractersticas de las personas a quienes afecta el proyecto o que puedan tener un inters en ste. El director del proyecto tambin debe examinar la cultura de la organizacin y determinar si se reconoce que la administracin de proyectos desempea un rol vlido con responsabilidad y autoridad para gestionar el proyecto. Entorno internacional y poltico. Es posible que algunos miembros del equipo tengan que estar familiarizados con las leyes y costumbres internacionales, nacionales, regionales y locales aplicables, as como con el clima poltico que podra afectar al proyecto. Otros factores internacionales a tener en cuenta son las diferencias de husos horarios, los das festivos nacionales y regionales, los requisitos de viaje para reuniones cara a cara y la logstica de teleconferencias. Entorno fsico. Si el proyecto va a afectar a su mbito fsico, algunos miembros del equipo debern estar familiarizados con la ecologa local y la geografa fsica que podran afectar al proyecto o ser afectadas por el proyecto. 12

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Hay tres documentos principales del proyecto Acta de Constitucin del Proyecto. Autoriza formalmente el proyecto. Enunciado del Alcance del Proyecto. Establece el trabajo que debe realizarse y los productos entregables que deben producirse. Plan de Gestin del Proyecto. Establece cmo se realizar el trabajo.

Ejemplos de Contrato de proyecto

Otros ejemplos de documentos para Contrato de Proyectos son: Es el compromiso formal del equipo y de la direccin, en la ejecucin del proyecto

Caso de negocio Descripcin general del problema Alcance Meta medible

Impacto financiero Beneficios estimados Costosestimados Recursos Nombre, Rol Otros participantes Planes del proyecto

Sigmas

Fechas arranque y final por cada fase DMAIC Eventos parciales a revisar

Cierre del proyecto

Durante el proyecto se va haciendo seguimiento del desempeo del proyecto, tanto en avances como en variaciones contra presupuestos, para lo cual se van elaborando una serie de reportes a ser revisados por la direccin durante el desarrollo del proyecto:
Reporte de logro de metas intermedias (milestones): Permiten reenfocar prioridades para los objetivos a ms largo plazo. Son puntos de decisin para continuar o no el proyecto, son visibles Reporte final

13

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Reporte de cumplimiento de objetivos Comparacin de beneficios y costos reales contra presupuesto Cumplimiento de metas intermedias Anlisis Post Mortem, que estuvo bien y que estuvo mal como herramienta de aprendizaje

El xito de un proyecto da respuesta positiva a las preguntas siguientes o con beneficios relevantes: Se lograron las metas y objetivos planeados? Se cumplieron las fechas de terminacin? Dentro o por debajo de las restricciones de costo? Se utilizaron los recursos asignados? El desempeo y xito de un proyecto se mide en resultados no en el esfuerzo dedicado al mismo. Una vez finalizado el proyecto, se entrega al cliente o al dueo del proceso para su seguimiento, se le transfiere la tecnologa y se proporciona capacitacin.

Lecciones aprendidas
Las variaciones identificadas durante el desarrollo del proyecto se explican y las lecciones aprendidas del proyecto se documentan y se difunden a los diferentes niveles de la organizacin involucrados en el proyecto. El anuncio a los grupos interesados y clientes sobre la terminacin del proyecto, previene a los gerentes a disponer del personal que asignaron al proyecto. En la reunin pblica se inicia la transicin de los entregables del proyecto a las funciones de lnea y se reconocen los logros del equipo.

http://aggiechick03.blogspot.com/

14

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Ejercicios y casos utilizando Microsoft Project 2007

1. Introduccin
Ejecutar Project 2007 con: Microsoft Office > Microsoft Project 2007

Para abrir un archivo nuevo: 15

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009 File > New

P.

En la pantalla de informacin de proyecto indicar la fecha inicial o final del proyecto: Project > Project information

Para salvar el archivo del proyecto: File > Save as > Proyecto 1 (en la carpeta deseada) Previo a cargar las actividades, es necesario realizar por separado una estructura detallada de actividades (work breakdown structure WBS) como la siguiente, endentar las actividades conforme sea necesario.

16

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Agregar nombres de Actividades o tareas principales y secundarias, la duracin de Default es un dia:

17

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

18

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Los nombres de las tareas deben ser claros y sin ambigedades, que permitan realizare estimados de tiempo, costos y duracin de manera sencilla. Las metas intermedias o puntos de revisin, confirma que las tareas antecesoras se han completado, el uso de un verbo de resultados es apropiado para comunicar la importancia de la revisin de puntos intermedios, tales como: prueba completa, usuarios entrenados, aprobacin recibida, etc. Tareas resumen, son subtituladas dentro de la lista de tareas, para agrupacin de tareas en una tarea resumen. Indentar tareas seleccionndolas debajo de la tarea resumen y pulsar el botn ponerlas en secuencia con el botn de ligar tareas

Las tareas se pueden desligar o eliminar su secuencia con el botn Tambin se pueden ligar o secuenciar de manera grfica moviendo las barras inferiores en secuencia como sigue:

19

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Para expandir o contraer la lista de tareas se utilizan los botones de los signos

+y

como sigue:

Para imprimir la lista de tareas o actividades: Para imprimir todo el diagrama de Gantt en una sola pgina, dar un click derecho en la escala de fechas. Seleccionar ZOOM y ENTIRE PROJECT.

20

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

21

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009 File > Print preview o con

P.

La escala de tiempo tambin se puede ajustar con TIMESCALE:

Ajustar la escala de tiempo y el tamao conforme sea requerido. 22

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Las columnas no deseadas se pueden esconder con la opcin HIDE.

Se puede ajustar la pgina con PAGE SETUP:

2. Estimacin de la duracin de actividades

La duracin completa del programa del proyecto depende de que tan bien se estime la duracin de las tareas individuales y contestar estas preguntas: Cunto dura el proyecto? Cundo se puede terminar? Cundo se puede iniciar? Hay flexibilidad en el programa? Un programa exacto ayuda a mantenerse en control y se puede ajustar o adaptar para cumplir con las condiciones y condiciones reales. Por ejemplo, si la gente clave para el avance del proyecto est ocupada en 23

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

otras cosas, Cules son las opciones? hay alternativas de recursos, se puede retrasar el inicio de las tareas, se puede cambiar el enfoque completo?

Estimacin de la duracin de tareas

Hay seis formas fundamentales de estimar la duracin de las tareas, se pueden aplicar dependiendo de la situacin: Con datos histricos Con referencia a experiencias de otros o estndares de tareas A sentimiento (Wildly Aimed Guess WAG), se pueden divider last areas en componentes ms pequeos para reducir el error. A sentimiento con referencia a una experiencia similar (Scientific WAG SWAG) Con el Mtodo Delphi, un grupo de expertos multifuncionales se les pide que estimen de manera independiente la duracin de las tareas en cuestin. Despus cada uno explica sus razones al grupo, despus con el beneficio del racional de otros, se realiza otra ronda de estimados, repitiendo hasta que haya un fuerte consenso de opinin. Anlisis PERT, utiliza el poder de la probabilidad y de la estadstica para mejorar la exactitud de los estimados. Se hacen tres estimados de la duracin de la tarea: uno optimista, uno pesimista y el ms probable o esperado. En caso de que el esperado no se encuentre en el centro, PERT hace las ponderaciones necesarias, por ejemplo si 12 hrs, 32 hrs, y 100 hrs, son los valores optimista, esperado y pesimista, PERT le da un peso de cuatro veces al esperado =(pesimista + optimista + 4*esperado)/6 = 40 hrs. Introducir la duracin de cada una de las tareas: Las unidades utilizadas son:

24

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Se reemplaza la duracin por omisin o default de 1 da? - el signo de interrogacin es indicado por Project cuando la duracin es timada por el mismo programa. Por ejemplo se tienen las estimaciones de tiempo como sigue:

Estimacin de tiempo con PERT: Se utilizan las opciones siguientes: View > Toolbars > PERT Analysis Pulsar el botn PERT Entry Sheet

25

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009 Aparece una ventana donde se ingresan los datos de los tiempos Optimista, Esperado y Pesimista, por ejemplo:

P.

Despus pulsar el botn CALCULATE PERT para estimar la duracin del proyecto:

PERT determina nuevas duraciones que cambian las duraciones originales establecidas para las tareas (solo en las que se ingresaron tiempos de duracin Optimista, Esperada y Pesimista):

26

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Queda como sigue:

Para regresar a la vista original del Gantt, View > Gantt Chart

27

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

28

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Manejo del tiempo y calendario

Por Default cada da consta de 8 horas, cada semana de 40 horas y cada mes de 20 das hbiles. Un da hbil tiene un horario de 8:00 AM a 5:00 PM, si se quieren cambiar estas opciones, seguir las instrucciones siguientes: Tools >Options > Calendar Se utiliza la notacin siguiente para el tiempo transcurrido:

29

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

3. Secuencia de tareas para cubrir las necesidades

La secuencia de tareas y el tiempo requerido para completar el proyecto est determinado por las relaciones de dependencia entre las tareas. Las tareas en paralelo acortan la duracin del proyecto y las tareas dependientes no pueden iniciar hasta que terminen sus predecesoras.

Para asignar tareas predecesoras, mover la lnea de divisin hacia la derecha hasta que est visible la columna de Predecesores, si hay columnas sin uso se pueden esconder (Hide).

Revisar desde el inicio de la lista de tareas e identificar cuales tareas deben preceder a la actual, si no hay ninguna, dejar la columna en blanco. Colocar el nmero de ID del predecesor en el CAMPO DE PREDECESOR, por ejemplo las tareas 3, 4 y 5 tienen predecesoras 1, 3 y 4 respectivamente.

30

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Si hay ms tareas predecesoras, separar los nmeros de ID con una coma, por ejemplo la tarea 10 tiene predecesores 7, 8 y 9:

Otra forma es mover la barra de la tarea predecesora a la barra de la tarea dependiente:

Una vez introducidas todas las dependencias del programa, se puede revisar el flujo de trabajo, la duracin total del proyecto y los posibles cuellos de botella. Para otras dependencias ms complejas con tipo de predecesor y retraso en el inicio o final, seleccionar la tarea deseada y Task Information:

31

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Por ejemplo para que la tarea 13 inicie con un retraso de 0.3 das despus de la tarea 12 se tiene:

Tambin se pueden utilizar restricciones con palabras:

32

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Se configuran al seleccionar la tarea deseada y Task Information Advanced: Si se configura para AS LATE AS POSSIBLE:

Se obtiene:

Para hacer que el proyecto sea ms fcil de manejar y exitoso, seguir estas reglas: Iniciar todo tan pronto como sea posible. Mantener el flujo de trabajo lgico y tan simple como sea posible. Utilizar las restricciones con cuidado, y solo si son necesarias. Mantener el plan tan flexible como sea posible. Hacer un buen programa, simple.

4. Manejo de recursos, costos y presupuestos

El preparar y dar seguimiento a la planeacin de los recursos permite alcanzare los objetivos siguientes: Se puede programar de acuerdo a los recursos disponibles, adems de la secuencia de tareas y su duracin. 33

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Se pueden identificar los cuellos de botella causados por limitaciones de recursos. Se pueden programar y dar seguimiento a costos del proyecto completo, y de cada recurso. Se pueden distribuir las cargas de trabajo de manera justa en el equipo.

Manejo de recursos
MS Project maneja los siguientes tipos de recursos: personas, instalaciones, equipos y materiales y costos los tres primeros se combinan en una sola categora Work resources (recursos de trabajo). Para crear una lista de recursos: Se pueden agregar en la Grfica de Gantt de las actividades o en un men especial para introducir los datos de los recursos como sigue: View > Table:Entry Entry o View > Resource Sheet Se abre una pgina con los campos siguientes:

En la columna de indicador puede aparecer un cono de precaucin (Warning icon) para indicar que no hay suficientes recursos para realizar el proyecto. Los recursos pueden ser personalizados despus en la caja de Informacin de Recursos.

34

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

35

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Se puede ingresar informacin detallada de los recursos al seleccionar el rengln de recursos y seleccionar RESOURCE INFORMATION, aparece la siguiente pantalla para ingresar los datos incluyendo los costos:

Dentro de este cuadro se puede ingresar el e-mail para comunicacin con otros miembros del equipo.

Costos fijos
Otro mtodo para agregar costos para el proyecto es agregar un costo fijo a cada tarea. View > Table Entry: Cost

El campo FIXED COST ACCRUAL sirve para indicar si el costo se carga al inicio del proyecto, al final o se prorratea durante su duracin.

Calendario, recursos y tiempo a ponderar

El programa proporciona varios tipos de calendarios: calendario estndar, calendario base, calendario del proyecto y calendario de recursos. El calendario estndar se puede configurar a un turno por da, 8 horas (8 a.m. a 5 p.m.), lunes a viernes. El calendario de turno de la noche es de 8 36

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

horas de 11 p.m. a 8 a.m., lunes a viernes; y el ltimo es un calendario de 24 horas los 365 das del ao (para maquinaria). No hay das festivos en los calendarios, se les pueden agregar paros de planta, das de descanso, etc. Para hacer cambios: Tools > Change Working time New Seleccionar un nuevo calendario para la organizacin y llenar el cuadro de EXCEPTIONS con los das a modificar para configurar los das no laborales.

El calendario para el proyecto se selecciona en: Project > Project information

37

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Si el calendario seleccionado no se apega perfectamente al calendario de los recursos (vacaciones, etc.) modifica su calendario para que se tome en cuenta. Seleccionar el recurso con: View > Resource sheet

38

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

39

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Asignacin de recursos - cargas

Antes de asignar los recursos a las tareas o actividades considerar lo siguiente: Qu tan importante es la calidad en esta tarea? Qu tan crtico es el tiempo en esta tarea? El flujo del proyecto depende de la terminacin de esta tarea? Qu habilidades son necesarias para completar esta tarea? Si se aplican ms recursos la tarea se puede terminar en menos tiempo, de mejor forma, ms segura o ms barata? Puede hacerse esta tarea ms lenta, postergarse o hacerse en etapas sin un efecto adverso? El Project asume que las tareas son impulsadas por el esfuerzo (se asume que si se le asignan ms recursos a las tareas, se terminan ms pronto). Algunas tareas no responden a la adicin de recursos, estas se denominan Tareas de duracin fija (crecimiento del pasto).

Para asignar recursos, en la pantalla de grfica de Gantt dividir la pantalla colocando el cursos en algn lado y WINDOW > SPLIT seleccionar FORMAT > DETAILS > RESOURCES AND PREDECESSORS

40

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Asegurarse que la opcin clculo automtico est activada: Tools > Options > Calculate Automatic

Se pueden asignar recursos a cada una de las tareas (no necesariamente el 100%, puede ser el 50%), seleccionndola y con botn derecho llamar a Task information > Resources:

41

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

En este men se pueden varias combinaciones de asignacin de recursos. Cuando no se tienen suficientes recurso para el proyecto, se pueden hacer varias cosas: Obtener ms recursos Reducir el alcance del proyecto Trabajar ms tiempo con los recursos disponibles. Otras medidas son: Si no hay suficiente de . Gente Intentar esto. Postergar las tareas Solicitar ms tiempo para el proyecto Balancear las habilidades con las tareas Dividir las tareas en actividades simples y proporcionar ayuda Agregar personal de tiempo parcial o a tiempo completo Utilizar contratistas Comprar en vez de hacer Limitar el alcance del proyecto Asignar ms recursos Trabajar tiempo extra Revisar secuencia del flujo de trabajo Usar servicios externos Comprar ms que hacer Limitar alcance del proyecto Apoyarse en asistentes junior Revisar la secuencia del flujo de trabajo para reprogramar tareas paralelas Utilizar proveedores alternos Reconsiderar hacer o comprar Solicitar una extensin de tiempo Revisar la secuencia del flujo de trabajo para reprogramar tareas paralelas Trabajar turnos adicionales Revisar la definicin del proyecto y 42

Tiempo

Materiales

Instalaciones

Falta general de recursos

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

seleccionar una estrategia ms realista

Si se establece en la opcin de Fecha inicial del proyecto: Project > Project information > Schedule from > Project start date

Project intenta iniciar las tareas lo ms pronto posible, dependiendo de la duracin de cada tarea y las dependencias de sus predecesoras. Se agregan las duraciones de las tareas en la ruta crtica para estimar la duracin total del proyecto. Cuando se establece la opcin de Fecha final del proyecto: Project > Project information > Schedule from > Project finish date

Las tareas en la ruta crtica se inician tan tarde como sea posible. Se agrega la duracin de cada tarea predecesora, desde la fecha final del proyecto, en reversa hasta la primera tarea, de modo de determinar cundo iniciar la primera tarea. Si no se asignan recurso a la tarea, se programa para tener la mxima duracin posible, en el momento que se le asignan recursos, se ajusta su duracin. 43

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

La ruta crtica
Se puede visualizar en: View > Network Diagram Critical tasks

O View > More views > Detail Gantt

Las barras rojas representan la ruta crtica y las barras azules las actividades con holgura (que aparece como lneas delante de la tarea o actividad), esto para efectos de toma de decisiones en el proyecto.

Encontrar sobre asignacin de recursos.

Se pueden observar en la vista de Resources Sheet View, Resources USage View o Resources Allocation View, aparecen con un signo de precaucin. 44

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

5. Medicin de los avances

Tener cuidado con no ignorar lo siguiente: Est produciendo la estrategia los resultados esperados? Se estn evitando problemas que puedan bloquear el proyecto? Permanece enfocado el equipo de trabajo, es productivo? Continan teniendo inters en el proyecto las partes interesadas? Si el proyecto es exitoso, lograr los resultados esperados? No se debe sobre controlar los detalles, se debe enfocar a obtener el xito no la perfeccin. La revisin de los puntos de control (milestones) con obsesin y toma de decisiones es calve para el xito del proyecto. En las revisiones contestar las preguntas siguientes: Qu problemas se han encontrado? Qu problemas se prevn? Cul es la mayor preocupacin hoy? Cmo podra cambiar esto el futuro? Cmo va el proyecto?

Establecer una lnea base o de referencia

Sirve para comparar la situacin de los planes contra los eventos reales. Tools > Tracking > Save base line > Entire project Se pueden establecer lneas base para las diferentes tareas especficas. 45

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Ingreso de fechas reales de inicio y terminacin de tareas

View > Tracking Gant Abrir una ventana inferior con la barra de divisin en la parte inferior de la pantalla,

Dar dos Clicks en este cono para abrir una pantalla inferior. ir a la pantalla inferior y activarla More Views abrir el men de seleccionar la Task Details Form y aplicarla.

46

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Introducir los datos reales de duracin de las actividades o porcentaje de avance.

La grfica de Gantt queda como sigue:

Tambin se pueden actualizar los avances en: View > Table tracking > Tracking

47

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Otra forma para actualizar el avance de tareas especficas es con: Tools > Tracking > Update task

Otra opcin es usando el botn TRACK y seleccionar la opcin adecuada:

48

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

Para actualizar el proyecto ejecutar las instrucciones siguientes: Tools > Tracking > Update project

49

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

De manera similar para actualizar los costos reales: Tools > Task usage View > Table tracking > Usage

6. Guardar el trabajo
Para exportar el reporte en formato HTML para pginas Web se tiene: File > Save as Save as Type Microsoft Excel or XML

50

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009 EXCEL:

P.

51

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009

P.

52

Administracin de Proyectos con MS Project Reyes A. / sept. 2009 Seleccionar solo los campos necesarios a exportar:

P.

Para el caso de XML, indicar FILE > SAVE AS:

53