ANEXO 03

MODELO DE TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS DE CONSULTORIA PARA EL INVENTARIO, OPTIMIZACION Y ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL DE UNA DEPENDENCIA DEL MTC

ANEXO 03 MODELO DE TERMINOS DE REFERENCIA CONTRATACION DE SERVICIOS DE CONSULTORIA PARA EL INVENTARIO, OPTIMIZACION Y ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA DEL MTC

1. ANTECEDENTES

La poltica de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658 en sus literales d) y f) del articulo 5, menciona que el proceso de modernizacin de la gestin del Estado se sustenta fundamentalmente en mayor eficiencia en la utilizacin de los recursos del Estado, por lo tanto, se elimina la duplicidad o superposicin de competencias, funciones y atribuciones entre Sectores y Entidades o entre Funcionarios y Servidores; as como en la Institucionalizacin de la evaluacin de la Gestin por Resultados, a travs del uso de modernos recursos tecnolgicos, la planificacin estratgica y concertada, la rendicin pblica y peridica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las acciones del Estado. El MTC viene desarrollando actividades tendientes a modernizar la institucin, con el propsito de simplificar e integrar la funcin organizacional, as como brindar un mejor y eficiente servicio a la comunidad.
2. OBJETIVO GENERAL

Contar con los servicios de consultora de una empresa, consultor individual o institucin afn que ofrezca las mejores condiciones tcnico econmicas para realizar la identificacin, inventario, descripcin, representacin grfica (flujogramas) y documentacin de los procesos administrativos y tcnicos operativos existentes en la Dependencia, para luego analizarlos y optimizarlos, formulando finalmente el correspondiente Manual de Procesos y Procedimientos de la misma.
3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar el estudio en base a los documentos de la Dependencia: Plan Estratgico, Plan Operativo, MOF, ROF, TUPA, Directivas y otros documentos de gestin existentes para identificar los procesos y procedimientos que se desarrollan en la misma. El estudio deber enfocar principalmente:
3.1. La identificacin de los procesos y definir su secuencia (anexo 4). Se

recomienda graficar los procesos en tres categoras: estratgicos, operativos y de soporte.

Este mtodo que permite visualizar los procesos de la Direccin General ser una ayuda para planificar nuevas estrategias o el despliegue de nuevas polticas.
3.2. El establecimiento de la documentacin de los procesos (descripcin

segn anexo 2), lo cual implica: el alcance (lmites del proceso), el objetivo (propsito o fin que persigue el proceso), el propietario (la persona a quien se le asigna la responsabilidad de liderar las actividades relativas a la gestin del proceso), las entradas y salidas (las entradas son las que dan inicio al proceso y las salidas los resultados, que pueden ser productos o servicios o la combinacin de ambos que se obtienen del proceso), los usuarios (el que recibe el resultado del proceso) y los proveedores (el que entrega la actividad que da inicio).
3.3. La

representacin grfica de los procesos y procedimientos identificados e inventariados, como paso previo a su optimizacin, teniendo como base un entendimiento detallado de cmo funciona realmente el proceso (anexo 3).

3.4. Elaborar el correspondiente Manual de Procesos y Procedimientos

(segn anexo 1).

3.5. Redisear los procesos que requieran ser ms eficientes y eficaces,

para que rindan en un grado superior al que tena anteriormente, y ello gracias a una accin sistemtica sobre el proceso que har posible que los cambios sean estables.
4. METODOLOGIA DE TRABAJO

El estudio deber ser realizado sobre la base de informacin primaria y secundaria. En lo que respecta a informacin primaria, se espera que se lleven a cabo entrevistas con funcionarios de distintos rganos de lnea y administracin de la Dependencia, as como funcionarios de otros organismos relacionados y con los usuarios finales involucrados en los procesos. Con respecto a informacin secundaria, se debe revisar y evaluar la informacin contenida en el Plan Estratgico, Plan Operativo, ROF, MOF, Directivas, TUPA y otros documentos existentes. En lo que a la identificacin de los procesos se refiere, se identificaran los procesos que se desarrollan en cada una de las unidades que conforman la Dependencia, utilizando tcnicas de caracterizacin de los procesos y herramientas informticas que permitan un modelamiento Top Down identificando los procesos, subprocesos, procedimientos, actividades insumos y productos.

Se deber identificar el grado de optimizacin alcanzado por cada uno de los procesos.
5. ENTREGABLES 5.1. Diagnstico

situacional de los Procesos y Procedimientos actuales de la Dependencia, adjuntando el mapa de procesos de la elaborado en la herramienta de modelamiento, as como el rbol de procesos y procedimientos de la misma.

5.2. Manual de Procesos y Procedimientos actuales de la Dependencia

a nivel de flujogramas de actividades por reas, y descripcin de actividades por cargos y tiempos con sus formularios respectivos de acuerdo a los anexos 1,2, 3 y 4. En tres ejemplares impresos. En archivos magnticos y en formato HTML. El modelamiento de stos procesos, exportables para su almacenamiento en una base de datos relacional.
5.3. Manual

de Procesos y Procedimientos mejorados de la Dependencia a nivel de flujogramas de actividades por reas, y descripcin de actividades por cargos y tiempos con sus formularios respectivos de acuerdo a los anexos 1,2, 3 y 4. En tres ejemplares impresos. En archivos magnticos y en formato HTML. El modelamiento de stos procesos, exportables para su almacenamiento en una base de datos relacional.

5.4. Capacitacin de los coordinadores (2 por cada direccin de lnea) de

la Dependencia para la implantacin de los procesos y formularios.

6. INFORMES 6.1. Primer informe de avance, a los treinta (30) das de iniciado el servicio,

conteniendo el entregable 5.1 de la quinta seccin del presente documento.

6.2. Segundo Informe de avance, a los setenta (75) das de iniciado el

servicio, conteniendo el entregable 5.2 de la quinta seccin del presente documento.

6.3. Informe Final, al concluir el plazo estipulado en el contrato conteniendo

los entregables 5.3 y 5.4 de la quinta seccin del presente documento, as como el grado de optimizacin de los procesos identificando las actividades que no agregan valor y sern eliminadas, y la mejora en tiempos obtenida. NOTA: La Dependencia tendr un plazo mximo de catorce (14) das calendario para emitir su aprobacin o desaprobacin de los dos primeros

informes y de 30 das calendario para la aprobacin del informe final. Los Informes se darn por aprobados ante el silencio de la misma al trmino de los plazos indicados.
7. PLAZO DE EJECUCIN

El servicio de consultora tendr una duracin de 120 das calendario, a partir de la firma del contrato.
8. PERFIL DE LOS CONSULTORES

Formacin Acadmica: Profesional (titulado) en Administracin, Ingeniera Industrial o profesin afn, recomendable con post-grado en temas de administracin de negocios, organizacin y mtodos, tecnologa de la informacin y mejoramiento continuo de procesos. Experiencia: Se evaluar la experiencia del postor con el servicio especfico que propone, para tal efecto deber presentar una Carta o documento similar que demuestre la aplicacin satisfactoria de un servicio similar en otra organizacin, garantizando que el postor est capacitado para ejecutar satisfactoriamente el servicio propuesto, o soportndolo en caso de ser necesario. Asimismo, en respaldo de su propuesta, el postor deber detallar las caractersticas de su infraestructura de servicios, soporte de primer y segundo nivel, entre otros. La experiencia del postor se acreditar mediante la lista de clientes con servicios similares dados por l a otras organizaciones, y las respectivas cartas de aceptacin, contratos, facturas, etc. Asimismo, el consultor deber probar el cumplimiento de los siguientes requisitos: 1. Experiencia mnima de cinco (05) aos de trabajo profesional en proyectos de diagnstico situacional e identificacin de procesos crticos, estudios de optimizacin y mejoramiento de procesos. 2. Experiencia mnima de tres (03) aos en el sector publico en los temas indicados en el prrafo anterior. 3. Experiencia mnima de dos (02) trabajos de modelamiento y optimizacin de procesos en el sector publico satisfactoriamente concluidos. 4. Experiencia en trabajos similares modelamiento de procesos a utilizar. con la herramienta de

9. COORDINACIN Y SUPERVISIN

La Dependencia, es la encargada de la coordinacin y supervisin del estudio, as como de proporcionar a los consultores la informacin y las facilidades para el desarrollo del trabajo materia de la contratacin.
10. COSTO DE LA CONSULTORA Y MODALIDAD DE PAGO

El monto referencial es de XXX con 00/100 nuevos soles (S/. XXX), monto que incluye el IGV y cuya forma de cancelacin ser en tres (3) cuotas parciales a la aprobacin sucesiva de los informes que se indican en el numeral 6 de ste documento, de la manera siguiente: Treinta por ciento (30%) a la aprobacin del primer informe, Treinta por ciento (30%) a la aprobacin del segundo informe y Cuarenta por ciento (40%) a la aprobacin del informe final.

La aprobacin de los informes se dar conforme a lo sealado en la seccin seis del presente documento.

ANEXOS

ANEXO 1 NDICE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ANEXO 2 FORMATO DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO ANEXO 3 FORMATO DE GRAFICO DE PROCEDIMIENTOS (FLUJOGRAMA) ANEXO 4 FORMATO DE MAPA DE PROCESOS

ANEXO 1 Contenido del manual:

1. INTRODUCCIN 2. INDICE 3. DATOS GENERALES 3.1. OBJETIVO 3.2. ALCANCE 3.3. APROBACIN Y ACTUALIZACION 4. PROCESOS 4.1. MAPAS DE PROCESOS (ANEXO 4) 4.2. CARACTERIZACION 5. PROCEDIMIENTOS 5.1. DESCRIPCIN (ANEXO 2) 5.2. FLUJOGRAMA (ANEXO 3) 6. FORMULARIOS

ANEXO 2 MTC Direccin de ...... PROCEDIMIENTO DE xxxxxxx Revisado : Aprobado : Fecha Pgina xx : : 01 de

A.

Objetivo

B.

Alcance

C. 1. 2. 3. 4. 5.

Referencias

D.

Responsabilidades

1. SUBDIRECTOR DE .......: Deber de ................ 2. TCNICO DE ............: Deber ............

3. SUBDIRECTOR DE ..........: Deber de ................

E. 1. 2. 3.

Mecanismos de Control

F.

Procedimiento

1 OFICINA GENERAL DE XXXX 1.1 Director General ............ 1.2 Secretaria ................... 2 DIRECCIN DE .............. 2.1 Secretaria ................ 2.2

G.

Firmas Nombre/Ttulo Solicitante Director Responsable Miembro que prepar el procedimiento Firma Fecha

Miembro del equipo responsable

PROCEDIMIENTO.........

Anexo 3

USED AT:

AUTOR: PROYECTO: PROCESO DE ABASTECIMIENTO

FECHA:

08/09/2005

APROBADO DESARROLLO PROPUESTA PUBLICACION

READER

FECHA CONTEXTO:

REV ISION: 08/09/2005

Anexo 4
A1

DIRECCION DE INFORMATICA / PROCEDIMIENTOS

Proces o 2

Proces o 1

Proces o 3

Proces o 4

Proces o 5

PROCESO DE ABASTECIMIENTO