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Sistemas administrativos

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Resumen: Sistemas Administrativos. Gilli y colaboradores. Caps.

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Sistemas Administrativos

Los Sistemas Administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrador en función de ciertos fines. (Lardent, 1976) Podríamos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados alcanzados. (Gilli, 1998)

Pautas de control interno
En el nivel técnico u operativo de la organización, las decisiones son repetitivas y, por lo tanto, programables mediante el establecimiento de sistemas administrativos, rutinas operativas o, simplemente, hábitos; en los niveles de conducción, si consideramos sólo las decisiones no programadas, recurriríamos al criterio y la intuición del ejecutivo. Control interno, en el uso profesional corriente, se encuentra asociado con la especialidad contable y de auditoría. Desde el punto de vista más amplio de la administración, Control interno es un Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener específicamente tres cosas: La eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información (exactitud y veracidad) y la protección del patrimonio.

Normas generales: w Separación de funciones: según esta norma, una operación se realiza con la intervención de varios sectores, establece un control por oposición de intereses y constituye uno de los pilares del sistema de control interno. w Asignación de responsabilidades: Las funciones de las distintas áreas y puestos de la organización, así como sus atribuciones, deben estar claramente establecidas. w Niveles de autorización: Es fundamental que las funciones se asignen a personas con la capacidad para llevarlas a cabo. Debe estar claramente establecido quién puede autorizar una operación según su tipo y monto.

Autor: Jaki.-

y la documentación de los traslados de donde surja de manera clara quién es el depositario. que aseguren la captación inmediata del dato. Gilli y colaboradores.Resumen: Sistemas Administrativos. para ello se utilizan diferentes medios. y agilicen su procesamiento. el acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro.10 w Seguridad en el manejo de activos: La centralización del manejo en una sola persona o sector. w Diseño de formularios. w Integridad de la información: Uno de los objetivos del establecimiento de un sistema de control interno es asegurar la confiabilidad de la información.- . sustracción. Autor: Jaki. w Control de formularios y comprobantes: La prenumeración de los formularios y comprobantes permite su identificación precisa. archivos y registros: Los soportes de información tiene que ser diseñados de modo tal que presenten toda la información necesaria de manera clara y precisa y también la constancia del responsable interviniente. como la informática. etc.. son medidas para limitar los riesgos de pérdida. 4 . Caps. facilita el control de los emitidos y los anulados.

Gilli y colaboradores. Iniciación del trámite de compras: La operación de compra debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte del funcionario responsable. pudiéndose fijar la recepción y contabilización provisoria de los bienes como límite superior. Caps. transporte. la gestión de compra puede ser clasificada junto a la fabricación y la distribución física como una actividad que contribuye a resultados. d) Importaciones: Son aquellas compras a un proveedor extranjero. 4 . Normas específicas de Control Interno Separación de funciones: La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y la registración de los mismos. Pero cuando se trata de servicios. Autor: Jaki. Requieren la autorización de los niveles de decisión más altos. son susceptibles de presupuestación. Almacenes suele ser quien detecta la necesidad.Resumen: Sistemas Administrativos. el pedido puede originarse en distintos sectores de la empresa. En el caso de los bienes.- . c) Compras normales: Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción. en la calidad adecuada y en el momento oportuno. procedimientos especiales para el despacho de mercadería a plaza. derechos de importación. Alcance: Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento. al mínimo costo. comercialización o administración y que. Modalidades: a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede ser circunstancial. esto es. b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposición permanente. por estar vinculados con la futura producción y comercialización. que poseen ciertas particularidades como los seguros de cambios. *Considerándose el análisis de Drucker sobre los aportes que realizan las actividades a una organización.10 Subsistema de Abastecimiento Este subsistema se encarga de la obtención de recursos (bienes y servicios) necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos. etc.

10 Obtención de un número determinado de cotizaciones: Los pedidos y las cotizaciones (requeridas cuando la compra supera determinados montos) se realizan por escrito. Control de la mercadería recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos recibidos y la confección de reportes escritos. Circuito general del Subsistema de Abastecimiento 1. Ordenes de compra pendientes vencidas. Ingreso de materiales en stock por tipo de producto. el responsable confecciona la Solicitud de compra (formulario que consiste en el pedido de compra de bienes o servicios efectuada por la persona autorizada al departamento de Compras) y se la envía al departamento respectivo. Gilli y colaboradores. la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. es decir. Monto de compras comparativo de los últimos 12 meses. Cuentas a pagar por mercadería recibida. Monto de compras real en contraste del presupuestado. Selección de proveedores y pedido de cotizaciones. Prenumeración de formularios: Los formularios que trascienden a terceros. Información gerencial. Autorización de compra: Una vez tomada la decisión de compra. el lote óptimo de compra. Detección de la necesidad de compra. obligando a la organización.- . deben ser numerados correlativamente y en forma preimpresa. Compras verifica las firmas autorizadas de la Solicitud de compras y consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar aquellos más Autor: Jaki. Una vez determinados los niveles de inventario racionalmente más adecuados. Proyección de deuda por Órdenes de compra colocadas y pendientes de recepción. 4 . Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar puntos de pedido. 5 principales proveedores por monto de compra. w w w w w w w w w w Tiempo promedio de la gestión de compras. Inmovilización de artículos en stock. Solicitudes de compras de más de X días. Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito: Contratación de seguros para cubrir el riesgo de traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa. 2. el responsable que la tomó debe intervenir con su firma la cotización del proveedor o la orden de compra. corresponde establecer considerando los costos asociados.Resumen: Sistemas Administrativos. Caps. Cuando se llega al punto de pedido o stock mínimo.

triplicado para Contaduría y cuadruplicado queda archivado en Recepción. El sector Contabilidad hará el registro de la mercadería ingresada. Gilli y colaboradores. Adjudicación. conozca la cantidad de unidades recibidas y cuente con la aprobación de calidad). conformándose en éste último caso el duplicado del remito para el proveedor. Se suele emitir por cuadruplicado: Original para el proveedor. duplicado para Compras. 4. El Pedido de cotización consiste en la solicitud por escrito y en forma simultánea de cotización de precios y demás condiciones a varios proveedores potenciales. Autor: Jaki. 5. Una vez contrastada con el triplicado de la Orden de Compra. de Recepción se emite por cuadruplicado: Original para Almacenes. Caps. se rechaza o acepta. Contabilización. se emite un Informe de Recepción (este formulario permite que el sector de Contabilidad tenga la certeza de que la mercadería ingresó. La adjudicación se formaliza con la emisión de la Orden de compra (representa la demanda efectuada a un proveedor para que suministre los materiales especificados en la misma). verificando que coincida con el Remito y la mercadería entrante. Requiere el establecimiento de los parámetros para la evaluación de ofertas. Aceptada la mercadería. Sector donde se produce el ingreso de la mercadería acompañada por el Original y copia del Remito del proveedor. 4 . 3. duplicado para Compras. Cuando se realizan varias cotizaciones.- . 6. se indicará la adjudicación con la firma del funcionario responsable. El Inf.10 afines al pedido y solicitarles cotización. o designación de la persona que cumplirá tal función. y cuadruplicado para Cuentas a pagar. es conveniente la confección de una Planilla de análisis de cotizaciones. o por separado. Recepción. en la misma planilla. conforme a lo indicado en la Orden de compra y el Informe de recepción. Colocación de la Orden de Compra.Resumen: Sistemas Administrativos. triplicado para Recepción.

d) Producción por proyectos: Un proyecto consiste en un conjunto de actividades que. Modalidades: a) Producción continua: En general. confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre sí a través de múltiples interrelaciones de precedencia y su duración suele prolongarse en el tiempo. tiene una identidad propia.: Estampado. Cada una de las partes tiene un proceso productivo particular que puede afectar a distintos departamentos (Ej. Se caracteriza por actividades de corta duración. Normas específicas de Control Interno Existencia de inventario permanente o registros contables apropiados: Es recomendable que el control de las existencia de bienes de cambio se realice mediante el registro permanente de las mismas. b) Producción por montaje: El producto terminado está constituido por una cantidad de partes que se ensamblan para lograr un artículo final. y el personal que trabaja en él es poco calificado. su entrega a Almacenes y su contabilización. en general. Ajuste de inventario: Los ajustes por diferencias de inventarios deberán estar válidamente justificados. El producto terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original y homogéneo. se trata de obras de considerable magnitud. Gilli y colaboradores. este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado. analizados y autorizados por el responsable.Resumen: Sistemas Administrativos.10 Subsistema de Conversión (Producción) El Subsistema de producción se encarga del desarrollo e implementación de métodos y planes para la fabricación de productos. etc. Alcance: El subsistema de producción abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto terminado. bajo volumen y productos a medida. Autor: Jaki. Caps. 4 . los registros contables y ficheros extracontables con los resultados obtenidos en esas tomas de inventario.) c) Producción intermitente o por órdenes: En esta clasificación se incluyen aquellas industrias en las que la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente. fresado. Realización de recuentos físicos periódicos: Es importante que se efectúen recuentos periódicos de las existencias con la finalidad de ajustar o conciliar. y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la elaboración de un bien nuevo a partir de los insumos.- . a un momento dado. a producir productos estandarizados. teñido.

Información gerencial. Informe de calidad (porcentaje de productos rechazados). Horas de mantenimiento reales contra las horas presupuestadas.Resumen: Sistemas Administrativos. Planeamiento y programación de la producción.- .10 Custodia de existencias: Las responsabilidad por el control y la custodia de los bienes en existencia debe recaer sobre una sola persona a quién se le deberán asegurar todas las facilidades de control. triplicado para Contabilidad. Horas trabajadas por centros de costos. triplicado para Costos. que indica la discriminación de la materia prima a utilizar presupuestadas. Luego. Costos reales contra costos estándares. Valuación o costo total histórico de la producción del período. 3. Suele emitirse en Triplicado: Original para Fabricación. luego de analizar las necesidades de materias primas. como la fijación de lotes óptimos de producción. el cuadruplicado se archiva en el sector que emitió el pedido. es decir. la cantidad de cada uno de los productos a fabricar. la lista de productos que se han de fabricar. Circuito general del Subsistema de Abastecimiento 1. Autor: Jaki. que se emite por cuadruplicado: Original para Costos. Seguimiento. Los distintos sectores productivos. solicitan los materiales necesarios a través del Pedido de materiales. el control del avance de las actividades productivas. Comprende el control cuantitativo de la producción. w w w w w w w w Producción en unidades por tipo de producto. Se emite un Parte diario de producción (donde constan las cantidades y las características de los productos terminados hasta el momento) por cuadruplicado: Original para Costos. Consumos reales contra consumos presupuestados de insumos. duplicado para Planeamiento y Control de la producción. duplicado para Almacenes. 2. Documentación de todo movimiento de existencias: Todo movimiento de los bienes en Almacenes debe estar amparado por un comprobante (“Informe de recepción” para las entradas y un “Vale de salida” para la mercadería saliente) Fijación de stocks mínimos y lote óptimo: Fijación de puntos óptimos o stocks mínimos de reposición. Rotación de inventarios. Contratación de seguros eficientes: Es aconsejable una adecuada cobertura de posibles siniestros mediante la contratación de seguros para los bienes de cambio. emite la Orden de producción. Gilli y colaboradores. duplicado para Almacenes. El departamento de Planeamiento y Control de la producción confecciona un Plan de producción que debe contemplar el máximo que pueda obtenerse en ese período. triplicado para Contabilidad y el cuadruplicado se archiva en el sector. Caps. Fabricación. 4 .

Finalizado el control de calidad. Caps. 5. o bien. 4 . Se procede luego a la Contabilidad de la mercadería ingresada en el stock. Comprende el control cualitativo de la producción.10 4. la mercadería se remite a Almacenes junto con el duplicado del Parte de producción donde se actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva. Control de calidad.Resumen: Sistemas Administrativos. Autor: Jaki. se emite el Parte de control de calidad. Gilli y colaboradores.- . En algunas organizaciones. en base a las especificaciones de calidad de diseño del producto elaborado. Entrega de productos terminados a Almacenes. puede registrarse la conformidad en el mismo Parte de producción si prevé un espacio para la misma.

También podríamos distinguir ventas mayoristas de minoristas. hasta la entrega del bien o la prestación del servicio y la registración en los libros de la empresa. etc. despacho aduanero. Modalidades: a) Según las características del cliente: Se distinguen las ventas locales y las exportaciones. la facturación. por ejemplo. cuotas con o sin garantía.) como Normas específicas de Control Interno Separación de funciones: La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y de cuentas de los clientes. Éstas últimas tienen características propias por estar sujetas a las reglamentaciones específicas. Caps. etc. según se trate de la venta a una empresa que actuará como intermediaria o distribuidora o de venta al público en general. con tarjeta de crédito. etc. derechos de exportación. con pagarés. Gilli y colaboradores. c) Según las condiciones de pago convenidas: Ventas al contado o Ventas a crédito (pudiéndose desglosar en Ventas por cuenta corriente.) d) Otras modalidades: Se pueden crear otras categoría en base. intermediación bancaria. 4 . Alcance: El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido. consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios. *Drucker consideró las ventas y todas las actividades relacionadas con la comercialización actividades que aportan directamente ingresos. pasando por el control de pedidos y crédito. entre las actividades que producen resultados.10 Subsistemas de Venta El subsistema de Ventas comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores.Resumen: Sistemas Administrativos. para evitar que la persona que realiza las operaciones de ventas intervenga también en el circuito de control. b) Según la recepción del pedido: Se pueden diferenciar entre las Ventas en salón (cuando el vendedor atiende a los clientes en su local de ventas). a las condiciones de entrega (Entrega directa del producto/servicio o por intermediarios. internet presenta otra posibilidad de recepción. Autor: Jaki. Ventas por corredores (vendedores de la empresa visitan directamente al cliente o a potenciales adquirientes) y Ventas por teléfono o correo (el comprador se dirige directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y luego concretar la operación).- . Hoy en día.

entonces. Información gerencial. Tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega. Gilli y colaboradores. una Nota de Pedido (que es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos verbales de calidad y precio solicitados por el cliente. Los ejemplares de los documentos anulados deben conservarse todos juntos. Otro aspecto a considerar es la cobertura por riesgo de traslado de la mercadería fuera de la empresa. Monto de ventas comparativo de los últimos 12 meses. a su vez. remitos y facturas deben estar pre-numeradas para archivarse por orden numérico. El vendedor emite. Documentación: Las notas de pedido. Totales de ventas del mes por tipo de producto.- . Aunque. Suele emitirse por cuadruplicado: Original para el Cliente. Listado de los clientes habituales y que no han comprado en el último mes. Notas de pedido pendientes de entrega. Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor. en montos determinados. Control de facturación: Un sector ajeno a los intervinientes (generalmente Contaduría) debe hacer un control cruzado de remitos y facturas y. realizar comprobaciones selectivas sobre cálculos y precios. Circuito general del Subsistema de Ventas 1. Movimiento de bienes: La circulación de mercaderías tendrá que estar respaldada por comprobante firmado por el responsable del sector que recibe.Resumen: Sistemas Administrativos. Caps. a utilizar por los responsables de cada área. Autor: Jaki. otorgamiento de créditos. w w w w w w w w w w Monto de ventas real en comparación con las ventas presupuestadas. determinación de precios. según el historial crediticio del cliente.10 Aprobación de la venta: Fijar políticas (por escrito) de condiciones de venta. Lista de los clientes con saldos vencidos en cuenta corriente. Bonificaciones: Autorizadas por un funcionarios que tengas las atribuciones necesarias según su nivel jerárquico. siendo específico del responsable de créditos la aprobación de la venta. Recepción del pedido. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los productos o servicios comercializados por la organización. 4 . Listado de los 10 créditos más importantes y condiciones en que fueron otorgados. cuadruplicado para el archivo del vendedor). puede delegarse la responsabilidad en el vendedor de aplicar dichas bonificaciones. Los 5 principales clientes por monto facturado. duplicado y triplicado quedan en la empresa.

Caps. Preparación del pedido. al encargado del transporte le permite organizar y controlar las entregas y. Comprende el proceso diario de asientos contables de las operaciones efectuadas y la actualización de la Cuenta corriente del cliente. es la prueba de haber entregado lo vendido. procediendo a efectuar la entrega a los clientes. porque le permite a la Organización controlar las salidas de mercaderías del almacén. 6. Gilli y colaboradores. Autor: Jaki.10 2. determinando el otorgamiento o no del crédito al cliente según su historial. El remito es importante para las dos partes que intervienen en la venta. Despacho. controlando si hay existencias en stock para el pedido. Tiene lugar cuando el cliente solicita la mercadería/servicio por esta modalidad de pago. Facturación. Registración. a una vez conformado. 4. El departamento de Créditos recibe la Nota de pedido. a partir de la copia del remito. procede a confeccionar las Facturas (comprobante de venta. El sector de facturación. 4 .- . este paso se realizará antes o después del regreso del remito conformado. Dependiendo que la Factura acompañe la entrega de mercadería/servicio o no. Almacenes recibe la Nota de pedido. o directamente contaduría.Resumen: Sistemas Administrativos. Aprobación del crédito. Sirve de base para registrar contablemente la venta o actualizar la ficha de cuenta corriente del cliente) que luego serán enviadas al cliente. El departamento de Expedición recibe las mercaderías a entregar junto con el remito correspondiente. 3. Puede utilizar un formulario denominado Hoja de Ruta (donde se expresa el recorrido y el medio de transporte) 5. Se elabora el Remito a Expedición (remito: comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador).

El proceso de Pagos comprende todas las actividades necesarias para la cancelación de las obligaciones contraídas por la compra de los recursos materiales para la producción de los bienes y/o servicios que desarrolla la organización. Modalidades: a) Según el sistema de cobranza: Se pueden distinguir las Cobranzas en Caja. Pago a un cobrador. Caps. los valores que tienen origen en las Autor: Jaki. Normas específicas de Control Interno Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza la registración. Por lo tanto. El proceso de Cobranzas comprende todas las actividades necesarias para obtener la cancelación de los créditos otorgados por la venta de bienes y/o servicios que produce la organización. b) Según el sistema de pagos: Se pueden distinguir los Pagos en sede del acreedor. Concentración de la responsabilidad: Una sola persona será la responsable de la custodia y el manejo de fondos.10 Subsistema Financiero El subsistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los flujos de fondos que se producen por el desarrollo de las actividades de la organización.Resumen: Sistemas Administrativos. Dichos créditos deben encontrarse en situación de exigibilidad de acuerdo con las condiciones de venta pactadas con el cliente. Pasando por el seguimiento de las cuentas a cobrar y pagar. Pago a través de un Banco.- . Cobranza por correspondencia. Cobro de exportaciones. Cobranzas a través de un banco. Separación total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos es recomendable que los provenientes de cobranzas estén separados de los destinados a pagos. Pago de sueldos y jornales. Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica. Cobranza por cobradores. Alcance: El subsistema financiero comienza con la generación de una obligación a pagar (por la compra de algún bien o servicio) o un derecho a cobrar (con la generación de una factura). Pago por correspondencia. 4 . terminando cuando se cancelan las cuentas pendientes. Gilli y colaboradores. Descuesto de documentos. Pago a repartidores. Está conformado por los procesos de Pagos y Cobranzas. Cobranza por repartidores o prestadores del servicio.

10 cobranzas se depositarán en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y los pagos se efectuarán mediante cheques emitidos contra esa cuenta bancaria. w Rendición diaria de la cobranza: Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas o. depositar directamente en la cuenta bancaria de la empresa el producto de las mismas. encuadernados en talonarios y prenumerados).Resumen: Sistemas Administrativos. Gilli y colaboradores. restringiendo su uso a través de indicaciones al dorso. Respecto al proceso de Cobranzas individualmente. Conciliación bancaria: Elemento de control que tiene en cuenta que las cobranzas tienen que ser depositadas en su totalidad en una cuenta determinada. estará a cargo de una persona responsable y su reposición se efectuará periódicamente mediante la emisión de un cheque previa presentación de los comprobantes que respalden los pagos efectuados. 4 . w Pagos de sueldos y jornales: Cuando se trate de un pago de sueldos de la empresa es importante que exista una separación de tareas entre quien controla las asistencias. se deben tener en cuenta: w Control de recibos: Los recibos (constancia otorgada por los valores percibidos. w Control sobre los valores recibidos: Comprende el control de cheques. de manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema. firmados por dos responsables de la organización. en su defecto. las transferencias de dinero o valores deben respaldarse Autor: Jaki. w Apertura de correspondencia: La correspondencia por seguridad de los valores e información recibida. quien prepara la liquidación de haberes y quién efectúa el pago. w Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendrá un monto estipulado previamente para realizar los pagos menores en efectivo.- . Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen de la registración contable. se deben tener en cuenta: w Uso del cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisión de cheque. w Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos: Al emitirse el cheque. efectuándose los pagos con cheques contra la misma cuenta. Caps. Respecto al proceso de Pagos individualmente. la persona responsable tendrá a la vista la documentación respaldatoria que le da origen a la obligación. Contabilización de las operaciones: El personal que maneja fondos debe rotar periódicamente. debe ser abierta por un funcionario responsable o su secretaria. El arqueo debe ser sorpresivo y realizado por persona ajena a la Tesorería.

a efectuar las retenciones impositivas pertinentes. Monto pagado contra monto presupuestado. al vencimiento de las Facturas.10 mediante un comprobante que permita deslindar responsabilidades con respecto a su custodia y. Proyección de pagos de la próxima semana. Monto de cheques emitidos y no entregados. deuda a corto plazo). Cuadro comparativo entre totales de ventas y de cobranzas. Circuito general del Subsistema financiero Pago 1. Saldo descubierto en Banco no utilizados. Cuadro comparativo de cobranzas reales y presupuestadas. Totales de documentos en cartera y descontados. Detalle de los 10 principales acreedores. El sector Cuentas a pagar recibe la Factura del proveedor y procede a su verificación con el Remito (que debe estar conformado por Recepción). Índice de liquidez (Disponibilidades vs. Totales de intereses pagados por pago fuera de término. además. debe realizarse entre la menor cantidad de sectores posibles para facilitar el seguimiento.- . Información gerencial. el Informe de recepción y la Orden de compra (viendo que la mercadería recibida coincida con el pedido realizado por la empresa). Recepción de la factura del proveedor. Saldos disponibles en bancos. w Concesión de descuentos por pronto pago: Con el objeto de evitar posibles fraudes que pudieran cometerse mediante el ingreso a la empresa de importes inferiores a los realmente cobrados. la concesión de este tipo de descuentos debe estar autorizada por un funcionario que pueda hacer uso de esta atribución. Totales de descuentos obtenidos. Listado de cuentas a cobrar vencidas con fundamentación de las mismas. Caps. Liquidación del pago. Cuadro de evolución de cobranzas. La Orden de pago se Autor: Jaki. Cuentas a pagar. detallando los medios de cobro utilizados. Listado de los principales deudores con sus saldos. Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer. w w w w w w w w w w w w w w w w w w Resumen del total de cobranzas realizadas. procede a emitir la Orden de pago (mediante el cual se informa a Tesorería que prepare el pago correspondiente) y. 2. Gilli y colaboradores. Totales de descuentos concedidos. de ser necesario. justificando la diferencia con un descuento concedido.Resumen: Sistemas Administrativos. 4 .

rinde su gestión en Cobranzas.Resumen: Sistemas Administrativos. duplicado para Tesorería. Emisión del cheque. se emite por cuadruplicado: Original para el cliente. Contaduría acredita el importe de la cuenta corriente del cliente. Contaduría hace los registros del pago en las cuentas del proveedor y de caja. de corresponder. Sobre la base del triplicado del recibo. indicando en la Orden de pago los datos del Cheque. 5. Registración y control. los comprobantes de retención de impuestos. entregará los valores recibidos a Tesorería. se sella el listado como constancia de la recepción de los valores. Cobro. Se emite un Recibo (comprobante de que el cobro fue efectuado). en función a la Orden de pago autorizada y la documentación respaldatoria. Gilli y colaboradores. Tesorería. se emite por Original para el cobrador y duplicado para el Depto. 4. Si todo es correcto. 4 . indicando los ingresos habidos. de manera parcial o no se cobró). el control de vencimientos de los derechos a cobrar. donde un cajero procederá a verificar que los valores entregados por el cobrador coincidan con lo asentado en el listado. Registración. Cobranza 1. Autor: Jaki. diariamente. que lo firma nuevamente. Tesorería entrega o remite los valores al proveedor y. procede a emitir el Cheque correspondiente. Rendición de la cobranza. Tesorería firma el cheque confeccionado y lo remite al responsable de controlarlo. duplicado para Tesorería. triplicado para Cobranzas y el cuadruplicado queda adherido al talonario del cobrador. 4. Actualiza las cuentas de los clientes y registra las planillas de ingreso o caja. devolviéndolo autorizado a Tesorería. triplicado queda archivado en Cuentas a pagar. Sobre esta información confecciona una Lista de Cobranzas (detalla a los cobradores las cobranzas que deben gestionar). de Cobranzas. Caps. 3. El proveedor emite y entrega el Recibo de pago pertinente. 2. Primero el cobrador debe asentar cómo se realizó el cobro (totalmente. El cobrador por su parte. Tesorería confeccionará posteriormente una Planilla de ingreso. En base a la orden de pago. 3. El cobrador visita a los clientes para gestionar el cobro de las Facturas y/o Documentos.- . Luego. El departamento de Cobranzas realiza.10 emite por Triplicado: Original para Contaduría. Organización de la cobranza. Pago. Se asienta en la Lista de Cobranzas si se efectúo o no la cobranza.

Deberá ocuparse en primer lugar de identificar las necesidades de este recurso. El subsistema se inicia con la necesidad referente a los recursos humanos. el control de asistencia del personal. Alcance: Los procesos dentro de este subsistema giran alrededor de las actividades de Incorporación del recurso humano (reclutamiento. enfermedades y accidentes. etc. Caps. liquidación de haberes y obligaciones previsionales. Cantidad de ingresantes en el último mes. Gilli y colaboradores. Departamento que requirió más personal en el último año. Individualidad de legajos: Cada miembro de la organización debe tener un legajo individual donde consten todos los registros que certifican su incorporación a la organización. Siendo cada una responsabilidad de un departamento determinado. pasando por la selección de postulantes y entrevistas. Normas específicas de Control Interno Separación de funciones: Deben estar las actividades de administración de legajos.- .. selección y adiestramiento). finalizando con la incorporación de un nuevo agente. remuneraciones y liquidación de haberes) y su mantenimiento dentro de la organización (evaluación de desempeño y capacitación y desarrollo). w w w w Cantidad de horas comunes y extras liquidadas y abonadas. Información gerencial. Asignación de responsabilidades: Debe designarse una persona.10 Subsistema de Administración de Personal El subsistema de administración de personal (Recursos Humanos) comprende todas las actividades necesarias para satisfacer los requerimientos de los distintos sectores de la organización en materia de recursos humanos. de manera que administra uno de los recursos necesarios para el desarrollo de todos ellos. previamente. etc. y finaliza cuando la necesidad se ve satisfecha. así como los exámenes que se le hayan practicado. para evitar usos indebidos.Resumen: Sistemas Administrativos. la remuneración y beneficios otorgados. como responsable de la documentación referente al personal. Autor: Jaki. 4 . Por ejemplo: Inicia con la necesidad de incorporar personal. Se diferencia con el resto de los subsistemas al ser un apoyo para los mismos. tanto técnicos como médicos. su administración (legajos. Porcentaje de ausentismos.

10 Circuito general del Subsistema de Administración de Personal 1. Se lo informa a Administración de Personal. se le entrega una Nómina de los postulantes que reúnes las condiciones necesarias al Responsable del sector que necesitaba personal. Gilli y colaboradores.- . que arma el perfil de la oferta laboral. Una vez efectuada la primera selección. como el sector al cual ingresa el empleado. Caps. se va enseñándole las tareas respectivas a su puesto y demás información necesaria para el desarrollo de su trabajo. le inculcan a través de distintos métodos los valores y costumbres que hacen a la cultura de la organización. Selección. técnica y física). especificando los requisitos para ocupar el puesto vacante. en la que deberán indicar sus antecedentes laborales y demás información requerida. hasta la entrevista y las evaluaciones (psicológica. Autor: Jaki. Reclutamiento del personal necesario. Se establece cuál de los candidatos satisface mejor el perfil requerido para ocupar el puesto. Tanto Personal. con el objetivo de “socializar” al individuo. Comprende el análisis de los antecedentes laborales y ambientales pedidos al postulante en su solicitud de empleo. resolviéndose así la incorporación. Adiestramiento o inducción. A los candidatos presentados. Mientras. se les hace entrega de una Solicitud de empleo. 2. Surge en alguno de los sectores de la organización la necesidad de incorporar personal con determinadas características. 4 . dejando a éste la decisión final. 3.Resumen: Sistemas Administrativos.

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