República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior Instituto universitario de Tecnología “Henri Pittier”

Lechería – Edo. Anzoátegui II semestre Administración de Empresas

Profesora: Judith Millán Integrantes: Hanna Salgado C.I. 17.236.840 Rodríguez Yelimar CI. 20.763.840 Díaz Baudilio CI. 20.104.215 Atahys Marlin CI.15.416.392 Martínez Yormar CI.21.069.042 Lechería, Noviembre de 2011

INDICE

Pág.

INTRODUCCION………………………………………………………………..…...3 El efectivo …….…………………………………………………………………….....4 Control interno del efectivo ………………………………………………………….....6 Importancia del efectivo……… …….………………………………………..……...….6 Cuasi Dinero………………………………………………………………..………....…7 Caja, Caja chica………………………………………..………………………………...8 Ventajas y Desventajas de la caja chica…………………………………………....9, 10 Uso de los fondos y reembolso de Caja Chica …………………………………….10,11 Arqueo de Caja Chica………….……………..……………………………………......12 Persona encargada del Arqueo de Caja Chica…………………………………………12 Procedimientos contables de Caja Chica…………………………………………..…..13 Sobrantes y faltantes de Caja Chica………………………………………………..14,15 Importancia del Arqueo de Caja……………………………………………………15,16 CONCLUSION………………………………………………………………..……..17 BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………..18

letra de cambio y pagaré. intereses por mora.INTRODUCCIÓN El presente trabajo está realizado con la finalidad de profundizar los conocimientos contables en los diferentes temas a desarrollar dentro de este contexto. Para ello se exponen cada uno de los temas en detalle. así como ejemplo prácticos para visualizar el manejo de cada una de las cuentas y como estas son afectadas en cada situación. Esperamos que la información aquí descrita cumpla a cabalidad con los objetivos propuestos. balance general etc. entre ellos podemos encontrar: cuentas por cobrar. . efectos por cobrar.

. si el cliente no paga los devuelve. los mismos se encuentran respaldados por documentos mercantiles de carácter negociable. pero si no cobra lo devuelve cargándolo en cuenta más (+) intereses por mora que haya a lugar. Y constituye una orden escrita. LETRA DE CAMBIO Y PAGARE A) Letra de cambio: La letra de cambio. Esta cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben nuestros clientes. También Refleja los derechos que la Empresa tiene por cobrar.CONCEPTO DE EFECTO POR COBRAR Cuenta real de activo circulante. denominada en nuestro país "giro". se queda con el dinero ya que nos los adelantó. pagarés. los Bancos se ocupan de la Cobranza y una vez realizada. son documentos de mucho valor jurídicos. representados por Letras de Cambio o Pagarés. Una vez. es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. a una tercera persona llamada Librado. . Los Efectos por Cobrar pueden ser Enviados al Cobro y Enviados al Descuento. manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario. los cuales generalmente provienen de ventas a servicios a crédito hechos por la empresa a terceras personas. etc. que logra cobrar el Giro. una cantidad determinada. Giros Enviados al Cobro: En este caso. en otras palabras se originan de las ventas o de los servicios a crédito prestados por la empresa. abonan en cuenta el monto cobrado menos (-) comisión que ellos cobran por su trabajo. mediante el cual una persona llamada Librador. por cuanto se pueden hacer exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por vía judicial en una forma rápida. Estos activos están representados por letras de cambio. Giros Enviados al Descuento: Esta modalidad funciona de la siguiente forma: El Banco anticipa el dinero representado por el valor nominal de los Giros menos (-) los intereses calculados sobre ese valor. en una cierta fecha.

es el destinatario de la orden dada por el librador. generalmente a corto o mediano plazo. En el Código de Comercio se exige que la letra de cambio lleve su firma El Beneficiario o Tomador: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma ordenada por el Librador. principalmente para obtener recursos financieros. Documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. que se pueden transmitir a un tercero. es decir. B) EL Pagare Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa. a la vista o en una fecha futura fija o determinable. empresas o el Estado. . es decir. aunque este instrumento de crédito se suele usar entre banqueros y compañías de financiamiento. Es necesario que en la letra se indique el nombre del beneficiario o tomador. El Código de Comercio requiere que en la Letra de Cambio se diga el nombre del Librado. en nuestro derecho no es válida la Letra al Portador. el nombre del que debe pagar El Librador o Girador: la persona que ordena hacer el pago. PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL PAGARÉ Librador: Es quien se compromete a pagar la suma de dinero. Los pagarés pueden emitirlos individuos particulares. en las relaciones con sus clientes cuando precisan efectivo para operaciones. es imprescindible expresar el nombre de una persona como beneficiaria El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago de la letra. Los pagarés pueden ser al portador o endosables.PERSONAS QUE INTERVIENENEN UNA LETRA DE CAMBIO El Librado o girado: la persona a la que se da la orden de pago (quien debe pagar).

disminuyendo los Efectos por Cobrar.El beneficiario o tenedor: Es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagaré. puede ocurrir que el Banco nos cobre comisiones por las gestiones de cobro y para ello emite una Nota de Débito. *Efectos por Cobrar Descontado *Intereses de Mora u Otras Cuentas por Cobrar . para que la empresa sepa que el cliente le pago al vencimiento. es una cuenta de Pasivo Contingente. Cuando llega la fecha de vencimiento de los giros pueden presentarse dos situaciones: 1) Cuando el cliente paga: El Banco procede a enviar a la empresa un aviso de cobro. la cual tendrá que cancelar la empresa sí el cliente no paga a la fecha de vencimiento. EFECTO POR COBRAR DESCONTADO Los Efectos por Cobrar Descontados. junto con esta Nota de Débito se envía el Giro. Además. el valor nominal del giro y los intereses moratorios si fuese el caso. Se presenta en el Activo Circulante. Se procede a registrar los asientos necesarios: Asientos: *Efectos por Cobrar Descontado *Efectos por Cobrar *Gastos de Cobranza *Banco 2) Cuando el cliente no paga: Aquí el Banco procederá a rebajar de inmediato mediante la emisión de una Nota de Débito. El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago del pagaré.

además. lo que debemos ganar al menos para no ganar ni perder. corriendo éstas por cuenta del librado. además. Procedimiento. Contablemente esto se registra mediante el siguiente asiento: Efectos en Litigio xxx Efectos por Cobrar xxx Los honorarios pagados al abogado por esa gestión también deben ser llevados a Efectos en Litigio.EFECTOS EN LITIGIO Definición: Se trata de giros vencidos que por no poderlos cobrar directamente se los enviamos al abogado para que proceda a cobrarlos por vía judicial. es decir. así como también cualquier otro gasto ocasionado por gestiones de cobranza de dicha letra. Pero se nos van a presentar dos situaciones judiciales y es que no sabemos cuándo vamos a cobrar. . es decir. Esta es la razón por la que vamos a trasladar de la cuenta Efectos por Cobrar a la Cuenta Efectos por Cobrar en Litigio cargando. Los Efectos en Litigios se clasifican en el rubro de Otros Activos. porque no sé tiene certeza en qué momento y que monto puede hacerse efectivo. Efectos en Litigio xxx Banco xxx Todos los gastos ocasionados por la no-cancelación del giro deben llevarse también a la cuenta Efectos en Litigio. deben ser traspasadas a efectos en litigio. El giro que no ha sido cobrado en su vencimiento puede ser entregado a un abogado para que gestione su cobro. Sí con anterioridad se habían registrado en una cuenta de gastos. que él va a cargar con eso. a esta cuenta los gastos judiciales y extrajudiciales en que incurrimos que como lo dije anteriormente constituirá el valor según libros del Efecto por Cobrar en Litigio. El valor del efecto en litigio es lo que yo voy a intentar cobrar al librado. del valor nominal ya que la empresa queda facultada para recargar los gastos legales en las cuales se incurra.

Las cuentas por cobrar comerciales son las que adeudan los clientes por mercancías vendidas y servicios prestados como parte de las operaciones normales del negocio. comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo. Letras y otros instrumentos similares. el término Cuentas a Cobrar comprende todo lo que está por cobrar. Son los derechos a favor de la compañía contra terceras personas. si se cobra de menos. mercancías o servicios. por dinero. Las cuentas a cobrar. los demás se clasifican como cuentas por cobrar a largo plazo. las cuentas y documentos por cobrar se clasifican en comerciales y en deudores diversos. Las cuentas por cobrar son los créditos que se otorgan a los clientes y otros deudores. la diferencia se acredita a Utilidad en Efectos en Litigio. las cuentas y documentos por cobrar se clasifican ya sea como circulantes (a corto plazo) o fijas (a largo plazo).Efectos en Litigio xxx Intereses de Mora /Gastos de Cobranza xxx Como todos los gastos en litigio forman parte del giro (Valor nominal + todos los gastos en que se incurrió). siempre que no estén evidenciados por Pagarés. el que sea más largo se clasifican como cuentas y documentos por cobrar a corto plazo. Cuando se espera cobrarlos en el término de un año o durante el ciclo normal de operaciones en curso. la diferencia se carga a Pérdidas en Efectos en Litigio y si se cobra de más. Son generalmente cobrables en un término de 30 a 60 días por medio de contra recibos y constituyen “cuentas abiertas” que resultan de créditos que se otorgan a corto plazo. . CUENTAS POR COBRAR Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito. se clasifican en el Balance General dentro del Activo Circulante. cualquiera que sean las transacciones que les haya dado origen. servicios prestados. Después. Para la presentación de estados financieros. que pueden ser a corto o a largo plazo. las que vencen en un año o en un ciclo normal de operaciones (el que sea más largo) y fuera del circulante aquellas cuyo vencimiento es superior a un año o a un ciclo normal de operaciones (el que sea más largo) En sentido genérico.

Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible. entre otros lo que se le descuenta después de su salario. excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa. debido al crédito tomado por la venta. anticipo de sueldo. ventas o compras de algo. . es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes. daños o perdidas entre otros. el cual. en la mayoría de los casos. Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo. empleado. Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos.CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son: Cuentas por cobrar al cliente: está compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa. es decir en el de otros activos.

sin perjuicio de que la asamblea general. CÓMO SE CALCULAN LOS INTERESES POR MORA Se calculan igual que los intereses normales. De acuerdo con el artículo 100 del Decreto antes mencionado. considerando el tiempo. CONTABILIZACIÓN DE INTERESES DE MORA Sobre las cuotas de administración: Como ya se analizó. El Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en su Artículo 96. en cumplimiento de las normas de realización. con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal. punto sobre el cual debe advertirse. en ningún caso puede aplicarse una tasa que exceda el límite de usura establecido por la misma Superintendencia como máximo legal para toda actividad y situación. para obtener el justo resultado neto del período. por el monto correcto y en el período Correspondiente. certificado por la Superintendencia Bancaria (Hoy Financiera). Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad. por lo cual. la asamblea o el consejo de administración puede aprobar la suspensión de su causación con . con la diferencia de que estos son calculados sobre el capital vencido y los días de atraso. indica que se deben reconocer Los ingresos y los gastos de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada. equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente.INTERÉS POR MORA Es el recargo por el atraso del pago de la cuota del préstamo más los intereses normales. que si bien el Artículo 30 de la Ley 675 de 2001 señala que “El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora. en las entidades sin ánimo de lucro prima la voluntad de sus miembros. establezca un interés inferior”. los intereses de mora son reconocidos en las cuentas de resultados siempre y cuando sea clara su cuantía y cobrabilidad. es necesario remitirse a lo contemplado en el reglamento de copropiedad en cuanto a la política de sus cobros. el capital y la tasa máxima legalmente aplicable. asociación y asignación. así como también para la extinción o novación de estas obligaciones.

por lo que se presta muchísima atención a la administración eficiente de las mismas. El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud. CUANDO UNA CUENTA POR COBRAR SE CONVIERTE EN UN EFECTO POR COBRAR Y VICEVERSA Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio. las cuentas por cobrar se consideran como parte del activo circulante de la empresa. pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crédito similares. que dan como resultado las cuentas por cobrar. . como resultado de la entrega de artículos o servicios. el análisis de crédito. las condiciones de crédito y las políticas de cobro. ¿CUANDO UNA CUENTA POR COBRAR SE CONVIERTE EN UN EFECTO POR COBRAR? Se convierten en el momento que se documentan con un giro o una letra de cambio. Estos campos comprenden la determinación de las políticas de crédito antes mencionada. sin perjuicio de su registro en cuentas de orden con fines de control. Si bien es conocido que todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del período de crédito.efectos en los resultados. normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se estipula el pago dentro de un número determinado de días. sí es cierto que la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo muy inferior a un año.beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas. en consecuencia. Las condiciones de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere. la mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes. también debe prestarse atención a las alternativas costo . Las ventas a crédito.

las empresas mercantiles y manufactureras. y ya es casi imposible sostener un volumen razonable de ventas sin concederlo. Se carga a la cuenta del cliente el precio de las mercancías despachadas o de los servicios prestados.REGISTRO CONTABLES DE LOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR Están constituidas por créditos a favor de las empresas. Para los efectos de la presentación en el balance . correspondientes a las ventas. aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad. incluyendo cuentas de clientes no garantizadas.000 Ventas 56. El origen de esta partida es la venta a crédito de mercancías.000 El crédito se ha extendido en los negocios modernos. El vendedor tiene que financiar a su comprador y la deuda debe permanecer en los libros hasta que se cobre o se cancele por incobrable. efectos o documentos por cobrar. los cuales se espera convertir en dinero durante el ciclo operativo. deben mostrarse en el pasivo circulante. Todos estos asientos son iguales. o de servicios en las empresas de servicios públicos y profesionales. hoteles e instituciones similares. las cantidades por ventas de contado se acumulan todos los días en una o más cajas registradoras y la suma se registra por medio de un asiento de diario al final del día. todos tienen un cargo repetitivo a: Ejemplo: Caja 56. Los saldos acreedores que pudieran existir en algunas subcuentas. En la mayoría de las empresas. El saldo representa un derecho legítimo de la empresa a percibir el dinero por él expresado. prestación de servicios y demás operaciones normales. Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente los montos a cobrar nacidos de las operaciones del negocio. y se le abonan los pagos recibidos. bajo el titulo de " Saldos acreedores de cuentas por cobrar".

restando las cuentas a cobrar Al cumplir un deudor las condiciones de incobrabilidad se hace el siguiente asiento: Previsión para Deudores Incobrables (D)(Cuenta regularizadora de Activo) Deudor XX (H)(Cuenta de Activo) La cuenta Previsión para Deudores Incobrables. REGISTRO CONTABLES PARA PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES Una provisión para Cuentas incobrables es un tipo de cuenta salvaguardia establecidas por muchas empresas. . va a permanecer en el balance. La función principal este tipo de cuenta es proporcionar un respaldo contra las facturas clientes que estén pendientes de pago durante períodos prolongados tiempo. En principio. los saldos acreedores en las cuentas por cobrar no se deben deducir del monto bruto de éstas. en ese momento registran: una Previsión para de de de de Deudores *Deudores Incobrables (D)(Cuenta de pérdida) *Previsión para Deudores Incobrables (H)(Cuenta regularizadora de Activo) Esta previsión se presenta en el balance.general. las empresas crean Incobrables.

se presentaran las primeras en el Pasivo Circulante y las otras en el Activo Circulante. entidad otorga por créditos a los clientes. una o más con Sobregiro y unas o más con saldos disponibles. como la primera partida del mismo. El saldo del efecto por cobrar representa el valor nominal de los documentos por cobrar clientes. Cuando una Empresa opera con una sola cuenta bancaria el Sobregiro se presenta en el Pasivo Circulante. derivados de operaciones de crédito y es de naturaleza deudora. de productos o la prestación de . Registro Contable. Cuando tiene varias cuentas corrientes o bancarias.PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL. Se carga por Se acredita por El cobro de los documentos 1) El valor de los documentos que la registrados en la cuenta. sean por pagarés o letras de El importe de los documentos cambio y que se derivan de la venta considerados totalmente incobrables.

documentos con denominación en moneda extranjera. El menor valor derivado de los ajustes por las tasas de cambio de El mayor valor derivado de los documentos con denominación en ajustes de las tasas de cambio de moneda extranjera. Defina a las cuentas incobrables: es una pérdida que requiere. Se usan dos procedimientos generales: Método de cancelación directa: No se hace ningún asiento sino hasta establecer que una cuenta específica es definitivamente incobrable. Con los efectos por cobrar pueden presentarse diferentes operaciones que son las siguientes: Venta cobrable con un documento. se registra un cargo a una cuenta de gasto del período y en muchos casos no se toma en cuenta en que fecha se efectuó la venta. ya que no se ha tenido precaución de efectuar una provisión para posibles . esto puede traer como consecuencia que en un ejercicio las utilidades sean mayores o la pérdida sea menor. El primer problema para contabilizar las cuentas incobrables es el de establecer el momento en que se registra la pérdida. descuento de efectos por cobrar y envío de efectos al cobro. las cuales serán analizadas posteriormente. Se registra entonces la pérdida con abono a cuentas por cobrar y cargo a cuentas incobrables.servicios. mediante los asientos adecuados.ICSVM XXX Ventas XXX CUENTA INCOBRABLE. Contablemente el registro de una venta cobrable es el siguiente: Efectos por Cobrar XXX Débito Fiscal . registrar una disminución en las cuentas por cobrar del activo y la correspondiente disminución en las utilidades y en el capital social. Perdida cuentas incobrables XXX Cuentas por cobrar XXX Cuando una cuenta por cobrar se considera incobrable.

porque sino aparecería en el balance sumando en vez de restando. ya que habrá que hacer un ajuste.pérdidas por cuentas incobrables y el otro ejercicio. esa cuenta tendrá ese saldo momentáneamente. lo que provocará una disminución en su utilidad o aumentará su pérdida. entre ellos tenemos: El asiento contable es el siguiente: Pérdidas cuentas incobrables XXX Provisión cuentas dudosas XXX Un % sobre las ventas a créditos. como una deducción de las Cuentas por cobrar clientes. Existen varios métodos para estimar las cantidades no recuperables o de cobro dudoso. METODOS PARA CALCULAR LA PROVISION. Esta estimación se registra como provisión. La Provisión de Cuentas Incobrables es un estimado donde se reflejan las cuentas por cobrar que son de dudoso cobro. sea perjudicado por un gasto que no le corresponde. presentándose en el balance. Nota: Si la provisión de cuentas incobrables en algún momento tiene saldo deudor. o reserva para cuentas incobrables y como reducción global en las cuentas por cobrar (por medio de un aumento en la provisión o reserva para cuentas incobrables) en el ejercicio en que se registra la venta. b) Método de provisión: Se hace una estimación de las cuentas incobrable esperadas correspondientes a las ventas a crédito o al total de las cuentas por cobrar. Este tipo de cancelaciones directa la utiliza las empresas cuyas ventas a crédito son muy pequeñas y cualquier perdida por este concepto no tiene mucha incidencia sobre su utilidad. Consiste en aplicar un porcentaje (%) sobre el total de las ventas a créditos o ventas netas obteniendo este % sobre la base de las pérdidas reales de . Su saldo debe ser siempre acreedor.

b. Esto es un análisis de las cuentas por cobrar para estimar que parte de ella no es recuperable. Por este método se calcula la provisión aplicando un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar al cierre del período contable.1) Un % arbitrario: Consiste en determinar por experiencias anteriores y en forma arbitraria un % dado. mientras más antigua sea la cuenta. Él % calcula de la siguiente manera: PERDIDAS NETAS /VENTAS A CRÉDITO DEL EJERCICIO ANTERIOR Un % sobre las cuentas por cobrar. el cual deberá aplicarse a las cuentas a cobrar a la fecha de cierre y se obtendrá así el monto que debe tener la provisión para el ejercicio siguiente. .1) Un % arbitrario fijo. menos probabilidad hay de cobrarlas. b. Este método puede aplicarse de dos maneras: b.período anterior con relación a las ventas a créditos o ventas netas del mismo período. consiste en agrupar los saldos de las cuentas individuales de los clientes por grupos de vencimientos y evaluar cada uno de ellos.2) Un % sobre la base de las pérdidas reales en cuentas por cobrar del ejercicio anterior. b. El procedimiento de clasificar las cuentas por antigüedad de saldo.2) Un % de lo realmente perdido: Consiste en establecer una relación entre el saldo de cuentas por cobrar al cierre del ejercicio anterior y el monto de cuentas realmente perdidas durante el ejercicio actual. Cuentas por Cobrar 100% (saldo cierre ejercicio anterior) Monto realmente perdido X (correspondiente a esas cuentas) Por antigüedad de saldo.

El asiento será: Provisión cuentas incobrables XXX Cuentas por cobrar XXX Cuando el saldo de la provisión es insuficiente: Esto significa que lo que se está perdiendo es superior a lo que se había estimado sobre cobro dudoso. El asiento será: Provisión cuentas incobrables XXX Cuentas por cobrar XXX La diferencia. a las cuales no se le había realizado una provisión.Por eso se aplica el porcentaje de perdidas basado en las experiencias sobre los totales de cada grupo de vencimiento. Método de cancelación cuando la provisión existente no corresponde a la cuenta perdida: Cuando se están perdiendo o cerrando por incobrable facturas de años anteriores. producto de la subestimación en la provisión será corregida durante el ejercicio cuando se realice el ajuste a la provisión. lo cual fue un error en la decisión tomada en esa oportunidad. El asiento será: Provisión cuentas incobrables XXX Cuentas por cobrar XXX . Este porcentaje será menor para las cuentas con menores días de vencimiento y mayor a medida que las cuentas se van haciendo más antigua. Para proceder a la cancelación se pueden dar tres casos: Cuando el saldo de la provisión es suficiente: Esto significa que el monto que sé esta perdiendo ya se había estimado de cobro dudoso. Método de incobrables: cancelación cuando existe provisión para cuentas La provisión para cuentas dudosas se utiliza para cancelar cuentas por cobrar originadas por ventas del ejercicio anterior. para hacer el cálculo estimado del importe total en dinero que se perdería por cuentas incobrables.

si el monto de la factura no es material. . Son derechos monetarios contra negocios y personas. es decir. Generalidades (I) Términos Cuentas por cobrar. se realiza un crédito a la cuenta Provisión. se cancele y recupere dentro del ejercicio. cuando se hace un cargo a esta cuenta desaparece la estimación y se le acredita a Cuentas a cobrar ya que definitivamente se perdió ese monto. Comentarios: ejercicio anterior y no existe provisión. que considerar tres situaciones: a) En el caso que la factura fue emitida en ejercicios anteriores. si el monto de la factura es material el crédito se realiza a la cuenta ajustes resultados ejercicios anteriores. y c) Cuando la factura se consideró incobrable en ejercicios anteriores cargado a la provisión o a pérdida (según sea el caso) y las mismas son recuperadas en el ejercicio en curso. el ajuste se realiza de la siguiente forma: Pérdida en cuentas incobrables XXX Cuentas por cobrar XXX para la empresa. debido a que algunos de esos clientes para obtener nuevos créditos o buenas referencias proceden a cancelar las facturas respectivas. Provisión en Cuentas Malas o Incobrables. Es el derecho que tiene el vendedor sobre el comprador por el importe de la operación. en caso contrario. la diferencia producto de la subestimación en la provisión será corregida durante el ejercicio cuando se realice el ajuste a la provisión. se procese a realizar un crédito a cuentas malas recuperadas (cuenta de ingresos). se cancele y recupere en el ejercicio en curso.Al igual que en el caso anterior. b) En el caso que la factura fue emitida durante el ejercicio. se realiza un crédito a la cuenta Pérdida. ya que no se tiene como política crear estimaciones por este concepto.

Determinación del monto de las cuentas incobrables Cancelación directa La compañía espera hasta que el departamento de crédito decida que la cuenta por cobrar de un cliente es incobrable. antes de determinar que el negocio no podrá cobrarle a ciertos clientes específicos. por lo que cuando se producen pérdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a Crédito que se convierten en incobrables) se deben registrar dentro del mismo Ejercicio.Causas La mayor parte de las ventas se realizan a crédito. Este método no compara el gasto por cuentas malas de un período contra los ingresos por ventas del mismo período. se hace el asiento. Generalmente la cancelación de las cuentas . ya que la incobrabilidad de las mismas constituye una pérdida para el negocio. En la fecha de cierre se hace la estimación de las posibles pérdidas y se cargan a una Cuenta de Gasto llamada "Pérdida en Cuentas Incobrables" que se incluye dentro de los Gastos de Operación en el Estado de Ganancias y Pérdidas. Una vez determinado qué cuentas específicas no podrán ser cobradas. por lo que las cifras de las utilidades en el año no representan la realidad. muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio. Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra del cliente. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por Cobrar por posible incobrabilidad hay que proceder a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas (lo más adaptado a la realidad que se pueda) y crear una Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas. Las Ventas a Crédito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen. Provisiones Registra las pérdidas en cobros. sobre la base de estimados. y la estimación se abona en el asiento a una Cuenta de Valoración denominada "Provisión en Cuentas Incobrables". en muchos casos respaldadas por facturas que están registradas dentro de las "Cuentas por Cobrar". la que va a disminuir las Cuentas por Cobrar en el Balance General.

Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar Hay dos formas de estimar la provisión: . también se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no sea importante.En base al Saldo de las Cuentas por Cobrar para la fecha de cierre (ídem al caso de Ventas pero tomando como base las Cuentas por Cobrar) . debido a que tiene mayor probabilidad de que sea incobrable. Si la provisión es demasiado grande para un período se puede rebajar el estimado de las cuentas malas del siguiente período. si en un año se pierden un 5% sería acertado pensar que en el siguiente se perderá el mismo por ciento. por lo que el nuevo Asiento de Ajuste será por la estimación del presente año más la sub-estimación del año anterior. el porcentaje será mayor en la medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida. generalmente. hubo una subestimación. MÉTODOS PARA ESTIMAR LA PROVISIÓN Porcentaje sobre las ventas Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje.incobrables no igualan la provisión estimada. PROVISIÓN EN CUENTAS INCOBRABLES.En base al porcentaje de pérdidas reales ocurridas en el año. el saldo de la Cuenta "Provisión en Cuentas Incobrables" es deudor. Si lo realmente perdido es mayor que lo estimado. Análisis de las cuentas por cobrar en base a la antigüedad del saldo Se basa en hacer un análisis y estudio de todas las Cuentas por Cobrar de acuerdo a la fecha de vencimiento de las diversas facturas. o sea. de las Ventas a Crédito. Si la provisión es demasiado pequeña al final del período se puede hacer un asiento de ajuste para que la provisión tenga un saldo más realista. BALANCE GENERAL .

En función a su grado de análisis. deben proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas. expresados en términos monetarios. mostrándose en primer lugar el activo. es decir activo menos pasivo igual a capital. el balance puede clasificarse en analítico y condensado.El balance general comprende el análisis de las propiedades de una empresa y la proporción en que intervienen los acreedores y los accionistas o dueños de tal propiedad. en el balance condensado se indican los conceptos en grupos generales.Conserva la misma fórmula pero invertida. el pasivo y el capital al lado derecho. capital más pasivo es igual a activo. que se denominan reglas generales de presentación y son: .Se obtiene el capital de trabajo que es la diferencia entre activos y pasivos circulantes. por ejemplo. aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes. se puede decir que en la forma analítica se detallan las partidas que forman ciertos grupos. se muestra el activo al lado izquierdo. a la derecha los activos principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes. es decir: activo igual a pasivo más capital. . es decir. . REGLAS DE PRESENTACIÓN En la presentación de un balance o de un estado financiero en general. es un estado que muestra la situación financiera y la denominación más adecuada es estado de la situación financiera. planta o equipo. El estado muestra en el lado izquierdo y en primer término al capital y en segundo término al pasivo. FORMAS DE PRESENTACIÓN Las formas de presentación del balance general son: . la inversión total en los terrenos. posteriormente el pasivo y por ultimo el capital.es la presentación más usual.Es una presentación vertical. Por lo tanto. . En términos generales.

.dividuales que debe conservar cada grupo y clasificación.

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