Gestin de Contratos

Divisin Clientes Direccin de Compras y Contratacin Pblica

Junio 2006

Un cambio de paradigma
La administracin de contratos se inicia con la firma del contrato La planificacin y licitacin del son aspectos esenciales de la administracin de contratos

Se basa en actividades a ser realizadas

Se basa en el desempeo y los resultados

Se paga por avance en la ejecucin de actividades

Se paga por resultados y agregacin de valor

Mecanismos para monitorear el contrato poco claros

Se desarrollan un plan de performance y un plan de desempeo formales

No hay incentivos a mejorar la calidad

Incentivos son una parte central del contrato

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Ciclo de vida del contrato

1. Consideraciones Iniciales
Identificacin de Necesidad Definicin del equipo Estudio de mercado 2. Proceso previo a la Licitacin Estrategia de licitacin Anlisis de riesgos Aseguramiento de Calidad Preparacin de Bases de licitacin

4.

Monitoreo del Contrato Actividades de evaluacin Requisitos de informacin Estudio de mercado Renovacin de contratos Aseguramiento de calidad

3.

Licitacin y firma del Contrato Licitacin Negociacin y firma del Contrato Planificacin del contrato Aseguramiento de calidad

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Equipo de proyecto

Constitucin equipo de proyecto Criterios generales

La administracin de un contrato requiere de especialidades diversas
Formar equipos multidisciplinarios Involucrar a todas las reas de la organizacin que tengan alguna relevancia para el proceso

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Constitucin equipo de proyecto Criterios generales

Evaluar cules de los conocimientos requeridos no estn disponibles y buscarlos externamente:
Benchmark Contratacin de asesores especialistas

La composicin del equipo debe definirse en funcin del monto involucrado, de la complejidad del proceso y de la disponibilidad de competencias al interior de la organizacin

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Constitucin equipo de proyecto Posibles miembros

Comprador a cargo del proceso Usuarios relevantes Asesor presupuestario Asesor jurdico Especialista tcnico Especialista en economa industrial y competencia Especialista en gestin de operaciones Asesor de calidad Asesor en gestin de riesgos

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Consideraciones Iniciales: Estudios de mercado

El contacto con los proveedores

Una herramienta esencial para disear licitaciones efectivas y eficientes Tipos de contactos
Permanente
Conocer innovaciones y tendencias del mercado

Estudios pre-licitatorios
Analizar estrategias de licitacin

Durante proceso de licitacin

Contactos formales y pblicos (segn bases)

Durante la ejecucin de un contrato

Mejoramiento continuo

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Estudio de mercado: Fundamentos

Objetivo
Convertirse en compradores informados Ayudar a definir la estrategia de licitacin y los temas que debern ser abordados

Beneficios
Ayuda a determinar la disponibilidad del bien o servicio Ayuda a reconocer las alternativas que ofrece el mercado Entrega antecedentes para evaluar el monto del contrato. Ayuda a especificar mejor las necesidades Sirve para mantenerse al tanto de innovaciones y de las tendencias del mercado Ayuda a determinar la estrategia de licitacin Genera inters en los proveedores por participar de la licitacin
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Estudio de mercado: Contenidos

Visin del mercado
Estructura organizacional del mercado
Nacional / Regional / Internacional Oferta / Demanda Unidades fsicas / monetarias Precios

Condiciones actuales del mercado

Anlisis de la logstica
Tecnologas de produccin alternativas
Anlisis de costo-efectividad

Estructura de costos
Desagregacin de la cadena de servicios Barreras de entrada / salida

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Estudio de mercado: Contenidos

Fuentes alternativas de suministro
Anlisis de factibilidad

Perspectiva de los usuarios Perspectiva de los proveedores

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Estudio de mercado: Cundo hacerlo

Antes de la licitacin
Antes de comenzar, el estudio de mercado sirve para detectar las alternativas de solucin disponibles Durante la preparacin, sirve para revisar y mejorar la especificacin del trabajo

Despus de la adjudicacin
Asegura que los acuerdos alcanzados siguen siendo efectivos en trminos de precio, oportunidad y calidad tcnica

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Estudio de mercado: Elementos a considerar

Determine qu informacin necesita y las preguntas que debe hacer para averiguarla
Identifique las fuentes de informacin disponibles (Internet, asociaciones gremiales, publicaciones especializadas, ferias, etc.) Genere otras fuentes de informacin a partir de brainstorming (puede necesitar ms de una sesin) Priorice las fuentes de informacin, dejando las ms relevantes y analizando en qu medida satisfacen sus requerimientos.
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Estudio de mercado: Elementos a considerar

Prepare el cuestionario a realizar. Analice en qu medida contribuye a los objetivos del estudio.

Use el cuestionario como referencia para conducir la entrevista. Complete un checklist para verificar la informacin.
Registre las preguntas de los proveedores contactados.

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Estudio de mercado: Recomendaciones

Revise estudios previos. Considere informacin de otras instituciones.
Involucre a todos los actores relevantes en el proceso de adquisicin. Contacte a los especialistas en la materia, tanto en el gobierno como en la industria. Analice estrategias y mejores prcticas.

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Estudio de mercado: Recomendaciones

Busque directorios de industria (pginas amarillas, Internet, asociaciones gremiales, directorios comerciales) Publique RFI Revise catlogos y publicaciones de los proveedores. Sostenga entrevistas. Mantngase al da en sus reas de especializacin, suscribindose a revistas, asistiendo a seminarios, etc.
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Estrategia de licitacin

Algunas definiciones en la estrategia de una licitacin

Definicin del producto Segmentacin / Agregacin Integracin / desintegracin de la cadena Mtodos de negociacin Manejo poltico institucional de la licitacin

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Algunas definiciones en la estrategia de una licitacin

Planes de contingencia Precio razonable Modelo de operacin del contrato
Procedimientos administrativos Procesos logsticos Poltica de garantas y multas

Aspectos financieros
Forma de pago Modelo de reajuste Cambios de regulacin
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Estrategia: cmo enfrentar monopolios y oligopolios

Generar ms competencia
Existen otros proveedores que puedan integrarse a la licitacin? (nacionales/internacionales)
Qu ha impedido que participen de licitaciones anteriores? Ej. Trampa de la mosca de la fruta - SAG

Existe la factibilidad de desarrollar nuevos productores/oferentes

Ej. Produccin nacional de repuestos CODELCO

Incrementar el poder de negociacin

Agregar demanda Desagregar la cadena de servicios Usar mtodos de negociacin ms agresivos Delimitar cuidadosamente las reglas del juego

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Formas de evaluacin y adjudicacin

Por agregacin de productos servicios
Total global Total por producto Parcial por producto / zona

Por modalidad de evaluacin

Precio (unitario / total) Puntaje (polinomio de evaluacin: precio, calidad, etc.) Licitacin combinatorial
Ej. el menor precio posible en una lista de 200 prods., adjudicados a no ms de 3 proveedores. Licitacin por zonas con adjudicacin parcial, y restricciones interzona

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Presentacin de ofertas Econmicas

Modelo de costeo
Costos directos
Costos asociados directamente a la prestacin de los servicios contratados

Gastos generales y de administracin

Costos indirectos asociados a la administracin del contrato Incluye la supervisin del contrato y los servicios administrativos

Utilidad

Beneficios
Entrega mejor informacin para negociar eventuales extensiones del contrato Permite hacer exigibles los recursos destinados a la administracin
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Anlisis de riesgos

Anlisis de riesgos
Objetivos
Definir en qu forma sern abordados los riesgos en el proceso de licitacin y en la ejecucin del contrato

Mtodo
Identificar fuentes de riesgo Evaluar sus posibles impactos/consecuencias Definir medidas de mitigacin Analizar responsabilidades
Mandante Proveedor

Establecer los requerimientos al proveedor

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Definicin del trabajo

Especificacin del trabajo: Fundamentos

Objetivos
Describir los requerimientos en funcin de los resultados que se quieren obtener y no de la forma de obtenerlos. Realizar un anlisis en profundidad de los requerimientos, que permita caracterizar los resultados deseados. Desarrollar una estructuracin del problema que asegure el cumplimiento de los objetivos anteriores

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Especificacin del trabajo: Proceso

Resultados Objetivos Estndares

Qu resultados tienen que obtenerse para satisfacer los requerimientos?

Qu objetivos deben cumplirse para evaluar satisfactoriamente cada uno de esos resultados?

Qu indicadores deben emplearse para evaluar el cumplimiento de los objetivos? Cules son los estndares para cada uno de estos indicadores?
Qu tolerancia podemos aceptar?

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Especificacin del trabajo: Checklist

Estn los elementos para que los oferentes preparen una buena oferta tcnica?Estn claramente especificados los resultados?Son realistas los objetivos y metas? Estn los elementos para que los oferentes preparen una oferta econmica adecuada? Cuentan con los antecedentes para dimensionar la envergadura del proyecto y los costos asociados? Estn los estndares de calidad claramente especificados, de modo que todos los participantes puedan evaluar su performance? Hay restricciones innecesarias?
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Especificacin del trabajo: Checklist

Estn claramente definidas las condiciones de entrega? (cantidad, oportunidad, mecanismos de coordinacin, tiempos de respuesta) Se ha incluido toda la documentacin de referencia necesaria? Se han estudiado e incorporado normas y estndares de calidad para la definicin de las especificaciones del trabajo? Se han especificado claramente los requerimientos de informacin al proveedor, en una seccin separada? Se han eliminado o aclarado requerimientos de informacin extraos o ambiguos?
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Aseguramiento de calidad

Evaluacin de performance: Fundamentos (1/2)

Objetivo
Evaluar en qu medida se estn satisfaciendo las condiciones de la especificacin del trabajo

Plan de evaluacin de performance

Define la forma en que el personal de la institucin evaluar y valorar la performance del proveedor o contratista. Es un documento dinmico, que debe ser revisado o modificado cuando las condiciones lo ameriten. Est basado en la premisa que el proveedor o contratista es responsable por el control de calidad de los servicios entregados. La ejecucin de este plan nunca debe ser entregada al contratista.

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Evaluacin de performance: Fundamentos (2/2)

Objetivo
Evaluar en qu medida se estn satisfaciendo las condiciones de la especificacin del trabajo

Plan de control de calidad

Est orientado a controlar en forma permanente que los servicios se estn entregando en forma adecuada. Debe ser de responsabilidad del proveedor.

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Evaluacin de performance: Mtodos

Muestreo aleatorio Muestreo peridico Anlisis de tendencias Retroalimentacin de los clientes Auditoras de calidad

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Evaluacin de performance: Contenidos del plan

Objetivos Roles y responsabilidades Procedimientos Mtodos de evaluacin Medidas correctivas Certificacin de los servicios Especificacin de los reportes de discrepancias Procedimientos de reclamos de clientes y plan de entrenamiento

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Preparacin de las bases

Anlisis contractual: Fundamentos

Objetivo
Incorporar en las bases de licitacin las condiciones relevantes del contrato a firmar

Beneficios
Permite administrar la parte central de la negociacin en condiciones de competencia Permite darse cuenta en qu medida los proveedores pueden satisfacer las condiciones contractuales relevantes para la empresa Permite conocer en forma anticipada los elementos que debern ser abordados en la negociacin del contrato definitivo

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Anlisis contractual: Elementos a considerar

Regulaciones o restricciones legales

Niveles de servicio exigidos

Condiciones de prestacin del servicio Mecanismos de evaluacin

Mecanismos de actualizacin de precios y/o revisin de las condiciones contractuales

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Anlisis contractual: Elementos a considerar

Mecanismos de evaluacin del cumplimiento
Multas y mecanismos de aplicacin

Incentivos
Condiciones de trmino del contrato

Garantas y seguros
En general, cualquier elemento que pueda incidir en los costos o en el nivel de riesgo que va a asumir el proponentes
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Redaccin de las bases

Objetivos
Producir un documento de sntesis, que exprese claramente todas las condiciones relevantes que debern ser satisfechas por el proveedor

Recomendaciones
Trabajar en equipos multidisciplinarios Evitar trminos de referencia muy restrictivos Privilegiar opciones que dejen espacios de libertad al proveedor Definir claramente el programa de actividades de la licitacin Manejar equipos revisores independientes de los redactores

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Revisin y redaccin
Objetivos
Asegurar que las bases de licitacin expresen adecuadamente las condiciones de satisfaccin del servicio, se adecuen a las regulaciones y normativas vigentes, y hayan seguido los trmites de formalizacin correspondientes

Recomendaciones
Someter a procesos de revisin exhaustivo los trminos de referencia Considerar una consulta pblica de las bases a los proveedores (RFI) en las licitaciones de mayor complejidad Utilizar Checklist para revisar que todos los elementos relevantes en la preparacin de la licitacin han sido cubiertos Realizar procedimientos internos de formalizacin de las bases
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Licitacin

Manejo poltico institucional

Identificar a los actores relevantes del proceso

Analizar el poder que tienen para incidir en el proceso, y su predisposicin a colaborar / oponerse
Proveedores Poder de los clientes-usuarios Poder de la unidad compradora Poder de los organismos supervisores (Hacienda / Dipres / Mideplan) Otros actores relevantes (Asociaciones gremiales / Fiscala Nacional Econmica / Opinin Pblica)

Analizar posibles objeciones frente al proceso de licitacin

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Preparar
Estrategia comunicacional del proceso
Hacia los clientes-usuarios Hacia los proveedores Hacia otros agentes relevantes

Proteccin de la licitacin
Presentacin del modelo, sus fundamentos y los impactos estimados a los actores relevantes Manual de manejo de objeciones Referencia a otros casos similares y los impactos que han tenido Alianzas con actores relevantes del entorno Anlisis jurdico (recurrir a otras experiencias similares, consultar a la jurisprudencia)
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Negociacin del contrato

Principios
No hay forma de regular econmicamente las tarifas de aquello que se negocia fuera del contexto de un proceso competitivo (licitacin) Las bases de licitacin deben contener todos los elementos relevantes del contrato Los contratos deben apegarse fielmente a las bases de licitacin

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Planificacin del contrato

Planificacin del contrato (1/2)

Inicie la planificacin al iniciar la preparacin de las bases Revise el contrato e identifique las principales responsabilidades de su institucin

Obtenga retroalimentacin del contratista para asegurarse que las reas crticas han sido consideradas

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Planificacin del contrato (1/2)

Estudie las vulnerabilidades del contrato y los riesgos inherentes a su ejecucin Desarrolle una estrategia para que las clusulas del contrato sean entendidas claramente por las partes y se hagan respetar Desarrolle un enfoque proactivo para mitigar los riesgos

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Planificacin del contrato (2/2)

Identifique formalmente al personal relacionado con la administracin del contrato, incluyendo sus nombres, responsabilidades, atribuciones y limitaciones Desarrolle una estrategia de capacitacin para familiarizar a su institucin con los nuevos mecanismos contractuales Desarrolle un enfoque para promover el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios

Asegrese que todas las otras reas crticas hayan sido consideradas en los mecanismos de administracin
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Actividades de Evaluacin

Actividades de Evaluacin
Mediciones del desempeo
Se estn obteniendo los resultados planificados

Aseguramiento de la calidad
Se est obteniendo la calidad contratada Se estn realizando los controles de calidad comprometidos

Reuniones de evaluacin
Enfoque mejoramiento continuo Medidas de mejoramiento Seguimiento
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Requisitos de Informacin

Requisitos de informacin
Registro ordenado de los contratos
Vigencia Garantas Trmino del contrato Clusulas de renovacin Texto del contrato

Historial de los contratos vigentes

Estados de pago Incidentes Modificaciones Informes / reportes de avance

Registro ordenado de los documentos de garanta

Vigencias Lugar de almacenamiento
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