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Microsoft Access

Es un sistema de gestin de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeas organizaciones. Es un componente de la suite ofimtica Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fcilmente gestionadas por una interfaz grfica simple. Adems, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas

Ventana de Microsoft Access

PASOS PARA INGRESAR A MICROSOFT ACCESS

1. Seleccionar el botn Inicio localizado en la barra de tareas de Windows. 2. En el men que se despliega, sealar la opcin Programas. 3. Posteriormente y dependiendo de cmo estn configurados los grupos de programas, puede existir una opcin de men que agrupe las aplicaciones de Microsoft Office. En tal caso, sealar dicha opcin la que desplegarn nuevo men en el que se localiza una opcin para Microsoft Access; y sobre sta, hacer clic para su ejecucin.

PARTES DE LA PANTALLA DE ACCESS

Cuando ingresamos al Access, cuando existe la posibilidad de crear y manipular objetos a travs de los mens y ventanas que proporciona el programa, se dice que estamos en el ambiente Access. Cuando se estn realizando actividades sobre Access, estar presente una pantalla muy similar a la que a continuacin se muestra. A partir de ella se puede acceder a numerosas ventanas y opciones que realizan funciones especificas sobre los datos. Access 97 muestra en pantalla una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows.

. La ventana principal de Access contiene un listado contodos los objetos que conforman la base de datos. : Tablas, Consultas,Formularios, Informes, Macros y Mdulos.

Barra de Men.
La barra de men, que se encuentra situada debajo de la barra de ttulo de la ventana, presenta los diferentes mens disponibles para la aplicacin. Cada men contiene una lista de diversos comandos que se utilizarn segn las necesidades.

RELACION ENTRE TABLAS


Para que los datos de las tablas se puedan seleccionar, encontrar y procesar de forma rpida y eficaz, es necesario que las tablas no se encuentren aisladas unas de otras. Las tablas tienen que estar relacionadas con otras formando estructuras relacionales. La relacin es una asociacin establecida entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Los campos que entran en relacin pueden llamarse de distinta manera, pero tienen que ser del mismo tipo de datos. La relacin permite al motor de Access, encontrar datos relacionados en ambas tablas. Por ejemplo podemos encontrar NOMBRE, APELLIDO (de la tabla EMPLEADO_PERSONAL), SALARIO, y DEPART (de la tabla EMPLEADO_LABORAL) de uno o varios empleados.

RELACION DE UNO A UNO

Por cada registro de la tabla principal (tabla que contiene la clave principal) puede existir un slo registro en la tabla relacionada (tabla que contiene la clave externa).

RELACION DE UNO A VARIOS

Por cada registro de la tabla principal (tabla de la clave principal o lado uno de la relacin) pueden existir muchos (infinitos) registros en la tabla relacionada (tabla de la clave externa o lado infinito de la relacin

RELACION DE VARIOS A VARIOS

Una tabla intermedia contiene la clave principal mltiple que se forma con la combinacin de dos (o ms) claves externas. La combinacin de estos dos campos forma un campo que no se repite.

INTEGRIDAD REFERENCIAL
Es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.

REGLAS

El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un ndice nico. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access.

ESTABLECER INTEGRIDAD REFERENCIAL

No se puede introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si antes no ha sido introducido en la tabla principal

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en la tabla relacionada. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene registros relacionados

Al hacerlo se activaran 2 opciones

Actualizar en cascada los campos relacionados Eliminar en cascada los registros relacionados

TABLAS
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado empleado.

UN REGISTRO COMPONE

SE DE:

Campos; como un nombre, una direccin y un nmero de telfono. Los registros se suelen denominar tambin filas y los campos, columnas.

CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS




Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE




Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

CREAR UNA TABLA A PARTIR DE UNA PLANTILLA DE TABLA




 

Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.