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Quin elabora el POA?

La responsabilidad de la elaboracin de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestin UG, la cual decide la modalidad que utilizar para tal efecto. Sin embargo, la Comisin Europea impulsa la adopcin de procesos participativos en la planificacin. Comnmente la UG, durante la programacin/ejecucin del Proyecto, ha utilizado algunas de las modalidades siguientes (sin menoscabo de la responsabilidad de la Co-direccin en cuanto a la tramitacin, ejecucin y seguimiento de los POAs):

El POA es elaborado nicamente por los Co-directores. La Unidad de planificacin/monitoreo/evaluacin del Proyecto es delegada por la Co-direccin para elaborar el POA. Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o unidades de la UG del Proyecto una contribucin al POA, cada uno por su rea de especializacin; contribucin que es posteriormente socializada en un documento armnico.

De acuerdo al esquema ptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegacin local, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecucin del nuevo plan. Cul es el perodo cubierto por el POA? Por lo general, el plan operativo cubre el perodo equivalente a un ao calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un perodo inferior o superior a un ao, o que cubra perodos de doce meses, diferentes del ao calendario (solar). Quin aprueba el POA? Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestin (UG) deber someter este documento a un circuito de aprobaciones que prev varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un Comit Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunin del mismo para revisin y comentarios al POA. La revisin por parte del Comit Consultivo no constituye por s una aprobacin del plan, correspondindole esta prerrogativa nicamente a las Entidades de Resguardo. La UG deber considerar, en el POA del primer ao, que las previsiones contenidas en el documento sean suficientemente realistas, tomando en cuenta las dificultades de arranque que normalmente sufren los Proyectos. El primer POA del Proyecto cubrir los 6 meses finales del primer ao, dado que incorporar como parte de sus acciones, los 6 meses iniciales, correspondientes al

POP (Plan Operativo Provisional). La UG debe presentar a las Entidades de Resguardo una propuesta de transferencia y cierre, a ms tardar entre 9 y 6 meses antes del cierre formal. Cules deben ser los aspectos bsicos por considerar, antes de la preparacin de un POA? En la preparacin de un POA, deber utilizarse un formato estndar y considerar los aspectos siguientes:

El propsito o la utilidad del documento; Las caractersticas de los lectores/revisores de POAs; y Las caractersticas de los autores del plan.

i) El propsito o la utilidad del documento El POA sirve principalmente para 4 fines: a) es un medio para operativizar la planificacin global y para profundizar en las intervenciones previstas b) permite que responsables del seguimiento conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los resultados por obtener en el Proyecto, durante el perodo en cuestin c) constituye una herramienta para el seguimiento y evaluacin peridica de las actuaciones del Proyecto d) es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas. ii) Las caractersticas de los lectores del plan Los destinatarios (lectores) del POA constituyen un conjunto heterogneo. Tpicamente el mismo plan es enviado a los Servicios en Bruselas y a la Delegacin local de la Comisin Europea, a la institucin de Contraparte nacional/regional, a las autoridades del CC y a otras instituciones colaboradoras. Entre los supuestos lectores de los planes, hay personas que disponen de muy poco tiempo para leerlos y tambin hay personas que tienen muy poca informacin previa sobre el Proyecto y quienes no disponen de otros documentos ligados iii) Las caractersticas de los autores del plan

Los autores del plan forman parte del equipo ejecutor y tienen buenos conocimientos de la situacin, tanto en la parte fsica como en la parte financiera. Por lo general, los autores tambin tienen otras funciones, las cuales frecuentemente requieren una atencin prioritaria. http://www.sinnexus.com/business_intelligence/plan_operativo_anual.aspx