UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.

: William Parillo Mamani

PROGRAMACIN
OBJETIVOS
Crear Tareas resumen Ver nmeros de esquema Informacin de la tarea (men Proyecto) Formulario de la vista: Formulario de tareas Analice y cambie la forma de programar las tareas

CAPITULO 4

Escriba y realice el seguimiento de informacin de los costos del Proyecto

Costos Totales del Proyecto Asignacin de recursos Mtodos para ver los costos del proyecto Costos por Tarea

Costos por Recurso

Cuestionario Caso por resolver

CREAR TAREAS RESUMEN Organice las tareas con un esquema

Organcese esquematizando la lista de tareas para crear una jerarqua y resumir las tareas relacionadas. Puede esquematizar toda la lista de tareas o slo parte de ella. Puede utilizar el esquema para: Facilitar la lectura de una lista amplia de tareas. Dividir el proyecto en fases distintas, para seguir su progreso ms fcilmente. Crear una imagen general del proyecto para que lo revise el administrador.

Estructure las tareas en un esquema lgico

Una vez que ha especificado la lista de tareas, tal vez descubra que algunas de ellas resumen el trabajo de tareas ms pequeas. Puede establecer una jerarqua para reflejar exactamente cmo se relacionan. Los esquemas pueden resultar de gran ayuda para organizar las tareas en tareas de resumen y sub tareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las sub tareas aparecen con sangras debajo de ellas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima sub tarea. Esquema: Estructura jerrquica de un proyecto que muestra cmo algunas tareas encajan en grupos mayores. En Microsoft Project, las sub tareas se sitan bajo las tareas de resumen mediante la aplicacin de sangras. ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -1-

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El esquema tiene iconos propios que se hallan al inicio de la Barra de Formatos:

1.

En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee aplicar o anular la sangra. 3. Haga clic en Aplicar sangra sangra para aplicar una sangra a la tarea o haga clic en Anular

para eliminar la sangra de la tarea.

Tarea de resumen: Tarea que se compone de sub tareas y que tambin resume dichas sub tareas. La caracterstica de niveles de esquema de Microsoft Project se utiliza para crear las tareas de resumen. Microsoft Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (duracin, costo, etc.) utilizando la informacin de las sub tareas.

Sugerencias Si necesita crear una tarea nueva para hacer una tarea de resumen, haga clic en Nueva tarea en el men Insertar. Utilizando el mouse (ratn) puede aplicar o anular una sangra rpidamente en una tarea. Site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangra o arrastre hacia la izquierda para anularla. Para deshacer un esquema, anule las sangras de todas las sub tareas hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel.

Sub. tarea: Tarea que forma parte de una tarea de resumen. La informacin de las sub tareas est incluida en la tarea de resumen. Pueden designar sub tareas utilizando la caracterstica de niveles de esquema de Microsoft Project.

Mostrar y ocultar las sub tareas

En un esquema puede mostrar u ocultar las sub tareas de una tarea de resumen. Por ejemplo, tal vez desee ocultar las sub tareas para mostrar solamente las tareas de nivel superior y, despus, imprimir esa vista para crear un informe de resumen del proyecto; o tal vez desee mostrar nicamente las sub tareas que le interesen. Al mostrar todas las sub tareas, podr ver rpidamente todas las tareas de todos los niveles de esquema existentes en todo el proyecto. ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -2-

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1.

En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las sub tareas que desea mostrar u ocultar. Haga clic en Mostrar sub tareas para ocultarlas. Para mostrar todas las sub tareas, haga clic en Mostrar todas las sub tareas. Sugerencias Tambin puede mostrar u ocultar sub tareas haciendo clic en el smbolo de esquema de la tarea de resumen. Los smbolos de esquema indican si una tarea de resumen muestra o no muestra las sub tareas. para mostrar las sub tareas o en Ocultar sub tareas

3.

Puede reorganizar fcilmente las fases de un proyecto en una programacin esquematizada. Al mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminan automticamente todas las sub tareas asociadas a ella.

Cmo? Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignacin de recursos y tareas con una sangra similar a la de las sub tareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo modo que las sub tareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las sub tareas, haga clic en Mostrar asignaciones o en Ocultar asignaciones.

VER NMEROS DE ESQUEMA

Cuando se organiza la programacin en forma de esquema, Microsoft Project asigna automticamente un nmero de esquema a cada tarea. Estos nmeros de esquema se actualizan automticamente cuando se mueve alguna tarea de la programacin.

1.

En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Vista.

3. En Opciones de esquema, active la casilla de verificacin Mostrar nmeros de esquema. Nota Los nmeros de esquema integrados se muestran con la tarea en el campo Nombre de tarea y no se pueden modificar.

Utilice una estructura de descomposicin del trabajo EDT

Los nmeros de esquema integrados se utilizan como cdigos predeterminados de la estructura de descomposicin del trabajo (EDT) en Microsoft Project. Puede agregar su propio sistema de ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -3-

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani numeracin a las tareas de la programacin cambiando los nmeros de esquema predeterminados a cdigos EDT personalizados en el campo EDT. 1. 2. 3. 4. 5. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desea asignar un cdigo EDT. Haga clic en Informacin de la tarea Haga clic en la ficha Avanzado. En el cuadro Cdigo EDT, escriba el cdigo que desee asignar a la tarea. Notas Los cdigos EDT no cambian los nmeros de esquema integrados. Para mostrar, escribir o modificar cdigos EDT directamente en la hoja de tareas, es necesario insertar una columna para el campo EDT. Cmo? Dado que los cdigos EDT no se calculan automticamente entre tareas de resumen y sub tareas, tendr que escribirlos para cada tarea individual. A diferencia de los nmeros de esquema integrados, los cdigos EDT no se actualizan automticamente al agregar, mover, eliminar o reorganizar tareas. Los cdigos EDT se deben ajustar manualmente.

Sugerencias Tambin puede mostrar u ocultar sub tareas haciendo clic en el smbolo de esquema de la tarea de resumen. Los smbolos de esquema indican si una tarea de resumen muestra o no muestra las sub tareas. Puede reorganizar fcilmente las fases de un proyecto en una programacin esquematizada. Al mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminan automticamente todas las sub tareas asociadas a ella. Cmo? Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignacin de recursos y tareas con una sangra similar a la de las sub tareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo modo que las sub tareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las sub tareas, haga clic en Mostrar asignaciones o en Ocultar asignaciones.

INFORMACIN DE LA TAREA (MEN PROYECTO)

Muestra informacin de la tarea, el recurso o la asignacin seleccionados. Puede utilizar el cuadro de dilogo Informacin de la tarea para ver y cambiar la configuracin general (como las fechas de comienzo y fin), especificar las tareas predecesoras, asignar recursos, establecer opciones avanzadas (como delimitaciones de tareas) y escribir notas acerca de la tarea. Puede utilizar el cuadro de dilogo Informacin del recurso para ver y cambiar la configuracin general (como la disponibilidad), establecer perodos laborables, introducir informacin de costos y escribir notas acerca del recurso. Puede utilizar el cuadro de dilogo Informacin de la asignacin para ver y cambiar la configuracin general (como el trabajo y las fechas de comienzo y de fin), realizar un seguimiento de la informacin y escribir notas acerca de la asignacin.

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -4-

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani Para mostrar la vista de "Informacin de la Tarea", haga cualquiera de las siguientes cosas: Clic en el Icono que se halla en la Barra Estndar 2. Escoja el comando Proyecto, Informacin de la Tarea 1.

FORMULARIO DE LA VISTA: FORMULARIO DE TAREAS

Abrir y cerrar una vista en la seccin inferior Puede revisar informacin del proyecto de dos formas distintas a la vez abriendo una segunda vista en la seccin inferior. Por ejemplo, mientras revisa la informacin de todo el proyecto en el Diagrama de Gantt, puede abrir el Formulario de tareas en la seccin inferior para ver informacin especfica de la tarea seleccionada.

La seccin inferior de las vistas combinadas slo muestra informacin de las tareas o recursos que se encuentren seleccionados en la seccin superior. 1. 2. 3. 4. En el men Ventana, haga clic en Dividir. Haga clic en cualquier punto de la seccin inferior. En la Barra de vistas, haga clic en la vista que desee que aparezca en la seccin inferior. Para cerrar la vista, haga clic en Quitar divisin en el men Ventana.

Para utilizar una vista que no est en la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas; a continuacin, haga clic en la vista que desee utilizar de la lista Vistas y despus en Aplicar. Sugerencia Si la vista que desea abrir en la seccin inferior se encuentra en la lista Barra de vistas, puede abrirla rpidamente presionando la tecla MAYS y haciendo clic en la vista que desee de la Barra de vistas. Para cerrar la vista de la seccin inferior, presione la tecla MAYS y haga clic en la vista de seccin nica (en la Barra de vistas) que desee mostrar. Los detalles de un formulario constan de columnas, objetos o notas, como se muestra en el ejemplo que aparece a continuacin. Cada columna muestra un campo de informacin diferente, como Nombre de recurso y Unidades. Para mostrar diferentes tipos de informacin de recursos en un formulario, seale Detalles en el men Formato y, a continuacin, haga clic en los detalles que desee.

ANALICE Y CAMBIE LA FORMA DE PROGRAMAR LAS TAREAS

Una vez configurada la programacin inicial y despus de realizar las comprobaciones necesarias por si existen errores, incoherencias u otros problemas, probablemente encontrar reas que puede mejorar. Para ello, tendr que probar las distintas soluciones para las reas con problemas. Una forma de mejorar la programacin consiste en cambiar la configuracin de algunas tareas para conseguir una programacin ms lgica y ms acorde con la realidad. Microsoft Project le ayuda a decidir qu cambios se ajustan mejor a sus necesidades. ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -5-

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani Conceptos fundamentales sobre el anlisis y el ajuste Una vez agregada la informacin de tareas, duraciones, dependencias y recursos a su proyecto, llega el momento de evaluar la programacin para detectar errores, incoherencias y reas en las que se puede mejorar. Lo ms eficaz es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planeacin y, mejor todava, antes de poner en marcha el proyecto. No obstante, una vez iniciado el proyecto, tambin podr revisar la programacin y ajustarla cuando sea necesario. Los aspectos de la programacin que se deben evaluar dependen de la informacin contenida en la programacin y del nivel de detalle con que se est administrando el proyecto. Al evaluar la programacin, es necesario examinar el uso del tiempo, los recursos y los costos de la programacin: La ubicacin de la ruta crtica La fecha de fin del proyecto El modo en que las tareas estn vinculadas utilizando dependencias de tareas Las tareas que no tienen dependencias Las tareas que no siguen un orden lgico Los recursos que podran estar asignados a tareas que no les corresponden Las tareas que no tienen recursos asignados El costo del proyecto El nivel de trabajo de los recursos

PROYECTO SANTA PATRICIA:

Practique ingresando las duraciones pesimista, optimista y normal, siga el procedimiento indicado: para las tareas de modo que tenga un resultado similar al siguiente:

PLANEACIN Y DESEMPEO DEL COSTO

Adems de establecer un programa de lnea de base, tambin es necesario desarrollar un presupuesto de lnea de base.

Lnea de base:
Plan original del proyecto que se utiliza para realizar un seguimiento del progreso de un proyecto. El plan previsto creado al guardar el proyecto con lnea de base, incluye informacin relacionada con los siguientes puntos: Tareas (fechas de comienzo y de fin, duracin, trabajo, costo, divisiones, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal) Recursos (trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal) Asignaciones (fechas de comienzo y de fin, trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal)

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -6-

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani Cuando se prepara una propuesta para el proyecto, se estiman los costos del mismo. Una vez que se toma la decisin de seguir adelante con el trabajo propuesto, es necesario preparar un presupuesto , o plan, de cuando y como se gastaran los fondos. Una vez que se inicia el proyecto, es importante supervisar los costos reales y el desempeo del trabajo para asegurar que todo se encuentre de acuerdo al presupuesto. Se debe supervisar a intervalos regulares los siguientes parmetros relacionados con el costo: Cantidad real acumulada y gastada desde el inicio del proyecto Valor devengado y acumulado del trabajo desde el inicio del proyecto Cantidad presupuestada y acumulada que se planea gastar, sobre la base del programa del proyecto y desde el inicio del mismo.

ESTIMACIN DEL COSTO DEL PROYECTO

La planeacin del costo se inicia con la propuesta para el proyecto. Los costos se estiman durante el desarrollo de la propuesta por el contratistas o por el equipo del proyecto . Los elementos del costo son: Mano de obra: Los costos se calculan sumando los costos brutos totales del recurso humano entre el nmero total de horas al ao. Este calculo se conoce como Tasa Estndar , tambin se puede incluir la tasa de horas extras y el costo por uso. Costo por uso: Tarifa fija por el uso de un recurso. Este costo puede ser adicional o sustituir a un costo variable o costo por hora del recurso. En el caso de recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. En el caso de recursos materiales, el costo por uso slo se acumula una vez al asignarlos, independientemente de las unidades. Materiales: Se diferencia dos tipos de recursos Trabajo (Work) y materiales, los materiales son consumibles, los materiales tienen un tratamiento diferente a partir de Ms PROJECT 2000, se requiere definir un recurso como material y luego en la etiqueta de materiales indicar cual es la unidad en la que se a medir, luego se ingresa el costo unitario. Subcontratistas y consultores: Este tipo de costos pueden tener dos formas de ingresar los costos: Como costo fijo en la Tabla de Costos cuando hay un costo total o como una tasa estndar por hora que se ingresa en la Hoja de Recursos. Maquinarias y equipos: El costo de este rubro incluye la depreciacin, el costo operativo y el mantenimiento. El calculo de la depreciacin se basa en el valor de la factura ms los costos de instalacin, se debe acumular todos los costos hasta que la maquinaria o equipo este operativo, el valor de recupero, es el valor de venta al final de la vida til. La vida til o duracin del bien, termina cuando ya no esta operativo o es obsoleto. Contingencias: Este costo generalmente no se considera, pero la incertidumbre de gastar mas de lo presupuestado como consecuencia de hechos no previstos como inundaciones, terremotos, falta de energa por un periodo prolongado u otros, por lo que debe costearse una partida en el presupuesto que tenga en cuenta tareas que hay que efectuar si fallan otras, conocidas como Planes de contingencia y Planes de compras alternativos si nuestros proveedores no pueden cumplir con sus entregas.

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El proceso de elaborar el presupuesto incluye dos pasos: El costo estimado de las tareas: Se costea los diversos recursos del proyecto en la hoja de recursos, luego se asignan los recursos a las tareas, recin entonces las tareas tienen un costo variable ( ya que varia en relacin a la duracin de la tarea) salvo que las tareas sean de duracin fija. Los costos fijos se incluyen en la tabla de costos. El costo total acumula el costo variable y fijo ms las el costo de horas extras y el costo por uso cuando existen. La presentacin de los resultados: Cuando se guarda el Plan del Presupuesto, entonces se puede ver e imprimir los resultados, en esta etapa es muy importante que el proyecto este esquematizado ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -7-

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani con una clara estructura de descomposicin hacia abajo (WBS) de modo que se puede tener costos acumulados por tareas de nivel superior con el detalle siguiente: Flujo de Caja: En el comando Ver Informes Costos, es un flujo de caja semanal donde e muestra el costo de cada tarea por semana. Presupuesto: En el comando Ver Informes Costos, es un presupuesto detallado por tarea.

Valor Acumulado: Medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha de estado o la fecha actual. El valor acumulado utiliza las estimaciones originales de costo guardadas con una lnea de base y el trabajo real hasta el momento presente para mostrar si los costos reales realizados estn dentro del presupuesto. Es decir, el valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que debera haberse gastado, teniendo en cuenta el volumen de trabajo realizado hasta el momento, y el costo previsto para la tarea, la asignacin o el recurso. El valor acumulado tambin se conoce como costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). El anlisis del valor acumulado es un mtodo para medir el rendimiento del proyecto. Indica la cantidad del presupuesto que debera haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto para la tarea, la asignacin o el recurso. El valor acumulado tambin se conoce como costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). Costo por tareas: Combinando el uso de tareas con la Tabla de costos se puede tener un detalle muy interesante: el costo de todas las tareas con los recursos que trabajan en cada tarea, Costo por recursos: Combinando el uso de recursos con la Tabla de costos se puede tener un detalle muy interesante: el costo de todos los recursos y las tareas en que trabajan.

CPTP (Costo presupuestado del trabajo programado)

Campo de valor acumulado que indica la cantidad del presupuesto que debera haberse gastado, teniendo en cuenta el costo previsto de la tarea, la asignacin o el recurso. El CPTP se calcula como los costos previstos de fase temporal acumulados hasta la fecha de estado o la fecha actual. El costo previsto de la tarea es 0, mientras que no se guarde , tiene un valor igual al costo total de la tabla de costos cuando ya esta guardada la lnea de base. El CPTP cuyo procedimiento de calculo se indica en las pginas 312 y 313, se aplica para el calculo manual., segn la metodologa que se indica usando la estructura EDT, Ms PROJECT 2000 en los proyectos que tienen una estructura WBS efecta el calculo de costos acumulando los costos en la rama ascendente de la estructura, es por eso que es muy importante que la tarea de nivel mas alto sea el nombre del Proyecto, de modo que en la tabla de entrada nos muestre la duracin total del Proyecto y la fecha de finalizacin y en la tabla de costos nos muestre el costo total del proyecto COSTO PRESUPUESTADO ACUMULADO Una vez que se ha establecido el costo total presupuestado, el paso siguiente para el proceso de elaboracin del presupuesto del proyecto es distribuir cada costo CTP a lo largo de la duracin de cada unidad del EDT y mostrar el resultado semanalmente, tal como se indica en la pgina a la pgina 316, Ms PROJECT 2000 lo calcula automticamente y los muestra en el flujo de caja. DETERMINACIN DEL COSTO REAL Una vez que se inicia el proyecto, es necesario mantener el seguimiento del costo real y comprometido para poderlo comparar con el CPA. Costo real: Para mantener el seguimiento del costo real de un proyecto, es necesario establecer un sistema para recopilar, sobre una base peridica y oportuna, informacin sobre los fondos realmente gastados. Se debe establecer el plan contable general del proyecto de modo, que las cuentas principales tenga dentro de lo posible la misma estructura WBS. ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -8-

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani El costo real en Ms PROJECT 2000 se ingresa en la tabla de costos: El campo Costo real muestra los costos contrados por el trabajo realizado por un recurso en una tarea. Puede introducir todos los costos reales o dejar que Microsoft Project los calcule. Cmo se calcula Mientras no se especifique el trabajo real en una asignacin, el contenido del campo Costo real ser 0 $. Puede dejar que Microsoft Project calcule todos los costos reales cuando el recurso asignado a la tarea notifique el trabajo real. ste ser el costo del trabajo real ms cualquier costo por uso de la asignacin. Cmo y cundo se calculan los costos reales depender del trabajo real y del trabajo de horas extra real realizados, as como de los valores de Tasa estndar, Tasa de horas extra, Costo por uso y Acumulacin de costos asignada en el cuadro de dilogo Informacin del recurso.

Costo real = (Trabajo real * Tasa estndar) + (Trabajo real de horas extra * Tasa de horas extra) + Costos por uso
Agregue el campo Costo real a la parte de hoja de la vista Uso de tareas o Uso de recursos para mostrar o modificar los gastos resultantes de una asignacin, basados en el trabajo real y en las tasas por hora de los recursos asignados, junto con cualquier otro costo. Puede utilizar este campo mientras una tarea progresa para ver si no se desva del presupuesto. Tambin puede utilizar esta informacin, una vez completada la tarea, como ayuda para planear costos de otras tareas y de futuros proyectos. COSTO COMPROMETIDO En muchos proyectos se gastan grandes cantidades de dinero en materiales o servicios que se cancelan en una sola factura, no relacionada a una tarea o lapso de tiempo, se efecta un costo real y el saldo es un costo comprometido. El programa Ms PROJECT 2000 no considera este costo. COMPARACIN DEL COSTO REA CON EL COSTO PRESUPUESTADO Se puede comparar el costo real con el costo presupuestado, en la tabla de costos esto se calcula en la forma siguiente: El campo Variacin de costo muestra la diferencia entre el costo previsto y el costo total de una tarea. El costo total es la estimacin actual de costos realizada a partir de los costos reales y los costos restantes. Cmo se calcula Microsoft Project calcula la Variacin de costo como sigue:

Variacin de costo = Costo Costo previsto

Agregue el campo Variacin de costo a una hoja de tareas cuando desee ver si una tarea se sita por debajo o por encima del presupuesto, o si se ajusta exactamente a l. Esta informacin puede ser til durante un proyecto para evaluar el rendimiento presupuestario hasta la fecha. Al finalizar un proyecto, utilice este campo como ayuda en el anlisis de costos y en la creacin de futuros proyectos. Costo previsto Costo original del proyecto segn se muestra en el plan previsto. El costo previsto es una instantnea del costo en el momento en que se guard el plan previsto. Realizar un seguimiento de los costos previstos y compararlos con los costos reales puede ayudar a controlar el rendimiento de los mismos y calcular la informacin del valor acumulado. Costo total Programado para una tarea, un recurso o una asignacin, o para un proyecto completo. En algunas ocasiones se denomina costo actual o presupuesto. Costo restante ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -9-

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani El campo Costo restante muestra el gasto programado restante que se producir al completar el trabajo restante asignado a un recurso. Este valor se aplica a todo el trabajo asignado al recurso en todas las tareas asignadas. Cmo se calcula Cuando se agrega un recurso por primera vez, el contenido del campo Costo restante es igual al del campo Costo. Una vez que el recurso comienza a notificar trabajo real en una tarea, Microsoft Project calcula el costo restante como sigue:

Costo restante = (Trabajo restante * Tasa estndar) + Costo de horas extra restante
Agregue el campo Costo restante a una hoja de recursos para revisar cunto se debe gastar todava en un recurso. Anlisis del valor acumulado Utiliza tres valores fundamentales de cada tarea: El costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), que es la parte del costo que est previsto gastar en una tarea entre la fecha de comienzo y la fecha de estado de la tarea. Por ejemplo, el presupuesto total planeado para una tarea de cuatro das es 100 $ y comienza un lunes. Si la fecha de estado est establecida para el mircoles siguiente, el CPTP es 75 $. El costo real del trabajo realizado (CRTR), que es el costo real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea durante un perodo determinado. Por ejemplo, si la tarea de cuatro das genera un costo total de 35 $ durante cada uno de los dos primeros das, el CRTR de ese perodo es 70 $ (pero el CPTP sigue siendo 60 $). El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR), que es el porcentaje del presupuesto que debera haberse gastado para un determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea. Por ejemplo, si despus de dos das se ha completado el 60% del trabajo de una tarea, podra esperar un gasto del 60% del presupuesto total de la tarea, o 60 $.

A partir de estos tres valores fundamentales, se determinan otros muchos valores clave. Los ms comunes y tiles son: Variacin de costo (VC), que es la diferencia entre el costo estimado y el costo real de una tarea. VC = CPTR - CRTR Variacin de programacin (VP), que es la diferencia entre el progreso actual y el progreso programado de una tarea en trminos de costo. VP = CPTR - CPTP El ndice de rendimiento de costos (IRC), que es la relacin entre los costos presupuestados y los costos reales. IRC = CPTR/CRTR El ndice de rendimiento de la programacin (IRP), que es la relacin entre el trabajo realizado y el trabajo programado. IRP = CPTR/CPTP

RECURSO DE COSTO FIJO

Existen tareas que tienen un costo fijo, que puede ser nico o que haya un costo fijo ms el costo que es producto de los recursos asignados y dependientes del esfuerzo, a este ltimo se le cataloga como costo variable, a mayores recursos costos diferentes, la suma de ambos constituye el costo total. El procedimiento para ingresar el costo fijo es el siguiente:

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 10 -

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Debe estar en la Lista de Tareas del Diagrama de Gantt Seleccionar la tarea que tiene el costo fijo Clic en el comando VENTANA DIVIDIR Escoger duracin Fija en la caja Tipo de Tarea Clic en el comando FORMATO DETALLES COSTO DEL RECURSO Mostrara la ventana siguiente, con un costo de $ 48 Ingresar 0 en Unidades y el costo fijo en la columna de Costo Luego hacer clic en Aceptar

ESCRIBA Y REALICE EL SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIN DE COSTOS

Como administrador de proyectos, la comprensin de los costos puede ser un parte importante a la hora de programar el proyecto. Microsoft Project puede ayudarle con los presupuestos y ofrece varias formas de especificar y seguir algunos o todos los costos del proyecto. En funcin de los costos fijos o costos de recursos que asigne, Microsoft Project calcula los costos de cada tarea y de todo el proyecto. En la tabla Costo es donde mejor puede ver la informacin general de costos del proyecto, mientras que las vistas Uso de recursos y Uso de tareas pueden ayudarle a ver en detalle los costos del proyecto a lo largo del tiempo.

Ingrese los Costos de Tareas y de Recursos

Puede escribir informacin de costos para cada recurso y tarea. Para costos de recursos, puede escribir las tasas de pago o el costo por uso y establecer el mtodo de acumulacin. Para tareas, puede asignar un costo fijo o asignar un recurso que tiene un costo.

Realice el seguimiento del presupuesto

Si desea realizar un seguimiento del presupuesto de todo el proyecto, tendr que guardar una lnea de base despus de escribir los datos iniciales del proyecto y antes de comenzar a escribir datos reales. Microsoft Project totaliza automticamente los costos del proyecto tomando como base la informacin de trabajo real que escriba para cada tarea o recurso. Despus puede revisar los costos totales del proyecto para comprobar si se mantienen dentro del presupuesto.

COSTOS TOTALES DEL PROYECTO

Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto (actualizados cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto) para consultar si se encuentra dentro de los lmites del presupuesto global. 1. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. 2. Haga clic en Estadsticas.

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 11 -

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani Para consultar el estado global de los costos del proyecto, tambin puede utilizar el informe Resumen del proyecto. En el men Ver, haga clic en Informes, haga clic en Generales y, a continuacin, en Seleccionar. Elija Resumen del proyecto y, a continuacin, haga clic en Seleccionar.

En los proyectos combinados puede ver los costos totales del proyecto en la tarea resumen del proyecto. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas y despus seleccione la tarea resumen del proyecto de la que desee comprobar los costos. Para ver los costos, seale Detalles en el men Formato y despus haga clic en Costo. En los proyectos combinados puede ver los costos totales del proyecto en la tarea resumen del proyecto. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas y despus seleccione la tarea resumen del proyecto de la que desee comprobar los costos. Para ver los costos, seale Detalles en el men Formato y despus haga clic en Costo.

ASIGNACIN DE RECURSOS (CUADRO DE DILOGO)

Para abrir este cuadro de dilogo, asigne un recurso a una tarea. En el men Herramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en Asignar equipo. Haga clic en Todas las tareas o en Tareas seleccionadas y despus en Aceptar. En el mensaje Asignar equipo, haga clic en Asignar recursos. Utilice este cuadro de dilogo para asignar recursos adicionales en el cuadro de dilogo Asignar equipo. Se muestran todos los recursos de trabajo del proyecto que estn configurados para comunicacin del grupo de trabajo. Haga clic en el nombre del recurso y despus en Asignar. El recurso se aade a la tabla de asignaciones en el mensaje Asignar equipo. Grupo de trabajo Grupo de personas compuesto por el administrador y los miembros del grupo de trabajo que trabajan en el mismo proyecto. El administrador del grupo de trabajo asigna tareas a los miembros del grupo, que pueden recibir mensajes del administrador y contestar a los mismos. Con Microsoft Project, el administrador del grupo de trabajo puede enviar mensajes a travs del correo electrnico, de una intranet o de World Wide Web. Comando Asignar equipo Notifica a un recurso a travs del correo electrnico o de Microsoft Project Central que el jefe de proyecto desea asignar una tarea al recurso. Se puede obtener acceso al comando Asignar equipo en la barra de herramientas Grupo de trabajo o en el submen Grupo de trabajo (men Herramientas). Utilice el comando Asignar equipo y los otros comandos del submen Grupo de trabajo, para comunicarse con los recursos de forma rpida y eficaz mediante un sistema de grupos de trabajo. Para mostrar el cuadro de dilogo Asignar equipo, el usuario debe encontrarse en una vista de tareas. Si tiene una tarea seleccionada cuando se tiene acceso al comando Asignar equipo, aparecer un cuadro de dilogo, en el que deber especificar Todas las tareas o Tareas seleccionadas.

MTODOS PARA VER LOS COSTOS DEL PROYECTO

Existe un nmero de razones por las que examinar cuidadosamente los costos de forma peridica. Por ejemplo, al revisar los detalles de los costos de tareas y recursos, puede: Centrarse en los costos de cada tarea para administrar de cerca el proyecto.

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 12 -

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Prof.: William Parillo Mamani Utilice la informacin de costo de las tareas o de todo el proyecto para la creacin de informes. Evalu los costos de los recursos individuales y grupos de recursos.

Microsoft Project permite ver los detalles de costos especficos de distintas formas. Por ejemplo, si desea ver: Cunto suman los costos de asignacin de recursos y los costos fijos de una tarea en particular, puede ver el costo por tarea. Cunto dinero se gasta en trabajo normal y horas extra o los costos de los recursos por uso, puede ver el costo por recurso. Si el proyecto se encuentra dentro del presupuesto global, puede ver el costo total de todo el proyecto.

COSTO POR TAREA

Si el costo total del proyecto no se ajusta al presupuesto, examine el costo total de cada tarea individualmente para estimar los cambios que se pueden realizar. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el men Ver, haga clic en Tabla y, a continuacin, elija Costo. 3. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para mostrar el campo Costo total.

Sugerencias
En vez de arrastrar la barra de divisin puede desplazarse al campo Costo total. Tambin puede ver cmo se distribuyen los costos a lo largo de la duracin de una tarea en la vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas. Costo. En el men Formato, seale Detalles y, a continuacin, haga clic en

COSTO POR RECURSO

Puede obtener el costo total por recurso para ver cunto suman los costos estndar, por horas extra y por uso.

1.

En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el men Ver, seale Tabla y, a continuacin, elija Costo.

Sugerencias
Puede ver los costos por recurso con ms detalle haciendo clic en Uso de recursos en la Barra de vistas, sealando Detalles en el men Formato y, a continuacin, haciendo clic en Costo. Puede ver los costos totales por recurso de forma grfica haciendo clic en Grfico de recursos en la Barra de vistas, sealando Detalles en el men Formato y, a continuacin, haciendo clic en Costo o Costo acumulado. ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 13 -

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Los costos por Recurso se muestran a continuacin:

CUESTIONARIO El objeto de hacer este cuestionario es que revise su manual e investigue usando el comando "?, Contenido e ndice" Debe insertar varias tareas en una estructura EDT, como procede Microsoft Project 2000 con los cdigos EDT de estas tareas Deber crear tareas repetitivas que controlen el proyecto Santa Patricia, del capitulo anterior, se llamaran Supervisin N # 1, N # 2 y N # 3. Cuales son las opciones de las restricciones de una tarea. Pruebe el comando Ventana Dividir y explique para que sirve. Explique el significado de que una tarea este condicionada por el esfuerzo. Muestre la vista "Formulario de Recursos" Ingrese Costos fijos para las tareas de Caso adjunto, de acuerdo a la tabla adjunta $ 3.000 Ing. Detalle $ 4.000 Memoria Descriptiva $ 5.000 Inf. Legal $ 1.500 Convocatoria del Concurso $ 8.000 Planeamiento Estratgico $ 9.000 Planeamiento Tctico Nota: El cuestionario debe ser entregado a la siguiente clase por escrito. En algunos casos puede usar el mtodo de imprimir pantalla (Print Screen), si no lo conoce pida al profesor que se lo explique CASO PARA RESOLVER NORMAS PARA LA SOLUCION DE CASOS 1. El trabajo es personal 2. El trabajo debe ser elaborado en Ms Project 2000 0 98. 3. El trabajo deber ser entregado impreso, en limpio y encuadernado 4. El trabajo deber ser explicado a la clase, al inicio de la sesin. ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 14 -

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CASO # 1
Desarrollar el Proyecto Zorritos, esquematizando las tareas, de modo que Proyecto L.T.Zorritos es la tarea de mayor nivel, le siguen las tareas que estn en maysculas, adems deber incluir los cdigos EDT. El proyecto empieza el 2 de Abril, debe imprimir la Carta Gantt y Pert.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 LISTA DE TAREAS DURACION PREDECESORES RECURSOS

Proyecto L.T. Zorritos Orden de Proceder Movilizacin INGENIERIA LINEAS DE TRANSMICION Trazado Final de Lnea Levantamiento Topogrfico Distribucin de Apoyo Metrados Finales L.T. Documentos Tcnicos L.T. ESTUDIOS ESPECIALES Impacto Ambiental Geologa y Geotecnia Resistividad del terreno INGENIERIA DE SUBESTACIONES

154,5 das 0 das 7,5 das 2 92,5 das 2,5 das 3CC+2 das 75 das 45 das 5 das 5 6FC-30 das 7FC-15 das

Chofer; Camioneta

5,63 das 8CC 132 das 45 das 3FC+15 das 60 das 30 das 52,5 das 6FC-15 das 15 16FC-15 das 16FC-30 das;17 15 9

ing. Civil;ing. Electricista,;Computadora, [2] ing. Civil;Topgrafo;Teodolito; Camioneta;Chofer ing. Civil Topgrafo;ing. Electricista,;Computadora, Computadora, [3];ing. Civil;ing. Electricista,;Secretaria ing. Ambientalista Ing. Gelogo;Topgrafo; Camioneta;Chofer;Computadora, Capataz;ing. Electricista,

Levantamiento Topogrfico S.E. 30 das Ingeniera y Planos de Construccin 15 das Metrados Finales S.E. 7,5 das Documentos Tcnicos S.E. 15 das

ing. Civil;Topgrafo;Teodolito; Camioneta;Chofer Dibujante ;ing. Civil;Computadora, ;Autocad 14 Electricistas[2];Topgrafo;Capataz ing. Civil;ing. Electricista,;Secretaria;Computadora, [3]

CASO PARA RESOLVER

CASO #2 ESQUEMATIZAR PROYECTO
La lista de tareas del proyecto UPID que se muestra a continuacin debe ser organizada por diferentes niveles de esquematizacin, siguiendo las indicaciones dadas en clase, las tareas resumen tienen duracin 0, salvo inicio o fin y estn en maysculas. Insertar una columna que muestra la numeracin WBS. Imprima la carta de Gantt

1 2 3 4 5 6 7

PROYECO UPID INICIO POLITICA COMERCIAL Reunin 1 Reunin 2 OBJETIVOS, METAS, PREMISAS DE PLANIFICACION UNIDAD DE DESARROLLO

Duracin 0 das 0 das 2 das 2,25 das 1,88 das 4,5 das

Predecesores 2 2 4 5 2

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 15 -

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8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 PERFIL DE PUESTOS CAPTACION DE PERSONAL Presentacin de alternativas Reunin (Seleccin) EXPLICAR PERFIL DE PUESTOS CAPTACION, EVALUACION Y SELECCION DE CANDIDATOS ENTREVISTA DEL PERSONAL SELECCIONADO UBICACION FISICA. COMPRA DE EQUIPO Y MATERIALES Instalacin de cables y puntos Compra de equipos y materiales Instalacin de equipos y entrega de materiales PRESENTACION DE EL / LOS INTEGRANTE(S) ENTREGA DE MANUAL DE FUNCIONES Y POLITICA COMERCIAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD FIN 3 das 0 das 2 das 2 das 2 das 5 das 3 das 0 das 2 das 4 das 2 das 1 da 1 da 0 das 0 das 7 8 10 10 6,11,12 13 8 16 17 14 19 18,20 21

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 16 -