Introduccin a la Administracin y las Organizaciones

a) Qu es la Administracin b) Quienes son los Gerentes c) Qu es una Organizacin d) Organigramas

Significado de Administracin
Origen etimolgico e histrico Administrar. (del latn administrare), significa etimolgicamente servir . En este sentido, puede definirse la Administracin como la accin de servir a otro. De cuidar los bienes de otro, de encargarse de los asuntos de otro, por extensin administrar significa encargarse y cuidar de los asuntos de uno mismo. Cuidar y manejar los principios bienes y recursos. Administrar quiere decir tambin regir o gobernar, significa dirigir los destinos de una organizacin, de una comunidad, de una ciudad, de un pueblo, de tal manera que se alcancen sus objetivos o propsitos y su progreso y bienestar.

Qu es la Administracin?
Primera definicin:

La Administracin, es la encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin .

Qu es la Administracin?
Segunda definicin:

La administracin se define como el proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupo alcancen con eficacia y eficiencia metas seleccionadas. En fin la administracin consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc .

Eficacia y Eficiencia
Eficiencia:
Capacidad para obtener los mayores resultados con la mnima inversin; se define como hacer las cosas sin desperdiciar recursos

Eficacia:
Completar las actividades para conseguir las metas de la organizacin; se define como hacer las cosas correctas, es decir, las actividades de trabajo con las que la organizacin alcanza sus objetivos.

La Administracin no solo se ocupa de determinar las actividades y cumplir con las metas de la organizacin (eficacia), sino de hacerlo utilizando el mnimo de recursos para lograrlo (eficiencia).

Importancia de la Administracin
La Administracin en una empresa va de acuerdo al nmero de departamentos y vara segn las necesidades de la misma, dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza funciones como: Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin y desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afn a los objetivos de la misma. Finanzas: Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios econmicos necesarios para cada uno de los dems departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

Importancia de la Administracin
Produccin: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se encarga del ptimo aprovechamiento y de la adecuada introduccin de infraestructura en un organismo o empresa. Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en da representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar mtodos eficientes en el manejo y coordinacin de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado especfico.

Funciones de la Administracin
Planificacin:
Funcin de la Administracin en la que se definen las metas y se fijan las estrategias, para alcanzarlas, trazando planes para integrar y coordinar las actividades.

Organizacin:
Funciones de la Administracin que consiste en determinar que tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quien, y donde se toman las decisiones.

Funciones de la Administracin
Direccin:
Funciones de las Administracin que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y en los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicacin y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados.

Control:
Funcin de la Administracin que consiste en vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. Despus de fijar las metas, formular los planes (planeacin), decidir el esquema estructural (organizacin) y contratar, capacitar y motivar al personal (direccin), es preciso evaluar si las cosas van como estaba previsto.

Valores de la Administracin
Informacin tica que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad.

Sociales:
Estos son los mas importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a travs de: 1. El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano. 2. 3. El mejoramiento de la situacin socioeconmica de la poblacin. El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y federales. 4. 5. 6. Evitar la competencia desleal. La promocin del desarrollo a travs de la creacin de fuentes de trabajo. Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

Valores de la Administracin
Organizacionales:
Aquellos que tienden a mejorar la organizacin de los recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden a: 1. 2. 3. 4. Impulsar la innovacin, investigacin y desarrollo tecnolgicos. Optimizar la coordinacin de recursos. Maximizar la eficiencia en mtodos, sistemas y procedimientos. Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

Valores de la Administracin
Econmicos:
Son los que se orientan a la obtencin de beneficios econmicos y que puede ser: 1. 2. 3. 4. 5. Generando riqueza Maximizando la obtencin de utilidades. Manejando adecuadamente los recursos financieros. Propiciando el desarrollo econmico del grupo social. Promoviendo la inversin.

La administracin como ciencia, como tcnica y como arte

La administracin considerada como ciencia; se ocupa del estudio del fenmeno administrativo en general

La administracin considerada como tcnica; se ocupa de los mtodos que se emplean en las diversas actividades de la accin administrativa.

La administracin considerada como arte; se ocupa de las habilidades y destrezas del administrador y de la perfeccin que se alcanza en la ejecucin de las diferentes actividades del proceso administrativo.

Gerentes
Antes era muy fcil definir a los Gerentes: eran miembros de una organizacin que les decan a los dems que hacer y cmo. Era fcil distinguir a los Gerentes de los empleados no administrativos, stos ltimos eran integrantes de la organizacin que trabajaban directamente en un puesto o tarea y no tenan subordinados. Un ejemplo es la empresa Med-tronic un lder mundial en fabricacin de implantes biomdicos, que combinan actividades administrativas y no administrativas, a comparacin de Mxico en donde implement sus lneas de montaje y el trabajo estaba separado ntidamente en administrativo y no administrativo.

Cmo se define lo que hacen los Gerentes

Es alguien que trabaja con otras personas y a travs de ellas coordina sus actividades laborales para cumplir con las metas de la organizacin. Su trabajo no es de realizaciones personales sino ayudar a los dems a hacer su trabajo y conseguir logros. Esto quiere decir que coordina las actividades de un grupo compuesto por personas de varios departamentos o incluso personal que no forma parte de la organizacin como por ejemplo; como empleados eventuales o de los proveedores.

Cmo se define lo que hacen los Gerentes

Gerentes de primera lnea:
Gerentes de nivel administrativo inferior de la organizacin que dirigen el trabajo de los empleados no administrativos que se ocupan directa o indirectamente de la produccin o de la creacin de los productos de la organizacin. Tambin conocidos como supervisores, jefes de departamento, jefes de oficina.

Gerentes Medios:
Comprende todos los niveles administrativos entre la primera lnea y la direccin de la organizacin, dirigen el trabajo de los gerentes de primera lnea. Los Gerentes medios tambin son conocidos como Gerentes de planta, Gerente general etc.

Cmo se define lo que hacen los Gerentes

Directivos: Gerentes que se encuentran hacia el vrtice de la organizacin y son los responsables de tomar las decisiones, as como determinar planes y metas que ataen a toda la organizacin. Conocidos como presidentes, vicepresidentes, etc.

Roles de los Gerentes

Roles de los Gerentes:
A fines dcada de los aos 60, Henry Mintzberg realizo un cuidadoso estudio sobre las labores cinco principales funcionarios ejecutivos. Lo que descubri, desafi varias nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un administrador. Mintzberg encontr que los administradores que estudi se ocupaban de gran nmero de actividades diversas, sin patrones de atencin fijos y de corta duracin. Haba poco tiempo para pensar en forma reflexiva porque los administradores sufran constantes interrupciones. Mintzberg lleg a conclusin de que los administradores desempean diez diferentes roles que estn muy relacionados entre s.

Roles de los Gerentes

Roles de los Gerentes:
Se refiere a las categoras particulares del comportamiento administrativo 1. Figura de autoridad 2. Lder 3. Enlace 4. Supervisor 5. Difusor 6. Vocero 7. Empresario 8. Manejador de perturbaciones 9. Distribuidor de recursos 10. Negociador

Habilidades Administrativas
Los Gerentes necesitan ciertas habilidades para desempear los deberes y las actividades que caracterizan su trabajo como son:

Habilidades Tcnicas: Son los conocimientos y competencias en un campo especializado, como ingeniera, sistemas, contabilidad, etc. Estas habilidades son ms importantes en los niveles inferiores de la Administracin, pues estos gerentes tratan directamente con los empleados que hacen el trabajo de la organizacin. Habilidades de trato personal: Consiste en la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual como en grupos. Como los gerentes tratan directo con las personas, estas habilidades son cruciales, aquellos gerentes que la poseen son capaces de sacar lo mejor de su personal, saben como comunicarse, motivar, dirigir, e infundir entusiasmo y confianza.

Habilidades Administrativas
Habilidades conceptuales:
Son las que deben poseer los gerentes para pensar y conceptuar situaciones abstractas y complicadas. Con estas habilidades los gerentes contemplan la organizacin en su totalidad comprenden las relaciones entre sus unidades y ven el lugar que ocupa en el entorno. Estas habilidades son ms importantes en los niveles administrativos superiores

Habilidades Administrativas
Habilidad
Solucin creativa de problemas Elaboracin de presupuestos Elegir estilo de liderazgo Formacin de equipos eficaces Delegar Diseo de puestos motivadores Cultivo de confianza Disciplina Manejo de conflictos Manejo de resistencia al cambio Negociacin Reconocimiento del entorno Fijacin de metas x x x x x x

Planear
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Organizar
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Dirigir
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Controlar
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