UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CEAR CENTRO DE CINCIAS E TECNOLOGIA CURSO DE ESPECIALIZAO EM PESQUISA CIENTFICA

ANA LUIZA CAVALCANTI FARIAS CHAVES

VELHO ARQUIVISTA: ELO PERDIDO DA MEMRIA ARQUIVSTICA ORGANIZACIONAL

FORTALEZA - CE 2009

ANA LUIZA CAVALCANTI FARIAS CHAVES

VELHO ARQUIVISTA: ELO PERDIDO DA MEMRIA ARQUIVSTICA ORGANIZACIONAL

Monografia apresentada ao Curso de Especializao em Pesquisa Cientfica do Centro de Cincias e Tecnologia da Universidade Estadual do Cear, como requisito parcial para a obteno do grau de especialista em Pesquisa Cientfica. Orientador: Prof. Dr. Jos Clerton de Oliveira Martins

FORTALEZA - CE 2009

ANA LUIZA CAVALCANTI FARIAS CHAVES

VELHO ARQUIVISTA: ELO PERDIDO DA MEMRIA ARQUIVSTICA ORGANIZACIONAL

Defesa em 28/01/2009

Conceito obtido: _________________

Banca Examinadora

_______________________________________________ Prof. Dr. Jos Clerton de Oliveira Martins (Orientador) Universidade de Fortaleza - UNIFOR

_______________________________________________ Prof Dra. Mnica Faanha Farias Universidade Estadual do Cear UECE

_______________________________________________ Prof Dra. Virgnia Bentes Pinto Universidade Federal do Cear - UFC

Fortaleza-CE 2009

AGRADECIMENTOS

minha profisso, que permitiu meu desenvolvimento como pessoa, cidad, profissional e a satisfao pelo trabalho. A minha famlia, que apia todas as minhas aes, fazendo com que sonhos se tornem realidades e que percalos sejam superados. Aos Professores do Curso de Pesquisa Cientfica, pelo empenho e contribuio para ampliar meus conhecimentos. Coordenao do Curso de Pesquisa Cientfica, pela dedicao e propsito de acertar e de oferecer o melhor para a turma. Ao Professor e Orientador Dr. Clerton Martins, no apenas pela orientao deste trabalho, mas, sobretudo, pelo exemplo impar de vida acadmica que . Professora Rachel Bueno, da Fundao Escola de Sociologia e Poltica de So Paulo - FESPSP, Bibliotecria e Arquivista, pela forma pedaggica e tcnica em despertar novos olhares para a Cincia Arquivstica e por todo o seu desprendimento em ensinar, a qualquer tempo, independente de compromisso formal. s Organizaes e aos seus Velhos Arquivistas, que viabilizaram esta pesquisa. Ao Senhor de tudo e de todos, que sempre est ao meu lado.

"No sabendo que era impossvel, ele foi l e fez". Jean Cocteau, artista francs

RESUMO

A pesquisa Velho arquivista: elo perdido da memria arquivstica organizacional procurou investigar como se d o resgate da memria arquivstica organizacional a partir das aes do velho arquivista. Buscou-se nas organizaes o espao da pesquisa e nos arquivos o lugar onde atua a figura dos seus sujeitos, no caso, o velho arquivista. O trabalho prope a interdisciplinaridade da Administrao com a Arquivstica, adentrando-se na Cultura Organizacional e em suas variveis, que propiciam estabelecer esteretipos para os membros dos grupos, culminando no personagem da pesquisa. A pesquisa teve natureza descritiva qualitativa e utilizou como instrumento de coleta de dados a entrevista semi-estruturada, com aporte da observao simples e da anlise do ambiente, levando a inferir que o arquivo lugar de memria e o velho arquivista agente promotor da memria arquivstica organizacional, porque guarda, acessa, resgata e preserva, utilizando recursos muito peculiares a sua experincia acumulada, que vo de encontro aos princpios e as tcnicas da Arquivstica, mesmo que de forma alegrica e singular. Verificou-se que a cultura organizacional das empresas pesquisadas tende para a varivel de sentimentos, em que se percebeu a valorizao sazonal do sujeito velho arquivista e a ausncia tecnolgica para transformar insumos em bens ou servios. Palavras-chave: arquivstica; arquivos; cultura organizacional; esteretipo; memria arquivstica organizacional; organizaes.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Trade de estudo ................................................................................. 10 Figura 2 A organizao e seu ambiente geral e ambiente de tarefa ............. 29 Figura 3 Variveis culturais das organizaes ............................................... 33 Figura 4 Universo das organizaes visitadas ............................................... 59 Figura 5.1 Perfil de intensidade variveis culturais 1 velho arquivista . 65 Figura 5.2 Perfil de intensidade variveis culturais 2 velho arquivista . 65 Figura 5.3 Perfil de intensidade variveis culturais 3 velho arquivista . 65 Figura 5.4 Perfil de intensidade variveis culturais 4 velho arquivista . 66 Figura 5.5 Perfil de intensidade variveis culturais 5 velho arquivista . 66 Figura 6 Concentrao dos perfis de intensidade das variveis culturais dos sujeitos pesquisados.................................................................................... 67 Figura 7.1 Ambiente de trabalho 1 velho arquivista .................................. 72 Figura 7.2 Ambiente de trabalho 2 velho arquivista .................................. 73 Figura 7.3 Ambiente de trabalho 3 velho arquivista .................................. 74 Figura 7.4 Ambiente de trabalho 4 velho arquivista .................................. 75 Figura 7.5 Ambiente de trabalho 5 velho arquivista .................................. 76

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Categoria servio/ao .................................................................... 38 Quadro 2 Aplicao das variveis culturais das organizaes .................... 63 Quadro 3.0 Classificao para a anlise de contedo ................................... 77 Quadro 3.1 Anlise de contedo das narrativas 1 velho arquivista ......... 78 Quadro 3.2 Anlise de contedo das narrativas 2 velho arquivista ......... 80 Quadro 3.3 Anlise de contedo das narrativas 3 velho arquivista ......... 82 Quadro 3.4 Anlise de contedo das narrativas 4 velho arquivista ......... 84 Quadro 3.5 Anlise de contedo das narrativas 5 velho arquivista ......... 85

SUMRIO

INTRODUO ....................................................................................................... . 9 1 CENRIO ARQUIVSTICO ................................................................................. 15 1.1 Antecedentes histricos ................................................................................ 15 1.2 Arquivos e Organizaes ............................................................................. 17 1.3 Cincia Arquivstica ....................................................................................... 19 1.4 Legislao Arquivstica ................................................................................. 20 1.5 Arquivista ........................................................................................................ 22 2 ORGANIZAES ............................................................................................... 27 2.1 Cultura Organizacional .................................................................................. 30 2.2 Esteretipos.................................................................................................... 33 3 VELHO ARQUIVISTA ...................................................................................... 36 4 MEMRIA ARQUIVSTICA ORGANIZACIONAL ............................................... 41 4.1 Memria........................................................................................................... 41 4.2 Memria Organizacional ................................................................................ 44 4.3 Memria Arquivstica ..................................................................................... 50 5 METODOLOGIA DA PESQUISA........................................................................ 57 5.1. Natureza da Pesquisa ................................................................................... 57 5.2 Sujeitos Pesquisados .................................................................................... 58 5.3 Instrumento de Coleta de Dados .................................................................. 60 5.4 Anlise, Apresentao e Discusso dos Dados .......................................... 63 5.4.1 Das entrevistas .............................................................................................. 63 5.4.2 Da observao simples ................................................................................. 63 5.4.3 Da anlise de ambiente ................................................................................. 63 6 CONSIDERAES FINAIS ................................................................................ 87 REFERNCIAS ...................................................................................................... 91 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ........................................................................... 97 APNDICE A ROTEIRO DA ENTREVISTA ....................................................... 99

INTRODUO

O trabalho com organizao e gesto de arquivos pblicos e privados durante o perodo de 1998 a 2007 proporcionou pesquisadora o contato constante e direto com arquivistas de variados perfis profissionais, no entanto, lhe chamaram a ateno queles mais antigos na funo, que de forma artesanal e simplria, meio a uma srie de limitaes conjunturais, viabilizam o acesso e o resgate da memria arquivstica das organizaes. Apesar de serem pessoas-chave em momentos especficos, muitas vezes so conhecidas na organizao de forma pejorativa, recebendo rtulos ou como uma lenda folclrica, referindo-se a um mito que resiste ao tempo, a tudo e a todos. Esse contexto atpico, injusto e paradoxal, contribuiu para reforar a admirao e o respeito por esse profissional, quem aqui denomino de velho arquivista1. Parte-se do pressuposto que o velho arquivista, apesar de suas limitaes de formao acadmica, de condies de trabalho e de valorizao pessoal e profissional, contribui efetivamente para o resgate da memria arquivstica organizacional. a memria da organizao registrada nos arquivos condicionada s limitaes da memria e das aes do sujeito, o velho arquivista que, como um elo perdido2, se esfora para no esquec-la, utilizando-se do cotidiano, da memria e dos documentos para salvaguardar interesses, que vo desde o particular at o coletivo. Portanto, so dois extremos da problematizao do tema:

Adjetivado carinhosamente pela pesquisadora, tendo em vista as caractersticas de experincia, vontade de colaborar, responsabilidade no trabalho que executa e o amor aos documentos e arquivos. 2 Na Teoria do Elo Perdido, que j vem sendo contestada h algum tempo, um antepassado nico teria dado partida na separao entre a linhagem dos chimpanzs e a dos humanos, milhares de anos atrs. Aqui no texto pretende-se fazer uma analogia desse elo perdido com o velho arquivista, por ele ser, dentro da organizao, a ligao entre o arquivo e os documentos pretendidos com a memria da organizao.

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de um lado o sujeito esquecido, o velho arquivista e, de outro, a vulnerabilidade da memria arquivstica organizacional, fadada ao esquecimento. A pesquisa se desenvolver do geral para o especfico, pois no h como falar do papel e da contribuio do velho arquivista, inserido num contexto de uma organizao, sem antes estudar o ambiente organizacional. O estudo, portanto, ser formado pela trade Organizao Velho Arquivista Memria Arquivstica Organizacional, em que se enfatizar a postura desse agente como o elo perdido entre as organizaes e a memria arquivstica (Figura 1).

ORGANIZAO

ENTIDADE ORGANIZACIONAL

VELHO ARQUIVISTA

MEMRIA ARQUIVSTICA ORGANIZACIONAL

FIGURA 1 Trade de estudo Fonte: criao do autor

Para contextualizar o trabalho desse arquivista necessrio que se defina seu espao de atuao, atravs da distino genrica de trs universos de organizaes: As organizaes que investiram em pessoal e tecnologias, a fim de encontrar solues que atendessem ao tratamento e gesto dos documentos, disponibilizando-os para seu uso em arquivos e centros de documentao bem estruturados; As organizaes que ignoram por completo a atividade de arquivo, no mantendo estrutura nem pessoal para tal fim; As organizaes onde a atividade de arquivo ainda desenvolvida como na gerao passada, mantendo seus arquivos, o tratamento e a gesto dos documentos de forma rudimentar e artesanal, da mesma maneira que foram criados h tempos atrs.

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Nessa ltima realidade podemos tirar uma breve e simples concluso: se os arquivos no sofreram mudanas estruturais, significa que seus operadores esto trabalhando da mesma forma, tentando desempenhar seu papel com as ferramentas disponveis, dando o seu jeitinho, para atender aos usurios internos e externos. O foco da pesquisa ser exatamente nesse contexto e evidente e aprazvel para a pesquisadora, em funo da sua atuao desde 1998, no segmento de prestao de servios em arquivos e gesto documental, como Bibliotecria e Especialista em Arquivos Empresariais, no mbito de vrias organizaes pblicas e privadas de Fortaleza. Nesse espao temporal 234 organizaes foram visitadas, sendo 49% delas identificadas como fazendo parte do privilegiado primeiro grupo, 37% do segundo grupo e 14% delas que se enquadram no terceiro grupo, ou seja, esto aptas a ser objeto dessa pesquisa. A problematizao aqui construda , portanto, decorrente de fonte de observao durante o perodo de 1998 a 2007, no desempenho profissional junto a esse sujeito (velho arquivista), atuante nos arquivos das organizaes pblicas e privadas de Fortaleza, cujo perfil caracterizado da seguinte forma: Trabalhar no arquivo da organizao; Ser antigo no cargo ou funo que exerce (mais de quinze anos); Utilizar recursos prprios para recuperao dos documentos e da memria da organizao; Ter o controle dos documentos e da memria da organizao. A pesquisa proposta uma oportunidade impar de mergulhar no universo das pessoas esquecidas nos ambientes dos arquivos, entretidas com as entrelinhas dos documentos, que, em funo da forma que ocupam sua posio, cultuam o passado e de contar a histria de vida no trabalho desses profissionais, suas queixas, suas limitaes, suas dificuldades, suas tenses, seus conflitos, suas frmulas mgicas de atender aos usurios, suas relaes de trabalho com os colegas, com o empregador e com a sociedade, diante da cultura e do poder das

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organizaes. O velho arquivista encara seu papel e cria o seu espao pessoal3: dentro da sua simplicidade, a complexidade dentro das suas limitaes, o poder invisvel, aquele que se esconde nas entranhas do anonimato (TORQUATO, 1991, p. 67). Como esse profissional valorizado diante da cultura organizacional? Sujeito historicamente situado numa organizao, imerso num complexo de informaes que, paradoxalmente, tem o poder da informao nas mos, ou melhor, na cabea (memria), mas que o outro poder, o poder da hierarquia, talvez no o valorize. Sujeito que, na sua simplicidade e cultura, no enxerga seu valor, mas inexorvel para a organizao, quando disponibiliza a informao certa na hora certa e quando visto sob os olhos dos tcnicos e estudiosos da rea. Na maioria dos casos eles se tornaram arquivistas por acaso ou foram levados a atuar como tal por fora das circunstncias, tanto pela falta de pessoal como em funo de remanejamento inadequado pelo desvio de caracterstica de trabalho. Eles esto habilitados para o exerccio dessa funo? Manter os documentos e a memria arquivstica da organizao sob controle para o resgate a qualquer tempo muitas vezes a sada para a soluo de muitos problemas, administrativos, legais, sociais e histricos. Damante (2001) afirma que preservar a memria decisivo, estratgico e competitivo no mundo globalizado. Como o velho arquivista atua para resgatar essa memria? Esse profissional que contribui com seus servios limitados, mas assiste ao tempo passar desempenhando o papel quase como uma esttua pensante, como na narrativa de Elias (1994, p. 96), digno de estudo e reflexo.

margem de um rio, encontra-se uma fileira de esttuas. No se movimentam, mas tm olhos e enxergam. Tm ouvidos e so capazes de ouvir. E pensam. Talvez vejam umas s outras. Esto isoladas, mas, percebem que algo acontece do outro lado do rio. Pensam, meditam, mas, impossvel ver o que est acontecendo por l. E assim, cada esttua forma sua opinio, que provm da sua prpria experincia. Ela enxerga, ouve e pensa. Mas imvel. Est s e no tem meios de se convencer. O abismo intransponvel.

O espao de trabalho tambm um espao pessoal que exprime a identidade de um indivduo e seu status no interior da organizao, que expressam a margem de liberdade e de poder que o indivduo detm: quanto mais o espao personalizado, maior a margem de autonomia. (LEMOS, 2006, p.6)

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Estudar as circunstncias e posturas desses velhos arquivistas, que pensam e observam sem sair do seu lugar de conforto, sem buscar mudanas, sem inovar, sem questionar algo atraente para quem atua na rea. Seriam eles capazes de correr atrs do tempo perdido, esforando-se para olhar alm do rio, para com esse recurso mudar o que igual e sem avano? Enfatizar esse sujeito paradoxal, aquele que resistiu ao tempo nas organizaes, que assistiu ao acmulo indiscriminado de documentos, aquele que dentro de uma desorganizao aparente, mantm a sua organizao , sobretudo valoriz-lo. A pesquisa apresenta o seguinte objetivo geral: Verificar como se d o resgate da memria arquivstica organizacional a partir das aes do velho arquivista. A pesquisa busca de forma mais detalhada os seguintes objetivos especficos: Investigar o papel da cultura organizacional na valorao da tarefa do velho arquivista; Verificar a habilitao do velho arquivista para o exerccio de sua funo. O trabalho traz no Captulo 1 um texto ainda de carter introdutrio, em que se descreve o cenrio arquivstico, com a finalidade de contextualizar as questes Arquivo, Arquivstica e Arquivista. No Captulo 2 constri-se o raciocnio fundamentando-se, principalmente, na teoria dos autores Idalberto Chiavenato, Cyro Bernardes e Reynaldo Marcondes, David Frederick Laspisa, Maurcio Barcellos Almeida, Reinaldo Dias, com foco no ambiente das organizaes, adentrando-se na cultura organizacional e nas variveis, que propiciam estabelecer esteretipos para os membros dos grupos, culminando no personagem da pesquisa o velho arquivista.

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O Captulo 3 , portanto, a caracterizao do velho arquivista, atravs do seu contexto de trabalho: ferramentas, relaes, poder, circunstncias, utilizando-se do vis da Administrao associado Arquivstica. No Captulo 4 destaca-se a Memria Arquivstica Organizacional, fazendo uma trajetria pelos conceitos de memria, memria organizacional e memria arquivstica e toda a desenvoltura desses conceitos associados aos ambientes arquivsticos e ao seu agente, o arquivista, genericamente falando e ao velho arquivista, especificado nessa pesquisa como o promotor da memria arquivstica organizacional, fundamentado nos autores da rea como Jos Maria Jardim, Helosa Bellotto, Luciana Duranti, dentre outros. A Pesquisa de Campo est delineada no Captulo 5, cuja fundamentao metodolgica em sua maioria de Maria Ceclia Minayo. Apresenta previamente, como se deu a seleo dos sujeitos para a pesquisa, os instrumentos de coleta de dados, sendo a entrevista o principal, complementada pela observao simples, mediante anotaes e registros fotogrficos. Apresenta e discute os dados a partir das falas dos sujeitos pesquisados, utilizando-se anlise de contedo e categorizao. Nas Consideraes Finais, confirma-se o pressuposto da pesquisa, reverse cada objetivo apresentado e discorre-se acerca da valorizao do velho arquivista, retomando questes iniciais da pesquisa.

1 CENRIO ARQUIVSTICO

O arquivo desenvolveu-se de forma conceitual e contextual ao longo dos tempos. Passou da condio nica de guarda para meio de acesso aos documentos pelo cidado comum. Hoje objeto de estudo de cincia especfica, que por sua vez interage com outras cincias, apresenta legislao especfica, envolve organizaes e profissionais especializados e tem a tecnologia como parceira na tarefa de gerir os documentos e de disponibiliz-los para pesquisa. A organizao prescinde dos seus arquivos para a preservao da memria organizacional.

1.1 Antecedentes Histricos

O homem na nsia de se perpetuar teve sempre a preocupao de registrar suas observaes, seu pensamento, suas experincias, para deix-los s geraes futuras. Assim comeou a escrita. A escrita a representao de palavras ou idias por meio de smbolos, para representar e fixar a linguagem falada, porm nos d tambm acesso ao mundo das idias. O homem primitivo tendo necessidade de se comunicar utilizou objetos simblicos ou a sinais como: ns, entalhes, desenhos, que constituam a base dos primeiros sistemas de escrita. Estes sistemas rudimentares evoluram medida que os povos atingiam certo grau de cultura ou procuravam absorver o que havia nas civilizaes mais adiantadas, nas quais eles mantinham relaes comerciais. Esses registros expressavam o que o homem tinha na memria e, alm de garantir as informaes para sua gente, eram meios de socializao, para planejamento de ataques ou demarcao de territrios (BURNS; LERNER; MEACHAM, 2000). Paralelamente evoluo da escrita, o homem procurou aperfeioar o material que utilizava, procurando sempre melhorar o aspecto dos documentos,

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naquela poca, ainda de maneira bem diferente do que se conhece hoje, como tbuas, tabletes de argila, papiro, pergaminho. Assim, to logo, os povos foram atingindo um papel social mais organizado, os homens sentiram a necessidade de valorizar os documentos e paralelamente comearam a reunir, conservar e sistematizar, os materiais em que utilizavam por escrito, isto , o resultado de suas atividade polticas, sociais, econmicas, religiosas, etc., advindo assim, os arquivos, no s com o objetivo de guarda dos documentos da poca, como a tambm proteo dos mesmos. Com esses documentos, acumulados por um longo tempo, o homem foi formando sua documentao, que foi a base para toda a pesquisa em torno da histria da Humanidade. Nas primeiras pocas uma documentao coletiva, e mais tarde a documentao especfica de cada tribo, de cada famlia, de cada um, e, bem mais tarde, de cada organizao. H, portanto, desde a Antigidade, preocupao dos governos e autoridades em conservar certos documentos. Os arquivos das urbes4 eram compostos pelos escritos dos sacerdotes, nos quais a histria da cidade dizia ao cidado tudo aquilo em que devia acreditar, e tudo quanto lhe era prprio adorar (COULANGES, 2000). Na Idade Mdia, no Ocidente, as ordens monsticas eram detentoras de grandes acervos. Essas instituies eram depsitos de tudo que se produzia pela mente humana. No Renascimento, os primeiros a se ocuparem dos arquivos como parte histrica foram os eruditos do sculo XVII. No sculo XX, devido influncia dos historiadores, comeou-se a compreender, o fato de que os arquivos recentes tambm so arquivos e que importante assegurar-lhes a conservao. Todavia, at a Primeira Guerra Mundial,

A urbe era o lugar de reunio, o domiclio e, sobretudo, o santurio da cidade antiga. (COULANGES, 2000).

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os arquivistas continuavam a dispensar pouca ateno aos arquivos modernos, preferindo dedicar-se aos fundos antigos5. Os arquivistas s passaram a nova posio de importantes auxiliares da administrao entre a Primeira e a Segunda Guerra Mundial, quando houve a exploso de informaes, de empresas e de necessidade de pesquisa no cenrio de reconstruo do ps-guerra (PAES, 1977). A preocupao foi passada tambm para os documentos da administrao, aqueles que faziam parte do dia-a-dia das organizaes.

1.2 Arquivos e Organizaes

A documentao existe nas organizaes para corrigir as imperfeies e limitaes do homem. Primeiro, porque a memria do homem sujeita a falhas (esquecimento, fantasias, degradao), em segundo, porque, mesmo que fosse perfeita, o homem morre. Se no houver documentao, o conhecimento memorizado perdido, no todo ou em parte (PRADO, 1977). A organizao um grande sistema composto de vrios subsistemas, que se integram e, sob uma gerncia, permitem a localizao de oportunidades e o enfrentamento de dificuldades, tudo atravs da informao certa na hora certa 6. Esse conceito to bem empregado em Logstica fundamental para trabalhar com eficincia e eficcia os sistemas de informao e comunicao, onde os arquivos esto inseridos e requer muita articulao e adaptao para acompanhar as mudanas impostas pelo mercado e pela sociedade.

Principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, colees constituda dos documentos provenientes de uma mesma unidade geradora de arquivos (PAES, 1977). 6 Essa assertiva mais bem definida em Valentim (2002), quando a autora cita Woodman, citado por Ponjuan Dante: obteno da informao adequada, na forma correta, para a pessoa indicada, a um custo adequado, no tempo oportuno, em lugar apropriado, para tomar a deciso correta.

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Muitas organizaes e muitos profissionais se engajaram nessa corrida com a implementao de novas solues e tecnologias que possibilitem o acesso fcil e rpido informao. A informao constitui uma mercadoria to vital para a organizao como os recursos humanos, materiais ou financeiros, sem os quais ela no conseguiria viver (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 63), sendo ela essencialmente organizada e disponvel para o usurio. Os arquivos dispem dessa informao atravs dos documentos. Os arquivos so rgos auxiliares da Administrao e da Histria. Espao de preservao da memria organizacional e, em decorrncia disso, espao tambm de preservao da memria nacional/ estadual/ municipal, garantindo a histria de sujeitos singulares, mas que participam ativamente do processo de construo social de um pas, estado ou municpio. Os arquivos so veculos da Administrao e da Histria que precisam de um agente, o arquivista, para conduzir seu direcionamento e promover sua gesto, alcanar as suas funes de reunir/classificar,

controlar/preservar, recuperar/informar e assim cumprir seu objetivo junto sociedade. Ratificando a importncia do tema, acrescenta-se:

O arquivo deve ser um espao de garantias de integrao do indivduo com seu passado e seu presente, dimenso em que se pode compreender o princpio democrtico do exerccio da cidadania (RODRIGUES, 2002).

A evoluo e o estudo das tcnicas de arquivo, dos espaos de arquivo, dos documentos, das tecnologias, dos profissionais e dos usurios de arquivos so elementos de um cenrio histrico-social, que vem se compondo e evoluindo ao longo dos tempos, com propostas de solues modernas gradativas, de acordo com a tecnologia do momento, a Cincia Arquivstica.

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1.3 Cincia Arquivstica

A cincia Arquivstica conceituada pelo Arquivo Nacional (1995) como o conjunto de princpios e tcnicas adotadas na produo, organizao e uso dos arquivos. De acordo com Lodolini (1993, apud RUIZ 1999), a Arquivstica uma cincia por basear-se em princpios universalmente vlidos e apoiar-se em literatura cientfica considerada em diferentes lnguas, como o princpio da provenincia que mantm reunidos num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo e o princpio da organicidade que aliado ao da unicidade de documento de arquivo e ao da indivisibilidade dos conjuntos documentais, proporciona a Arquivologia seu perfil nico e inconfundvel, dentre as cincias da informao. Segundo Bellotto (1989), a Arquivologia uma cincia de conjuntos documentais, cujo objeto a informao e o objetivo o acesso informao, seja em que idade documental for (corrente, intermedirio e permanente) tratando o documento no mesmo grau de importncia e complexidade, compondo um corpo nico com ciclos interdependentes, que prima para o atendimento ao usurio. Alm da relao estreita que a Arquivstica tem com a Histria, garantindo a preservao dos registros e fatos de sujeitos singulares do processo de construo social de um pas, estado ou municpio, destaca-se a relao direta com o setor administrativo, em funo dos documentos serem ferramentas necessrias na comunicao administrativa, para registrar os processos e as tomadas de decises, de forma que o administrador possa retom-las a qualquer tempo. Portanto, os arquivos so rgos auxiliares da Administrao e da Histria. o espao de preservao da memria arquivstica organizacional. Arquivologia ou Arquivstica muito mais do que arquivar documentos um mercado de trabalho que tem uma relao direta com o setor administrativo. Por qu? Porque o arquivista pode, e deve ajudar o administrador na tarefa de

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administrar os documentos, cuidar da gesto documental. O arquivista um verdadeiro suporte para a administrao moderna. A Arquivstica pode ser abordada sob trs aspectos, conforme Coutore e Rousseau (1998): administrativo (records management), em que se tem em evidncia o valor mediato (primrio) do documento; tradicional ou histrico, que denota o oposto do primeiro, ou seja, enfoca-se o valor mediato (secundrio) do documento e o aspecto atual que concilia os dois primeiros e preocupa-se com o ciclo total do documento, da produo destinao final. O desafio no cenrio da gesto arquivstica ter o domnio e o acompanhamento da evoluo das tecnologias da informao e comunicao, com vistas implementao de sistemas e servios capazes de fomentar as atividades das organizaes (planejamento, direo, organizao e controle), quando se tratam de informao em documentos para a tomada de deciso e para atender s demandas da sociedade, quando se referem aos documentos histricos e permanentes, num dilogo constante entre arquivistas e usurios, sem perder de vista o aspecto humanstico e tico.

1.4 Legislao Arquivstica

A legislao brasileira arquivstica tem por base a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, definir tal poltica como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), ambos criados pelo artigo 26 e regulamentados pelos decretos 1.173, de 29/06/1994, e 1.461 de 25/04/1995. Cabe tambm ao CONARQ exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. A partir da promulgao da Lei de Arquivos a produo de normas arquivsticas voltadas para as atividades de gesto de documentos demonstrou uma

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preocupao importante, pois veio preencher lacunas na execuo do tratamento tcnico dos acervos arquivsticos pblicos e privados. A referida lei preconiza a revitalizao dos servios arquivsticos por meio de programas de gesto de documentos, que renam procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos. O CONARQ reuniu em seu site outros dispositivos legais, os quais, associados Lei de Arquivo, constituem a Legislao Brasileira Arquivstica, destacam-se abaixo os de interesse:

Constituio Federal, arts. 5, 23 e 2167.

Art. 5 Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade, nos termos seguintes: [...] XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional; [...] XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado; Art. 23. competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: [...] III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos; [...] IV impedir a evaso, a destruio e a descaracterizao de obras de arte e de outros bens de valor histrico, artstico ou cultural.

Disponvel em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constitui%C3%A7ao.htm. Acesso em: 23 fev. 2008.

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[...] Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: [...] V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. [...] 2: Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

Lei 6.546, de 4 de julho de 1978, que regulamenta as profisses de arquivista e de tcnico de arquivo, e d outras providncias;

Decreto 82.590, de 06 de novembro de 1978, que regulamenta a lei n 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispe sobre a regulamentao das profisses de arquivista e de tcnico de arquivo;

Lei 7.115, de 29 de agosto de 1983, que dispe sobre prova documental nos casos que indica e da outras providncias.

1.5 Arquivista

O arquivista um profissional de nvel superior, cuja atividade est regulamentada pela Lei n 6.546, de 19788. Segundo o seu art. 2 so atribuies dos arquivistas:

Disponvel em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br. Acesso em: 23 fev 2008.

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I - planejamento, organizao e direo de servios de Arquivo; II - planejamento, orientao e acompanhamento do processo documental e informativo; III - planejamento, orientao e direo das atividades de identificao das espcies documentais e participao no planejamento de novos documentos e controle de multicpias; IV - planejamento, organizao e direo de servios ou centro de documentao e informao constitudos de acervos arquivsticos e mistos; V - planejamento, organizao e direo de servios de microfilmagem aplicada aos arquivos; VI - orientao do planejamento da automao aplicada aos arquivos; VI - orientao quanto classificao, arranjo e descrio de documentos; VIII - orientao da avaliao e seleo de documentos, para fins de preservao; IX - promoo de medidas necessrias conservao de documentos; X - elaborao de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivsticos; XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica ou tcnicoadministrativa; XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.

O Tcnico de arquivo tambm profissional reconhecido pela mesma lei:

Art. 3 So atribuies dos Tcnicos de Arquivo: I - recebimento, registro e distribuio dos documentos, bem como controle de sua movimentao; II - classificao, arranjo, descrio e execuo de demais tarefas necessrias guarda e conservao dos documentos, assim como prestao de informaes relativas aos mesmos; III - preparao de documentos de arquivos para microfilmagem e conservao e utilizao do microfilme; IV - preparao de documentos de arquivo para processamento eletrnico de dados.

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O exerccio das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministrio do Trabalho. Bellotto (s.d., p. 2) enfatiza a responsabilidade do arquivista na recuperao do documento ou informao nele contida:

Preservamos documentos por causa de sua capacidade de servir como prova (evidential value) ou como testemunho (informational value). Ora, neste sentido, os arquivistas devem ter bem claro o quanto preciso localizar, de imediato nos seus documentos a sua procedncia e a sua estrutura, funes e atividades do produtor nele refletidas, s isso dar autenticidade no primeiro caso e fidedignidade, no segundo.

O arquivista moderno deixa para trs aquela figura tradicional do homem que, atrs dos documentos, se perdia no mundo de informaes. Ele ousa e abre novas frentes, interage com tecnologias e demonstra as possibilidades tcnicas em relao ao velho amontoado de papis ou novssima desordem documental eletrnica. O arquivista vai da fonte ao produto final e o resultado um trabalho inteligente, erudito e devotado que incide nesses conjuntos inteis transformando-os em arquivos valiosos, reconstrudos, resguardando provas e evidncias, recriando o passado ou dinamizando o presente. Atualmente, o arquivista tem vrias funes devendo atuar e interagir efetivamente, compreendendo e ouvindo de forma relativa o produtor, o pesquisador e o cidado, ou seja, exercer sua funo nos aspectos administrativo, cientfico e cultural, respectivamente (BELLOTTO, s.d.). A funo administrativa exercida no contexto das empresas, quando o documento tem valor primrio. Nesse ambiente atual, novas tecnologias so adotadas, os processos administrativos so cada vez mais complexos e aperfeioados, dada a exigncia do mercado competitivo e a imposio da Administrao no mundo dos negcios transparente. Para acompanhar tudo isso, o Arquivista dever, alm de produzir e aplicar seus conhecimentos tcnicos na gesto documental:

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Mergulhar no contexto das empresas, conhecendo sua estrutura organizacional, seus processos, fluxogramas, normas internas, polticas, atividades meio e fim;

Aproximar-se da Administrao, conhecendo suas tcnicas de gerenciamento, psicologia do trabalho, gesto financeira,

estatsticas, operaes, etc.; No se afastar dos princpios tericos bsicos da Arquivstica, conservando a provenincia e a organicidade dos fundos; Preocupar-se com a eficcia da recuperao da informao, participando da construo de sistemas eletrnicos, estratgias de segurana e procedimentos automatizados; Prover a informao administrativa e jurdica da empresa de forma estratgica para facilitar o processo decisrio dos gestores. A funo histrico-cultural exercida e percebida quando o Arquivo trata o patrimnio histrico documental (valor secundrio do documento), com o compromisso de difundi-lo e de servir a sociedade. No atendimento a pesquisas histricas e culturais. Por fim, a funo cientfica evidente, quando oferece

subsdio para pesquisa e desenvolvimento (P & D). Mediante a realidade vigente, o fundamental que ocorra uma conscientizao da relevncia do arquivo na empresa e da sua administrao sob os cuidados de um profissional arquivista. No entanto, isso s ser possvel com a sensibilizao e a conscientizao da hierarquia superior, que dever possuir uma viso empresarial moderna, com empresrios motivados e conscientes da nova realidade que a sociedade atual impe, a fim de perceberem os benefcios que o arquivo organizado e bem gerenciado pode trazer para a administrao da empresa. Conforme afirma Belloto (s.d., p. 5):

fundamental e indispensvel que este papel seja compreendido a partir do interior das prprias entidades onde o arquivista atua como o gestor da informao, seja esta tomada como instrumento da administrao e do direito, ou como testemunho da histria e do exerccio da cidadania. preciso fazer compreender ao administrador e ao burocrata, que o arquivista no um simples trabalhador operacional, dentro de um rgo pblico ou

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de uma organizao privada que ali esteja s para passar papis ou mdia eletrnica nas mos dos interessados. Ele um provedor da informao administrativa e jurdica.

2 ORGANIZAES

As organizaes so constitudas por pessoas que interagem entre si, de forma consciente e coordenada, a fim de alcanarem objetivos comuns, os quais, de forma isolada, no seriam capazes de execut-los. uma dinmica constante em um sistema complexo, que por sua vez est inserido em um ambiente macro. no ambiente macro (externo) representado pela sociedade maior, de onde elas extraem todos os recursos e informaes necessrias para sua subsistncia e funcionamento e para onde conduzem os resultados de suas operaes. Esse ambiente geral constitudo de variveis, as quais Chiavenato (2006, p. 67) definiu como:

a. Variveis tecnolgicas: [...] A tecnologia envolve a soma total dos

conhecimentos acumulados a respeito de como fazer as coisas [...].

b. Variveis polticas: decorrentes das polticas e critrios de deciso c. d. e. f. g.

adotados pelo governo ao nvel federal, estadual e municipal, bem como pelos governos estrangeiros [...]. Variveis econmicas: decorrentes do contexto econmico em geral [...]. Variveis legais: referem-se ao contexto de leis e de normas legais que regulam, controlam, incentivam ou restringem determinados tipos de comportamento organizacional em geral [...]. Variveis sociais: [...] as tradies culturais do pas e da comunidade onde est localizada [...] atitude das pessoas diante do trabalho e dos ideais quanto profisso [...]. Variveis demogrficas: referem-se s caractersticas da populao, seu crescimento, raa, religio, distribuio geogrfica, distribuio por sexo e idade etc. [...]. Variveis ecolgicas: referem-se ao quadro fsico e natural que rodeia externamente a organizao [...].

Analisando cada tipo de varivel acima, percebe-se que as organizaes so sistemas abertos, que sofrem mudanas constantes em funo dessas variveis, produzindo incertezas e gerando novos comportamentos.

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Segundo Chiavenato (2006, p. 71), o microambiente organizacional aquele imediatamente prximo da organizao, o qual ela mantm interface, est em interao direta e que lhe fornece as entradas ou insumos de recursos e informaes, bem como a locao e distribuio de suas sadas ou resultados. Ele o designa como ambiente de tarefa as partes do ambiente que so relevantes para a organizao estabelecer e alcanar seus objetivos, os quais so: consumidores ou usurios; fornecedores de recursos, concorrentes e grupos regulamentadores. No ambiente de tarefa, a organizao desenvolve suas atividades, estabelecendo o seu domnio9, composto de poder e dependncia. Para Chiavenato (2006, p. 72):

Existe poder quando as decises da organizao influenciam fortemente as decises a serem tomadas pelos demais componentes do seu ambiente de tarefa [...]. Existe dependncia quando as decises da organizao que so fortemente influenciadas pelas decises tomadas pelos demais componentes do seu ambiente de tarefa.

Diante dessa afirmao de Chiavenato (2006) pode-se concluir que se a organizao souber conviver bem e harmoniosamente com o seu ambiente macro, adaptando-se s mudanas decorrentes das variveis, ela fatalmente melhor se articular na produo de seus resultados, e, como conseqncia, num mercado competitivo, exercer o poder sobre a concorrncia. Para Dias (2008), essa interrelao das organizaes de sofrer interferncia e/ou de influenciar denominada de poder interorganizacional. Considera-se agora o terceiro nvel, o ambiente interno da organizao, ou seja, a prpria organizao, que se caracteriza por ser um lugar de socializao rico de sujeitos, processos, meios, recursos e fatos onde, diariamente, as pessoas nele inseridas se relacionam, trocam experincias e falas, tanto para execuo de

[...] identifica os pontos em que ela depende de entradas do ambiente e os pontos de sada do ambiente, podendo ambos serem direta ou indiretamente ligados entre si. (CHIAVENATO, 2006, p. 72)

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suas atividades dirias e construo de negcios, como para a simples convivncia e comunicao. Na Figura 2, visualizam-se os trs nveis do contexto das organizaes, conforme Chiavenato (2006).

AMBIENTE GERAL
VARIVEIS TECNOLGICAS VARIVEIS POLTICAS

AMBIENTE DE TAREFA

VARIVEIS SOCIAIS

CLIENTES

ORGANIZAO FORNECE- VARIVEIS

DORES LEGAIS

CONCORRENTES VARIVEIS ECONMICAS

REGULADORES VARIVEIS DEMOGRFICAS

VARIVEIS ECOLGICAS

FIGURA 2 A organizao e seu ambiente geral e ambiente de tarefa Fonte: Chiavenato (2006, p. 73)

O ambiente produtivo da organizao pertence a uma rede de socializao mais abrangente, pois todos os sujeitos sociais que o compem, antes de faz-lo, trazem consigo diversas heranas de identidades sociais, polticas, religiosas e tnicas e no possvel afast-los delas, uma vez que esto impregnadas nas suas histrias de vida. Cabe aqui a assertiva de Sainsaulieu (1987 apud JAIME JUNIOR, 2002) os atores sociais no deixam de lado suas identidades e culturas ao passarem pela portaria da organizao. As identidades e culturas pr-existentes dos indivduos de uma organizao, decorrentes das variveis sociais, somadas ao modo como interagem

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em uma organizao, atitudes, pressuposies, aspiraes, discusses, etc., formam a cultura organizacional. Mesmo inseridas em um mesmo contexto scio-econmico-cultural as organizaes apresentam caractersticas e peculiaridades bem particulares e isto decorrente de vrios fatores, tais como: polticas, gesto, liderana, equipe de colaboradores, crenas, preconceitos, ou seja, diversos fatores que constituem a forma de ser de cada organizao, a forma de expressar sua cultura organizacional.

2.1 Cultura Organizacional

O interesse pelo estudo da cultura organizacional tanto pelos pragmticos como pelos tericos deu-se em meados dos anos 80, motivado pelo impacto dos empreendimentos japoneses no mercado internacional (COOPER; ARGYRIS, 2003, p. 322). Como a cultura japonesa peculiar, carregada de tradies, o mundo queria saber qual a influncia dessa cultura na ascenso dos negcios, ou seja, a ligao entre a cultura nacional e o desempenho organizacional. Para Dias (2008, p. 203), a cultura organizacional pode ser entendida como uma subcultura, pois est ligada diretamente ao conceito geral de cultura 10, e compreende o conjunto de valores, crenas e entendimentos importantes que os integrantes de uma organizao tm em comum. A cultura organizacional definida por diversos autores:

Cada organizao tem a sua cultura organizacional ou cultura corporativa. Para se conhecer uma organizao, o primeiro passo conhecer sua cultura. Fazer parte de uma organizao, trabalhar nela, atuar em suas atividades, desenvolver carreira nela participar intimamente de sua cultura

10

Sistema de idias, conhecimentos, tcnicas e artefatos, de padres de comportamento e atitudes que caracteriza uma sociedade. (DICIONRIO GLOBO DE SOCIOLOGIA, 1981, apud DIAS, 2008, p. 203)

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organizacional. O modo como as pessoas interagem em uma organizao, as atitudes predominantes, as pressuposies subjacentes, as aspiraes e os assuntos relevantes nas interaes entre os membros fazem parte da cultura da organizao (CHIAVENATO, 2008, p. 99). A cultura organizacional representa as normas informais e no escritas que orientam o comportamento dos membros de uma organizao no dia-a-dia e que direcionam suas aes para a realizao dos objetivos organizacionais. CHIAVENATO, 1999, p. 172) Conjunto de valores e pressupostos bsicos, expressos em elementos simblicos, que em sua capacidade de ordenar, atribuir significaes, construir a identidade organizacional, tanto age como elemento de comunicao e consenso como instrumentaliza as relaes de dominao (FLEURY, 1996, p. 22). A cultura organizacional o sistema de aes, valores e crenas compartilhadas que se desenvolve numa organizao e orienta o comportamento dos seus membros (SCHEIN, 1990 apud SCHERMERHORN JR.; HUNT; OSBORN, 2002, p. 196). Um padro de suposies bsicas compartilhadas que o grupo aprendeu ao resolver seus problemas de adaptao externa e integrao interna, que funcionaram bem o bastante para serem consideradas vlidas e, por isso, foram ensinadas aos novos membros como o modo correto de perceber, pensar, e sentir em relao a estes problemas (SHEIN, 1992 apud DIAS, 2008, p.203).

Para Shein (1992, apud DIAS, 2008, p. 205) a cultura organizacional origina-se de trs fontes:

1. As crenas, valores e suposies dos fundadores da organizao. 2. As experincias adquiridas entre os membros do grupo com a evoluo
da organizao.

3. Novas crenas, valores e suposies trazidas por novos membros e

novas lideranas que foram incorporando organizao ao longo do tempo.

Dinamizando o conceito de cultura organizacional pode-se afirmar que um fenmeno de socializao coletivo desenvolvido a partir da cultura de cada sujeito que compe a organizao, juntamente com os preceitos, tecnologias e sentimentos da organizao, num jogo de dar e receber, que modificam e se deixam modificar, numa constncia de troca, na efervescncia do compartilhamento de seus

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membros. Cada organizao apresenta uma cultura peculiar, cuja formao resultante da interao social dos seus agentes. Os aspectos da cultura organizacional fazem com que cada organizao seja nica, podendo isso vir a ser uma vantagem competitiva. Como a cultura organizacional no palpvel, ela poder ser percebida atravs de seus efeitos e conseqncias (BERNARDES; MARCONDES, 2006), ou ainda atravs da anlise das aes dos empregados, ouvindo-se histrias e suas interpretaes, smbolos culturais (SCHEIN, 1990 apud SCHERMERHORN JR.; HUNT; OSBORN, 2002). Bernardes e Marcondes (2006) utilizam trs variveis para identificar o contedo e a intensidade da cultura de uma organizao (Figura 3) e ainda apresentam an passan a metodologia11 adotada por antroplogos para medi-los de forma a se verificar a tendncia da cultura.

FIGURA 3 Variveis culturais das organizaes Fonte: adaptado de Bernardes e Marcondes (2006, p. 21)

Dentro desse quadro de cultura, especificamente na varivel de sentimentos, desenvolvem-se as percepes que um indivduo tem do outro.

11

A metodologia usa estudo de campo, anlise de contedo da cultura e mtodo intercultural, auxiliados por tcnicas, como a projetiva, a escala de atitudes e a anlise fatorial (KRECH; CRUTVHFIEL, BALLCHEY, 1969, p. 413-424 apud BERNARDES; MARCONDES, 2006, p. 26) e atribui uma escala de 0 a 5 pontos, que ilustrada atravs de uma representao grfica.

33

Segundo Bergamini (2006, p. 109) existem personalidades e diferenas individuais, as quais so sentidas e percebidas de diferentes formas por cada indivduo. A percepo de pessoas est sujeita a uma srie de distores e iluses. Isso leva a ver as pessoas de maneira bem diferente daquela que realmente so. Da surge o esteretipo, quando se usa uma impresso padronizada de um grupo de pessoas para influenciar a percepo de um indivduo em particular.

2.2 Esteretipos

A palavra esteretipo, originalmente, pertence ao vocabulrio da tipografia. Segundo Ferreira (2004, p. 827): Frma compacta obtida pelo processo estereotpico [...] clich, chavo [...]. O esteretipo a imagem preconcebida que um grupo pessoal atribui a uma categoria social de grupos externos (HORTON; HUNT, 1980 apud BERNARDES; MARCONDES, 2006, p. 85). Para Chiavenato (2006, p. 132) esteretipos [...] so distores na percepo das pessoas [...], porque cada pessoa desenvolve seu prprio conjunto de conceitos para interpretar seu ambiente externo e interno e para organizar suas mltiplas experincias da vida cotidiana, terminando por categorizar os outros sob determinado ponto de vista. Os componentes dos grupos criam esteretipos de forma inadequada, pois utilizam suas crenas, valores e interesses para filtrar ou bloquear o que vem e o que ouvem, passando a perceber o indivduo de forma distorcida da realidade. As organizaes esto repletas de esteretipos. As pessoas tendem a se comportar da forma pela qual so julgadas pelos demais, assumindo assim, inconscientemente, o esteretipo. Esse comportamento traz desvantagem para a organizao, pois confunde o administrador ao avali-las pelo esteretipo. A imagem

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estereotipada via de mo dupla, tanto pode ocorrer de um grupo em relao a outro, como deste em relao quele (BERNARDES; MARCONDES, 2006). Portanto, cria-se um ambiente deturpado nas organizaes, algumas pessoas ficam sujeitas a serem conhecidas como as outras as percebem. Para Schermerhorn Jr., Hunt e Osborn (2002), os esteretipos ou prottipos podem atrapalhar na recuperao da informao, pois escondem as diferenas pessoais e impossibilita a avaliao das necessidades individuais por parte da administrao da organizao. Quanto maior a fora de trabalho, maior a possibilidade de esteretipos, mas a vantagem competitiva est exatamente na diversidade, saber administr-la significa valorizar as diferenas. Os esteretipos se constituem como preconceitos estabelecidos

culturalmente, resultados de uma herana histrica, quando os grupos sociais, ao se relacionarem, consolidam cada vez mais o que j est generalizado. Essa generalizao conduz sntese de modelos e conceitos, levando objetividade, mas, por outro lado, d margem subjetividade, uma vez que conduz a um estudo de valor. Como eles so frutos da cultura organizacional, o que ocorre no ambiente interno da organizao d cabimento ao surgimento de tais categorias. Da surgem nas organizaes os diversos esteretipos j to conhecidos da nossa cultura como o Manda-chuva, o Maria vai com as outras, o Vibrador, o Puxa-saco, o Boa praa, o Ditador, o Filho de papai, o Babo; o Bola-murcha, o Bola-cheia... e o Velho arquivista, aquele que trabalha h muitos anos no arquivo da organizao.

3 VELHO ARQUIVSTA

O alerta introdutrio para a valorizao da profisso do arquivista de fato e de direito no exime a necessidade de se enfatizar a figura paradoxal e no menos importante do velho arquivista. O sujeito em questo estereotipado pela organizao como algum ultrapassado, pode ser enquadrado na situao estar arquivista 12 e est inserido num contexto no favorvel ao seu crescimento profissional, s vezes conjunturais e outras vezes criado e mantido por ele mesmo, os quais se podem citar: Existncia do curso superior de Arquivologia e de Tcnico em Arquivo em apenas algumas cidades; Pouca divulgao da atividade profissional; Vcios da Cultura e poder das organizaes; Desvalorizao da funo e caracterizao de forma pejorativa; Incorporao do esteretipo; Acomodao profissional; Limitaes quanto ao acesso e aplicao da tecnologia da informao. Mesmo enquanto velho arquivista ele no deixa de ser um ativo intangvel da organizao, pois agrega valor e pode gerar receita, ao atender tempestivamente s demandas, atravs da matria-prima, a informao, que est l nos documentos pronta para ser resgatada. Para Chiavenato (2006, p. 187), [...] as empresas esto preocupadas em identificar indicadores para seus ativos intangveis, como capital humano

12

Realce dado ao profissional colocado na funo de arquivista, na apostila do curso Tcnicas Modernas para Organizao de Arquivos Empresarias, ministrado pela Prof. Bibliotecria Cla Dubeux Pinto Pimental, em maro/1998, em Recife-PE.

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(habilidades e competncias de seus funcionrios) [...] as pessoas passam a ser a prioridade fundamental das empresas. Mas como reconhecer o trabalho do velho arquivista se o produto resultante do desempenho do seu servio tambm intangvel? Para explicar melhor o segmento de servios, Lovelock e Lauren (2006, p. 5) se posicionam:

Servio um ato ou desempenho oferecido por uma parte a outra. Embora o processo possa estar ligado a um produto fsico, o desempenho essencialmente intangvel e normalmente no resulta em propriedade de nenhum dos fatores de produo.

Portanto, os servios, por sua natureza, tm que ser geridos e administrados com a devida ateno, pois dependem diretamente e unicamente do fator humano e esse fator que vai fazer o diferencial na hora do atendimento ao cliente. Esse fator humano, aqui evidenciado o Velho Arquivista Lovelock e Lauren (2006, p. 35) categorizaram os processos de servios, a fim de melhor estud-los e gerenci-los, dessa forma possvel situar o servio e promover aes mais direcionadas, conforme a seguir: a) processamento com pessoas = envolve aes tangveis nos corpos das pessoas ; b) processamento com bens = inclui aes tangveis nos bens e outras posses fsicas pertencentes aos clientes ; c) processamento com estmulo mental = refere-se a aes intangveis dirigidas mente das pessoas; d) processamento com informaes = descreve aes intangveis dirigidas aos bens de um cliente. A partir da categorizao desses autores e da caracterizao prvia do ambiente de arquivo como unidade de servio, pode-se visualizar que a informao enquadra-se como produto de bem intangvel. Para sistematizar as quatro situaes acima, tm-se dois processos de servios com ao tangvel e dois com ao

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intangvel, onde se enquadram os servios de informao: o intangvel do intangvel (Quadro 1).

SERVIO INTANGVEL

C O M C O M

AO TANGVEL

TANGVEL DO INTANGVEL

SERVIO INTANGVEL

AO INTANGVEL

INTANGVEL DO INTANGVEL

QUADRO 1 Categoria servio/ao Fonte: construo da autora

Tentando concluir sobre os servios de arquivo, observa-se um servio que intangvel por ser uma ao, que por sua vez tambm intangvel por ser dirigida mente das pessoas. Kotler e Armstrong (2003) vo mais alm do intangvel e acrescentam trs caractersticas:
Intangibilidade = os servios no podem ser vistos, tocados, sentidos,

ouvidos ou cheirados antes da compra;

Inseparabilidade = Os servios no podem ser separados de seus

provedores;
Perecibilidade = Os servios no podem ser armazenados para venda

ou uso posterior;
Variabilidade = A qualidade dos servios depende de quem os executa

e de quando, onde e como so executados. Mesmo lutando contra esses fatores intrnsecos natureza do trabalho, contra a oficiosidade do cargo/funo e contra as adversidades da condio de esteretipo, interessante ressaltar como o velho arquivista consegue lidar com tudo isso e relembra cada detalhe no momento da busca. Ele vai compondo de fragmentos a memria da organizao como se fosse um quebra-cabea. Diante disso ele consegue trabalhar dentro da organizao todas as dimenses da

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memria: a memria individual, a memria coletiva, as memrias marginais, tal qual os guardies da memria13. Enquanto ele executa esse papel de resgate da memria, de busca da informao certa na hora certa, detm um poder momentneo. Todos da organizao esto espera da composio dos fatos administrativos, do resultado da busca do documento junto aos arquivos, para que decises sejam tomadas, demandas fiscais, legais e sociais sejam atendidas e, finalmente, os negcios possam fluir normalmente. o poder do velho arquivista. Muitas vezes ele joga com isso, procrastinando os resultados como forma de se valorizar, fazendo com que todos percebam quo difcil esse resgate e quo habilidoso ele para consegui-lo. Pesquisa realizada por Quimet (2003, p. 51 ), menciona:

[...] os jogos de poder utilizados pelos atores com pouco poder organizacional disponvel, mas que, em um contexto de trabalho favorvel a seu desenvolvimento, evoluem. Esses atores beneficiam-se, ento, de um clima de trabalho positivo devido a variadas razes [...].

O velho arquivista conhece a organizao por inteiro, ele entende quais so suas atividades meio14 e suas atividades fins15 em funo de lidar diariamente com os documentos provenientes da consecuo dessas atividades e fazer a leitura necessria para a classificao. Ele domina cada uma delas, entende o processo interno da organizao e toda sua complexidade. Esse domnio, embora muitas vezes no percebido pela organizao, pode ser enquadrado como o poder descrito por Morgan (1996) que, dentre as

13

Nas sociedades da memria, que existiram no passado e ainda subsistem em locais isolados da frica e da Amrica do Sul, por exemplo, e nas quais o volume de informao consideravelmente muito mais restrito, a memria organizada e retida pelo conjunto de seus membros, os quais se incumbem de transmiti-la s novas geraes cabendo aos mais velhos, devido a sua maior experincia e vivncia, o importante papel social de guardies da memria. Cabe a eles a funo de transmitir s novas geraes de seu grupo social os fatos e vivncias que foram retidos como fundamentais para a sobrevivncia do grupo. (VON SINSOM, 2000) 14 Apiam a consecuo das atividades-fim de uma instituio. Carter instrumental e acessrio. 15 Resultantes da finalidade de uma instituio. Carter substantivo para o seu funcionamento.

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diversas fontes de poder, est o poder do controle do conhecimento e da informao. Toffler (1990) discorrendo sobre as mudanas do poder no mundo moderno ressaltou trs razes de poder: o capital, gerador das riquezas, a lei, que regulamenta o mercado e a sociedade em geral e a informao, aquela que subsidia o mercado e que leva gerao de conhecimento. A mxima informao poder, originria do perodo da guerra fria, foi substituda na atualidade recente. O poder de que se fala hoje est em saber trat-la e geri-la de forma estratgica no mundo dos negcios. Quando essa informao gerenciada por softwares especficos que cruzam dados, utilizam operadores booleanos16, usam parmetros, filtra campos, etc., tem-se o resultado satisfatrio. No entanto, o contexto de trabalho do velho arquivista no oferece tantos recursos tecnolgicos, mas, mesmo assim, ele consegue buscar o que procura nos arquivos e atende s demandas da organizao, utilizando-se de sua memria individual atravs de associaes, lembranas, pistas, recursos artesanais prprios que s ele tem. Ele associa a cada informao oficial algo prprio da sua memria, para facilitar a busca e o resgate. Cada componente da organizao tem para ele um significado, um comportamento, que agregado e utilizado como ferramenta no seu trabalho dirio. Portanto, temos o velho arquivista, um esteretipo da organizao, criado e mantido pela cultura organizacional, revestido de poder por conhecer os documentos arquivsticos e facilitar o destino das informaes neles contidas, fazendo com que os gestores que delas carecem possam acess-las e tomar a deciso. o domnio da memria arquivstica organizacional cuja conduo e preservao est sob a fora da memria do velho arquivista. Aqui se registra a participao do velho arquivista como o elo perdido entre a organizao e a sua memria arquivstica.

16

O operador booleano permite realizar cruzamentos entre dois ou mais planos de informao, so palavras que informam ao sistema de busca como combinar os termos de sua pesquisa, tais como: AND, OR e NOT.

4 MEMRIA ARQUIVSTICA ORGANIZACIONAL

O conceito utilizado para descrever a memria arquivstica organizacional nesta pesquisa perpassa pelos conceitos de memria, memria organizacional e memria arquivstica, os quais se destacam nos subitens seguintes.

4.1 Memria

Dentre os diversos conceitos atribudos para o verbete memria, destacamos em Ferreira (2004, p. 1308), em anlise sistemtica simplificada, os que mais se adequam s questes aqui levantadas: faculdade de reter as idias, impresses e conhecimentos adquiridos anteriormente; lembrana, reminiscncia, recordao; relao, relato e narrao; menento; vestgio, lembrana, sinal; aquilo que serve de lembrana.

Numa anlise mais dialtica, elege-se Nora (1993) para se dizer que necessrio criar lugares para que a memria exista em algum lugar. So os lugares da memria, nos quais, sem dvidas, os arquivos so includos. Para o autor, a memria requer indcios, vestgios, pois no suficiente a rememorar pela oralidade, mas, sobretudo, pelas informaes geradas atravs dos dados registrados em documentos. Com o posicionamento de Nora (1993), do qual se mantm concordncia plena, os arquivos seriam lugares privilegiados de memria, de onde se podem analisar aspectos diferentes, tais como:

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O arquivo enquanto memria material: as informaes esto escritas, registradas em suportes fsicos; O arquivo enquanto memria funcional: as informaes organizadas tm a funcionalidade de atender aos pesquisadores; O arquivo enquanto memria simblica: cada registro traz de forma simblica o contexto de sua produo (poca, fatos, pessoas, marcas, conceitos, etc.).

Apesar da referncia dada por Ferreira (2004, p. 1308) Informtica, elege-se tambm o conceito [...] dispositivo em que informaes podem ser registradas, conservadas e posteriormente recuperadas; armazenador, dispositivo de armazenamento [...], pois com o advento das novas tecnologias, esse dispositivo no se limita a um objeto eventual, para uma necessidade momentnea. Colocando Ferreira (2004) para dialogar com Nora (1993), estabelece-se que o conceito para memria limitado por aquele rea de Informtica, pode ser perfeitamente compreendido como um lugar de memria, um arquivo, seja convencional ou eletrnico e digital. Numa anlise mais classificatria, Von Simson (2000, n.p) descreve os trs tipos de memria:

[...] memria individual que aquela guardada por um indivduo e se refere as suas prprias vivncias e experincias, mas que contm tambm aspectos da memria do grupo social onde ele se formou, isto , onde esse indivduo foi socializado (grifo do autor). [...] memria coletiva que aquela formada pelos fatos e aspectos julgados relevantes e que so guardados como memria oficial da sociedade mais ampla. Ela geralmente se expressa naquilo que chamamos de lugares da memria que so os monumentos, hinos oficiais, quadros e obras literrias e artsticas que expressam a verso consolidada de um passado coletivo de uma dada sociedade (grifo do autor). [...] memrias subterrneas ou marginais que correspondem a verses sobre o passado dos grupos dominados de uma dada sociedade. Estas memrias geralmente no esto monumentalizadas e nem gravadas em suportes concretos como textos, obras de arte e s se expressam quando conflitos sociais as evocam ou quando os pesquisadores que se utilizam do mtodo biogrfico ou da histria oral criam as condies para que elas emerjam e possam ento ser registradas [...] (grifo do autor).

43

A autora refora:

verdade, ns no nos lembramos de tudo o que aconteceu ou que nos foi ensinado ao longo de nossa vida. Descartamos a maioria das experincias vivenciadas e s retemos aquelas que possuem significados, isto , so funcionais para nossa existncia futura (VON SIMSON, 2000, n.p).

Retemos aquilo que de alguma forma nos impressiona, nos comove ou nos agride e desperdiamos o que no nos interessa, para, de uma forma imperceptvel, registrar esses fatos e s busc-los em funo de alguma fora maior externa. Atravs da memria o homem interpreta e compreende sua prpria

histria e evoluo, fatos, pessoas e lugares, que num determinado tempo fizeram parte de sua existncia, contribuindo para a construo de sua identidade. a memria que permite a sobrevivncia social dos povos, mediante a sucesso de geraes, de costumes e tradies e a falta dela pode ocasionar o esquecimento das origens, o que pode comprometer o presente e o futuro. Portanto, entende-se que as trs memrias existentes podem ser classificadas sob quatro aspectos:

A memria que existe = aquela que est ao alcance da pessoa/comunidade a que pertence;

A memria que se perde = aquela resultado do abandono, do descaso, da falta de registros ou simplesmente aquele que se deixou esquecer;

A memria que se resgata = aquela que se recuperou e passou a dar sentido e significado existncia anterior de um povo;

A memria da memria = aquela que se resgatou, preservou-se e eternizou-se, proporcionando a criao de novas memrias.

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4.2 Memria Organizacional

Walsh e Ungson (1991 apud LaSPISA, 2007, p. 37), considerando que a prpria palavra memria traz consigo o sentido de tempo, assim entendem memria organizacional:

[...] informaes guardadas que remontam a histria da organizao para serem lembradas e utilizadas em futuras operaes. A MO fornece informao que diminui o custa das transaes, contribui na tomada de deciso tornando-a mais eficiente, e assim, transformando-se em um diferencial competitivo.

A Memria Organizacional responde a questes da organizao que vo desde seu ambiente e processos at seus produtos e servios de comercializao. um banco de informaes necessrias para o desenvolvimento do trabalho da organizao junto ao pblico interno e externo, funcionando como um servio de inteligncia, para ser acionado a qualquer tempo em funo de qualquer motivo quotidiano da organizao, tornando-a mais competitiva. Em razo desse banco se formar com informaes e registros prprios conforme sua cultura faz com que a memria de cada organizao seja nica com identidade prpria. A construo, manuteno e resgate da memria organizacional tambm tarefa embutida de responsabilidade social, pois as organizaes de uma coletividade fazem parte da memria coletiva de uma nao. Almeida (2006) fala da facilidade da reteno de conhecimento sobre as atividades da organizao com a existncia de registros impressos ou eletrnicos e de sistemas de informao distribuda e de inteligncia artificial. Dado esses recursos os registros podem ser compartilhados no futuro, e mesmo sendo representaes estticas, tm algumas limitaes dos registros reduzidas em funo da tecnologia da informao, promovendo compartilhamento atravs do tempo e do espao.

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Almeida (2006) e Laspisa (2007), atravs de autores estrangeiros 17,18 apontam cinco locais de armazenamento da memria organizacional: indivduos, cultura, transformaes, estruturas, ecologia e arquivos externos. Em Almeida (2006, p. 55), tm-se:

Os indivduos, membros de uma organizao, retm informao a partir de suas prprias experincias diretas. Essa informao pode ser retida na memria do indivduo ou, mais sutilmente, em suas estruturas de crenas e valores (grifo do autor).

As experincias e conhecimentos prprios desses indivduos sobre as atividades e funes constantes do seu dia-a-dia profissional dentro do ambiente de trabalho fazem parte de suas memrias, e, na maioria das vezes, so armazenadas apenas na mente. Em funo disso ele recorre dentro da memria individual memria-meta19, [...] que utilizada sempre que um indivduo no sabe como resolver um problema, mas sabe onde ou com quem buscar a soluo deste problema (LEHNER; MAIER, 2000, apud LAsPISA, 2007, p. 39). Almeida (2006, p. 55) considera que a cultura organizacional a forma aprendida de perceber, pensar e sentir os problemas da organizao que so transmitidos aos seus membros. Incorpora experincias passadas que so teis para lidar com o futuro (grifo do autor). A cultura pode modificar-se a cada nova experincia, j que um processo vivo, podendo as experincias passadas auxiliar nas decises futuras, o que faz com que a cultura se torne um tipo de armazenagem organizacional (LAsPISA, 2007, p. 39).

17

LEHNER Franz; MAIER, Ronald K. How can organizational memory theories contribute to organizational memory systems? Computer Science, v. 2, n. 3-4, p. 277-298, out. 2000. 18 WALSH, James P.; UNGSON, Gerardo Rivera. Organizational memory.The Academy of Management Review, v. 16, n.1, p. 57-91, jan. 1991. 19 O termo meta, segundo Laspisa (2007, p. 39), vem do termo ingls, meta-data, que usado para sistemas de arquivo. A meta-data uma etiqueta anexada a um documento, que contm as informaes necessrias para arquivar e localizar este documento, tais como, o ano produzido, os autores, as palavras-chave, o resumo, etc.

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As transformaes de toda sorte que ocorrem na organizao tambm possuem informaes. A transformao de matria prima em produto, a introduo de um novo equipamento no processo de produo, a entrada de um novo funcionrio, etc. As transformaes, que ocorrem por toda a empresa como prticas de trabalho, esto em constante transformao e so construdas sobre experincias passadas (ALMEIDA, 2006, p. 55). As experincias dos indivduos ficam agregadas aos processos e procedimentos individuais, contudo, quando os indivduos trabalham em conjunto o sistema utilizado pelo grupo para armazenar e processar os conhecimentos mais complexo do que a memria individual (LEHNER; MAIER, 2000; WALSH; UNGSON, 1991, apud LAsPISA, 2007, p. 39). A estrutura organizacional fator de influncia do comportamento dos indivduos junto ao ambiente. Dentro de uma organizao a sua estrutura organizacional determinar os papis de seus funcionrios no ambiente de trabalho (LEHNER; MAIER, 2000; WALSH; UNGSON, 1991 apud LAsPISA, 2007, p. 40). Essa ao faz com que os indivduos revestidos por cargos acumulem fatos e informaes sobre a organizao, ligando a memria individual com a memria organizacional. A ecologia, ou estrutura fsica do local de trabalho, tambm um repositrio de dados, informaes e memrias.

[...] toda a situao e composio fsica do ambiente de trabalho contm informaes sobre a organizao. O status ou desempenho de um funcionrio freqentemente representado pela aparncia do seu local de trabalho [...]. Assim a ecologia do ambiente do trabalho estabelece e influencia as normas e os comportamentos pessoais dentro de uma organizao (LEHNER; MAIER, 2000; WALSH; UNGSON, 1991 apud LAsPISA, 2007, p. 40).

Para Almeida (2006, p. 55) a ecologia [...] codifica e revela informaes, [...] ajuda a moldar e refora as prescries de comportamento dentro da organizao, retendo informao sobre uma organizao e sobre seus membros.

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Quanto aos arquivos externos, so todas as informaes sobre uma organizao que existem fora dela, ou seja, as informaes sobre outras organizaes envolvidas no mercado, produtos, pessoas e at as que so levadas pelos ex-membros de uma organizao (LAsPISA, 2007). Para Almeida (2006, p. 56):

A importncia dos arquivos externos reside no fato de que a organizao, por si prpria, no o nico repositrio de seu passado. Quando ocorrem falhas na memria de um indivduo, ele busca a ajuda de colegas para relembrar sobre um evento. Da mesma forma, uma organizao est em um ambiente em que outras instituies acompanham suas aes. Embora no faam parte da memria de uma organizao, essas fontes guardam informaes sobre o seu passado que podem ser recuperadas (grifo do autor).

No trabalho de Laspisa (2007), o autor apresenta uma divergncia de opinio entre os autores estrangeiros citados. Para Walsh e Ungson (1991), somente as informaes que existem fora da organizao so considerados arquivos externos, ou seja, fora do ambiente fsico da organizao. Entretanto, Lehner e Maier (2000) incluem os documentos fsicos e digitais armazenados como arquivos externos [...] os livros, os manuais corporativos, os bancos de dados e os sistemas de arquivos, ou seja os arquivos externos so as memrias externas a memria individual (apud, LAsPISA, 2007, p. 40). Neste trabalho privilegiou-se a opinio dos autores Walsh e Ungson (1991, apud LAsPISA), ou seja, que os arquivos de uma organizao no so locais de armanezamento externo da memria organizacional, em funo do conceito estar mais prximo e coerente com a cincia arquivstica e com autores do segmento:

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada [...], no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.27).

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Roussseau e Couture (1988, apud FONSECA, 1999, p. 151) deixam bem claro esses conceitos de arquivos internos e externos ao apontarem as duas

dimenses dos arquivos em relao organizao: os orgnicos e os no orgnicos.

[...] Todos os membros da organizao tm necessidade de informao para cumprir suas funes respectivas. As informaes necessrias sero buscadas no interior ou no exterior da organizao. Estas informaes podem ser verbais ou registradas sobre suportes, como, por exemplo, o papel, a fita magntica, o disco tico ou o microfilme. Podem ser orgnicas, quer dizer, elaboradas, expedidas ou recebidas no quadro das funes do organismo ou no orgnicas, quer dizer, produzidas fora do quadro das funes do organismo [...] As informaes registradas orgnicas nascem no arquivo do organismo (grifo nosso).

Portanto, com o objetivo de enquadrar os arquivos das organizaes na estrutura de locais de armazenamento da memria organizacional, considerar-se-, alm dos cinco componentes j citados, o componente arquivos internos, para identificar os arquivos orgnicos, ambiente de trabalho do sujeito pesquisado velho arquivista. Uma vez identificados os locais de armazenamento da memria organizacional, indivduos, cultura, transformaes, estruturas, ecologia, arquivos internos e arquivos externos, h de se considerar o fator recuperao da informao a partir das estruturas de reteno, que pode ser automtico e controlado. Para Almeida (2006, p. 56), a recuperao automtica:

[...] diz respeito s situaes onde a informao sobre as decises do presente extrada intuitivamente, como funo da execuo de uma seqncia de ao estabelecida e rotineira. No nvel organizacional, a recuperao automtica ocorre quando comportamentos presentes so baseados em prticas anteriores e, em seguida, codificados em transformaes, estrutura, cultura e ecologia.

Segundo o mesmo autor a recuperao controlada:

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[...] varia em funo da forma de reteno considerada. Indivduos podem recuperar a informao fazendo analogias com decises coletivas do passado, e podem, individualmente, ajudar colegas a relembrar. Nesse sentido, memrias individuais diversas e conflitantes possibilitam um processo de recuperao mais efetivo. A informao sobre o processo estmulo-resposta de decises passadas pode ser conscientemente recuperado, por um indivduo ou conjunto de indivduos, com ou sem o uso de tecnologia (ALMEIDA, 2006, p. 56).

Agrega-se ao discurso de Almeida (2006), o termo recuperao automatizada para se referir memria resgatada a partir de recursos tecnolgicos: hardware, software, linguagem de programao e banco de dados.

4.3 Memria Arquivstica

Depois de incluir os arquivos das organizaes como locais de armazenamento da memria organizacional, cabe discorrer acerca da memria arquivstica, que, por conseqncia, est inclusa na memria organizacional. Segundo Simon (1970, apud ALMEIDA, 2006, p. 12),

[...] a memria pode ser natural ou artificial: a informao pode ser guardada tanto na memria propriamente dita, como pode ser registrada por escrito, de maneira a ser tornar acessvel. A memria artificial, que abrange bibliotecas, arquivos e registros, constitui o tipo de memria mais importante nas organizaes.

Essa memria de que fala Simon para efeito desta pesquisa a Memria Arquivstica. As organizaes acumulam documentos no desenvolvimento de suas atividades e para que seja possvel um melhor desempenho importante que esses documentos estejam organizados e disponibilizados para consulta, quer nos ambientes de trabalho (arquivo corrente), quer no arquivo geral (arquivo intermedirio e permanente). E para esse trabalho de construo, manuteno e

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recuperao constante da memria arquivstica devem ser dispensados recursos humanos, materiais e tecnolgicos. No entanto, numa organizao a memria arquivstica pode ser destruda a cada dia que passa, dependendo do tratamento que lhe for dispensado. Segundo Laspisa (2007, p. 42) pode ser em funo de uma poltica da amnsia organizacional, devido corrupo, algumas empresas queimam seus arquivos para no serem incriminadas [...]. Para Robert (1990, apud JARDIM, 1995, p. 4) os arquivos constituem a memria de uma organizao qualquer que seja a sociedade, uma coletividade, uma empresa ou uma instituio, com vistas a harmonizar seu funcionamento e gerar seu futuro. Eles existem porque h necessidade de uma memria registrada. Jardim (1995) reconhece que a memria resgatvel pelo fazer arquivstico uma memria registrada e conclui atravs de Mathieu e Cardin que:

[...] a memria registrada no um resultado esttico. um processo que serve s exigncias das organizaes. Ela procura um sentido nos conhecimentos aos quais se refere uma organizao e a partir dos quais ela se constitui. A memria registrada mediatiza a reflexo derivada do pensamento organizacional para analisar uma situao, ela assegura decises que sustentam a ao e orienta o desenvolvimento das operaes (MATHIEU; CARDIN,1990, p.110 apud JARDIM 1995, p.5).

Ainda apoiado no pensamento dos mesmos autores Jardim (1995, p. 5) traz a seguinte reflexo sobre os arquivos:

[...] eles so memria, antes de ser informao. A informao tem qualquer coisa de neutra, de annima. Os arquivos so prticas de identidade, memria viva, processo cultural indispensvel ao funcionamento no presente e no futuro (MATHIEU; CARDIN, 1990, p.114 apud JARDIM, 1995, p. 5).

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Portanto, a memria arquivstica organizacional a que se refere nesta pesquisa a memria organizacional que pode ser resgatada atravs da memria arquivstica (memria artificial) ou pela memria do arquivista (memria natural). Ressalte-se que mesmo sendo resgatada pela memria artificial, h tambm a interveno do arquivista.

Vale observar como ainda predomina no pensamento e prticas arquivsticas a associao imediata entre arquivos e memria. Com muita freqncia, privilegia-se, nestes casos, a noo de memria como dado arqueologizvel, coisa que se resgata, construo do arquivista. (JARDIM, 1998, n.p.).

A memria artificial engloba a informao registrada nos documentos que fazem parte dos fundos arquivsticos20, colees e sries referentes memria oficial da organizao. A busca por esses documentos e a disponibilizao para os clientes internos e externos tarefa do arquivista, seja ele investido de cargo/funo oficial ou representado de forma oficiosa. Para esse atendimento o arquivista deve compreender a organizao, sua misso, seu negcio, sua filosofia, sua cultura, etc., ou seja, as circunstncias, contextos psicossociais e econmicos em que tais atividades foram desenvolvidas. No basta, portanto, o entendimento das atividades estanques, mas sim a contextualizao num organismo integrado, da mesma forma no basta o entendimento do documento isoladamente, mas sob a tica do interrelacionamento orgnico. tarefa difcil entender e controlar o que se constitui de forma no intencional, obedecendo ordem natural dos fatos administrativos e da contextualidade que permeia os documentos e isso muito bem explicado nos princpios da Arquivstica: Provenincia = os documentos de uma mesma procedncia no devem se misturar com os de outra procedncia.

20

Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. (ARQUIVO NACIONAL, p. 97)

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[...] os documentos deviam ser agrupados por fundos [fonds], isto , todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados o fundo daquela determinada instituio (SCHELLENBERG, 1973, p. 209).

Ordem original = Os documentos so produzidos com base em um procedimento, pelo qual inatamente uns vo se colocando aps os outros. Os registros arquivsticos no so coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente, de maneira contnua e progressiva, representando a ordem que os fatos ocorreram na administrao.

exatamente porque resultantes de uma acumulao natural, necessria e no- gratuita, que os documentos so dotados de organicidade, isto , da capacidade de refletir a estrutura, funes e atividades da entidade acumuladora (CAMARGO, 2003?, p. 1).

Indivisibilidade ou integridade: a disperso de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo.

[...] os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida [...] (BELLOTTO, 2002, p. 21).

Duchein (1982) ressalta a importncia de respeitos aos fundos, atravs da analogia de stio arqueolgico, quando as peas resgatadas nas escavaes eram extradas de seu contexto e encaminhadas isoladamente para museus, desfazendo dessa forma toda a relao que existia entre elas. Da mesma forma o documento retirado do seu contexto original (fundo) perde a efervescncia de significados e de leituras, induzindo a compreenses vagas e/ou distorcidas.

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Como se v, o trabalho do arquivista subjetivo, contextual, circunstancial, memorial, arqueologizvel. Um arquivo um mundo que se

constitui de forma cumulativa e no intencional, ou seja, ele vem se compondo a partir da gerao e recebimento de documentos que registram os fatos administrativos e afetam a vida da organizao. Portanto, no h uma prconcepo e, por isso, a ordem que d sentido a ele no est pr-estabelecida. No h rigidez, h sim um entendimento para uma melhor classificao, implicando num trabalho reflexivo, onde a investigao constante em torno do que est escrito e tambm do que no est. um trabalho arqueolgico, conforme Foucault (2007, p. 147) tambm ressalta:

O arquivo , de incio, a lei do que pode ser dito, o sistema que rege o aparecimento dos enunciados como acontecimentos singulares. Mas o arquivo , tambm, o que faz com que todas as coisas ditas no se acumulem indefinidamente em uma massa amorfa, no se inscrevam tampouco, em uma linearidade sem ruptura e no desapaream ao simples acaso de acidentes externos, mas que se agrupem em figuras distintas, se componham umas com as outras segundo relaes mltiplas, se mantenham ou se esfumem segundo regularidades especficas.

O conceito de arquivo de Foucault (2007) revolucionou o entendimento para o formato de organizao dos corpus a serem analisados, agora no mais vistos de forma linear e cronolgica, mas sim a partir da diversidade, da temtica e do discurso, tornando o arquivista um agente de formao da memria. Encontra-se esse entendimento em vrios autores da cincia arquivstica.

Assim como no h um sentido pr-concebido, em um arquivo no h um padro rgido de organizao dos documentos a ser seguido, uma ordem impecvel a ser mantida. Da mesma forma, o trabalho em um arquivo no deve ser mecnico, voltado para o interior do mesmo, mas sim, investigativo, reflexivo, buscando-se as pistas deixadas pelos sujeitos, pelos dizeres enunciados e, tambm, pelos silenciados, constituindo, assim, uma escavao arqueolgica nos moldes propostos por Michel Foucault. Nesta perspectiva, o arquivo se constituiria como um verdadeiro organismo vivo e mutvel (FERRAREZI, 2007, p. 162). Todo arquivo pressupe inscries, marcas, impresses, assim como a decodificao das inscries e das marcas e o armazenamento e a

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preservao das impresses. Todo arquivo pressupe, tambm, um lugar de consignao - um lugar de reunio dos signos - e uma tcnica de repetio (MELENDI, 2002, n. p.). Sem dvida, a memria uma dimenso inerente ao campo arquivstico, mas os arquivos no so apenas lugares de memria. [...] A memria no espao arquivstico s ativada, porm, se em tais lugares de memria forem gerenciados tambm lugares de informao, onde esta no apenas ordenada, mas tambm transferida. Se a memria no neutra, muito menos a informao (JARDIM, 1998, n.p).

Acessar o passado remoto, o passado recente e o presente na forma textualizada s possvel atravs dos arquivos permanente, intermedirio e corrente, respectivamente, repositrios dos documentos da memria organizacional.

Atravs dos milnios, os arquivos tm representado, alternada e cumulativamente, os arsenais da administrao, do direito, da histria, da cultura e da informao. A razo pela qual eles puderam servir a tantas finalidades que os materiais arquivsticos, ou registros documentais, representam um tipo de conhecimento nico: gerados ou recebidos no curso das atividades pessoais ou institucionais, como seus instrumentos e subprodutos, os registros documentais so as provas primordiais para as suposies ou concluses relativas a essas atividades e s situaes que elas contriburam para criar, eliminar, manter ou modificar. [...] Essa capacidade dos registros documentais de capturar os fatos, suas causas e conseqncias, e de preservar e estender no tempo a memria e a evidncia desses fatos, deriva da relao especial entre os documentos e a atividade da qual eles resultam [...] (DURANTI, 1994, p.49-50).

Na gesto da informao arquivstica, a informao, a princpio, conservada e gerida em funo do seu valor imediato (administrativo, legal, financeiro e probatrio), tendo em vista estar relacionada diretamente ao processo decisrio da organizao. Mais adiante, revestida de valor mediato, pelo carter de testemunho ou histrico (JARDIM, 1999). Tanto para a tomada de deciso como para pesquisa histrica, o fator memria imprescindvel, a memria que o arquivo comporta a concentrao de tudo que ali est e a memria da mente do velho arquivista, que consegue se renovar cada vez que se faz alguma escavao, portanto, arquivo vivo e no morto como ainda indevidamente conhecido e chamado pela cultura arquivstica brasileira.

5 METODOLOGIA DA PESQUISA

O campo da pesquisa no tocante a espao so as organizaes e o lugar desse campo so os arquivos das organizaes, onde atua a figura do sujeito da pesquisa, o velho arquivista. Investigou-se a histria de vida no trabalho do sujeito, rica de detalhes, peculiaridades e subjetividades, as quais, depois de organizadas geraram novos conhecimentos. Minayo (2000, p. 53) concebe campo de pesquisa como:

[...] o recorte que o pesquisador faz em termos de espao, representando uma realidade emprica a ser estudada a partir das concepes tericas que fundamentam o objeto da investigao. [...] Alm do recorte espacial, em se tratando de pesquisa social, o lugar primordial o ocupado pelas pessoas e grupos convivendo numa dinmica de interao social. Essas pessoas e esses grupos so sujeitos de uma determinada histria a ser investigada, sendo necessria uma construo terica para transform-los em objetos de estudo. Partindo da construo terica do objeto de estudo, o campo tornase um palco de manifestaes de intersubjetividade e interaes entre pesquisador e grupos estudados, propiciando a criao de novos conhecimentos (grifo do autor).

5.1 Natureza da Pesquisa

Em funo do objeto de estudo, a pesquisa caracteriza-se como emprica de campo, descritiva, de natureza qualitativa, pois possibilita a aproximao e envolvimento com o sujeito, conhecendo sua historicidade, imprescindveis para atingir aos objetivos propostos e procura determinar a incidncia e distribuio de certas caractersticas e opinies de pessoas, de tal modo a obter e estudar tais caractersticas e percepes da populao em questo.

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Minayo (2000, p. 51) entende que:

[...] o trabalho de campo se apresenta como uma possibilidade de conseguirmos no s uma aproximao com aquilo que desejamos conhecer e estudar, mas tambm de criar um conhecimento, partindo da realidade presente no campo.

Lakatos e Marconi (2006, p. 272) entendem que:

Por meio do mtodo qualitativo, o investigador entra em contato direto e prolongado com o indivduo ou grupos humanos, com o ambiente e a situao que est sendo investigada, permitindo um contato de perto com os informantes.

Godoy (1995, p. 58) fala acerca da descrio:

A pesquisa qualitativa no procura enumerar e ou medir os eventos estudados, nem emprega instrumental estatstico na anlise dos dados. Parte de questes ou focos de interesses amplos, que vo se definindo a medida em que o estudo se desenvolve. Envolve a obteno de dados descritivos de pessoas, lugares e processos pelo contato direto do pesquisador com a situao estudada.

5.2 Sujeitos Pesquisados

A seleo dos sujeitos da pesquisa passou por quatro momentos. No primeiro momento recorreu-se ao resgate de observaes passadas, constitudas de relatrios, notaes, lembranas memoriais e fotogrficas de lugares e pessoas nas organizaes arquivos e arquivistas captadas com objetivo profissional, durante o perodo de 1998 a 2007, correspondentes experincia da pesquisadora, em funo da sua atuao no segmento de arquivos e gesto documental.

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Os sujeitos foram identificados indiretamente a partir das organizaes as quais pertenciam. Essas organizaes, dispersas nesses registros de trabalho, foram reunidas em uma grande lista em planilha eletrnica, totalizando 234, a partir da foram classificadas em grupo 1, 2 e 3, conforme Figura 2, finalizando o segundo momento. A seleo dos sujeitos, objeto do terceiro momento ocorreu dentro desse universo de organizaes de forma intencional, a partir dos seguintes critrios de incluso que caracterizam o velho arquivista, na concepo da autora da pesquisa: Trabalhar no arquivo da organizao; Ser antigo no cargo ou funo que exerce (mais de quinze anos); Utilizar recursos prprios para recuperao dos documentos e informao; Ter o controle dos documentos e da memria da organizao.

33; 14%

115; 49%

86; 37%

GRUPO 1

GRUPO 2

GRUPO 3

FIGURA 4 Universo das organizaes visitadas Fonte: pesquisa da autora

No quarto momento, j em 2008, aps os sujeitos previamente identificados no universo das organizaes visitadas (Grupo 3), a pesquisa de campo constou do retorno aos lugares para contato com as pessoas arquivos e arquivistas das organizaes para investigao especfica de contextos percebidos e no estudados poca, os quais incomodaram e chamaram a ateno da pesquisadora. Sob a nova tica que requeria o momento, a da pesquisa cientfica, foram aplicados os instrumentos de coleta de dados.

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Eventualmente, alguns dos sujeitos previamente eleitos no foram mais encontrados, tanto por motivo de demisso como de aposentadoria, no entanto, as substituies foram analisadas com o intuito de manter o mesmo perfil previamente traado. Com esses eventos de desvio de percurso a pesquisa limitou-se a amostra de 5 indivduos, que foi considerada suficiente e representativa, em funo de possibilitar abranger a totalidade do problema investigado em suas mltiplas dimenses (MINAYO, 2000, p. 43).

5.3 Instrumentos de Coleta de Dados

Utilizou-se, principalmente, como instrumento de coleta de dados: a entrevista semi-estruturada, acrescida da observao simples, por intermdio de anotaes e o registro fotogrfico para a anlise do ambiente. O formato semi-estrutrado foi escolhido em funo de se pretender chegar o mais prximo possvel do sujeito velho arquivista, sem que ele se distanciasse do seu posto de trabalho, estando, portanto em pleno exerccio da atividade. Uma entrevista estruturada no teria a riqueza de detalhes e, por outro lado, uma entrevista aberta seria por demais extensa e ampla, pouco objetiva e o fator tempo foi regulador do processo. Com a entrevista pretendeu-se buscar individualmente, informes contidos na fala dos atores, (MINAYO, 1994, p.57), tanto de natureza objetiva, como subjetiva, baseados nos valores, atitudes e opinies dos sujeitos pesquisados. O corpo da entrevista foi dividido em trs momentos: Algumas questes bsicas e fechadas de diagnstico situacional dos ambientes arquivsticos, a fim de classificar as organizaes, os arquivos e os sujeitos pesquisados, as quais sero classificadas como momento 1;

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Perguntas que serviram de guia estrutural da entrevista, atreladas construo terica do objeto de estudo, as quais permitiram a manifestao das subjetividades e interaes entre o pesquisador e o sujeito pesquisado, levando a novos conhecimentos, segmentadas como momento 2;

Indagaes especficas, as quais foram introduzidas no decorrer do processo, conforme surgia a necessidade durante a interao com o sujeito, e, por esse motivo, tratadas individualmente, classificadas como momento 3.

As perguntas do momento 3 so decorrentes do espao e da aproximao conquistados junto ao entrevistado ao fazer as perguntas de carter padronizado dos dois outros momentos, conforme May (2004, p. 148) discorre.

As perguntas so normalmente especificadas, mas o entrevistador est mais livre para ir alm das respostas de uma maneira que pareceria prejudicial para as metas de padronizao e comparabilidade. O entrevistador, que pode buscar tanto o esclarecimento quanto a elaborao das respostas dadas, pode registrar informao qualitativa sobre o tpico em questo. Isso permite que ele tenha mais espao para sondar alm das respostas e, assim, estabelecer um dilogo com o entrevistado (grifo do autor).

Foi tambm necessrio investigar o dia-a-dia do sujeito, seu momento solitrio e sua interao com os membros da organizao (hora do atendimento), o que ocorreu posteriormente entrevista, depois de se conhecer bem o ator pesquisado, atravs da tcnica de observao simples, requerendo, em dois dos pesquisados, mais de uma visita. A observao ajuda o pesquisador na identificao e obteno de provas a respeito de objetivos sobre os quais os indivduos no tm conscincia, mas que orientam seu comportamento (LAKATOS; MARCONI, 2006, p.275). Outro instrumento de coleta de dados utilizado foi a anlise de ambiente, atravs do registro em fotografias, cujo formato documental permite uma leitura simblica, com uma interpretao personificada e ilustrada dos ambientes arquivsticos. As fotografias utilizadas foram selecionadas, a fim de no apresentar

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qualquer particularidade que evidenciasse a identidade da organizao ou do sujeito pesquisado. Minayo (2000, p. 63), considera a fotografia um recurso visual que amplia o conhecimento do estudo porque nos proporciona documentar momentos e situaes que ilustram o cotidiano vivenciado e Loizos (2002, p. 137) afirma que oferece um registro restrito, mas poderoso das aes temporais e dos acontecimentos reais concretos, materiais. Com a consolidao dos instrumentos de coleta de dados, entrevista, e observao simples, construiu-se a histria de vida no trabalho de cada um desses sujeitos, os velhos arquivistas, identificados na pesquisa de forma simblica pelo nmero de ordem de visita (1, 2, 3, 4 e 5), para preservar a identidade de cada um. Vale salientar que se conseguiu agregar valores aos instrumentos, conforme Minayo (2000, p. 62) admite:

[...] uma pesquisa no se restringe utilizao de instrumentos apurados de coleta de informaes para dar conta de seus objetivos. Para alm dos dados acumulados, o processo de campo nos leva reformulao dos caminhos da pesquisa, atravs das descobertas de novas pistas. Nessa dinmica investigativa, podemos nos tornar agentes de mediao entre a anlise e a produo de informaes, entendidas como elos fundamentais (grifo do autor).

5.4 Anlise, Apresentao e Discusso dos Dados

Utilizou-se a tcnica de anlise de contedo para analisar os dados obtidos pelos instrumentos de pesquisa e propiciar a conseqente apresentao e discusso. A anlise de contedo tem como objetivo compreender criticamente o sentido das comunicaes, seu contedo manifesto ou latente, as significaes explcitas ou ocultas (CHIZZOTTI, 2001, p. 98). Para o autor pode-se decodificar um

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documento por intermdio de diferentes procedimentos: anlise lexicolgica; anlise categorial, anlise da enunciao e anlise de conotaes.

5.4.1 Das entrevistas

Inicialmente, como forma de entender a cultura de cada organizao onde atuam os sujeitos da pesquisa, utilizou-se a anlise categorial, quando se aplicou o quadro de Bernardes e Marcondes (2006), j apresentado na Figura 3, para categorizar as variveis Tecnologias, Preceitos e Sentimentos, encontradas na cultura das organizaes visitadas, que afetam diretamente o velho arquivista e assim facilitar a investigao do papel dessa cultura na valorao da sua tarefa. Utilizou-se a traduo e a sntese das falas colhidas na entrevista (Apndice A), para verificar a tendncia dessa cultura, no que diz respeito atuao e ao trabalho desse profissional, distribuindo-se no Quadro 2, nas respectivas categorias: Tecnologias, Preceitos e Sentimentos.

TECNOLOGIAS

PRECEITOS 1 Velho arquivista

SENTIMENTOS Tem insegurana em relao ao processo de mudana; Sente que no vai atender ao novo contexto; Sente presso por ocasio de fiscalizaes; Considera-se arquivista sem ser essa a sua funo oficial; estereotipado pelos colegas: Fundo.

Planilha Excel para registrar

e controlar os documentos do arquivo

Programa 5 S; Procedimentos e formulrios

de arquivo.

O Arquivo no reconhecido
na estrutura.

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2 Velho arquivista

Guia de transferncia de
documentos como recurso de busca

Guia de transferncia de
documentos como procedimento; Quadro funcional desatualizado.

Sente amor pela atividade, evidenciado pela luta constante, sem desistir; Percebe que o Arquivo no valorizado como deveria ser; Tem ansiedade com relao ao dia-a-dia, sentindo o peso da responsabilidade; estereotipado pelos colegas. Tem expectativa positiva com relao reorganizao interna; Considera o arquivo com o corao da empresa; Sente-se afastado do resto do grupo. No lembrado no dia-adia; Sente instabilidade em funo das diversas transformaes ocorridas; estereotipado pelos colegas. Recebe elogios: achar agulha no palheiro, ter faro e olho de raio X; Sente-se inferiorizado, porque no tem mais instruo; estereotipado pelos colegas.

3 Velho arquivista

Planilha Excel para registrar Definio de cores das

e controlar os documentos do arquivo

Cada cargo/funo
ocupado por quem habilitado; Valorizao em funo do controle que h. 4 Velho arquivista

caixas diferentes;

Sistema em MS DOS para Existncia de rol de tarefas

registrar e controlar parte dos documentos do arquivo do arquivo.

5 Velho arquivista

Sistema artesanal de
endereamento das estantes para localizar o documento e mapa de controle.

Existncia
tarefas;

de

normas

Existncia de formulrio de Reconhecimento

solicitao de documentos; do profissional.

QUADRO 2 Aplicao das variveis culturais das organizaes Fonte: pesquisa da autora

Para medir o contedo e a intensidade da cultura organizacional no tocante aos sujeitos da pesquisa, empregou-se o mesmo tipo de representao grfica que Bernardes e Marcondes (2006) apresentam, atribuindo-se um ponto para cada varivel observada, as quais resultaram nas seguintes situaes registradas nas figuras 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 e 5.5.

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FIGURA 5.1 Perfil de intensidade variveis culturais 1 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora, baseada em Bernardes e Marcondes (2006, p. 26)

FIGURA 5.2 Perfil de intensidade variveis culturais 2 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora, baseada em Bernardes e Marcondes (2006, p. 26)

FIGURA 5.3 Perfil de intensidade variveis culturais 3 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora, baseada em Bernardes e Marcondes (2006, p. 26)

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FIGURA 5.4 Perfil de intensidade variveis culturais 4 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora, baseada em Bernardes e Marcondes (2006, p. 26)

FIGURA 5.5 Perfil de intensidade variveis culturais 5 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora, baseada em Bernardes e Marcondes (2006, p. 26)

Procedeu-se concentrao de todas as representaes grficas dos perfis de intensidade das variveis culturais (Figuras 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 e 5.5) num nico grfico, para anlise coletiva e obteve-se a Figura 6, em que se pode verificar a tendncia maior para a varivel sentimentos e pouca relevncia da varivel tecnologia, acentuando um dos critrios de incluso definido no incio da pesquisa. Percebeu-se, tambm, que as culturas das organizaes do velho arquivista 3 e 5 esto em total sintonia, apesar de um sujeito atuar em organizao privada e o outro em organizao pblica, o que denota situaes comuns para esferas diferentes. Os preceitos situaram-se numa posio mediana de estrutura do agrupamento, o que pode traduzir um equilbrio.

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5 4 3 2 1 0
1 arq. 2 arq. 3 arq. 4 arq. 5 arq.

TECNOLOGIA

PRECEITOS

SENTIMENTOS

FIGURA 6 Concentrao dos perfis de intensidade das variveis culturais dos sujeitos pesquisados Fonte: pesquisa da autora

Para analisar o contedo das respostas dos entrevistados referentes construo terica da pesquisa, apoiou-se em Minayo (1994, p. 209). Para a autora a anlise de contedo o relacionamento entre estruturas semnticas e estruturas sociolgicas, utilizando-se de tcnicas variadas, dentre elas a anlise temtica, que descobre os 'ncleos de sentido', que por sua vez compem a comunicao e cuja presena, ou freqncia de apario pode significar algo para o objeto estudado. Destacou-se, portanto, os recortes narrativos das entrevistas, de onde se definiram previamente temas genricos, que refletissem o teor desses trechos escolhidos (ncleo de sentido) e ao mesmo tempo representassem os objetivos da pesquisa (Quadro 3.0). Posteriormente, os ncleos de sentido foram distribudos em ordem alfabtica, em quadros, destinando um para cada sujeito pesquisado (Quadros 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 4.5), relevantes para a interpretao dos resultados e cumprimentos dos objetivos da pesquisa. Assim promoveu-se relaes entre o concreto e o abstrato, o geral e o particular, a teoria e a prtica (MINAYO, 2000, p. 79). Para Minayo (2000, p. 74), a anlise de contedo pode se referir verificao de hipteses e/ou questes ou levar descoberta do que est por trs dos contedos manifestos.

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Constatou-se essa afirmao de Minayo (2000), quando se descobriu a forma como os sujeitos comparam os arquivos, os lugares de memria, com outros equipamentos de outras reas, tornando a narrao bem ilustrativa e criativa. Em funo disso, optou-se por inseri-los nos comentrios dos quadros que se seguem.

TEMA GENRICO Resgate da memria organizacional

NCLEO DE SENTIDO Memria arquivstica organizacional Cultura organizacional Estereotipao

OBJETIVO Geral

Papel da cultura organizacional Poder Valorao Habilitao para o exerccio da funo Arquivista Arquivstica

1 Especfico

2 Especfico

QUADRO 3.0 Classificao para a anlise de contedo Fonte: construo da autora

TERMO GENRICO

RECORTE NARRATIVO Aqui eu sou auxiliar de escritrio como tem no meu crach, mas como eu trabalho no arquivo eu me considero arquivista, mas ningum nunca me chamou assim (sic). Na verdade eu no fui selecionado, eu fazia a escrita fiscal da empresa, mas no tempo que era tudo manual, hoje tudo no

Arquivista

computador e eu no tenho o curso. Eu fiquei doente e a peguei uma licena e fiquei afastada para me operar. Quando eu voltei tava tudo mudado e a me botaram no arquivo. Eu preciso muito da Informtica e nunca fiz um curso, preciso saber mais sobre arquivo, eu sei que tem muitos cursos por a, mas nunca fiz no, mas eu conheo todos os papis que tem aqui, todinhos (sic). Eu fazia tudo do meu jeito, mas contrataram recentemente uma empresa especializada para reorganizar o arquivo (sic).

Arquivstica

Sei que a gente tem que respeitar a forma que os documentos foram se juntando, no se pode separar nada, assim desmancha a ordem e pode algum precisar saber de como ocorreu exatamente isso (sic).

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Eu uso a classificao por setor, aqui cada um tem uma sigla com as iniciais, e dentro disso eu acrescento a numerao das caixas, cada caixa como se fosse um apartamento onde moram as pessoas, quando elas saem outras vem morar no mesmo lugar, foi assim que a empresa ensinou (sic). [...] eu sinto que vo me dispensar, porque vai ter muita mudana pela Cultura organizacional frente, eles esperam mais dos empregados e eu sei que eu no sou do jeito que eles querem (sic). Esteretipo [...] o pessoal l da frente tem o costume de se referir ao arquivo como l no fundo (sic). Quando eles devolvem os documentos eles misturam tudo, por isso eu escrevo a lpis o nmero da caixa (sic). [...] tudo aqui reunido e organizado, como um self service, pronto para se servir. Os documentos principais daqui, as informaes que Memria arquivstica mais pedem da rea fiscal e como eu j trabalhei l eu conheo bem, s vezes mais do que as pessoas que hoje to l. Tem fatos do passado que refletem no presente, a eu me lembro de tudo (sic). O mais complicado porque sou eu sozinha para fazer tudo, tenho que atualizar a planilha e eu s vezes me atrapalho, porque tem que salvar a verso nova. Tem tudo nos procedimentos e formulrios que a empresa criou (sic). [...] todas as vezes que tem fiscalizao e agora mesmo, quando eles Poder esto fazendo um estudo para a mudana que vai ocorrer, direto aqui o pessoal vindo pedir informao e s eu mesma que sabe e pode atender (sic). [...] s sei que quando tem fiscalizao todo mundo me trata muito Valorao bem e vem muito aqui no meu setor, quando eu acho o que precisam, a s vendo mesmo... (sic). QUADRO 3.1 Anlise de contedo da narrativa 1 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora organizacional

Analisando os contedos do Quadro 3.1, verificou-se que a tcnica utilizada para resgate da memria organizacional pelo profissional, embora artesanal, providencial, pois, em funo da falta de um sistema de controle de sada de documentos do arquivo, o nico meio do documento retornar para o local original, mantendo dessa forma a organizao e a garantia da preservao da

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memria arquivstica organizacional. A preocupao do profissional em estar sempre alerta para esse tipo de anotao denota a conscincia da responsabilidade que o arquivista deve ter com seus arquivos. Tambm se percebeu que esse resgate se d a partir de experincias passadas na prpria organizao, de forma tranqila, pois o velho arquivista n 1 compara a sua hora de atendimento como um self service, ou seja, algo que est pronto para ser consumido de forma rpida utilizando-se de planilha eletrnica para cadastro e localizao dos documentos. Ele usa tambm da comparao para exemplificar que cada documento (pessoa) tem um lugar certo para ser guardado e encontrado (apartamento). Quanto ao papel da cultura organizacional no resgate da memria arquivstica, percebeu-se que o velho arquivista n 1 sente tanto o poder que tem nas ocasies de fiscalizao e de estudo e, por conseguinte, a valorao de sua tarefa, como certa discriminao por parte dos colegas pela funo exercida. um misto de favorecimento e desfavorecimento. No que diz respeito habilitao para o exerccio da funo, constatou-se que ele no tem formao especfica e no fez curso de pequena durao, mas conhece o principio n 1 da Arquivstica, tem o bom censo, conhecimento das atividades da empresa e participou da equipe de uma empresa especializada contratada para reorganizao do arquivo, momento esse que ampliou seus conhecimentos.

TERMO GENRICO

RECORTE NARRATIVO Eu sou Operador de Cine-fotografia e Microfilmagem, mas a atividade de microfilmagem deixou de existir aqui h cerca de cinco anos, pois h mais de cinco anos a Instituio no possua prticas de arquivo inativo, foi quando uma equipe de Bibliotecrios de Braslia, l do Ministrio, nos visitou e nos preparou para esse novo conceito de arquivo inativo geral [...] e ns continuamos com a mesma funo, mesmo sem existir microfilmagem e existindo o arquivo. [...] Sou

Arquivista

concursado para essa funo de Operador de Cine-fotografia e Microfilmagem e fui selecionado para o arquivo porque o trabalho continuou nele (sic). [...] eu e os outros fizemos muitos cursos e tambm fomos preparados pela equipe de fora que veio, mas gostaria de aprender mais a respeito de novas tecnologias de arquivo, arquivos eletrnicos e tudo mais...(sic).

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Fiz curso sobre arquivos e aprendi muito, a questo dos fundos arquivsticos, a teoria das trs idades, a melhor forma de preservar o papel, os mtodos de arquivamento... (sic). Os principais documentos, aqueles que fazem parte da principal atividade da instituio, so organizados por ordem alfabtica, da fica fcil achar, s buscar o nome do projeto, os outros esto separados aqui, cada sala de uma rea e dentro disso, fazemos s subdiviso por documento, seguindo a ordem cronolgica. Eles chegam atravs Arquivstica da guia de transferncia. L na outra sede tem os do pessoal que corre atrs da aposentadoria (sic). Essa guia muito importante, porque a prova que o documento chegou no arquivo, nela tem uma coluna para discriminar, colocar o perodo, informar o setor e a assinatura de quem transfere e de quem recebe, mas tem gente que bota boneco pra fazer, mandam a documentao sem a guia porque urgente, no tem espao no setor, precisa ficar insistindo, at que mandam depois. Essa guia tambm serve de inventrio, pois no temos um inventrio propriamente dito (sic). No geral no sofro presso, somente quando tem algo de interesse do Cultura organizacional Estado, a a pesquisa para ontem, todo mundo se mobiliza e ficam pressionando... achou? Ainda demora muito? (sic). Os colegas brincam muito com a nossa funo porque ela s existe no papel, as mquinas no funcionam mais, no fazemos o que ela Esteretipo deveria fazer, o pessoal faz piada do tipo a volta dos que no foram, mas eu no ligo, sei que o trabalho que fao importante, pode ser que um dia, quem sabe, mudem isso e a vamos ser arquivista mesmo (sic). Os principais documentos, aqueles que fazem parte da principal atividade da instituio, so organizados por ordem alfabtica, da fica fcil achar, s buscar o nome do projeto, eu sei quase todos decorados, os outros esto separados aqui, cada sala de uma rea e dentro disso, fazemos s subdiviso por documento, seguindo a Memria arquivstica ordem cronolgica. Eles chegam atravs da guia de transferncia [...] (sic). [...] os documentos principais dessa memria, todos os estudos tcnicos, que tem tudo a ver com Estado, esto bem preservados, inclusive com uma cpia para pesquisa fluente na Biblioteca. Tambm tem muita coisa que s a gente tem na cabea, como a equipe bem organizacional

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antiga, conhece alguns detalhes que contam histria, s vezes eles que nos levam ao registro oficial (sic). Essa guia muito importante, porque a prova que o documento chegou no arquivo, nela tem uma coluna para discriminar, colocar o perodo, informar o setor e a assinatura de quem transfere e de quem recebe, mas tem gente que bota boneco pra fazer, mandam a documentao sem a guia porque urgente, no tem espao no setor, precisa ficar insistindo, at que mandam depois. Essa guia tambm serve de inventrio, pois no temos um inventrio propriamente dito(sic). Todo dia praticamente, os pedidos de pesquisa chegam de monte, Poder tanto interno como externo, e s a gente aqui do arquivo que sabe de tudo (sic). Ah! o nosso sonho de consumo! A sim, a gente seria valorizado, com espao projetado, equipe toda reunida e todos ns com a nova funo. J pensou! Realmente um sonho! [...] j apresentamos Valorao projeto para melhorias e sempre discutimos isso em reunio, falta ter o aval da Diretoria e colocar tudo em prtica (sic). Os interesses so sempre polticos e econmicos, representa muito para o Estado, como rotina, passa desapercebido (sic). QUADRO 3.2 Anlise de contedo da narrativa 2 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora

Ficou constatado que o velho arquivista n 2 tambm faz o resgate da memria organizacional, pois ele tem o conhecimento acerca da necessidade diferenciada de tratamento para cada documento e, como h disponibilidade de espao, foi destinada uma sala para os documentos de cada rea de atuao da organizao. Essa disposio tambm traduz o conceito de memria por fundo arquivstico especfico, facilita a localizao e a preservao e traduz o principal princpio da arquivstica, o da provenincia ou de respeito aos fundos. Tambm recorre memrias passadas, as quais levam ao registro oficial, ou seja, aos documentos. O instrumento que facilita a busca a guia de transferncia de documentos, que tanto atende a esse fim, como serve de inventrio na falta deste, sendo meio de pesquisa e controle. Outro argumento utilizado foi a deciso de manter uma cpia dos projetos na Biblioteca, para preservar a memria e facilitar a

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pesquisa, uma vez que l conta com sistema automatizado. H certo conflito com relao ao recebimento dos documentos, pois os colegas de outras reas parecem querer se livrar dos documentos de qualquer jeito. Observou-se que o papel da cultura organizacional no resgate da memria arquivstica muito forte, a comear pela funo exercida que deixou de existir como tal, propiciando comentrios depreciativos a respeito, inclusive com esteretipo. Apesar dessa situao o velho arquivista n 2 no se intimida e sonha com a funo de arquivista de fato e de direito e com projetos de melhorias para um arquivo centralizado. Percebeu-se o quanto ele se acha pea importante no atendimento a pesquisas internas e externas, apesar de passarem despercebidas, em funo da rotina. Verificou-se que, quanto habilitao para o exerccio da funo, ele no tem formao especfica, mas fez curso de pequena durao e teve uma boa orientao de uma equipe de bibliotecrios da mesma organizao. Constatou-se que ele tem um nvel elevado de conhecimentos de toda a teoria arquivstica e tem vontade de aprender mais, inclusive novas tecnologias de arquivo.

TERMO GENRICO

RECORTE NARRATIVO Abriram vaga geral e quando viram que eu tinha o curso de arquivo

Arquivista

me colocaram para o arquivo [...] me pego com o que aprendi nesse curso e muita coisa vou fazendo pela minha conta, uma questo de lgica, arquivo o registro oficial do que a empresa faz (sic). Sei que no devemos falar arquivo morto, que os documentos so

Arquivstica

ativos semi-ativos e inativos, que temos que manter a ordem original acho que isso o principal (sic). [...] a gente fica meio afastado da empresa, um ncleo parte,

Cultura organizacional

ningum perturba, tenho meus colegas de trabalho e divido o espao com essa outra equipe de almoxarifado (sic).

Esteretipo

--As caixas tm cores diferentes conforme as reas, vai chegando e eu vou colocando na estante e atribuindo um nmero, essas cinzas so da Contabilidade, as azuis do Financeiro e as amarelas do Pessoal.

Memria

arquivstica

As plantas esto na prpria rea, documentao tcnica de uso constante [...] No temos um sistema para controlar tudo isso aqui, apenas digitamos em planilha, mas s temos a partir de 2000, para trs tudo escrito mo, damos preferncia ao presente e andando para trs ms por ms, um dia a gente fecha tudo. Procuram muito

organizacional

74

por nota fiscal de compra, como temos fornecedores certos, anotamos eles no nosso controle e fica mais fcil de procurar (sic ). Tambm o povo chega aqui com informaes vagas, parece que no sabem o que quer, s vezes nem precisa de pegar o documento, eu mesma respondo porque me lembro, mas como o documento a prova, termino mostrando(sic). Preservar cuidar e fao isso todos os dias, a memria de pagamentos, a memria de recebimentos, os registros contbeis, quem trabalhou aqui at quando, como eu disse, o corao da empresa, mas como voc est falando de memria, fica melhor dizer o crebro da empresa (sic).
Poder [...] no me envaideo por ter esse poder, o meu trabalho (sic).

[...] todo mundo diz que aqui o corao da empresa, tudo t aqui e eu controlo os documentos e informaes, eles me valorizam por isso (sic). Valorao [...] Sei que dos que esto aqui comigo, mas os l do escritrio sede no tenho conhecimento, porque temos pouco contato, somente quando visitam aqui procurando informao, eles acham tudo muito organizado, mas porque no viram ainda o galpo a organizar (sic). QUADRO 3.3 Anlise de contedo da narrativa 3 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora

Averiguou-se que para o resgate da memria organizacional o velho arquivista n 3 utiliza-se de cores diferenciadas para classificar previamente a documentao, um argumento ainda muito usado, mas que deixa dvidas quanto a sua continuidade, haja vista a falta do produto da mesma cor para manter a padronizao adotada. Percebeu-se a conscincia que ele tem para tratar de forma diferenciada o legado da documentao, utilizando-se de uma estratgia prpria para no comprometer o trabalho presente e dessa forma resgatar e preservar a memria arquivstica organizacional. Para a demanda maior, ele procurou dispensar um argumento a mais de busca como forma de facilitar o atendimento. O profissional demonstra que conhece a diferena entre arquivo tcnico e arquivo administrativo. Esse profissional faz meno ao arquivo como crebro da empresa, ressaltando o quanto importante a memria arquivstica. Referindo-se ao papel da cultura

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organizacional no resgate da memria arquivstica, apesar da situao de afastamento, a cultura de valorizao do arquivo e da atividade, quando comparado ao corao da empresa e o poder inerente condio no levando em conta pelo sujeito pesquisado. Na habilitao para o exerccio da funo, constatouse que ele no tem formao especfica, mas fez um curso de pequena durao h anos atrs, que vem sendo sempre reativado com o cotidiano e com a prpria lgica de seu pensamento, ao traduzir o arquivo corretamente, segundo a Arquivstica, como o registro oficial do que a empresa faz.

TERMO GENRICO

RECORTE NARRATIVO Vim adida porque ensinava na escola do estado e depois consegui ser enquadrada (sic).

Arquivista [...] sou um pouco limitada, mas cumpro meu horrio e fao o que tem que ser feito (sic). Aqui tem que entender de todas as atividades e acompanhar as mudanas so tantas que at perdi as contas, rgo sendo extinto, outros novos chegando, fuso de outros, eu tenho a histria de tudo Arquivstica isso, fiz um controle para facilitar no arquivo, porque o pessoal que vai se aposentar tem que buscar na origem do rgo. Como eu vim do Protocolo eu tive uma viso geral de tudo (sic). [...] conheo arquivo s de prtica e da herana do protocolo. (sic) [...] o rgo j mudou de nome trs vezes, mas tudo a mesma coisa. [...] mudou tudo desde aquela poca. Eu preferia quando era XXXXX. Agora a gente no nada. A XXXXX existia h mais de 50 anos, como que acabam com um rgo desse jeito! (sic). Cultura organizacional A gente esquecido aqui no meio desses papis, de vez em quando algum aparece aqui para ver como est, o pessoal acha isso aqui muito doentio, por causa dos documentos velhos, desses armrios do tempo da ditadura, eu mesma adoeo muito com isso (sic). [...] o pessoal diz que eu vou ser arquivada com os documentos (sic). Esteretipo Memria arquivstica [...] escutei pessoas se referir a minha pessoa como algum que j morreu e no sabe (sic).

[...] eu tenho a histria de tudo isso, fiz um controle para facilitar no

76

organizacional

arquivo, porque o pessoal que vai se aposentar tem que buscar na origem do rgo. Como eu vim do Protocolo eu tive uma viso geral de tudo (sic). Aqui eu cadastro s os mais importantes. Tem esse sisteminha aqui bem antigo, mas ele atende bem, eu ponho o cdigo do documento e ele traz os que tem, a eu vou e pego na estante. Antes tinha o local, mais depois de todas essas mudanas no adianta mais, eu tirei tudo, porque mudou muito. Como a gente sabe tudo onde est de cabea s pegar. T vendo essas prateleiras aqui, eu coloco os que so mais pedidos, igual a supermercado, mais fcil de pegar, os mais de cima e os bem de baixo ficam os que menos pedem (sic). Todo dia algum ganha com os documentos que localizamos. Ganha porque consegue se aposentar, porque faz um trabalho de pesquisa, ou ganha porque se livra de alguma penalidade e por a vai...(sic). J pensou se tudo isso aqui no estivesse no lugar, como seria? Um verdadeiro caos, se no tivesse eu e a Fulana de Tal para cuidar... sei no... s vezes penso que fao parte de tudo isso aqui, a Fulana de Tal no, ela ainda novinha, mas eu... o pessoal diz que eu vou ser arquivada junto com os documentos (sic).

Poder

Todo dia tenho esse poder de encontrar o que muitos precisam (sic). Meus colegas mesmos j se aposentaram, hoje tem muita gente nova

Valorao

e de outros rgos que se juntaram, mas tiro por essas lembrancinhas, se me do porque reconhecem meu trabalho (sic).

QUADRO 3.4 Anlise de contedo da narrativa 4 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora

Para o resgate da memria organizacional notou-se que o velho arquivista n 4 tem participao muito importante, tanto sob o aspecto social como organizacional, quando se preocupa com a aposentadoria dos colegas e os problemas internos. Tambm foi notada a interferncia do velho arquivista, ao selecionar sob a sua tica o que mais importante, ferindo a condio de imparcialidade. Sobre a disposio dos documentos, talvez em funo da incidncia de mudanas, ele desistiu em parte de manter a organizao anterior e, de uma forma bem prtica, adotou uma sistemtica de logstica varejista, fazendo aluso ao supermercado, para facilitar a sua vida no arquivo, sempre discriminando a

77

documentao. Percebeu-se no ltimo pargrafo a conscincia de dever cumprido, quando ele se reporta aos ganhos dos usurios provenientes do resgate da memria organizacional. Esse profissional tem toda a segurana no papel que desempenha, uma questo de ordem, de lugar certo. Ele se inclui no prprio arquivo, como memria da organizao, tendo o reforo da cultura organizacional, que tem o papel muito forte, em funo do meio sculo de existncia e das mudanas ocorridas ao longo desse tempo, preservando tradies, esteretipos e histrias. Na habilitao para o exerccio da funo, verificou-se que ele no tem formao especfica, mas a sua experincia no setor de protocolo fez com que conhecesse toda a estrutura da organizao e os assuntos inerentes a ela, os quais ela aplica no desempenho da atividade de arquivo.

TERMO GENRICO

RECORTE NARRATIVO Eu antes fazia somente a limpeza do arquivo, mas com o tempo eu

Arquivista

passei a mexer com os documentos, mas eu s fao mesmo procurar [...] As estantes e prateleiras so numeradas, e as pastas chegam aqui por ano, eu ponho por ano e ordem alfabtica. Os processos ficam em

Arquivstica

caixas, tambm com nmero. A D. Fulana tem um mapa que eu ajudei a fazer com ela. [...] Eu dei tambm uma letra para cada ala, a eu penso B-5-2, quando eu chego l procuro o nmero ou o nome.

Cultura organizacional

[...] o negcio que o pessoal daqui tem mania de pedir o que no t aqui, a impossvel achar, no ? (sic). O pessoal do tem mania de me chamar de peo, acho que porque

Esteretipo

tenho pouco estudo e fico muito vontade de camiseta, aqui muito quente e sempre fico sozinho mesmo pelo meio das estantes (sic). As estantes e prateleiras so numeradas, e as pastas chegam aqui por ano, eu ponho por ano e ordem alfabtica. Os processos ficam em caixas, tambm com nmero. A D. Fulana tem um mapa que eu

Memria

arquivstica

ajudei a fazer com ela (sic). Eu dei tambm uma letra para cada ala dessa, a eu penso B-5-2, quando eu chego l procuro o nmero ou o nome [...] Eu tenho boa memria e por isso acho que preservo a memria (sic).

organizacional

Poder

Quem sou eu?... essas informaes daqui so da empresa, eu s fao mesmo mexer com elas e passo logo pra frente (sic).

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A D. Fulana sempre fala que eu acho agulha no palheiro, que eu tenho faro, olho de raio X, essas coisas todas (sic). Eu antes fazia somente a limpeza do arquivo, mas com o tempo eu Valorao passei a mexer com os documentos, mas eu s fao mesmo procurar [...] (sic). Todo mundo comenta o trabalho do peo [...] a D. Fulana deu parabns, ela pensou que no encontrava (sic). QUADRO 3.5 Anlise de contedo da narrativa 5 velho arquivista Fonte: pesquisa da autora

Observou-se que para o resgate da memria organizacional o velho arquivista n 5 tem o conhecimento de classificao e de ordem e a preocupao pelo controle geral para a qualquer tempo resgatar a memria arquivstica organizacional, utilizando-se da sua prpria memria. Ele conviveu muitos anos com os documentos, fazendo a limpeza do arquivo e isso propiciou a memorizao do que existia, afora o que vai chegando e sendo tambm explorado e memorizado. Tambm ocorre em funo do mapeamento das estantes, j comentado anteriormente. O arranjo alfa-numrico citado reporta-se, de forma adaptada, aos mtodos arquivsticos conhecidos. Quanto ao papel da cultura organizacional no resgate da memria arquivstica notou-se que no muito incidente, h apenas uma cultura de solicitar o que no existe e isso atrapalha o trabalho do velho arquivista, no entanto, h um consenso geral que ele competente para exercer tal funo, a prova disso so elogios e admiraes. Constatou-se que o velho arquivista n 5 o que tem menos instruo e foi promovido de forma extra-oficial da funo de servios gerais para a de arquivista aproveitando a aproximao que mantinha com os documentos, mas nunca fez um curso de arquivo.

79

5.4.2 Da observao simples

O instrumento da observao dos ambientes de trabalho trouxe para o resultado da pesquisa o reforo quanto ao fator cuidado, enfatizado tanto verbalmente por todos os sujeitos, conforme as narrativas abaixo, como evidenciado pelas aes nos momentos solitrios dos velhos arquivistas: A forma com que manuseiam os documentos e os colocam na caixa, a forma com que se preocupam com os documentos quando os entregam para pesquisa, fazendo recomendaes de cuidado e retorno, caracterizam a inteno de preservao da memria arquivstica organizacional, aproximando a teoria com a prtica.
1 velho arquivista O de auxiliar de escritrio sim, mas o que eu fao mesmo, que cuidar do arquivo, no [...] eu cuido muito de tudo aqui (sic) (grifo meu). 2 velho arquivista [...] enfim, tentamos preservar a memria da instituio, cuidamos de todos os documentos, so mais de um sculo de existncia [...] (sic) (grifo meu). 3 velho arquivista Preservar cuidar e fao isso todos os dias, a memria de pagamentos, a memria de recebimentos, os registros contbeis, quem trabalhou aqui at quando, como eu disse, o corao da empresa, mas como voc est falando de memria, fica melhor dizer o crebro da empresa (sic) (grifo meu). 4 velho arquivista como cuidar de um rebanho fico juntando as partes e tentando dar uma ordem, so muitas salas com documentao de vrios rgos extintos, de vez em quando chega material para ser incorporado a um desses e eu e minha colega vamos incluindo [...] (sic) (grifo meu). J pensou se tudo isso aqui no estivesse no lugar, como seria? Um verdadeiro caos, se no tivesse eu e a Fulana de Tal para cuidar [...] (sic) (grifo meu). Quanto ao rebanho, tem que manter cada um no conjunto, cuidando para no se perder, sempre andando junto, tambm assim no arquivo. (sic) (grifo meu). 5 velho arquivista Meu trabalho aqui cuidar de tudo, procurar todas as pesquisas que vem no formulrio pelo malote e achar [...] (sic) (grifo meu).

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5.4.3 Da anlise do ambiente

A coleta de dados pela anlise do ambiente por fotografia, proporcionou uma checagem das falas, pois o que foi narrado pelos sujeitos pode ser comprovado atravs das imagens, alm da observao de detalhes a posteriori.

Essas caixas aqui no cho tudo para a fiscalizao, eu to aguardando que devolvam os documentos tirados (sic).

FIGURA 7.1 Ambiente de trabalho 1 velho arquivista Fonte: arquivo da autora

Percebeu-se organizao e limpeza no ambiente de trabalho, no entanto, certa limitao de espao e desconformidade no padro de estantes, ora com disposio de caixas horizontal, ora vertical, o que dificulta o atendimento, principalmente por ocasio das fiscalizaes.

[...] cada sala de uma rea e dentro disso, fazemos s subdiviso por documento, seguindo a ordem

cronolgica (sic).

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[...] existe aquele arquivo bem antigo que impossvel se localizar alguma coisa, quando sei que querem documento que no est nesse aqui, eu digo logo no pea pesquisa que no tem condio (sic). Sempre localizamos de imediato o que solicitam, s os documentos que esto na sede do Bairro X que precisamos de muitos dias, pois esto todos sem ordem, espalhados e muitos sujos (sic).

FIGURAS 7.2 Ambiente de trabalho 2 velho arquivista Fonte: arquivo da autora

Percebeu-se a tranqilidade no trabalho quando se trata desse ambiente, em funo da organizao e da classificao por salas, no entanto, o clima mudou quando se visitou o outro ambiente em desordem. Verificou-se a falta de estmulo para promover a memria arquivstica organizacional, quando se trata desse ambiente, as condies adversas perturbam e tiram a tranqilidade do velho arquivista, que, no meio desordem ainda insiste em resgatar a memria, atravs de pequenas aes isoladas, como a que se presenciou, uma tentativa de reunir em um canto documentos interligados.

As caixas tm cores diferentes conforme as reas, vai chegando e eu vou colocando na estante e atribuindo um nmero, as cinzas so da Contabilidade, as azuis do Financeiro e as amarelas do Pessoal (sic).

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[...] quando visitam aqui procurando informao, eles acham tudo muito organizado, mas porque no viram ainda o galpo a organizar (sic).

FIGURAS 7.3 Ambiente de trabalho 3 velho arquivista Fonte: arquivo da autora

Constatou-se que a dinmica exatamente essa, em funo do local afastado, as caixas chegam de carro utilitrio da prpria organizao e seguem logo para uma rotina de trabalho, como uma linha de produo: recebe, confere, organiza, faz a etiquetagem, digita em planilha, encaminha para as estantes, muito bem conduzida pelo velho arquivista. A grande preocupao desse velho arquivista o galpo a organizar, principalmente em funo do processo de organizao interna que se iniciar em breve. Mesmo na desorganizao, h uma organizao, s que existe apenas na memria dele e isso que propicia o resgate da memria arquivstica .

como cuidar de um rebanho, fico juntando as partes e tentando dar uma ordem, so muitas salas com documentao de vrios rgos extintos, de vez em quando chega material para ser incorporado a um desses e eu e minha colega vamos incluindo, s vezes chega sem procedncia, mas eu leio com muita ateno para descobrir de onde e como eu sou muito antiga aqui eu descubro logo (sic). FIGURA 7.4 Ambiente de trabalho 4 velho arquivista Fonte: arquivo da autora

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Nesse ambiente se teve a oportunidade de presenciar e registrar a chegada de documentos, conforme a fala do pesquisado. Necessitou-se insistir na segunda analogia que ele fez, comparando os documentos de arquivo a um rebanho e, em razo disso pediu-se um maior esclarecimento a respeito, conforme abaixo:
Pergunta: Voc fez duas comparaes bem interessante, uma com um rebanho se referindo aos documentos ainda para incluir e outra com um supermercado, quando a documentao j est disponvel. Fale um pouco mais dessa sua comparao. Resposta: Quanto ao rebanho, tem que manter cada um no conjunto, cuidando para no se perder, sempre andando junto, tambm assim no arquivo. E quanto ao supermercado, sei que existe uma lgica para os artigos nas prateleiras, os l de baixo so os mais baratos, os da altura da vista so os mais caros [...] e por ai vai... Tento adotar do mesmo jeito para facilitar a minha vida, j que no temos muitos recursos. Tudo aqui muito precrio (sic).

O meu trabalho aqui cuidar de tudo, procurar todas as pesquisas que vem no formulrio pelo malote e achar e depois colocar no lugar de novo, quando devolvem, tem que ser assim, se no perde tudo. T vendo esses corredores aqui? Sei tudo de cor e salteado, essas caixa aqui so processos (sic).

FIGURAS 7.5 Ambiente de trabalho 5 velho arquivista Fonte: arquivo da autora

O velho arquivista n 5, ou peo como denominado pelos colegas, de fato um agente de promoo da memria arquivstica organizacional, verificou-se durante o perodo de observao que ele faz jus ao esteretipo, no de forma inferiorizada, mas como um reconhecimento, pois, ao se utilizar do mesmo contexto,

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pode-se dizer que ele cavalga entre as fileiras de estantes e laa o documento solicitado pela organizao. Com relao interao dos cinco velhos arquivistas com os colegas da organizao, observou-se que a relao estritamente profissional, com boa comunicao, mas com certo clima de distanciamento e formalidades, apenas o 5 velho arquivista mantm relao mais amistosa, com falas menos formais, num ambiente de total descontrao. Atribuiu-se esse fato s circunstncias do ambiente, um grande galpo, afastado da sede principal, das regras e dos controles, onde apenas trabalha o velho arquivista. Ai cara! Qual o prato do dia? A pergunta faz referncia pesquisa do dia e o solicitante entende perfeitamente a analogia do velho arquivista

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6 CONSIDERAES FINAIS

O pressuposto desta pesquisa de que o velho arquivista, apesar de suas limitaes de formao profissional, de condies de trabalho e de valorizao pessoal, contribui efetivamente para o resgate da memria arquivstica

organizacional, foi confirmado dentro das limitaes e do recorte dado pela metodologia. Metodologia esta que atendeu satisfatoriamente por todo o trajeto percorrido. Para essa constatao necessrio rever os objetivos lanados no incio do trabalho. A pesquisa teve como objetivo geral verificar como se d o resgate da memria arquivstica organizacional a partir das aes do velho arquivista. Verificou-se que o resgate se d atravs de recursos muito singulares da experincia acumulada do sujeito, que denotam uma riqueza de sensibilidade, poesia e perspiccia, haja vista o perfil baixo de intensidade da varivel tecnologia da cultura organizacional e a necessidade de fazer algo para preencher essa lacuna. A tecnologia deveria ser a maior parceira desse sujeito, no entanto, na falta, observou-se que ele utiliza argumentos auxiliares, analogias com outras realidades muito bem empregadas no contexto, lembranas aleatrias e outras at sistematizadas, que, de to surpreendentes que so, do margem para outro estudo, as quais descrevo a seguir. O 1 velho arquivista considera a caixa um apartamento e a documentao as pessoas; o 2 sujeito sabe todos os nomes dos projetos em ordem alfabtica e adota um formulrio especfico; o 3 velho arquivista tem um controle parte com os nomes dos fornecedores; o 4 entrevistado tem o arquivo como um rebanho, quando se reporta formao os conjuntos documentais e como um supermercado, quando o disponibiliza para a pesquisa e o 5 velho arquivista utiliza recurso alfa-numrico de logstica para enderear e mapear as caixas e pastas de documentos. Confirmou-se tambm o ttulo dado a pesquisa, quando se faz aluso ao velho arquivista como elo perdido da memria arquivstica organizacional, porque

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se no for atravs dele, a memria que est nos arquivos da organizao no pode ser resgatada com a tempestividade que requer sempre o momento. O Arquivo de uma organizao no formado intencionalmente, ele se compe na medida em que as atividades vo sendo desenvolvidas e registradas em algum suporte, para a formalizao do processo e guarda da memria para a posteridade. Os arquivos esto presentes nas vidas das organizaes por toda a existncia e junto a eles est o velho arquivista, guardando e cuidando da memria por intermdio dos arquivos. Portanto, a memria arquivstica da organizao, tanto por ser proveniente dela (princpio da provenincia - Arquivstica), como pela posse, domnio e propriedade (princpio de propriedade - Direito). No entanto, percebeu-se outro aspecto, na concepo alegrica do velho arquivista, o sentimento de posse, em que essa memria tambm dele, isto porque ele agrega valor por afinidade e por afetividade atravs do apego aos documentos do arquivo. Outro ponto observado durante a pesquisa que o velho arquivista no trabalha a informao, ele apenas utiliza dela enquanto memria, materializando-a atravs de suas aes, quando finalmente resgata o documento. Como primeiro objetivo especfico, a pesquisa apresentou a necessidade de investigar o papel da cultura organizacional na valorao da tarefa do velho arquivista. Apesar de cada organizao ter a sua prpria cultura, verificou-se que dos cinco sujeitos pesquisados quatro tm em comum a mesma particularidade, ou seja, atendem por esteretipos. So expresses contextualizadas, criadas pela cultura, as quais uma no podia dar certo em outra organizao, seno naquela mesma em que foi concebida: Fundo; A volta dos que no foram; J morreu e no sabe e Peo, conforme j foi comentado anteriormente. So variaes semanticamente diferentes, no entanto, aplicadas com o mesmo objetivo, o de depreciar a funo. Mas isso no exclui nem intimida o velho arquivista da tarefa incansvel de guardio da memria. Independente do esteretipo, a cultura organizacional ora valoriza o sujeito, ora indiferente ou tende interiorizao. Verificou-se esse fato pela sazonalidade das pesquisas e pela necessidade de resgate da memria por algumas das questes j citadas. Quando h expectativa de que algo seja resgatado, os olhares se voltam para o velho arquivista, quando passa a necessidade, ele esquecido. Mesmo assim ele continua atento e a postos,

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pronto para cumprir sua funo e dessa forma concretizar o resgate da memria organizacional. O outro objetivo especfico lanado foi o de verificar a habilitao do velho arquivista para o exerccio de sua funo. Como resposta obteve-se que, quando a habilitao no bsica, praticamente inexiste. Nos cinco sujeitos pesquisados apenas dois fizeram curso de curta durao, quando o ideal seria a graduao de nvel superior, para atuar como Arquivista ou, no mnimo, a formao de Tcnico em Arquivo, conforme preceitua a legislao em vigor. Mas, mesmo sem essa formao eles cumprem suas tarefas e, se no fossem as aes dos velhos arquivistas, a memria arquivstica organizacional estaria fadada a no ser resgatada e ao esquecimento. E no se compreender os riscos por que passam as organizaes ao no dispensarem maior ateno aos arquivos, aos seus recursos humanos, mesmo sabendo que os custos com a falta do resgate do documento, podem se traduzir quantitativamente e qualitativamente. A organizao pra espera do documento e tempo perdido com a sua busca. So questes de ordem administrativa, econmica, fiscal, social e legal, que podem levar a organizao a uma situao delicada e, mesmo ciente disso, pois j provou dessa experincia, a valorao do capital intelectual responsvel por esse segmento subestimada e relegada ao segundo plano. So ativos intangveis que faro falta quando ocorrer o afastamento da organizao e as organizaes visitadas, no esto preparadas no momento para a sada desses sujeitos. A relevncia dada ao velho arquivista nesta pesquisa diretamente proporcional a importncia de se investir na organizao e preservao dos arquivos, quando se pretende preservar a memria da organizao. necessrio gerir os documentos de tal forma que se tornem acessveis para atender as demandas. No se pode ficar dependendo apenas de depoimentos que, com sua parcialidade, podem tanto contar quanto ocultar a memria. E o velho arquivista contribui para a eliminao do exagero de subjetividade e da insegurana em relao a dados, informaes e conhecimento, quando a memria se fundamenta apenas em testemunhos. Cabe tambm incluir nessas consideraes finais a resposta indagao alusiva citao de Norbert Elias, provocada no texto introdutrio - Seriam eles

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capazes de correr atrs do tempo perdido, esforando-se para olhar alm do rio, para com esse recurso mudar o que igual e sem avano? Depois de toda essa trajetria percorrida, conhecendo de perto o velho arquivista, cabe uma resposta positiva, eles mudam pouco a pouco a cada dia, medida que a memria vai se compondo e eles agregando valor para a organizao. Um resgate a mais uma mudana e um avano, mesmo com as suas limitaes, no status quo em que se encontra, pois ele j faz o mximo. Mas o aporte do conhecimento, da tecnologia e da prpria valorizao por parte da organizao, far com que o velho arquivista avance alm do que j faz hoje. Numa anlise acerca de como pode ocorrer essa valorizao, a priori, eliminar a situao de o rgo oficioso, definindo o rgo de arquivo em uma melhor posio na estrutura organizacional, preferencialmente de staff, tendo em vista o domnio da memria da organizao e o fato de atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. E, como arquivo no existe sem arquivista, o futuro estar lanado!

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APNDICE A ROTEIRO DA ENTREVISTA

MOMENTO 1 PERFIL DO ENTREVISTADO 1 2 3 4 5 6 Qual a sua formao profissional? Quantos anos de trabalho voc tem? Em quantas organizaes voc j trabalhou? Voc se considera um bom profissional? O que para voc um bom profissional? Voc acha que a atual Organizao onde voc trabalha o considera um bom profissional? Por qu? O ENTREVISTADO NA ORGANIZAO 7 8 9 10 11 Qual o cargo/funo que voc ocupa nessa Organizao? Voc j desempenhou outros cargos/funes nessa Organizao? Quais? Esse cargo/funo reconhecido pelos colegas e pela direo Organizao? Como voc foi selecionado para esse cargo/funo? Voc acha que tem conhecimentos suficientes para desempenhar esse cargo/funo?

MOMENTO 2 O ENTREVISTADO E O SEU TRABALHO NO ARQUIVO 12 13 14 Como o seu dia de trabalho? Voc sofre algum tipo de presso? Voc sofre algum tipo de preconceito ou discriminao por desempenhar esse cargo/funo? 15 16 17 18 Voc conhece algum conceito, teoria ou tcnica da Arquivstica? Como voc arquiva os documentos? Voc consegue localizar o documento solicitado? Ocorreu de voc procurar o documento e no localizar sabendo que ele

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existe? A Organizao sofreu algum tipo de perda? Voc foi penalizado? 19 Ocorreu de voc localizar um documento que levou a Organizao a ter algum tipo de ganho? Voc teve seu trabalho reconhecido por isso? 20 Os seus colegas de trabalho comentam e conhecem o trabalho que voc desenvolve no Arquivo? 21 Voc j teve alguma ascenso profissional depois que iniciou o trabalho no Arquivo? 22 Voc participa de reunies internas acerca do trabalho como um todo na Organizao? 23 24 25 Voc considera o arquivo que voc trabalha organizado? Voc acha que consegue preservar a memria da Organizao? Em algum momento da sua vida profissional voc deteve o poder atravs dos arquivos?

MOMENTO 3 QUESTES A SEREM DEFINIDAS CONFORME CADA SITUAO