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Manual de Espacios de Oficinas Manual de Espacios de Oficinas Por Orden Funcional Por Orden Funcional

AGOSTO 2005

ndice ndice
Antecedentes Normativos Espacios definidos para Oficinas del SAT Superficie necesaria para una rea Especfica Ejemplo de Clculo de Superficies Criterios de Aplicacin Oficina Administrador General Oficina Administrador General Adjunto Administrador Central Oficina Administrador de rea Administrador Local Sala de Usos Mltiples Oficina Subadministrador Oficina Jefe de Departamento rea de Personal Operativo 1y2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Antecedentes Normativos Antecedentes Normativos


Para la realizacin del presente manual se tomaron como base los siguientes antecedentes normativos: Documento Planificacin de Espacios en Oficinas Pblicas realizado por la antes Secretara de la Contralora General de la Federacin, documento que propone prototipos de reas de trabajo para la estandarizacin de espacios, mobiliario e instalaciones, atendiendo a las responsabilidades y caractersticas del puesto para generar condiciones de igualdad al personal con funciones o responsabilidades similares. Art. 28, Fraccin VI, del decreto del Presupuesto de Egresos de la Federacin, publicado en el Diario Oficial de la Federacin, el 20 de diciembre del 2004, que menciona: Las dependencias y entidades no podrn efectuar adquisiciones o nuevos arrendamientos de bienes inmuebles para oficinas pblicas, salvo en los casos estrictamente indispensables para el cumplimiento de sus objetivos en los trminos de la Ley General de Bienes Nacionales y las dems disposiciones aplicables, y siempre que justifiquen ante la Funcin Pblica que los inmuebles subutilizados u ociosos no cubren sus necesidades. Art. 28, del Presupuestos de Egresos para el ejercicio fiscal del ao 2005, en el primer prrafo establece: que los entes pblicos federales asi como las dependencias y entidades, en el ejercicio de sus respectivos presupuestos, deberan tomar medidas para racionalizar el gasto destinado a las actividades administrativas y de apoyo, sin afectar el cumplimiento de los objetivos y las metas aprobados en este Presupuesto. Programa Nacional de Combate a la Corrupcin y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 20012006, publicado en el Diario Oficial de la Federacin, el 22 de abril del 2002, apartado VI, Lneas Estratgicas e inciso A) Desarrollo, que propone la Lnea Estratgica de Administrar con pertinencia y calidad el Patrimonio Inmobiliario Federal, estableciendo: el objetivo de Mejorar la Imagen, uso y aprovechamiento de los edificios pblicos federales; la meta principal de Realizar todas las obras, remodelaciones o acciones que se programen tendientes a mejorar la imagen, uso y aprovechamiento de los edificios pblicos federales; asimismo manifiesta las Principales Actividades de Evaluar la eficiencia, condiciones de uso y aprovechamiento de inmuebles federales, a fin de establecer y aplicar estrategias para su optimizacin, Elaborar normas de referencia para eficientar el aprovechamiento, funcionalidad y racionalidad de los edificios pblicos.
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Antecedentes Normativos Antecedentes Normativos


Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal para calcular los montos mximos para el arrendamiento de bienes inmuebles, la superficie mxima a ocupar por servidor pblico, as como para calcular los ahorros netos que podrn aplicar, publicado en el Diario Oficial de la Federacin, el 17 de mayo del 2002.

Espacios definidos para Oficinas Espacios definidos para Oficinas del SAT del SAT
Con base a lo anterior y de acuerdo a los asuntos que son competencia de la de la Administracin General de Innovacin y Calidad, establecidos en el Art. 28, Fracciones III, IV y XLVI del Reglamento Interior del SAT, publicado el 06 de junio del 2005, la Administracin de Proyectos y Obra Pblica realiz un estudio para la asignacin de la superficie de oficina Por Orden Funcional, con el fin de normar dichos espacios en las Unidades Administrativas del Servicio de Administracin Tributaria, tanto a Nivel Central como Local. Se consider nicamente la superficie que necesita cada rea para realizar sus funciones siendo las siguientes:
rea Secretarial y Espera

Privado Superficie en m2 Oficina 8.3 (Sanitario, Cocineta y Vestibulo)

Sala de Juntas

Sup. sin Superficie % Circulacin Circulacin Toal m2 Circulacin

ADMINISTRADOR GENERAL

21.79

15.09

20.53

65.77

10.98

76.75

14.30%

ADMINISTRADOR GENERAL ADJUNTO O ADMINISTRADOR CENTRAL (Mesa de trabajo para 4 personas) ADMINISTRADOR LOCAL O ADMINISTRADOR DE REA SALA DE JUNTAS COMN PARA tres ADMINISTRADORES Y Un ADMOR. CENTRAL SUBADMINISTRADOR JEFE DE DEPARTAMENTO PERSONAL OPERATIVO

26.79

8.05

34.84

5.85

40.69

14.37%

13.39

6.03

19.42

4.39

23.81

18.43%

20.09 11.16 5.64 5.03

20.09 16.19 5.64 2.47

4.39 3.66 4.44 1.49

24.48 19.85 10.08 3.96

17.93% 18.43% 44.04% 37.62%

Superficie necesaria para una rea Superficie necesaria para una rea Especfica Especfica
La tabla anterior indica para cada funcionario los espacios de: Oficina, Sala de Juntas y Espera o rea Secretarial en su caso, as como las superficies de circulacin. La superficie aproximada (m2) que necesita una rea especfica, se calcula multiplicando el nmero de funcionarios de cada nivel por la columna superficie total, el resultado es un aproximado de la superficie (m2) de oficinas con las circulaciones, sin embargo, el rea final (m2) depender del acomodo del personal de acuerdo a los croquis que se muestran en las siguientes pginas, as como de las caractersticas propias del espacio disponible. Se propone el uso de Salas de Usos Multiples para que sea compartida por tres Administradores y un Administrador Central, programando las reuniones de trabajo. Por otro lado no se mencionan los espacios de archivo almacn porque los requerimientos de cada Unidad Administrativa son variables, en cuyo caso, se propone que stas se ubiquen en espacios que no sean adecuados para oficinas. Finalmente, la aplicacin del presente manual para realizar el estudio de necesidades de espacio, los Coordinadores de Servicios Administrativos y Subadministradores de Innovacin y Calidad, pueden orientar los resultados hacia: Como prioridad, tomar acciones orientadas a Optimizar los espacios en los Inmuebles Federales, con el fin de desocupar inmuebles en arrendamiento, en caso de que sea viable. Diagnosticar espacios subutilizados de oficinas, incluyendo inmuebles en arrendamiento, que les permitir tomar la decisin de desocupar o no, algn(os), o parte de un inmueble en arrendamiento. Asignar los espacios necesarios por Orden Funcional a las reas, en el caso de adecuaciones o redistribucin de espacios de oficinas en sus respectivos inmuebles.

Ejemplo de Clculo de Superficies Ejemplo de Clculo de Superficies


La siguiente tabla muestra un ejemplo para el clculo de la superficie necesaria de una rea, se supone que est formada por una plantilla de 164 personas y se multiplica por el rea correspondiente en cada caso, el resultado son 1,206.27 m2.
m2 por Persona sin Circulacin (B) m2 de Circulacin promedio ( C ) Sup. m2 TOTAL Sup. Total m2 sin Circulacin total Necesaria (AxB) Circulacin (AxB) m2 (AxCB) + (AxC)

Superficie en m2

Plantilla de Personal (A)

ADMINISTRADOR GENERAL ADMINISTRADOR GENERAL ADJUNTO O ADMINISTRADOR CENTRAL (Mesa de trabajo para 4 personas) ADMINISTRADOR LOCAL O ADMINISTRADOR DE REA SALA DE JUNTAS COMN PARA tres ADMINISTRADORES Y Un ADMOR. CENTRAL SUBADMINISTRADOR JEFE DE DEPARTAMENTO PERSONAL OPERATIVO (B) EN ESTA SUPERFICIE EST INCLUIDO EL PERSONAL SECRETARIAL

65.77

10.98

65.77

10.98

76.75

34.84

5.85

69.68

11.7

81.4

19.42

4.39

116.52

26.34

142.9

2 12 24 95 22

20.09 16.19 5.64 2.47

4.39 3.66 4.44 1.49

40.18 194.28 135.36 234.65

8.78 43.92 106.56 141.55

49.0 238.2 241.9 376.2

SUMA

164 personas

856.44

349.83

1,206.27
7.35

ndice (m2 / persona) para este ejemplo :

Criterios de Aplicacin Criterios de Aplicacin


Los Coordinadores de Servicios Administrativos y Subadministradores de Innovacin y Calidad, en el caso que tomen la decisin de llevar a cabo la Optimizacin de Espacios en sus inmuebles, debern justificar previamente el proyecto con un estudio de Costo-Beneficio para el SAT, tomando en consideracin: El pago por concepto de arrendamiento y servicios (vigilancia, telefona, luz, agua, energa electrica, etc.) comparado con el costo de la obra y el costo de los nuevos servicios. Los proyectos nuevos, remodelaciones y adecuacin de oficinas, debern apegarse a las superficies (m2) indicadas en el presente documento. Por otro lado, en el caso que la superficie disponible, exceda la superficie necesaria por orden funcional del rea, los espacios excedentes debern quedar como reas abiertas y no se deben asignar privados ms grandes. Lo que permitir que dichos espacios puedan utilizarse para atencin al pblico o preveer el crecimiento futuro de las reas. Antes de tomar la decisin de llevar a cabo un nuevo arrendamiento, debern justificar su viabiliadad, comparando el costo de la optimizacin de espacios en sus inmuebles actuales. En los proyectos, se recomienda el uso de mobiliario modular, por la flexibilidad que tiene para reacomodos futuros de reas, facilita las instalaciones de voz y datos a travs de las mmparas o paneles divisiorios. Para la guarda del archivo en uso se recomienda la realizacin de gavetas adheridas a los muros interiores de los inmuebles para no utilizar areas de oficina. Por ltimo, todos los proyectos se debern sujetar a la normatividad aplicable en la materia.

Administrador General Administrador General

Administrador General Adjunto Administrador General Adjunto Administrador Central Administrador Central

ESPACIOS DE OFICINA POR ORDEN FUCIONAL AREA ADMINISTRADOR CENTRAL TOTAL AREA SECRETARIAL Y ESPERA CIRCULACION TOTAL ACOTACIONES EN METROS. M 26.79 26.79 8.05 5.85 40.69

CIRCULACION

Administrador de rea Administrador de rea Administrador Local Administrador Local

ESPACIOS DE OFICINA POR ORDEN FUCIONAL AREA ADMINISTRADOR DE AREAS AREA SECRETARIAL CIRCULACION TOTAL M 13.39 6.03 4.39 23.81

CIRCULACION

ACOTACIONES EN METROS.

Sala de juntas Sala de juntas

10

Subadministrador Subadministrador

ESPACIOS DE OFICINA POR ORDEN FUCIONAL AREA SUBADMINISTRADOR AREA SECRETARIAL CIRCULACION TOTAL M 11.16 5.03 3.66 19.85

CIRCULACION

ACOTACIONES EN METROS.

11

Jefe de Departamento Jefe de Departamento

12

Personal Operativo Personal Operativo

CIRCULACION

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