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ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

Dulce C. Hernndez M. Rodrigo Rodrguez M. Ana L. Lpez Vidal.

QUE ES UN PRESUPUESTO?
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin . El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao.

FINALIDADES DE UN PRESUPUESTO
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, las personas encargadas de su elaboracin deben basarse en ciertos requisitos que son los siguientes

Conocimiento de la empresa.
Es muy importante que tengas un conocimiento amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, polticas y organizacin, ya que si un presupuesto no se elabora de acuerdo a las caractersticas principales, no tiene razn de ser y no servir. El contenido y forma de los presupuestos, por lo tanto, va a variar de una empresa a otra

El conocer los objetivos y polticas de la empresa es de gran utilidad. Los primeros nos van indicar a dnde queremos llegar, van a sealamos el campo de operaciones, especificarn su tamao y horizontes esperados y definen sus funciones; stos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean alcanzables. Las segundas sern las directrices a seguir para saber cmo enfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten; representan actitudes o puntos de vista que la compaa procura mantener en forma consistente en todas sus operaciones.

En cuanto a lo que se refiere a la organizacin, es importante que exista un organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las reas de responsabilidad y las lneas de autoridad, pues en la elaboracin del presupuesto intervendrn los gerentes de cada rea as como los subordinados.

Total apoyo de la alta gerencia


Para su buena realizacin y desarrollo es indispensable que te asegures de que los directivos apoyen la implantacin del presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de accin operativa y un patrn de control comparando lo presupuestado contra lo real.

Exposicin del plan o poltica.


Una vez que se han definido claramente los criterios de los directivos respecto al plan, necesitars difundirlos en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboracin del presupuesto. En dichos mtodos tambin se incluir el perodo que abarcar el presupuesto, las formas que se usarn con instrucciones para saber cmo llenarlas, y toda la informacin necesaria.

Coordinacin para la ejecucin del plan o poltica.


Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del presupuesto general y ste sea como una unidad, es necesaria la presencia de una persona que acte como coordinador de todos los departamentos que intervienen en el plan. A esta persona se le denomina Director del Presupuesto.

Lgicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con preparacin tcnica y con un conocimiento amplio de la compaa en cuanto a su organizacin y aspecto financiero, as como del sistema contable de la entidad, tomando en cuenta el tamao de la empresa y las necesidades de sta, porque el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global.

Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar un calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deber tener lista la informacin necesaria para que otros puedan desarrollar las estimaciones. Toda esta informacin, al igual que el calendario de actividades, las debe manejar el Director del Presupuesto.

Fijacin del periodo presupuestal


Otro de los requisitos indispensables para poder ejercer el control presupuestal es la fijacin del lapso que comprenden las estimaciones. Esto depender de la estabilidad o inestabilidad de las operaciones del negocio. Lo ms conveniente es hacer coincidir las estimaciones con los resultados para que se puedan llevar a cabo las comparaciones y hacer las correcciones necesarias. En caso contrario, probablemente los resultados no seran significativos.

es aconsejable establecer
perodos del presupuesto por un ao dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y as prever en lo que sea posible para el mes siguiente.

Direccin y vigilancia.
Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada departamento empezar a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que ayudarn a poner en prctica dichos planes. El siguiente paso ser revisar peridicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas.

Conclusin ..
Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias as lo requieran. De esta manera, el presupuesto podr ser un verdadero instrumento de control para la empresa. Decir que un presupuesto tuvo xito, o que fue bien elaborado, no necesariamente significa que los resultados logrados hayan sido idnticos a los presupuestados, sino que se tuvo una mejora en la empresa logrando una mayor eficiencia en la operacin.