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Los Eventos y sus Etapas

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

EVENTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificacin.

Fuente: Instituto de Capacitacin Turstica:Manual sobre Coordinacin de Eventos

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

GREENLAND

RUSSIA CANADA EUROPE USA MIDDLE EAST

ASIA

AFRICA

SOUTH AMERICA

AUSTRALIA

ANTARCTICA

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso Administrativo
Pre-Evento Planificacin Organizacin Direccin Evaluacin

Evento Post-Evento

Gmez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995 Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998 Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997 Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

Pre-Evento

Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento

Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento

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Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

El nombre debe ser: Corto y llamativo.


Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional


Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

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Pre-Evento
200 195 190
of D ol l ar s

2.- Nombrar Comit Organizador

Production Costs UnitPrice Profits

185 180 175 170 165

M i l l i ons

160 155 150 1990 1991 1992

Comisiones de Trabajo Coordinador General


Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente

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Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador


Comisiones de Trabajo

Comisin de Logstica

Transporte Alojamiento Alimentacin Secretara

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecucin del evento

Servicios Generales

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Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador


Comisiones de Trabajo

Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de stas. Revisar el temario a desarrollar.

Determinar metodologa de trabajo.


Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.

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Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador


Comisiones de Trabajo

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo


Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

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Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador


Comisiones de Trabajo

Comisin de Festejos y Recreacin


Planifica y coordina: Lo relativo a la ccteles y fiestas. celebracin de

Los tours y excursiones para los participantes en el evento. La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.

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Pre-Evento

3.- Seleccionar la Fecha


19 89

1
1989

Se debe tener en cuenta: Si hay suficiente margen de tiempo para la


organizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.

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Pre-Evento

4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento


Participantes: Acompaantes:
No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales.

Expositores o Ponentes:
Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

Personas que asisten al evento en calidad de pblico.

Delegados:
Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular.

Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad al evento

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Pre-Evento

5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.

Ciudad Sede.
Instalaciones

especficas donde se realizar el evento:  Capacidad  Comodidad  Iluminacin  Equipos  Acceso

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6.- Elaborar Cronograma de Actividades

Programas:

DURACIN OBJETIVOS

Tcnico o Cientfico Social Para Acompaantes De Visitas Tcnicas Turstico

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Pre-Evento

7.- Estimacin de Recursos

HUMANOS:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento

Recursos

TCNICOS: MATERIALES:
Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

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Pre-Evento

8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

Egresos:
Publicidad y Promocin Impresos y Originales Alojamiento Alquiler y Montaje Salones Transporte Eventos Sociales
5 7 .1

Ingresos:
Espacios Publicitarios Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta Cuotas de registro al evento Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas.

0 2 .9 5 1 .7 6 3 .1

Recursos Humanos Servicios Profesionales


%
*M

.9 9

.0 3 2 8

1
ON

2 4 5 7 8

3 6

- =

M +M

Papelera
-M

+ 9 0 =

CE

Alquiler de Equipos Otros Imprevistos

00

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Pre-Evento

9.- Promocin del Evento

Medios de Comunicacin Correo Directo Publicidad Impresa

Volante

Aviso de Prensa

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Pre-Evento

10.-Diseo y Elaboracin de Impresos

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Pre-Evento 11.- Seleccin y Capacitacin del Personal

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Pre-Evento

12.- Adquisicin o Contratacin de Materiales, Equipos y Servicios

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Evento

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Evento

1.- Recepcin de los Participantes y traslado Alojamiento

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Evento

2.- Registro de los Participantes 3.- Realizacin del Acto de Inauguracin 4.- Realizacin Cctel de Bienvenida 5.- Implantacin del Programa General de Actividades 6.- Clausura del Evento 7.- Realizacin Evento Social de Despedida 8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte

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Post-Evento

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Post-Evento 1.- Recopilacin y Archivo de la Informacin Pertinente al Evento.


Conclusiones Elaboracin de la Memoria Informacin de Tipo Acadmica y Administrativa

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Post-Evento

2.- Evaluacin

OPININ
Participantes Expositores o Ponentes Comit Organizador

EVALUACIN
Comparacin cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado

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Post-Evento

3.- Agradecimientos

Auspiciantes Patrocinantes Ponentes Otros Colaboradores

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Post-Evento

4.- Cumplimiento de Compromisos

$ $

$ $

Cancelacin de Obligaciones con proveedores. Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento. Devolucin de cualquier material o equipo que se haya solicitado en prstamo.

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Empresas Organizadoras de Eventos


Comit Organizador Organizador de Eventos (PCO)

Servicios:
Centro de Convenciones, alojamiento, transporte, publicidad, intrpretes, guas, sonido, audiovisuales, etc.

Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.

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Empresas Organizadoras de Eventos

Pre-Evento

1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.


Gerente

Cliente
Tipo de Evento Fecha. Hora de Inicio y Duracin. Nmero de Pax. Cliente Alimentos y Bebidas. Servicios requeridos. Presupuesto Estimado.

Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentacin, Audiovisuales, Montaje de Salones, recorridos tursticos, etc. Personal de Servicio Precio de los Servicios Polticas de Pago

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Empresas Organizadoras de Eventos

Pre-Evento

2.- Elaboracin Cotizacin. 3.- Contrato- Facturacin. 4.- Contratacin Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento.

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Empresas Organizadoras de Eventos


Montaje de los Salones

Evento

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Montaje de los Salones

Evento

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Empresas Organizadoras de Eventos


Supervisar Servicios y Personal
Transporte Comidas

Evento

Personal de Servicio Equipos

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Empresas Organizadoras de Eventos

Evento

Supervisin durante Desarrollo del Evento

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1.- Evaluacin 2.- Facturacin Cierre de Cuenta Cliente 3.- Pago a Proveedores 4.- Pago al personal contratado para el evento

Post-Evento