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DISEÑO DE UN MANUAL DE EFECTIVO DEFINITIVO 2

DISEÑO DE UN MANUAL DE EFECTIVO DEFINITIVO 2

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INTRODUCCIÓN La Fundación Nacional ³Niño Simón´, Regional Apure, es una Fundación sin fines de lucro, que tiene entre

sus objetivos garantizar la atención y la cobertura a sus más apremiantes requerimientos a los niños, niñas y adolecentes del Estado Apure. Sin embargo, hasta comienzos del segundo semestre, específicamente hasta comienzos del mes de Agosto de 2010 no contaba con una Jefatura de Caja, según información recibida por la Presidenta de la Junta Directiva del ente mencionado, lo cual ha contribuido que para lograr satisfactoriamente sus objetivos, ha tenido que emplear mayor cantidad de recursos materiales, financieros y humanos en la consecución de dichos objetivos, ocasionando fallas en el funcionamiento del Sistema de Control Interno implementado en el organismo. En vista del problema planteado en el párrafo anterior, se hace necesario el Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el manejo adecuado del efectivo, que al ser implementado, permita corregir las debilidades del control interno en el manejo del efectivo, en beneficio de la optimización de los resultados a ser usados en el proceso decisorio y del logro de los objetivos de la Fundación. El trabajo de aplicación, metodológicamente está enmarcada en una investigación de campo de tipo descriptiva, bajo la modalidad de proyecto factible. La Investigación, se ha estructurado en los siguientes capítulos: CAPITULO I, donde se hace el planteamiento del problema, se señalan los objetivos de la investigación, su justificación, delimitación y alcance. CAPITULO II relativo al Marco Teórico esta conformado por los antecedentes de la investigación, bases teóricas, bases legales y definición de términos básicos.

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CAPITULO III Marco Metodológico se refiere al tipo de investigación, diseño de la investigación, nivel de la investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de información, validez del instrumento, procedimientos metodológicos a ser empleados. CAPÍTULO IV Presentación y análisis de los resultados, muestra la información recabada por el cuestionario y que esta contenida en cuadros que presentan la frecuencia y el porcentaje de las respuestas, con el análisis e interpretación de los datos. CAPÍTULO V Contiene las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigación. CAPÍTULO VI Propone el Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el manejo del Efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´, Regional Apure. Al final se incluye en el trabajo las referencias bibliográficas utilizadas y los anexos.

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CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema La sociedad actual reclama una administración, de calidad y eficiente, que promueva el uso racional de los recursos humanos, materiales y financieros y que cumpla cabalmente con las funciones encomendadas. Para ello, es necesario revitalizar las normas, los esquemas de trabajo, reorientar los incentivos, simplificar los procedimientos y modernizar los métodos de gestión; es por esta razón, que en las organizaciones hay que establecer políticas de administración, especialmente aquellas relacionadas con la gestión financiera; y de esta manera estar acorde con las tendencias de modernización y sistematización de los procesos de manejo de efectivo, en este caso el control interno del efectivo juega un papel puntual, para salvaguardar este activo, razón por la cual se hace necesario la implementación de normas y procedimientos para su correcto manejo, lo cual va redundar en el desarrollo de la administración y procesos en términos de optimización de la gestión y calidad de servicio. En la Fundación Nacional ³Niño Simón´, Regional Apure, existe una Jefatura de Caja que se encarga del manejo y custodia del efectivo, también existe un fondo de Caja Chica, que es manejado entre el Administrador y la Presidenta de la Fundación para cubrir gastos menores, pero quien se encarga de su custodia es el Jefe de Caja. Por otra parte se mantienen cuentas bancarias en diferentes instituciones financieras, para realizar el pago de personal, pago a proveedores de bienes y servicios, recibir aportes del gobierno nacional, regional. A través de la observación directa realizada por las investigadores e indagaciones empíricas, se logro detectar que a pesar de haber sido creada

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pero las características de control general usualmente están incorporadas a los sistemas contables: y Acceso limitado a los activos. Es por ello. con el fin de cumplir los objetivos planteados para la entidad. En cuanto al registro no existen reportes (formatos) adecuados. lo cual ha traído como consecuencia la emisión de cheques 4 . Generalmente sin fondo. y Autorización de transacciones. si son débiles. (2001). La custodia del efectivo. lo cual origina fallas y deficiencias en la operatividad de la misma entre las cuales se destacan las siguientes: 1. Los procedimientos de manejo de entrada y salidas de efectivo no son realizados de la forma más idónea. que garanticen saber en cualquier momento el movimiento exacto de efectivo. no están exentas.988). 3. en ningún caso de ciertas cantidades de funciones administrativas. produciéndose algunas veces extravíos de cheques y soportes de los mismos. con relación al control interno del efectivo plantean lo siguiente: ³Los controles ejercen efectos directos en los estados financieros. citado por Petit L. 5.en el mes de Agosto de 2010. que en todo tipo de organización es necesario estructurar unidades que aun cuando pudieran tener un alto perfil técnico. que permita llevar en forma adecuada un manejo y control interno del efectivo. 4. no se cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos. Los controles varían de una empresa a otra. no existen normas y procedimientos establecidos para su control. y Otros (1. 2. Salomón L. pueden ocasionar pérdidas de activos e informes incorrectos de la función financiera y la rentabilidad de la empresa. la Jefatura de Caja. no es realizadas conforme normas que garanticen la protección de este importante activo. las cuentas bancarias no son conciliadas mensualmente. y Separación de funciones. En cuanto al manejo del fondo de caja chica.

En este sentido es conveniente indicar que se hace necesario el diseño de un Manual de Normas y procedimientos para el Manejo del Efectivo. Seccional Apure. Esto permite afirmar que mientras más de estas características posea un sistema de control interno será más fuerte. Seccional Apure? Objetivos de la Investigación Objetivo General . 23).y y y y Registro de transacciones. será más débil. 5 . (p. Custodia de activos. ¿Cómo debe realizarse el manejo del efectivo en una institución publica como la Fundación Niño Simón? ¿Qué normas y procedimientos de control interno pueden establecerse para un adecuado manejo del efectivo en la Fundación Regional ³El Niño Simón´. en relación al manejo del efectivo?. Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Regional ³El Niño Simón´. por el contrario mientras menos tenga. Del planteamiento formulado anteriormente. como debilidad del control interno. se derivan las siguientes interrogantes. ¿Cuáles son la características que presenta la Fundación Regional ³El Niño Simón´. que corrija dichas debilidades y contribuya a solucionar el problema. Estas características coinciden en su mayoría con las que aparecen en el planteamiento del problema. Fianzas de fidelidad´. Personal capacitado.

y Describir las normas para el manejo del efectivo en una institución publica como la Fundación Niño Simón.Objetivos Específicos y Caracterizar la situación actual con relación al manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. y a una mayor credibilidad en la gestión administrativa de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Regional Apure. Debido a lo anterior la Fundación Nacional ³Niño Simón´. que incremente la protección de los activos. Regional Apure. en caso de desviaciones aplicar las correcciones correspondientes. Regional Apure. y Proponer normas y procedimientos de control interno que deben cumplirse para un adecuado manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Regional Apure. del normal desarrollo de sus actividades y del cumplimiento de objetivos y metas organizacionales planteadas. porque para llevar a cabo sus programas de atenciones a niños. requiere del manejo de efectivo. No obstante el funcionamiento del sistema de control interno debe ser periódicamente evaluado. En el caso de estudio el rubro de efectivo para la Fundación Nacional ³Niño Simón´. en beneficio de la salvaguarda de los activos. Justificación de la Investigación Toda organización necesita de la implementación de un control interno eficiente y eficaz. 6 . ayude al normal desarrollo de sus actividades. para comprobar su cumplimiento. Regional Apure. niñas y adolecentes. necesita el Desarrollo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo. es de gran importancia. que corrija las debilidades de control existentes.

básicamente en el aspecto administrativo y del manejo de efectivo de este tipo de institución. niñas y adolecentes. el cual debe ser el fin último que persigan los gobiernos Los resultados de esta investigación. generándose de esta forma mayor bienestar social. Regional Apure. de acuerdo a las normas. ubicado en la jurisdicción del Municipio San Fernando de Apure. Alcances de la Investigación La investigación se ubica en el Estado Apure. Se elaborará una propuesta que de ser implementada permitirá corregir las debilidades de control interno que se detecten. lo cual se traducirá en una mejor utilización de los recursos financieros. la cual tiene como propósito fundamental. proveedores de bienes y servicios. debe estar en capacidad de diseñar controles adecuados para la protección de los activos. en beneficio de los niños.Es por ello que el desarrollo de la investigación es relevante desde el punto de vista social. solucionando de esta manera la problemática planteada en pro de mejoras en la gestión administrativa y la atención a los niños. 7 . trabajadores de la fundación. ya constituye un aporte de suma importancia para impulsar el fortalecimiento de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. vienen a constituir una valiosa fuente de información desde el punto de vista académico. Regional Apure. y pueblo en general. principios de contabilidad y de auditoría de aceptación general. Diseñar un Manual De Normas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. niña y adolecente del Estado Apure. ya que el profesional de la Contaduría pública.

8 . en cuanto al suministro de información. se tiene la poca receptividad que puedan tener las personas que tienen que ver con el manejo del efectivo.Limitaciones de la Investigación En cuanto a las limitaciones.

J. (2004) realizaron un trabajo de grado denominado ³Implementación de un Manual de Procedimientos para el Control de Flujo de Efectivo´. Del estudio anterior se evidenció la necesidad del Diseño de un Manual de Procedimientos para el Flujo de efectivo.A. elementos fundamentales a la hora de diseñar un Manual de Normas y Procedimientos para el manejo de efectivo. Riesgo de Control y Monitoreo. En la Fundación Nacional ³Niño Simón´. sin embargo la búsqueda de antecedentes relacionados con la presente investigación. lo cual nos permitió manejar con mayor facilidad sus 5 componentes básicos: Ambiente de Control. generación y aplicación del mismo mediante proceso debidamente establecido. C. Regional Apure.CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación. que permitan mecanismos que contribuyan a la realización efectiva de la actividad administrativa de la empresa Health Animal. Actividades de Control. el cual tuvo como finalidad el diseño de un Manual de Procedimientos para Flujo de Efectivo. no se han realizado investigaciones sobre el tema objeto de estudio. Damián. 9 . enfocado a la creación de un instrumento que permita una correcta toma de decisiones en el aspecto financiero como lo es el efectivo.´ que tuvo como finalidad propuesta de un sistema de control interno para el manejo del efectivo. Nelibeth y Otros. C.A. (2007) realizo una investigación denominada ³Propuesta de un Sistema de Control Interno para el manejo de Efectivo para la Empresa Health Animal. el cual permitió conocerse baso en la estructura conceptual del control interno denominado Informe COSO. Información y Comunicación. objetivo general de este éste trabajo de aplicación. permitió conocer los siguientes trabajos: Hernández.

El objetivo principal de la Fundación es ofrecer atención a niños. C.A. Reseña Histórica de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Bases Teóricas. Protocolo Primero de los libros de registros respectivos. perteneciente al estado venezolano. C. Todos estos resultados están relacionados con nuestros objetivos específicos de investigación. anotado por el N° 20. niñas y adolecentes para contribuir a su desarrollo integral.La realización del trabajo de investigación permitió diagnosticar la situación actual indicando las fortalezas y debilidades del manejo del efectivo en la empresa Health Animal. es una fundación adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación. Así como también facilitó la Determinación de las actividades y procesos que conforman los procedimientos del control interno del efectivo de acuerdo a las necesidades de la empresa Health Animal. lo cual facilita la orientación de este trabajo de aplicación hacia el diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. cuya acta constitutiva se encuentra debidamente protocolizada por ante la Oficina Subalterna del Primer Circuito de Registro del Municipio Libertador del Distrito Capital. La lectura y análisis de los trabajos de investigación señalados anteriormente permitió verificar que las debilidades del control interno del efectivo influyen negativamente en las operaciones normales de cualquier organización. ya que nos proporciona herramientas para abordar la problemática planteada. Regional Apure. Regional Apure. en fecha 20 de Junio de 2003. Tomo 19. brindarles 10 .A. Regional Apure. y en especial. La Fundación Nacional ³Niño Simón´.

Según Phillip (1987). puede hacerse por tres vías: y Operaciones en el mostrador (ventas) y y Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos. I (2010). presupuestaria. De hecho en su artículo 30 de la referida acta constitutiva se establece que las seccionales tienen facultades para financiar todos sus gastos operativos y de gestión administrativa los aportes que reciban y disponer de los bienes. obligaciones y servicios. (2001): ³Es el activo más liquido. La Convención sobre los Derechos del Niño y demás tratados internacionales que haya suscrito y ratificado la República. citado por Petit L. de los ingresos que forman parte de su patrimonio. con el fin de cubrir sus necesidades y realizar sus operaciones. El Efectivo.oportunidades para que disfruten y ejerzan progresivamente todos los derechos contemplados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 28). el cual es aceptado generalmente para pagos de mercancías. administrativa y contable. Esta fundación es una persona jurídica de derecho privado. La Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolecente. Tomando en cuenta esta definición podemos decir que el efectivo es el dinero que mantiene toda empresa u organización en su cuenta de caja. la recepción del efectivo. caja chica o en forma de depósito en un banco comercial. Según Feliz. que goza de autonomía de gestión financiera. (p. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento que se necesite sin ningún tipo de limitaciones´. 11 .

(P. Clasificación del Efectivo. Satisfacer las exigencias monetarias que surgen debido a las diferentes funciones de venta y producción. y Comprar bonos. y y Disminuir y prevenir los riesgos y errores en los registros. gozar de descuentos. (2001). y Fácil disponibilidad y negociabilidad. y Fondos en avance (Fondo Rotatorio. y Mantener controlados los flujos de efectivo. y Características del Efectivo. Objetivos del Efectivo. inversiones. 28). Según Petit. 28). (Pág. Caja Chica y anticipos de efectivo. De acuerdo a Petit. y Detectar errores en el uso de caja. 12 . con el fin de prevenir y cubrir situaciones y gastos que puedan presentarse. el efectivo se clasifica en: y Efectivo en Caja. títulos. y Efectivo en Banco. al ser colocados en el mercado´. acciones. L.Importancia del Efectivo. con el fin de incrementar los ingresos por otra vía. (2001): ³En toda organización debe existir efectivo con el propósito de: y Realizar transacciones como son la compraventa. Indagar sobre posibles fraudes y malversaciones en el manejo del efectivo. L.

(2001). Definir una adecuada segregación de funciones que existe o disminuya el cumplimiento de cualquiera de los objetivos anteriores.y y y Se cometen errores. Garantizar la exactitud de los registros. que puedan afectar el manejo del efectivo. 13 . el Control Interno en el área de Cajas y Bancos. robos o desfalcos con gran facilidad. De acuerdo a lo planteado por Petit. L. Es un instrumento de cambio para la satisfacción de la mayoría de las necesidades. Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos. Control Interno del Efectivo. tiene los siguientes objetivos: y y y Custodiar y salvaguardar los fondos depositados y recibidos. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos. garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante: y División del trabajo y Delegación de autoridad y Asignación de responsabilidades y Promoción de personal eficiente y Identificación del personal con las políticas de la Empresa. Control Interno en el área de Caja y Bancos. Es una partida monetaria. con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa.

14 . el monto pagado. ni a los Cobros. Para llevar a cabo un control adecuado de la caja Chica se deben tener en cuentas las siguientes medidas: y Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. numerados correlativamente. y La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. Caja Chica. deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras. y Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo. no debe tener acceso a la Contabilidad. Control Interno de Caja Chica. según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. o para su eliminación. De acuerdo a Feliz. ni a la Caja Principal. Los que excedan dicho límite. (2010): ³la caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque´. y La persona responsable de la caja chica. se deberán pagar con cheques. Los comprobantes impresos.y Establecer las operaciones conforme a las políticas y criterios establecidos por la sociedad. y Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. y El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos.

cheques o vales. con respecto a la cuenta de control del libro mayor. corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo. durante un lapso determinado. Es una cuenta de saldo deudor o cero. I. El Arqueo de caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo. nunca acreedor. Feliz. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. al cierre del ejercicio. suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. 15 . El Arqueo de Caja. cheques o vales que se encuentran en la Caja´. (2010) dice que la caja: ³Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes. la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias". Indicará el efectivo.La Caja General. Los auditores o ejecutivos asignados para ello.

para preparar los Estados de fin de mes. y Cargos que el Banco efectúa causados por intereses. para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa´. mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones. y Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado. Esta conciliación se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos. y Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa y Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación y Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos. y Los libros de las cuentas corrientes. De acuerdo a Feliz. I. (2010) la conciliación bancaria ³Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos. Control. cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto y Errores u omisiones por parte de los Bancos. comisiones. impuestos. Desde hace varias décadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas del sector privado 16 . etc. por concepto de intereses.La Conciliación Bancaria. no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones: y Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. y Abonos hechos a la Empresa por el Banco.

Por ello. por cuanto el control interno tiene una vinculación directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas. Si no se conocen los resultados que deben lograrse.. consecuentemente. es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica. el efecto que produce pueda medirse. tratar de discutir sobre el tema del control o materializar su existencia. la segunda acepción sobre dominio o mando. * dominio. 17 . en la medida en que sea tangible y. intervención. Controlar es una acción. el término control interno comprende la organización. a pesar de ser un ente de carácter abstracto. políticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados. su existencia no es negada. y. Al igual que el espíritu es inherente al cuerpo humano. define con mayor precisión al control interno gerencial. El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos. En esta sección se discute el concepto de Control Interno en el marco de una gerencia moderna. el control lo es a la entidad como ente concreto y. preponderancia. personificada en sus órganos de dirección y gerencia. fiscalización. mando. específicamente a la administración. Ello es importante tener en cuenta. Aun cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría. así como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. En auditoría. así como su importancia en el desarrollo de las labores de auditoría. El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia considera que el término control tiene dos acepciones: * inspección. metas e indicadores de rendimiento. es tan difícil como pretender hacerlo con el alma del ser humano que.

eficiencia y economía. el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos. Ninguna estructura de control interno. segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas. Concepto Control Interno. Por ello mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo. exacta y confiable. es probable que. promover la eficiencia. Por esta razón. puede resultar su implementación. puede garantizar por si misma. la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad. dar un buen ejemplo a todos respetándolos. especialmente. informar al personal de los cambios que se implementen y.El control interno es efectuado por diversos niveles. Los directivos. Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. un objetivo imposible y. por muy óptima que sea. una gestión eficiente y registros e información financiera integra. más costoso que los beneficios que se considere obtener de 18 . ni puede estar libre de errores. cada uno de ellos con responsabilidades importantes. cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Una estructura de control interno sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad. irregularidades o fraudes. El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de tipo táctico y está constituido por el plan de organización. la dirección debe evaluar periódicamente los controles internos. la asignación de deberes y responsabilidades. obtener información financiera confiable.

la corrección de los registros contables y preparación oportuna de la información financiera contable. la salvaguarda de los activos. la obtención de información financiera correcta y segura. el eminente tratadista contable Yanel Blanco Luna lo define de la siguiente manera: Es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adoptan la administración de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo de asegurar. la conducción ordenada y eficiente de su negocio. por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal. la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a políticas prescritas por la dirección. En Colombia. fue adoptado plenamente por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública.El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define el Control Interno así: El control interno comprende de plan de organización con todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos. en cuanto sea posible. 1982]. Este estudio titulado "Control Interno .7 estableciéndose la siguiente definición del nuevo concepto de control interno: Control interno es un proceso. 1988] Desde el año de 1989 se adelantó un estudio tendiente a establecer un nuevo concepto de Control Interno. incluyendo la adherencia a las políticas administrativas. la prevención y detección de fraudes y errores.Un Marco de Trabajo Integrado"[ COSO. el cual realizó un detallado análisis del mismo siendo plasmado en la Declaración Profesional No. [IMCP. ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad. [Blanco. 1992 ]. el cual fue dado a conocer en el mes de octubre de 1992 en el seno del XIV Congreso Mundial de Contadores celebrado en Washington. diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos: 19 .

se puede decir que el Control interno. Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de efectividad. gerencia y otros empleados de la entidad. para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades. respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes: y Promover la efectividad. así como sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas. Por ello. a continuación se define el término Control Interno tal como lo establecen las normas de control interno para el sector público: Es un proceso continuo realizado por la dirección.Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables [CTCP. reglamentos y otras normas gubernamentales. y Elaborar información financiera válida y confiable. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento. uso indebido. irregularidad o acto ilegal. la calidad en los servicios. 1999] Por otro lado. presentada con oportunidad. gerentes o administradores. eficiencia y economía en las operaciones y. y Despilfarro. . organización. .. para proporcionar seguridad razonable.Efectividad y eficiencia en las operaciones. La efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programados. a fin de lograr una adecuada comprensión de su naturaleza y alcance. y Cumplir las leyes. en tanto que la eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes y servicios producidos y recursos utilizados para producirlos 20 . y Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida. eficiencia y economía. dirección y control de las operaciones en los programas. es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades.

métodos y procedimientos dispuestos por la administración para asegurar que la información financiera 21 . despilfarro. se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios en condiciones de calidad. cantidad apropiada y oportuna entrega. así como concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental. al mínimo costo posible. Cumplimiento de leyes. incluyendo los casos de despilfarro. mediante el dictado de políticas y procedimientos específicos. irregularidades o uso ilegal de bienes o recursos públicos. La evaluación de los programas de control de calidad en el sector público debe permitir apreciar si los esfuerzos desarrollados para obtener mejoras incrementales en las actividades que desarrollan las entidades son razonables y tienen un impacto directo en el público beneficiario. Los controles para la protección de activos no están diseñados para cautelar las pérdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial. acceso no autorizado a recursos o. acto irregular o ilegal Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no autorizadas. La economía. apropiaciones indebidas que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad.(productividad) y su comparación con un estándar de desempeño establecido. como por ejemplo. Protección y conservación de los recursos contra cualquier pérdida. así como es factible medir el incremento de la productividad en el trabajo y la disminución en los costos de los servicios que brinda el Estado. presentada con oportunidad Este objetivo tiene relación con las políticas. reglamentos y otras normas gubernamentales Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales. uso indebido. adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios. aseguran que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos. Elaboración de información financiera válida y confiable.

desarrollado por el recurso humano de la organización con el fin de dar seguridad y confiabilidad a la información que se generada en las transacciones económicas. en tanto que una información confiable es aquella que merece la confianza de quien la utiliza. se puede construir el siguiente concepto de Control Interno: Es el proceso conformado por las diversas disposiciones y métodos creados por la alta dirección. el cual desarrolla con mayor amplitud el enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). al igual que se revela razonablemente en los informes. establecida en 1985 como uno de los múltiples actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso Watergate. promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones del ente económico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la Entidad. este concepto no sufrió cambios importantes hasta 1992. El informe COSO. cuando la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos. emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno (Framework Internal Control Integrated). Una información es válida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales. el cual puede ayudar a cualquier entidad a 22 . conocida como la Comisión Treadway.elaborada por la entidad es válida y confiable. De acuerdo a las anteriores definiciones. Control Interno en el Sector Público. Desde la primera definición del control interno establecida por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados-AICPA en 1949 y hasta su modificación efectuada por el SAS N°55 en 1988. brinda el enfoque de una estructura común para comprender al control interno.

los que permiten que los directores se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control. tanto en entidades privadas..alcanzar logros en su desempeño y en su economía. 5) supervisión. así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones. verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos contables. promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observación de la política. asegurar la elaboración de informes financieros confiables. como en públicas. se posicionen como los propietarios del sistema de control interno. En el ámbito público.. a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos. en 1971 se define el concepto de control interno. definiéndose el control interno de la siguiente manera: Es« El plan de organización y el conjunto de medidas y métodos coordinados. el sector público había crecido de manera 23 . bajo el patrocinio de la Organización de Naciones Unidas e INTOSAI (siglas en inglés de la Organización Internacional de Instituciones Superiores de Auditoría). prevenir pérdidas de recursos. 2) evaluación del riesgo. Ello ocurre en el Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental realizado en Austria en 1971. El concepto de control interno discurre por cinco componentes: 1) ambiente de control. El interés por este tema en la década de los 70' respondía a dos hechos importantes: en primer lugar. 4) información y comunicación. después de haber sido materia de discusión el tema del control interno en sucesivos Congresos internacionales. Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. 3) Actividades de control. en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos. adoptados dentro de una entidad pública para salvaguardar sus recursos.

b) preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro. fijando y evaluando los procedimientos administrativos. procedimientos y otras medidas. se aprueban las directrices del control interno que fueron elaboradas por la Comisión de Normas de Control interno integrada por diversas Instituciones Superiores de Auditoría-ISA's. contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. mala gestión. con el propósito de fortalecer la gestión financiera en el sector público. d) elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en informes oportunos. en segundo lugar. métodos. las entidades públicas eran muy reacias a efectuar cambios para disponer de una administración moderna y eficaz. mediante la implementación de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad los objetivos del control interno en el ámbito público. Estas directrices fueron instituidas. eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad.significativa en los países en desarrollo. económicas. incluyendo la actitud de la dirección que. así como las responsabilidades de cada entidad en la creación. y. El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa. Importancia del Control interno. acorde con la misión que la institución debe cumplir. fraude e irregularidades. c) respetar las leyes. Con ocasión del XII Congreso Mundial de Entidades Superiores de Auditoría realizado en Washington. a pesar que se encontraban en un escenario distinto. dispone una institución para ofrecer una garantía razonable de que han sido cumplidos los siguientes objetivos: a) preservar las operaciones metódicas. tanto en magnitud como en volumen de operaciones. establece que la estructura de control interno es el conjunto de planes. mantenimiento y actualización de su estructura de control interno. y. reglamentos y directivas de la dirección. 24 . errores. en 1992. abuso. INTOSAI.

Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir: y Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes. la administración del personal. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento 25 . los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. pasivos. ingresos y gastos. Estructura del Control Interno. y Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organización y Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes. procedimientos y otras medidas. Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. y Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos. incluyendo la actitud de la dirección de una entidad.Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad. métodos. los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes y diversos elementos.

satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar lo procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione. Plan de Organización. Aunque un plan de organización apropiado puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. Un elemento importante en cualquier plan de organización es la independencia de funciones de operación, custodia, contabilización y auditoría interna. Esta independencia requiere la separación de deberes en tal formas que existan registros fuera de un departamento que sirva de control sobre sus actividades. Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operación en general. Además de una apropiada división de deberes y funciones debe establecerse la responsabilidad dentro de cada división para con la adhesión a los requerimientos de la política de la empresa. Junto con esto debe ir la delegación de autoridad para afrontar tales responsabilidades. Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en la gráficas del manual de organización. Debe evitarse la igualdad en responsabilidad, pero esta puede dividirse en fases; cuando el trabajo de las divisiones es complementario. Tal división de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciación y autorización de una actividad deben estar separadas de su contabilización. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilización.

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Sistema de Autorizaciones y Procedimientos de Registro. Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura formal de cuentas. Un código de cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparación de estados financieros. Si el código se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables. Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a través de diseños de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lógico de los procedimientos de registro y aprobación. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobación se incorpora en manuales de procedimientos.

Prácticas sanas. La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones están determinadas en alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la organización. Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorización de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prácticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia. Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transacción completamente de principio a fin. Con esta división se provee una comprobación auxiliar de la corrección del trabajo y la probabilidad de

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detección de errores se aumente. Como se explica bajo plan de organización, esta división de responsabilidad es aplicable tanto a los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organización total y a todos los niveles de autoridad. Recurso Humano. Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus prácticas y procedimientos, sino también, de la competencia de los funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y económica. Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluación. Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relación con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de avaluarlos. Por ejemplo, los registros estadísticos mantenidos por producción y ventas o cualquier otro departamento de operaciones puede requerir evaluación en un caso particular. Donde es posible, la revisión del control interno por parte del auditor correspondiente debe ser efectuada como una fase separada del examen, preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando procedimientos de auditoría apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del sistema del cliente. Donde esto no es posible, la revisión debe hacerse en conjunto con otras fases del programa de Auditoría. Un registro de la revisión hecha por el auditor Independiente debe ser preparado en una forma adecuada. Como un subproducto de este estudio y evaluación el Auditor Independiente puede frecuentemente ofrecer a su cliente sugerencias constructivas para mejorar o hacer más efectivo el sistema de control.

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Incluyen más que todos controles tales como análisis estadísticos. procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes. pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión. estudios de moción y tiempo. Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye. La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias individuales.Clasificación del Control Interno. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización. reportes de operaciones. programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de 29 . Control Administrativo. pero no se limita al plan de organización.

c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración. el requisito de que los cheques. El control contable está descrito también el SAS Número 1 de la así: El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración. y 2) mantener la contabilidad de los activos. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad.1] Control Contable. órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados. [SAS. 1] Componentes de la Estructura del Control Interno. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados. Otro caso. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. Para 30 . [SAS.

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones. * Autoridad y responsabilidad. Ambiente de Control Interno. * Sistema de información y comunicación. se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes: * Integridad y valores éticos. * Actividades de Control gerencial.operar la estructura (también sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes: * Ambiente de Control Interno. constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. el que también se conoce como el clima en la cima. Igualmente. * Actividades de Monitoreo. * Políticas de personal. tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. En este contexto. * Estructura organizacional. 31 . al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan. * Evaluación del Riesgo. el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad.

Actividades de Control Gerencial. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro. Su evaluación implica la identificación. Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son: * Los objetivos deben ser establecidos y comunicados. * Identificación de los riesgos internos y externos. El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. procesamiento y reporte de información financiera.Evaluación del riesgo. Se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. * Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento. Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías: controles de operación. 32 . Comprenden también las actividades de protección y conservación de los activos. alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados. constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Esta actividad de auto-evaluación que practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos. Son importantes porque en si mismas implican la forma correcta de hacer las cosas. * Evaluación del medio ambiente interno y externo. controles de información financiera y controles de cumplimiento. así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento. enfoque.

Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son: * Políticas para el logro de objetivos. * Diseño de las actividades de control. insuficientes o necesarios. Debe orientarse a la identificación de controles débiles. procesar. * Revisión de los sistemas de información * Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulación de información. cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la 33 . Los elementos que conforman el sistema de información son: * Identificación de información suficiente *Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas. Sistema de Información y Comunicación. Actividades de Monitoreo. para promover su reforzamiento. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables. Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica. Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar. resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. * Coordinación entre las dependencias de la entidad.

realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad. * Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno. Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son: * Monitoreo del rendimiento. El control interno financiero comprende en un sentido amplio. o mediante la combinación de ambas modalidades. procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos. de manera separada. al igual que con la exactitud. dado que incluye también en el mismo concepto aspectos de carácter gerencial o administrativo. el plan de organización y los métodos. por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control). Desde hace algunos años se considera que su alcance va mas allá de los asuntos que tienen relación con las funciones de los departamentos de contabilidad. y el control 34 . tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros. El concepto de control interno. Aun cuando es difícil delimitar tales áreas. interno gerencial. Control Interno Financiero. * Aplicación de procedimientos de seguimiento. Diferencias entre el alcance del Control Interno Financiero y el Control Gerencial. * Evaluación de la calidad del control interno. confiabilidad y siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del control interno financiero. El Control Interno Gerencial.

y complejidad de sus operaciones. es decir.oportunidad en la presentación de información financiera. en los casos que sean requeridos En el ámbito público. los estados financieros de la entidad o programa. su cumplimiento y aplicación. pueden variar de una entidad a otra. Asimismo. dirección y control de las operaciones de la entidad o programa. el control interno gerencial se extiende más allá de las operaciones de las entidades. segregación de funciones. Comprende en un sentido amplio. el plan de organización. El Control Interno Gerencial Incluye también las actividades de planeamiento. comprende desde la Constitución Política (asignación de mandato. magnitud. según la naturaleza. organización. principalmente. política. leyes y reglamentos (autorización de fondos públicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones). entre las operaciones de registro e información contable. políticas y normas. un control gerencial efectivo comprende los siguientes pasos: * Determinación de objetivos y metas mensurables. hasta las normas 35 de los sistemas . Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno de las operaciones. medir y monitorear el desarrollo de las actividades. sin embargo. * Monitoreo del progreso y avance de las actividades * Evaluación de los resultados logrados * Acción correctiva. así como el sistema para presentar informes. Esto se refiere en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en que forma se desarrollan las actividades públicas. autoridad y responsabilidad). Control Interno Gerencial. incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación. política presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía. procedimientos y prácticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas.

Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones ordinarias. 36 . La caja puede considerarse además como el denominador común al cual se reducen el resto de los activos líquidos como son las cuentas por cobrar y los inventarios. 3. 2. tesorería y contabilidad pública) y de control de entidades específicas (controles gerenciales). que genera o recibe durante un período determinado. El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez. La administración de este rubro es uno de los campos fundamentales en la administración del capital de trabajo. La administración del efectivo. Aspectos a considerar en la Administración del Capital de Trabajo. pues la caja representa el activo más líquido que poseen las empresas. ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización. por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez. aspecto ha considerar para la administración del capital de trabajo. que se distingue por no producir ningún rendimiento y posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa. las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de efectivo tales como: 1.administrativos (presupuesto. El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero. Precautorio: Prevé los flujos de entrada y salida que se van a tener en la empresa. Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que puedan surgir en determinadas situaciones de negocio.

ya sea de manera conjunta o separada. su propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado. Los manuales son también instrumentos que sirven de control interno ya que en ellos quedan establecidos los procedimientos que se siguen en la empresa.4. Para lograr una administración eficiente del efectivo se deben considerar las siguientes estrategias o políticas básicas: y Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible. evitando el agotamiento de existencias que puedan afectar las operaciones. sin perder ventas futuras. Es decir. A través de ellos se pueden comparar y controlar todas las actividades. conciso y claro de la función exacta de cada fase del negocio de la empresa". Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. prácticas y procedimientos administrativos. y Rotar los inventarios tan pronto como sea posible. Según Alonzo. J (1988) "Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de políticas. 37 . Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos que a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria. y Cobrar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible. sin perder credibilidad crediticia pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago. los manuales son guías que se elaboran para mantener actualizados los distintos procesos que realiza la empresa. Definiciones de Manuales.

y Dotar a la Institución de una herramienta que indique la forma de proceder y la continuidad de sus procedimientos. y Reducir errores. bajo el esquema de una especie de libro actualizable. y Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la Institución. y Servir como instrumento de consulta para la elaboración de los estados financieros. Características de los Manuales. y Facilitar el pronunciamiento actualizado. Dentro de las características de los Manuales se encuentran: 38 . conciso y claro de las funciones exactas de cada fase de la empresa. y Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen más tiempo a la planificación. Objetivos de los Manuales. y Sirven de guía para la evaluación de la eficiencia general. y Facilita la continuidad de los procedimientos aún cuando se sucedan cambios. omisiones y desperdicios de insumos. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados. Los manuales cumplen los siguientes objetivos: y Presentar en forma adecuada y sistemática las normas y procedimientos de cada área o de una en especial.Los Manuales son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. y Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el cumplimiento de sus funciones.

y Son flexibles debido que se elaborarán considerando la posibilidad de cambios. y Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo y planificación de los recursos organizacionales. y y 39 . puesto que éste conllevará a un mejor entendimiento. Importancia de los Manuales. es decir. Por otra parte.y Son la base del control operacional contable. sean éstos recursos humanos o materiales. a su vez. y Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceras personas. constituyen un medio para agilizar los procesos contables y aumentar el logro de sus objetivos. Un manual le permite a la empresa contar con un medio de consulta sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan. el manual ofrece al personal una guía para la ejecución de sus labores. orden y consistencia en las acciones a ejecutar. deben ser diseñados de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades. y es de gran utilidad para evitar errores o pasar por alto aspectos elementales. y Los manuales deben mantener uniformidad en los criterios de redacción en las secciones. para que al leerlo las instrucciones sean bien interpretadas. Un alto grado de confianza. que resultará particularmente valiosa para instruir al personal de reciente ingreso. políticas y procedimientos contables por los cuales se evaluará el desarrollo operacional. contribuye a mejorar la calidad y oportunidad de la información así como también minimizar los errores humanos que pudieran existir por la falta de un material de información de este tipo. con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial. ya que en ellos se describe la información referida a normas.

son medios viables parta comunicar políticas. autoridad y responsabilidad. decidir sobre los cambios a implementar.Manual del especialista: El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. para cada puesto de trabajo.y La idea de implantar manuales en la empresa es que esta continúe trabajando en la misma eficiencia durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. Clasificación de los Manuales. 40 . mencionado. Dentro de los tipos de manuales tenemos: y Manual de Organización: El manual de organización describe la y y organización formal. Además. Por ello es importante para las empresas contar con manuales de procedimientos contables. Los manuales son una fuente importante de información escrita y son un instrumento de acción para el control global de la organización. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones. los objetivos del mismo. y Manual de Políticas: El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones. acelerar el entrenamiento de los nuevos empleados y recopilar decisiones pasadas de la administración lo que permitirá por una parte la continuidad de sus futuras decisiones y por otra. funciones. administrativos o financieros para lograr con mayor eficacia los objetivos o metas propuestas. y Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y .

Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa. y que se les entrega en el momento de la incorporación. Manuales de Organización de la Empresa. De acuerdo a su Función Específica: Los manuales pueden ser: y y y y y Manuales de Personal Manuales de Compra Manuales de Producción.y Manual del empleado. y Manual de Propósito múltiple. en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento. Manuales de Finanzas 41 . planes de incentivación y programación de carrera de empleados. derechos y obligaciones. Manuales de Procedimientos de la Empresa.El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente. los manuales se pueden clasificar: De Acuerdo a su Contenido: Los manuales pueden clasificarse como: y y y y y Manuales de Historia de la Empresa Manual de Políticas de la Empresa.. actividades que desarrolla. Manuales de Contenido Múltiple. (1997).El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma.. etc. Según Duhalt M. Manuales de Venta.

revelando las diferencias o debilidades.y Manuales de Otras Funciones. ayuda a la selección de trabajadores en caso de vacantes. y Facilita la coordinación del trabajo y a su vez reduce la duplicación de funciones. quedan claramente establecidas las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando así las actuaciones de cada uno. explicaciones. y Hacen más eficaz y eficiente el trabajo del personal. Según Duhalt M. y Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria. 42 . Ventajas de los Manuales. durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. (1977:26) el uso de los manuales ofrece cuantiosas ventajas entre las cuales se pueden mencionar: y Facilitar la revisión constante de las políticas y procedimientos. evitando que se alteren arbitrariamente. o instrucciones similares. y Al estar por escrito. y Permite conocer detalladamente todas las actividades de un área de la Institución. y Asegura la continuidad de las operaciones de la empresa. y Ahorra tiempo a la organización. la responsabilidad individual y los procedimientos. y el registro de las operaciones. y Establecen la continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo. ya que evita repetir información. y Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitación del personal en su rango.

lo que implica actualizarlos con el tiempo. puesto que muestran los detalles del sistema y sirve como medio para verificar el procedimiento correcto a seguir. (1977:28) se encuentran: y Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboración por su gran volumen. y Quitan discrecionalidad al personal lo que se traduce en un freno para la iniciativa individual. El autor Duhalt M. y Requiere del personal capacitado para su elaboración. (1977:27) considera que: "los Manuales contienen. así como 43 . políticas. Desventajas de los Manuales. historias. y Reprimen el pensamiento creativo o individual del personal. y Una redacción errónea puede dar lugar a la distorsión de sus objetivos. aspectos legales y principios específicos del área a la cual se destinan. procedimientos. de cada trabajador. y El costo de conformación y revisión puede ser elevado.y Son un instrumento de gran utilidad en el trabajo de auditoria. así como la responsabilidad individual y en los procedimientos. en su forma especifica. y Permiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa. organización. y Son una fuente permanente de información. normas. y Pierden vigencia con mucha rapidez. Entre las desventajas más resaltantes de los Manuales según Duhalt M. y El trabajo se centra exclusivamente a lo dispuesto en el manual. Contenido de los Manuales.

modelos de informes y en algunos casos. y Principios de organización que han servido de base a la organización adoptada. los cuales son descritas a continuación: 1. y Organigrama representativo de la estructura organizacional. estándares para medir el desenvolvimiento operacional. Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales. y Descripción detallada de jerarquías.formularios. Verificar los puntos o asuntos que serán abordados: En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual. y Registros de contabilidad. responsabilidad y relaciones tanto de líneas como de staff. Los Manuales pueden contener instructivos referentes a: y Prólogo o introducción. 2. y Código y catálogo de cuentas. y Utilización de formularios. flujogramas. y Descripción en forma ordenada de las diferentes etapas de los procedimientos. Técnicas de Elaboración de los Manuales. organigramas. alcance de autoridad. Detallar cada uno de los asuntos: 44 . indicando las diferentes unidades interventoras en los mismos. y Preparación de informes financieros. y Declaración de objetivos de la Institución. funciones. entre otros". y Políticas generales de la Institución. y Flujograma representativo de los procedimientos descritos.

En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar como se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado. 3. manual: Esta ultima técnica deberá explicar él porque, el cómo, quien lo hace, para qué deberá ser redactado en forma clara y sencilla. Pasos para Diseñar un Manual. La autora Hernández Ysoris H. (2001:27) considera que existen pasos importantes en la elaboración de un manual, en este caso hay que hacer una planificación del trabajo para lograr que sea efectivo y adaptable a las necesidades de la Institución que la va a utilizar. Se debe contar con la información pertinente, para lo cual se necesita de la máxima colaboración del personal de la Institución. Los pasos que deben seguirse para diseñar un manual son los siguientes: Evaluación de la Organización. Antes de comenzar la preparación del manual, debe hacerse un estudio exhaustivo de la Institución. Sus procedimientos, normas y políticas, para garantizar que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la Institución a utilizarlo. Planificación de la Investigación: Debe realizarse un planteamiento a seguir para la elaboración del trabajo, debe seguirse un esquema clasificado y numerado de acuerdo a la especificación de los puntos que se van a incluir. También debe medirse el tiempo estimado de culminación. Recopilación de la información: Para la recopilación de datos, se usar varios medios: Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el

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y La investigación documental, directamente de los archivos de la

institución.
y Entrevistas realizadas al personal, para obtener información sobre

las actividades en las que interviene, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿para qué las ejecutan?, recolectando además las formas empleadas en las operaciones.
y Entrevistas a supervisores, para completar, aclarar y aprobar la

información generada por los que ejecutan las operaciones.
y Observación

directa

del

proceso,

para

constatar

los

datos

recolectados. Elaboración del Manual: Después de haber recolectado la información necesaria para la realización del manual, se procede al diseño del mismo, tomando en cuenta:
y El tamaño del formato ha seleccionar, generalmente se usa el

estándar.
y La

diagramación, con ella se procura ubicar fácilmente la flujogramas que incluyan las labores, métodos y

información, así como la esquematización de los procesos utilizados. Se deben mostrar procedimientos de manera analítica, flujogramas panorámicos de todo el proceso, de igual forma cualquier otro diagrama que se necesite.
y La redacción del manual, debe ser de manera clara y sencilla, sin

utilizar lenguajes técnicos, además no debe quedar nada sobreentendido, ya que de su interpretación depende su efectividad. Una lectura clara, precisa y concisa permite suministrar toda aquella información que el manual quiere expresar.
y La técnica de codificación, tomando en cuenta las actividades que

realiza la institución; así se tiene la codificación alfabética, numérica y alfanumérica.

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y La presentación debe detallar el modelo de impresión, número de

ejemplares. el tipo de encuadernación y todo aquello que influya en la presentación del manual.
y Antes de distribuir el manual, deben elaborarse pruebas piloto que

permitan conocer hasta que punto es efectivo, y determinar si existen modificaciones, de manera que sea lo más adaptable posible a la Institución que lo va a emplear.
y Debe distribuirse un ejemplar a los jefes de las siguientes divisiones:

Planificación y Presupuesto, Personal y Administración y Servicios, para que todo el personal tenga acceso a la utilización del manual, por otra parte, debe hacerse un seguimiento de su utilización, para determinar si en algún momento los procedimientos, normas y políticas no son necesarios o han sido transformados. Por último, deben hacerse las modificaciones pertinentes, en caso de que existan, de lo contrario el manual perderá el objetivo para el cual fue creado. Estructura de un Manual. Su estructura comprende tres partes primordiales que son: 1) Encabezamiento. 2) Cuerpo. 3) Glosario. Encabezamiento: Este debe tener la siguiente información: y Nombre de la empresa u organización. y Departamento, sección o dependencia en las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su contenido. y Índice o tabla de contenido de un criterio de relación de los elementos que contiene el manual. El Cuerpo del Manual: Este debe contener la siguiente información:

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(1997:101) "Son manuales donde se establecen pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización". y Estable pautas o normas específicas. Objetivo del Manual de Normas y Procedimientos. Este manual contiene detalladamente todos los procedimientos que se realizan en la empresa. Glosario de Términos: Al final del manual se debe incluir los siguientes datos: y Anexos o apéndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten. Según Catacora F. Manual de Normas y Procedimientos.Descripción de cada uno de los términos o actividades que conforman el procedimiento. así como las normas y pautas específicas que se aplican para la elaboración de los diferentes procedimientos llevados a cabo en las operaciones. y Nombre de la entidad responsable de la elaboración del manual y su contenido. y Fecha de emisión del procedimiento para determinar su vigencia. con indicaciones de cómo y cuando desarrollar las actividades. Características del Manual de Normas y Procedimientos. El objetivo de estos manuales es presentar en forma ordenada y sistemática las normas y los procedimientos llevados en las operaciones de 48 . Las características de este tipo de manuales son las siguientes: y Detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa.

Flujogramas. (1997:77) "Son Técnicas de documentación que constan de símbolos que permiten visualizar el procedimiento de una operación. involucradas en esas operaciones". y Permite sincronizar y detallar todo el proceso operativo disminuyendo explicaciones y representaciones. Ventajas del Flujogramas. con la finalidad de dotar a la empresa de un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones. distribución de documentos y la situación de los registros y archivos de contabilidad. así como las relaciones interdepartamentales. Para Catacora F (1997:77) Las ventajas de los flujogramas son las siguientes: y La simbología empleada en su preparación son de conocimiento universal lo que facilita la comunicación con los técnicos y los programadores de computadoras en el área de procesamiento de datos. Los flujogramas para Catacora F. así como garantizar la continuidad de los procedimientos aún cuando sucedan cambios. la división de responsabilidades. 49 .la organización. desde su origen hasta su destino de una manera secuencial y cronológica.

personal de nuevo ingreso y a terceras personas sobre la naturaleza y el tipo de la estructura de la Institución. donde se visualiza el acoplamiento entre sus partes componentes. dependencias y conexiones que pueden existir en la de la institución. por lo que los trabajadores 50 . se esmeran por obtenerlo.y Por su forma representativa de las operaciones. se pueden localizar con facilidad las zonas deficientes. esfuerzos y recursos. puesto que al conocer el rango superior. y Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad ya que se adaptan a problemas específicos. Ventajas del Organigrama. y Permite economizar tiempo. en el sentido de que reflejan las líneas de mando y autoridad. y Facilita al personal entender y habituarse a la estructura organizativa además que permite observar las distintas relaciones. duplicidad en operaciones. de igual manera para detectar y corregir deficiencias o errores de estructura. Organigramas. Los organigramas se implementan para informar al personal de la Institución en general. así como aplicar los correctivos necesarios. organización". Según Fernando Catacora: (1997:19) los organigramas: "Representan gráficamente la estructura organizativa de la Institución. y Incentiva a la superación de los trabajadores.

. (l977:156): "los formularios son objetos sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable. relacionadas con sus ingresos. El Artículo 289.. Ejercer el control de gestión y evaluar el cumplimiento y resultado de las decisiones y políticas públicas de los órganos. gastos y bienes.5. Las ventajas de los formularios es la siguiente: y Al estar por escrito sirven de soporte o evidencia física de lo que sucede en la empresa. Ventajas de los Formularios. a quién deben reportar. y Se evita repetir información común o general que acepta respuestas individuales. Según el autor Duhalt. le corresponde: ³. Generalmente son Impresos en papel y puede constar de varias partes similares o distintas".´ 51 .. entidades y personas jurídicas del sector público sujetos a su control. Formularios.conocerán a qué departamento dependen. así como supervisar. Bases Legales. M. (1999). Ordinal 5 establece que a la Contraloría General de la República. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. y Facilita la evaluación de la estructura y todos los aspectos relacionados implícitamente con ella con el propósito de detectar fallas o debilidades y corregidas.

Este artículo deja señalado claramente a quien corresponde diseñar. El Artículo 35 dice lo siguiente: ³El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización. El Artículo 36 señala: ³Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar. promover la eficiencia. verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa. indicadores de gestión. índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno´. mantener y evaluar el sistema de control interno. establecer. las políticas. el cual debe ser adecuado a la naturaleza. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. economía y calidad en sus operaciones. las normas. para salvaguardar sus recursos. objetivos y metas´. implementar y evaluar el control interno. Así mismo se señalan los objetivos del control interno. manuales de procedimientos.De este articulo nace la necesidad de los organismos llevar un control adecuado de sus gestión para una sana rendición de cuentas. normas. así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley. teniendo esta función la alta dirección de cada ente del sector público sujeto a esta Ley. estructura y fines del ente´. estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión. En el anterior artículo se expresa la responsabilidad de elaborar de acuerdo a las normas básicas de la Contraloría general de la República. los instrumentos que garanticen el funcionamiento adecuado del sistema de control interno. En el Artículo 37 se expone: ³Cada entidad del sector público elaborará. En este artículo se define como esta formado el control interno en los entes u organismo del sector publico sujetos a dicha Ley. 52 . en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República.

entrada de ingresos y pagos deben extenderse a todos los organismos del sector público nacional sea centralizado o descentralizado. en la medida en que se cumpla una evolución progresiva y consistente de la modalidad y atributos funcionales del servicio consagrados en esta Ley. que esta formada por normas y procedimientos que permiten registrar e interpretar las transacciones financieras que afectan el patrimonio de la República y de los entes descentralizados. órganos. órganos.´. procesar y exponerlos hechos económico financieros que afecten o pueden llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes descentralizados. en lo que se refiere a las actividades de custodia de fondos. normas y procedimientos técnicos que permiten valorar. 53 .Ley orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. deben tener ciertas condiciones funcionales en cuanto al servicio nacional de tesorería. normas y procedimientos a través de los cuales se presta el servicio de tesorería. El Artículo 121 expone que: ³El Sistema de Contabilidad Pública comprende el conjunto de principios. se extenderá hasta incluir todo el sector público nacional centralizado y los entes descentralizados de la República sin fines empresariales. El Artículo 105 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público señala: ³El Sistema de Tesorería está integrado por el conjunto de principios. El Artículo 107 de la Ley Orgánica de la administración Financiera del Sector Público (LOAFSP) dice: ³El servicio de tesorería. percepción de ingresos y realización de pagos.´ El mencionado artículo permite mostrar que existe un Sistema de Contabilidad Pública. En el anterior artículo se observa que los referente a custodia de fondos.´ Este artículo tiene que ver con las normas y procedimientos que deben regir en el manejo de fondos públicos.

asegurar la obtención de información administrativa. Este artículo tiene que ver con algunos de los principios que deben tener presente un control interno. presentar información financiera fidedigna.´ Este articulo señala el objetivo del control interno. El Artículo 132 dice: ³El sistema de control interno de cada organismo será integral e integrado. y estará fundado en criterios de economía. abarcará los aspectos presupuestarios económicos. El control interno de cada organismo del sector público debe funcionar coordinadamente con el control externo que lleva General de la República Finalmente el Artículo 134 establece: ³Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza. patrimoniales. como lo es salvaguardar los activos del sector público. programas y presupuestos. así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas. Dicho sistema incluirá los elementos de control acabo la Contraloría 54 . así como la evaluación de programas y proyectos. financiera y operativa útil. En este orden de ideas el Artículo 133 señala: ³El sistema de control interno funcionará coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contraloría General de la República. salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público. confiable y oportuna para la toma de decisiones. eficiencia y eficacia´. para el cumplimiento de sus objetivos. estructura y fines de la organización. confiable y oportuna para la toma de decisiones.El Artículo 131 destaca: ³El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales. promoverla eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes. financiero. en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas. normativos y de gestión. Así como también busca promover la efectividad y eficiencia.

Definición de términos Básicos: Control Interno: Es un proceso ejecutado por el consejo de directores. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano. sin ningún tipo de limitaciones. Manual de Normas y Procedimientos Administrativo: Todo cuerpo sistemático que indica las actividades administrativas mencionando los diferentes procesos de trabajo. los administradores y otro personal de una entidad. 55 que deben ser realizadas y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. así como la auditoría interna. . orientado a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: y y y Efectividad y eficiencia en las operaciones. el cual es aceptado es aceptado generalmente para pagos de mercancías y servicios. Efectivo: Es el activo más liquido. estructura organizativa y propósitos. Confiabilidad en la información financiera. ya sea en conjunto o separadamente.´ En el artículo anterior se establece la potestad a la alta dirección de cada organismo público de implementar y hacer seguimiento a un sistema de control interno adecuado a sus características. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento en que se necesite. diseñado para proporcionar seguridad razonable. Manual: Es todo cuerpo sistemático que indica que las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas serán realizadas.

con apoyo en la investigación documental. Regional Apure. a fin de garantizar un mayor nivel de confianza en la obtención de la información para el desarrollo del estudio. F (2004): "La investigación de campo consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios). sin manipular o controlar variable alguna". Según Arias. La Investigación de Campo viene dada debido a que los datos de interés se recogerán en forma directa de la realidad. Para llevar a cabo esta investigación se hace necesario poner en práctica herramientas emanadas en la investigación de campo.CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Tipo de la Investigación De acuerdo a la naturaleza el estudio está enmarcado dentro de la modalidad de un proyecto factible. con observación directa y la entrevista con el personal que labora en los diferentes departamentos de la Fundación Nacional ³Niño Simón. que tienen que ver con el manejo del efectivo. debido a que está orientado a proporcionar solución o respuesta a problemas planteados en una determinada realidad. (p.. 94) 56 .

con apoyo principalmente. teorías. textos. Diseño de la Investigación La naturaleza del diseño de la investigación en su primera fase sirve para diagnosticar la necesidad enunciada en el planteamiento del problema: tiene carácter de campo. información y datos divulgados por medios impresos. La relevancia de esta actividad investigativa está dada porque representa la base de todo trabajo escrito y la génesis de la conceptualización teórica de toda investigación. comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis´ (p. Según Hernández S.-15) "Se entiende por investigación documental.Investigación Documental: porque la información se obtendrá de materiales bibliográficos. documentos legales u otros que aportaron conocimientos al problema planteado. en trabajos previos. En la segunda fase se llevo a cabo la aplicación de una encuesta en la modalidad de cuestionario. audiovisuales o electrónico". el estudio de problema con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza. leyes. 60). y cualquier otro documento vinculado con el tema. ensayos. grupos. el diagnóstico estuvo dividido en dos fases: la primera consistió en una profunda revisión bibliográfica con el objeto de determinar la sustentación teórica de la investigación: antecedentes. 57 . y Otros (2005) ³los estudios de campo buscan especificar las propiedades importantes de las personas. En tal sentido. cuya finalidad fue describir la situación existente. Según El Manual de Trabajo de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2005) (Pág.

Regional Apure. Regional Apure. Muestra De acuerdo con Ramírez (2004). fenómeno o grupo con el fin de restablecer su estructura o comportamiento". F (2004): "La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho. y tal como lo plantea Arias (2005). 210). se resaltaron las normas y procedimientos administrativos de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. (p. En el caso pertinente a la presente investigación. La investigación descriptiva trabaja sobre realidades y sus características fundamentales es la de prestar una interpretación correcta.. En este caso. Población y Muestra Población Tal como lo plantea Hernández (2004). en un manual. por consiguiente. Según Arias. la muestra representa a ³un grupo relativamente pequeño de una población que posee características 58 . una población: ³es el conjunto de todos los casos que concuerdan una serie de especificaciones´ (p. haciendo en primer lugar una descripción y posteriormente el análisis del mismo. 20). El nivel de investigación que se aplico es descriptivo ya que trata de informar acerca del problema objeto de estudio.Nivel de la Investigación El nivel de investigación se refiere al grado de profundidad con que se aborda un objeto o fenómeno. la población estará conformada por cinco (05) personas que laboran y son directivo de la Fundación Nacional ³Niño Simón´.

Sin embargo. Entre ellas. La Entrevista: Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a la entrevista la define como: ³la relación directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a través de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. La Encuesta: según Tamayo (2001) consiste en ³el instrumento formado por una serie de preguntas formuladas y cuyas respuestas son anotadas por el empadronador´ (p. por lo cual no fue necesario obtener muestra quedando conformado por el total de los sujetos que integran parte de la investigación. se pueden indicar: El fichaje: este técnica se emplea para tal fin como lo plantea Sabino (2004) ³ordenar. debido a las características cuantitativas del universo de integrantes y a la facilidad de acceder a todos se desechó la técnica de selección muestral.123) 59 . 83). 210). En este caso. se efectuó un arqueo de la bibliografía relacionado con la temática en cuestión. se aplicaron varias técnicas. Con relación a lo planteado Spencer (2004). las cuales permitieron obtener la información. es decir. cinco (05) sujetos. 186). Técnicas de Recolección de Información En este estudio. señala: ³para garantizar la máxima confiabilidad a los resultados es recomendable seguir los requerimientos de la investigación obtenida al máximo de unidades poblaciones´ (p.´ (p. clasificar los diferentes documentos y demás material bibliográfico que servirán para sustentar el marco teórico de una investigación´ (p. 91). la cual representa el 100% de la población.semejantes a la misma´ (p.

J. J. I y Toro. 44). 90). Instrumentos de Recolección de Datos Para la realización de la investigación. antes de su aplicación a la población en estudio. En un cuestionario las preguntas deben ser muy claras. sostiene que la guía de entrevista ³es una especie de interrogatorio previamente preparado´ (p. Validez del instrumento Los instrumentos utilizados en esta investigación fueron sometidos a un proceso de validación.90). para que lo realiza. 238).´ (p. el instrumento 60 . quien lo realiza y porque lo realiza y cuando lo realiza. Al respecto Hurtado. En este sentido. fue necesario obtener una serie de información que sustento el análisis efectuado en el estudio. el cual según Hurtado. I y Toro. se diseño y administro una guía de entrevista dirigida a los funcionarios directivo de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Hurtado (2004). para responder a las preguntas como lo realiza. y abiertas cuando se contestan a criterios y juicio al entrevistado.En la entrevista se desea obtener la opinión del entrevistado con respecto a la identificación de los procedimientos administrativos. ellas pueden ser de dos modalidades: abiertas y cerrada. el cual según Hernández (2004) señala que ³la validez es la eficacia con que un instrumento mide lo que desea medir´ (p. Regional Apure. Por lo tanto. (1998) ³logra que el investigador centre su atención en ciertos aspectos y se sujetas a determinadas condiciones´ (p. (1998) nos comentas que las preguntas son: ³cerradas cuando se contesta con un si o un no. También se empleó como instrumento de recolección de datos el cuestionario.

otro en administración y el último en redacción y estilo. Validación y confiabilidad de los instrumentos. clasificación y tabulación de los datos que obtuvieron a través de los instrumentos. Dicha validez se determina a través de la consulta de tres expertos a saber. De igual forma. precisión y calidad.fue sometido al juicio de expertos los cuales verificaron si los ítems guardan relación con las variables e indicadores del estudio. Tercera Fase: Procesamiento Estadístico Se realizo el procesamiento estadístico al que se sometieron los datos. Consiste en hacer una exhaustiva revisión documental de la bibliografía y trabajos afines relacionados con el tema de la investigación. así como el análisis e interpretación de los resultados a fin de elaborar el 61 . Organización. Elaboración de los cuestionarios. Procedimientos Metodológicos Empleados Adecuando la metodología al problema en estudio se aplico una serie de pasos que permitieron el desarrollo de la investigación. así como la pertinencia de los contenidos. se realizaron consultas bibliográficas de diversos tópicos para conformar el marco teórico Segunda Fase: Exploración o De Campo. Las acciones principales que se desarrollaron en esta fase fueron las siguientes: Selección y cuantificación de la población. Los mismos estuvieron enmarcados en los siguientes momentos: Primera Fase: Revisión Documental. uno en metodología. redacción y estilo. Aplicación de los cuestionarios a la totalidad de la población.

62 .diagnóstico que permitió formular las conclusiones y sugerir las recomendaciones correspondientes.

63 . se utilizaron cuadros que contienen la frecuencia y el porcentaje por cada respuesta.CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Para la presentación y análisis de los resultados. con su correspondiente interpretación.

5.CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 1. 11.5 100 . 13.5 100 . las personas que firman en las cuentas bancarias? ¿El Presidente tiene firma autorizada? ¿El administrador tiene firma autorizada? ¿El jefe de caja tiene firma autorizada? ¿Se realizan pagos sólo con la presencia en los cheques de la firma de la presidenta? ¿Tienen firmas conjuntas la presidenta y el 5 100 . 2.5 100 ENUNCIADO F SI % F . 7. 10. 6. 3.5 100 100 ¿Está restringido el acceso al área de caja a 5 .5 NO % 100 100 Tomando en cuenta los resultados obtenidos a través de la aplicación del instrumento se pudo determinar la inexistencia de un manual de normas y procedimientos administrativos que regule las actividades a cumplir en el 64 . 12. 8.5 100 5 5 5 100 100 100 . 9. ¿Existe un manual de organización? ¿Existe un manual de funciones? ¿Existe un manual de normas y procedimientos administrativos? ¿Se efectúan pagos a través de caja sin la debida autorización? ¿Se efectúan pagos superiores a los autorizados en el manejo de caja? personas no autorizadas? ¿Están autorizadas por la Junta Directiva. 4.5 100 administrador? ¿Existen otras personas con firmas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias? .5 .

la cual forma parte de las actividades de control que es uno de los cinco componentes del control interno (Informe de Control Interno COSO).5 100 Administración? ¿Reúne los requisitos mínimos exigidos para el desempeño de ese cargo? ¿Están bien definidas sus funciones? ¿Existe un contador en Administración? ¿Reúne los requisitos mínimos exigidos para el desempeño de su cargo? ¿Están bien definidas sus funciones? ¿Están suficientemente segregadas las funciones de caja y contabilidad? ENUNCIADO F SI % F NO % Los resultados muestran que no están bien definidas las funciones. lo cual viene a constituir una debilidad en el control interno. a pesar de que las personas cumplen con los requisitos mínimos para desempeñarse en su cargo. Así mismo se pudo constatar que las operaciones relativas al manejo de efectivo en caja y banco en el Departamento de Administración de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. 15. 19. cumpliéndose de esta forma con la norma de control interno referente a la autorización de las mismas. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 14. ¿Existe un cajero en el Departamento de 5 5 de 5 5 5 100 100 . 20. Regional Apure. están debidamente autorizadas. 17. pero a pesar de ello los encuestados manifestaron que si están suficientemente segregadas las funciones de caja 65 .manejo del efectivo. 18.5 100 100 el Departamento 100 100 . 16.

25. ¿Existe libro auxiliar de banco? ¿Esta actualizado el libro auxiliar de banco? ¿Existen registros contables? ¿Están actualizados los registros contables? ENUNCIADO F 5 5 5 5 SI % F 100 100 100 100 NO % - 66 . 23.5 . CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 27. 24.5 100 100 . la cual esta establecida en el Informe COSO. 26. 30. no realizar arqueos de caja sorpresivos y cierres de caja diario. al no depositar el mismo día el dinero que ingresa a caja.y contabilidad. 22.5 100 100 100 ENUNCIADO F SI % F NO % A través de los resultados del análisis se pudo confirmar debilidades en el control interno presentes en el manejo del efectivo en cuanto a la seguridad de los activos. 28. ¿Es depositado el mismo día el dinero que ingresa a caja? ¿Se efectúan pagos con cheque? ¿Se efectúan pagos con efectivo? ¿Se efectúan arqueos de caja sorpresivos? ¿Se efectúan cierres de caja diario? ¿Cuándo se producen cambios de firma autorizados. 29. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 de Control Interno Representación según nivel de respuesta N° Ítem 21. la notifica al banco? 5 100 5 5 .

conforme a lo establecido en el Informe de Control Interno COSO. 67 . 32.Del análisis de los resultados se obtiene que una de las actividades de control interno como lo es el registro oportuno y adecuado de las operaciones. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 31. se esta efectuando debido a mantener actualizado los registros que tienen que ver con el movimiento de efectivo. lo cual permite conocer el monto exacto del mismo. señalado en el Informe de Control Interno COSO. ¿Son realizadas las conciliaciones por una persona diferente al Jefe de Caja? 5 100 5 100 ENUNCIADO F 5 SI % F 100 NO % - Del análisis se desprende el cumplimiento de una de las actividades de control interno como lo es la conciliación de saldos. ¿Se concilian mensualmente las cuentas bancarias? ¿Son realizadas las conciliaciones bancarias por personas diferentes a las autorizadas para firmar en las cuentas bancarias? 33. en cuanto a manejo de efectivo.

conforme a lo señalado en el Informe de Control Interno COSO al mantener actualizado los registros que tienen que ver con el movimiento de efectivo. los cuales se encuentran actualizados. antes situaciones que deberían estar normalizadas y que por el hecho de no estarlo. 68 . Regional Apure.CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones: Después de la presentación. En lo referente a la seguridad de los activos. lo cual facilita determinar con certeza el saldo que posee la institución. y si se produce es fácil determinar su cuantía. análisis e interpretación de los resultados relacionados al funcionamiento del control interno en el manejo de efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Existen registros de entrada y salidas de efectivo. se originaron las siguientes conclusiones: 1. se convierten en debilidades de control interno que propician la apropiación indebida del efectivo y que pudieran producir desfalcos a la institución. tanto en caja como en banco. los pagos en efectivos se realizan con frecuencia. Esta situación disminuye el riesgo de pérdida del efectivo en su manejo. Existe un registro oportuno y adecuado de las operaciones. 2. 3. permitiendo el libre albedrío. los arqueos de caja no se realizan sorpresivamente y los cierres de caja no se efectúan a diario. debido a las debilidades de control interno existente. es insuficiente para protegerlos del uso indebido que pudiera ocasionar su pérdida. específicamente del efectivo en caja. 4. Inexistencia de un manual de normas y procedimientos administrativos que orienten a las personas en el cumplimiento de sus funciones. ya que el efectivo que entra y sale de caja no se deposita en el banco en el mismo día.

directivos y público en general. ya que en la actualidad carece de este importante instrumento administrativo. de acuerdo a lo establecido en el Informe de Control Interno COSO. adolecentes. reduciendo las debilidades de control interno encontradas. Se observa el cumplimiento de las actividades de control interno como lo es la conciliación de saldos. 69 . lo cual va permitir orientar a las personas en el cumplimiento de sus funciones. proveedores. empleados. familias. Recomendaciones: Dentro de las recomendaciones se sugiere: y Poner en práctica lo antes posible el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. niñas. y El anterior Manual podrá ser complementado con un Manual de Organización.5. Regional Apure. en pro de mejorar la gestión administrativa y la prestación de un mejor servicio a niños.

REGIONAL APURE 70 .CAPÍTULO VI PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO EN LA FUNDACIÓN NACIONAL ³NIÑO SIMÓN´.

Marelys. Aquino Yorman. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 71 .GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO Elaborado por: Pineda.

.......... Procedimientos para el manejo del efectivo (entradas)..... Aquino Yorman....................................................................................................................................... Normas para el manejo del efectivo de caja (entradas).... Instrucciones para su uso................................................................................................................................................ Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 72 . Normas para el manejo del efectivo de caja (salidas)................... Marelys....... Procedimientos para el manejo del efectivo (salidas)................................................................................ Objetivo...................................................................GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Índice Asunto: Índice Introducción............... Anexos (Formatos)..... Elaborado por: Pineda...................... Glosario de términos............

lo cual proporcionará protección al efectivo y mejorará la gestión en pro de una mejor atención a los niños(as) del Estado apure. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 73 . El manual ha siso estructurado de la siguiente manera: Capítulos I II III IV V VI VII VIII IX Titulo Introducción Objetivo Instrucciones para su uso Glosario de Términos Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Normas para el manejo del efectivo en Caja (Salidas) Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) Anexos (Formatos) Se hace necesario la implementación de este manual para aumentar el control y la protección sobre el efectivo en caja con la finalidad de disminuir las debilidades o fallas en la ejecución del trámite administrativo y aumentar la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos financieros y en la prestación de los servicios que brinda la institución. Aquino Yorman. mediante la aplicación de las normas y procedimientos administrativos contenidos en este manual.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Introducción Asunto: Introducción El presente manual tiene como propósito contribuir al fortalecimiento del Control interno de la Fundación Regional ³El Niño Simón´. Marelys. Elaborado por: Pineda.

GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Objetivo Asunto: Objetivo Contribuir al fortalecimiento del Control Interno Administrativo en el manejo del Efectivo en Caja de la Fundación Regional ³El Niño Simón´ del Estado Apure. niñas y adolecentes del Estado Apure. más celeridad en el tramite administrativo y generar mayor confianza en la gestión administrativa de la Directiva. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 74 . en pro de un mejor servicio en beneficio de la salud física y mental de los niños. Elaborado por: Pineda. mediante las normas y procedimientos administrativos contenidos en este manual. Aquino Yorman. las cuales al ser aplicadas redundarán en mayor protección al efectivo contra pérdidas o apropiación indebida. Marelys.

2. Marelys.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Instrucciones para su uso Asunto: Instrucciones para su uso 1. el objetivo y el glosario de términos antes del resto de temas que integran el manual. Elaborado por: Pineda. ya que estos son complementos de las normas. Lea cuidadosamente el índice para conocer el orden del manual. lo cual le facilitará tener una noción clara de donde se ubica un determinado contenido al momento de una consulta. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 75 . 3. Comience por leer las normas y luego los procedimientos. Se recomienda leer primero la introducción. Aquino Yorman.

establece niveles de autoridad y responsabilidad y la forma como se realizaran las funciones administrativas. sus actividades. Elaborado por: Pineda. Marelys. Confiabilidad en la Información financiera. Efectivo: Es el activo más liquido. Manual de Normas y Procedimientos: Todo cuerpo sistemático que indica las actividades administrativas a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. los administradores y otro personal de una identidad. sin ningún tipo de limitaciones. los deberes. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento que se necesite. diseñado para proporcionar una seguridad razonable con vía a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías: y y y Efectividad y eficiencia en las operaciones. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 76 . el cual es aceptado para pagar bienes y servicios. Aquino Yorman. Control Interno: Es un proceso ejecutado por el Concejo de Directores. Organización: Según Melinkoff (1986) define a la organización como ³un proceso de la administración que crea la estructura orgánica.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Glosario de Términos Asunto: Glosario de Términos Conceptualizar los términos utilizados en este manual. permitirá aclarar dudas o afianzar sus conocimientos sobre el significado de algunos de estos términos en beneficio de un mejor desempeño en su trabajo. las obligaciones y atribuciones que correspondan.

Los sobrantes en caja deben contabilizarse como otros ingresos. Debe efectuarse la apertura de caja al menos una vez al día. 10. posterior a su cierre debe quedar en esta hasta el día hábil siguiente. monedas y/o billetes) coincida con el monto del recibo de ingreso a entregar. Marelys. Debe entregarse un recibo de ingreso al pagador. 6. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 77 . 5. Debe restringirse el acceso a caja de personas no autorizadas. El cheque debe estar acompañado de su documentación soporte correspondiente (aporte de la Gobernación del Estado Apure u otros entes). 2. 9. Debe contactarse que el monto recibido ( cheques. se determinará su monto para ver si coincide con el monto a pagar o a entregar. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) 1. Objetivo: Controlar la entrada de Efectivo en Caja. Deben verificarse que los datos contenidos en el cheque sean correctos. 7. 4. 3. Aquino Yorman. Elaborado por: Pineda.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. El efectivo que se reciba en caja. Cuando se reciban monedas y/o billetes debe verificarse que sean de curso legal y estén en condiciones de seguir circulando. Debe efectuarse el cierre de caja al menos una vez al día. 8.

Objetivo: Describir como se controla la entrada de Efectivo en Caja. copias a (administrador) y (contabilidad). Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Responsables y Formularios que intervienen: Administración. la documentación soporte respectiva. Documentación Soporte. Movimiento de Caja. Entra efectivo. el jefe de caja usa el formato Movimiento en Caja en original (Jefe de Caja) y Jefatura de caja. Recibo de Ingreso. Movimiento de Caja. Elaborado por: Pineda. Marelys. y guarda Administración. El procedimiento se inicia cuando el administrador y el Jefe de Caja aperturan la caja usando el Formulario de Movimiento de Caja en original (Jefe de Caja) y copias a administrador y contabilidad.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. conjuntamente con el duplicado (administración) y Relación de Cheques en triplicado (contabilidad) del recibo de ingreso. Procedimientos: 1. Aquino Yorman. Jefatura de Caja. caja. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 78 . 2. Si hay efectivo del día anterior se revisa la relación de cheques en caja en original (Jefe de caja) y copias a (contabilidad) y se procede a realizar el depósito. Relación de Cheques en Caja.

al igual que las copias de los recibos de ingresos. Administración. Objetivo: Describir como se controla la entrada de Efectivo en Caja. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 79 . . Elaborado por: Pineda. el original de la documentación del soporte del efectivo va a contabilidad. Recibo de Ingreso. El administrador y el jefe de caja hacen el cierre de caja. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Responsables y Formularios que intervienen: Jefatura de caja. Aquino Yorman. Relación de Cheques en caja. Procedimientos: 3. Documentación Soporte. .GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. el original del movimiento de caja y la relación de cheques en caja se archiva en la jefatura de Caja y una copia al administrador. Contabilidad Movimiento de Caja. Marelys.

4. el día hábil bancario siguiente. Si el cheque se elabora a mano. 11. 12. Objetivo: Controlar la salida de Efectivo en Caja. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 80 . Deben conservarse los cheques anulados. 2. 14. Al emitirse un cheque debe verificarse que los datos estén correctos.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSPARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. Toda salida de efectivo debe estar autorizada. Marelys. Al pagarse un cheque debe conservarse la fotocopia de este. No deben emitirse cheques al portador. 5. Elaborado por: Pineda. 15. 6. además d el vouchers. 7. o en caso justificado. Los cheques o depósitos deben contener en el reverso la leyenda ³Solo para ser depositado en la Cuenta N° XXXX del Banco XXXX a nombre de la Fundación Regional del Niño Simón del Estado Apure´. No deben emitirse cheques en blancos o con algunos de los datos sin llenar. El cheque no debe presentar enmendaduras. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) 1. 3. No debe emitirse cheque sin disponibilidad bancaria. Todo pago debe efectuarse con cheque y estar debidamente soportado. 10. Aquino Yorman. Todo efectivo que entra a Caja debe ser depositado el mismo día. El Jefe de Caja es el responsable de la caja. El cheque debe tener la expresión ³NO ENDOSABLE´. 13. tachaduras y mutilaciones en algunos de sus datos. la tinta debe ser negra o azul. No deben emitirse cheques posdatados. 9. 8.

22. Debe llevarse un estricto control de los talonarios de cheques y sus respectivos talones de pagos. A los cheques emitidos debe colocarse la fecha de caducidad. 19. Marelys. o en casos justificados. Deben efectuarse arqueos de cajas sorpresivos. 21. Los pagos deben efectuarse. Aquino Yorman.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. Debe efectuarse al menos un cierre de caja diario. al día siguiente. 17. por compromisos previamente presupuestados y en función del tiempo que tengan vencidos y del momento que se presenten a cobrarlos. Deben conservarse los cheques devueltos. Objetivo: Controlar la salida de Efectivo en Caja. 23. Debe llevarse un Libro Auxiliar de Banco actualizado. 18. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 81 . 20. Debe llevarse un libro auxiliar de entradas y salidas de efectivo de caja actualizado. 24. Deben efectuarse conciliaciones bancarias mensualmente. Elaborado por: Pineda. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) 16.

El procedimiento se inicia cuando después de recibir la lista de cheques autorizados para pagar de la Administración. Objetivo: Describir como se controla la salida de Efectivo en Caja. usando el formato Movimiento de Caja en Original y Copia. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 82 . Relación de depósitos enviados al banco. Jefatura de caja. Aquino Yorman. y el original de la documentación soporte va a Contabilidad. Jefatura de Caja. Movimiento de Caja. El jefe de Caja elabora los depósitos bancarios. Relación de Cheques en Caja. Documentación Soporte. Jefatura de caja. la original le queda al Jefe de caja y la copia al Administrador. Relación de Cheques en caja. Movimiento de Caja. paga recibiendo la documentación soporte del pago y la guarda. 3.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. Administración. Elaborado por: Pineda. Documentación Soporte. 2. Contabilidad. Procedimientos: 1. la relación de depósitos enviados al banco. El Administrador y el Jefe de caja hacen el cierre de caja. el original le queda al jefe de caja y la Copia va a contabilidad. Marelys. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Salida) Responsables y Formularios que intervienen: Administración.

Marelys.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ FECHA: PÁGINA: CAPITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO ANEXOS (FORMATOS) Elaborado por: Pineda. Aquino Yorman. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha: 83 .

Páguese a la orden de: __________________________________________ La Cantidad de: ________________________________________________ _____________________________________________________ Bolívares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Aprobado por: Recibí Conforme: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: 84 .GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ COMPROBANTE DE CAJA CHICA N° 0000000 FECHA DÍA MES AÑO Por Bs.

GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ VALE DE CAJA CHICA N° 0000000 Fecha Día Mes Año Por Bs. A la orden de: __________________________________________________ Por la Cantidad de: _____________________________________________ _____________________________________________________ Bolívares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Aprobado por: Recibí Conforme: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: 85 .

GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ REPOSICIÓN DE CAJA CHICA Cancelado A: Fecha Día Mes Año Correspondiente al Periodo del: ___/___/___ Al ___/___/___ Fecha Comprobante N° Por Concepto de: Bolívares Elaborado por: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: Total Bolívares Aprobado por: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: 86 .

_______________ Total Bs. _______________ Total Bs. 2. _______________ Total Bs.00 Total Bs.125 Total Bs. _______________ Total Bs. _______________ TOTAL MONEDAS Bs.00 De Bs. 0.25 De Bs. 0. _____________ Vales de Caja Chica Por Bs. _______________ Total Bs.00 De Bs. _______________ TOTAL BILLETES Bs. _______________ MONEDAS: ___________ ___________ ___________ ___________ De Bs.50 De Bs.00 De Bs. A Favor de: TOTAL Bs. _______________ Comprobantes de Caja Chica Del N° _____________ Al N° ______________ TOTAL Bs. _______________ TOTAL FONDO DE CAJA CHICA Bs. 1. _______________ Total Bs. 100._______________ Encargado: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: Revisor: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: 87 . _______________ Total Bs.00 De Bs. 0.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ ARQUEO DE CAJA CHICA BILLETES: Fecha Día Mes Año ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ De Bs.00 De Bs. 20. 10. 50.

00 Monedas de Bs. CHEQUES BANCO BENEFICIARIO MONTO EN BS. 20.10 Monedas de Bs.00 Billetes de Bs. 0. 0. 100. N° Depósito 88 .00 Monedas de Bs 0.00 Billetes de bs.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ MOVIMIENTO DIARIO DE CAJA EFECTIVO: Fecha Día Mes Año CANTIDAD DENOMINACIÓN TOTAL BS. TOTAL DESEMBOLSOS POR CAJA DEPÓSITOS Banco OBSERVACIONES Monto en BS. Billetes de Bs. 10.00 Billetes de Bs. TOTAL MOVIMIENTO DE CAJA BS. DESEMBOLSOS REALIZADOS POR CAJA Por Concepto de: N° de Monto en Documento Bs.25 Monedas de Bs 0. 2. N° CHEQUE TOTAL CHEQUES Bs. 50.00 Billetes de bs.50 Monedas de Bs 0.125 Monedas de Bs. 1.05 TOTAL EFECTIVO Bs.

Revisado por: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: Conforme Jefe de Caja: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: 89 .

GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ RELACIÓN DE CHEQUES BANCO Fecha Día Mes Año N° CHEQUE 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 BENEFICIARIO MONTO EN BS. Total Bolívares Son: __________________________________________________________ ______________________________________________________________ Revisado por: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: Conforme Jefe de Caja: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: 90 .

GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´ RECIBO DE CAJA N° 0000000 FECHA DÍA MES AÑO Por Bs. He recibido de: ________________________________________________ La Cantidad de: ________________________________________________ _____________________________________________________ Bolívares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Recibido con Cheque N° _________ Banco______________ Cuenta N°___________________________ Ordenado por: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Cargo: Firma: Jefe de Caja: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: Recibí Conforme: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: 91 .

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