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Diagnóstico del Sistema Logístico Dvinni 1,2

Diagnóstico del Sistema Logístico Dvinni 1,2

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Trabajo Final. Universidad Libre Materia: LOGÍSTICA NACIONAL E INTERNACIONAL Tema: DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA LOGÍSTICO 1.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA 1.1 Misión y Visión MISIÓN D¶vinni S.A. es reconocida nacional e internacionalmente por su amplia experiencia en la Edición e Impresión en sus líneas de Agendas, Libros, Catálogos, Revistas, Informes Anuales, Productos Escolares y de Oficina; Productos de Marroquinería y Promocionales, con la permanente satisfacción de nuestros clientes a través del mejoramiento continuo en nuestros procesos, entregas oportunas, excelencia en el servicio y en la calidad, con la mejor tecnología gestionada por un equipo humano competente garantizando el desarrollo sostenible de la compañía cumpliendo con los requisitos legales que nos aplique. VISIÓN En el 2015 ser reconocidos en América Latina como socios estratégicos de nuestros clientes ofreciéndoles las mejores soluciones integrales de Edición, Impresión, Marroquinería y Productos Promociónales.

1.2 Breve resumen histórico D´vinni es una empresa proveedora de soluciones integrales para marketing, venta y logística. La experiencia de más de 26 años en la industria editorial, estar presentes en 7 países, tener una planta de producción de 30.000 m2 adaptada a las tecnologías de vanguardia y contar con la colaboración de un equipo

interdisciplinario de 700 empleados nos permite brindar servicios y productos ágiles, oportunos, innovadores y rentables para nuestros clientes. Desde 1983, año en que fue fundada la compañía, D¶vinní ha ampliado su portafolio y desarrollado nuevas unidades de negocio que responden a las necesidades del mercado y ofrecen al cliente soluciones integrales para sus estrategias de comunicación y marca 1.3 Actividades de la empresa 1.4 Principales mercados

1.5 Principales Productos/Servicios Unidades de Negocio y y Libros Publicomerciales

7 Mix de venta (mercado doméstico ± exportación).6 Volúmenes de Ventas (por familia de producto) y de Compras (por familia de material) 1.y y y Agendas Nacional e Internacional Unidad Escolares RETAIL 1. mix de compras (local ± importado) CLIENTES FINALES: y y Sectores Principales sectores que compraron en el 2008 fueron: FINANCIERO INDUSTRIAL TELECOMUNICACIONES CONFECCIÓN (ropa) DISEÑO Y PUBLICIDAD y Clientes CONSUMO MASIVO (bebidas y alimentos) COMUNICACIONES EDITORIAL CONSTRUCCIÓN EDUCACIÓN SEGUROS Banco República Banco Ganadero Bancolombia Banco Bogotá Banco de crédito Bavaria Davivienda Ed Mc Graw Hill Ed SANTILLANA Editorial NORMA Editorial PLANETA Editora Cinco Eternit Revista SOHO Revista FUCSIA Schering Colombiana Seguros Bolívar Suramericanas Bolívar .

maximizando la rentabilidad de la empresa en términos de costos logísticos. Medio Ambiente Mobil Revista AXXIS Quala Texas Petroleum Co.1 Áreas funcionales implicadas (procesos de la cadena de valor) CADENA DE VALOR DESARROLLO DE TALENTO HUMANO MANTENIMIENTO ACTIVIDADES SECUNDARIAS DESARROLLO TECNOLÓGICO MA RG EN DE PR OD UC TO . Texaco Yambal 3-M 1. ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN (Logística) 3.1 Misión logística de la empresa Gestionar estratégicamente los procesos de almacenamiento. distribución y facturación.8 Otros. a través de la efectividad. con el fin de satisfacer al cliente interno y externo. MISIÓN DE LA LOGÍSTICA 2. bajo los parámetros de calidad y oportunidad en las entregas. que se considere de interés 2. 3.Bellsouth Cafam Colpatria Coomeva CEMEX Esso Leo Burnett Min. garantizando el flujo de los materiales y de la información asociada.

P. Convierte y refila papel según O.2 Interrelaciones  Actividades Primarias Las Actividades Primarias están involucradas en la creación física del producto y su venta y transferencia al cliente final.COMPRAS PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN LOGÍSTICA ENTREGA AL CLIENTE FINAL PRODUCCIÓN ACTIVIDADES PRIMARIAS 3. y programa O. Entre ellas están:  Planeación y Control de la Producción ENTRADAS       Solicitud de cotización Documentos con los requisitos del cliente Dummy o maqueta aprobada (muestras físicas y archivos digitales) Mapa de costos Información de inventario de materias primas Papel para convertir y papel en hojas       ACCIONES Genera presupuesto de cotización Planea O. Elabora requisición de productos y de elementos de fabricación para terceros Elabora fichas técnicas del producto Genera explosión de material  Producción .P.P.

empacado. repuestos. producto terminado y bienes propiedad del cliente. Facturación Entrega de producto .ENTRADAS          Orden de Producción Programación Presupuesto de facturación Papel convertido Maqueta (cuando aplique) Registro de bienes propiedad del cliente Informe técnico Especificaciones técnicas y planes de control de producto en proceso Equipos de medición controlados  Logística ENTRADAS         Materia prima e insumos Planes de control de materia prima o de producto terminado Emisiones técnicas Equipos controlados Producto terminado. rotulado y remisionado Solicitud de repuestos Materias primas. insumos. insumos. servicios y demás productos Pedido unidad de negocio        ACCIONES Ejecución de la programación Optimización de los recursos Aplicación de planes y control en proceso ACCIONES Toma física del inventario Recepción y almacenamiento de materias primas.

  ACCIONES Realizar el registro de información de requerimientos y solicitudes. bienes propiedad del cliente Información de entradas de almacén Información de inventarios Documentos de exportación Emisión técnica. Actividades Secundarias Las Actividades de Apoyo ayudan a las actividades primarias proveyendo insumos. Dar soporte y suministrar recursos (software y hardware) a los procesos de la organización. Solicitud de creación de perfiles para usuarios en el Sistema.  Compras ENTRADAS         Requisiciones aprobadas Cotizaciones Muestras físicas Archivos magnéticos. tecnología.      ACCIONES Realizar órdenes de compra o de servicio Evaluar y seleccionar proveedores Ejecutar el plan de mantenimiento de infraestructura y de sistemas de información de producción ± preprensa Retroalimentar al proveedor sobre el resultado de la evaluación Informar al proveedor sobre el incumplimiento de especificaciones de productos o servicios   . Solicitud de desarrollos de aplicaciones. Solicitud de soporte técnico e infraestructura Solicitud de capacitación a usuarios en el Sistema. recursos humanos y otras funciones. Analizar la información recopilada y diseñar las aplicaciones y mejoras del sistema. proveedores  Desarrollo Tecnológico ENTRADAS      Actualización de aplicaciones. Custodiar y consolidar la información de la organización registrada o contenida en los medios de almacenamiento de los sistemas.

 Mantenimiento ENTRADAS    Solicitudes de servicio Repuestos Servicios de mantenimiento     ACCIONES Ejecución del plan de mantenimiento preventivo Realización de requisiciones de acuerdo a programación Ejecución de actividades de proceso Programación de actividades de acuerdo a requisiciones .

temperatura. Desarrollo de Talento humano ENTRADAS     Requerimiento de personal Necesidades de capacitación Hojas de vida y registro de ingreso requeridos Propuestas y realización de formación y servicios especializados    ACCIONES Ejecución del plan de capacitación y requisitos del cliente Reclutamiento de personal Ejecutar plan de salud ocupacional y control de las condiciones bajo las cuales realiza el trabajo (Factores físicos.) 3. del Sistema Logístico) . iluminación.3 Organigramas (General. humedad. etc.

Información de resultados de gestión del proceso .Equipos a controlar .Planeación de toma física de inventarios -Planea Entrega de Mercancía -Define necesidades de transporte SALIDA Materia prima. .Solicitud de revisión técnica . . Compras Cliente final Planeación y C.) Cliente Unidad A Producto Terminado empacado y rotulado con Producción remisión (cuando aplique). servicios y demás productos Devolución de producto Pedido Unidad de Negocio V . .Solicitud de nota crédito por devolución de m/cía o anulación de factura.Información de producto no conforme Papel -Información de Entradas de Almacén (sistema informático) -Información sobre producto no conforme -Información de Inventarios (sistema informático) .Cliente Unidad . . insumos Bienes propiedad del cliente Repuestos CLIENTE Producción Mantenimiento .Emisiones técnicas .P. Insumos.Documentos de Exportación -Solicitud de recursos e informe de resultados de objetivos de desempeño.Facturación Entrega de producto Planeación . insumos. repuestos.Lista de empaque de exportación y factura Información del despacho Gestión Técnica y de Calidad .Cliente Final Bienes propiedad del cliente Compras Producción Mantenimiento Producción Planeación C.Control calidad de materia prima. producto terminado y bienes propiedad del cliente -Reunión con Producción para Seguimiento de Despacho y Facturación -Seguimiento indicadores de gestión Gerencial Gestión Financiera Producción Compras (Comercio Ext. insumos.Producto no conforme por devolución y remisión (cuando aplique). Producto terminado empacado. .Planes de control de materia prima o de Producto Terminado . rotulado y remisionado. Solicitud de repuestos Solicitud de Materia Prima e Insumos Materias Primas.Registros de producto no conforme .MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: MC-GR-01 Fecha edición: 200701-04 PROVEEDOR ENTRADA Proveedor externo Materia prima e insumos P -Identificar y establecer objetivos del proceso.P.Factura NOTA: Se incluyen como entrada de procesos gerenciales y de soporte solo los que inciden directamente en el cumplimiento de los requisitos del cliente Implementa acciones de mejora (correctivas y preventivas) . . producto terminado y bienes propiedad del cliente.Equipos Controlados H Gestión Técnica y de Calidad -Toma física de inventario -Recepción y almacenamiento de materias prima.

PROCESO LOGISTICA Fecha actualización: 2011-05-13 Versión No: 06 Página: 25 de 40 .

4. Para las agendas de fábrica se utiliza el sistema push ya que se trabaja todo sobre órdenes de pedido específicas. en donde por medio de un DATABASE histórico donde se registran todos los movimientos tanto de pedidos como de órdenes. La primera denominada agendas de línea y las segundas agendas de fábrica. A continuación se muestra el proceso de producción para agendas de línea y de fábrica donde se aplica el principio de producción push y pull. para determinar la posible demanda y así establecer una producción lo más ajustada posible a los requerimientos reales del mercado. en dado caso que se presente algún inventario medianamente considerable este no va a representar un gran costo para la empresa ya que este producto generalmente es de alta rotación en el mercado y los clientes generalmente requieren en un lapso de tiempo ciertas cantidades extras que alivianan el inventario. en donde las cantidades generalmente no varían en demasía entre periodos de tiempo cortos para los clientes. es por esto que se tiene una producción generalmente constante de producto en el tiempo.1 Principio de manejo de la producción (push: en función de previsiones ± pull: en función de ordenes en firme) La empresa Dvinni Ltda trabaja con 2 líneas de productos. . Para las agendas de línea se trabaja actualmente con un sistema pull. LÓGICA DE MANEJO DE LOS FLUJOS LOGÍSTICOS 4.

Se debe entregar el presupuesto comercial para realizar las cotizaciones de acuerdo a los tirajes solicitados. Con base en los datos históricos de ventas.2 Organización y gestión de los flujos de producción. con el presupuesto de los productos a trabajar para la edición correspondiente. . se determinan los presupuestos generales. La explosión de materia prima. cantidades. El contrato especifica la fecha de entrega: Entonces Fechas de entrega previamente determinadas.Cotiza y entrega la hoja de costos a la unidad agenda nacional y a la unidad agenda internacional para productos de línea. La distribución del 40% restante del presupuesto anual para la Unidad de Agendas se distribuye entre junio y octubre. fecha de entrega. 2 Gerente Planeación de Agendas - - - 3 ÁREA COMERCIAL - ¿Especifica? SI . DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVDAD ÁREA DE TECNOLOGÍA Elabora la cotización de los productos de línea requeridos. para cada una de las referencias de Agendas de Línea. ajustando los inventarios a las órdenes de producción. inicia aproximadamente con un 60% del presupuesto anual asignado. No.4. Entrega a Planeación la orden de trabajo con las especificaciones del producto. 1 Planeación de Agendas Nota: .

P con la ruta de los . T. .Revisa los componentes que va a llevar según la O.El coordinador de diseño entrega a montaje digital (preprensa) la O. 5 PLANEADOR - 6 PROGRAMADOR ¿Cumple? SI NO Nota: . Nota: . 4 DISEÑO El contrato está completamente diligenciado: Entonces Finaliza el diseño del producto. al Área Comercial. Genera orden de producción de los tacos según especificaciones en el sistema SIP modulo de planeación. donde se colocan en el sistema en PC Prepensa PDF agendas. firma una copia como recibido.T. Recibe formato de diseño. estampación y otra para acabados de agendas. Regresa O. cubiertas.Cada uno de estos debe revisar que la O.T venga completamente diligenciada y los componentes que va a llevar. Regresa a Planeador. Recibe el pdf de diseño Cumple los requerimientos de la orden de producción planeada: Entonces Entrega a producción.NO - Fecha de entrega según disponibilidad y capacidad disponible De la orden de trabajo se entregan 4 copias: para diseño.P Verifica y entrega junto con el formato original al coordinador de Diseño. ¿Completo? SI NO - Entrega formato de diseño a Planeador. Imprime O.

entre otros. montaje. Planeador recibe O.T.archivos. Imprime una nueva orden de trabajo con el mismo número.Las operaciones inician desde conversión.Una vez aprobados. pero con fecha de actualización y se entrega al planeador. empaque y despacho. corrijan y aprueben. revisión. genera nuevamente el documento pertinente solicitando la reprogramación del pedido. el coordinador de diseño entrega a Preprensa para el copiado de planchas. Realizan seguimiento al cumplimiento de la O. obsoletas. Nota: . y registra en el sistema. operaciones. - - - - 7 PLANEADOR Gerente Planeación de Agendas y Coordinadores de producción - - 8 . Consulta el estado general de producción. recogiendo todas las copias de O. pegues.T. en el cual identifica los pedidos cuyos materiales hayan sido entregados al 100% a producción. . Si se requiere adelantar un pedido. Preprensa genera Plotter y lo devuelve al coordinador de diseño para que lo entregue a Diseño. lo revisen. Asigna en el sistema la semana de entrega.T. Genera el listado. una vez recibe los archivos aprobados por el cliente. Todos los pasos anteriores se deben registrar en el sistema para poder hacer trazabilidad de la OP. solicita al gerente de planeación el cambio de fecha. acorde con las políticas establecidas de plazo de entrega del pedido. Programa corte. y el formato modificado y aplica todo el procedimiento desde la actividad cinco (5). En caso de modificaciones en especificaciones o cantidades.

.

GESTIÓN DE ORDENES 5.) y de entrega del producto (destino. etc. tamaño. y y y Recibe la cotización del cliente. Hace la planeación de la producción de acuerdo a las cantidades totales solicitadas por el cliente. y Recibe del área comercial y del cliente una copia de la solicitud en un formato Excel. Hace la planeación. o APIS: Editorial impresos. o OFIMÁTICA: gran formato digital. o AGENDIX: agendas exportación (hace un pedido por destino). y y y y . Guarda. PLANEACIÓN. etc. publicomerciales. en el campo observaciones. empaque. Recibe un mensaje de correo con un archivo de Excel adjunto al mensaje con las características específicas del producto y el destino del mismo. Área comercial. en el programa que el comercial ha grabado el pedido y con base en la información registrada por el área comercial. Graba el pedido. Pendiente 5. Ingresa la información de la solicitud del cliente en el sistema.1 Establecimiento de un presupuesto de ventas. diseño. Envía por correo una copia del Excel recibido por el cliente. y y 2. las características físicas (color.2 Coordinación Marketing/Ventas ± Programación La coordinación entre el área de marketing y ventas se realiza utilizando el software interno llamado ATLAS OFIMÁTICA que es un canal directo entre las áreas para mantener un flujo constante de información y no sobrepasar los límites mutuos tanto de sobreoferta del marketing como la capacidad real de venta del producto. cantidades. agendas nacionales.5. Para ello se identifica a continuación el paso a paso del proceso: 1. (sin hacer ninguna modificación al archivo) a las áreas de la empresa involucradas en el proceso. Ingresa la información correspondiente a las características específicas del producto.).

Pone un sello al documento verificando que la mercancía solicitada esta completa. y llevar una copia física a las secciones involucradas (empaque y despachos) para hacer la entrega correspondiente de la cantidad (es) y el destino (s) solicitado. Imprimen la remisión. modificarlo. ingresando la información adicional y especifica de entrega sobre la remisión con base al pedido. LOGÍSTICA Y FACTURACIÓN y y y y y Recibe de comercial una copia de la distribución solicitada por el cliente en un mensaje de correo. 3. por unidad de empaque. Al finalizar la cantidad total registrada en la OP. debe crear una copia del documento recibido inicialmente por el cliente. y Escanea el cumplido para adjuntarlo a cada remisión. Facturadores . PROCESAMIENTO y y Descarga por el sistema Atlas Ofimática la Orden de producción con el número de pedido. Cliente y y Recibe el pedido. En base a la distribución registrada en observaciones.Nota: o Para cambios de lugar de destino y/o características del producto. y y 4. Imprimir rótulos y empacar PT en la cantidad indicada. con el documento original adjunto al mensaje. Reciben una copia de la EP donde verifican la información correspondiente a la distribución al cliente final. Logística y despachos y Recibe el cumplido. Carga una remisión para cada EP. descargando únicamente la cantidad de pedidos solicitados para cada cliente final. debe empezar a generar la EP para cada distribución. quedará el pedido descargado. Despachan la mercancía registrada.

y Elaboran la factura .

Asegurar al cliente plazos y fechas de entrega precisas Mantener informado al cliente a lo largo de la vida del pedido A continuación se describe el procedimiento de pedidos y entregas para el cliente interno Dvinni pack. y y y Conocer los requerimientos del cliente de manera precias en lo que respecta al producto la cantidad. es por esto que se presentan 3 puntos claros para la realización de tal procedimiento. los plazos la entrega y el precio.3 Gestión del portafolio de pedidos (incluye manejo de productos que van a parar) Para Dvinni el tratamiento de los pedidos es un proceso crítico ya que presupone un punto de contacto con el cliente interno y externo. .5.

con base en el pedido. ¿La cotización está aprobada? Decisión Si No Entonces Realizar pedido Actividad 3 Hacer nueva versión de cotización Actividad 1 2 Planeador Nota: los centros de producción y la MP excepto el papel pertenecen a la empresa D¶vinni. las cantidades y fecha de entrega solicitada por el cliente. Nota: Teniendo en cuenta que en el sistema. ¿La cotización está aprobada? Decisión Si No Entonces Realizar pedido Actividad 3 Hacer nueva versión de cotización Actividad 1 3 Planeador Crea el pedido en pedido en el sistema APIS con base en la cotización. Crea la orden de producción provisional en el sistema APIS con base en el número de pedido. productivo. .NO DE ACTIVIDAD RESPONSABLE Planeador y/o Gerente de Planeación ACTIVIDAD ACTUAL PLANEACIÓN ACTIVIDAD PROPUESTA 1 Recibe del área comercial un Formato Único de Pedidos (FUC) diligenciado en donde se describen las características del producto. En donde debe D¶vinni en donde debe seleccionar la materia prima con seleccionar la materia prima el que se va a trabajar y los con la que se va a trabajar y los centros de producción que se centros de producción utilizaran de la empresa D¶vinni y requeridos en el proceso D¶vinni Pack durante el proceso. Hace un traslado de MP (papel) de la empresa D¶vinni Pack a D¶vinni. ¿Genera órdenes de trabajo? Decisión Si No Actividad 6 Hacer nueva versión de cotización Actividad 1 Entonces 5 Planeador 6 4 Planeador Jefe de almacén de MP Genera la orden de trabajo en el sistema APIS. y se cargan a D¶vinni Pack. Ingresa la cotización en el Ingresa la cotización en el sistema APIS en la empresa sistema APIS en la empresa D¶vinni Pack. los costos de producción que se generan en los centros de producción de D¶vinni.

y Formado PRODUCCIÓN 8 9 Producción Producción Logística Elabora el producto terminado Entrega a despachos el producto terminado. Con base al costo real calculado para cada centro de producción. 10 Logística N/A . y Refilado y Pre ± Prensa: elabora las planchas y Impresión y Troquelado: corta los moldes. y Descartone: separa los moldes de la plancha. y Formado Programa la orden de producción y envía una copia física de la programación de producción en planta para cada centro de producción involucrado en el proceso. mensualmente deberá: .D¶vinni genera una factura a D¶vinni Pack por el mismo valor de la orden de servicio. los cuales son: y Corte: MP entrega de papel para adecuación del tamaño. que son: y Corte: MP entrega de papel para adecuación del tamaño. Hace un traslado de producto terminado de D¶vinni a D¶vinni Pack.7 Programador(res) Programa la orden de producción y envía una copia física de la programación en planta a los centros de producción involucrados en el proceso. y Descartone: separa los moldes de la plancha. y Refilado y Pre ± Prensa: elabora las planchas y Impresión y Troquelado: corta los moldes. . Calcula el costo real para cada centro de producción de D¶vinni.Generar una orden de servicio en D¶vinni Pack a D¶vinni.

CLIENTE COMERCIAL PLANEACION ALMACEN MP PRODUCCION LOGISTICA .- D¶vinni Pack genera una cuenta por pagar a D¶vinni con base en la factura.

Inicio Cotización Si ¿Aprueba? No Pedido Nueva Versión Cotización Orden de producción provisional No ¿Genera OT? Si Orden de trabajo Programar Actividades Traslado de MP (papel) de D¶vinni Pack a D¶vinni Elabora producto terminado Entrega producto terminado Traslado de PT de D¶vinni a D¶vinni Pack Genera OS D¶vinni a D¶vinni Pack Genera factura D¶vinni Pack a D¶vinni Fin .

Si ya se han entregado las mercancías. y Si ya se ha recibido la factura o se han pagado las mercancías.4 Modificación de pedidos. .5. las modificaciones que pueden realizarse en el pedido serán limitadas. la modificación quedará sin efecto. Todo el manejo de pedidos se maneja a través del software ofimática. anulaciones y reservas. se genera un documento de modificación (instrucción de traspaso) y se manda al proveedor. Por ejemplo. Si se ha recibido la factura o se han pagado las mercancías. y las modificaciones que se pretende efectuar afectan al precio. Condiciones: Deben tenerse en cuenta los puntos siguientes: y Si ya se ha mandado el pedido al proveedor. Si se modifica un pedido una vez se ha mandado al proveedor. Licenciado por Dvinni. no es posible sustituir la cantidad por otra que sea inferior a la cantidad entregada. Este documento comunica al proveedor qué se ha modificado. y Si el proveedor ha entregado (por completo o parcialmente) los materiales cubiertos por la posición o posiciones de pedido que se desea modificar.

PROGRAMACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y DE LOS ABASTECIMIENTOS NO SE ENCUENTRA NO EXISTE 6.1 Esquema de la planificación 6. 6. LOS ABASTECIMIENTOS NO SE ENCUENTRA NO EXISTE 7.3 Esquema de la programación 6. Y en la parte inferior de la interfaz selecciona las causales de cierre de pedido y haga clic en el icono para dar cierre al estado del pedido. Selecciona la referencia del pedido a la que le desea cambiar de estado.1. 2.1 Principios de colocación de órdenes de compra .2 Los horizontes de la gestión de producción 6.4 Las reglas de planificación de la producción y de los abastecimientos 7.

7.2 Las urgencias 7.3 Modificaciones técnicas y productos nuevos .

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