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Cmo calcular la duracin Octubre 09 de un proyecto ? aproximado de lectura: 15 minutos Tiempo

El Gantt es una herramienta de fcil creacin y utilizacin para planificar y definir un proyecto, pero nicamente desde la perspectiva temporal: presentacin del Plan del proyecto, determinacin de la duracin mnima del proyecto, etc. Hace falta tener en cuenta que los proyectos se nutren tambin de otros ingredientes como pueden ser los recursos humanos o materiales, el presupuesto, etc. Por lo tanto, para proyectos con cierto grado de complejidad, ser recomendable complementar el diagrama Gantt con otros instrumentos o mediante el soporte de un software informtico especializado en la gestin de proyectos. En busca del camino crtico: el mtodo CPM

El psiclogo norteamericano Daniel Goleman concluy a partir de diversos estudios que el 80% de la comunicacin es no verbal. La visin juega un papel muy importante, pues muchas veces podemos extraer ms informacin de una imagen que de un texto, de aqu el dicho una imagen vale ms que mil palabras. La planificacin de un proyecto conlleva la integracin y gestin de mucha informacin (duracin, recursos, tareas, etc.) y de fuentes diferentes que nos puede dificultar el visualizarlo en nuestra mente. En el presente artculo de Itik genera queremos mostraros una serie de mtodos que facilitan la planificacin del proyecto (y en ocasiones tambin su seguimiento) y que nos ayudan a visionar la durada de ste mediante un grfico.
Dibujando la durada del proyecto a partir del Gantt El diagrama de Gantt o tambin conocido como grfico de barras fue concebido por el ingeniero norteamericano Henry L.Gantt en respuesta a la necesidad de la programacin de actividades a hacer tareas-. Gracias a esta tcnica podemos visualizar la duracin de las actividades dentro de un calendario teniendo en cuenta la fecha de inicio y finalizacin. Hace falta tener presente que cualquier actividad requiere de un cierto tiempo para llevarse a cabo; por ejemplo administrar un cuestionario de satisfaccin a las personas usuarias de la instalacin puede tener una duracin de 3 das. Cuando una actividad no tiene duracin, por ejemplo librar los resultados de la encuesta de satisfaccin a la direccin, estaremos hablando de metas. El grfico de Gantt se construye a partir de un eje de coordenadas. En la parte superior, en sentido horizontal, aparece la escala temporal (las unidades dependern del alcance del proyecto: horas, das, semanas, meses). En la banda izquierda, en sentido vertical, se enumeran las actividades a realizar. A veces, stas se pueden acompaar de sus datos ms caractersticos como la fecha de inicio o de finalizacin, duracin, recursos, etc. La longitud de la barra siempre ser proporcional a la duracin de la tarea. En funcin del alcance del proyecto y del grado de especificidad de ste se establecern diferentes niveles de tareas. Figura I. Ejemplo de Diagrama Gantt construccin estudio Pilates dentro de la sala de fitness.
Mes Proyecto arquitectnico Contratar empresa constructora Cierre espacio dedicado al estudio Construccin estudio pilates Bsqueda de proveedor de material Formacin tcnico/cas en pilates Instalacin mquinas pilates Comunicacin del nuevo servicio Inauguracin estudio 1 2 3 4 5 6 7 8

genera

El CPM proviene de las siglas del ingls Critical Path Method (mtodo del camino crtico). El camino crtico es la secuencia de actividades dependientes entre ellas de mayor duracin, es decir, cualquier atraso en una de estas actividades conllevar el retraso de todo el proyecto. Por este motivo, es muy importante identificarlo. Al ser el proyecto un elemento vivo, se puede dar el caso que el camino crtico vare en el transcurso de ste. Para encontrar el camino crtico tenemos que dibujar un diagrama de red en el cual: Cada acontecimiento se representa con un nodo (crculo o cuadrado), y representa un instante especfico en el tiempo y, por lo tanto, no consume tiempo. Un acontecimiento puede ser el inicio o el fin de una tarea, un punto en el tiempo que puede ser identificado claramente. Entre dos acontecimientos nicamente puede haber una actividad. Cada actividad o tarea se representa con una flecha. Una actividad es el trabajo necesario para conseguir un acontecimiento y no puede iniciarse antes que todas las actividades precedentes hayan finalizado. Por lo tanto, un diagrama en red es un grfico formado por un nmero de acontecimientos (nodos) ligados entre si por una serie de actividades (flechas). El diagrama en red se inicia con un nico acontecimiento inicial que se ramifica en diversos caminos, concluyendo con un final que marca el fin del proyecto. El camino crtico de nuestro proyecto lo encontraremos a partir de las actividades que no tienen margen. Una manera fcil de calcularlo es sumar la duracin de todos los caminos del proyecto y el que tenga una duracin igual a la del proyecto ser el camino crtico. Figura II. Clculo camino crtico mediante los diferentes caminos.
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 Dependencia entre actividades 1 2 2 2 4,5 3,6 7 Duracin actividad 0 4 3 2 5 6 3 0

La nica diferencia entre un sueo y un objetivo es una fecha. Edmundo Hoffens

Actividades
Proyecto arquitectnico Contratacin empresa constructora Contratacin empresa proveedora maquinaria Construccin estudio pilates Seleccionar y comprar maquinaria pilates Instalacin maquinaria pilates ...

Camino
A B C

Ruta
1-2-3-7-8 1-2-4-6-7-8 1-2-5-6-7-8

Duracin
10 15 18 (camino crtico)

to
30 20 10 100 7 2 ...

tm
40 25 10 115 10 4 ...

tp

tE

El camino crtico es el C dado que es el que tiene una duracin igual a la duracin total del proyecto. Hemos llegado a esta conclusin sumando la duracin de todas las actividades que forman cada camino. Figura III. Diagrama CPM
1 2 3 4 5 6 7 8

60 42 40 27 10 10 150 125 15 10 10 5 ... ...

En funcin de la complejidad de un proyecto, en ocasiones ser necesario aadir actividades ficticias al diagrama de red. Estas actividades, como su nombre indica, son actividades supuestas que se aaden al diagrama con el objetivo de conservar las relaciones adecuadas de antecedencia y procedencia de la red. Las actividades ficticias no tienen duracin. Para diferenciarlas de las tareas reales la flecha se puede dibujar con otro color o bien con una lnea discontinua. El PERT, una tcnica probabilstica El diagrama PERT (de las siglas en ingls Program Evaluation and Review Technique) es una tcnica que sirve para planificar y controlar el proyecto. El PERT guarda grandes similitudes con la tcnica CPM, pero a diferencia de sta es una tcnica probabilstica que hace servir la probabilidad mediante tres tipos de duracin para cada actividad: Optimista (to) Tiempo necesario para hacer la actividad si no se da ningn imprevisto. Ms Probable (tm) Tiempo ms probable para realizar la actividad. Teniendo en cuenta que Murphy siempre est presente, har falta considerar que pueden aparecer imprevistos durante el transcurso del proyecto. Pesimista (tp) Tiempo necesario para hacer la actividad en caso de que aparecieran imprevistos inusuales. Por ejemplo la tarea de instalacin de la maquinaria de Pilates puede tener una durada ms probable de 4 das, una optimista de 2 das y una pesimista de 6 das. El tiempo optimista y pesimista proporcionan una medida de la incertidumbre inherente a cualquier actividad, por ejemplo podra ser que durante el transporte una de las mquinas sufriera un golpe y se tuviera que reemplazar por otra ocasionando un retraso de la tarea de 2 das. Si queremos hacer una estimacin de los tres tipos de duracin ms esmerada tendremos que sacar la media ponderada de las tres duraciones (tE): optimista, ms probable y pesimista a partir de la siguiente frmula:
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En el caso del PERT, cuando hacemos el diagrama de red, anotamos la informacin en los nodos incluyendo el concepto de Margen Total (MTij) que es el margen de tiempo que se puede retrasar la actividad sin afectar al proyecto, si comienza tal y como est previsto y ninguna otra actividad se retrasa. ste se calcula a partir de la diferencia entre el tiempo optimista y el tiempo pesimista (TMij=to-tp). El Margen Total de la actividad es el elemento que nos proporciona la informacin para conocer el camino crtico del proyecto. Una actividad es crtica te cuando no existe margen, es decir, MT=0. Por lo tn to tanto, si una actividad se retrasa el mismo tiempo que MTii el margen del cual dispone se considera una actividad crtica para la cual se tendr que velar para que se lleve a cabo en el tiempo establecido. Soporte informtico para dibujar proyectos Para dibujar un diagrama de barras o de red solo nos hace falta un lpiz y un papel. No obstante, actualmente existen diversas herramientas informticas que nos pueden facilitar mucho la tarea. La siguiente tabla pretende ser una recolecta de las ms importantes, diferenciando entre las que son de pago y las gratuitas (open-source).
Pago
Microsoft Project Oracle Primavera RF Flowchart Software Intellisys Project Desktop Easy Gantt Chart Software

Gratuito
OpenProj Open Workbnech Gantt Project Kplato Dolphinity Planner

Ser director/a de proyectos no es una tarea fcil, y cualquier instrumento o mtodo que pueda ayudar a conseguir el xito del proyecto es bienvenido. Con este objetivo os hemos presentado este artculo, para que podis elegir el mtodo que ms se adapte a los requisitos de vuestros proyectos. Si nuestro proyecto consiste en la construccin de un nuevo centro deportivo donde trabajamos, seguramente requeriremos de la realizacin de un Gantt y un PERT, y adems el soporte de un software informtico. En cambio, si nuestro proyecto es la aplicacin de una encuesta de satisfaccin a los clientes/as del centro deportivo donde todas las actividades son secuenciales, un Gantt ser suficiente para tener una visin general del proyecto.