Reuniones Efectivas

Una Reunin es un conjunto de personas reunidas fsicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor (ms de 2 personas y cmo mximo 30). Miembros asistentes a la reunin. La participacin de los miembros que asisten a una reunin va a depender de: a) Nmero De Asistentes. b) De Las Caractersticas Del Grupo.

Tener Una Razn Lgica Que Justifique El Costo De Realizar Las Reuniones.
Si bien pueden ser muchas las razones para llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aun mayores. La decisin de llevar adelante una reunin debe fundarse en el principio bsico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograran individualmente sus eventuales participantes. Tiempo O Duracin De Las Reuniones. La duracin de una reunin es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan. La "intervencin" o "interaccin" es "un intercambio entre miembros de un grupo o entre un miembro y el grupo entero". Podemos sealar que, a mayor participacin, mayor nmero de interacciones y mayor tiempo y duracin de la reunin. Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunin, aumenta progresivamente el nmero de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisin o llegar a un acuerdo. Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunin, el nmero de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunin. La Eficacia De Las Reuniones. Los requisitos para que una reunin sea eficaz son los siguientes: a) Ser necesaria su convocatoria y celebracin. b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunin como por los participantes.

c) Terminar en un Plan de Actuacin, que posibilite la puesta en prctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas. d) Si se quiere que una reunin, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados. Si no se hace as, las reuniones posteriores sern puramente formalistas. Los Tipos De Reuniones. Una clasificacin de las reuniones podra ser: Por su objetivo o finalidad:

A) Informativas. B) Consultivo-deliberativas. C) Formativas. D) Decisorias. Por el nmero de miembros participantes:

a) Reuniones de grupo pequeo (de 3 a 7 miembros) b) Reuniones de grupo mediano (8 a 20 miembros) c) Gran grupo (20 a 40 miembros) d) Asamblea (ms de 40 participantes) Las Fases De Una Reunin. A) El anlisis y estudio de su necesidad 1. Es necesaria la reunin? a) Necesidad tcnica b) Necesidad de interrelacin o comunicacin 2. Es la reunin la tcnica y el procedimiento ms adecuados para afrontar el tema o resolver el problema? 3. Cul es el momento ms propicio o adecuado? B) La fase de preparacin. El coordinador de una reunin debe atender a: 1. Las condiciones materiales:

2. La fijacin del orden del da y determinacin de las personas que deben asistir. 3. El anlisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos problemticos del tema. 4. La determinacin data del objetivo de la reunin. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisin. ) El inicio de la reunin D) El desarrollo de la reunin Actuacin del moderador o moderadora a) Plano de la efectividad, dirigido a: b) Plano de la comunicacin, dirigido a: E) El final de la reunin F) El seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas por parte de las personas responsables e implicadas.

El Papel Del Conductor De La Reunin

A) Funcin de Clarificacin. B) Funcin de Control. C) Funciones de Relajamiento. D) Funcin de Dinamizacin.

Reuniones

Caractersticas

De

Un

Buen

Conductor

De

1- Mostrar seguridad delante del grupo. 2- Saber adaptar la funcin de animador del grupo. 3- Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas. Preparacin De La Reunin. Podemos dividir la preparacin en 5 pasos: 1- Definicin de los objetivos. 2-La eleccin de los participantes. 3-Planificar el desarrollo de la reunin. 4- Organizacin del material de la reunin.

 Desarrollo De La Reunin. INICIO DE LA REUNIN 1- Presentar Los Participantes. 2- Darles Confianza. 3- Presentar El Tema De La Reunin. 4- Fijar Los Objetivos De La Reunin. Planificar La Reunin. Generalmente se asume que el fracaso de las reuniones obedece a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes. Sin embargo, un resiente estudio sobre el fracaso de las reuniones en los ambientes organizacionales ha revelado que de 1300 problemas que se citaran como fuente de fracaso solo el 3% de ellos tenan su origen en las relaciones interpersonales. El 97% de las respuestas se referan a la falta de preparacin y planificacin de las mismas. Pasos Para La Planificacin De Las Reuniones. Establecer la tabla de la reunin. Decidir quienes sern los individuos que participarn en la reunin. Determinar el nmero de asistentes. Distribuir una agenda previa. Dirigiendo La Reunin. Iniciar puntualmente la reunin. Iniciar la reunin con algn comentario declaracin o pregunta. Ceirse a la agenda y evitar la perdida de tiempo. Disposicin de las personas en el lugar de la reunin. Empleo de elementos audiovisuales. Cuando la reunin a terminado, darle fin. Tener un seguimiento continuo de los acuerdos alcanzados en ella.

 Directrices Para Optimizar El Desarrollo De Las Reuniones.

Slo una persona habla a la vez. No se debe aceptar conversaciones privadas durante la reunin. Las personas deben de hacer uso de la palabra solo para referirse al tema que se discute. Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre personas.

Antes De Cualquier Reunin Se Debe Tener Presente:

Publicar una agenda realista de la reunin con suficiente anticipacin, invitando a los participantes a travs del correo electrnico. Registrar en agenda de reuniones. Material de lectura previa publicado 48 horas antes de la reunin (24 en casos excepcionales). Comenzar y terminar la reunin a tiempo. No permitir distracciones (celulares, mail, agendas, conversaciones paralelas). Acordar los entregables/output de la reunin. Establecer el tiempo de cada tema a tratar Distribuir la minuta de reunin y los productos especficos que se hubieran generado durante la reunin entre los asistentes, archivando copia en el rea de documentacin respectiva.