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LA CONTRATACIN DEL
MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
PROCESOS DE EXTERNALIZACIN,
CONTRATOS Y EMPRESAS DE MANTENIMIENTO
DIAZ DE SANTOS
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Agradecimientos...........................................................................................................................
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Prlogo ..........................................................................................................................................
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6. Mantenimiento legal..............................................................................................................
6.1. La importancia del mantenimiento legal.......................................................................
6.2. Equipos sometidos a requerimientos legales de mantenimiento...................................
6.3. La contratacin del mantenimiento legal ......................................................................
6.4. Responsabilidades en que incurre la empresa propietaria de la instalacin .................
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Prlogo
La Asociacin Espaola de Mantenimiento ha podido establecer que el mantenimiento significa en Espaa un giro equivalente a una cuota entre el 9,2% y el 9,4% del Producto Interior Bruto
(PIB), lo que significa que nos hallamos ante una actividad de primera dimensin. Este monto agrupa
todo el mantenimiento.
Como es evidente, el mantenimiento domstico es contratado al 100%. Excluido ste, y referidos al mantenimiento aplicado a conjuntos importantes, la tasa de contratacin, referida a la encuesta
llevada a cabo por AEM en 2005, se situaba en un 38%, con profundas diferencias segn sectores, ubicaciones geogrficas y niveles de tecnologa. Desde 1990, fecha de la primera encuesta quinquenal
levantada por AEM, la evolucin de esta cuota de mantenimiento contratado ha sido al alza y, si bien
se aprecia una cierta tendencia a estabilizarse en este crecimiento, es probable que actualmente se site
muy cerca del 40%. En el prximo 2010 se despejarn dudas con la nueva encuesta de AEM.
Por otra parte la actividad mantenimiento est condicionada por el elemento humano, pues los
costes de la actividad se sitan en cuotas entre el 70% y el 90% en la mano de obra (dependiendo de
la incidencia de recambios y consumibles), por lo que la gestin de dichos recursos humanos es crucial.
Este libro sobre La contratacin del mantenimiento industrial se emplaza en lo que podramos
denominar alto mantenimiento, y de ah la gran importancia de la obra que prologamos. Santiago
Garca Garrido nos presenta un trabajo profundo, completo, ordenado y riguroso, en el que se renen
todos los aspectos y circunstancias que se dan en el mantenimiento contratado. La obra se inicia, como
no poda ser de otra manera, emplazando a empresas-clientes y empresas de mantenimiento y sigue
con una exposicin de las situaciones que afectan a los servicios tcnicos, a travs de los tipos o familias de mantenimientos que pueden someterse a externalizacin.
El libro se estructura de forma ordenada haciendo nfasis en cada parte y dndole una gran
importancia a la base, que no es otra que un proyecto de ingeniera de mantenimiento o plan de mantenimiento, confeccionado por el departamento correspondiente, sin el cual no puede pretenderse ni tan
siquiera una mnima eficacia. Estos planes, una vez evaluados (econmicamente y en compromisos de
dedicacin), determinados y acordados, se incorporarn a medios de gestin avanzados que, manejados de forma eficiente, se constituirn en los perros guardianes del desarrollo de todas las actividades.
Pasa por un tamiz muy fino las circunstancias que deben considerarse en el arranque de un mantenimiento contratado y el hecho de que, sin la colaboracin firme y decidida del cliente, es imposible
superar los momentos iniciales de la implantacin, en los que la nueva solucin aplicada a los servicios
tcnicos presentar los problemas lgicos, que no se ocultan y se detallan. Se analizan las circunstancias que son causa de conflicto entre cliente y contratista y se hace especial nfasis en el factor humano, punto clave de toda la relacin y de los resultados finales y la forma de organizar la estructura de
servicios.
Es un libro en el que se puede encontrar todo lo relativo a la contratacin y que debe tenerse
cerca, tanto si se pretende emprender el camino de la externalizacin de servicios tcnicos, como si se
quiere ampliar o modificar situaciones de contrataciones ya vigentes, as como por parte de las empresas de servicios para refrescar las circunstancias que determinarn la estabilidad de sus relaciones para
con el cliente. Ms all, podemos afirmar que el trabajo de Santiago Garca Garrido constituye una
aportacin muy importante a la biblioteca de mantenimiento y que debera formar parte del conjunto
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PRLOGO
de obras que configuran nuestro rincn para consultas. Su inters trasciende pues el propio marco
que define la necesidad o voluntad de externalizar mantenimiento para situarse en conceptos muy bien
analizados y argumentados que son de inters general y vlidos para su divulgacin.
Es por ello que felicitamos sinceramente a este profesional que destila su amplia experiencia y
las situaciones que ha vivido y est viviendo en carne propia en el transcurso de las pginas del libro,
y le agradecemos su aportacin a nuestra actividad, al tiempo que le incitamos a seguir en esta senda
en la que nos hallamos aquellos tcnicos que creemos firmemente que no existe ninguna idea de futuro sin una eficaz poltica de explotacin tcnica de los recursos que configuran nuestra seguridad,
comodidad y nuestros medios de vida.
Asociacin Espaola de Mantenimiento.
Octubre de 2008
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Introduccin
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INTRODUCCIN
nas, refirindose a que una misma empresa puede hacer un trabajo glorioso o penoso dependiendo casi de forma absoluta del responsable del contrato.
Para una empresa de mantenimiento es un error basar la gestin tcnica en cada
gestor de proyecto, no acumulando la experiencia adquirida y no actuando de acuerdo con patrones establecidos y que han demostrado ser eficaces. Es un error, porque
no capturan lo ms valioso de una empresa: el conocimiento.
Los clientes que requieren servicios de mantenimiento deben huir de las
empresas que no capitalizan el conocimiento, porque es como si contrataran a una
empresa sin experiencia en el trabajo que deben realizar; porque supone el trabajo
de tener que aprobar al responsable del contrato que le asignen, asumiendo que la
calidad del trabajo depender 100% de l.
Este libro est dirigido a todos los actores que intervienen en la contratacin
del mantenimiento: los clientes y los contratistas. La primera parte se ha dedicado a
estudiar las necesidades de los clientes y a estudiar las razones que les conducen a
poner un aspecto tan estratgico como el mantenimiento de sus mquinas e instalaciones en manos de empresas ajenas. La segunda parte del libro se dedica a los servicios que las empresas de mantenimiento ofrecen a sus clientes: asistencias puntuales, mantenimientos programados, trabajos de diagnstico o trabajos de ingeniera del mantenimiento. Esta seccin estudia en detalle cada uno de estos servicios y
los aspectos a tener en cuenta a la hora de contratarlos.
La tercera parte del libro est dedicada a los contratos de mantenimiento, esto
es, al documento que regula las relaciones entre cliente y contratista. Se realiza un
estudio detallado de cada una de las clusulas de un contrato, sus implicaciones para
ambas partes, e incluso, las causas habituales de conflicto entre cliente y contratista. La ltima y amplia seccin se dedica a la organizacin de una empresa de mantenimiento ideal. Se propone cmo debera estructurarse, cules deben ser las responsabilidades de cada departamento e incluso la forma de desarrollarla.
Esperamos que el lector, ya sea un cliente o contratista de mantenimiento,
pueda sacar provecho de las experiencias que en el libro se detallan, pues est hecho
con la firme voluntad de resultar til.
El autor
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SECCIN
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LA EXTERNALIZACIN
DEL MANTENIMIENTO
Captulo 1.
Captulo 2.
Captulo 3.
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CAPTULO
El mantenimiento contratado y
las empresas de mantenimiento
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En el mantenimiento por condicin, como alternativa al mantenimiento sistemtico. Aparece el mantenimiento predictivo.
En el anlisis de fallos, tanto los que han ocurrido como los que tienen una
probabilidad tangible de ocurrir (fallos potenciales). Se desarrolla en Mantenimiento Basado en Fiabilidad o RCM. El RCM como estilo de gestin de
mantenimiento, se basa en el estudio de los equipos, en anlisis de los modos de fallo y en la aplicacin de tcnicas estadsticas y tecnologa de deteccin. Podramos decir que RCM es una filosofa de mantenimiento bsicamente tecnolgica.
En el uso de la informtica para el manejo de todos los datos que se manejan
ahora en mantenimiento: rdenes de trabajo, gestin de las actividades preventivas, gestin de materiales, control de costes, etc. Se busca tratar todos
estos datos y convertirlos en informacin til para la toma de decisiones.
Aparece el concepto de GMAO (Gestin del Mantenimiento Asistido por
Ordenador), tambin denominado GMAC (Gestin del Mantenimiento Asistido por Computadora) o CMMS (Computerized Management Maintenance
System).
En la implicacin de toda la organizacin en el mantenimiento de las instalaciones. Aparece el concepto de TPM, o Mantenimiento Productivo Total, en
el que algunas de las tareas normalmente realizadas por el personal de mantenimiento son ahora realizadas por operarios de produccin. Esas tareas
transferidas son trabajos de limpieza, lubricacin, ajustes, reaprietes de
tornillos y pequeas reparaciones. Se pretende conseguir con ello que el
operario de produccin se implique ms en el cuidado de la mquina, siendo
el objetivo ltimo de TPM conseguir cero averas. Como filosofa de mantenimiento, TPM se basa en la formacin, motivacin e implicacin del equipo humano, en lugar de la tecnologa.
TPM y RCM, como filosofas de gestin que empiezan a implantarse entonces
en un nmero creciente de empresas, se desarrollan de forma simultnea, ya que no
se trata de sistemas opuestos, sino complementarios. En algunas empresas, RCM
impulsa el mantenimiento, y con esta tcnica se determinan las tareas a efectuar en
los equipos; despus, algunas de las tareas son transferidas a produccin, en el marco de una poltica de implantacin de TPM. RCM es el eje central y se apoya en
TPM para su desarrollo. En otras plantas, en cambio, es la filosofa TPM la que se
impone, siendo RCM una herramienta ms para la determinacin de tareas y frecuencias en determinados equipos1.
La denominada cuarta generacin del mantenimiento nace en los aos noventa,
de la mano del Eureka World Class Management. El objetivo es la competitividad, y
busca el desarrollo de mtodos de trabajo eficaces y eficientes
La quinta generacin del mantenimiento est centrada en la terotecnologa. Esta
palabra, derivada del griego, significa el estudio y gestin de la vida de un activo o recurso desde el mismo comienzo (con su adquisicin) hasta su propio final (incluyen1
Que nadie piense que las empresas, en general, han implantado en sus departamentos de mantenimiento alguna de estas dos corrientes. Lo cierto es que la implantacin de alguno de estas dos tcnicas, o incluso de las dos, es bajsima. Segn la Asociacin Espaola para el Mantenimiento, el porcentaje de empresas que tienen implantado el TPM se sita en el 6%, y no est aumentando.
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Principales fundamentos
Primera generacin
Desde el inicio de la
Revolucin Industrial
Segunda generacin
A partir de la Segunda
Guerra Mundial
Mantenimiento preventivo
sistemtico
Tercera generacin
Dcada de los 80
Cuarta generacin
Dcada de los 90
Quinta generacin
Siglo XXI
do formas de disponer del mismo, desmantelar, etc.). Integra prcticas gerenciales, financieras, de ingeniera, de logstica y de produccin a los activos fsicos buscando
costes de ciclo de vida (CCV) econmicos. Es aplicable en todo tipo de industria y
proceso. El objetivo principal de su aplicacin es mejorar y mantener la efectividad
tcnica y econmica de un proceso o equipo a lo largo de todo su ciclo de vida. Combina experiencia y conocimiento para lograr una visin holstica del impacto del mantenimiento sobre la calidad de los elementos que constituyen un proceso de produccin, y para producir continuamente mejoras tanto tcnicas como econmicas.
Es curioso cmo las empresas, a lo largo de su ciclo de vida tambin viven esa
evolucin que han seguido los departamentos de mantenimiento histricamente.
Muchas de ellas nacen con un tamao pequeo y sin estructura de mantenimiento.
Se limitan a corregir fallos y a acudir a empresas especializadas si no pueden solucionar un determinado problema, todo ello desde un enfoque correctivo. A medida
que crecen, empiezan a crear departamentos diferenciados de la produccin, dedicados exclusivamente al mantenimiento de los activos. Y algn tiempo despus, las actividades preventivas empiezan a hacerse un hueco en la carga de trabajo del departamento. A medida que crecen ms y ms, y necesitan fiabilizar la produccin, se
implantan tcnicas de mantenimiento ms avanzadas.
Por desgracia, e independientemente de su tamao, muchas empresas parecen
ancladas en la primera generacin de mantenimiento. El porcentaje de empresas que
dedican todos sus esfuerzos a mantenimiento correctivo y que no se plantean si esa
es la forma en la que se obtiene un mximo beneficio (objetivo ltimo de la actividad empresarial) es muy alto. Son muchos los responsables de mantenimiento, tanto
de empresas grandes como pequeas, que creen que la ingeniera del mantenimiento, las tcnicas predictivas, la aplicacin de la informtica etc., estn muy bien en el
campo terico, pero que en su planta no son aplicables: parten de la idea de que la
urgencia de las reparaciones es la que marca y marcar siempre las pautas a seguir
en el departamento de mantenimiento.
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Disminuir
costes
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conocimientos
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tcnicos
Transformar
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en variables
RAZONES
PARA LA
EXTERNALIZACIN
Centrar
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core-business
Flexibilizar
los recursos de
mantenimiento
Mejorar
resultados
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Esa disminucin de costes es a veces ms importante si se cuenta con un contratista que no solo aporta unos mejores costes de mano de obra, sino que adems se
ocupa de gestionar el mantenimiento, de optimizar el mantenimiento correctivo y el
preventivo, de disminuir el consumo de repuestos y el gasto en consumibles y de aumentar la disponibilidad, y por tanto, la produccin.
Es importante tener en cuenta que la reduccin de costes tiene un lmite. No hay
que olvidar que el contratista, con la prestacin de servicios de mantenimiento, busca ganar dinero. Si el cliente no quiere verse afectado negativamente, debe asegurarse de que el contratista cumple su objetivo, gana dinero. Si el contratista no obtiene
un beneficio, tratar de obtenerlo reduciendo costes, lo que puede significar reducir
personal, contar con personal menos cualificado o buscar materiales de dudosa calidad. Ms tarde o ms temprano, esta poltica del contratista de reduccin de costes a
la desesperada pasar factura al propietario. Solo si el cliente se asegura que el contratista gana dinero con su contrato podr obtener un buen servicio.
1.2.2. Conversin de costes fijos en variables
Algunas empresas buscan convertir sus costes fijos en variables. De esta forma,
ligan mejor sus fuentes de ingreso con sus costes. As, si la empresa disminuye su
actividad en un determinado sector, no se carga con unos gastos fijos independientes
de su produccin. Sus ingresos y sus costes se ligan de forma directa. No cabe duda
que la externalizacin del mantenimiento basado en un contrato adecuado ayuda en
la consecucin de este objetivo.
Puede ocurrir en primer lugar que la empresa quiera primar y fomentar el trabajo bien hecho, el trabajo de calidad. De esta forma, permite al contratista que se beneficie de un trabajo bien hecho que reporta beneficios al cliente, a la vez que le penaliza
directamente si el cliente se ve afectado por una gestin inadecuada del contrato. Son
los llamados contratos win-win, que ligan la produccin con la facturacin del contratista, es decir, los resultados econmicos de uno y otro. De este tipo de contratos se
habla en detalle en el Captulo 13.
Puede ocurrir tambin que la produccin sea variable porque el mercado tambin lo sea. El cliente en estos casos prefiere huir de una plantilla propia que tendra
que mantener en momentos de baja demanda, y prefiere ponerlo en manos de un
contratista que le pueda ofrecer una flexibilidad que por s mismo tiene dificultades
para afrontar, sobre todo en la gestin de la mano obra de mantenimiento.
1.2.3. Falta de conocimientos y/o medios tcnicos
En otras ocasiones, la empresa principal no cuenta con los conocimientos o con
los medios tcnicos necesarios para acometer el mantenimiento de un equipo concreto, de una parte de la instalacin o incluso de toda la planta. Es el caso, por ejemplo,
de los contratos de mantenimiento que se refieren a un equipo determinado y que se
firman con el servicio tcnico del suministrador. El caso extremo es el de aquellas
empresas que realizan una inversin y contratan con una empresa externa no solo la
ingeniera, el suministros y la construccin de sus instalaciones (contratos EPC, Engeenering Purchase and Construction), sino tambin el mantenimiento y la produccin de la planta, mediante acuerdos muy estrictos (contratos de operacin y mantenimiento, o contratos O&M, muy habituales por ejemplo en el sector elctrico).