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CaptuloIII Sistemas Integrados de Gestión
CaptuloIII Sistemas Integrados de Gestión
Modelos para implantar la mejora continua en la gestin de empresas de transporte por carretera
ndice
Introduccin Enfoques de implantacin y de integracin Integracin por procesos Relacin entre los sistemas de gestin Diseo de un sistema integrado Implantacin de un sistema integrado Auditora del sistema integrado Ventajas de la integracin de sistemas
Modelos para implantar la mejora continua en la gestin de empresas de transporte por carretera
III.1 INTRODUCCIN
Cualquier organizacin de transporte puede ser entendida como un conjunto de procesos que interactan para prestar un servicio de transporte y/o almacenamiento de mercanca al cliente. Estos procesos, que tienen lugar en distintos mbitos de la organizacin y a distintos niveles, deben ser planificados, realizados y controlados con el fin de conseguir los resultados que se proponen, es decir, deben ser gestionados. Si la organizacin se entiende como un conjunto de procesos, la gestin de la organizacin equivale a la gestin de todos los procesos que en ella tienen lugar. Deben ser administrados para conseguir la mxima eficacia y eficiencia empresarial y, en la medida en que se consideren las distintas variables de cada proceso (materiales, vehculos, personal, forma de trabajar, medio ambiente y condiciones de trabajo) y se gestionen de la mejor forma, se estar optimizando su funcionamiento. La implantacin de la norma ISO 9001 ha propiciado que las organizaciones de transporte se familiaricen con la estructura de un sistema de gestin, documentando los distintos procesos, asignando responsabilidades y formalizando registros que permitan evidenciar el funcionamiento del sistema ante terceros. Adems, algunas organizaciones han comenzado a implantar otros sistemas de gestin para controlar y mejorar los aspectos ms sensibles de la organizacin relacionados con el medio ambiente y la prevencin de riesgos laborales (PRL). Esto supone una multiplicacin de recursos y, en consecuencia, un elevado coste y obliga a preguntarse cules son las posibilidades reales de integracin de los sistemas de gestin y, en particular, de los de calidad y medio ambiente?. Tambin es preciso conocer cules son los diferentes marcos que regulan los diferentes sistemas de gestin. Por un lado tenemos un marco normativo, o conjunto de normas cuyo cumplimiento no es de carcter obligatorio, y por otro el marco legislativo, cuyo cumplimiento es obligatorio, ya que se trata de Reglamentos, Reales Decretos, Leyes, etc. El marco por el que se rigen los Sistemas de Gestin de la Calidad (SGC) es exclusivamente normativo (norma ISO 9001, cuyo cumplimiento es voluntario). Sin embargo, los Sistemas de Gestin MedioAmbiental (SGMA) pueden regirse por la norma ISO 14001 o por el Reglamento Europeo EMAS1, adems de otra legislacin mltiple. Los Sistemas de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales (SGPRL) tambin estn contemplados, a la vez, en leyes y en normas voluntarias (Ley 31/95, normas ILO-OHS-2001 y OHSA 18001).
EMAS: Sistema Comunitario de Ecogestin y Ecoauditora Revisin inicial
Mejora Continua
Informacin pblico
Verificador
Declaracin
Implantacin y funcionamiento
Organizacin y personal
Formacin Comunicacin
Medicin
Manual de procedimientos
Ms detalles sobre los requisitos de EMAS no contemplados en ISO 14001 y un ejemplo de Declaracin Medioambiental se pueden ver en el documento anexo III.A.1 Requisitos adicionales del EMAS.
Captulo 3 Sistemas integrados de gestin Edicin MAYO 2005
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obtener antes la certificacin de uno de los sistemas (no olvidemos que, de momento, las certificaciones son independientes para cada uno de los sistemas). ii) Abordar el desarrollo de todas las partes especficas por procesos. De esta forma, con la lista de todos los procesos principales de la organizacin, se priorizan y se van desarrollando paulatinamente. Para asegurar el xito, es importante que los primeros procesos a acometer (considerados piloto) no sean los de reto ms difcil, tanto sea por la complejidad tcnica como por la resistencia organizativa. Recomendamos especialmente esta ltima estrategia, puesto que es ms pedaggica para la organizacin, por el enfoque integrador dentro de la gestin de cada proceso. La gestin por procesos dentro de las organizaciones, como sabemos, es la base de la mayora de las teoras de gestin ms en boga (calidad total, reingeniera, modelo de excelencia de la EFQM, etc.).
OBJETIVOS
SISTEMA
No Conformidades
AUDITORA Poltica y Objetivos A. Correctoras y Preventivas Reclamaciones Comunicaciones Auditoras intenas y externas
A. Correctoras
A. Preventivas
Cmo se integran los tres sistemas de gestin? Los sistemas de calidad, medio ambiente y PRL deben integrarse a travs de la gestin por procesos. Para llevar a cabo la integracin por procesos de una manera ordenada y coherente se han de seguir una serie de pasos en los que
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Pueden verse los cuadros de correspondencias entre las normas ISO 9001 e ISO 14001 en el documento anexo III.A.2 Correspondencia entre las normas ISO 9001 e ISO 14001.
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se combinarn los recursos (tanto materiales como humanos), el mtodo o la sistemtica a seguir, el medio ambiente y el entorno laboral. Se realiza bsicamente: A nivel operacional, es decir, integracin en la base operativa, con el objetivo de que todas las personas, tanto los directivos como los tcnicos y los operarios perciban y gestionen la calidad, el medio ambiente y la prevencin de riesgos laborales como algo inseparable. A nivel de funcionamiento del sistema: direccin nica del sistema, edicin y control de la documentacin comn, sistemas de verificacin y control comunes en la medida de lo posible, tratamiento comn de las no-conformidades y acciones correctoras y preventivas. El diseo del sistema de gestin integrada se lleva a cabo en cuatro etapas. Estas cuatro etapas consisten en la identificacin de los procesos y de los requisitos (de calidad, medioambientales y de PRL), su despliegue (asignndolos a un mtodo o sistemtica), la integracin de los mtodos y, por ltimo, la integracin de la documentacin (documentos y manual). Finalizadas estas etapas, se ha de proceder a la implantacin del sistema de gestin integrada, en la que se pondrn en marcha ciertas actividades, se comprobar el funcionamiento de ciertos cambios y el de todos los procesos que puedan haber resultado afectados de una u otra forma por la integracin. Para concluir con el proceso de la integracin, es conveniente realizar una auditora interna de todo el sistema integrado, por personal propio o contratado, en la que se verificarn de una manera objetiva e imparcial los procedimientos documentados y lo que se hace realmente en la organizacin. El comportamiento de cualquier proceso viene determinado por una serie de variables que, habitualmente, se conocen como las 5M: Los materiales tienen que cumplir las especificaciones o requisitos de calidad, medio ambiente y seguridad que se requieran. De la misma manera, las mquinas que participan en el proceso habrn de atender a estos requisitos. La mano de obra o los recursos humanos tienen que estar formados en dichas disciplinas. Los mtodos con los que se vaya a trabajar tienen que respetar las exigencias que el sistema integrado determine. Y el medio o entorno ha de facilitar el cumplimiento de estos requisitos. En la integracin, cada una de estas variables tiene una influencia diferente en coste y tiempo: Materiales ...................... Influencia media Mquinas ....................... Influencia baja Recursos Humanos ....... Influencia alta Mtodos......................... Influencia alta Entorno .......................... Influencia baja Los materiales, las mquinas y el entorno influyen desde el punto de vista de los requisitos y de la documentacin, pero tienen influencia escasa desde el punto de vista de la gestin. Es, por lo tanto, razonable deducir que los dos aspectos sobre los que la organizacin tendr que incidir para integrar sus sistemas de gestin son, por un lado, los mtodos que aplica y, por otro, los recursos humanos con los que cuenta.
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La integracin de los sistemas de gestin de calidad, del medio ambiente y de la PRL ser ms sencilla cuanto ms estructurada est la organizacin. La integracin ideal de los tres sistemas de gestin debera presentar las siguientes caractersticas: Responsable nico de los tres sistemas y funciones de direccin tcnica corporativa diferenciadas. Sistemas de gestin totalmente incorporados en las actividades operativas. Los requisitos de calidad, medio ambiente y PRL se entienden como una parte ms de la tarea. Documentos y registros mnimos. Polticas, objetivos y metas coherentes. Es evidente que las situaciones de partida son muy diversas pero, en cualquier caso, se precisa un fuerte liderazgo de la Direccin y de su equipo de colaboradores para poner en marcha un sistema de gestin integrada eficiente.
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ISO 14001:2004
Documentacin del sistema de gestin del medio ambiente. Control de documentos. Control de los registros. Poltica medioambiental. Procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales. Registro de la legislacin medioambiental aplicable. Procedimiento para identificar los aspectos medioambientales y para determinar su significancia. Registro del resultado de la evaluacin de los aspectos medioambientales (1). Objetivos y metas medioambientales. Programa de gestin medioambiental (2). Funciones y responsabilidades. Comunicacin interna y externa. Revisin por la direccin. Procedimiento para identificar las necesidades de formacin medioambiental. Plan de formacin. Toma de conciencia. Registros. Planificacin del control operacional asociado a los aspectos medioambientales. Planes de emergencia. Aspectos medioambientales. Comunicacin interna y externa.
OSHAS:18001
Documentacin del sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales. Control de documentos. Control de los registros. Poltica de prevencin de riesgos laborales. Procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales. Registro de la legislacin aplicable. Procedimiento para identificar los riesgos laborales. Registro del resultado de la evaluacin de los riesgos laborales (1). Objetivos y metas en la Prevencin de riesgos laborales. Programa de gestin de la prevencin de riesgos laborales (2). Funciones y responsabilidades. Comunicacin interna y externa. Revisin por la direccin. Procedimiento para identificar las necesidades de formacin en prevencin de riesgos laborales. Plan de formacin. Toma de conciencia. Registros. Planificacin de la prevencin. Planes de respuesta respecto a situaciones de emergencia. Riesgos laborales. Comunicacin interna y externa.
Objetivos de Calidad. Planificacin de la Calidad (2). Funciones y responsabilidades. Comunicacin interna. Revisin por la direccin. Recursos humanos. Identificar las necesidades de formacin. Plan de formacin. Toma de conciencia. Registros. Infraestructura y ambiente de trabajo. Planificacin de la realizacin del producto. Procesos relacionados con el cliente. Determinacin de los requisitos relacionados con el producto. Comunicacin con el cliente. Diseo del producto. Proceso de compras. Informacin de las compras. Produccin y prestacin del servicio. Control de los dispositivos de seguimiento y medicin. Seguimiento y medicin de la satisfaccin del cliente Auditora interna. Seguimiento y medicin de los procesos. Seguimiento y medicin de los productos. Control del producto no conforme. Anlisis de datos. Mejora continua. Acciones correctivas y preventivas. 1.- Procedimientos especficos 2.- En formatos especficos
Procedimiento para comunicar a los suministradores y subcontratistas los requisitos medioambientales. Control operacional. Calibracin y mantenimiento de los equipos de inspeccin.
Auditora del sistema de gestin de prevencin de los riesgos laborales. Procedimiento para el control activo. Procedimiento para la verificacin. Procedimiento para las no conformidades. Incidentes, accidentes, enfermedades laborales. Acciones correctivas y preventivas.
Para una idea inicial sobre cules son los elementos bsicos de un SGPRL, remitimos al lector al en el documento anexo III.A.3 Elementos bsicos de un SGPRL.
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Adems, en ellos debe identificarse el nombre de la organizacin, el ttulo y cdigo del documento, su nmero de edicin y fecha y las firmas de quien lo ha elaborado y aprobado. Integracin de mtodos y documentos Una vez escogido un estilo de procedimientos e instrucciones, la mayora de documentos desarrollados tienen una estructura totalmente integrable (con alguna excepcin: procedimiento o instruccin en forma de vdeo o fotografa). En el caso de procedimientos o instrucciones comunes la integracin consiste en preparar el documento comn y eliminar los particulares de cada sistema de gestin. Sin embargo, cuando los mtodos slo son aplicables a un sistema, no se pueden integrar. Un solo Manual tiene que integrar los elementos comunes e incorporar los elementos diferenciados. En la tabla siguiente se relaciona una posible lista de los procedimientos de un sistema de gestin integrada. Por supuesto, las particularidades de cada organizacin pueden hacer variar dicho esquema, amn de las instrucciones de trabajo que la organizacin tenga a bien desarrollar por considerarlas de inters o imprescindibles.
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PROCEDIMIENTOS GENERALES
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE CALIDAD PEC-01 Identificacin y trazabilidad (puede incluirse en control de los procesos)
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE MEDIO AMBIENTE PEMA-01 Identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales. PEMA-02 Identificacin y respuesta a situaciones de emergencia medioambiental PEMA-03 Seguimiento y medicin
PG-03 Identificacin de requisitos legales y otros requisitos PG-04 Control del diseo PG-05 Elaboracin y control de la documentacin del sistema integrado. PG-06 Control de compras y contrataciones PG-07 Evaluacin de suministradores PG-08 Bienes suministrados por el cliente PG-09 Control de los procesos (incluyendo aspectos operacionales de MA) PG-10 Inspeccin y ensayo (incluyendo los aspectos operacionales de MA que procedan) PG-11 Control de equipos PG-12 Estado de inspeccin y ensayo (incluyendo los aspectos de MA que procedan) PG-13 Control de no conformidades PG-14 Acciones correctivas y preventivas. PG-15 Preservacin del producto. PG-16 Control de registros PG-17 Auditoras internas PG-18 Formacin, sensibilizacin y competencia profesional PG-19 Comunicacin interna y externa . PG-20 Establecimiento de planes de calidad, MA y PRL PG-21 Objetivos y metas y programa de gestin Nota: El PG-10 y el PG-12 podran incluirse en el PG-09.
PEPR-03 Vigilancia de la salud de los trabajadores PEPR-04 Control y registro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales PEPR-05 Estudio y definicin de medidas de prevencin y proteccin PEPR-06 Identificacin y respuesta a situaciones de emergencia de PRL (Se puede integrar con PEMA-03)
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La formacin mnima necesaria para el diseo e implantacin de un sistema de gestin integrada se debe impartir en cuatro etapas diferentes. Formacin previa. Esta formacin persigue que determinadas personas en la organizacin conozcan de forma exhaustiva cules son las herramientas y el tipo de gestin que se va a implantar (los conocimientos adquiridos se desplegarn ms adelante en la organizacin). Tiene que haber un referente claro de quines son los expertos de cada tema, que adems sern los encargados de disear o retocar el sistema. Las principales materias que debe abarcar esta formacin son: normas y legislacin, identificacin, anlisis y documentacin de procesos, gestin por procesos, diagnosis,... Formacin durante el proceso de documentacin. Una vez que ha sido diseado el sistema de gestin integrada, se han identificado los requisitos y se han integrado los mtodos y la organizacin, comienza el proceso de elaboracin de la documentacin. Para ello se proporciona formacin a los equipos de trabajo dentro de las diferentes reas en que se divide la organizacin. El objetivo es conseguir que las personas que elaboren la documentacin lo hagan con criterio y mtodo. Las principales materias a tratar son: normas y legislacin, adaptacin de las normas a la organizacin, identificacin, anlisis y documentacin de procesos, y gestin por procesos. Formacin durante el proceso de implantacin Previamente a la implantacin se debe formar a toda la plantilla en los distintos niveles: Direccin, gestin y operacin. El motivo es que la totalidad de la plantilla debe actuar conforme a los procedimientos que se han elaborado. Las materias a impartir son: polticas, el sistema de gestin integrada,... Formacin para la auditora Una vez que el sistema ha sido diseado, se han elaborado los procedimientos, toda la organizacin ha sido informada, formado el personal y el sistema est implantado, es necesario que se audite. La auditora consiste en comprobar que efectivamente las personas de la organizacin actan conforme al sistema y que ste es adecuado y eficaz. La auditora debe llevarse a cabo por personas independientes de la actividad auditada, por lo que puede tratarse de personas ajenas a la organizacin o bien de personas que pertenecen a la organizacin pero que se inscriben en reas o departamentos diferentes al auditado. Las materias en las que los auditores internos (calidad, medio ambiente y PRL) han de ser formados son las siguientes: planificacin de la auditora, realizacin de la auditora, informacin de los resultados, acciones correctivas resultado de la auditora.
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B. Implantacin
Para abordar la implantacin del sistema de gestin integrada hay que tener presente que las actividades que se citan a continuacin sirven para el inicio de la implantacin o puesta en marcha del sistema pero que, realmente, la implantacin no termina con la realizacin de estas actividades, sino que el sistema debe ser objeto de un mantenimiento y mejora constante. En primer lugar se debe elaborar el orden o calendario del desarrollo y/o modificacin de los procedimientos y de su implantacin, es decir, la planificacin. En concreto deben quedar claros: La documentacin que define el proceso o actividad y los objetivos finales y parciales de la implantacin. Los responsables de documentacin, aprobacin e implantacin. Los plazos para la realizacin de actividades. Los medios necesarios para su implantacin (estos medios pueden ser humanos, metodolgicos, formativos, de equipamiento, materiales, etc.). Los registros de datos a generar. La implantacin del sistema se tiene que realizar conforme a los planes establecidos y bajo la responsabilidad de las personas designadas. Dicha actividad consiste, fundamentalmente, en aplicar lo definido, en comprobar su cumplimiento y en evaluar su eficacia. Previamente se habr distribuido la documentacin correspondiente a cada puesto de trabajo y se habrn dado todas las explicaciones pertinentes al personal. El siguiente grfico ilustra las etapas de la integracin.
EVALUACIN MA INICIAL
IMPLANTACIN
procedimiento implantado AUDITORA DE REVISIN/VERIFICACIN DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA IMPLANTADO INFORME Deteccin de deficiencias Recomendaciones y correcciones
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En el caso que nos ocupa, entenderemos por auditora conjunta del sistema integrado de la calidad, del medio ambiente y de la PRL, a la auditora o sucesivas auditoras parciales que permiten comprobar si se cumplen en la organizacin las prcticas establecidas relativas a la calidad, al medio ambiente y a la prevencin de riesgos laborales. En la auditora no slo se ha de revisar del cumplimiento de procedimientos e instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas. Tambin se ha de verificar o determinar el grado de eficacia a la hora de alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las tres materias que componen el sistema integrado. Otras lneas de investigacin en la auditora podran ser las relativas a los costes internos de funcionamiento del sistema, por ejemplo, los costes asociados a no conformidades (se han reducido, o por el contrario, han aumentado? a qu ha sido debido? existen posibilidades de continuar reduciendo dichos costes?, etc.). La auditora no debe limitarse a una mera inspeccin documental y de registros. En un ambiente relajado, auditor y auditado deberan analizar cada una de las prcticas auditadas, los resultados conseguidos hasta la fecha y las posibilidades reales de mejora. La auditora no es una inspeccin fiscal, sino que representa la oportunidad para hablar directamente con los empleados y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento auditado (al fin y al cabo, las personas que estn trabajando cada da en una tarea son las que poseen elementos de juicio para concluir si el mtodo es el ideal, simplemente adecuado para los fines que se pretenden o presenta deficiencias, por ejemplo, de recursos materiales). Durante la auditora se deben revisar los informes anteriores de auditora y el estado de las acciones correctivas que se abrieron en su da como respuesta a las no conformidades. Debe, asimismo, representar una oportunidad de informar a la Direccin del estado del sistema y de las posibilidades de mejora del mismo. Si el auditor es externo tambin puede aprovecharse para que, sin revelar datos o nombres confidenciales, asesore sobre el funcionamiento de estos sistemas en organizaciones del mismo sector o afines. A continuacin se citan una serie de normas que pueden utilizarse a la hora de planificar y realizar una auditora interna.
A. Normas de referencia en auditoras de gestin de la calidad y medio ambiente
Actualmente est disponible la Norma ISO 19011 Directrices para la auditora medioambiental y de la calidad. El objetivo de esta norma de auditoras integradas, es dar respuesta a lo requerido por diferentes organizaciones en cuanto a homogeneizar auditoras en materia de gestin de la calidad y del medio ambiente, reduciendo plazos y costes, as como evitar incongruencias entre las auditoras de ambos sistemas.
B. Normas de referencia en auditoras de prevencin de riesgos laborales
Otra de las normas que existen en el mbito de la PRL es la OSHAS 18001, editada por el BSI (British Standards, la entidad de normalizacin del Reino Unido). OHSAS 18001 es una herramienta que ayuda a las organizaciones a identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de sus prcticas normales de negocio. La norma permite a la organizacin concentrarse en los asuntos ms importantes de su negocio. Ha sido desarrollada para ser compatible con la ISO 9001 y ISO 14001, facilitando la integracin de calidad, salud profesional y el medioambiente.
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Slo en grandes organizaciones estara justificada la separacin de la gestin de los tres sistemas en diferentes personas (aunque el sistema se encontrase igualmente unificado). Reduccin del tiempo y coste de mantenimiento del sistema. Baste el ejemplo del coste de las auditoras de seguimiento de las entidades de certificacin: a menor documentacin en juego menor tiempo de dedicacin a la preparacin y ejecucin de la auditora.
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