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Plan de RRPP, IUTEPAL

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República Bolivariana de Venezuela Ministerio del PP para la Educación Superior Instituto Universitario de Tecnología Readic-UNIR Cátedra: Principios

Básicos de RRPP Facilitador: Lic. Lenín Luque

Plan de RRPP dirigido al Publico Externo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional, caso:

Realizado Por: HERNÁNDEZ, Freddy MORALES, Enmanuel MEDRANO, Linberth PEREZ, Leonardy PEREZ, Rony SILVA, Juliet
Maracaibo, Febrero 2010

INTRODUCCION

Todas las actividades humanas, aún sean preponderantes y extraordinarias, necesitan ser publicitadas, requieren ser reconocidas públicamente, para poder ser acogidas o rechazadas por la sociedad. A continuación, presentamos un esquema de diseño de un plan de relaciones públicas, dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, una Institución de Educación Superior de gestión privada, creada mediante el decreto presidencial número 34-362;34-582;34-993;36-159 del 27 de enero de 1989, publicado en Gaceta Oficial Número 34.362 del 6 de Diciembre de mismo año. El Ministerio de Educación autorizó el funcionamiento de la Extensión Maracaibo el 06 de Noviembre de 1.990, según gaceta 34.594, baja el número 929. Los planes de Relaciones Públicas no siguen un orden o modelo estricto para la realización del mismo. Por lo tanto cada plan que se realice será diferente a todos. La creatividad y la adaptación al contexto organización son la clave para realizar este. Dicho plan consta de diferentes componentes o partes: existirá un desarrollo en el cual se establecerá inicialmente el problema objeto de diagnostico, para definirlo, sentar objetivos buscados (tanto general como específicos), justificando la necesidad del plan y delimitando (temática, espacial y temporalmente) el mismo; posteriormente se diseñaran las estrategias necesarias para la correspondiente ejecución, pautando su cronograma y presupuestando los costos inherentes. Hoy en día, con el auge y la intensidad de la competencia de las diferentes empresas educativas, se hace necesario conocer las características y componentes de su mercado objetivo (consumidores, proveedores, clientes potenciales, intermediarios, etc.), con el propósito de elaborar y estructurar en la mejor forma posible, los objetivos que coadyuven al alcance de las metas organizacionales. Este plan de Relaciones Públicas está elaborado atendiendo a cualquier elemento de contingencia que se presente durante su ejecución. Agradecemos de antemano la oportunidad brindada para con nosotros al presentar este trabajo, básico e importante en el estudio y formación de nuestra profesión de Mercadotecnia.

Los Autores.

Desarrollo
1. Diagnostico del Problema: Para establecer el diagnostico problema realizaremos una Matriz FODA, Carrillo de Albornoz y Serra (2005) le define como “una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados”. FODA viene de un acróstico conformado por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas. Para la aplicación de un FODA como elemento de juicio diagnostico, el equipo de trabajo pautó una entrevista informal con el personal de la institución que maneja las RRPP. Se acordó con la Arq. María Linares, directora de la institución; también estuvo presente la Auxiliar de Recepción Sra. Zorayda Acosta, quienes colaboraron con el presente instrumento: Preguntas realizadas: 1. Estrategias y tácticas creativas de RRPP de la Institución Manifestó no contar con estrategias y tácticas creativas publicitarias nuevas para los momentos, sin embargo, nos hablo de una reciente campaña de volanteo con los nuevos ajustes de precios en matricula para el semestre entrante. 2. Publicidad y medios en uso. Eslogan Eslogan de la institución: Un Salto al Futuro

En vista de los crecientes aumentos en los costos de la publicidad en radio y la recesión de matricula, se ha prescindido de su utilización. 3. Imagen Corporativa de la Institución Maneja como colores corporativos, un degradado de tres tonos de azul. Como filosofía empresarial: Misión: Formar Profesionales a nivel Técnico Superior Universitario capacitados para desempeñarse eficientemente en su campo laboral, tomando como guía estratégica un curriculum actualizado y adaptado a las necesidades de cada especialidad, reforzando su estructura de pensamiento para consolidar su desarrollo integral, propiciando su autorrealización en el marco de la coparticipación y solidaridad social y tomando en consideración las expectativas del sector productivo regional y nacional. Visión: Consolidar su prestigio como Institución Educativa de Nivel Superior al servicio de la comunidad, brindándole la oportunidad de Cursar Estudios de gran demanda en el mercado laboral y cónsonos con las necesidades de la región y del país. 4. Principales desafíos que Enfrenta la Institución A juicio de la directora: • • • • • • • Recesión de la matricula estudiantil de ingreso Alarmante indice de deserción estudiantil Situación Económica desfavorable del país Marco Jurídico Nacional Infraestructura insuficiente a los efectos de matricula Desactualización de los elementos de plataforma tecnológica Deficiente proceso de comunicación e información oportuna

Por observación de los autores:

5. Principales elementos favorables a la Institución A juicio de la directora:

• • • • •

Ubicación Céntrica de la Sede Personal Docente Altamente Calificado Carreras con buena demanda del mercado laboral Programas Actualizados de Estudio Atractivos e Interesantes Programas Deportivos y Recreativos

Con los elementos provistos por este instrumento, definimos: FORTALEZAS: (a) Personal Docente Altamente Calificado (b)Programas Actualizados de Estudio (c) Atractivos e Interesantes Programas Deportivos y Recreativos OPORTUNIDADES: (a) Ubicación Céntrica de la Sede (b)Carreras con buena demanda del mercado laboral (c) Alta Concentración Geográfica DEBILIDADES: (a) Infraestructura insuficiente a los efectos de matricula (b)Desactualización de los elementos de plataforma tecnológica (c) Deficiente proceso de comunicación e información oportuna AMENAZAS: (a) Recesión de la matricula estudiantil de ingreso (b)Situación Económica desfavorable del país (c) Alta Competitividad

FA
F(a,b,c)-A(c,a,b)

DO
D(a,b,c)-O(a,c,b)

FO
F(a,b,c)-O(c,b,a)

DA
D(a,b,c)-O(a,b,c)

ACTIVIDAD GENERAL: Diseñar un Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional.

TACTICAS: • Proponer una estrategia publicitaria e informativa asertiva, adaptada a las necesidades y exigencias del Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo • Propulsar la actualización la plataforma administrativa del Instituto

Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, para gestionar efectivamente los procesos comunicacionales. • Adecuar la propuesta de Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo a la realidad social del municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la República Bolivariana de Venezuela.

2. Formulación del Problema de RRPP: Se presenta el término de comunicación el cual es considerado por algunos autores, como la base fundamental de interacción entre dos o más personas, donde el contenido o mensaje a transmitir lleva consigo unos códigos (sistemas de signos, iconos e ideas) codificables o no codificables, a través de un canal (medio) para la transmisión de la información o datos, es decir, que para que se realice el proceso de comunicación es pertinente de un emisor- mensaje- medioreceptor. Perez (2006) señala en relación a este proceso, las siguientes premisas: • La comunicación es un hecho multidimensional que incluye funciones de trasmisión de información, regulación del comportamiento y expresión emocional. • La comunicación tiene implicaciones tanto cognitivas como afectivas, enmarcadas en los sistemas de valores de las partes interactuantes.

En las organizaciones, la comunicación no siempre funciona como una interacción personal, sino que puede tener un carácter masivo, con connotaciones específicas que deben ser consideradas cuidadosamente por los directivos.

El manejo de la comunicación en las organizaciones no responde a un patrón estable, adecuado a todas las situaciones, sino que es siempre una decisión contingencial. También en este orden de ideas, Castellano (2002) aduce: Las instituciones

universitarias requieren de una plataforma de proyección de la imagen fundamentada en una gestión comunicacional adecuada a la Identidad, siempre centrada en la comunicación como elemento primordial en los procesos organizacionales, y como pilar fundamental para la creación de la identidad corporativa, que a su vez como consecuencia origina una imagen corporativa que se despliega en la cultura compartida en la comunidad organizacional. Conocemos de la necesidad de la institución de ser publicitada, esta requiere ser reconocida públicamente, con la finalidad ser acogida o rechazada por la sociedad. Con la variopinta competencia entre las diversas empresas educativas regionales, se hace necesario darse a entender convirtiendo una idea en un hecho objetivo para transmitirlo al público externo, en consecuencia, la emisión del mensaje se traduce en un acto que exige interdependencia entre la planificación de los contenidos, con el propósito de elaborar y estructurar en la mejor forma posible, los objetivos que coadyuven al alcance de las metas organizacionales. Posterior al diagnostico del problema, habiendo realizado el FODA correspondiente por medio de una entrevista informal con el personal de la institución que maneja las RRPP, el equipo concluye que la institución carece de un plan como tal destinado a este sector, razón esta por la cual nos avocamos a: Diseñar un Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional.

3. Sistema General de Objetivos: OBJETIVO GENERAL: Diseñar un Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Proponer una estrategia publicitaria e informativa asertiva, adaptada a las necesidades y exigencias del Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo 2. Propulsar la actualización la plataforma administrativa del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, para gestionar efectivamente los procesos comunicacionales. 3. Adecuar la propuesta de Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo a la realidad social del municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la República Bolivariana de Venezuela.

4. Justificación e Importancia: Las empresas educacionales de la región en la actualidad se hacen más competitivas dentro de su ramo y cada vez adoptan más estrategias a fin de garantizar el éxito. La necesidad de diseñar un Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional, requerido para el logro de los objetivos de la institución y a su plan estratégico de negocio, esto con el fin de que esta empresa pueda continuar siendo líder en su ramo. Observamos una creciente superposición entre la línea divisoria de lo público y lo privado. El Estado está cediendo espacios a los ciudadanos que desean actuar en lo público, desde las organizaciones de la sociedad civil y desde la empresa,

como también existen esos ciudadanos capaces de avanzar hacia nuevos estados, donde el derecho y la Responsabilidad Social son importantes. Se habla de una empresa ciudadana, que actúa con inteligencia y Responsabilidad Social, y que al hacerlo adquiere legitimidad social, credibilidad y logra la confianza de la comunidad local. Las Instituciones Educativas a nivel Superior, son las encargadas de la formación de las elites intelectuales. De ellas surgen los profesionales y académicos que se espera tengan liderazgo en la sociedad. En ellas se deberían formar las personas, hombres y mujeres, encargadas de crear las condiciones humanas para que la responsabilidad y talentos del resto de la sociedad se desarrollen y se expresen al máximo. Esas personas son consideradas líderes. Personas con capacidad para visualizar cambios y para llevarlos a cabo, personas cuyos actos afectan a otros, personas capaces de plantearse objetivos que movilizan, personas con un desarrollado auto-conocimiento, con locus de control interno, capaces de observar, de mirar la realidad y de ponerla en un contexto mayor, pero sobre todo, personas capaces de comprometerse, eficientes, que hacen uso de su capacidad de razonar y de emocionar para sacar adelante sus causas. Desde el punto de vista teórico, esta investigación generará reflexión y discusión tanto sobre el conocimiento existente del área investigada, como dentro del ámbito de las Ciencias Comunicacionales, ya que de alguna manera u otra, se confrontan teorías, lo cual necesariamente conlleva hacer epistemología del conocimiento existente. Desde el punto de vista metodológico, esta investigación esta generando la aplicación metodologías orientadas generar conocimiento válido y confiable dentro del área de las Relaciones Publicas hacia el publico externo en particular y de las Ciencias Comunicacionales en general.

5. Delimitación del Área del Plan de Relaciones Publicas: DELIMITACION ESPACIAL: Esta se circunscribe al municipio Maracaibo, del estado

Zulia de la República Bolivariana de Venezuela. DELIMITACION TEMPORAL: Comprende el periodo entre octubre de 2009 a marzo 2010. DELIMITACION TEMATICA: En el cual se consideraron los aportes previos realizados por Kotler (1999), Stanton, Etzel y Walker (2000), Gonzalez (2006), entre otros los cuales sirvieron de referentes.

Estrategias y Tácticas
1. Proponer una estrategia publicitaria e informativa asertiva, adaptada a las necesidades y exigencias del Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo Kottler (1999) define al mensaje publicitario es un concepto creativo, con el fin de informar y persuadir. Va dirigido a una audiencia y cumple objetivos específicos. El publicista deberá planear aquello que desea comunicar a la audiencia en función de las respuestas que espera obtener. El mensaje se expresa en la redacción de frases y la elección de los símbolos, iconos, trazos, etc., más efectivos para dar forma al contenido, pero esto es posible si cambia las actitudes resaltando los atributos favorables y centrando la atención en el producto. El contenido del mensaje publicitario deberá estar sustentado en objetivos precisos, así como en los factores de estimulo y argumentos que motiven, identifiquen o expliquen todo aquello que proponga motivar las conducta y actitudes de la audiencia. Kottler (1999) también establece que para obtener una comunicación efectiva con el target es preciso darse a entender convirtiendo una idea en un hecho objetivo para transmitirlo a la audiencia, en consecuencia, la emisión del mensaje se traduce en un acto que exige una interdependencia entre la planificación de los contenidos hecha por el publicista y el significado otorgado

por el target. Esto se persigue a través de las siguientes estrategias: ESTRATEGIA UNO: Establecer el objetivo principal de la campaña. Para ello daremos respuesta a las siguientes interrogantes: • ¿Cuál es, cómo es y donde está el mercado y el target? Jóvenes Bachilleres con edades comprendidas entre los 18-40 años, con la necesidad de obtener una certificación profesional en corto tiempo que les permita acceder al mercado laboral. Ubicados estos en el municipio Maracaibo, del estado Zulia de la República Bolivariana de Venezuela. • ¿Qué posicionamiento competitivo se desea? Consolidar su prestigio como Institución Educativa de Nivel Superior al servicio de la comunidad, brindándole la oportunidad de Cursar Estudios de gran demanda en el mercado laboral y cónsonos con las necesidades de la región y del país. • ¿Qué papel juega el cliente con relación al servicio? Entes pertenecientes a la comunidad estudiantil, ya sea de forma directa al ser ellos mismos alumnos de la institución o al costear los estudios de un estudiante. • ¿Qué se espera que piensen los clientes luego de la campaña? Que incida directamente en la intención de adquisición del servicio por el público objetivo de la campaña publicitaria. Stanton, Etzel y Walker (2000) indican que una adecuada preparación del mensaje se expresa en la redacción de frases y la elección de los símbolos, iconos, trazos, etc., más efectivos para dar forma al contenido, así los argumentos de un concepto puedan persuadir al target. El formato debe ir acorde con el medio de comunicación que difundirá el mensaje, es decir, un plan de medios apropiado. En relación a esto las tácticas necesarias para alcanzar esta estrategia serán descritas en el plan de medios ESTRATEGIA DOS: Jornadas de volanteo selectivo y estratégico. Dichas jornadas de volanteo se aplicaran bajo las siguientes tácticas:

Selección Adecuada del personal. Jóvenes (damas y caballeros) de excelente presencia física, en ropa deportiva llamativa a la vista (shorts, minifaldas y/o lycra). Esto con la finalidad de generar un impacto visual al target. Esto permitirá fácil recepción de la información.

Selección de los puntos estratégicos.

Zonas aledañas a la institución,

esquinas estratégicas tales como: C-I con Av. Delicias, Av. Delicias con Padilla y C-I con Av. 14 y CC Ciudad Chinita. • Selección Oportuna del Periodo de Volanteo. Se sugiere interdiario dos semanas previas al proceso de inscripciones, mientras la duración del mismo e intensivo diario la semana final del proceso. ESTRATEGIA TRES: Realización de “ferias vocacionales” dirigidas a las

instituciones de educación media diversificada, con la finalidad de promocionar la diversidad de carreras ofrecidas por el IUTEPAL. Para cumplir con esta estrategia debemos desarrollar las tácticas siguientes: • Selección Adecuada del personal. Jóvenes estudiantes de los últimos semestres de la institución (damas y caballeros) de excelente presencia física, en trajes formales identificados con la institución. Adecuadamente preparados. Dirigidos por parte del cuerpo profesoral. • • Selección estratégica de los Institutos. Aledaños a la institución, de preferencia instituciones de carácter privado. Selección Oportuna del Periodo de realización de dichas ferias. Se sugiere el periodo de culminación de clases las instituciones de educación media diversificada, proporcionada. • Mensaje y despliegue del mismo. Se sugiere el uso de presentaciones breves en video bean, personalizadas a cada sección, con la descripción breve del abanico de opciones ofrecido por la institución. También para incentivar la intensión de la audiencia, se recomienda el uso discrecional de material informativo impreso y POP. permitiendo una atención mayor a la información

2. Propulsar la actualización la plataforma administrativa del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, para gestionar efectivamente los procesos comunicacionales. González (2006) plantea que las organizaciones son sistemas socio-técnicos, donde el componente humano representa un factor importante en los procesos de planificación, organización, dirección, control y toma de decisión en las mismas, todo esto, con el propósito de lograr los objetivos y metas establecidas. El proceso de comunicación se encuentra presente en varios ámbitos del contexto social (familia, trabajo, estudios, reuniones sociales, entre otros), y establece a través de la interacción entre varias personas, el intercambio de información en forma vertical, horizontal y diagonal , la cual conlleva a un proceso de socialización donde las personas se adaptan o se adecúan al entorno social y se retroalimentan, claro está, de acuerdo a las metas u objetivos que tengan cada miembros y el uso de las herramientas comunicacionales que utilicen para lograrlos. Partiendo de lo anteriormente expuesto, la comunicación en las organizaciones constituye la herramienta de las instituciones para establecer lazos de intercambio de información entre esta y su público externo, ya que por medio de dicha herramienta se puede tomar decisiones en cuanto a las actividades a desempeñar y cumplir, siempre y cuando que las metas, estén acordes a los objetivos de la institución. En el proceso de comunicación, al igual que en cualquier otro proceso complejo, se pueden presentar determinadas interrupciones o barreras, de ahí que no pueda concebirse como un ciclo abierto, sino como un ciclo cerrado en que el emisor comprueba la interpretación correcta del mensaje a través de la retroalimentación, es decir, la verificación de hasta qué punto se tuvo éxito al transferir los mensajes, si la comprensión se ha logrado o no. En este sentido, la información como recurso básico para el desarrollo de las relaciones humanas, debe ser oportuna, porque es la herramienta fundamental para lograr sinergia,

orientada a los actores de los diferentes procesos organizacionales, para dar a conocer las políticas, el desarrollo cultural, económico, social y académico de la empresa, permitiendo así enriquecer la calidad de trabajo. La comunicación como proceso, es una herramienta de gestión orientada a reducir la incertidumbre del futuro y desarrollar perspectivas acerca del comportamiento social de los individuos; cuando la comunicación es fluida, los procesos de intercambio se asignan, se delegan funciones y se establecen compromisos en todos los niveles. Rojas y Arape (1999), refuerzan este planteamiento, al considerar a la comunicación como el intercambio progresivo de informaciones, sentimientos logran o saberes destinados al conocimiento y las transformaciones que el crecimiento común de todas las partes

involucradas; es decir, la comunicación es una fuerza determinante en los procesos empresariales de transformación y no como un instrumento auxiliar para el desarrollo de estrategias. Partiendo entonces de las premisas anteriormente descritas, proponemos las estrategias siguientes: ESTRATEGIA UNO: Adecuación de la plantilla de personal administrativo. En función de tener equipos de trabajo eficientes, las organizaciones inteligentes, conciben el aprendizaje como un proceso constante y necesario del ser humano. Una organización que aprende continuamente, expande su capacidad de adaptación y asegura su permanencia en el mercado, afirmando que los programas de entrenamiento son una vía para ello. Las instituciones educativas, trabajan bajo el enfoque tradicional, es decir, se desarrollan las tareas mediante grupos de trabajo por área, sea esta administrativa u operativa, donde cada una de ellas se orienta a sus objetivos planteados en su ámbito laboral. En este marco, la comunicación organizacional, se ve débil y con tendencia a no ser efectiva, debido al trabajo aislado de cada grupo. Para cumplir con esta estrategia debemos desarrollar las tácticas

siguientes: • Procesos de selección idóneos y adaptados a las nuevas realidades. La selección de los elementos a constituir los equipos de trabajo, debe estar no sólo enfocada en las necesidades presentes y futuras de la empresa, sino también debe formar parte del plan de desarrollo personal y trayectoria de los individuos en su ciclo de vida dentro de la organización. • Capacitación continúa del personal. Implementar talleres de capacitación, en resolución de problemas y manejo de conflictos, mediante la combinación de conceptos y de herramientas que permitan al líder del equipo de trabajo, asimilar los contextos y procesos de cambio que experimenta la organización, afectando el desarrollo de sus programas y pueda enfrentar adecuadamente los desafíos de sus prácticas laborales cotidianas. Esta acción, vendría a mejorar el nivel de desempeño de los miembros de los equipos de trabajo, garantizando su éxito en busca de mejoras significativas para la organización. • Uso de personal becario de la propia institución. Este personal desarrolla un sentido de pertenencia necesario para adecuar la plataforma comunicacional, apunta a que IUTEPAL posea las capacidades intelectuales y de conocimientos necesarios para su desarrollo, para cubrir las expectativas y necesidades de autorrealización y crecimiento personal en la organización. ESTRATEGIA DOS: Mejora sistemática y continua en el manejo y distribución de la información. Las organizaciones que forman parte del sistema como las instituciones de educación superior tendrán que tener una gran capacidad de adaptación y un mejor manejo de la información; en este orden de ideas, con esta estrategia se busca consolidar una cultura organizacional dirigida a establecer nuevos canales de comunicación, a fin de facilitar dentro de los Institución y a su publico externo la toma de decisiones y la puesta en práctica de la misma. Para cumplir con esta estrategia debemos desarrollar las tácticas siguientes:

Reestructuración

y

reingeniería

de

la

pagina

web.

Implementando

progresivamente el uso de herramientas como World Wide Web, correo electrónico, grupos de discusión, boletín electrónico y videoconferencia, como canales de comunicación. • Mejorar la elaboración de los planes operativos (programas). con el fin de reflejar proyectos y requerimientos, en la implementación de tecnología de información y comunicación, presentados por cada una de las dependencias administrativas y/o académicas; teniendo como norte la misión, visión institucional, enmarcada y conceptualizada dentro de los parámetros de la gerencia estratégica. • Acometer en forma práctica la elaboración de estrategias, investigaciones, estudios de campo y documentales que generen proyectos, sistemas y procedimientos orientados al uso de las Tecnologías de Información y Comunicación por parte de la Institución. Estas investigaciones pueden ser emprendidas por el mismo personal docente y administrativo de estas instituciones educativas, como trabajos de grado en los diferentes postgrados que cursan y en el caso de los docentes, como trabajos de ascenso. 3. Adecuar la propuesta de Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo a la realidad social del municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la República Bolivariana de Venezuela. El siglo XXI ha llegado con grandes cambios, podemos llamar a estos cambios globalización del mundo, fin de la modernidad, surgimiento de la sociedad de la información o advenimiento de una nueva civilización. Este fenómeno ha afectado a las sociedades en general, donde su propia estructura está cambiando, en su forma de organizar el trabajo, el poder y la cultura. La economía basada en conocimientos, así como las redes de información en torno a las cuales ella se articula, pasan a ser parte del futuro, estando presente en las sociedades más

desarrolladas y en los polos avanzados de América Latina. Por otro lado, se percibe la gestación en Venezuela de un nuevo tipo de sociedad, la cual ha generado una receptividad en ciertos sectores para hacerse cargo de ella, cuidarla y ayudar a desarrollarla. Se ha ido tomando conciencia de que los grandes problemas que enfrentamos, como la pobreza, la falta de equidad social y la marginación, no pueden ser resueltos por un solo actor de la sociedad; que hace falta que el Estado, la empresa y la sociedad civil generen alianzas permanentes que posibiliten superar estos flagelos. Al mismo tiempo, cuando se piensa en la creación de una cultura democrática y en la preservación de los recursos naturales y el cuidado del medio ambiente, surge la necesidad de contar con ciudadanos comprometidos, Socialmente Responsables, actuando desde organizaciones comunales, desde la empresa y desde el Estado. Brunner (1998) señala que los ciudadanos nos concebimos como sujetos de derechos y deberes. Cada uno de nuestros derechos trae como contrapartida la responsabilidad o el deber. Al mismo tiempo entendemos que no estamos solos en el mundo. Vivimos con otros, otros que también tienen derechos y responsabilidades. Juntos armamos el tejido social, las relaciones que nos articulan, que nos permiten convivir en el respeto a la dignidad de cada cuál y en la tolerancia. La reciprocidad nos invita al pluralismo, a la aceptación de la diversidad y también a realizar acciones de justicia social. Brunner (1998) también define como Responsabilidad Social Universitaria la capacidad que tiene la universidad, de difundir y poner en práctica un conjunto de principios y valores generales y específicos, por medio de cuatro procesos considerados claves en la Universidad, como son la gestión, la docencia, la investigación y la extensión universitaria. Respondiendo Socialmente así, ante la propia comunidad universitaria y el país donde está inserta. Los institutos de educación superior practican tres funciones tradicionales (docencia, investigación y extensión) y de una actividad indispensable en toda

organización cual es su gestión. En el centro de estos cuatro procesos claves se encuentran los principios y valores, como el sol del sistema. Esos cuatro procesos del quehacer universitario deben estar iluminados por los Principios y Valores anteriormente definidos. A su vez, en el quehacer universitario, relativo a estos cuatro procesos debe verificarse la práctica de estos principios y valores. En sintonía con las nuevas ideas que se están manejando sobre las comunidades y como una respuesta a lo que está plasmado en la Constitución Nacional, la institución esta volcada a atender las comunidades, manejando tres grandes vertientes, en eso que se llama La Tercera Gestión que tiene que rendir cualquier institución de nivel superior, no solamente la docencia y la investigación sino que también la extensión, es decir, ir a la comunidad. Una de las piezas manejada por IUTEPAL es el Servicio Comunitario de Ley, requerimiento de ley para poder egresar y la otra son los diplomados, en la formación para profesionales. Partiendo entonces de las premisas anteriormente descritas, proponemos las estrategias siguientes: ESTRATEGIA UNO: Impulso publicitario del programa de Asistencia Comunitaria este es una labor social que ha venido desarrollando el instituto desde hace mas de una década, una opción de ofrecer, fuera del Pre-Grado, a las comunidades que no han podido ingresar al Sub-sistema de Educación Superior, vean en este programa una forma de obtener y manejar una herramienta académica para salir al mercado laboral, representan una opción accesible porque tiene un bajo costo, IUTEPAL, exonera a gran parte de estos estudiantes a través a través de convenios operativos con Alcaldías, Zonas Educativas, Junta Parroquiales, Asociaciones de Vecinos, entre otros entes para exonerar el cincuenta por ciento de los costos. Las tácticas necesarias para alcanzar esta estrategia serán descritas en el plan de medios.

ESTRATEGIA DOS: Consolidar un programa de ayuda y asistencia integral al estudiante. Asignando la responsabilidad al Departamento de Bienestar

Estudiantil, bajo las siguientes modalidades: Becas por rendimiento académico, Becas trabajo, becas por mérito deportivo y beca por innovación tecnológica, beneficiando un elevado número de estudiantes de la sede para que puedan construir y edificar su profesión bajo patrones de apoyo sistematizados bajo los principios de democracia, justicia y equidad. Para cumplir con esta estrategia debemos desarrollar las tácticas siguientes: • Acometer estudios socioeconómicos para determinar a los beneficiarios del programa. Otras facetas del programa de ayuda estudiantil responde a meritos, deportivos, académicos, etc. Promoviendo a partir de la educación y formación superior el desarrollo integral de jóvenes provenientes de diversos estratos comunitarios, de manera que cuenten con herramientas para contribuir e impulsar una transformación comunitaria y social sostenible, basada en la igualdad de oportunidades. • Publicitar la gestión del mismo.

Estrategia Creativa
1. Imagen Corporativa: Maneja como colores corporativos, un degradado de tres tonos de azul. Heller (1977) señala el azul representa semióticamente inteligencia, verdad, sabiduría, recogimiento, espacio, inmortalidad, cielo y agua y también significa paz y quietud; actúa como calmante y en reducción de la presión sanguínea, y al ser mezclado con blanco forma un matiz celeste que expresa pureza y fe. Es un color de gran equilibrio, porque esta compuesto por colores de la emoción (amarillo = cálido) y del juicio (azul = frío) y por su situación transicional en el espectro. El

azul tiene su significado más importante en los símbolos, en los sentimientos que a él asociamos. El azul es el color de todas las buenas cualidades que se acreditan con el tiempo, de todos los buenos sentimientos que no están dominados por la simple pasión, sino que se basan en la comprensión recíproca. No hay ningún sentimiento negativo en el que domine el azul. No es extraño que el azul tenga tanta aceptación. Así que como equipo consideramos adecuada esta selección de color corporativo de la institución, esta adaptada a los valores que deseamos relejar. Como filosofía empresarial: • Misión: Formar Profesionales a nivel Técnico Superior Universitario

capacitados para desempeñarse eficientemente en su campo laboral, tomando como guía estratégica un curriculum actualizado y adaptado a las necesidades de cada especialidad, reforzando su estructura de pensamiento para consolidar su desarrollo integral, propiciando su autorrealización en el marco de la coparticipación y solidaridad social y tomando en consideración las expectativas del sector productivo regional y nacional. • Visión: Consolidar su prestigio como Institución Educativa de Nivel Superior al servicio de la comunidad, brindándole la oportunidad de Cursar Estudios de gran demanda en el mercado laboral y cónsonos con las necesidades de la región y del país. Creemos también en la necesidad de mantener estos postulados como filosofía empresarial IUTEPAL.

2. Mensaje: La institución maneja como eslogan publicitario un salto al futuro. Kottler (1999) define el término: Un lema publicitario o eslogan (anglicismo de slogan) es una frase memorable usada en un contexto comercial o político (en el caso de la

propaganda) como expresión repetitiva de una idea o de un propósito publicitario para resumirlo y representarlo en un dicho. Señala del mismo modo: Los lemas publicitarios a menudo juegan son decisivos en la competencia comercial. Un buen lema efectivo debería: • Declarar los beneficios principales del producto o marca para el comprador o cliente potencial. • Destacar las diferencias con el de otras firmas, por supuesto, dentro de los requisitos legales. • Ser declaración simple, concisa, tajante, directa y apropiada. • Ser creíble. • Hacer que el consumidor se sienta "bien". • Hacer que el consumidor sienta un deseo o una necesidad. • Es difícil de olvidar, se adhiere a la memoria (quiérase que no), especialmente, si se acompaña con instrumentos nemotécnicos como estribillos, ritmos, imágenes o secuencias de anuncios televisivos. En relación a esto un salto al futuro connota la satisfacción de la necesidad del target en obtener una certificación profesional en corto tiempo que les permita acceder al mercado laboral. Es conciso, corto y pegajoso, elementos esenciales para un buen eslogan. Kottler (1999), acota: El Texto publicitario debe persuadir al lector de las cualidades de un artículo de consumo e incitarle a la compra. Esta necesidad de atención hace que este emplee recursos como combinación de palabras e imágenes, juegos de palabras, eslóganes o tipografías llamativas.

3. Plan de Medios: Stanton, Etzel y Walker (2000) definen al plan de medios como una parte esencial del plan de publicidad, desarrollado en base a los objetivos de marketing, perfilando por medio del mismo una exposición cuantificable del

alcance, frecuencia y presupuesto de una campaña publicitaria. El activo intangible más importante de la organización es la imagen corporativa y la imagen de marca; de ahí la importancia de construir no solo una imagen sólida, sino también de mantenerla. Kottler (1999) enfatiza que un plan de medios adecuado pretende, a través de la aplicación de diversas técnicas, hacer un uso adecuado de los medios de comunicación publicitaria, que le permitan llegar al mayor número de consumidores Target, en el momento adecuado y con el menor costo posible. Para la selección del plan de medios adaptado a nuestro caso de estudio, debemos analizar los factores de mercado siguientes: (a) Población Objetivo o Target. Jóvenes Bachilleres con edades comprendidas entre los 18-40 años, con la necesidad de obtener una certificación profesional en corto tiempo que les permita acceder al mercado laboral. (b) El Producto. Instituto Universitario de Tecnología Juan Pablo Pérez Alfonzo, una Institución de Educación Superior de gestión privada. (c) Zona Geografica. Municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la República Bolivariana de Venezuela. También debemos puntualizar en los siguientes factores de orden publicitario: (a) Según la Naturaleza del Objetivo Publicitario. Al hablar de un target joven, favorecemos el uso de elementos de comunicación masiva audiovisual: Radio, TV e Internet (b) Según la Naturaleza del Mensaje Publicitario. Hablamos de un mensaje de transmisión simple a través de eslogan y ciertos tips informativos, lo que favorece a realizar hincapié en la publicidad radial. (c) Según la Audiencia de los Medios. Deben estar orientados a programas de corte juvenil, musicales u otros de audiencia masiva. (d) Según la flexibilidad de los medios. Aquí en este nos circunscribimos al Municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la República Bolivariana de

Venezuela, por lo que se hace mas idoneo el uso de medios regionales. Finalmente para la preparación del plan entran en juego los factores de orden financiero: (a) Considerando la magnitud del presupuesto a manejar. Por tratarse de una propuesta de diseño asumiremos contar con un presupuesto adaptado a la realidad de la institución. (b) Segmentación de Costos. Acometiéndose por medio de espacios temporales y tipos de medios a utilizar. Radio, TV e Internet La ultima etapa a ser tomada en consideración para la realización del plan de medios es la táctica de medios, esta responde a diversas alternativas para la consecución de los objetivos planteados. Como equipo de trabajo consideramos, que por tratarse de gente joven oriunda básicamente del estado Zulia, hacer uso de: Radio y TV Regional, ademas de banners web en paginas nacionales de uso frecuente en Internet. Hablamos para este caso en especifico de una publicidad de tipo estacional (épocas de inscripciones) , con niveles de pautas uniformes. 4. Cronograma de Actividades:

EVEN TO
Com ercial nter TVG lobal TV E

Año 2009-2010
1 octubre novie m bre dicie m bre e ne ro 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 fe bre ro 2 3 4

Pauta Radial “Con las Pilas Puestas” OK101 Pauta Radial “Los del Reggaeton” Sabor 106 Pauta Radial “Super Tardes” Oye 90.9

Banner W eb Horizontal Chat Terra Espacio Tipo P2 Volanteo Selectivo Ferias Vocacionales Adecuación Tecnológica
1. Comercial Televisivo: Canal Regional Global TV, Programa Enter TV, Corte

Juvenil. Lunes a Sábado 3.00-5.00 PM. Frecuencia: Uno de 30seg, pautado cada negro. Mención por el staff del programa. Duración estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero. 2. Pauta Radial: Estación OK 101, Programa Con Las Pilas Puestas, Corte Adulto Contemporáneo-Juvenil. Lunes a Viernes 8.30-11.30 PM. Frecuencia: Uno de 20seg, pautado internegro. Mención por el staff del programa. Duración estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero. 3. Pauta Radial: Estación Sabor 106, Programa Los del Regaetton, Corte Juvenil. Lunes a Sábado 3.30-6.30 PM. Frecuencia: Uno de 20seg, pautado cada negro. Mención por el staff del programa. Duración estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero 4. Pauta Radial: Estación Oye 90.9, Programa Super Tardes, Corte Juvenil. Lunes a Viernes 1.00-4.00 PM. Frecuencia: Uno de 30 seg, pautado cada negro. Mención por el staff del programa. Duración estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero. 5. Banner Web: Pagina Terra, Chat de alta popularidad, buscador y otros servicios. Segmento General. Pautado continuo en ubicación de pagina principal (P2), continuo exceptuando el periodo vacacional decembrino (1era semana de diciembre a 1era semana de enero). 6. Volanteo Selectivo: Con un tiraje de 1000 volantes por jornada. Frecuencia interdiaria. Duración estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero. 7. Ferias Vocacionales: Se visitaran diez instituciones de educación mediadiversificada, a razón de una diaria, en el periodo comprendido entre la 4ta semana de noviembre y la 1era de diciembre. 8. Adecuación Tecnológica: A realizarse en el periodo vacacional decembrino

EVENTO
Comercial Enter TV Global TV
Pauta Radial “Con las Pilas Puestas” OK101 Pauta Radial “Los del Reggaeton” Sabor 106 Pauta Radial “Super Tardes” Oye 90.9

Frecuencia
Dos semanas previas al proceso de inscripción y las dos semanas del mismo Dos semanas previas al proceso de inscripción y las dos semanas del mismo Dos semanas previas al proceso de inscripción y las dos semanas del mismo Dos semanas previas al proceso de inscripción y las dos semanas del mismo

Banner Web Horizontal Chat Terra Espacio Tipo P2 Volanteo Selectivo Ferias Vocacionales Adecuación Tecnológica

Continuo, excepto los periodos vacacionales Interdiario, bajo el mismo intervalo de radio y TV Dos semanas previas al proceso vacacional decembrino Periodo Vacacional Decembrino

Presupuesto

P R E SU P U E ST O

A c t i vi d a d
P a u t a s R a d ia le s

Ele m e n to s

C o sto C o sto C a n ti d a d U n i ta ri o T o ta l

C o m e r c ia l T e le v isRiv oliz a cio n ea

d e l co m e rcia l. A lk y m ia C in e m a to 56 ,6 ica B s56 ,6 0 0 B s 1 g rá f 0 0

D ia d e P a u t a d e l C o m e r c ia l. E n t e r 4 2 G lo b5,4 T V B s226 ,8 0 0 B s TV al 0 0
G ra b a cio n /e d icio n d e l co m e rcia l. V C P1ro d u ccio n e s0 B s27,20 0 B s 17,20

D ia d e P a u t a C o n la s P ilas P u e st a4s 0O K 10 16 20 B s 24 ,8 0 0 B s D ia d e P a u t a L o s d e l R e g g a e t o n S ab o r 10575 B s 24 ,150 B s 42 6 D ia d e P a u t a S u p e r T ar d e s O y e 49 0 .9 4 9 0 B s 20 ,58 0 B s 0

Ban n er W eb

A r t e W e b d e A n u n c io . M a k in ig P 1 in t C A 30 0 B s 30 0 B s o P a g in a T e r r a C h a t . U b ic ac ió n P 2. P 16 o S e m an a l B s 16 ,0 0 0 B s ag 1,0 0 0 P e r so n a l p a r a jo r n ad a 5 p u n t o30 s 4 0 0 B s 12,0 0 0 B s 800 B s 6 ,4 0 0 B s 6 ,4 0 0 B s 20 0 B s 3,0 0 0 B s 900 B s 1,750 B s 4 5538 0 B s

V o la n t e o S e le c t iv o T ir a je 10 0 v o lan t e s. M a k in ig P o 30t0 C A 8 0 B s 24 ,0 0 0 B s in F e r ia V o c a c io n a l
T ir a je 10 0 v o lan t e s. M a k in ig P o 10 t0 C A 8 0 B s in P e r so n a l n o d o c e n t e p a r a jo r a n a d a 40 16 0 B s P e r so n a l d o c e n t e p a r a jo r an ad a 20 16 0 B s P r e se n t a c io n P r o f e sio n a l P W P1 20 0 B s C o m p r a e q u ip o v id e o b e a n . M e r c1 o lib 3,0 0 0 B s ad re P O P p /v isit a : 15 B o lig r a fo s. L it o z 10lia C A 9 0 B s u P O P p /v isit a : 10 0 C h a p a s. L it o z u 10 C A 175 B s lia C O S T O S T O T A LE S

A c t u a liz a c io n T e c n o loeg ic e n ie r ia P a g in a W e b . M a k in ig1 P o in t 3,0 0 0 B s 3,0 0 0 B s R in g a CA

Conclusiones
Las empresas educacionales en el ámbito del estado Zulia se hacen cada día

más competitivas dentro de su ramo, asimilando más estrategias a fin de garantizar el éxito. Es imperiosa la necesidad de implementar un Plan de RRPP para llegar al Publico Externo del caso de estudio, con la finalidad de Mejorar su Plataforma Comunicacional. Esta estrategia viene a erigirse como requisito sine qua non para alcanzar los objetivos trazados por la institución, respondiendo así a su plan estratégico de negocio. Esto con le permitirá asentar definitivamente su prestigio como Institución Educativa de Nivel Superior al servicio de la comunidad. Esperamos como equipo de trabajo, esta propuesta también sirva como un elemento apalancardor para la institución en logro y cumplimiento de su filosofía empresarial.

Recomendaciones
Como parte fundamental de este estudio, se hacen las siguientes recomendaciones: • La gerencia de la institución, debe desarrollar habilidades y destrezas para entender y dirigir a sus trabajadores, para lograr sacar de cada uno de ellos lo mejor de sus capacidades, que les permitan conformar equipos de trabajo eficientes, para enfrentar los grandes retos que exigen los cambios vertiginosos de la globalización en todos sus contextos. • Propiciar ambientes favorables de comunicación, que permitan un proceso de transformación del trabajador, creándole sentido de pertenencia, valorando así sus sentimientos y opiniones que puedan emitir, orientado al logro de equipos de trabajo más fuertes y cohesionados, donde sus integrantes sean los entes innovadores, generando ventajas competitivas, para que organización sea sostenible en el tiempo en beneficio de sus clientes y los mismos integrantes. • implementar el Plan de RRPP como herramienta idónea para de Mejorar la Plataforma Comunicacional e incidir directamente en la consecución de los valores de la filosofía empresarial de la institución.

Bibliografia
1. B. Pérez. La comunicación en las Organizaciones. Revista Cubana de Educación Superior. N° 2, La Habana 2004 2. E. Heller. La Psicología del Color. Ediciones Gustavo Gili. Barcelona, 1977 3. I. González. Comunicación Interpersonal y Comunicación Organizacional. Centro de Información. Conindustria- Programa Coninpyme. Caracas, 2006 4. J. Brunner. La Universidad Frente al Próximo Milenio. XIII Asamblea de la Unión de Universidades de América Latina UDUAL. Santiago de Chile, 1998. 5. J. Carrillo de Albornoz y Serra. Manual de autodiagnóstico estratégico. ESIC Editorial, Madrid 2005 6. L. Castellano. El proceso comunicacional de la Universidad del Zulia hacia el sector estudiantil. Tesis de Grado, División de Estudios para Graduados. Facultad de Humanidades y Educación. Maestría en Ciencias de la Comunicación LUZ, Maracaibo 2002. 7. L. Rojas y E. Arapé. La Visión y la Comunicación en la Gerencia. Revista Opción. Año 15 No 28. LUZ, Maracaibo 1999 8. M. Stanton, W. Etzel y P. Walker. Fundamentos de Marketing. McGrawHill Editores, México 2000 9. P. Kotler. Fundamentos de mercadotecnia 4º Edición. Prentice Hall, México 1999

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