ACCESS DEFINICIN

Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

2. Historia de la Base de Datos de Access

Tuvieron sus orgenes en 1960 - 1962, cuando se empezaron a usar las maquinas que codificaban la informacin en tarjetas perforadas por medio de agujeros. Las bases de datos se crean con el objetivo de almacenar grandes cantidades de datos que antes se almacenaba en libros, lo que era lento, costoso y complejo (cualquier actualizacin a realizar, haba que hacerla en cada uno de los libros en los que apareciera dicha informacin a modificar). Las primeras bases de datos manejaban ficheros que eran almacenados en tarjetas o soportes magnticos. Cuando los ordenadores evolucionan, aparecen las cintas y los discos, a la vez que las maquinas son dotadas de mucha mas potencia y facilidad de manipulacin, es por tanto en ese momento cuando las bases de datos comienzan a ser realmente tiles. En 1970 se convoca una Conferencia de Lenguajes de Programacin y se establece un modelo llamado CODASYL (Modelo para el tratamiento de bases de datos que fue publicado por E. Cod en 1970. Cod, propuso una forma de organizar las bases de datos mediante un modelo matemtico lgico. Una vez creado este modelo se crea un modelo estndar de actuacin

3. Elementos de la base de datos de Access

-Tablas: son el "corazn" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrnica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles -Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer nicamente aquellos que interesan.

-Mscaras o formularios: permiten la visualizacin y la gestin de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte ms fcil la introduccin de los datos. -Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresin o anlisis, facilitando la individualizacin de los datos ms improtantes. -Macros: automatizan las funciones de la base de datos -Mdulos: registran de Access Basic (programacin).

y y

4. Tablas

Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Podemos tener ms de una tabla en la base de datos para guardar informacin relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la informacin de clientes, en la otra la informacin del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto. Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena informacin sobre empleados, cada empleado se insertar una sola vez en una tabla que se configurar para contener nicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarn en su propia tabla, y los datos sobre sucursales tambin tendrn su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalizacin.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada informacin individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene informacin sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin diferente, como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se

deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro tipo. Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada informacin contenida en una ficha (autor, ttulo, etc.) corresponde a un campo de la base de datos. Aqu tienes el ejemplo de una tabla, es la tabla "Clientes" de la base de datos "Neptuno" incluida en Access:

5. Definicin de campo y tipos Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo, permite aclarar informacin referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de informacin que cargramos en dicho campo, esta puede ser: y y y y Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numrico: para introducir nmeros Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

y y y y y y

Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc. Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

6. Definicin de registro Es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Un registro vendra a ser algo as como una ficha. Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera gil y organizada.