Metodologa Acceso de Planificacin Institucional TALLER DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL

MODULO A: Preparacin para la planificacin.

MANUAL DE LOS PARTICIPANTES

Las ventajas y desventajas de la planificacin.
Siempre hay mltiples justificaciones para una planificacin institucional. Al principio del proceso, es importante conocer los intereses y las expectativas de los diversos participantes con respecto al ejercicio de planificacin. Tambin es importante considerar de antemano las inquietudes y reservas que se tiene sobre el proceso. Cualquier proceso de planificacin tiene sus limitaciones, costos y riesgos.

El lenguaje de la planificacin.
En esta sesin, se presentan los trminos que se van a utilizar durante el resto del taller. Es probable que muchas de estas palabras tengan, en el uso cotidiano, significados distintos a los que se presentan aqu. Sin embargo, es importante compartir los conceptos, utilizados en esta metodologa, para lograr un lenguaje comn a todos los participantes y llevar a cabo un proceso de planificacin exitoso. Las definiciones planteadas es esta propuesta de planificacin estn basadas en la diferencia entre fines y medios.

FINES

El propsito, los objetivos y las metas son trminos que se usan para describir los resultados.

MEDIOS

El quehacer, los programas y las tareas son trminos que se usan para describir mtodos o medios utilizados para lograr resultados deseados.

En general, es preferible definir los fines con mucha precisin y mantener cierto nivel de flexibilidad con respecto a los medios. En las hojas que se sigue se explicar con mayor precisin, las definiciones y la utilizacin de otros trminos especficos, empleados repetidamente sobre el taller. La grfica que se presenta a continuacin ilustra la relacin que tiene estos conceptos en la estructura lgica de la lanificacin.

ESTRUCTURA DE LA PLANIFICACIN

PARA LOGRAR EL PROCESO NECESITO HACER

Qu queremos lograr?

Con qu, cmo lo hacemos?

Metas

Tareas

Objetivos

Programas

Propsitos

Qu hacer

FINES

SI HAGO ESTO LOGRO

MEDIOS

Propsito y quehacer. Es importante distinguir entre el propsito (un fin) y el quehacer (un conjunto de medios escogidos para lograr el propsito). Lo que usualmente llamamos misin es la unin del propsito y el quehacer; aqu se propone separarlos para poder definirlos con mayor exactitud.

Definicin de propsito: El propsito es el resultado primordial que la organizacin quiere lograr. Ejemplos de propsitos y y Prevenir la violencia domstica y sus consecuencias fsicas y psicolgicas (Centro de Apoyo a la Mujer Violentada) Evitar la destruccin de ambientes acuticos en Costa Rica (Asociacin de Conservacin del Ambiente Acutico)

Definicin de quehacer: El quehacer es un resumen general de los medios principales que la organizacin emplea para lograr su propsito.

Ejemplos de quehaceres y y Proveer atencin mdica y psicolgica a las mujeres agredidas (Centro de Apoyo a la Mujer Violentada). Promover la educacin pblica y el cambio de polticas pblicas con relacin a asuntos de conservacin del ambiente acutico. (Asociacin de Conservacin del Ambiente Acutico)

Ejemplo de misin que combina propsito y quehacer.

PROPSITO (fin principal) A travs Quehacer (conjunto de medios lograr un propsito)

Mejorar las condiciones de vida de las familias pobres.

Misin

Brindar asistencia tcnica e para informacin sobre fuentes crediticias para el establecimiento de empresas familiares de produccin.

Esta conceptualizacin permite ser flexible y adoptar los medios de la institucin a las condiciones del ambiente, para lograr sus fines. Una institucin debe tener un propsito bien definido que refleje su fin primordial y una expresin de su quehacer, que refleje los medios principales que usa para lograr el propsito. En cambio la misma institucin puede tener, uno, dos, tres, cuatro o ms programas, escogidos por la contribucin de cada programa pueden hacer para lograr el propsito institucional. Cada programa debe tener un objetivo bien definido. El programa es el conjunto de actividades (medios) que tiene un objetivo (fin) en comn. La ejecucin de cada programa requiere la seleccin de metas (fines especficos, precisos, medibles y limitados en tiempo) y la ejecucin de tareas (acciones concretas para lograr la meta). A continuacin se presentan las definiciones y ejemplos de cada uno de estos trminos. Objetivos y programas Igualmente, es importante distinguir entre los objetivos (fines ms especficos que el propsito) y los programas y sistemas gerenciales (medios para lograr los objetivos). Definicin de objetivos: Los objetivos son los fines deseados, resultados de la ejecucin de los programas y los sistemas gerenciales. Ejemplos de objetivos y y Aliviar el trauma inmediato de las victimas de la violencia domestica (Centro de Apoyo a la Mujer Violentada) Preservar la poblacin de tortugas verdes en la costa atlntica (Asociacin de Conservacin del Ambiente Acutico)

Definicin de programas: Los programas son el conjunto de actividades y tareas que comparten su objetivo comn.

Ejemplos de programas y y Programa de Atencin en Crisis. (Centro de Apoyo a la Mujer Violentada) Programa de Proteccin de la poblacin de tortugas verdes (Asociacin de Conservacin del Ambiente Acutico)

Metas y tareas Finalmente, es importante conocer la relacin entre metas (fines an ms especficos) y tareas (medios para lograr la meta) Definicin de metas: Las metas son resultados deseados expresados en forma precisa. Son mesurables y limitados en tiempo; es decir, con relacin a un calendario de trabajo. Ejemplos de metas Realizar consultas psico-mdicas y canalizacin apropiada para 200 mujeres agredidas durante 1998. Hacer un inventario y poner etiquetas a 300 tortugas verdes durante la poca de anidaje de 1998. (Asociacin de Conservacin del Ambiente Acutico)

Definicin de tareas: Acciones concretas diseadas para lograr las metas.

Ejemplos de tareas y y Diseminar informaciones sobre el Programa de Atencin en Crisis a organizaciones comunitarias (Centro de Apoyo a la Mujer Violentada) Reclutar 10 voluntarias para contar y etiquetar tortugas, y ayudar con el proceso de inventario. (Asociacin de Conservacin del Ambiente Acutico)