KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM) KUMPULAN 1 SIRI 7/2011

Huraikan panduan pengurusan mesyuarat dan jelaskan masalah sering dihadapi oleh urusetia dalam pengendalian mesyuarat dan berikan ciri-ciri mesyuarat yang berkualiti.
NAMA Ahmad Syukri B. Muhammad Aida Irena Bt Rasdi Aida Nadya Bt. Taib Ainol Azmi B. Ismail Alias B. Ayob Anis Wahida Bt. Mohamad Aniza Bt. Malip Asniati Bt. Sabil Asriyani Bt. Abdul Rashid Atikaherma Bt. BAsri SEKOLAH SMK Pertang SMK Batu Kikir Kolej Matrikulasi Kuala Pilah SK Panchor SMK Dato Muhammad Yusof SMK Bandar Baru Serting SMK Batu Kikir Kolej Matrikulasi Kuala Pilah SMK Seri Jempol SMK Bandar Baru Serting ANGKA GILIRAN 1110050001 1110050002 1110050003 1110050004 1110050005 1110050006 1110050007 1110050008 1110050009 1110050010

SEPTEMBER 2011

KANDUNGAN

BIL 1.0 2.0 3.0

PERKARA PENGENALAN DEFINASI MESYUARAT TATACARA MESYUARAT 3.1 3.2 PERINGKAT PRA MESYUARAT PERINGKAT DALAM MESYUARAT 4

MUKA SURAT 1

6 6 8 14

4.0 5.0 6.0 7.0

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT MASALAH YANG DIHADAPI OLEH URUSETIA CIRI-CIRI MESYUARAT BERKUALITI PENUTUP 1

BIBLIOGRAFI

1.0

Pengenalan

Dalam menentukan halatuju sesebuah organisasi, pengurusan dan pentadbiran yang cekap merupakan nadi utama dalam menggerakkan semua bahagian atau divisyen yang terlibat. Mesyuarat merupakan salah satu dari elemen tadbir urus yang wajar diberi perhatian kerana ianya merupakan kaedah yang paling berkesan bagi sesebuah organisasi dalam proses pembuatan keputusan seterusnya memastikan setiap agenda menepati setiap objektif yang ditetapkan. Melalui mesyuarat yang berkesan, sesuatu keputusan akan dapat dicapai secara musyawarrah (participating management), mengurus tindakan secara bersepadu, menjimatkan kos dan masa, menambah idea, menggalakkanbuy in, mengurangkan konflik, meningkatkan produktiviti selain menjadi platform untuk memberi dan meningkatkan motivasi staf dan pekerja secara amnya.

2.0

Definasi mesyuarat

Secara amnya mesyuarat boleh didefinisikan sebagai satu bentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tataurusan persatuannya yang berkenaan. Pada kebiasaannya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan, dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.

3.0

Tatacara mesyuarat

Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah: 3.1 Peringkat pra-mesyuarat Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan. Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan). Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat. 3.2 Peringkat dalam mesyuarat

Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini. Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan. Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain. Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"

4.0

Panduan Pengurusan Mesyuarat

Panduan pengurusan mesyuarat mesti mempunyai asas-asas penting. Antaranya ialah mesti mempunyai objektif dan agenda yang jelas, bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa dan kemudahan fizikal yang jelas. Selain itu, perlu ada notis panggilan mesyuarat, ahliahlinya mempunyai kepakaran, perbincangan secara positif, peranan pengerusi berkesan,

peranan setiausaha berkesan, minit mesyuaratnya tepat dan mempunyai tindakan susulan yang berkesan. Antara perkara yang perlu dibentuk dan disusun dalam agenda ialah perutusan pengerusi, pengesahan minit mesyuarat yang lalu, perkara-perkara berbangkit, senarai perkara yang hendak dibincangkan, pembentangan kertas kerja, jika ada, hal-hal lain dan penutupan mesyuarat.

Mengikut PKPA Bil 2/1991, tujuan pengurusan adalah untuk menentukan dan memastikan pengurusan masa yang berkesan, mengatasi kelemahan dan meningkatkan keberkesanan pengurusan. Selain itu, ia juga bertujuan untuk menentukan tindakan susulan yang berkesan. Terdapat tiga peringkat utama dalam pelaksanaan dan tindakan mesyuarat. Tindakan yang pertama ialah tindakan pra mesyuarat. Antara tindakan yang perlu dilakukan ialah menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat dengan pengerusi jawatan kuasa. Pelaksana juga perlu menyediakan dan membuat tempahan bilik mesyuarat dengan mengambil kira tempoh masa, bilangan anggota yang akan hadir, peralatan dan jamuan ringan. Selain itu, pelaksana perlu menentu dan menyediakan bahan perbincangan dan menyerahkannya kepada urusetia dan ahli-ahli dua minggu sebelum hari mesyuarat. Surat jemputan mesyuarat juga perlu disediakan dengan maklumat yang lengkap, termasuk jenis pakaian yang sesuai. Kemudahan-kemudahan dalam bilik mesyuarat mestilah mencukupi, bersih dan selesa. Seterusnya perlu memastikan bahawa kehadiran ahli-ahli mengikut senarai kehadiran disediakan dua hari sebelum mesyuarat dan perbincangan pra mesyuarat dengan pengerusi supaya tindakan-tindakan diambil terhadap masalah yang dijangka serta memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat, menepati masa dan sebagainya.

Peringkat yang kedua ialah tindakan-tindakan semasa mesyuarat. Tindakan yang penting semasa mesyuarat ialah mencatat minit mesyuarat, antaranya perlu ada senarai kehadiran, perkara yang dibincangkan, keputusan mesyuarat dan tindakan susulan dicadangkan. Peringkat yang ketiga ialah tindakan-tindakan selepas mesyuarat. Antara tindakan yang perlu dilakukan ialah mengemas dan menyediakan minit mesyuarat, menghantar minit mesyuarat ke urusetia selewat-lewatnya satu minggu selepas mesyuarat. Kemudian menerima maklum balas daripada urusetia, akhir sekali perlu menyedia dan menghantar laporan maklum balas yang dikemaskini ke urusetia.

5.0

Masalah Yang Dihadapi Oleh Urusetia

Antara masalah yang dihadapi oleh urusetia ialah apabila sesuatu mesyuarat itu tidak diperlukan. Sekiranya ia tidak diperlukan perbincangan yang panjang boleh disebarkan melalui emel, SMS ataupun telefon. Selain itu, terdapat juga tujuan mesyuarat yang salah yang menjadi masalah kepada urusetia, contohnya apabila sesuatu mesyuarat diadakan sekadar untuk meluluskan sesuatu tindakan (rubber stamp). Objektif mesyuarat tidak jelas menyebabkan agenda mesyuarat kabur, tidak membantu malah tidak wujud. Mesyuarat akan menjadi lebih teruk jika ianya diadakan tanpa sebarang agenda. Pengerusi hanya berbual kosong berbincang itu dan ini. Malahan kehadiran orang yang tidak berkaitan seperti pengganti dihantar pada saat-saat akhir tentu sekali gagal memikul tanggungjawab dalam melaksanakan keputusan mesyuarat.

Prosedur mesyuarat pula tidak jelas, pengurusan masa yang tidak cekap dan perbincangan melompat-lompat. Mesyuarat menjadi bercampur-baur antara satu perkara dengan perkara yang lain. Timbul pula agenda tersembunyi dan apabila ada konflik, ia tidak diurus dengan bijaksana. Biasanya masalah ini berpunca daripada kelemahan pengerusi. Bagaimanapun, sekiranya pengerusi mengamalkan prinsip diktator pula, mesyuarat akan punah. Suasana yang tidak kondusif seperti kelengkapan yang tidak lengkap dan serba kekurangan menyumbang kepada kegagalan sesebuah mesyuarat. Kesilapan masa mesyuarat mungkin berlaku pada hari, minggu, bulan ataupun tahun yang tidak sesuai. Mesyuarat lewat dan gagal dilaksanakan tepat pada waktu yang dirancang yang disebabkan oleh ahli mesyuarat yang hadir lewat. Malah ada di antara ahli mesyuarat yang keluar awal sebelum mesyuarat yang diadakan tamat sepenuhnya. Tempat mesyuarat tidak sesuai dan tidak selesa. Persekitaran kotor, berbau busuk dan tidak menyenangkan. Akibatnya, ahli mesyuarat hilang tumpuan dan tidak memikirkan perkara lain kecuali, Bila mesyuarat akan tamat.

6.0

Ciri-Ciri Mesyuarat Berkualiti

Terdapat beberapa ciri-ciri mesyuarat yang berkualiti, antaranya ialah perlu adanya notis panggilan mesyuarat yang mencukupi dan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat. Mesyuarat harus diadakan di sekurang-kurangnya

tempat yang ada kemudahan fizikal yang mencukupi serta selesa, tiada kerosakan pada sistem audio, mikrofon atau penyaman udara. Susunan meja dan kerusi juga penting agar peserta mesyuarat mengikuti sesi mesyuarat dengan berkesan.

Pastikan mesyuarat dijalankan tepat pada masanya. Semua yang hadir seharusnya menerima minit mesyuarat selewat-lewatnya seminggu selepas mesyuarat untuk membuat laporan di dalam mesyuarat. Setiausaha harus menyediakan semua keperluan mesyuarat. Mesyuarat harus dijalankan mengikut tatacara mesyuarat iaitu pra mesyuarat, peringkat mesyuarat dan selepas mesyuarat. Dalam sesuatu mesyuarat bukan pengerusi dan setiausaha sahaja yang memainkan peranan malahan semua ahli juga memainkan peranan dalam menjayakan mesyuarat. Semua ahli dalam mesyuarat harus mengambil bahagian dengan aktif semasa perbincangan untuk membantu mencapai matlamat yang ingin dicapai. Pengerusi yang baik biasanya memastikan semua peserta mesyuarat memberi pandangan sepanjang mesyuarat dijalankan. Sesuatu mesyuarat boleh dikatakan efektif bila ianya memberi kepuasan kepada ahli-ahli mesyuarat

7.0

Penutup Dalam sesebuah mesyuarat yang berkesan segala panduan, masalah dan ciri-ciri yang

penting perlu dititik beratkan agar dapat mencapai satu keputusan yang bijaksana, dan persetujuan dapat dicapai dalam suasana yang penuh kondusif.