ISO 2008 9001

GUIA DE AUDITORIA N 02
Auditora a la Poltica de Calidad, Objetivos de Calidad y a la Revisin por la direccin.

SERIE MANUALES DE CALIDAD

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NORMA INTERNACIONAL

ISO 9001

MANUAL DEL AUDITOR de SISTEMAS DE CALIDAD

GUIA DE AUDITORIA N 02
Auditoria a la Poltica de Calidad, Objetivos de Calidad y a la Revisin por la direccin.
Segn reza el inciso 7.2 de la norma 19011 Los auditores de sistemas de gestin de la calidad/ambiental deberan poseer conocimiento y habilidades en las siguientes reas: a) Principios, procedimientos y tcnicas de auditora, para posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para diferentes auditoras, y asegurar que las auditoras se realizan de manera coherente y sistemtica. Un auditor debera estar en capacidad de: Aplicar los principios, procedimientos y tcnicas de auditora. Planificar y organizar el trabajo efectivamente. Realizar la auditora oportunamente. Priorizar y enfocarse en aspectos importantes. Recolectar informacin mediante entrevistas, escuchando y observando, y revisando documentos, incluidos los registros. Verificar la exactitud de la informacin recolectada. Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la auditora, para corroborar los hallazgos de la auditora y las conclusiones. Evaluar los factores que puedan afectar la fiabilidad de los hallazgos de la auditora y las conclusiones. Entender la conveniencia y las consecuencias de usar tcnicas de muestreo. Registrar las actividades de auditora a travs de documentos de trabajo. Preparar reportes de auditora que sean claros y concisos. Mantener la informacin confidencialmente.

Pero la habilidad mas importante que debemos desarrollar para conducir una auditoria y en la interpretacin de cualquier norma es El sentido comn

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Con la prctica continua de esta habilidad es que podremos aplicar valor agregado a nuestras auditorias y obtener la satisfaccin real de propios y terceros. Con esta pequea introduccin vamos a dar inicio a la Gua N 2 de Auditorias ISO 9001:2008 y comenzamos con secciones del SGC que pueden presentar posibilidad de confusin o diferencias de interpretacin

1. Auditora de la poltica de calidad

5.3 Poltica de la calidad La alta direccin debe asegurarse de que la poltica de la calidad: a) es adecuada al propsito de la organizacin, b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad, c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, d) es comunicada y entendida dentro de la organizacin, y e) es revisada para su continua adecuacin.

La poltica de calidad y su despliegue eficaz slo se pueden evaluar verdaderamente con base en los resultados generales de la auditora. Los mtodos de auditora deberan incluir los siguientes:

Entrevistas con la alta direccin para entender su enfoque y su compromiso con la calidad.

Evaluacin, a travs de los registros de la revisin por la direccin, del compromiso y la participacin de la alta direccin en el establecimiento, la implementacin, el monitoreo y la actualizacin de la poltica de la calidad. Evaluacin de si la direccin ha traducido eficazmente la poltica de la calidad en palabras y directrices comprensibles en todos los niveles de la organizacin, con los objetivos correspondientes en cada funcin/ nivel al que se aplique.

Conduccin de entrevistas con el personal para verificar si tiene la conciencia, el entendimiento y el conocimiento requeridos sobre la forma en que la poltica de calidad de la organizacin se relaciona con sus propias actividades, independientemente de los trminos utilizados por dicho personal para expresar su entendimiento.
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Bsqueda de evidencia de diseminacin eficaz de la poltica de la calidad mediante una comunicacin adecuada. 2. Auditora de los objetivos de calidad

5.4.1 Objetivos de la calidad La alta direccin debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto [vase 7.1 a)], se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organizacin. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la poltica de la calidad.

Es importante que los auditores verifiquen que los objetivos generales de calidad de la organizacin se hayan definido y documentado bajo algn mtodo que permita conocer su medida y poder realizar seguimiento de su evolucin.

Se debe analizar como reflejan la poltica de calidad, si son significativamente coherentes, si estn en lnea y son compatibles con los objetivos generales del negocio, incluyendo las expectativas del cliente. Si este no es el caso, los auditores deberan evaluar adicionalmente el compromiso de la alta direccin con la calidad.

Es necesario que el cumplimiento de los objetivos de calidad sea mensurable y est documentado. No existe forma especfica de identificar ni documentar los objetivos de la calidad ya que pueden aparecer en los planes de negocios, los resultados de la revisin por la direccin, los presupuestos anuales, etc. Depende de los auditores convencerse de que los objetivos estn documentados adecuadamente.

Los auditores deberan obtener evidencia de la forma en que los objetivos de calidad se establecen en cascada en toda la estructura y los procesos de la organizacin, enlazando los objetivos estratgicos generales con los objetivos de la direccin y en forma descendente hasta las actividades operacionales especficas.

Se recomienda que los objetivos documentados de calidad se examinen en la etapa de revisin de la documentacin de la auditora.
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Antes de terminar la auditoria, los auditores deben convencerse de que los objetivos de calidad son realistas y pertinentes y que la organizacin ha asignado al personal responsable los recursos necesarios para cumplir sus objetivos. La evidencia de esto se debera obtener en todos los niveles de la organizacin.

Los objetivos de calidad no son estticos y es necesario actualizarlos a la luz del clima actual del negocio y de bsqueda de la mejora continua. Los auditores deberan verificar que el desempeo general de la organizacin refleje las aspiraciones de la poltica de la calidad y satisfaga de forma razonable los objetivos de calidad.

Los auditores deberan recordar que el cumplimiento de los objetivos se puede medir cuantitativa o cualitativamente. Tambin deberan recordar que existe un enlace claro entre los aspectos dinmicos de la revisin de la poltica de la calidad y los objetivos de la calidad y el compromiso de la organizacin con la mejora continua.

3. Auditora de la revisin por la direccin

5.6 Revisin por la direccin 5.6.1 Generalidades La alta direccin debe revisar el sistema de gestin de la calidad de la organizacin, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continuas. La revisin debe incluir la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestin de la calidad, incluyendo la poltica de la calidad y los objetivos de la calidad. Deben mantenerse registros de las revisiones por la direccin..

ISO 9001:2008 exige a la alta direccin revisar el sistema de gestin de la calidad de la organizacin a intervalos planificados, para garantizar su conveniencia,
adecuacin y eficacia continuas. La revisin se podra realizar en una reunin

separada, pero no es un requisito de la norma.

Existen muchas formas en que la alta direccin puede revisar el sistema de gestin de la calidad como, por ejemplo, recibir y revisar un informe generado por el representante de la direccin u otro personal, la comunicacin electrnica como parte de reuniones regulares de la direccin en donde tambin se discutan aspectos tales como presupuestos y metas.
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La revisin por la direccin es un proceso que se debera realizar y auditar utilizando el enfoque por procesos. ISO 9001, clusula 5.6.2, especifica las entradas para el proceso de revisin por la direccin y se deben incluir estos temas. Sin embargo, stos no son los nicos temas que se pueden incluir en una revisin. Es probable que ellos no se traten individualmente ni simultneamente, sino como parte de una revisin general del negocio. Los auditores deberan estar conscientes de que las entradas podran estar en forma de informes, diagramas de tendencia, etc. Como resultado del proceso de revisin por la direccin, debera existir evidencia de decisiones relacionadas con:

cambio en la poltica y los objetivos de calidad, planes y posibles acciones para la mejora, cambio en los recursos, planes de negocios revisados, presupuestos.

El resultado no solo se relaciona con las mejoras o los cambios, sino que podra incluir decisiones sobre otros asuntos importantes tales como los planes para introducir productos nuevos.

Se requieren registros de la revisin por la direccin, pero no se especifica su formato. Las actas de las reuniones son el tipo ms comn de registro, pero los registros electrnicos, los diagramas estadsticos, las presentaciones, etc. podran ser tipos de registro aceptables.

El proceso de revisin por la direccin tambin podra incluir elementos de la planificacin del sistema de gestin de la calidad en donde se tratan los cambios en los procesos y los sistemas. Cuando este es el caso, los auditores deberan revisar si se han tenido en cuenta o no los siguientes puntos:

Tendrn los cambios en el sistema de gestin de la calidad o en el negocio impacto en otras partes del sistema o del negocio? Se evalan los cambios propuestos antes de la implementacin?
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Al preparar los planes estratgicos, se toman en consideracin aspectos tales como los indicados en la clusula 4.1 de la norma? Se identifican los controles necesarios antes de iniciar el suministro de fuente externa de un proceso?

El proceso de revisin por la direccin no debera ser un ejercicio realizado nicamente para cumplir los requisitos de la norma y de los auditores; debera ser una parte integral del proceso de gestin del negocio de la organizacin.

La revisin general por la direccin es un proceso complejo realizado en varios niveles de la organizacin. Siempre es un proceso de doble va generado por parte de la alta direccin con entradas provenientes de todos los niveles de la organizacin.

Estas actividades podran variar desde reuniones diarias, semanales, mensuales de las unidades organizacionales hasta simples discusiones o informes.

Los auditores deberan buscar evidencia de que las entradas y los resultados del proceso de revisin por la direccin son pertinentes al tamao y la complejidad de la organizacin y que se utilizan para mejorar el negocio. Los auditores tambin deberan considerar la forma en que est estructurada la gestin de la organizacin y cmo se usa el proceso de revisin por la direccin dentro de esta estructura.

El equipo de ISO 9000 Plus en Espaol www.iso9000plus.com.ar

Bibliografa International Standard Organization (ISO),

ISO/TC 176/SC 2 Support Package Guidance

Norma Internacional ISO 9001:2008

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