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UNIVERSIDAD ESTATAL DE BOLVAR EXTENSIN SAN MIGUEL NIVEL I CONTABILIDAD Y AUDITORA MSC.

FRANKLIN JARRN GUILA CONTABILIDAD I SAN MIGUEL BOLVAR -ECUADOR

LOS AJUSTES Y HOJA DE TRABAJO

AJUSTES
Significa la regularizacin y se prctica para eliminar errores e irregulares contables con el objeto de actualizar del saldo de una cuenta y presentar valores en la formacin de estado financiero. Los ajustes se realizan para demostrar el saldo de una cuenta.

Clases De Ajustes
Ajustes ordinarios: son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:  Caja  Bancos  Provisiones y deudas de difcil cobro  Inventario de mercancas  Depreciacin acumulada  Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos  Ingresos recibidos por anticipado  Ingresos por cobrar  Costos y gastos por pagar  Provisiones para obligaciones laborales

1. Ajustes a la cuenta Caja, ocasionados por arqueo Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin se pueden presentar los siguientes casos: y El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste. y En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, segn el concepto que ocasiono el faltante as: y Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo: El cajero pag servicios de cafetera por $4.000 y no los registr, hay un faltante por ese valor. Asiento de ajuste

Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de mas


El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razn que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000 Asiento de Ajuste
CUENTA DEBE HABER CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 9000 Otros- Cajero CAJA Caja General 9000

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. y Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, segn la razn del sobrante, as: y Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados. y Ejemplo: El cliente HUGO CASTILLO abona $17.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.
y

Asiento de Ajuste: CUENTA CAJA Caja General (Sobrante) CLIENTES Hugo Castillo 17000 DEBE 17000 HABER

2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliacin bancaria Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depsitos, giros de cheques, retiros, notas debito o crdito y los saldos. Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puede ser:

Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria. Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa. En estos casos en la empresa realizamos ajustes as: Por nota debito: el banco nos enva notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisin de remesas, intereses por sobregiros, intereses por prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de Bancos , por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda segn el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas dbito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.

Ejemplo: En el extracto del CONAVI aparece nota debito por $12.500 correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada. Asiento de ajuste
CUENTA GASTOS DIVERSOS tiles, papelera y fotocopias BANCOS CONAVI 12500 DEBE 12500 HABER

3. Ajuste por provisin cartera o estimado para deudas de difcil cobro: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la seccin de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

CLENTES PROVISIONES Saldo Real de Clientes

487300 -9566 468734

4. Ajuste Por Inventario de Mercancas en Las Empresas con Sistema de Inventario Permanente
Al comparar el valor total del inventario fsico de mercancas con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos: Inventario Fsico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancas: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.

Ejemplo : al comparar el inventario fsico con el valor en libros de la cuenta de mercancas se presenta un sobrante de $250.000 Asiento de Ajuste
CUENTA MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (sobrante de mercancas en inventario) COMERCIO AL POR MAYOR Y A L POR MENOR (Sobrante de mercancas en inventario) 250000 250000 DEBE HABER

Inventario Fsico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancas: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancas no fabricadas y debitando la cuenta segn la razn que haya ocasionado el faltante, as: Ejemplo: al realizar el inventario fsico de mercancas se presenta un faltante de $245.000 ocasionado por deshidratacin de los artculos . Asiento de Ajuste:
CUENTA COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA DEBITO 245000 245000 CREDITO

Perdida de Mercancas Por Irresponsabilidad del Almacenista: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado. Ejemplo: el inventario fsico se presenta un faltante de $500.000, ocasionado por descuido del almacenista. Asiento del Ajuste.
CUENTA CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES Otros (almacenista) MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (faltante en inventario fsico) 50000 50000 DEBER HABER

5. Ajuste por Depreciacin de propiedades , Planta y Equipo (Activos Fijos)


y

La depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida til. Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida til o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendr el activo al final de su vida til. Vida til es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirn a la generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario considerar la vida til legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida til tcnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, la obsolescencia por avances tecnolgicos, el deterioro por el uso y el tiempo. De Acuerdo con la legislacin ecuatoriana, el tiempo de vida til y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciacin anual, son los siguientes:

ACTIVO DEPRECIABLE Construcciones y edificaciones Muebles de oficina Equipo de oficina Equipo de computacin Vehculos

VIDA UTIL

% DEPRECIACION ANUAL

2O aos 5% 10 aos 10 aos 3 aos 5 aos 10% 10% 33% 20%

6. Ajuste por amortizacin Activos Diferido Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelera, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organizacin, instalacin, montaje y puesta en marcha, adems de los gastos de inversin y estudio de proyectos.

Ejemplo: del 16 de junio de 2011 CONAVI concede un prstamo a la empresa y descuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El ajuste de amortizacin a 30 de junio ser: Inters del trimestre $300.000, inters mensual $100.000 Tiempo de amortizacin: Lapso entre el 16 y el 30 de junio : 15 das Valor de la amortizacin en 15 das : $50.000 Asiento de ajuste
CUENTAS FINANCIEROS Intereses GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Intereses 50000 50000 DEBE HABER

7. Ajuste por amortizacin de pasivos diferidos Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. As como un empresa puede pagar por anticipado, tambin puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Ejemplo: el 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 31 de diciembre de 2002 Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondientes a tres meses de arrendamiento de una oficina. Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste

8. Ajuste por ingresos por cobrar Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos. Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el seor Oswaldo noruega no ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de una fotocopiadora.

Asiento de Ajuste
CUENTA INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPDO Arrendamiento ARRENDAMIENTOS Construcciones y Edificios 500000 500000 DEBE HABER

Asiento de Ajuste
CUENTA INGRESOS POR COBRAR Arrendamientos Oswaldo Noruega ARRENDAMIENTOS Equipo de Oficina 900000 900000 DEBE HABER

9. Ajuste por Costos y Gastos por Pagar Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado , debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar Ejemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a EEPP y registra los siguientes servicios: energa por $287.200, acueducto por $125.000 y telfono por $489.300

Asiento de ajuste

CUENTA SERVICIOS Acueducto y alcantarillado Energiza elctrica Telfono COSTOS Y GASTOS POR PAGAR Servicios pblicos

PARCIAL

DEBE 901500

HABER

125000 287200 489300 901500 901500

AJUSTE DE LA CUENTA MERCADERA POR EL SISTEMA MLTIPLE DE MERCADERAS

Regulacin de la cuenta mercadera


Es parte del sistema de cuentas mltiples y se realiza al final del ejercicio econmico y consiste en registrar el inventario final de mercaderas, saldando las cuentas del inventario final compras, ventas y subcuentas de apoyos. Se toma base los valores de las cuentas de apoyo y la sumatoria de estas se las cargaremos o acreditamos a compras y en el caso de ventas las debitamos por el valor de la cuenta de apoyo.

Asientos de Regularizacin de la cuenta Mercadera


Importancia.- al finalizar un perodo contable es necesario regular la cuenta mercadera, jornalizando los asientos que se denomina regularizacin de mercadera que luego de su mayorizacin se obtiene dos resultados finales que son: a) Dejar en la cuenta mercaderas un saldo deudor equivalente al inventario final. b) Obtener la ganancia bruta en ventas.

Frmulas para la regularizacin de la cuenta mercaderas y determinar el costo de venta y utilidad

VN:= VB Decto V Devol en ventas CN= CB Descto C Devol C + TC CV= Inv. In + CN Inv. Final II= Mercad. Dispon para la venta CN IF= II + CN CV CV= VN UT. BRUTA EN VENTAS

CARACTERSTICAS
Constituyen los bienes de una empresa destinada a la venta, en la empresa comercial se compra mercadera en cantidades mayores a su distribuidor o directamente de la fbrica y vende entre sus consumidores al por menor agregando al precio de costo la utilidad que se espera obtener y determinando as:

PV = precio de venta y PC = precio de costo y U= Margen de utilidad y PV= precio de costo + utilidad
y

Los asientos de regularizacin de mercaderas generalmente aceptados son:

1) Determinar las compras netas


a)

El valor de los transportes en compras saldo deudor, se transfiere a la cuenta compra, utilizando el siguiente asiento: -xxCompras xxxx,xx Transporte en compras xxx,xx

b) Los descuentos en compras y las devoluciones tienen saldo acreedor y para transferirlos a compran se jornalizan en el siguiente asiento: ---**--Descuentos en compras xxx,xx Devoluciones en compras xxx,xx Compras xxx,xx

2. Transferencias de las compras netas a mercaderas


Una vez mayorizados los valores del asiento anterior, el saldo de la cuenta compras equivale a las compras netas, este valor se transfiere a la cuenta mercadera dejando a compras con saldo cero. -xxMercaderas xxx,xx Compras xxx,xx

3) Determinar el costo de ventas


Al debitar en mercaderas el valor de las compras netas, se suma como el valor del inventario inicial y se obtiene el total de mercaderas disponible para la vender de este total se resta el inventario final y esa diferencia es el costo de venta. -xxCosto de venta xxx,xx Mercaderas xxx,xx

4) Determinar las ventas netas


Los transportes, descuentos y devoluciones en ventas tienen saldo deudor para transferir a ventas estas cuentas se acreditan que al mayorizarlas quedan con saldo cero. -xxVentas xxx,xx Transporte en venta xxx,xx Descuento en venta xxx,xx Devolucin en venta xxx,xx

5) Transferencia del costo de ventas a ventas


Se hace esta transferencia con el objeto de calcular la ganancia bruta en ventas, restando de las ventas netas el costo de ventas. -xxVentas xxx,xx Costo de ventas xxx,xx

6) Transferencias de la ganancia bruta en ventas


Con este asiento de diario se obtiene la segunda finalidad de la regularizacin de la cuenta mercaderas la ganancia bruta en ventas.
-xxVentas Ganancia bruta en ventas xxx,xx xxx,xx

EMPRESA XY LIBRO DIARIO FOLIO N: 1

Fecha
31/12

Detalle
AJUSTES CONTABLES -xxCompras Transporte en compras v/r la transferencia de T/C -xxDescuento en compras Devolucin en compras Compras v/r la transferencia de dscto, dev en C a C. -xxMercaderas Compras v/r transferencia de compras netas a mercaderas -xxCosto de ventas Mercaderas v/r transferir el costo de venta -xxVentas Costo de ventas v/r transferir el costo de venta a venta -xxVentas Transporte en ventas Descuento en ventas Devolucin en ventas v/r transp, descto, dev en venta a venta

Parcial

Debe
xxx,xx

Haber

xxx,xx

xxx,xx xxx,xx xxx,xx

xxx,xx xxx,xx

xxx,xx xxx,xx

xxx,xx xxx,xx

xxx,xx xxx,xx xxx,xx xxx,xx

EMPRESA XY LIBRO DIARIO FOLIO N 2 FECHA DETALLE -xxVentas Ganancia bruta v/r ganancia bruta -xxGanancia bruta Prdidas y ganancias v/r ganancia bruta a perdida y ganancias xxx,xx xxx,xx PARCIAL DEBE HABER

xxx,xx xxx,xx

Nota
Luego de la Mayorizacin el saldo de la cuenta venta es cero. Una vez jornalizado y mayorizado los seis asientos de regularizacin de la cuenta Mercaderas quedan nicamente dos cuentas con saldos.

Hoja de trabajo
Es un documento que sin tener un carcter obligatorio el contador debe utilizar para evitar posibles errores numricos, lo cual permitir la correcta elaboracin de los estados financieros (estados de prdidas y ganancias y Balance Inicial). Por esta razn la hoja de trabajo tambin se la conoce como papel de trabajo.

Modelo de una hoja de trabajo


Hoja de trabajo xyz Al 31 de Diciembre del 2010
Orden Cuentas Balance de comprobacin Debe Haber Estado de Prdida y Ganancia Debe Haber Balance Inicial

Debe

Haber

Primera Columna Balance de comprobacin.- se registra las cuentas que pertenecen al estado de comprobacin, esto registraremos exactamente las cuentas y valores que figuran el balance de comprobacin. Estado de Prdidas y Ganancia.- se registran las cuentas de resultados en el debe las cuentas de gastos en el haber las cuentas de ingresos. Por diferencia se establece la utilidad o prdida.

Tendremos utilidad si los ingresos son mayores a los gastos, existir prdidas si el debe (gastos) es mayor que el haber (ingreso). Balance general.- aqu se registraran las cuentas de balance o las cuentas que no se anotaron en el Estado de Prdidas y Ganancias, incluyendo la utilidad o prdida. La utilidad se registrar en el haber porque as aumenta el capital y las prdidas en el debe porque disminuye el capital.

Gracias

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