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APUNTES GESTIN DE PRODUCCIN

TEMA 5

Tema 5. La Programacin Temporal De Proyectos

INDICE 1. Definicin de proyecto. 2. El diagrama de Gantt 3. El mtodo PERT : Conceopto 4. Principios bsicos del mtodo PERT 5 Construccin del grafo PERT 6 Asignacin de tiempos a las actividades 7 Calculo de los tiempos early y Last 8 Concepto de Holguras: Libre e independiente 9 Concepto de camino crtico 10 Establecimiento de un calendario de ejecucin

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1.- DEFINICIN DE PROYECTO Antes de adentrarnos en las tcnicas de programacin temporal de proyectos es importante definir lo que se entiende por Proyecto. De entre las mltiples definiciones existentes, resaltamos aquella que lo define como: "Proyecto es la combinacin de recursos humanos y no humanos reunidos en una organizacin temporal para conseguir un propsito determinado". En esta definicin hay algunos elementos que son bsicos para la comprensin de lo que es un proyecto. En primer lugar, se trata de una combinacin de recursos humanos y no humanos; esto indica que se trata de, bajo un slo equipo o grupo, utilizar personas que han de manejar otros recursos, entre ellos los econmicos y los de tiempo, as como los de carcter tecnolgico y, a veces, los ecolgicos. Todos estos recursos han de estar reunidos en una organizacin temporal, o sea que tiene un principio y un fin en el tiempo; es muy importante resaltar esta caracterstica, ya que, caso contrario, esto es, si no estuvieran en una organizacin temporal, sino en una organizacin que tendiera a perpetuarse, estaramos en el caso de una Empresa y no de un Proyecto. Por ello es el carcter de temporalidad lo que define con mayor claridad el Proyecto. Por ltimo tenemos que esos recursos que han de estar reunidos en una organizacin temporal, han de conseguir un propsito determinado. Hay que resaltar que la obtencin de un propsito determinado, que dicho sea de paso es el objeto del proyecto, habr de encajarse dentro de los fines generales de la Empresa o Institucin que realiza el Proyecto. En general, los Proyectos nacern como respuesta a la necesidad de cumplimiento de determinados objetivos de cualquier empresa o institucin y estarn enmarcados dentro de la finalidad de sta. De esta forma un proyecto posee las siguientes caractersticas: Est constituido por un encadenamiento complejo de operaciones (tareas elementales), ejecutadas secuencialmente o en paralelo, la mayora de las veces por empresas o servicios diferentes. Estas operaciones son frecuentemente interdependientes y estn afectadas por relaciones de precedencia tcnicas que deben determinarse. Cada operacin tiene un origen y un final identificables. Su duracin depende, al menos en parte, de los recursos que se le afectan. Una vez definido el trmino proyecto como una organizacin temporal con un origen y un final identificables vamos a analizar las tcnicas de control temporal de proyectos ms importantes, comenzando por el diagrama de gantt para continuar con el mtodo PERT.

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2.- EL DIAGRAMA DE GANTT El mtodo de Gantt consiste en un grfico donde se representa en el eje horizontal el tiempo o las fechas de realizacin del trabajo, y en eje vertical cada una de las tareas que componen el trabajo a programar. Mediante barras horizontales se refleja el tiempo necesario para realizar cada tarea, ya que el tamao de la barra es proporcional a su duracin, inicindose en la fecha correspondiente en la escala horizontal y alcanzando hasta el final previsto. En la Ilustracin 1. se puede apreciar un ejemplo de grfico de Gantt.

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Ilustracin 1 Mediante un sistema sombreado se puede conocer en cualquier momento cual es el estado de ejecucin del proyecto y las actividades que marchan por encima o por debajo del tiempo previsto, sirviendo de esta forma como elemento de control. El rea sombreada recoge las tareas ejecutadas hasta el momento presente. Se puede observar como existe retraso en la actividad C y E, marchando adelantada la D. El grfico de Gantt ofrece una excelente visualizacin de la marcha de los proyectos y sta es la razn de que su uso se haya generalizado en este tipo de actividades. Sin embargo, su mayor inconveniente es no mostrar claramente la interdependencia que tienen entre s las distintas actividades. 3.- EL MTODO PERT: CONCEPTO El PERT ha de partir de las decisiones de planificacin. La planificacin estratgica de los recursos se enfrenta con una variedad de estrategias, entre las que ha de elegirse un programa o proyecto. Sin embargo, en el PERT el proyecto en cuestin viene dado y lo que se ha de estudiar es la forma ms econmica de llevarlo a cabo. Adems, el PERT es un instrumento de programacin temporal y toda programacin temporal requiere: ! Relacionar el conjunto de actividades que se han de realizar. ! Estimar el tiempo que requiere cada una de ellas. ! Determinar el orden en el que han de realizarse las actividades, es decir, determinar las precedencias existentes entre ellas o lo que es lo mismo, sealar cules deben preceder a otras. Precisamente una de las aportaciones del mtodo PERT es que obliga a identificar la actividades que integran el proyecto, resaltando las 2004 4

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dependencias y condicionamientos existentes entre ellas, as como sus duraciones. Podemos definir el mtodo PERT como una tcnica para la programacin y control, provista de aditamentos cuantitativos. Su fundamento lo constituye el grafo o red, forma grfica de representar el trabajo necesario para alcanzar el objetivo. De esta manera a travs del mtodo PERT se trata de delimitar una serie de actividades crticas para la culminacin del proyecto, as como de determinar en cada momento la probabilidad de que el proyecto finalice antes de una fecha determinada. 4.- PRINCIPIOS BSICOS DEL MTODO PERT El mtodo PERT parte de la descomposicin del proyecto en una serie de obras parciales o actividades, entendiendo por actividad la ejecucin de una tarea (operacin a realizar), que exige para su realizacin la utilizacin de recursos tales como mano de obra, maquinaria, materiales, etc. As, por ejemplo, la nivelacin de terrenos, la excavacin de cimientos, la colocacin de tuberas, etc. son actividades en el proyecto de construccin de un edificio. Despus del concepto de actividad, el mtodo PERT establece el concepto de suceso. Un suceso es un acontecimiento, un punto en el tiempo, una fecha en el calendario. El suceso no consume recursos, slo indica el principio o el fin de una actividad o de un conjunto de actividades. Para representar las diferentes actividades en que se descompone un proyecto, as como sus correspondientes sucesos, se utiliza una estructura de grafo. Los arcos del grafo representan las actividades, y los vrtices, los sucesos. As el vrtice 1 de la Ilustracin 2 indica el suceso inicio de la actividad A, y el vrtice 2, el suceso fin de dicha actividad. El arco que une los vrtices 1 y 2 representa la propia realizacin de la actividad.

Ilustracin 2 Por otra parte habamos dicho que un suceso puede representar el principio o el fin de un conjunto de actividades. En efecto, en la Ilustracin 3 el vrtice 1 representa el suceso inicio de las actividades A, B y C, y en la Ilustracin 4 el vrtice 4 representa el suceso fin de las actividades A, B y C. 2004 5

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Ilustracin 4 Ilustracin 3 Es interesante familiarizarse con la idea de que la longitud de un arco no tiene por qu guardar relacin con el tiempo previsto para ejecutar la actividad que representa. Una vez descompuesto el proyecto en actividades, la fase siguiente del mtodo PERT consiste en establecer las prelaciones existentes entre las diferentes actividades. Estas prelaciones nos indican el orden en que deben ejecutarse dichas actividades. En efecto, por razones de tipo tcnico, econmico o jurdico, las diferentes actividades que constituyen un proyecto deben ejecutarse segn un cierto orden. As, por ejemplo, en un proyecto de construccin, para poder iniciar la fase de excavacin es necesario que previamente se haya finalizado la actividad de nivelado. Los ejemplos que acabamos de comentar corresponden a prelaciones de carcter tcnico. Ahora bien, en ocasiones son condicionantes de tipo econmico o jurdico los que imponen las prelaciones, como ocurre cuando, para poder iniciar las obras, se haya tenido que conseguir previamente el correspondiente permiso administrativo. Vamos a analizar seguidamente de qu manera podemos pasar al grafo las prelaciones, es decir, cmo conseguiremos que el grafo refleje las prelaciones existentes entre las diferentes actividades que constituyen el proyecto. Comenzaremos por el caso ms sencillo, que son las PRELACIONES LINEALES. Estas prelaciones se presentan cuando, para poder iniciar una determinada actividad, es necesario que haya finalizado previamente una nica actividad (la precedente). 2004 6

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En la Ilustracin 5 se ha representado un caso de prelacin lineal. Para poder iniciar la actividad B es necesario que haya finalizado la actividad A.

Ilustracin 5

A continuacin, analizaremos el caso de las PRELACIONES QUE ORIGINAN UNA CONVERGENCIA. Este caso se presenta cuando, para poder iniciar una cierta actividad, es necesario que se haya finalizado previamente ms de una actividad (las precedentes). En la Ilustracin 6 se ha presentado un caso de convergencia. Para poder iniciar la actividad D es necesario que se hayan finalizado las actividades A,B y C. Es decir, el vrtice 4 representa el suceso fin de las actividades A, B y C y, a la vez, el suceso comienzo de la actividad D.

Ilustracin 6 El caso opuesto al anterior es el de las PRELACIONES QUE ORIGINAN UNA DIVERGENCIA. Este caso se presenta cuando, para poder iniciarse un conjunto de actividades, es necesario que se haya finalizado previamente una sola actividad (la precedente). En la Ilustracin 7 se ha representado un caso de divergencia. Para poder iniciar las actividades B, C y D es necesario que se haya finalizado la actividad A. Es decir, el vrtice 2 representa el suceso fin de la actividad A y, a la vez, el suceso comienzo de las actividades B, C y D.

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Ilustracin 7

Finalmente, podemos analizar el caso de las PRELACIONES QUE ORIGINA UNA CONVERGENCIA-DIVERGENCIA. Este caso se presenta cuando, para poder iniciarse un conjunto de actividades, es necesario que se haya finalizado previamente ms de una actividad (las precedentes). En la Ilustracin 8 se ha representado un caso de convergencia-divergencia. Para poder iniciar las actividades D, E y F es necesario que se hayan finalizado las actividades A, B y C. Es decir, el vrtice 4 representa el suceso fin de las actividades A, B y C y, a la vez, el suceso comienzo de las actividades D, E y F.

Ilustracin 8 Seguidamente vamos a analizar un problema que se plantea en las construcciones del grafo PERT, cuando entre ciertas actividades se presenta un caso de prelaciones lineales y de convergencia o divergencia simultneamente. 2004 8

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Supongamos que queremos que un grafo refleje las siguientes prelaciones: las actividades A y B preceden a la C (prelacin de convergencia) y la actividad A precede a la D (prelacin lineal). En principio se podra pensar que el grafo de la Ilustracin 9 refleja correctamente las prelaciones anteriores. Ahora bien, una observacin detallada de dicho grafo nos lleva a la conclusin de que no refleja correctamente dichas prelaciones. En efecto, el vrtice 3 nos indica, entre otras cosas, que para poder iniciar la actividad D es necesario que previamente se haya finalizado la actividad B, siendo sta una prelacin no incluida en las prelaciones del ejemplo.

Ilustracin 9 Para resolver este tipo de problema, que suele plantearse con frecuencia en la construccin de grafos PERT, debemos recurrir a las actividades ficticias. Estas actividades no consumen tiempos ni recursos, son nicamente unos enlaces lgicos, que nos permiten reflejar formalmente las prelaciones existentes entre las diferentes actividades que constituyen el proyecto.

En la Ilustracin 10 se ha representado un grafo que refleja con precisin las prelaciones existentes entre las actividades de nuestro ejemplo anterior. La actividad representada por el arco de trazo discontinuo es la actividad ficticia. El grafo refleja ahora correctamente las prelaciones, ya que el vrtice 3 representa slo el fin de la actividad A y el inicio de la D, y el vrtice 4, el fin de las actividades A y B y el inicio de la actividad C.

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Ilustracin 10 Otro problema que debe tenerse en cuenta en la construccin de grafos PERT es el de las ACTIVIDADES EN PARALELO. Supongamos que queremos que un grafo refleje las siguientes prelaciones: la actividad A es anterior a las actividades B, C y D y las actividades B, C, y D son anteriores a la actividad E. Una forma de reflejar las prelaciones anteriores es la que viene representada en la Ilustracin 11. Dicho grafo refleja las prelaciones anteriores correctamente, siempre que el correspondiente proceso de clculo del mtodo PERT se efecte manualmente, ya que si dicho proceso se efecta por medio de un ordenador, la mquina no puede distinguir las actividades B, C y D entre s, pues para ella las tres actividades son la misma (pues tienen el mismo suceso final e inicial).

Ilustracin 11

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Dado que todas comienzan en el vrtice 2 y finalizan en el vrtice 3. Para resolver este problema se puede recurrir a las actividades ficticias, como se muestra en el grafo de la Ilustracin 12.

Ilustracin12

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5.- CONSTRUCCIN DEL GRAFO PERT A continuacin, y una vez estudiados los principios bsicos en los que se fundamenta el mtodo PERT, analizaremos el mtodo para la construccin del grafo PERT. Para ello, comenzaremos por introducir los conceptos de suceso inicio del proyecto y de suceso final del mismo. Se entiende por Suceso inicio del proyecto aquel que, representando el comienzo de una o ms de una actividad, no representa, sin embargo, el fin de ninguna actividad. A este suceso se le reconoce en el grafo por venir representado por el nico vrtice del que salen, pero al que no llegan arcos. Por el contrario, el Suceso fin del proyecto es aqul que, representando el fin de una o ms de una actividad, no representa, sin embargo, el comienzo de ninguna actividad. A este suceso se le reconoce en el grafo por venir representado por el nico vrtice al que llegan, pero del que no salen arcos. A la hora de la numeracin de los vrtices, se ha de cumplir la condicin de que el nmero del vrtice que representa el suceso comienzo de una cierta actividad sea menor que el nmero del vrtice que representa el suceso fin de dicha actividad. Para garantizar que se cumpla tal condicin existe un mtodo sistematizado pero en la prctica se puede hacer directamente sin grandes problemas. A modo de resumen y antes de construir el grafo PERT, se hace necesario concretar las reglas bsicas del mtodo: Antes que cualquier actividad pueda comenzarse deben completarse todas las actividades que la precedan. Los arcos del grafo implican solamente precedencia lgica. Esto es, la longitud de los arcos no tiene ningn significado. Dos sucesos cualesquiera no pueden estar conectados directamente por ms de una actividad (dos ms actividades no pueden tener los mismos sucesos inicial y final, caso de las actividades en paralelo). Los nmeros de los sucesos no deben estar duplicados en el grafo, y el nmero del suceso inicial debe ser menor que el nmero del suceso final. Cualquier grafo ha de tener un nico suceso inicial (sin predecesor) y un nico suceso terminal (sin sucesor) A continuacin, y a ttulo de ejemplo, vamos a construir el grafo PERT de un proyecto cuyas actividades y prelaciones existentes entre las mismas vienen reflejados en la Ilustracin 13
T

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A precede a B precede a C precede a D precede a E precede a F precede a G precede a H, I, J preceden a K precede a L precede a M precede a N, P preceden a Q precede a

C, D, E C K F, G J I H L M P N Q R

Ilustracin 13 Para construir el grafo PERT deberemos comenzar por recoger de una manera sistematizada la informacin contenida en el anterior conjunto de prelaciones. Para ello utilizaremos el cuadro de prelaciones. El Cuadro de Prelaciones est formado por dos columnas, en la primera de ellas estn representadas todas las actividades en que se ha descompuesto el proyecto. En la segunda figuran las actividades precedentes de su homloga en la primera columna. Siguiendo con nuestro ejemplo elaboramos el cuadro de prelaciones, que viene expresado en la Ilustracin 14

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ACTIVIDADES A B C D E F G H I J K L M N P Q R

PRECEDENTES A, B A A D D G F E C H, I, J K M L N, P Q

Ilustracin 14 La actividad o actividades inicio del proyecto se reconocen en el cuadro de prelaciones por no tener ninguna actividad precedente (actividades A y B en el ejemplo). La actividad o actividades fin del proyecto se reconocen en el cuadro por no aparecer en la columna de precedencias. A partir del cuadro de prelaciones se construye fcilmente el grafo PERT correspondiente (Ilustracin 15)

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Ilustracin 15 6.- ASIGNACIN DE TIEMPOS A LAS ACTIVIDADES En el mtodo PERT la duracin de una actividad no puede fijarse, en la mayor parte de los casos, con exactitud, depende de circunstancias aleatorias. Por ejemplo, la duracin de la actividad "levantar los muros" de un cierto edificio depende, entre otras cosas, de las siguientes circunstancias: averas en las mquinas, cortes de energa elctrica, retraso en la entrega de suministros, etc. El mtodo PERT aborda el problema del carcter aleatorio de las duraciones de las actividades de una manera muy peculiar, pues considera tres estimaciones de tiempo distintas: la estimacin optimista (a), la estimacin ms probable (m) y la estimacin pesimista (b). El significado de estas estimaciones de tiempo es el siguiente: La estimacin optimista (a) representa el tiempo mnimo en que se podra ejecutar la actividad si todo marchara excepcionalmente bien, no producindose ningn tipo de contratiempo durante la fase de ejecucin. La estimacin ms probable (m), llamada tambin estimacin modal, representa el tiempo que normalmente se emplear en ejecutar la actividad. Es decir, el tiempo que se emplear cuando las circunstancias que influyen en la duracin de la actividad no sean excesivamente favorables ni excesivamente desfavorables. Se considera que este tiempo es el que se hubiera producido con ms frecuencia si la actividad se hubiese ejecutado un cierto nmero de veces. La estimacin pesimista (b), representa el tiempo mximo en que 2004 15

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podra ejecutarse la actividad si todas las circunstancias que influyen en su duracin fueran totalmente desfavorables, producindose toda clase de contratiempos. Entre estos contratiempos se exceptan casos extremos: incendios, huelgas, etc. Una vez establecidas las tres estimaciones de tiempo, se calcula el tiempo PERT, que representamos por una D, de ejecucin de la actividad,

D=

a + 4m + b 6

ponderando las anteriores estimaciones por medio de la frmula: Es decir el tiempo PERT es igual a la estimacin optimista, ms cuatro veces la estimacin modal (ms probable), ms la estimacin pesimista, todo ello dividido entre seis. Esta es la frmula de la media de una distribucin de probabilidad de tipo beta, sobre la cual profundizaremos en apartados posteriores.

7.- CALCULO DE LOS TIEMPOS EARLY Y LAST Una vez construido el grafo que refleja las prelaciones existentes entre las diferentes actividades en que se ha descompuesto el proyecto, y despus de haber asignado los tiempos de ejecucin a las actividades, podemos pasar a la fase siguiente de un estudio PERT. Esta fase es puramente algortmica; es decir, consiste simplemente en un proceso de clculo. Este proceso comienza con el clculo de los llamados tiempos early y last de cada suceso. ! El tiempo early (Tiempo ms pronto posible) de un cierto suceso j trata de medir el tiempo mnimo necesario para llegar a este suceso, es decir lo ms pronto que se puede llegar a l. El procedimiento de clculo de estos tiempos es iterativo, se efecta de izquierda a derecha del grafo, comenzando por el suceso inicio del proyecto al que se le asigna un tiempo early de 0. Para distinguirlo de los tiempos last, que calcularemos posteriormente, se inscribe este tiempo en un tringulo. Una vez calculado el tiempo early del suceso inicial, se calculan los tiempos early de los sucesos en los que finalizan actividades que nacen en el suceso inicio del proyecto. Los tiempos early de los sucesivos sucesos se calculan sumando al tiempo early del suceso anterior la duracin de la actividad comprendida 2004 16

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entre ambos sucesos (Ilustracin 16).

Ilustracin 16

Cuando en un mismo nudo confluyen varias actividades, parece que hay varios tiempos early posibles. En tal caso, el tiempo early del nudo que estamos calculando ser siempre el mayor de los valores que se obtienen sumando al tiempo early del nudo precedente la duracin de la actividad comprendida entre ambos (Ilustracin 17)

Ilustracin 17

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As el tiempo early del suceso K ser el mayor de los valores tei + Dik y tej + Djk. Slo existe un nico tiempo early para cada nudo, aunque existan varios caminos posibles para llegar a l, ya que, por definicin, el tiempo early es el momento en que, como muy pronto, podr alcanzarse la situacin representada en el suceso, con la condicin de que estn concluidas todas las actividades que definen dicha situacin, y ello slo ser posible cuando est finalizada la actividad que consuma ms tiempo en su realizacin. De esta forma el tiempo early de un cierto suceso j, que representaremos por tej, ser igual a:

t ej = mx[ t ei + D ij ], i
donde i representa un smbolo lgico que indica todos los sucesos en los que nacen actividades que finalizan en el suceso j y Dij la duracin de la actividad que comienza en el suceso representado por el vrtice i y finaliza en el suceso representado por el vrtice j. El tiempo early del suceso fin del proyecto tiene una importancia especial, pues nos indica el tiempo mnimo necesario para poder finalizar el proyecto. Este tiempo mnimo, que en lo sucesivo identificar la duracin del proyecto, ser el objetivo a cumplir por los encargados del control de proyectos. Una vez calculados los tiempos early, proseguimos la fase algortmica del PERT calculando los llamados tiempos last. - El tiempo last (Tiempo ms tarde posible) de un cierto suceso i trata de medir lo ms tarde que podemos llegar a ese suceso de manera que la duracin del proyecto (medida por el tiempo early del suceso final) no se retrase en ninguna unidad de tiempo. El procedimiento de clculo de estos tiempos es tambin iterativo, efectundose de derecha a izquierda del grafo y comenzando por el suceso fin del proyecto, al que se le asigna un tiempo last igual al tiempo early previamente calculado. Para distinguir los tiempos early de los last se inscriben estos ltimos en un cuadrado. Una vez calculado el tiempo last del suceso final, se calculan los tiempos last de los sucesos en los que nacen actividades que finalizan en el 2004 18

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suceso fin del proyecto. Para calcular el tiempo last de un suceso se toma el tiempo last del suceso siguiente y se le resta la duracin de la actividad comprendida entre ambos (Ilustracin 18)

Ilustracin 18 Cuando de un mismo nudo parten varias actividades, obtenindose as varios tiempos last inicialmente, se toma como tiempo last del suceso el menor de dichos valores, ya que el tiempo last se define como el momento en que, como muy tarde, deber alcanzarse esa situacin sin incurrir en demoras innecesarias (Ilustracin 19)

Ilustracin 19

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El razonamiento anterior puede generalizarse obteniendo una frmula que nos permita calcular el tiempo last de cualquier suceso del proyecto. En efecto, el tiempo last de un cierto suceso i, que representaremos por tLi, ser igual a:

t Li = mn[ t Lj - Dij ], j

Siendo j un smbolo lgico que indica los sucesos en los que finalizan actividades que nacen en el suceso i. De esta forma el tiempo last de un cierto suceso i se calcula restando a los tiempos last de los sucesos en los que finalizan actividades que nacen en dicho suceso i la duracin de dichas actividades, eligiendo seguidamente entre todas las diferencias la menor. A continuacin y a ttulo de ejemplo vamos a calcular los tiempos early y last de un proyecto cuyas actividades y tiempos de ejecucin son las que figuran reflejadas en la Ilustracin 20:

DURACIN EN DAS OPTIMISTA MAS PROBABLE PESIMISTA TIEMPO PERT Ilustracin 20

A 1 2 3 2

B 1 2 9 3

C 4 7 10 7

D 2 8 14 8

E 1 2 9 3

F 5 8 17 9

G 4 7 16 8

H 0 2 4 2

I 2 2 2 2

J 8 9 16 10

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La prelaciones existentes entre las diferentes actividades que constituyen el proyecto son (Ilustracin 21):

A precede a B, C preceden a D precede a E precede a F precede a G, J preceden a

C, D E, F F H G, J I

Ilustracin 21 De los datos anteriores deducimos inmediatamente el correspondiente cuadro de prelaciones, que es el siguiente (Ilustracin 22)

ACTIVIDADES A B C D E F G H I J

PRECEDENTES A A B, C B, C, D F E G, J F

Ilustracin 22

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A partir del cuadro de prelaciones construimos el correspondiente grafo PERT que est representado en la Ilustracin 23. Sobre cada arco del grafo hemos colocado una letra que designa a la actividad correspondiente, as como el tiempo PERT de ejecucin de la misma, del mismo modo se pueden apreciar los tiempos early y last del proyecto (representados por tringulos y cuadrados respectivamente).

Ilustracin23

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8.- CONCEPTO DE HOLGURAS: HOLGURAS LIBRE E INDEPENDIENTE La informacin que proporciona al responsable del control del proyecto el conocimiento de los tiempos early y last de los diferentes sucesos no es, en s misma, demasiado importante, con la excepcin del tiempo early o last del suceso fin del proyecto, puesto que representa la duracin del proyecto, siendo sta el objetivo a lograr por parte del responsable del mismo. La verdadera importancia de los tiempos early y last no es otra que la de ser la base para el clculo de las holguras, piezas fundamentales en el anlisis de todo proyecto por el mtodo PERT. La Holgura u Oscilacin de un cierto suceso i (representada por Oi), se define como la diferencia entre los tiempos last y early de dicho suceso, esto es:

O s c ila c i n S u c e s o In ic ia l i = O i = t L i - t e i O s c ila c i n S u c e s o F in a l j = O j = t L j - t e j

La holgura u oscilacin de un suceso nos indica el nmero de unidades de tiempo en que puede retrasarse la realizacin del mismo, de manera que la duracin del proyecto (medida por el tiempo early del suceso fin del proyecto) no experimente ningn retraso. A continuacin, definiremos el concepto de Holgura Total de una actividad ij (representado por HTij), se define como el tiempo que resulta de restar al tiempo last del suceso final el tiempo early del suceso inicial y la duracin de la actividad, esto es:

H ij = t Lj - t ei - Dij
La holgura total de una actividad nos indica el nmero de unidades de tiempo en que puede retrasarse la realizacin de la actividad con respecto al tiempo PERT previsto, de manera que la 2004 23

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duracin del proyecto no experimente ningn retraso. Es muy importante resaltar que si una actividad consume la totalidad o parte de su holgura total, este hecho puede producir una disminucin en la holgura total de las actividades siguientes y anteriores. Una vez establecidos e interpretados los conceptos de holgura u oscilacin de un suceso y holgura total de una actividad de un grafo PERT, analizaremos los conceptos de holgura libre y holgura independiente de una actividad. La Holgura Libre de una actividad ij (representado por HijL) se define como el tiempo que resulta de restar al tiempo early del suceso final el tiempo early del suceso inicial y la duracin de la actividad, esto es:

H ij = t ej - t ei - Dij
O lo que es lo mismo:

H ij = H ij - O j

La Holgura libre de una actividad nos indica lo que se puede retrasar una actividad para, si empieza en el tiempo early de su suceso inicial, pueda finalizar tambin en el tiempo early de su suceso final. De esta forma, la duracin del proyecto no se ver afectada, ni tampoco las holguras de las actividades posteriores. De la observacin de las frmulas anteriores se deduce que la holgura libre de una cierta actividad ser siempre menor o igual que su holgura total. Para que ambas holguras sean iguales es condicin necesaria y suficiente que la holgura u oscilacin del suceso fin de la actividad sea cero, pues en tal caso los tiempos early y last del suceso fin de la actividad coinciden (tej=tLj). Se define la Holgura Independiente de una actividad ij (representada por HijI) como el tiempo que resulta de restar al tiempo early del suceso final el tiempo last del suceso inicial y la 2004 24

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duracin de la actividad, esto es:

H = t ej - t Li - Dij
O lo que es lo mismo:

I ij

H ij = H ij - Oi

Esta holgura nos indica la cantidad de tiempo que se puede retrasar una actividad para, habiendo empezado en el tiempo last de su suceso inicial, finalizar en el tiempo early de su suceso final. Es decir, es el tiempo que se puede retrasar una actividad sin que aumente la duracin total del proyecto y sin que se impongan condiciones adicionales ni a las actividades posteriores ni a las anteriores. De la observacin de las ecuaciones anteriores se deduce lo siguiente:

H ij H ij H ij
T L I Por lo tanto, la condicin necesaria y suficiente para que las tres holguras de una actividad coincidan es que las holguras del suceso inicio y fin de dicha actividad sean nulas.

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Las holguras correspondientes a nuestro proyecto estn representadas en la Ilustracin 24

ACT. 1-2 1-3 2-3 2-4 3-5 4-6 5-9 6-7 6-8 8-9

DES. A B C D E F H J G I

DUR. 2 3 7 8 3 9 2 10 8 2

tei 0 0 2 2 9 10 12 19 19 29

tej 2 9 9 10 12 19 31 29 29 31

tLi 0 0 2 2 10 10 29 19 19 29

tLj 2 10 10 10 29 19 31 29 29 31

Oi 0 0 0 0 1 0 17 0 0 0

Oj 0 1 1 0 17 0 0 0 0 0

HijT 0 7 1 0 17 0 17 0 2 0

HijL 0 6 0 0 0 0 17 0 2 0

HijI 0 6 0 0 -1 0 0 0 2 0

CCr. CC CC CC CC CC

Ilustracin24

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9.- CONCEPTO DE CAMINO CRITICO Aquellas actividades cuya holgura total sea nula se denominan actividades crticas. Uniendo todas las actividades crticas se forma un camino que va desde el vrtice que representa el suceso inicio del proyecto al vrtice que representa el suceso fin del mismo. Este camino recibe el nombre de camino crtico y resulta esencial para efectuar el control del proyecto, puesto que nos representa el camino de longitud mxima que va desde el vrtice que representa el suceso inicio del proyecto al vrtice que representa el suceso fin del proyecto e indica el plazo mnimo necesario para completar todo el proyecto. De este modo, el responsable del proyecto deber extremar la vigilancia de estas actividades crticas, pues un retraso en la realizacin de cualquiera de ellas producir un retraso en la finalizacin del proyecto. En nuestro proyecto, el camino crtico estar formado por las actividades: A, D, F, J e I. Por otra parte el responsable del control del proyecto no debe desatender a las actividades no crticas, pues un retraso excesivo en su ejecucin puede llegar a convertirlas en crticas, cambiando la estructura del camino crtico del grafo. Para que una actividad sea crtica es necesario que la holgura u oscilacin de los sucesos inicio y fin de la actividad sea cero. Ahora bien, esta condicin, aunque necesaria, no es suficiente. As, la actividad G no es crtica (tiene una holgura total de dos das), aunque la oscilacin u holgura de sus sucesos inicial y final son cero. Por otra parte, en un grafo PERT puede existir ms de un camino crtico. El procedimiento a seguir para determinar el camino crtico en un grafo PERT es el siguiente: * FASE 1 Se calculan las fechas ms tempranas o tiempos early en que pueden darse los diferentes nudos o sucesos, comenzando por el nudo inicial y siguiendo el mismo orden de su numeracin, hasta llegar al nudo final. Recordemos que un suceso se realiza cuando concluyen todas las actividades que terminan en ese nudo y su tiempo early vendr determinado, por tanto, por el mayor de los tiempos early de las actividades precedentes. El tiempo early del nudo final nos dar la fecha de terminacin del proyecto, del mismo modo el tiempo early del suceso inicial ser igual a cero. 2004 27

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* FASE 2 Se calculan las fechas ms tardas o tiempos last de los diferentes nudos o sucesos, comenzando por el nudo final y siguiendo el orden decreciente de su numeracin, hasta llegar al nudo inicial. Recordemos que el tiempo last de un nudo es la fecha ms tarda en que puede comenzar las actividades que parten del mismo sin que ello suponga retraso en la fecha de terminacin del proyecto, ste viene dado por el menor de los tiempos last asociados a las fechas de comienzo de las actividades que parten de dicho nudo. El tiempo last del nudo que representa la terminacin del proyecto coincide con su tiempo early.

* FASE 3 Identificamos el camino crtico. Aquellos nudos cuya fecha early coincide con su fecha last se denominan nudos crticos. El camino crtico pasa necesariamente por todos los nudos crticos. Como indicbamos anteriormente, todas las actividades que sean crticas tendrn holguras totales nulas. Puede existir ms de un camino crtico; todos ellos pasarn, sin embargo, por nudos crticos. El anlisis de las actividades crticas ser muy til para el responsable de la gestin de proyectos, puesto que de ellas se obtienen la siguiente informacin: 1.- Distribucin de Recursos.- Segn sean los recursos disponibles, estos se debern aplicar preferentemente a disminuir la duracin de las actividades crticas, con el fin de acortar la duracin del proyecto. 2.- Reduccin de tiempos.- A la hora de decidir alargar o acortar la duracin de un proyecto, habr que modificar en principio las actividades crticas, sobre todo si lo que se pretende es acortar la duracin del mismo. 10.- ESTABLECIMIENTO DE UN CALENDARIO DE EJECUCIN DE PROYECTO La informacin que obtenemos a travs del clculo de los tiempos early y last as como de las diferentes holguras es de gran utilidad para el responsable del proyecto. A partir de la misma se 2004 28

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puede obtener un calendario de ejecucin del proyecto, que va a constituir la pieza bsica para efectuar el control del mismo. En este calendario se establecen cuatro fechas para cada una de las actividades, que vamos a pasar a analizar a continuacin: 1.- La fecha de comienzo ms temprana de una cierta actividad ij, representada por ij, nos indica lo ms pronto que puede comenzarse la actividad ij (obviamente dicha fecha coincidir con el tiempo early del suceso inicio de la actividad), es decir: ij = tei 2.- La fecha de comienzo ms tarda de una cierta actividad ij, que * representaremos por ij, nos indica lo ms tarde que puede comenzarse una actividad ij, de manera que la duracin prevista del proyecto no se retrase en ninguna unidad de tiempo. Dicha fecha ser igual a la suma del tiempo early del suceso inicio y la holgura total de la actividad, es decir: * T ij = tei + H ij Teniendo en cuenta la frmula de la holgura total de una actividad, la expresin anterior se convierte en: * ij = tLj - Dij 3.- La fecha de finalizacin ms temprana de una cierta actividad ij, que representaremos por ij, nos indica lo antes que puede finalizarse la ejecucin de la actividad ij. Dicha fecha se obtendr sumando el tiempo early del suceso inicial y el tiempo PERT previsto para esa actividad, es decir: ij= tei + Dij 4.- La fecha de finalizacin ms tarda de una cierta actividad ij, que * representaremos por ij, nos indica la fecha tope en que puede finalizarse la actividad ij, de manera que la duracin prevista del proyecto no se retrase en ninguna unidad de tiempo (esta fecha coincide con el tiempo last del suceso final de la actividad), es decir: * ij = tLj Las fechas de comienzo ms temprana y ms tarda para una actividad crtica coinciden, puesto que en estas actividades la holgura total es nula, por lo que en ambos casos dichas fechas vendr dadas por el tiempo early del suceso inicio. Del mismo modo las fechas de finalizacin ms temprana y ms tarda de las actividades crticas tambin coinciden (vendrn dadas por el tiempo last del suceso final), puesto que al ser la holgura total de la actividad nula, se cumplir que tLj = tei + Dij.

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A partir de las frmulas anteriores se pueden calcular fcilmente las cuatro fechas para cada actividad y representarlas en un diagrama-calendario como queda recogido en la Ilustracin 25 (correspondiente a nuestro ejemplo)

Ilustracin25

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De este diagrama se deduce fcilmente el calendario de ejecucin del proyecto que est representado en la Ilustracin 26

Ilustracin 26 11.- LA PROGRAMACIN TEMPORAL EN UN CONTEXTO ALEATORIO 11.1.- FUNDAMENTOS ESTADSTICOS Algunos estudiosos del mtodo PERT suponen que las duraciones de las actividades son variables aleatorias que siguen leyes de probabilidad tipo beta. Vamos a definir una nueva variable aleatoria i que nos mide la duracin de una cierta actividad i, que pertenece al camino crtico, y que se distribuye segn una determinada ley beta. De esta forma, los valores de la media (Di) y la varianza (vi2) de la variable aleatoria i

ai + 4 mi + bi Di = 6 2 2 = bi ai vi 6
son los siguientes: 2004 31

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Siendo ai, mi y bi, las estimaciones optimista, ms probable y pesimista de la duracin de la actividad i. La representacin de una funcin de distribucin tipo beta con asimetra a la izquierda viene reflejada en la Ilustracin 27, en la que se aprecia que el valor medio de la distribucin Di (media) no coincide, por lo general, con el ms probable (moda), sino que es aquel que divide la distribucin en dos reas con el 50 % de probabilidad aproximadamente.

Ilustracin 27

La varianza de la distribucin de probabilidades es una medida adecuada del riesgo de la estimacin temporal realizada. A mayor varianza, menor probabilidad de que la duracin final de la actividad coincida con el valor medio estimado.

11.2.- ANLISIS PROBABILISTICO


A continuacin, vamos a definir una nueva variable aleatoria que representa la duracin de las n actividades que forman parte del 2004 32

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= 1 + 2 + 3 + ...+ n = i
n i=1
camino crtico; nos mide, por tanto, la duracin total del proyecto: Para determinar la distribucin de probabilidad que sigue la variable aleatoria vamos a apoyarnos en el Teorema Central del Lmite del clculo de probabilidades 1. Cuando el nmero de actividades que forman el camino crtico de un grafo PERT es suficientemente grande, la variable aleatoria que nos mide la duracin del proyecto converge en distribucin a una ley normal con

N M = Di ;V
n i=1
las siguientes caractersticas:

= vi
i=1

Esto es, la duracin de un proyecto es una variable aleatoria normal con media y con varianza igual a la suma de las medias y de las varianzas de las duraciones de las diferentes actividades que constituyen el camino crtico. La informacin obtenida de la expresin anterior es de indudable utilidad en la planificacin y programacin temporal de proyectos, puesto que nos analiza la siguiente informacin: a) La probabilidad de terminacin del proyecto en un plazo no superior a un cierto nmero de unidades de tiempo T. b) La probabilidad de terminacin del proyecto en un plazo comprendido dentro de un intervalo de tiempo T1 y T2 c) El nmero de unidades de tiempo Z que son necesarias como mnimo para que exista una determinada probabilidad de poder finalizar el proyecto. ! En primer lugar calcularamos la probabilidad de terminacin de un proyecto en un plazo no superior a un cierto nmero de unidades de tiempo T. Podremos determinar la siguiente probabilidad:

La suma de n variables aleatorias, distribuyndose todas ellas de la misma manera e independientemente las unas de las otras , converge en distribucin (cuando n tiende a infinito ) a una variable aleatoria que sigue una distribucin normal que tiene por media y por varianza la suma de las medias y de las varianzas de las n variables aleatorias 2004 33

P( T) = F(T)

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donde F(T), que es la funcin de distribucin en el punto T, nos indica la probabilidad acumulada hasta ese punto T. Dicha probabilidad ser igual al rea representada por la parte rayada de la Ilustracin 28.

Ilustracin 28 Para calcular estas probabilidades vamos a tipificar la variable normal, es decir, vamos a trabajar con una normal de media 0 y varianza 1, para lo cual vamos a restar la variable normal de su valor medio y dividir la diferencia por su desviacin tpica.

- M T - M = F T - M P V V V
De esta forma tendremos:

realizando la siguiente sustitucin

-M
V

= , tenemos:

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T - M = F T - M P V V
Donde es una variable normal con media cero y varianza uno. La probabilidad dada por la expresin (2) se puede calcular inmediatamente, pues la distribucin normal tipificada (media 0 y varianza 1) est tabulada, por lo que bastar con buscar en las tablas la probabilidad que queda a la izquierda de la abscisa

T -M V
Vamos a aplicar lo expuesto anteriormente a un caso en particular para lo que utilizaremos los datos de la Ilustracin 20. Las expresiones de la media y la varianza del proyecto sern respectivamente: (teniendo en cuenta que las actividades crticas del proyecto son: A, D, F, J e I -Ilustracin 23-

M = 2 + 8 + 9 + 10 + 2 = 31
2 V = 0,11 + 4 + 4 + 1,78 + 0 = 9,89

Supongamos que el responsable del proyecto se ha comprometido a terminar el mismo antes de los 34 das contados a partir de la fecha de comienzo del proyecto, y queremos determinar cual es la probabilidad de terminacin en dicha fecha.

Sustituyendo en la expresin n 2, tenemos:

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34 - 31 P = P ( 0,96) = F(0,96) 9,89


De esta forma la probabilidad que estamos buscando es igual a la probabilidad que queda a la izquierda de la abscisa 0,96, en una distribucin normal de media cero y varianza uno. Buscando en la tabla de la funcin de distribucin de la ley normal reducida (ANEXO) obtenemos la correspondiente probabilidad: 0,83. ! El segundo de los casos que se nos puede plantear sera calcular la probabilidad de terminacin del proyecto en un plazo comprendido dentro de un intervalo de tiempo T1 y T2, viene reflejado en la Ilustracin 29

Ilustracin 29

T 1 - M T 2 - M = F T 2 - M - F T 1 P V V V
Este caso sera equivalente a resolver la siguiente expresin: Para obtener el valor de la anterior funcin de distribucin bastar con buscar en las tablas de la distribucin normal de media cero y varianza uno las probabilidades que quedan a la izquierda de dichas abscisas. Aplicndolo a nuestro caso concreto, y suponiendo que el responsable del proyecto est interesado en conocer la probabilidad 2004 36

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de finalizacin del proyecto en un plazo comprendido entre los 28 y 32 das contados a partir de la fecha de comienzo.

32 - 31 28 - 31 P = F (-0,96 0,32) 9,89 9,89


Utilizando la expresin anterior tenemos: Mediante la tabla de la distribucin de la ley normal reducida

F( 0,32 ) + F( 0,96 ) - 1 = 0,6255 + 0,8315 - 1 =


(ANEXO) ! Por ltimo, el tercero de los problemas que se puede plantear el responsable de la direccin de proyectos es el de determinar el nmero de unidades de tiempo Z que son necesarias como mnimo para que exista una alta probabilidad de poder finalizar el proyecto. El procedimiento para calcular esta duracin consiste en

P( Z) =
despejar Z de la siguiente ecuacin: Para poder trabajar con la distribucin normal de media cero y varianza uno tipificaremos la variable en la anterior ecuacin, por lo que tendremos:

- M Z - M = P V V
O lo que es lo mismo:

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Z - M = P V

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para despejar la duracin Z bastara con buscar en la tabla de la distribucin normal tipificada la abscisa que deja a su izquierda un rea . Si esa abscisa es por ejemplo X, la duracin buscada se obtendr despejando Z de la siguiente ecuacin:

Z-M =X V
Es decir, Z ser igual a:

Z = X.V + M

Operando de la misma forma que en los dos casos anteriores vamos a aplicar este supuesto a un caso concreto. Supongamos que el responsable del proyecto est interesado en determinar la fecha de terminacin del proyecto de manera que existe una probabilidad de 0,98 de poder cumplirlo.

Sustituyendo los datos de partida en la expresin anterior tenemos:

Z - 31 P = 0,98 9,89

Para determinar su valor partimos de los datos de las tablas (ANEXO)

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Z - 31 = 2,0537 _ Z = 37,45 das 3,14


12.- EL PERT COSTE. Por regla general, las duraciones de las actividades se pueden modificar en funcin de los costes en que se est dispuesto a incurrir. Se distinguen los costes directos y los denominados cargas de estructura o indirectos. Los primeros son aquellos que se pueden imputar claramente a las actividades que los generan. Los indirectos, por no estar vinculados a la produccin, sino al tiempo, se imputan a la generalidad del proyecto, y no a las actividades en concreto. Los costes directos de las actividades (y del proyecto, que ser su suma) aumentan a medida que se reducen sus duraciones (se necesitan horas extraordinarias, por ejemplo), en tanto que los costes indirectos son tanto mayores cuanto mayor sea la duracin del proyecto (por ejemplo, la parte de la amortizacin de la maquinaria que se imputa a un trabajo se eleva a medida que aumenta el tiempo que ha estado siendo utilizada en ese trabajo). La duracin ptima del proyecto es aquella que minimiza sus costes totales, es decir, la suma de los costes directos e indirectos.

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EJERCICIOS PROPUESTOS PROGRAMACIN TEMPORAL PROYECTOS *** EJERCICIO N 1 Se pretende controlar, por medio del mtodo PERT, el proceso de lanzamiento de un nuevo producto al mercado. Las diferentes actividades en que se descompone la fase de lanzamiento del producto, as como los tiempos previstos de ejecucin para cada una de las actividades estn representadas en el cuadro siguiente: DESIGNACIN DE LA ACTIVIDAD A) COMPRAS MATERIAS PRIMAS B) PRODUCCIN DEL STOCK INICIAL C) ENVASADO DEL STOCK INICIAL D) ESTUDIO DEL MERCADO E) ESTUDIO DE LA CAMPAA DE PUBLICIDAD F) REALIZACIN DE LA CAMPAA DE PUBLICIDAD G) ESTUDIO Y DISEO DE LOS ENVASES H) PREPARACIN DE LOS ENVASES I) SELECCIN DEL EQUIPO DE VENDEDORES J) ENTRENAMIENTO DEL EQUIPO DE VENDEDORES K) SELECCIN DE LOS POSIBLES VENDEDORES L) VENTA A LOS DISTRIBUIDORES M) ENVO DE LOS PRIMEROS PEDIDOS TIEMPO (SEMANAS) 2 4 1 6 3 5 2 2 3 4 3 5 2

Por la naturaleza del problema, las prelaciones existentes entre las diferentes actividades son: A precede aB B,H preceden a C C,L preceden a M D precede a G,I,K E precede aF G precede a E,H I precede aJ J,K preceden a L Se pide:

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Construccin del Grafo PERT Determinacin de la duracin del proyecto. Determinacin del Camino Crtico. Clculo de Holguras.

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*** EJERCICIO N1 2 Las actividades en que se descompone la realizacin de un cierto proyecto, as como sus correspondientes tiempos de ejecucin, son los que figuran en el siguiente cuadro
DURACIN EN DAS OPTIMISTA M. PROBABLE PESIMISTA A B C D E F G H I J K L M N P Q

0 1 2

3 6 9

6 9 18

4 4 4

2 3 4

6 9 12

2 3 10

3 4 11

0 3 6

6 6 6

3 4 5

3 4 11

6 10 20

8 12 22

6 10 20

15 25 47

Las prelaciones existentes entre las diferentes actividades que constituyen el proyecto son: A C B E C, D, E G H F, I, J L K M, N Se pide: 1.- Construccin grafo PERT 2.- Clculo Tiempos "early" y "last". 3.- Duracin proyecto. 4.- Determinacin del camino crtico. 5.- Clculo Holguras Libre e Independientes Actividades: J, I, M, explicar su significado. 6.- Calendario ejecucin proyecto actividades: D y Q, explicando su significado econmico. precede a B y Q precede a G precede a C, D y E precede a H preceden a F precede a I precede a J preceden a K precede a N precede a L y M preceden a P

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*** EJERCICIO N 3 Un proyecto consta de 12 actividades, cuyas duraciones y costes se recogen en el cuadro siguiente: DURACIN (das) ACTIVIDAD A B C D E F G H I J K L MNIMA 12 6 11 9 11 7 5 2 6 4 9 1 NORMAL 14 9 13 12 13 9 8 4 7 5 11 1 COSTE DE ACELERACIN POR DA 200.000 150.000 40.000 300.000 400.000 250.000 90.000 200.000 190.000 50.000 300.000 IRREDUCTIBLE

Las prelaciones son: A precede a B, C, D, E y F C precede a G, H y J D, I y K preceden a L ByE preceden a J F, G, H y J preceden a K. Se pide: a) Representar grficamente el proyecto. b) Camino crtico y su duracin. c) Holguras de D, B y J. d) Si se ofrece una bonificacin de 150.000 pts. por cada da reducido en la duracin total del proyecto, )cul sera la duracin ptima del mismo? BIBLIOGRAFA RECOMENDADA - BUENO CAMPOS, E. CRUZ ROCHE, I. Y DURAN HERRERA, J.J, "Economa de la Empresa. Anlisis de las decisiones empresariales". Edit. Pirmide. Madrid. 1.991. - ROMERO LPEZ, C. "Tcnicas de Programacin y Control de 2004 43

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Proyectos". Edit. Pirmide. Madrid, 1.991.

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