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MANUAL DE PROJECT 2007

Administracin de proyectos, Trabajar con tareas, Informacin del proyecto, Interfaz grfica, Gua de proyectos, Vistas de Project, Manejo del calendario, Guardar un proyecto, Trabajar con Plantillas, Tipos de relaciones, Posposiciones, Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, Asignacin de recursos, Informacin de las tareas, Resolucin de conflictos, Sobreasignaciones, Informacin de recursos, Redistribuir recursos, Seguimiento de un proyecto, Reprogramacin, Filtros, Campos personalizados, Tablas y Vistas personalizadas, Tipos y creacin de informes, Configuracin e impresin, Compartir recursos, Multiproyectos, Administracin de proyectos, Trabajar con tareas, Informacin del proyecto, Interfaz grfica, Gua de proyectos, Vistas de Project, Manejo del calendario, Guardar un proyecto, Trabajar con Plantillas, Tipos de relaciones, Posposiciones, Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, Asignacin de recursos, Informacin de las tareas, Resolucin de conflictos, Sobreasignaciones, Informacin de recursos, Redistribuir recursos, Seguimiento de un proyecto, Reprogramacin, Filtros, Campos personalizados, Tablas y Vistas personalizadas, Tipos y creacin de informes, Configuracin e impresin, Compartir recursos, Multiproyectos, Administracin de proyectos, Trabajar con tareas, Informacin del proyecto,

CONTENIDO
Unidad 1: Introduccin a los proyectos..................................................................................7 Conceptos Bsicos..............................................................................................................7 Fases de un proyecto.........................................................................................................12 Creacin de un modelo para el proyecto...........................................................................13 Unidad 2: Comenzando a trabajar con Project 2007.............................................................14 Interfaz grfica de usuario (IGU)......................................................................................14 Vistas de Project 2007.......................................................................................................15 Informacin del proyecto..................................................................................................23 Estadsticas........................................................................................................................24 Crear un Calendario..........................................................................................................26 Crear excepciones.........................................................................................................27 Modificar las Semanas laborables.................................................................................29 Das laborables adicionales...........................................................................................30 Asignar un calendario personalizado como Calendario de proyecto............................30 Dar formato a la Escala temporal..................................................................................31 Opciones del calendario....................................................................................................32 Definir el proyecto........................................................................................................34 Unidad 3: Tareas....................................................................................................................35 Trabajo con tareas en Project............................................................................................35 Introducir tareas................................................................................................................35 Definicin de tareas...........................................................................................................36 Insertar tareas....................................................................................................................37 Tareas repetitivas...............................................................................................................38 Introducir hitos..................................................................................................................40 Vincular tareas...................................................................................................................41 Relaciones entre tareas......................................................................................................41 Editar relaciones en la tabla de Gantt................................................................................42 Tipos de relaciones especiales...........................................................................................44 Tiempos de posposicin y adelanto...................................................................................45 Ver tareas en grfico Gantt................................................................................................46 Movimientos con el teclado..............................................................................................47 Conflictos de programacin..............................................................................................50 Crear tareas de resumen....................................................................................................52 Modificar el nivel de una tarea..........................................................................................52 Copiar, mover y eliminar tareas........................................................................................54

..........................................................................................................................................54 Contraer y expandir el esquema .......................................................................................55 Cuadro Informacin de la tarea.........................................................................................56 Ficha General................................................................................................................57 Ficha Predecesoras........................................................................................................58 Ficha Recursos..............................................................................................................59 Ficha Avanzado.............................................................................................................60 Ficha Notas....................................................................................................................64 Ficha Campos Personalizados.......................................................................................65 Unidad 4: Recursos...............................................................................................................66 Crear y asignar recursos....................................................................................................66 Alta de recursos.................................................................................................................66 Introducir recursos............................................................................................................69 Asignar recursos................................................................................................................71 Informacin del recurso....................................................................................................72 Ficha General................................................................................................................72 Ficha Costos..................................................................................................................75 Ficha Notas....................................................................................................................75 Ficha Campos Personalizados.......................................................................................77 Asignar calendario base a un recurso................................................................................78 Resolver conflictos en recursos ........................................................................................79 Reemplazar recursos.........................................................................................................79 Redistribuir recursos.........................................................................................................80 Sobreasignaciones.............................................................................................................82 Unidad 5: Guardando proyectos............................................................................................84 Creacin de un archivo de proyecto..................................................................................84 Abrir un proyecto existente...............................................................................................85 Crear proyectos basados en plantillas...............................................................................85 Cerrar proyectos................................................................................................................87 Crear plantillas..................................................................................................................87 Guardar una Lnea de Base...............................................................................................88 Borrar una Lnea de Base..................................................................................................91 Establecer un Plan Provisional..........................................................................................91 Eliminar un Plan Provisional............................................................................................92 Unidad 6: Seguimiento de Proyectos....................................................................................93 Actualizar tareas................................................................................................................93 Barra de herramientas Seguimiento..................................................................................94

Dividir tareas.....................................................................................................................96 Cuadro de dialogo Actualizar tareas.................................................................................97 Actualizar segn programacin.........................................................................................98 Actualizar un proyecto......................................................................................................99 Vista Gantt de seguimiento.............................................................................................101 Reprogramar una tarea....................................................................................................102 Filtrar tareas en un plan de trabajo..................................................................................102 Filtros Personalizados.................................................................................................107 Crear una tabla personalizada.........................................................................................108 Definir una nueva tabla...............................................................................................108 Modificar una tabla.........................................................................................................109 Hipervnculos..................................................................................................................110 Unidad 7: Formato e Impresin...........................................................................................111 Formatear texto................................................................................................................111 Barra de herramientas Formato.......................................................................................113 Comando Fuente..............................................................................................................113 Vista preliminar...............................................................................................................115 Imprimir...........................................................................................................................116 Configurar pgina............................................................................................................119 Orientacin de pgina y mrgenes..............................................................................119 Encabezados y pies de pgina.....................................................................................122 Imprimir calendarios e informes.....................................................................................123 Imprimir un calendario ............................................................................................123 Saltos de pgina...............................................................................................................125 Informes..........................................................................................................................126 Tipos de informes............................................................................................................127 Informes Generales.....................................................................................................127 Informes de Actividades actuales................................................................................128 Informes de Costos......................................................................................................128 Informes personalizados..............................................................................................129 Imprimir un informe........................................................................................................130 Unidad 8: Personalizar Project............................................................................................132 Utilizar campos personalizados.......................................................................................132 Crea una vista personalizada...........................................................................................136 Definir una vista combinada...........................................................................................137 Manejo del Organizador..................................................................................................138 Compartir recursos..........................................................................................................140

Crear un plan maestro.....................................................................................................142 Anexo 1 Tipos de tareas......................................................................................................145 Anexo 2 Opciones del cuadro de dilogo Redistribucin...................................................147

Unidad 1: Introduccin a los proyectos


Conceptos Bsicos
Proyecto Es un conjunto de tareas y recursos encaminados a lograr un objetivo especfico en un tiempo determinado. Los proyectos son nicos, temporales y culminan con la creacin o finalizacin de una iniciativa. Operacin Es un conjunto de tareas rutinarias, repetitivas y continuas durante la vida de la organizacin. Tipos de Tareas Tarea. Es la unidad bsica de un proyecto y consiste en una actividad realizada por los recursos dentro de un intervalo de tiempo establecido. Tarea Resumen. Es una tarea que agrupa a un conjunto de tareas individuales. Tarea Hito. Es una tarea con una duracin cero, generalmente utilizada para comienzos y fines de las etapas de un proyecto. Tarea Repetitiva. Es una tarea con una frecuencia e intervalo temporal definidos.

Tipos de Recursos Recurso Humano. Est compuesto por todas las personas que intervienen dentro de un proyecto. Recurso Material. Se compone del equipamiento y materiales que sern utilizados dentro del proyecto. Recurso Financiero. Es el presupuesto requerido para llevar a cabo un proyecto.

Costo

Es el ejercicio del presupuesto en los recursos humanos y materiales que intervienen dentro del proyecto.

Costo fijo Es un costo que permanece constante, independientemente de la duracin de la tarea o del trabajo realizado por el recurso. Por ejemplo, la renta de un local. A diferencia de un costo fijo, los costos variables cambian, por ejemplo el consumo de luz. Calendario base Calendario que especifica el horario laboral y no laboral de un proyecto y sus recursos. Un calendario base difiere de un calendario de recursos en que ste especifica los tiempos los tiempos laborales y no laborales de un recurso determinado. Demora permisible Es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso para otra tarea. Margen de demora Es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte a las fechas de otras tareas o a la fecha del fin del proyecto. El margen de demora tambin se puede denominar holgura. Margen de demora total Es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso de la fecha de fin de proyecto. Planeacin Es el proceso de asignar recursos de la manera ms efectiva posible. Esto requiere no solo de definir, sino tambin programar las tareas tomando en cuenta tres restricciones: tiempo, recursos y dinero. Posposicin Es la cantidad de tiempo que se ha retrasado una tarea respecto a su planificacin prevista. La posposicin es la diferencia entre el comienzo o el fin programados para una tarea y la planificacin prevista de comienzo o de fin. La posposicin se puede producir cuando una planificacin prevista es fija y las fechas efectivas

introducidas posteriormente para las tareas son posteriores a las fechas de la lnea base, o las duraciones efectivas son ms largas que las duraciones de la lnea de base. Prioridad Es una indicacin de la disponibilidad de una tarea para la redistribucin, resolucin de conflictos y sobreasignaciones mediante el retraso de ciertas tareas. Las tareas con menor prioridad son las que primero se retrasan. Tambin se puede ordenar las tareas por prioridad. Redistribucin Es resolucin de conflictos de recurso o sobreasignaciones mediante el retraso de ciertas tareas. Ruta crtica Son una serie de tareas que se deben completar en una programacin para que un proyecto finalice conforme a lo programado. Cada tarea de la ruta crtica es una tarea crtica. Fondo de recursos Son una serie de recursos disponibles para ser asignados a las tareas de un proyecto. Un fondo de recursos puede ser utilizado exclusivamente por un proyecto o ser compartido por varios. mbito mbito del producto. La calidad, caractersticas y funciones del objetivo del proyecto, tambin llamadas especificaciones del producto. mbito del proyecto. El trabajo requerido para conseguir un objetivo con la calidad, caractersticas y funciones convenidas.

Tringulo del proyecto

Administracin de proyectos Es un proceso estructurado de planeacin, organizacin, direccin y control para hacer cumplir los objetivos de un proyecto. Un administrador de proyecto debe: Identificar los objetivos, requisitos y delimitaciones del proyecto. Coordinar las necesidades y expectativas de los participantes del proyecto (del equipo de trabajo, administrado-res, altos mandos, clientes y patrocinadores). Planear, ejecutar y controlar las tareas, fases y entregas del proyecto. Cerrar el proyecto y registrar los conocimientos acumulados.

El administrador tambin es responsable de las exigencias de equilibrio e integracin para implementar todos los aspectos del proyecto tales como: mbito del proyecto. Tiempo del proyecto. Costos del proyecto. Recursos humanos del proyecto. Adquisicin del proyecto*. Comunicaciones del proyecto. Calidad del proyecto*. Riesgo del proyecto*.

*Project tiene muy poca o nula adaptacin para el manejo de estos conceptos, se recomienda llevar registros independientes en Excel o utilizar aplicaciones especializadas que ya existen en el mercado.

Fases de un proyecto
Los proyectos se dividen en cuatro fases de administracin: 1. Iniciar y planear el proyecto. 2. Ejecutar el proyecto. 3. Controlar el proyecto. 4. Cerrar el proyecto.

1. Iniciar y planear el proyecto. Examinar el esquema completo del proyecto. Identificar los hitos, entregas y tareas del proyecto. Desarrollar y ajustar la programacin del proyecto. Identificar capacidades, equipamiento y materiales necesarios.

2. Ejecutar el proyecto. Guardar un plan de lnea de base para comparar. Hacer que los recursos asignados ejecuten el proyecto. Realizar un seguimiento del progreso de las tareas.

3. Controlar el proyecto. Analizar informacin del proyecto. Comunicar y enviar informes. 4. Cerrar el proyecto. Identificar lecciones aprendidas. Crear una plantilla de proyecto.

Creacin de un modelo para el proyecto


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Crear fases, hitos y una lista de tareas. Estimar duraciones. Vincular tareas. Escribir fechas lmite impuestas u otras restricciones de fechas. Configurar los recursos y asignarlos a tareas. Establecer costos de recursos y tareas. Ajustar el plan para lograr una fecha de finalizacin o una cantidad de presupuesto. 8. Guardar el plan de lnea de base. 9. Actualizar el progreso de las tareas. 10. Comparar variaciones entre la informacin de las tareas planeadas y la informacin real. 11. Supervisar los costos planeados, reales y programados. 12. Ajustar el plan para responder a los cambios de mbito, finalizacin o presupuesto. 13. Informar del progreso, costos y uso de recursos. 14. Guardar una plantilla para el siguiente proyecto del mismo tipo.

Unidad 2: Comenzando a trabajar con Project 2007


Interfaz grfica de usuario (IGU)
Barra de Ttulo

Barra de Mens Barra Estndar Barra Formato Barra Gua de Proyectos*

Barra de Vistas*

Tabla de Entrada

Diagrama de Gantt

Gua de Proyectos*

Barra de Estado

*La Gua de Proyectos y la Barra Gua de proyectos no se presentan predeterminadamente en Project 2007, para habilitarlas haga clic en el men Herramientas / Opciones / Interfaz / habilite la casilla Mostrar la gua de proyectos. *La Barra de Vistas tampoco se abre predeterminadamente en Project 2007, para habilitarla haga clic en el men Ver / Barra de vistas.

Tabla 1 Elementos de la Interfaz Grafica de Usuario

ELEMENTO
Barra de Ttulo Barra de Mens Barra Estndar Barra Formato

DESCRIPCIN
Barra superior de la pantalla que muestra el nombre de la aplicacin seguida del nombre del archivo. Barra que contiene diferentes textos que fungen como listas desplegables de comandos. Barra que comprende botones de comando de uso general del Project. Barra que contiene botones de comando relacionados con formato que puede aplicarse en distintos objetos de la pantalla. Le permite controlar las distintas ventanas que puede desplegar en el panel de la Gua de proyectos. Le permite accesar a las distintas vistas de Project. Interfaz grfica similar a una hoja de clculo que contiene campos predefinidos para captura. Interfaz grfica que genera un diagrama de Gantt al introducir las tareas en la tabla de entrada. Panel izquierdo de la pantalla que le permite crear un proyecto basado en una serie de pasos predefinidos. Barra que le presenta indicadores cuando se ejecutan determinadas acciones en la pantalla (Introducir, Modificar, etc.).

Barra Gua de Proyectos Barra de Vistas Tabla de Entrada Diagrama de Gantt Gua de Proyectos

Barra de Estado

Vistas de Project 2007


Project se puede considerar como una base de datos con nocin de tiempo y como muchas bases de datos contiene una gran cantidad de informacin, la cual no puede ser presentada toda a la vez, por lo que fue diseado para mostrar la informacin a travs de vistas. Project contiene 23 vistas que facilitan la introduccin y el seguimiento de diferentes tipos de informacin. Las vistas se clasifican en dos categoras: Las vistas de tarea muestran principalmente informacin relacionada con las tareas. (Ejemplo: la vista del Diagrama de Gantt.).

Las vistas de recursos muestran informacin relacionada con los recursos. (Ejemplo: la vista de Hoja de Recursos.) Las vistas tambin se clasifican segn su formato: El formato de hoja muestra informacin acerca de muchas tareas o recursos en columnas y filas. (Ejemplo: la vista de Hoja de Recursos). El formato de grfico muestra la informacin en forma grfica. (Ejemplo: la vista de Grfico de Recursos.). El formato de formulario muestra campos de informacin para una sola tarea o recurso, ordenada en pantalla en un formato similar a un cuadro de dilogo. (Ejemplo: la vista de Formulario de Tarea). Finalmente, las vistas se clasifican en vistas de panel simple o de panel doble: En una vista de panel simple, Project ocupa toda la pantalla con una sola vista. (Ejemplo: la vista del Diagrama de Gantt.). En una vista de panel doble, genera una divisin de la pantalla (Split) presentando dos vistas simultneas.

Vista Gantt de seguimiento


Esta vista es una variante del diagrama de Gantt, que muestra las barras del diagrama de Gantt (en azul) junto a las barras de la lnea de base (en gris). Cuando se realizan variaciones en los comienzos, duracin o finales de las tareas se perciben los cambios en las distancias que se presentan entre la lnea de base (lo planeado) y el diagrama de Gantt actualizado (lo real).
Figura 1. Vista Gantt de seguimiento.

Vista Uso de tareas


Dentro de las diferentes vistas que permiten apreciar las horas asignadas a tareas, la vista Uso de tareas muestra los recursos asignados a cada tarea, la cantidad de trabajo programada para los recursos y qu cantidad de trabajo han realizado los recursos en realidad si el proyecto est en progreso. Usted puede tambin mostrar diferentes detalles como el costo de un recurso.
Figura 2. Vista Uso de tareas.

Vista Hoja de recursos


La vista Hoja de recursos es una vista de hoja que muestra cada recurso del pool de recursos y toda la informacin disponible sobre los recursos. Usted puede insertar, eliminar o modificar los recursos utilizando la hoja de recursos.

La siguiente pantalla muestra la vista Hoja de recursos con los recursos que se le han agregado:

Figura 3. Vista Hoja de recursos.

Vista Grfico de recursos


La vista Grfico de recursos es una serie de grficos que representan la carga de trabajo de los recursos a lo largo del tiempo. Por defecto, el grfico muestra el mximo nmero de unidades de recursos programadas durante un perodo de tiempo en particular. Haciendo clic en el men Formato y luego haciendo clic en Detalles, usted puede elegir que se muestre distinta informacin en el grfico, como el trabajo acumulado realizado por los recursos, el costo de los recursos y la disponibilidad de los mismos.
Figura 4. Vista Grfico de recursos.

Vista Asignacin de recursos


La vista Asignacin de recursos es una vista estn dar de panel doble que muestra la vista Uso de recursos en el panel superior y la vista Gantt de Redistribucin en el panel inferior. Esta vista combinada muestra en el panel superior las horas trabajadas por los recursos y en el panel inferior una lista de todas las tareas asignadas a dicho recurso. Para mostrar la vista de Asignacin de recursos, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botn Ms vistas en la Barra de Vistas. 2. Haga clic en Asignacin de recursos y clic en Aplicar. 3. Haga clic en el nombre del recurso que quiera ver en el panel superior.
Figura 5. Vista asignacin de recursos.

Vista Uso de recursos


La vista Uso de recursos enumera cada recurso del pool de recursos y la cantidad de horas que el recurso tiene programadas para trabajar durante un periodo de tiempo determinado. La vista Uso de recursos puede ayudarle a identificar si los recursos estn sobreasignados o infrasignados.
Figura 6. Vista Uso de recursos.

Informacin del proyecto


Lo primero que debe hacer para comenzar un proyecto dentro de Project es introducir la informacin general del proyecto, para lo cual debe realizar lo siguiente: 1. Clic en el men Proyecto. 2. Clic en Informacin del proyecto (vea la Figura 1). En este cuadro de dilogo deber introducir: 1. La Fecha de comienzo del proyecto, haga clic en el combo box correspondiente y utilice el selector de fechas que se despliega para capturarla. 2. la Fecha fin, si desea crear el proyecto partiendo de la fecha de entrega del proyecto hacia atrs. 3. En Programar a partir de, seleccione cualquiera de las siguientes opciones: a. Fecha de comienzo del proyecto. Si desea activar la opcin Fecha de comienzo. b. Fecha de fin de proyecto. Si desea activar la opcin Fecha fin.
Figura 7. Cuadro de dilogo Informacin del proyecto.

4. Fecha de hoy, generalmente se utiliza como fecha referencial a la que est ajustado su sistema operativo y sobre la que calcular el avance temporal del proyecto. 5. Fecha de estado. Le permite crear fechas de referencia para herramientas como actualizaciones, reprogramacin, lneas de progreso, etc. 6. Calendario. Le permite establecer el calendario de su proyecto, predeterminadamente cuenta con tres calendarios: a. 24 horas (12:00 a.m. a 12:00 a.m.). b. Estndar (9:00 a.m. a 01:00 p.m. y 03:00 p.m. a 7:00 p.m.). c. Turno de noche (12:00 a.m. a 03:00 a.m. / 4:00 a.m. a 08:00 a.m. y 11:00 p.m. a 12:00 a.m.). 7. Prioridad. Si usted cuenta con varios proyectos deber priorizarlos en un rango de 0 a 1000, de tal manera que la prioridad 1000 es el ms prioritario y 0 el menos prioritario, esto le servir cuando reprograme proyectos, los de ms alta prioridad quedarn sin cambios mientras que los de ms baja prioridad sufrirn cambios en las duraciones y en la disponibilidad de los recursos.

Estadsticas
Le permiten llevar un monitoreo en las diferencias y avances de aspectos como las fechas de Comienzo y Fin, adems de Duraciones, Trabajo y Costo. Para accesar a las estadsticas realice lo siguiente: 1. Clic en el men Proyecto. 2. Clic en Informacin del proyecto (vea la Figura 1). 3. Clic en el botn Estadsticas. NOTA: Tambin podr accesar a las estadsticas haciendo clic en el primer botn de la barra de herramientas Seguimiento. Los parmetros que muestra el cuadro de estadsticas son los siguientes: Actual. Costo real + Costo restante Previsto. Costo planeado. Real. Costo del trabajo de los recursos ms los costos asociados. o Trabajo real * Tasa estndar + o Trabajo real de horas extra * Tasa de horas extra +

o Costos por uso de recurso + o Costo fijo de tarea. Restante. Actual - Real, (lo que falta por gastar del proyecto). Variacin. Atraso o adelanto en las fechas de comienzo o fin.

Figura 8. Cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto.

Crear un Calendario
Si su empresa trabaja con horarios o das laborables diferentes a los calendarios predeterminados, deber crear un calendario de proyecto personalizado, con excepciones, das adicionales y horarios especiales. Es importante que sepa que hay 3 calendarios que puede utilizar en Proyect, el calendario del proyecto (el general), los calendarios de los recursos y los calendarios de las tareas, estos ltimos le permitirn detallar opciones individualizadas para personas, equipos y tareas con ejecucin en horarios especiales o das distintos al calendario general del proyecto, los calendarios de recursos y tareas los abordaremos ms adelante. 1. Haga clic en el men Herramientas / Cambiar calendario laboral (fig. 3) 2. Clic en el botn Crear calendario (fig. 4). 3. Escriba un Nombre en el cuadro de texto correspondiente. 4. En Hacer una copia del seleccione el calendario predeterminado ms aproximado en horarios que desea crear. 5. Clic en Aceptar.

Figura 9. Cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral.

Figura 10. Cuadro de dilogo Crear Nuevo calendario base.

Crear excepciones
Las excepciones son das no laborables o das con medio tiempo laboral que deber programar en su calendario, las excepciones le permiten personalizar el calendario del proyecto con das festivos o das especiales en los que su organizacin no labore.

1. Si no se encuentra abierto, abra el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral. 2. Haga clic el(los) da(s) en el calendario ubicado al centro del cuadro de dilogo, puede arrastrar con el ratn para seleccionar ms de uno. 3. Asegrese de que la ficha Excepciones est seleccionada. 4. Haga clic en la primera celda de la columna Nombre y oprima la tecla F2. 5. Escriba el nombre del da de excepcin, y oprima la tecla TAB o Intro. 6. En caso de ser necesario cambiar el inicio o el fin de la(s) excepcin(es) clic en las celdas Comienzo y/o Fin y use cada selector de fechas para modificar las fechas. 7. Clic en el botn Detalles (fig. 5). 8. Solo en caso de ser medio da laboral seleccione Perodos laborables y modifique en las columnas Desde y Hasta los intervalos de horarios. 9. Seleccione un Patrn de repeticin y un Intervalo de repeticin usando los combo box de Comienzo y Terminar despus del Terminar el. 10. Haga clic en Aceptar. 11. Repita los pasos para cada excepcin y al final haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral. NOTA: Para eliminar las excepciones haga clic en el rengln de la excepcin y clic en el botn Eliminar.
Figura 11. Cuadro de dilogo Detalles (Excepciones).

Modificar las Semanas laborables


Si su empresa tiene variaciones definidas en la semana por ejemplo trabajar medio da el sbado, o trabajar 6 o los 7 das de la semana, utilice esta opcin para configurarlo. 1. Si no se encuentra abierto, abra el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral. 2. Haga clic en la ficha Semanas laborables. 3. Clic en el rengln [Predeterminado] y clic en el botn Detalles.
Figura 12. Cuadro de dilogo Detalles (Semanas laborables).

4. Seleccione el(los) da(s) a modificar, puede arrastrar con el ratn para seleccionar ms de uno (use como auxiliar la tecla Shift para seleccin adyacente la tecla Control para seleccin no adyacente). 5. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones: a. Utilizar los perodos predeterminados del proyecto

para estos das. Use esta opcin para regresar de una modificacin previa al calendario original (default). b. Establecer das como perodo no laborable. Use esta opcin para crear un da no laboral a la semana. c. Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos: Use esta opcin para activar la tabla inferior Desde / Hasta con ella podr crear medio da de trabajo o alguna otra variante de horarios. 6. Clic en el botn Aceptar. 7. Repita los pasos para cada excepcin y al final haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral.

Das laborables adicionales


Si desea un rango de das como das laborables adicionales, haga lo siguiente: 1. Seleccione el segundo rengln de la columna Nombre en la ficha Semanas laborables. 2. Oprima la tecla F2 y escriba el nombre que le otorgar a estos das adicionales y oprima la tecla TAB o Intro. 3. Si desea un rango de das utilice los combo box de las columnas Inicio y Fin respectivamente para seleccionar el intervalo deseado. 4. Clic en el botn Detalles. 5. En la opcin Seleccionar das, seleccione el da o das de la semana que habilitar como das laborables. 6. Active la opcin Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos: Use esta opcin para activar la tabla inferior Desde / Hasta con ella podr crear el horario de trabajo deseado para los nuevos das laborables. 7. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Detalles. 8. Clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral.

Asignar un calendario personalizado como Calendario de proyecto


Para que finalmente Project trabaje su proyecto con el calendario

personalizado que acaba de generar debe asignarlo como el calendario del proyecto para que calcule las duraciones, posposiciones, reprogramaciones y todo elemento que conlleve clculo de tiempo con base en este calendario. 1. Clic en el men Proyecto. 2. Clic en Informacin del proyecto. 3. Clic en el combo box de Calendario y clic en el calendario personalizado.

Dar formato a la Escala temporal


Para que la escala temporal del diagrama de Gantt (fondo) muestre los das festivos y laborables que gener en su calendario personalizado debe realizar lo siguiente: 1. Clic en el men Formato / Escala temporal / ficha Perodo no laborable. 2. Clic en el combo box de Calendario y seleccione el calendario personalizado a utilizar. 3. Clic en el botn Aceptar. NOTA: Tambin puede entrar al cuadro de dilogo Escala temporal haciendo clic derecho en la cinta con fechas (ubicada en la parte superior del rea del diagrama de Gantt) y clic en Escala temporal.
Figura 13. Cuadro de dilogo Escala temporal.

Opciones del calendario


Una vez que se configur, asign y dio formato a la escala temporal con el calendario de proyecto debe asegurarse que las opciones del calendario coincidan con la configuracin que gener, para ello realice lo siguiente: 1. Clic en el men Herramientas / Opciones / ficha Calendario (fig 8). 2. En la opcin La semana comienza el seleccione el da que desea que comience la semana en todos los exploradores de fechas de Project y el formato en la escala temporal del diagrama de Gantt. 3. En El ao fiscal comienza en seleccione el mes en que inicia el ciclo fiscal en su pas. 4. En las opciones Hora predeterminada de entrada y Hora predeterminada de salida debe establecer el horario diario de inicio y fin de las labores para su proyecto, este debe coincidir con los horarios que estableci en el calendario de proyecto. 5. La Jornada laboral debe coincidir con las horas que se trabajarn al da de acuerdo a lo que program en el calendario de proyecto. 6. La Semana laboral de igual forma debe coincidir con las horas laborales a la semana que program en el calendario de proyecto. 7. Los Dias por mes son el total de das que trabajar al mes de acuerdo a su calendario de proyecto. NOTA: Tambin puede entrar al cuadro de dilogo Opciones haciendo clic en el botn Opciones en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral. Ejemplo: Para ilustrar la configuracin de las opciones del calendario, suponga que su empresa trabaja de lunes a viernes 8 hrs. y sbado 5 hrs. de 9:00 a 14:00 hrs., la configuracin deber realizarla de la siguiente manera: A. Genere un calendario personalizado en donde agregar el

sbado como da laboral de 9:00 a 14:00 hrs. (utilice la ficha Semana laboral / Detalles). B. Asigne el calendario personalizado como calendario de proyecto. C. Entre a las opciones del calendario y configure lo siguiente: a. Semana laboral: 45.00 b. Das por mes: 24 c. El resto de los parmetros djelos sin modificacin. NOTA: Aunque tenemos 4 das adicionales al mes (24 das) por haber habilitado 4 sbados adicionales y 45 horas en la semana laboral, Project no agregar 8 hrs. los Sbados, porque tomar el horario asignado de 5 hrs. que se configur en el calendario personalizado.

Figura 14. Cuadro de dilogo Opciones / ficha Calendario.

Tambin podr utilizar la Gua de proyectos para definir el proyecto en forma similar.

Definir el proyecto
Esta opcin permite habilitar un asistente que en 3 pasos nos permite especificar la fecha de inicio del proyecto (Paso 1), el poder modificar a travs de un sitio Web el proyecto a usted o a otros integrantes del proyecto (Paso 2), y un mensaje de confirmacin de haber establecido correctamente el proyecto (Paso 3).

Unidad 3: Tareas
Trabajo con tareas en Project
Despus de ingresar la informacin del proyecto y de haber definido el calendario del proyecto la siguiente actividad es la definicin de tareas que se puede desglosar en tres partes: Definir la lista de tareas e hitos. Consiste en acotar los trabajos a realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habr que definirlas como algo concreto y no como algo general. Tendrn una descripcin razonable (ni demasiado general ni demasiado especfica). Estimar la duracin de cada tarea. Ya se ha comentado en este captulo como estimar la duracin de las tareas (aqu). La duracin de una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalizacin. De la duracin de las tareas, se derivar la duracin del proyecto. Determinar las relaciones entre las tareas. Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas. Los vnculos establecen relaciones de orden entre las tareas. MS Project establece cuatro posibles tipos de vnculos entre las tareas FC, CF, FF y CC.

Introducir tareas
Cuando usted inicia un proyecto, se enfrenta a un objetivo general, como puede ser abrir un nuevo establecimiento o preparar un folleto. Con objeto de organizar su proyecto de forma eficaz, usted debe dividirlo en una serie de tareas ms pequeas y ms manejables. Despus introducir y organizar estas tareas. Cuando usted introduce tareas, incluye tambin la cantidad de tiempo que llevar completar dichas tareas, que es lo que se denomina duracin.

Para introducir tareas existen dos mtodos bsicos: Introducir primero las tareas de nivel superior (tareas resumen) y posteriormente introducir las tareas de nivel inferior (subtareas). Por ejemplo, en un proyecto de edicin, usted puede introducir una tarea resumen denominada Redactar texto y luego dividirla en subtareas denominadas Introduccin, Cuerpo, Conclusin, etc. Introducir todas las subtareas en primer lugar, y luego agruparlas bajo una tarea resumen.

Para introducir el nombre y duraciones de tareas en sus proyectos, realice los siguientes pasos: 1. En la tabla de Entrada, haga clic en el campo Nombre de Tarea de la primera tarea. 2. Escriba el nombre de la tarea. 3. Introduzca la Duracin. NOTA: Cuando usted comienza a escribir. Project muestra los botones Cancelar y Aceptar y muestra su texto en la barra de entrada:

Definicin de tareas
Las tareas son el elemento bsico en la construccin de un proyecto. Las tareas representan las actividades a realizar para cumplir con los objetivos del proyecto. Las tareas estn formadas por los siguientes elementos: Secuencia Duracin Recursos Estos son algunos consejos al teclear las tareas de un proyecto:

Teclear las tareas conforme las vamos pensando, sin importar en este momento la secuencia el agrupamiento de tareas. Estas actividades se pueden realizar posteriormente. No teclear las fecha de inicio y fin de cada tarea. Es mejor especificar la duracin de la tarea y automticamente Project calcula las fechas de inicio y final Nombrar las tareas con una descripcin lo suficientemente entendible para las personas involucradas en el proyecto. Una tarea que simplemente se llame revisin no es completamente entendible

Insertar tareas
Una vez que usted crea e introduce tareas en su proyecto, puede necesitar agregar otras que no haba considerado o tareas nuevas que hayan surgido. Estas tareas no siempre irn al final del proyecto, de modo que deber insertarlas entre las ya existentes. Para insertar una tarea dentro de su proyecto, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic sobre la tarea que deber quedar a continuacin de la nueva tarea que vaya a insertar. 2. Haga clic en el men Insertar y haga clic Nueva tarea. 3. Introduzca la nueva informacin de tarea. 4. Oprima la tecla fecha derecha o la tecla Tabulador para completar la entrada de tarea y desplazarse al campo duracin.

NOTA: Tambin puede hacer clic derecho en el rectngulo numerado a la izquierda del rengln de la tarea (campo Id) y seleccionar Nueva tarea. Cuando usted introduce la tarea, Project introduce la duracin predeterminada de 1 da, asigna un nmero de ID (identificacin) a la misma y muestra una barra en el grfico de barras de Gantt que representa el inicio, la finalizacin y la duracin de dicha tarea: Project ajusta la barra en el grfico de barras de Gantt de modo que refleje el valor que usted ha introducido Continu introduciendo necesarias. cuantas tareas y duraciones sean

Tareas repetitivas
Project permite introducir tareas que se producen de forma recurrente introduciendo la informacin slo una vez. Una tarea repetitiva es aquella que ocurre a intervalos regulares (diariamente, semanal, mensual o anual) durante el transcurso de un proyecto. Ejemplos de tareas de ese tipo podran ser visitas semanales al lugar del proyecto, preparacin diaria de informes del estado del proyecto o reuniones mensuales con los miembros del equipo del proyecto. Cuando usted crea una tarea repetitiva, usted inserta una nueva tarea. No se puede convertir una tarea existente en una repetitiva. Project muestra la tarea repetitiva en negrita, indicando que es una tarea de resumen (una tarea que representa mltiples tareas subordinadas a ella). Por cada vez que se produce una tarea "repetitiva, Project crea una subtarea. Por ejemplo, si usted inserta una tarea repetitiva para una reunin que ocurre cada viernes durante cuatro semanas, la tarea repetitiva representa en realidad cuatro subtareas separadas. Para programar una tarea repetitiva, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic sobre la tarea que quedar a continuacin de la que usted desee insertar. 2. Haga clic en el men Insertar y haga clic en Tarea repetitiva.
Figura 15. Cuadro de dilogo Informacin de tarea repetitiva.

3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea repetitiva. 4. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de cada tarea repetitiva individual. 5. En Patrn de repeticin, haga clic en la frecuencia de la tarea repetitiva y el da o los das en que se realizar. 6. En Intervalo de repeticin, escriba la fecha en la que dicha tarea ocurrir por primera vez. 7. Haga clic en la opcin Terminar despus de y escriba la cantidad de veces en que ocurrir la tarea o d clic en la opcin Terminar el y escriba la fecha antes de la que quiera que finalice la tarea. 8. Haga clic en Aceptar. Project crea una barra de Gantt por cada vez que se produzca una tarea repetitiva y muestra un icono en la columna Indicadores indicando que esa es una tarea repetitiva:

Debe tener en cuenta los siguientes factores con respecto a las tareas repetitivas: Observe que el nombre de la tarea repetitiva est precedido por un signo ms (+). Usted puede hacer clic sobre el signo ms para mostrar las tareas repetitivas en forma individual. Project reemplaza el signo ms con el signo menos (-). Para mostrar un cuadro de informacin para una tarea repetitiva, coloque el puntero del ratn sobre la barra de Gantt de la tarea. Si quiere ver la barra de Gantt de la tarea resumida en el cuadro de informacin, mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn. Para modificar la informacin de una tarea repetitiva, haga doble clic sobre el nombre de la tarea repetitiva. Project muestra el cuadro de dilogo informacin de tarea repetitiva. Realice los cambios y haga clic en Aceptar.

Introducir hitos
Un hito es un punto de control en su proyecto que debe ocurrir pero que no consume tiempo. Dos ejemplos pueden ser una aprobacin o firma antes de que el proyecto pueda continuar y la finalizacin de una etapa del proyecto. Para Project, un hito es una tarea con una duracin de tiempo cero. Para introducir un hito, realice los siguientes pasos: 1. Inserte una tarea nueva, o haga clic en el campo Nombre de Tarea de una tarea vaca. 2. Escriba el nombre del hito en el campo Nombre de Tarea y pulse la tecla Tabulador. 3. Escriba una duracin de 0 para el hito y pulse la tecla Intro.

Project presenta un rombo negro con la fecha del hito en el Diagrama de Gantt. La siguiente pantalla presenta un proyecto con tareas hitos:

Vincular tareas
Cuando usted vincula una serie de tareas con relaciones Fin a comienzo, crea una serie secuencial de tareas. El inicio de la siguiente tarea depende de la finalizacin de la tarea anterior. Para vincular una serie de tareas, realice los siguientes pasos: 1. En la tabla de Entrada, seleccione las tareas que desee vincular. Debe seleccionar las tareas en el orden en que quiera vincularlas. Por ejemplo, seleccionar la tarea 2 y luego la tarea 3 crea un orden de vinculacin diferente que si selecciona la tarea 3 y luego la tarea 2. Puede seleccionar varias tareas manteniendo presionada la tecla Ctrl de su teclado. 2. Haga clic en el botn Vincular tareas de la barra de herramientas Estndar. Project cambia las fechas de inicio y fin de las tareas y ordena las barras del grfico de barras de Gantt para que reflejen las relaciones Fin a Comienzo: Tambin es posible hacer clic directamente sobre una barra de tarea y arrastrar hasta otra barra de tarea para vincular las tareas con una relacin Fin a Comienzo. Asegrese de que slo arrastra la barra de tareas a otra barra de tareas, ya que si no, podra usted mover la tarea accidentalmente en lugar de vincularla.

Relaciones entre tareas

En un principio, cuando usted introduce tareas, Project programa cada una para que comience en la fecha de inicio del proyecto y que contine a lo largo de la duracin de dicha tarea. Sin embargo, usted puede necesitar que algunas tareas ocurran segn una secuencia en particular. Por ejemplo, puede hacer una tarea que no pueda comenzar hasta que otra tarea termine. Usted puede vincular tareas utilizando relaciones entre tareas para organizaras segn la secuencia deseada. Una tarea que debe comenzar o finalizar antes que otra comience o termine se denomina tarea predecesora. Una tarea que no puede comenzar o finalizar hasta que otra tarea comience o termine se denomina tarea sucesora. Existen 4 tipos de relaciones entre las tareas: 1. FIN A COMIENZO (FC): Cuando finaliza la tarea predecesora, la tarea actual comienza (este tipo de vnculo es el ms comn y el que Project establece de forma predeterminada cuando se vinculan dos tareas). 2. FIN A FIN (FF): Cuando finaliza una tarea, finaliza la tarea actual. 3. COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando comienza una tarea, Comienza la tarea actual. 4. COMIENZO A FIN (CF): Cuando comienza una tarea, finaliza la actual.

Editar relaciones en la tabla de Gantt


Adicionalmente a las columnas que se encuentran visibles, la tabla de Gantt contiene las columnas Inicio, Fin, Predecesoras, y Nombre del Recurso. Usted puede introducir relaciones entre tareas en la columna Predecesoras.

Para introducir relaciones entre tareas en la tabla de Gantt, realice los siguientes pasos: 1. Para visualizar la columna Predecesoras, haga clic en la flecha hacia la derecha de la barra de desplazamiento horizontal del panel de la tabla de Gantt. 2. Haga clic en el campo Predecesoras de la tarea para la cual desea especificar una relacin. 3. Escriba la relacin, para conocer lo que debe escribir observe la siguiente tabla:
Tabla 2. Estructuras a utilizar para establecer predecesoras y tipos de relaciones.

ESTRUCTU RA 3 3fc-1d 3cc+3d 4,3 4fc-2d,3

DESCRIPCION Tarea Predecesora 3; Fin-Comienzo. Tarea Predecesora 3; Fin-Comienzo; 1 da de anticipacin. Tarea Predecesora 3; Comienzo-Comienzo; 3 das de posposicin. Tareas Predecesoras 4 y 3; Fin Comienzo. Tareas Predecesoras 4 y 3; la 4 es FinComienzo con anticipacin de 2 das; la 3 es Fin-Comienzo. Tareas Predecesoras 3 y 4; la 3 es ComienzoComienzo con 1 da de posposicin; la 4 es Fin-Fin con 2 das de anticipacin.

3cc+1,4ff-2

a. Si la relacin es Fin-Comienzo escriba o no fc Project lo generar por default. b. Si requiere otra relacin diferente a Fin Comienzo, escriba las siglas cc, ff, cf despus del nmero de la predecesora (3cc+3d). c. En caso de ms de una predecesora, separe con comas los nmeros de Id de las predecesoras (4,3).

d. Si va a agregar posposicin use el signo ms y el nmero de das (+3), si va a agregar adelanto, escriba el signo menos y el nmero de das (-3). e. No incluya un espacio entre el nmero y el tipo de relacin o Project dar un mensaje de error.

Tipos de relaciones especiales


El mtodo de relacionar tareas mediante el botn slo ofrece la opcin de relaciones Fin a Comienzo. Sin embargo, puede usted tener tareas que desee vincular utilizando otro tipo de relacin. Para especificar una relacin entre tareas distinta a la de Fin a Comienzo, realice los siguientes pasos: 1. Haga doble clic sobre la lnea que conecta ambas tareas cuya relacin desee modificar: 2. Project muestra el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. El cuadro de dilogo Dependencia entre tareas muestra los nombres de las tareas vinculadas, el tipo de relacin y el tiempo de posposicin o de adelanto.
Figura 16. Cuadro de dilogo Dependencia entre tareas.

3. En la lista Tipo, haga clic en el tipo de relacin que quiera. 4. Para completar el vnculo especificado, haga clic en Aceptar.
Tabla 3. Tabla de descripcin de relaciones entre tareas.

Relacin

Descripcin Relacin en la cual una tarea no puede comenzar hasta que su tarea predecesora haya terminado. Esta es la relacin entre tareas ms comunes y la predeterminada.

Fin a comienzo (FC)

Comienzo (CC)

Relacin en la cual las tareas comienzovinculadas comienzan simultneamente basadas en su tarea predecesora. Relacin en la cual las tareas vinculadas culminan simultneamente basadas en su tarea predecesora. Relacin en la cual una tarea finaliza cuando empieza la predecesora. Esta relacin no se utiliza muy frecuentemente.

Fin a fin (FF)

Comienzo a fin (CF)

Project vuelve a dibujar el grfico de barras de Gantt, vinculando las tareas especificadas segn su nueva relacin de dependencia

Tiempos de posposicin y adelanto


Cuando usted vincula tareas con una relacin Fin a Comienzo, la tarea sucesora comienza inmediatamente despus de que su predecesora termine. Sin embargo, qu ocurre si usted desea que una tarea comience dos das despus o antes de que su predecesora termine? Usted puede lograrlo empleando el tiempo de posposicin y el tiempo de adelanto. El tiempo de posposicin es el tiempo que transcurre entre el fin de la tarea predecesora y el inicio de la tarea sucesora. En una relacin Fin a Comienzo, el tiempo de posposicin es la cantidad de tiempo que usted

desea esperar una vez finalizada la tarea predecesora y antes de comenzar la tarea sucesora. En esta situacin, el tiempo de posposicin puede considerarse como tiempo aadido a la relacin. El tiempo de adelanto es una superposicin entre tareas en la cual la tarea sucesora comienza antes de que la predecesora finalice. Usted introduce el tiempo de adelanto como tiempo de posposicin negativo. Por ejemplo, si usted especifica un tiempo de posposicin de -2 das, Project programa que la tarea sucesora comience 2 das antes de que la predecesora culmine. En esta situacin, el tiempo de adelanto puede considerarse como tiempo restado a la relacin. Para especificar tiempos de posposicin o adelanto, realice los siguientes pasos: 1. En el grfico de barras de Gantt, haga doble clic sobre la lnea del vnculo que especifica la relacin a la cual desee agregar tiempo de posposicin o adelanto. 2. Project muestra el de dilogo dependencia entre tareas: 3. En el recuadro Posposicin, elija una de las siguientes opciones: a. Para introducir tiempo de adelanto, escriba un valor de tiempo negativo, (por ejemplo 3d). b. Para introducir tiempo de posposicin, escriba un valor de tiempo positivo, (por ejemplo 5h). 4. Haga clic en Aceptar. Project ajusta la informacin de tarea y vuelve a dibujar el Diagrama de Gantt de modo que refleje el tiempo de posposicin o adelanto. Adicionalmente, la columna Predecesoras, indica el tipo de antelacin o retardo indicado en la relacin establecida.

Ver tareas en grfico Gantt


Para navegar entre las diferentes tareas de un proyecto que por su duracin no es posible visualizarlas completamente en pantalla, Project

le permite ampliar el zoom en reas de su proyecto para verlas en detalle. Cuando usted ampla el zoom en su proyecto, Project muestra el grfico de barras de Gantt con un calendario ms detallado. Por ejemplo, usted puede ampliar el zoom para ver una hora determinada de un da concreto de una tarea. Tambin puede reducir el zoom en un proyecto. Cuando usted reduce el zoom, Project muestra el grfico de barras de Gantt con un calendario menos detallado. Por ejemplo, usted puede reducir el zoom para ver un mes en particular, o inclusive un ao en particular, de un proyecto. Para ampliar o reducir el Zoom utilice los siguientes botones de la barra de herramientas Estndar.

Movimientos con el teclado


Tambin puede utilizar el teclado para moverse a campos adyacentes de su proyecto. La siguiente tabla enumera las combinaciones de teclas que puede utilizar para navegar por las vistas y ventanas en su proyecto: TECLAS Alt / fecha Alt/fin Alt/F3 AIt/F4 teclas ACCIN Se desplaza a la izquierda, a la derecha, dearriba, o abajo para ver las distintas pginas en la ventana Vista preliminar. Le desplaza a la fecha de finalizacin del proyecto en el Diagrama de Gantt. Muestra el cuadro de definicin de columna. Cierra la ventana de aplicacin.

TECLAS Alt/Inicio Alt/Guin

ACCIN Le desplaza a la fecha de inicio. Muestra el proyecto. men de control del

Mueve a la izquierda el grfico de Alt/flecha izquierda barras de Gantt. Alt/AvPag Alt/RePag Mueve el grfico de barras de Gantt una ventana hacia la derecha. Mueve el grfico de barras de Gantt una ventana hacia la izquierda.

Mueve a la derecha el grfico de barras Alt/flecha derecha de Gantt. Alt/Barra espaciadora Ctrl/flecha abajo Ctrl/Fin Ctrl/F4 Ctrl/F5 Ctrl/F6 Ctrl/F7 CtrI/F9 Ctrl/F10 Ctrl/Mayus/F6 Muestra el men de control de la aplicacin. Se desplaza a la ltima fila. Se desplaza al ltimo campo de la ltima fila ocupada. Cierra la ventana de Microsoft Project. Restaura Project. la ventana de Microsoft

Muestra la siguiente Microsoft Project. Le permite mover Microsoft Project. la

ventana de ventana de

Activa/ desactiva el calculo automtico. Maximiza la ventana de Microsoft Project. Muestra la ventana de Microsoft Project.

TECLAS

ACCIN Se desplaza al primer campo de la primera fila de la tabla de Gantt, la hoja de recursos, o cualquier otra vista en el formato de hoja.

Ctrl/inicio

Ctrl/fecha arriba Se desplaza a la primera fila. Se desplaza al ltimo campo en una fila en la tabla de Gantt, la hoja de recursos, o Fin cualquier otra vista en el formato de hoja. F1 F2 F3 F6 F8 F10 o Alt Inicio AvPag Re Pag Mays/F1 Mays/F2 Mays/F3 Mays/F6 Mays/F8 Mays/Fn Alt/Mays/F1 Mays/Tab Pestaa Activa el ayudante de Office. Activa la barra de entrada para introducir texto en un campo. Muestra todas las tareas a todos los recursos. Activa el otro panel en una vista combinada o de panel doble. Activa/desactiva el modo Extender Seleccin. Activa la barra de mens. Se desplaza al primer campo en una fila. Baja una ventana. Sube una ventana. Activa la ayuda contexta!. Muestra informacin de tareas y recursos o asignaciones de los recursos. Restablece la ordenacin por el ID. Activa la barra divisoria. Activa/desactiva el modo a la seleccin. o Abre una nueva ventana. Agregar

Se desplaza un campo a la izquierda. Se desplaza un campo a la izquierda.

Conflictos de programacin
Suponga que la Tarea 9 est vinculada con la Tarea 10 con una relacin Fin a Comienzo. Imagine que establece una delimitacin para que la Tarea 9 no finalice despus del 11 de febrero 2009. Luego, sin percatarse de lo que hace, intenta establecer una delimitacin para que la tarea 10 deba finalizar el 19 de Noviembre 2008. Project podr mostrar un cuadro de dilogo indicndole que esto crea un conflicto de programacin:

1. Realice cualquiera de las siguientes acciones: a. Haga clic en Cancelar para evitar el conflicto. No se aplicar delimitacin alguna a la tarea. b. Haga clic en Continuar para continuar agregando una delimitacin, pero evitar el conflicto utilizando una delimitacin diferente, evitando el conflicto mediante una delimitacin de tipo No finalizar antes del. c. Haga clic en Continuar para permitir el conflicto de programacin y arriesgarse a tener que eliminar un vnculo. Se establecer una delimitacin de tipo Debe finalizar el. 2. Haga clic en Aceptar.

Si usted no est seguro de las implicaciones de su eleccin, haga clic en Cancelar. Ms tarde deber determinar qu podra pasar si establece

una delimitacin especfica, y en consecuencia podr tomar una decisin fundamentada sobre si establece la delimitacin o no.

Crear tareas de resumen


Si usted tiene un proyecto de gran envergadura, puede agrupar determinadas tareas relacionadas bajo tareas resumen para as definir mejor las etapas de su proyecto. Por ejemplo, si en su proyecto usted tiene cinco tareas relacionadas con escribir, puede agruparlas bajo una tarea resumen denominada Escribir. Las tareas debajo de una tarea resumen se denominan subtareas. Agrupar tareas bajo tareas resumen tambin se denomina esquematizar su proyecto. El formato de esquema le permite controlar el nivel de detalles que Project muestra. Usted puede mostrar todas las tareas de su proyecto o puede mostrar slo las tareas resumen. Project le permite tener varios niveles de esquema en su proyecto, al igual que en un informe o documento complejo. A continuacin figura un proyecto con tareas resumen y subtareas: La barra de tarea resumen en el grfico de barras de Gantt muestra la duracin completa de la tarea resumen. La barra de tarea resumen comienza cuando se inicia la primera subtarea y termina cuando finaliza la ltima subtarea.

Modificar el nivel de una tarea


Imagine que quiere crear una tarea resumen a partir de una subtarea. En este caso usted aumentara el nivel de la tarea. Para aumentar el nivel de una tarea, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la tarea cuyo nivel desee aumentar. 2. Haga clic en el botn Anular sangra de la barra de herramientas Formato. Project aumenta un nivel la tarea. Debido a que las tareas que siguen tienen ahora un nivel menos que la tarea cuyo nivel acaba de aumentar, Project convierte la tarea en una de resumen.

A continuacin se detallan algunos aspectos a tener en cuenta con relacin a las tareas resumen y a las subtareas: Si usted cambia la duracin de una subtarea, Project ajusta la duracin de la tarea resumen para que refleje dicho cambio. Si usted desea crear un vnculo para todas las subtareas de una tarea resumen, cree el vnculo con la tarea resumen. Project ajusta todas las fechas de las subtareas segn sea necesario. Una tarea repetitiva, como por ejemplo una reunin semanal, es un tipo de tarea resumen. Cada vez que ocurre la tarea repetitiva, se le considera como una subtarea. Disminuya slo un nivel la subtarea que se encuentra debajo de una tarea resumen. Project le permite disminuir una tarea ms de un nivel, pero esto sera crear mltiples niveles de tareas resumen y subtareas.

La duracin de la tarea resumen refleja las duraciones combinadas de las subtareas, incluyendo el tiempo de posposicin o de adelanto. de la barra de

1. Haga clic en el botn Ocultar subtareas herramientas Formato.

Project contrae todo el proyecto y muestra slo las tareas resumen. 2. Para expandir el esquema, haga clic en el encabezado Nombre de tarea en la parte superior de la tabla de Gantt para resaltar la columna completa, y haga clic en el botn Mostrar subtareas en la barra de herramientas de Formato. Project expande todo el proyecto y muestra todas las tareas.

Copiar, mover y eliminar tareas


Project permite copiar, mover o eliminar tareas desde un lugar del Diagrama de Gantt y pegar la copia en otro lugar. Si usted requiere crear una tarea que es similar a una existente, puede copiar la tarea existente y luego modificar la copia. Si usted copia una tarea de o a una lista de tareas vinculadas con relaciones Fin a Comienzo, Project inserta la tarea y ajusta los vnculos de modo que las tareas originales permanezcan secuenciales.

Copiar tareas
Para copiar una tarea, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione toda la fila de la tarea que desee copiar haciendo clic en su campo ID. 2. Haga clic en el botn Copiar tarea en la barra de herramientas Estndar. 3. Haga clic en la tarea que quedar a continuacin de la que pegue. 4. Haga clic en el botn Pegar en la barra de herramientas Estndar.

Mover tareas
Usted puede cambiar el orden de sus tareas movindolas dentro de su proyecto. Si usted mueve una tarea de o a una lista de tareas vinculadas con relaciones Fin a Comienzo, Project inserta o elimina la tarea y ajusta los vnculos de modo que las tareas permanezcan secuenciales. Si usted mueve su tarea resumen, Project automticamente mueve todas las subtareas de la tarea resumen y mantiene todas las relaciones de vnculos. Para mover una tarea de su proyecto, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione toda la fila de la tarea que desee mover haciendo clic en el nmero de ID de la tarea. 2. Haga clic en el botn Cortar tarea en la barra de herramientas Estndar. 3. Haga clic en la tarea que quedar a continuacin de la que pegue. 4. Haga clic en el botn Pegar de la barra de herramientas.

Eliminar tareas
Si usted decide que una tarea no es necesaria para su proyecto, puede eliminarla del mismo siguiendo el siguiente procedimiento: 1. Seleccione la tarea haciendo clic ya sea en su campo ID o sobre el nombre de tarea. 2. Pulse la tecla Supr. Project elimina la tarea y ajusta las tareas restantes.

Eliminar tareas de resumen


Para eliminar una tarea resumen sin eliminar sus subtareas, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione las subtareas haciendo clic en el campo ID o en el nombre de tarea de la primera subtarea, arrastre el ratn hasta el campo ID o el nombre de la ltima subtarea, y suelte el botn izquierdo del ratn. 2. Haga clic en el botn Anular sangra. Project aumenta el nivel de las subtareas y disminuye el nivel de la tarea resumen, para que queden como tareas normales

Contraer y expandir el esquema


Uno de las principales ventajas de esquematizar es que usted puede controlar el nivel de detalle que Project muestra. Por ejemplo, si usted

desea informar a la direccin de su empresa acerca del estado de su proyecto, puede ocurrir que no estn interesados en las tareas diarias sino slo en las etapas principales: Usted puede contraer el esquema para mostrar slo las tareas resumen, puede expandirlo para mostrar todas las tareas puede mostrar las subtareas de algunas tareas resumen y de otras no. Para ocultar subtareas debajo de una tarea resumen realice lo siguiente: 1. Haga clic en el encabezado de columna Nombre de tarea en la parte superior de la tabla de Gantt. Project selecciona toda la columna Nombre de tarea.

Cuadro Informacin de la tarea


Si usted necesita cambiar varios datos de la informacin de la tarea, puede resultarle ms fcil trabajar con el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea. Para cambiar la informacin de una tarea utilizando el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la tarea que quiera modificar y haga clic en el botn Informacin de la tarea en la barra de herramientas Estndar. NOTA: Tambin podr hacer doble clic en la tarea que desea modificar. Si desea modificar un mismo campo para varias tareas, digamos la Duracin, seleccione primero todas las tareas y luego haga clic en el botn Informacin de la tarea, cambie la duracin y haga clic en Aceptar.

Ficha General
Figura 17 Informacin de la tarea / ficha General.

Todas las fichas excepto Notas traen la misma informacin en la parte superior, es decir los campos Nombre, Duracin y Estimada, por lo que solo describiremos en esta primer ficha esos campos. Nombre. Permite escribir o editar el nombre de la tarea. Duracin. Presenta la cantidad de tiempo para completar la tarea (el default es 1 da). Estimada. Especifica que la duracin de la tarea es aproximada o provisional (agrega un signo de interrogacin en el campo Duracin de la tarea en la tabla de Entrada). Porcentaje de completado. Le permite escribir un porcentual de avance. Prioridad. Le permite asignar jerarquas de importancia a sus tareas (1000 ms alta prioridad, 1 prioridad ms baja), esto define el comportamiento al redistribuir los recursos con la herramienta de Project. Comienzo. Le permite ver o modificar la fecha de comienzo de la tarea. Fin. Le permite ver o modificar la fecha fin de la tarea. Ocultar barra de tareas. Oculta la barra del diagrama de Gantt correspondiente a la tarea.

Ajustar barras de Gantt a resumen. Crea una copia de la barra de Gantt correspondiente a la subtarea sobre la barra de la tarea resumen. Ayuda. Muestra la ayuda correspondiente a la ficha General.

Ficha Predecesoras
Figura 18. Cuadro de dilogo Informacin de la tarea / ficha Predecesoras.

Id. Campo de identificacin, es asignado automticamente desde que ingresa la tarea a Project. Nombre de tarea. Le permite ver o modificar el nombre de la tarea. Tipo. Le permite ver o modificar el tipo de relacin entre la tarea actual y la predecesora. Pos. Le permite ver o editar el tiempo de posposicin (positiva) o adelanto (negativa). Ayuda. Abre la ayuda para la ficha Predecesoras.

Ficha Recursos
Figura 19. Cuadro de dilogo Informacin de la tarea / ficha Recursos.

Nombre del recurso. Le permite ver o editar el nombre del recurso. Propietario de asignacin. Este campo contiene el nombre del usuario de la empresa responsable de especificar el estado de una determinada asignacin. Unidades. Le permite ver o editar el porcentaje de las unidades de cada recurso asignadas a la tarea. En el caso de recursos materiales muestra cantidades de materiales asignados a la tarea. Costo. Le permite ver el costo que genera el uso de los recursos. Ayuda. Muestra el cuadro de ayuda para la ficha Recursos.

Ficha Avanzado
Figura 20. Cuadro de dilogo Informacin de la tarea / ficha Recursos.

Fecha lmite. Le permite establecer una fecha no restrictiva como recordatorio visual (una flecha) en el diagrama de Gantt (le sugerimos crear la nota respectiva). Tipo de Delimitacin. Le permite crear una restriccin para la tarea actual, la cual puede ser: Debe comenzar el, Debe finalizar el (semiflexibles), Lo antes posible, Lo ms tarde posible (flexibles), No comenzar antes del, No comenzar despus del, No finalizar antes del y No finalizar despus del (inflexibles). El default es Lo antes posible (vea la tabla 5). Fecha de delimitacin. Despus de seleccionar el tipo de delimitacin, puede seleccionar la fecha para complementar el criterio de delimitacin. Tipo de tarea. Le permite seleccionar entre Duracin fija (recalcula trabajo y unidades), Trabajo fijo (recalcula duracin y unidades) y Unidades fijas (recalcula duracin y trabajo), especifica el efecto que un cambio en el trabajo, unidades de asignacin o duracin tiene en el clculo de los otros dos campos de esta tarea. (vea el Anexo 1). El default es Unidades fijas.

Condicionada por el esfuerzo. Indica que el trabajo total a realizar por todos los recursos permanece constante, al agregar recursos a la tarea menos trabajo tendr que realizar cada recurso, al quitar recursos a la tarea cada recurso restante tendr que realizar ms trabajo. Esta opcin est asociada al tipo de tarea, si es Unidades fijas o Trabajo fijo, al agregar recursos disminuir la Duracin, si es Duracin fija al agregar recursos disminuirn las unidades de cada recurso asignado. Calendario. Le permite seleccionar un calendario para la tarea, Si tiene un calendario de tareas aplicado as como recursos asignados, la tarea se programa durante los perodos laborales que ambos calendarios tienen en comn. Si se configura en Ninguno, la tarea toma el calendario de proyecto. La programacin omite los calendarios de los recursos. Al activar esta casilla de verificacin se tomar solo en cuenta el calendario de la tarea por encima de los calendarios de los recursos. Cdigo EDT. (Estructura Detallada del Trabajo). Le permite ver y editar esta estructura jerrquica del proyecto, el EDT es un esquema de jerarqua de tareas y subtareas por niveles y secuencia de las mismas. Mtodo del valor acumulado. Cuando usted calcula el valor acumulado del porcentaje de avance de una tarea, puede seleccionar entre el porcentaje completado y el porcentaje fsico completado. El campo % fsico completado muestra un valor escrito de porcentaje completado que se puede utilizar como alternativa para calcular el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado). Este campo tambin se conoce como % completado del valor acumulado. selo cuando el porcentaje completado calculado no sea una medida precisa del trabajo real realizado o medido. A diferencia del campo % completado, el campo % fsico completado es independiente de los valores de duracin total o duracin real que se utilizan en el campo % completado para calcular el CPTR. Ejemplo: Un proyecto de construccin de una pared de piedra consiste en apilar 100 piedras en cinco niveles. Para colocar la primera fila de 20 piedras se necesitan 20 minutos, pero para

colocar la segunda se necesitan 25 minutos, ya que hay que levantar las piedras una fila, as que se necesita algo ms de tiempo. Para la tercera fila se necesitarn 30 minutos, para la cuarta 35 y para la ltima 40 minutos, lo que hace un total de 150 minutos. Despus de colocar las tres primeras filas, se puede decir que el proyecto tiene el 60 % fsico completado (ha colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, slo ha necesitado 75 de los 150 minutos, por lo que en trminos de duracin, el trabajo slo tiene un 50 % completado. Marcar la tarea como hito. Genera que la barra de la tarea en el diagrama de Gantt de presente como un rombo negro (formato hito), pero conserva la duracin, es decir solo es un formato para la presentacin del rombo en vez de la barra correspondiente en el Gantt.

Tabla 4. Tipos de delimitaciones.

DESCRIPCIN Inicia la tarea lo ms tarde posible, dependiendo de las delimitaciones y Lo ms tarde posible relaciones con otras tareas. Para utilizar esta delimitacin no es necesario que introduzca una fecha. Inicia la tarea lo antes posible, dependiendo de las delimitaciones y relaciones con otras tareas. Para utilizar esta delimitacin no es Lo antes posible necesario que introduzca una fecha. Este es el modo predeterminado y es equivalente a no tener delimitacin alguna. Delimita la tarea para que termine en o despus de la fecha introducida en el cuadro No finalizar antes de Fecha lmite. Usted puede introducir esta delimitacin manualmente escribiendo una fecha en el campo Fin en la tabla de Gantt. Delimita la tarea para que termine en o antes No finalizar despus de la fecha introducida en el cuadro Fecha de lmite. Delimita la tarea para que termine en la fecha Debe finalizar el introducida en el cuadro Fecha lmite. Delimita la tarea para que comience en la Debe comenzar el fecha introducida en el cuadro de dilogo Fecha lmite.

OPCIN

Delimita la tarea para que comience en o despus de la fecha introducida en el cuadro No comenzar antesFecha limite Usted puede introducir esta del delimitacin en forma manual escribiendo la fecha en el campo Comienzo en la tabla de Gantt. Delimita la tarea para que comience en o No comenzar despus antes de la fecha introducida en el cuadro del Fecha lmite.

Ficha Notas
Figura 21. Cuadro de dilogo Informacin de la tarea / ficha Notas.

Le permite escribir notas adicionales para documentar su proyecto, posteriormente puede dar formato utilizando los botones de la barra superior, los cuales le explicamos a continuacin: Formato de fuente. Le permite cambiar el formato del texto (fuente, estilo, tamao, color, etc.). Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha. Le permiten alinear el texto en la posicin que indica el nombre de cada botn. Lista con vietas. Le permite crear textos con vietas para sus listados. Insertar objeto. Le permite insertar archivos nuevos o preexistentes con el fin de que queden dentro de su archivo de proyecto, para ser consultados posteriormente.

Ficha Campos Personalizados


Figura 22. Cuadro de dilogo Informacin de la tarea / ficha Campos pers.

Presenta los campos personalizados que usted haya creado en Herramientas / Personalizar / Campos, los cuales aparecern en esta pantalla, tal cual lo indica su nombre los campos personalizados son campos que usted crea dentro de la base de datos de Project para calcular o capturar datos adicionales en campos no incluidos en el programa original, a fin de que usted tenga la opcin de crear Subtotales, impuestos especiales, aproximaciones a minutos, indicadores grficos, entre otros.

Unidad 4: Recursos
Crear y asignar recursos
Los recursos son las personas, los equipos y los suministros necesarios para completar una tarea determinada. Project le ayuda a realizar un seguimiento del uso y de los costos de todos sus recursos. Un recurso puede ser una persona (por ejemplo, Juan Martnez), un departamento (Recursos Humanos) una compaa (Consultora Ross), un equipo con un perfil (Peones), un suministro (hormign), un equipo (Renta de bomba), un costo (traslado) o cualquier otra entidad que necesite asignar a una tarea. Para evaluar el progreso de sus recursos, usted los introduce en una hoja de recursos. Esta hoja de recursos contiene todos los recursos disponibles para el proyecto. La vista Hoja de Recursos le permite introducir y visualizar los recursos del pool de recursos, as como introducir y visualizar los costos de los recursos, la cantidad de recursos disponibles y dems informacin para ayudarle en la programacin. Una vez que introduce sus tareas, puede asignar los recursos necesarios para cada tarea. Project puede entonces informarle de las horas que est trabajando cada recurso, de si algn recurso est sobreasignado o infrasignado, del costo de una tarea basado en los recursos necesarios para completar la tarea. En Project 2007 hay tres tipos de recursos: recursos de trabajo, recursos materiales y recursos de costo. Los recursos de trabajo son las personas y equipamiento, los recursos materiales son todo material que ser consumido para realizar las tareas, y los recursos de costo son gastos que se realizan en la ejecucin de determinadas tareas como alojamiento, comidas, transportacin, entre otros.

Alta de recursos

Project permite crear una hoja de recursos en la vista Hoja de Recursos que le ayuda a hacer un seguimiento de sus recursos y dems informacin relacionada con dichos recursos. Una vez que introduce informacin del recurso, puede asignar recursos a las tareas. 1. Para crear una hoja de recursos, d clic en el botn Hoja de recursos en la Barra de Vistas. NOTA: Tambin puede ingresar haciendo clic en el men Ver / Hoja de recursos. La siguiente tabla describe los campos en la hoja de recursos:
Tabla 5. Campos de la Hoja de recursos.

CAMPO

DESCRIPCIN Donde aparecen iconos referentes a determinado tipo de informacin de los recursos. Si usted agrega una nota a la informacin de un recurso, aparecer un icono de nota. Si la disponibilidad de un recurso es menor que 100%, Project mostrar un icono en forma de signo de admiracin, indicando que el recurso deber ser programado de forma diferente. Como por ejemplo una persona, departamento, suministro, o empresa. Define cual de las opciones de recurso es: Trabajo, Material o Costo. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento. Los recursos materiales son suministros consumibles, como por ejemplo el acero, el hormign, o la tierra. Trabajo es el valor predeterminado, los recursos de costo son gastos generados por la ejecucin de la tarea.

Indicadores

Nombre de recurso

Tipo

CAMPO

DESCRIPCIN

La unidad de medida de un recurso material. Se utiliza con las unidades de asignacin del Etiqueta de material recurso material, como por ejemplo 15 kilos o 50 bolsas. Inciales o abreviaturas para ese recurso. Esto es til cuando cree informes y quiera ahorrar espacio. Por ejemplo, JS ocupa menos espacio que Juan Stanislavsky. Define el grupo al cual pertenece el recurso (si dicho grupo existe). Los grupos son tiles para realizar informes. Por ejemplo, imagine que varios empleados del departamento de Promocin estn realizando tareas en un proyecto. Si a usted no le interesa quin realiza qu tarea, puede especificar el departamento de Publicidad como recurso y no necesita especificar un grupo. Sin embargo, si se ha asignado a personas determinadas para tareas determinadas, usted puede especificar a cada persona como un recurso y puede asignar a cada una de ellas a un grupo denominado Promocin. Cantidad mxima disponible de ese recurso, como un mxima porcentaje. Esto slo es vlido para los recursos de trabajo. Tarifa estndar para un recurso, como por ejemplo 2.000 pesos por hora. Cuando usted introduce una tarifa sin un calificador (por ejemplo, 20), Project asume que la tarifa es por hora. Si usted quiere especificar un periodo de tiempo distinto para la tarifa, introduzca la cantidad seguida de un guin y una de las siguientes abreviaturas: m-minutos, h-horas, ddas, s -semanas, me-meses, a -aos. Por ejemplo, 30000/d indica 30,000 pesos por da. Tarifa del tiempo extra para el recurso (por ejemplo, 3.000 pesos por hora). Introduzca la tarifa del tiempo extra de la misma manera que introduce la tarifa estndar.

Inciales

Grupo

Capacidad mxima

Tasa Estndar

Tasa Horas extras

CAMPO

DESCRIPCIN

Costo/Uso

Costo neto incurrido cada vez que usted emplea el recurso. Por ejemplo, Suponga que cada vez que utiliza un servicio de transporte particular hay una tarifa fija por entrega de $10. Escriba un valor de costo por uso de $10. Este cargo se aplicar cada vez que se utilice este servicio. Define cundo debera registrar Project el costo. Las opciones son: Comienzo -cuando el recurso comienza a trabajar en la tarea, Prorrateo -progresivo a medida que el recurso trabaja en la tarea, Fin - cuando el recurso ha terminado de trabajar en la tarea. El calendario que utiliza el recurso. El calendario predeterminado es el calendario Estndar. selo para cdigos significativos para el recurso como el cdigo de contabilidad o centro de costos, cdigo de trabajo, nmero de empleado, etc. Esta opcin es til para preparar informes. Por ejemplo, usted puede requerir crear un informe que enumere todos los recursos que han sido asignados a un cdigo de contabilidad en particular.

Acumular

Calendario Base

Cdigo

Introducir recursos
Para introducir un recurso de trabajo en la hoja de recursos, realice los siguientes pasos: 1. Introduzca el nombre del recurso en el campo Nombre del recurso y pulse la tecla Tabulador.

2. Pulse la tecla Tabulador de nuevo para aceptar Trabajo como el tipo de recurso predeterminado. 3. Si es necesario, introduzca la etiqueta de material, las inciales del recurso, y el nombre de grupo en los campos correspondientes. 4. En el campo Capacidad mxima, elija una de las siguientes opciones: a. Para aceptar la capacidad mxima predeterminada del 100%, pulse la tecla Tabulador. b. Para introducir un valor mximo distinto del 100%, escriba el valor y pulse la tecla Tabulador. 5. Contine introduciendo informacin en los campos correspondientes. 6. Cuando haya introducido toda la informacin referente a su recurso, pulse la tecla Intro. Project activa el campo debajo de la informacin que acaba de introducir. Si requiere introducir recursos materiales en la hoja de recursos, realice los siguientes pasos: 1. Inicie al igual que con un recurso de trabajo, pero en el campo Tipo del recurso, escriba m y pulse la tecla Tabulador. Project introduce Material en el campo Tipo del recurso. 2. En el campo Etiqueta de material, escriba la unidad de medida del material (toneladas, kilos, litros, etc.) y el material que se utilizar (hormign, cajas, agua, etc.) y pulse la tecla Tabulador. Project asigna el recurso a la tarea y coloca una marca de verificacin junto al nombre del recurso. 3. Repita los pasos 2 y 3 hasta que haya asignado todos los recursos que desee. 4. Cuando haya terminado de asignar recursos, hasta clic en Cerrar.

Para dar mantenimiento y administrar los recursos usted puede realizar las siguientes acciones: 1. Eliminar un recurso de una tarea, seleccione la tarea en la tabla de Gantt, seleccione el recurso en el cuadro de dilogo Asignar recursos, haga clic en Quitar. 2. Eliminar un recurso de la hoja de recursos, haga clic en el nombre del recurso en el campo Nombre del recurso, y pulse la tecla Supr. 3. Agregar un recurso mientras est en el cuadro de dilogo Asignar recursos, haga clic en un campo Nombre vaco y escriba un nombre. Ms adelante puede agregar ms informacin en la vista Hoja de recursos. 4. Agregar los recursos de su libreta de direcciones de Microsoft Outlook a la Isita de recursos en el cuadro de dilogo Asignar recursos. Haga clic en el signo de ms a la izquierda de Opciones de lista de recursos / botn Agregar recursos / Desde la libreta de direcciones / Seleccione el recurso del listado / clic en Agregar / clic en Aceptar. 5. Asignar un recurso arrastrando, arrastre el cuadro gris que se encuentra a la izquierda del nombre del recurso en el cuadro de dilogo Asignar recursos hasta una tarea en la tabla de Gantt para asignar un recurso a una tarea.

Asignar recursos
Una vez que haya introducido sus recursos en la hoja de recursos, puede asignarlos a las tareas. Para asignar un recurso a una tarea, realice los siguientes pasos: 1. En la vista de Diagrama de Gantt, haga clic en el botn Asignar Recursos de la barra de herramientas Estndar. Project muestra el cuadro de dilogo Asignar recursos:

2. En la tabla de Gantt, d clic en la tarea a la que desee asignar un recurso. 3. En el cuadro de dialogo Asignar recursos, elija una de las siguientes opciones: a. Si est usted asignando un recurso de trabajo a una tarea, haga clic en el nombre del recurso y haga clic en Asignar. b. Si est usted asignando un recurso material a una tarea, haga clic en el campo Unidades del recurso, escriba el nmero de unidades que se utilizarn en la tarea, y haga clic en Asignar.

Informacin del recurso


Ficha General
Figura 23. Cuadro de dilogo Informacin del recurso / ficha General.

Nombre del recurso. Le permite ver o editar el nombre del recurso (se repite en todas las fichas como referencia). Correo electrnico. Le permite ver o ingresar el correo electrnico del recurso. Si est en blanco, Microsoft Office Project usar el campo Nombre como direccin de correo electrnico. Cuenta de Windows. Contiene el nombre de usuario de Microsoft Windows que se especifica para un recurso de trabajo, este campo se utiliza para comprobar la identidad de los usuarios cuando se conectan a Microsoft Office Project Server. Tipo de reserva. Le permite indicar si el tiempo que se reservar el recurso est comprometido (asignacin confirmada formalmente) o propuesto (asignacin an no autorizada). Propietario predeterminado de la asignacin. Nombre del usuario de empresa responsable de asignar los recursos a las tareas, este campo se establece en Microsoft Office Project Web Access y aparece en Project 2007. Iniciales. En este campo escriba las iniciales o abreviatura del recurso que puede ser utilizada en lugar del nombre completo para visualizar todos los recursos junto a las barras de Gantt en forma compacta. Grupo. Generalmente se captura el departamento pertenece el recurso o la empresa (recursos externos). al que

Cdigo. Sirve para capturar diversos cdigos relacionados al

recurso, por ejemplo Nmero de empleado, Centro de costos, siendo este ltimo el ms utilizado. Tipo. Como ya se coment debe tipificarlo de la siguiente manera: o Recurso de trabajo. Recursos humanos y de equipamiento. o Recursos materiales. Son todos los materiales que sern consumidos durante el proyecto. o Recurso de costo. Son gastos adicionales que se generen en la ejecucin de las tareas, pero que no dependen del trabajo ni de la duracin, por ejemplo boletos de avin, alojamiento, etc. Etiqueta del material. Unidad de medida utilizada para el recurso, por ejemplo, metros, litros, metros cbicos, toneladas, etc. Genrico. Implica que tiene un perfil compatible con el de otros recursos para ser utilizado en reemplazos. Presupuesto. Indica que el recurso forma parte del presupuesto del proyecto, el cual requerir un seguimiento de costos, material o trabajo, el presupuesto solo puede ser asignado a la tarea resumen del proyecto, no a las tareas individuales. Inactivo. Le permite sealar en el proyecto que el recurso se encuentra sin poderse utilizar (enfermedad, transferencia de personas a otra unidad, descompostura, etc.). Cambiar calendario laboral. Le permite crear el calendario del recurso, al hacer clic en este botn aparecer la interfaz grfica del calendario realice los cambios personalizados al recurso de la misma forma como lo aprendi en la seccin Crear calendario (pgina 26). Disponibilidad de recursos. Le permite indicar intervalos de fechas en las que el recurso se encuentra disponible y los porcentajes de disponibilidad (capacidad mxima) del mismo. Ayuda. Este botn le permite acceder a la ayuda correspondiente para la ficha actual (General). Detalles. Le permite abrir el contacto correspondiente del Outlook (si lo hay) o agregar un contacto nuevo o lista de distribucin (se repite en las fichas Costos y Detalles).

Ficha Costos
Figura 24. Cuadro de dilogo Informacin del recurso / ficha Costos.

Tablas de tasas de costos. Son 5 tablas (A-E), que le permiten introducir diferentes costos para el mismo recurso y cambios de los mismos a determinadas fechas. Acumulacin de costos. Le permite introducir la forma en cmo y cundo se van a cargar o acumular los costos estndar y de horas extra de los recursos al costo de una tarea (Comienzo, Prorrateo y Fin).

Ficha Notas
Figura 25. Cuadro de dilogo Informacin del recurso / ficha Notas.

Notas. Le permite capturar comentarios adicionales para documentar aspectos adicionales de los recursos, posteriormente puede aplicarles formatos con los botones de la barra superior, los cuales le explicamos a continuacin: Formato de fuente. Le permite cambiar el formato del texto (fuente, estilo, tamao, color, etc.). Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha. Le permiten alinear el texto en la posicin que indica el nombre de cada botn. Lista con vietas. Le permite crear textos con vietas para sus listados. Insertar objeto. Le permite insertar archivos nuevos o preexistentes con el fin de que queden dentro de su archivo de proyecto, para ser consultados posteriormente.

Ficha Campos Personalizados


Figura 26. Cuadro de dilogo Informacin del recurso / ficha Campos pers.

Presenta los campos personalizados que usted haya creado en Herramientas / Personalizar / Campos, los cuales aparecern en esta pantalla, tal cual lo indica su nombre los campos personalizados son campos que usted crea dentro de la base de datos de Project para calcular o capturar datos adicionales en campos no incluidos en el programa original, a fin de que usted tenga la opcin de crear Subtotales, impuestos especiales, aproximaciones a minutos, indicadores grficos, entre otros.

Asignar calendario base a un recurso


Una vez que usted crea un calendario que refleja todas las fechas y horarios laborables y no laborables, puede asignar dicho calendario a un recurso. Cuando usted asigna un calendario a un recurso, Project emplea la informacin del calendario para programar todos los das no laborables para un recurso en particular. Para asignar un calendario base a un recurso, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men Ver y haga clic en Hoja de recursos. 2. Haga clic en el campo Calendario base del recurso y seleccione el calendario que desee de la lista. Cada recurso de trabajo tiene su propio calendario de recursos. En algunos casos puede ocurrir que tenga un recurso que no est disponible a tiempo completo, que tenga un programa exclusivo o que tenga programadas unas vacaciones. Si es as, usted puede modificar el calendario de recurso de dicho recurso. Para modificar un calendario de recurso, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men Herramientas y haga clic en Cambiar calendario laboral. 2. En la lista Para calendario, haga clic en el recurso cuyo calendario desee cambiar. 3. Especifique las Excepciones y las Semanas laborales, como lo aprendi en la seccin Crear calendario (pgina 26). 4. Una vez que haya terminado de cambiar el calendario del recurso, haga clic en Aceptar.

Resolver conflictos en recursos


Una vez asignados los recursos a las tareas, es necesario conocer la cantidad de trabajo que tienen asignado. Los posibles estados de asignacin son: Infrasignacin. Las asignaciones de tareas al recurso no llenan completamente su mxima capacidad, por ejemplo, un usuario que labora 40 horas a la semana, pero solamente tiene asignadas 25 horas de actividad. Completamente asignado. Las asignaciones de tareas al recurso lo tiene a su mxima capacidad, por ejemplo, un recurso que trabaja tiempo completo y tiene asignadas 40 horas de actividad. Sobreasignado. Las asignaciones de tareas al recurso sobrepasan su mxima capacidad, por ejemplo, se han asignado 60 horas de actividad por semana para un recurso que labora tiempo completo.

Sobreasignaciones. Si se tiene un recurso asignado con ms horas por da de acuerdo a su calendario de proyecto, Project le avisar la sobreasignacin creando un formato rojo en la fuente del recurso en las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos. Project tambin considera una sobreasignacin cuando se tienen tareas diferentes que el recurso tiene que trabajar simultneamente cuando se ha superado la capacidad mxima del recurso.

Reemplazar recursos
En ocasiones puede ser necesario cambiar los recursos asignados a tareas a manera de substitucin. Para lograrlo realice los siguientes pasos: 1. D clic en el men Herramientas y seleccione la opcin Asignar Recursos.

2. En el cuadro Asignar recursos seleccione el recurso previamente asignado (tendr marcada las unidades) y d clic en Reemplazar. 3. Seleccione el recurso de reemplazo y haga clic en el botn Aceptar.
Figura 27. Cuadro de dilogo Reemplazar recurso.

Redistribuir recursos
Project redistribuye de dos maneras; puede retrasar una tarea hasta que el recurso tenga tiempo para trabajar en ella puede dividir una tarea para se realice en dos o ms intervalos. Para lograr redistribuir recursos con Project siga los siguientes pasos: 1. D clic en el men Herramientas. 2. Seleccione el comando Redistribuir recursos.
Figura 28. Cuadro de dilogo Redistribuir recursos.

1. Seleccione el tipo de Redistribucin (Automtica o Manual). 2. En mbito de la redistribucin seleccione cualquiera de las siguientes opciones: a. Redistribuir el proyecto completo. b. Redistribuir Desde y Hasta una fecha. 3. La seccin Resolver sobreasignaciones, especifica cmo se va comportar Project con las sobreasignaciones, si va dividir o si va a retrasar la o las tareas del proyecto. 4. Clic en el botn Redistribuir ahora cuando haya definido los valores requeridos. NOTA: Para ver los detalles de cada opcin de distribucin ver el Anexo 2.

Sobreasignaciones
Se define una sobreasignacin como la carga excesiva de trabajo de un recurso de manera que es requerido en un momento dado en ms de una tarea a la vez o en ms de una ocasin dentro de una misma tarea. Todo el recurso de trabajo que llegue a ser sobreasignado en un proyecto aparecer en color rojo en las diferentes vistas de Project, esta caracterstica permitir denotar la sobreasignacin y la probable solucin de la misma. Es importante entender que una sobreasignacin puede ser resulta de varias formas: Asignar tiempo extra al recurso dentro de una tarea. Desfasar la ejecucin de la tarea. Cambiar el recurso asignado a la tarea. Aumentando las unidades de dicho recurso en la plantilla de recursos. Redistribuir el recurso (herramientas / Redistribuir recursos). Redistribuir horas al da del recurso manualmente (Uso de recursos Vista asignacin de recursos). Bajar los porcentajes de asignacin de recursos. Mover el inicio de las tareas a nivel hora (cuando no sobrepasa las 8 hrs. al da y marca sobreasignacin).

Project tiene formas automticas de redistribucin de recursos para permitir la correcta nivelacin de recursos en las diferentes tareas asignadas.
Figura 29. Vista Asignacin de recursos.

En una vista de panel doble, Project muestra una vista en la parte superior de la pantalla y la otra vista en la parte inferior. En la mayora de las vistas de panel doble. Project muestra una vista de hoja en la parte superior, que contiene informacin sobre muchas tareas o recursos, y una vista de formulario en la parte inferior, que se centra en mostrar la tarea o recurso que se haya seleccionado en la vista superior. (Ejemplo: la vista de Asignacin de Recursos). Para mostrar una vista distinta, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men Ver. 2. Project muestra el cuadro de dilogo Ms vistas.

Unidad 5: Guardando proyectos


Creacin de un archivo de proyecto
Aunque siempre es recomendable ir guardando los cambios de su archivo de Project, la necesidad se intensifica cuando ya ha ingresado la mayora de la planeacin del proyecto, evite prdidas de informacin guardando su archivo. Realice cualquiera de las siguientes acciones: 1. Clic en el botn Guardar de la barra Estndar. 2. Clic en el men Archivo / Guardar. En ambos casos se presentar en pantalla la siguiente caja de dilogo:
Figura 30. Cuadro de dilogo Guardar como.

3. Utilizando el cuadro Guardar como, navegue hasta la carpeta en donde desea guardar su proyecto. 4. Escriba el nombre que desea darle al archivo en el cuadro de texto Nombre de archivo. 5. Clic en el botn Guardar. NOTA: Posteriormente si solo desea guardar los cambios en el proyecto, use el botn Guardar el men Archivo / Guardar la combinacin Ctrl + G.

Abrir un proyecto existente


Para abrir un proyecto, realice lo siguiente: 1. Clic en el men Archivo. 2. Clic en Abrir. 3. Navegue hasta la carpeta que contiene su archivo utilizando el cuadro de dilogo Abrir. 4. Doble clic en el archivo a abrir.

Crear proyectos basados en plantillas


Para efectos de ahorro de tiempo en desarrollar un proyecto nuevo puede utilizar las plantillas, en ellas tendr ya creadas las tareas, su secuencia correcta, las relaciones y los recursos, lo cual es un avance importante, con el fin de que usted reajuste la plantilla para personalizarla a su proyecto en particular. Para utilizar una plantilla realice lo siguiente: 1. Clic en el men Archivo / Nuevo. 2. Project mostrar el panel de tareas Nuevo proyecto a la izquierda de la pantalla.

Figura 31. Panel de tareas Nuevo proyecto.

3. En la seccin Plantillas seleccione cualquiera de las siguientes opciones: a. Buscar en lnea. Para buscar ayuda en Office Online. b. Plantillas en Office Online. Para descargar plantillas de Office Online. c. En PC. Para mostrar el cuadro de dilogo Plantillas (ver figura siguiente) el cual le permite encontrar y utilizar plantillas instaladas en su computadora. d. En sitios Web. Le permite buscar plantillas en sitios web de los cuales usted tenga accesos directos.
Figura 32. Cuadro de dilogo Plantillas.

4. Seleccione la opcin deseada, descargue o abra la plantilla a utilizar.

Cerrar proyectos
Project permite tener varios proyectos abiertos simultneamente en una misma sesin. Si usted desea cerrar alguno de esos proyectos puede hacerlo, previa actualizacin de los cambios generados en el proyecto durante la sesin actual. Si intenta cerrar un proyecto que contenga cambios, Project le desplegar en pantalla una caja de dilogo advirtiendo sobre la posible prdida de datos. Si presiona No, los cambios realizados durante la sesin en el proyecto se perdern, Cancelar suspende la orden de cerrar el proyecto y Si permite guardar los cambios en el archivo previamente asignado al proyecto.

Crear plantillas
Si en su trabajo regular con Project, usted utiliza proyectos que son similares en cuanto a los recursos, tipo de tareas, duracin de las mismas, etc. puede almacenar un proyecto como una plantilla para as ser usada en diferentes ocasiones con los mismos datos. Los proyectos de Project son almacenados regularmente en la carpeta Mis documentos con una extensin de archivo MPP. Sin embargo, las plantillas se almacenan con extensin MTP dentro de la carpeta Plantillas de Microsoft. Lo anterior permite que las plantillas estn disponibles y se desplieguen al momento de crear un documento nuevo sin importar el nombre de usuario registrado al ingresar a Windows.

Otra diferencia de las plantillas es que stas al usarlas y modificar el contenido, no guardaran los cambios en el archivo original, sino que al guardar los cambios se almacenarn en un archivo nuevo de proyecto, no en la plantilla. 1. Para guardar un proyecto como plantilla, slo utilice el comando Guardar como y en la seccin Guardar como tipo seleccione Plantilla. 2. Aparecer el cuadro Guardar como plantilla (vea siguiente figura), seleccione las opciones que no desea guardar en la plantilla. 3. Haga clic en el botn Guardar.
Figura 33. Cuadro de dilogo Guardar como plantilla.

Guardar una Lnea de Base


Sirve para guardar un plan previsto (tareas, recursos, asignaciones y costos) o un plan provisional (solo Comienzo y Fin) para todo el proyecto o para las tareas seleccionadas, con el fin de compararlo para ver variaciones entre el plan original y lo real. Para guardar una lnea de base realice lo siguiente: 1. Clic en el men Herramientas / Seguimiento / Establecer

lnea de base.

Figura 34. Cuadro de dilogo Establecer lnea de base.

Observaciones: Puede guardar Comienzo/Fin. hasta 11 lneas de base diferentes y 10

Las fechas de comienzo y de fin de las tareas se actualizarn a medida que se ajuste y se efecte el seguimiento del proyecto. Para un plan previsto, puede comparar la informacin actual de Comienzo y Fin, con los campos de lnea de base. Utilice planes provisionales para guardar instantneas del proyecto, de manera que ms tarde pueda compararlas con la programacin actual, con un plan previsto o con otro plan provisional. Para ver un plan previsto: 1. Clic en el men Ver / Gantt de seguimiento, con la tabla Seguimiento o Variacin (seala la lnea de base con las barras grises, tareas crticas con rojas y tareas con azul). 2. Para ver ms de un plan previsto, muestre la vista Gantt de varias lneas de base.

Borrar una Lnea de Base


1. Clic en el men Herramientas / Seguimiento / Borrar lnea de base. 2. Aparecer el cuadro de dilogo Borrar lnea de base (vea siguiente figura), asegrese de que la opcin Borrar plan previsto est seleccionada. 3. Clic en el cuadro de lista desplegable de Borrar plan previsto y seleccione la lnea de base a borrar. 4. En la seccin Para realice cualquiera de las siguientes acciones: a. Proyecto completo. Si desea borrar la lnea de base del proyecto. b. Tareas seleccionadas. Si desea borrar las lnea de base solo de las tareas previamente seleccionadas. 5. Haga clic en el botn Aceptar.
Figura 35. Cuadro de dilogo Borrar lnea de base

Establecer un Plan Provisional


1. Clic en Herramientas / Seguimiento / Establecer lnea de base. 2. Clic en Establecer Plan provisional. 3. En la opcin Copiar, seleccionar el plan provisional o la lnea de base que se copiar. 4. En la opcin En, seleccionar el plan provisional o la lnea de base en donde se pegar la copia. 5. Clic en el botn Aceptar.

Para ver un plan provisional: 1. Para ver los comparativos entre los campos Comienzo y Fin del plan original (u otro plan provisional) y los campos Comienzo y Fin del plan provisional guardado, inserte los campos Comienzo1 y Fin1, correspondientes al plan provisional Comienzo1/Fin1.

Eliminar un Plan Provisional


1. 2. 3. 4. Clic en Herramientas / Seguimiento / Borrar lnea de base. Clic en Borrar plan provisional. Seleccionar con el combo box el plan provisional a borrar. Clic en Aceptar.

NOTA: Si tiene a la vista el campo Comienzo1, Fin1 o los campos correspondientes al plan que est borrando se actualizarn a NOD.

Unidad 6: Seguimiento de Proyectos


Actualizar tareas
A medida que su proyecto progresa, deber realizar el seguimiento de la finalizacin de las tareas para determinar si cumplieron la programacin. A menudo se producirn cambios una vez que ha comenzado el proyecto. Por ejemplo, puede tener tareas que deban posponerse, tareas que comiencen pronto o tarde, o tareas que tarden ms tiempo del esperado. Cuando usted actualiza su proyecto, introduce informacin sobre lo que realmente ocurri. Usted incluye cundo comienzan y finalizan las tareas, y cunto tiempo tardan las tareas en completarse. Tambin puede realizar los cambios que sean necesarios en la programacin. La programacin tiene como objetivo guiarle en la realizacin de un proyecto y debera cambiar lo necesario para reflejar lo que con toda probabilidad ocurrir en el proyecto. Existen formas distintas de actualizar el estado de su proyecto. Por cada tarea en su proyecto, usted puede introducir las fechas reales de comienzo y fin, el porcentaje completado, la duracin real, la duracin restante, etc. o puede hacer que Project introduzca la informacin de forma automtica. Si usted introduce el porcentaje completado, la duracin real, o la duracin restante, Project calcula las entradas para los dems campos e introduce automticamente la informacin. Por ejemplo, si especifica que una tarea de dos das esta completada al 50%, Project automticamente transferir la fecha de comienzo actual al campo de la fecha de comienzo real, introducir duracin real como un da y la duracin restante como un da, y calcular los campos de costo y trabajo basndose en la informacin de las tareas y los recursos. Usted puede cambiar cualquier parte de la informacin que Project introduce automticamente.

Cuando usted actualiza la informacin de las tareas subordinadas, Project actualiza automticamente la tarea de resumen. Usted puede mostrar la tabla Seguimiento desde el Diagrama de Gantt o la hoja de tareas para ver su progreso. Tambin observara como las barras de Gantt cambian para reflejar su progreso.

Barra de herramientas Seguimiento


La barra de herramientas Seguimiento le proporciona botones que puede utilizar para realizar el seguimiento de su progreso y actualizar la informacin de las tareas. Para mostrar la barra Seguimiento realice lo siguiente: 1. Haga clic con el botn derecho del ratn en el rea de barras de herramientas, y haga clic en Seguimiento.
Figura 36. Barra de herramientas Seguimiento.

Tabla 6. Elementos de la barra de herramientas Seguimiento.

Nombre del botn Estadsticas proyecto del

Bot n

Descripcin Muestra el cuadro de estadsticas del proyecto. dialogo

Actualizar programacin

segn

Actualiza automticamente las tareas seleccionadas cuyas fechas de comienzo sean anteriores a la fecha actual. Project registra las tareas como comenzadas y finalizadas a tiempo. Reprograma la duracin restante de las tareas seleccionadas para que continen desde la fecha actual.

Reprogramar trabajo

Bot Nombre del botn n

Descripcin Muestra una lnea de progreso en la fecha que elija. Esta caracterstica es especialmente til si tiene usted muchas tareas en un proyecto y quiere comparar el progreso de todas ellas al mismo tiempo. Debe estar usted en la vista de diagrama de Gantt que esta caracterstica funcione. Marca las tareas seleccionadas como completadas en un 0% indicando que aun no han comenzado. Marca las tareas seleccionadas como completadas en un 25%. Marca las tareas seleccionadas como completadas en un 50%. Marca las tareas seleccionadas como completadas en un 75%. Marca las tareas seleccionadas como terminadas (100%). Reprograma la duracin restante de las tareas seleccionadas para que continen desde la fecha actual. Inserta avisos en las tareas que pueden desplegarse con cierta antelacin. Muestra u oculta la barra herramientas grupo de trabajo. de

Agregar progreso

lnea

de

0% completado

25% completado 50% completado 75% completado 100% completado

Actualizar tareas

Insertar aviso

Barra Grupo de trabajo

Puede utilizar el botn Actualizar segn programacin en la barra de herramientas Seguimiento para introducir automticamente la informacin real de las tareas que comenzaron y/o finalizaron segn lo programado. Si tanto las fechas de comienzo como de fin se producen

antes de la fecha actual, Project marcar la tarea como 100% completa. Si solo la fecha de comienzo se produce antes de la fecha actual, Project calcular el porcentaje completado a la fecha actual. Para utilizar el botn Actualizar segn programacin, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la tarea o tareas que quiera actualizar. 2. Haga clic en el botn Actualizar segn programacin en la barra de herramientas Seguimiento. NOTA: Esta opcin no funciona si est usted actualizando una tarea que tiene programada una fecha de fin que se produce despus de la fecha actual.

Dividir tareas
Algunas veces una sobre asignacin se genera cuando usted programa una tarea corta a un recurso que ya est trabajando en una tarea ms extensa. Usted querra que el recurso dejara de trabajar en la tarea extensa, complete la tarea corta y reanude la extensa. Project le permite dividir una tarea de modo que usted puede reflejar con exactitud cundo un recurso est trabajando realmente en cada tarea. Para dividir una tarea, aplique el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en la tarea que quiere dividir. 2. Haga clic en el botn Dividir tarea. 3. Haga clic en el punto de la tarea en el cual desee crear la divisin. NOTA. Si Project no cre la longitud de divisin correcta, arrastre la segunda barra hasta la fecha correcta.

Cuadro de dialogo Actualizar tareas


Para actualizar el estado de las tareas, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la tarea o tareas que quiera actualizar. 2. Haga clic en el botn Actualizar tareas en la barra de herramientas Seguimiento.

Figura 37. Cuadro de dilogo Actualizar tareas.

NOTA. Tambin puede hacer clic en el men Herramientas, sealar el comando Seguimiento, y hacer clic en Actualizar tareas. Si est actualizando ms de una tarea, Project puede no mostrar ninguna informacin de tarea actual en el cuadro de dialogo Actualizar tareas. La informacin que usted introduzca para actualizar las tareas se aplica a cada una de las tareas seleccionadas, independientemente de la informacin actual programada. 1. Introduzca la informacin de tareas real en los cuadros % completado, Duracin real, Duracin restante, Comienzo real y Fin real. 2. Haga clic en Aceptar.

NOTA. Tambin puede actualizar la informacin de las tareas utilizando la hoja de tareas o el diagrama de Gantt con la tabla seguimiento.

Actualizar segn programacin


Si las tareas en su proyecto comienzan y finalizan a tiempo, usted puede hacer que Project actualice automticamente la informacin de las tareas.

Puede especificar una fecha y dejar que Project actualice todas las tareas cuya fecha de comienzo se produzca antes de esa fecha, o puede dejar a Project utilizar la fecha actual y actualizar las tareas. Si la fecha de fin programada tambin se produce antes de la fecha que usted especifique, Project presupondr que la tarea se ha completado. Si la fecha de fin programada no se produce antes de la fecha que usted especifique, Project presupondr que la tarea se ha completado hasta la fecha especificada y la marca como parcialmente completada, Project muestra las barras de progreso, que son unas estrechas barras negras, en el centro de las barras de Gantt para indicar el porcentaje de la tarea que se ha completado.

Actualizar un proyecto
Para actualizar automticamente la informacin de un proyecto, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione solo las tareas a actualizar. 2. Haga clic en el men Herramientas, seale Seguimiento, y haga clic en Actualizar proyecto.

Figura 38. Cuadro de dilogo Actualizar proyecto.

3. Realice una de las siguientes opciones: a. Si quiere actualizar el trabajo, introduzca la fecha con la que quiera actualizar las tareas en el cuadro de fecha. Haga clic en Por porcentaje completado o Slo al 0% al 100%. (La fecha de actualizacin predeterminada es la fecha actual).

b. Si quiere volver a planificar tareas que van retrasadas, haga clic en la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de e introduzca en el cuadro a la derecha de esta opcin, la fecha en la que quiera reprogramar el comienzo o reanudacin del trabajo de las tareas retrasadas. 4. Haga clic en Proyecto completado o Tareas seleccionadas. 5. Haga clic en Aceptar.

Tabla 7. Opciones del cuadro de dilogo Actualizar proyecto.

Configuracin Actualizar trabajo completado al:

Descripcin Especifica la fecha que Project utilizara para comparar las fechas de comienzo y fin programadas para las tareas seleccionadas.

Establece el porcentaje de la tarea que se ha completado basndose en la fecha de comienzo y en la duracin programada. Si una tarea no ha comenzado, Project la Por porcentaje marca como completada en un 0%. Si la completado tarea est en curso, Project calcula el porcentaje completado. Si la fecha actual es posterior a la fecha de fin, Project la marca como completada en un 100%. Establece las tareas como completadas en un 0% o un 100% basndose en las Solo al 0% o al fechas de comienzo y de fin 100% programadas. Si una tarea est an en curso, Project la marca como completada en un 0%. Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de Reprograma las tareas que se han quedado atrs. Si una tarea debiera haber comenzado, pero no lo ha hecho, Project la reprograma para que comience en la fecha de actualizacin. Si la tarea debiera estar completada, pero solo est parcialmente completada, Project

Configuracin

Descripcin

reprograma la duracin restante para que comience en la fecha de actualizacin. Para: Le permite especificar si quiere o no actualizar todo el proyecto o solo las tareas seleccionadas.

Vista Gantt de seguimiento


Si necesita evaluar el avance o ver el progreso de las tareas en el transcurso del tiempo y evaluar la posposicin de las tareas. Puede realizar un seguimiento del progreso si compara las fechas de comienzo y de fin previstas con las programadas o reales, y si comprueba el porcentaje completado de cada tarea. Para mostrar la variacin que muestra la lnea de base, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men Ver. 2. Haga clic en Gantt de Seguimiento. Project mostrar la siguiente pantalla:

La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas una sobre la otra, para cada tarea. La barra inferior muestra las fechas de comienzo y de fin previstas y la barra superior presenta las fechas de comienzo y de fin programadas. (Si la tarea ya ha comenzado, es decir, el porcentaje completado es mayor que cero, la barra superior mostrar la fecha real y la fecha hasta la que se ha completado trabajo. Si la tarea se ha completado en un 100%, la barra superior presentar las fechas de comienzo y de fin reales).

Cuando se configura inicialmente el proyecto con tareas y fechas, y luego se guarda con una lnea de base, la vista Gantt de seguimiento muestra esas tareas como se refleja en el ejemplo siguiente. Las barras previstas y las barras reales o programadas estn sincronizadas. No obstante, si la fecha de comienzo de la segunda tarea se pospone dos das, la barra programada de color rojo ser ms larga que la barra prevista inferior para reflejar estos dos das, tal y como se muestra en el ejemplo siguiente. Puesto que las tareas estn vinculadas, la posposicin de la segunda tarea ha creado un efecto encadenado segn el cual las tareas sucesoras correspondientes se posponen tambin dos das.

Reprogramar una tarea


Si usted tiene una tarea que se ha retrasado de la programacin o una tarea que tiene un comienzo programado, pero que no lo ha hecho, usted puede reprogramar la duracin restante de la tarea para que comience en una fecha especfica. Si quiere reprogramar la duracin restante de la tarea seleccionada para continuar desde la fecha actual, haga lo siguiente: 1. Clic en el botn Reprogramar herramientas Seguimiento. trabajo en la barra de

Adems, de utilizar el botn Reprogramar trabajo usted puede hacer clic en el men Herramientas, apunta a Seguimiento y hacer clic en Actualizar proyecto para reprogramar que la tarea comience en una fecha de terminada, como lo muestra en la siguiente pantalla:

Filtrar tareas en un plan de trabajo


Los filtros permiten concentrase en un determinado grupo de tareas o recursos dentro de un proyecto. Puede utilizar los filtro para resaltar o

mostrar solamente aquellas tareas o recursos que cumplen ciertas condiciones. Project incorpora muchos filtros predefinidos, pero tambin puede usted crear sus propios filtros. Project guarda los filtros que usted crea en el archivo de proyecto. Tambin puede usted agregar a otro proyecto un filtro que ha creado o agregarlo al archivo global.mpt, que permite a todos los proyectos acceder al filtro. Para aplicar un filtro ejecute cualquiera de las siguientes opciones: 1. Clic en el cuadro desplegable Filtro en la barra de herramientas Formato. a. Seleccione el filtro deseado. b. Algunos aplican directamente en otros deber contestar algunos cuadros de dilogo. NOTA. El default es Todas las tareas.
Tabla 8. Filtros del cuadro de lista desplegable Filtro.

Filtro Actualizacin necesaria Campos vinculados Costo que... mayor

Descripcin Muestra slo las tareas que han cambiado y como resultado deben ser reconfirmadas o actualizadas. Muestra slo las tareas que contienen informacin vinculada con otra aplicacin. Muestra slo las tareas cuyo costo es mayor que la cantidad de dinero determinado. Muestra slo las tareas, junto con las tareas de resumen relacionadas, para las cuales los recursos asignados han acordado ejecutar la tarea. Si una tarea no tiene asignado recurso, Project

Confirmado

Filtro

Descripcin marca la tarea como confirmada.

Costo mayor que Muestra slo las tareas cuyo costo es el presupuestado mayor que el previsto. Muestra slo las tareas creadas Creadas despus durante o despus de una fecha del... determinada. Debera comenzar el Debera comenzar finalizar el... Grupo recursos Muestra slo las tareas que no han comenzado en la fecha que usted suministr. Muestra slo las tareas que no han y comenzado o finalizado en el intervalo de fechas dados. de Muestra slo las tareas a las cuales se les han asignado recursos del grupo de recursos especificado por usted. Muestra slo las tareas que son hitos, las cuales son puntos de referencia de un proyecto con duracin cero. Muestra slo las tareas cuyas fecha de de comienzo o fin caen entre las dos fechas que usted indique en los cuadros de dilogo que Project le muestre. de Muestra slo las tareas cuyos nmeros de ID se encuentren entre los dos nmeros que usted suministra.

Hitos

Intervalo fechas...

Intervalo tareas... Progreso retrasado pospuesto Que usan recurso en intervalo fechas...

Muestra slo las tareas que estn retrasadas de su fecha de finalizacin o prevista o que no estn progresando segn lo estipulado. el Muestra slo las tareas que han sido el asignadas a recurso que usted de especifique y que comienzan y finalizan en el intervalo de fechas especificado.

Filtro Que utilizan recurso...

Descripcin el Muestra slo las tareas a la cuales se han asignado un recurso determinado. Muestra slo las tareas, junto con las tareas de resumen relacionadas, para las cuales los recursos asignados no han confirmado realizar las mismas. Muestra slo las tareas completadas en la vista.

Sin confirmar

Tareas completadas

Tareas con datos Muestra slo las tareas que tengan adjuntos objetos adjuntos o notas. Muestra slo las tareas que tienen una Tareas con fechas fecha de comienzo real o una fijas delimitacin que no sea Lo antes posible. Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a ... Tareas criticas Tareas de superior Tareas resumen Tareas en curso Muestra slo las tareas asignadas al recurso que usted especifique que excedan el presupuesto asignado para la tarea o que determinen despus de la fecha de fin prevista. Muestra slo las tareas crticas de la vista.

nivel Muestra slo las tareas de resumen del nivel superior del esquema. de Muestra slo las tareas de resumen. Muestra slo las tareas que ya han comenzado, pero que an no han sido completadas. Muestra slo las tareas que no han sido terminadas, incluyendo aquellas que no hayan comenzado.

Tareas incompletas

Tareas o Muestra slo las tareas que tienen asignaciones con recursos asignados con horas extra.

Filtro horas extras Tareas pospuestas Tareas comenzar

Descripcin Muestra slo las tareas que se encuentran retrasadas con respecto a lo programado. sin Muestra slo las tareas que no han comenzado. Muestra slo las tareas en la vista. Este es el filtro predeterminado.

Todas las tareas

Muestra slo las tareas cuyo trabajo Trabajo sobre programado es mayor que el trabajo presupuestado previsto

2. Haga clic en el men Proyecto / Filtro para. a. Realice cualquiera de las siguientes acciones: i. Haga clic en el nombre del filtro que desea aplicar. ii. Haga clic en Ms filtros.
Figura 39. Cuadro de dilogo Ms filtros.

iii. Seleccione la opcin deseada en Filtros (Tarea o Recurso). iv. Seleccione el filtro deseado del listado. v. Haga clic en el botn Aplicar.

3. Tambin puede aplicar un autofiltro, a travs Autofiltro de la barra de herramientas Formato.

del

botn

Filtros Personalizados
Usted podr crear nuevos filtros para mostrar tareas que los filtros predeterminados no incluyan. 1. Clic en el men Proyecto / Filtro para: todas las tareas / Ms filtros / Nuevo.

2. En el cuadro de texto Nombre escriba el nombre que desea. 3. Active la casilla de verificacin Visible en el men, si desea que aparezca en el men Proyecto / Filtro para. 4. En la Fila 1 de la cuadrcula inferior configure los siguientes elementos: a. Haga clic en Nombre de campo, despliegue con el cuadro de lista desplegable el listado de campos. b. Seleccione del listado el campo que intervendr en el filtrado. c. En Criterio despliegue con el cuadro de lista desplegable y seleccione la operacin lgica que desea. d. En Valores realice cualquiera de las siguientes acciones: i. Escriba el valor a filtrar (nmero, porcentaje, valor lgico, etc.). ii. Para crear un Inputbox escriba la pregunta de interaccin entre comillas () y finalice con un signo de interrogacin cerrado (?). 5. Repita el paso 4 las veces necesarias. 6. Seleccione la casilla de verificacin Mostrar filas de resumen relacionadas para mostrar las filas de resumen de tareas, recursos o asignaciones que cumplan los criterios definidos. 7. Haga clic en Aceptar.

Crear una tabla personalizada


Project es bsicamente una base de datos, y al igual que cualquier base de datos, guarda informacin en campos. Un campo es una parte especfica de informacin, como por ejemplo el nombre o la duracin de una tarea. La tabla que se aplica a una vista de hoja controla qu campos incluye Project en la vista. Para cambiar la informacin que Project muestra, deber aplicar una tabla diferente.

Definir una nueva tabla


Si ninguna de la tablas predefinidas de Project incluyen los campos que quiere usted ver, puede crear sus propias tablas. Cuando usted crea una tabla, puede indicar si quiere que Project muestre la tabla en el submen tabla. Es una buena idea agregar al submen las tablas que piensa usted utiliza con frecuencia. Slo puede aplicar tablas a las vistas de hoja. Usted puede crear tablas de tareas o tablas de recursos.

Para definir una nueva tabla realice lo siguiente: 1. Clic en el men Ver / Tabla: / Ms tablas / botn Nueva (vea siguiente figura). 2. En el cuadro de texto Nombre escriba el nombre que desea para la tabla nueva. 3. Haga clic en la primera fila de la cuadrcula inferior. 4. En Nombre de campo seleccione el campo deseado utilizando el cuadro de lista desplegable. 5. En Alinear datos seleccione la alineacin deseada (Izquierda, Centro, Derecha). 6. En Ancho seleccione el ancho que desea para la columna. 7. En Ttulo escriba el nombre con el que desea que aparezca el campo en la tabla. 8. En Alinear ttulo seleccione la alineacin deseada para el ttulo (Izquierda, Centro, Derecha). 9. En Ajustar encabezado Especifica si el encabezado de columna puede ajustarse a varias lneas si necesita espacio. Si est

establecido en No, el encabezado de columna se recorta si supera el ancho de columna. 10. Repita los pasos del 3 al 9 las veces que sea necesario. 11. Para agregar la tabla al submen tabla, seleccione la casilla de verificacin Visible en el men. 12. Si no quiere bloquear la primera columna, despeje la casilla de verificacin Bloquear la primera columna.
Figura 40. Cuadro de dilogo Definicin de tabla en <<Nombre proyecto>>.

13. Para especificar el formato de fecha, haga clic en el formato que quiera en la lista Formato de fecha. 14. Para aumentar el alto de la fila de su tabla, aumente el nmero en el cuadro Alto de fila. 15. Haga clic en Aceptar.

Modificar una tabla


Una vez que ha creado una tabla, puede decir ms adelante que quiere cambiar la alineacin, el ancho de la columna, la disposicin, y otros valores de la tabla. Tambin puede agregar y/o eliminar campos fcilmente. Usted puede modificar las tablas que ha creado como las tablas predeterminadas que incorpora Project.

Para modificar una tabla, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men Ver, seale a Tabla: [Tabla actual], y haga clic en Ms Tablas.
Figura 41. Cuadro de dilogo Ms tablas.

2. Realice las siguientes opciones: a. Haga clic en Tarea para definir una tabla de tareas. b. Haga clic en Recurso para definir una tabla de recursos. 3. Haga clic en el nombre de la tabla que quiera modificar en la lista Tablas. 4. Haga clic en el botn Modificar. 5. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar.

Hipervnculos
Desde el archivo de proyecto, es posible acceder a otros archivos del equipo, la red, Internet creando hipervnculos. Al hacer clic en un hipervnculo en el archivo de proyecto, es el explorador Web, que busca el archivo de destino y lo muestra. ste puede ser otro archivo de Project 2007, un documento de Word 2007, una hoja de clculo de Excel 2007, una base de datos de Access 2007, una presentacin de PowerPoint 2007 o cualquier sitio Web.

Para agregar un hipervnculo, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la tarea donde insertar el hipervnculo. 2. Haga clic en el botn Insertar Hipervnculo.
Figura 42. Cuadro de dilogo Hipervnculo.

3. Seleccione las opciones para activar el hipervnculo. 4. Haga clic en el botn Aceptar.

Unidad 7: Formato e Impresin


Formatear texto
Usted puede cambiar el formato del texto en la vista actual. Project le permite aplicar formato slo a ciertos elementos o a elementos

seleccionados. Por ejemplo, podra desear aumentar el tamao de la fuente de todas las tareas resumen. Para cambiar el formato del texto, realice los siguientes pasos: 1. Muestre la vista en la que quiera realizar los cambios de formato. 2. Haga clic en el men Formato y seleccione Estilos de texto. 3. Project abre el cuadro de dilogo Estilos de Texto (vea siguiente figura). 4. En la lista Cambiar, d clic en el tipo de elemento que desee. 5. Haga los cambios en la fuente, el estilo de fuente, el tamao o el color. 6. Haga clic en Aceptar.
Tabla 9. Opciones del cuadro de dilogo Estilos de texto.

Opcin Cambiar Fuente Estilo fuente Tamao

Descripcin Las tareas, ttulos, barras u otros elementos cuyo estilo de texto desee cambiar. La fuente en la cual Project muestra el texto.

deEl estilo del texto Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva). El tamao en puntos del texto.

En caso de seleccionar esta opcin, subraya el Subrayado texto. Color Muestra El color de texto Una muestra de cmo se ver el texto, basada en las opciones que haya seleccionado en el cuadro de dilogo Estilos de Texto.

Figura 43. Cuadro de dilogo Estilos de texto.

Barra de herramientas Formato


Usted puede tambin dar formato al texto seleccionado utilizando la barra de herramientas Formato. Para dar formato al texto seleccionado por medio de la barra de herramientas Formato, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el campo que contenga el texto al que desee dar formato. 2. Si desea cambiar la fuente, haga clic en la fuente que desee en la lista Fuente. 3. Si desea cambiar el tamao de la fuente, haga clic en el tamao en la lista Tamao. 4. Si desea cambiar el estilo de fuente, haga clic en los botones Negrita, Cursiva, o Subrayado.

Comando Fuente
Adems de dar formato a ciertos elementos en la vista actual, usted puede dar formato al texto seleccionado.

Para dar formato al texto seleccionado, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el campo que contenga el texto al que desee dar formato. 2. Haga clic en el men Formato y haga clic en Fuente (vea la siguiente figura). 3. Haga los cambios en la fuente, el estilo de fuente, el tamao o el color. 4. Haga clic en Aceptar. Project muestra el texto seleccionado con el nuevo formato.

Figura 44. Cuadro de dilogo Fuente.

Vista preliminar
Project le permite imprimir la mayora de las vistas que usted puede mostrar en pantalla para obtener una variedad de impresiones de su proyecto. Cuando usted imprime una vista, Project imprime la informacin tal cual aparece en la pantalla. Usted puede imprimir toda la vista o informacin especfica de dicha vista. Cuando Project imprime una vista extensa, especialmente una con una escala temporal, imprime un determinado nmero de pginas a lo ancho (para abarcar la escala de tiempo) y un determinado nmero de pginas a lo largo (para abarcar las tareas). Puede usted casar las pginas impresas como si fueran las piezas de un rompecabezas. Antes de imprimir su proyecto debera ver una presentacin preliminar del mismo. Esto le ahorrar el gasto de papel si la impresin no se ve tan bien como usted lo esperaba. Para previsualizar su proyecto, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botn Vista herramientas Estndar. preliminar en la barra de

Project muestra una vista preliminar de su trabajo con el puntero del ratn con la forma de una lupa. 2. Haga clic en el rea que desee ampliar. 3. Haga clic en Cerrar cuando haya terminado de previsualizar su proyecto.

Imprimir
Para imprimir una vista completa, haga clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar. Project imprime la informacin que se muestra en la vista actual. Si usted desea imprimir slo informacin especfica, puede utilizar el cuadro de dilogo Imprimir. Por ejemplo, usted puede imprimir aquellas tareas que sucedan dentro de fechas que usted especifique. Para imprimir informacin especfica, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men Archivo y haga clic en Imprimir.
Figura 45. Cuadro de dilogo Imprimir.

2. Configure las opciones de acuerdo a la siguiente tabla. 3. Haga clic en Aceptar.

Tabla 10. Opciones del cuadro de dilogo Imprimir.

Descripcin Permite especificar la impresora que desea a Nombre partir de una lista de impresoras instaladas. Muestra una ventana que le permite seleccionar las opciones que desea para la Propiedades impresora seleccionada. Cuando haya finalizado, haga clic en el botn Cerrar de la ventana. Permite seleccionar el intervalo de pginas que pginas quiera imprimir. Para imprimir todo el proyecto, haga clic en Todas. Para Intervalo de imprimir un rango de pginas, haga clic en el pginas cuadro Pginas desde y escriba el nmero de la primera pgina del rango, y luego haga clic en el cuadro Hasta y escriba el nmero de la ltima pgina del rango. Permite establecer el nmero de copias que Copias quiere imprimir. Permite imprimir el proyecto dentro de un rango de fechas si usted est imprimiendo una vista de Diagrama de Gantt, de Calendario, de Grfico de Recursos o de Uso de Recursos. Para imprimir todo el proyecto Escala desde su fecha de inicio hasta su fecha de temporal finalizacin, haga clic en Todas. Para imprimir un rango de fechas, haga clic en el cuadro Fechas desde y escriba la fecha con la que desea iniciar la impresin, ya continuacin haga clic en el cuadro Hasta y escriba la fecha en la cual desea que la impresin finalice. Slo imprimir la columna En caso de seleccionar esta opcin, se izquierda imprimir slo la columna izquierda de cada de las pgina, comenzando en la fecha del cuadro paginas Fechas desde en Escala temporal. Si usted utiliz el comando Saltos de pgina para insertar saltos de pgina manuales, Saltos de seleccione este cuadro de verificacin para pgina impedir los saltos de pgina automticos. Para manuales utilizar los saltos de pgina automticos, quite la seleccin de esta casilla de verificacin.

Opcin

Descripcin Permite visualizar cmo se ver la impresin de su trabajo. Project muestra el puntero del ratn con la forma de una lupa. Haga clic en el Presentaci rea que desee ampliar para poder tener una n preliminar visin ms cercana de un rea especfica. Cuando haya finalizado, haga clic en el botn Cerrar de la barra de herramientas.

Opcin

Project imprime su proyecto basndose en las opciones que usted haya seleccionado.

Configurar pgina
Usted puede especificar exactamente cmo quiere que aparezcan sus vistas impresas en la pgina. Cuando usted especifica la configuracin de la pgina, define los mrgenes, la orientacin de la pgina, los bordes, la leyenda, los encabezados y pies de pgina, y los saltos de pgina de la pgina impresa. Tambin puede reducir el tamao de la vista impresa para que la informacin quepa en un nmero determinado de pginas. Los valores que usted especifique se aplicarn a i: vista activa del proyecto actual. Cuando usted guarde el proyecto, Project guardar los valores de configuracin de la pgina.

Orientacin de pgina y mrgenes


Para configurar la pgina para imprimir vistas, realice los siguientes pasos: Haga clic en el men Archivo y haga clic en Configurar pgina.
Figura 46. Cuadro de dilogo Configurar pgina / ficha Pgina.

Seleccione entre las siguientes opciones: 1. Haga clic en la pestaa Pgina, si no aparece ya seleccionada. 2. Haga clic en la orientacin Vertical u Horizontal. 3. Si quiere escalar la vista impresa, elija una de las siguientes opciones: a. Especifique el porcentaje al que quiera escalar la vista impresa en el cuadro Ajustar al. b. Haga clic en Ajustar en y especifique el nmero de pginas de ancho por el nmero de pginas de alto en las que quiera imprimir la vista.
Tabla 11. Opciones del cuadro de dilogo Configurar pgina.

Pestaa

Descripcin Permite especificar la orientacin y escala de la pgina. La orientacin Vertical imprime la pgina verticalmente (210 x 297 mm) y la orientacin Horizontal imprime la pgina horizontalmente (297 x 210 mm). Permite especificar los mrgenes de la pgina impresa y elegir si quiere un borde alrededor de la informacin en cada pgina. Los mrgenes definen la cantidad de espacio en blanco entre la informacin y el borde de la pgina. Los mrgenes se miden en centmetros desde el borde de la pgina.

Pgina

Mrgenes

Pestaa

Descripcin Permite introducir texto para imprimirlo en la parte superior de cada pgina. Tambin puede usted determinar la alineacin del texto del encabezado, agregar el nmero de pgina, la fecha, y el nombre de archivo, e insertar una imagen.

Encabeza do

Permite introducir texto para imprimirlo en la parte inferior de cada pgina. Tambin puede Pie de usted determinar la alineacin del texto del pgina pie de pgina, agregar el nmero de pgina, la fecha, del nombre de archivo, e insertar una imagen. Permite especificar si la leyenda se imprimir en la lista Diagrama de Gantt o Diagrama de Red de cada pgina, slo la pgina de leyenda, o en ninguna pgina. Tambin puede usted determinar la alineacin del texto de la leyenda, agregar el nmero de pgina, la fecha, y el nombre de archivo, e insertar una imagen. Permite especificar las opciones de impresin para las vistas de hoja y de calendario. Usted puede controlar qu columnas imprimir de una vista de hoja, puede imprimir notas de tareas y de recursos, puede imprimir pginas de una vista de Diagrama de Gantt o de Diagrama de Red que no contienen datos, y puede ajustar el intervalo de fechas del diagrama de Gantt para que ocupe una pgina completa.

Leyenda

Vista

1. Haga clic en la pestaa Mrgenes y cambie los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho segn sea necesario. 2. Realice una de las siguientes opciones: a. Haga clic en Cada pgina para imprimir bordes alrededor de la informacin en cada pgina. b. Haga clic en Ninguna si no quiere imprimir bordes. 3. Clic en Aceptar.

Encabezados y pies de pgina


Usted puede especificar la informacin que quiere que Project imprima en la parte superior y/o inferior de cada pgina de la vista impresa. Puede incluir la fecha, el nmero de pgina, el nombre de su empresa, o cualquier otra informacin en el encabezado o en el pie. Puede introducir el texto directamente en el encabezado o el pie de pgina, o puede insertar cdigos para el tipo de informacin que quiera incluir. Por ejemplo, Project incluye un botn que usted selecciona para agregar el cdigo de nmero de pgina a cada pgina. Puede imprimir informacin en el encabezado y pie de pgina en izquierda, centro, y/o derecha de la pgina. Para crear un encabezado o pie de pgina, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la ficha Encabezado o Pie de pgina en el cuadro de dilogo Configurar pgina.
Figura 47, Cuadro de dilogo Configurar pgina / ficha Encabezado.

4. Haga clic en la pestaa Izquierda, Centro, o Derecha para indicar dnde quiere colocar la informacin. 5. Haga clic en el botn Agregar de General o Campos de proyecto la informacin que quiere agregar en el encabezado o el pie de pgina. 6. Para introducir texto en el encabezado o en el pie de pgina, haga clic en el cuadro principal y escriba el texto. 7. Si quiere introducir informacin en otra seccin del encabezado o del pie de pgina (izquierda, centro, o derecha), haga clic en la pestaa correspondiente y contine seleccionando cdigos o introduciendo texto. 8. Cuando haya terminado de introducir la informacin del encabezado y/o del pie de pgina, haga clic en Aceptar.

Imprimir calendarios e informes


Adems de las vistas, usted puede imprimir diferentes versiones de sus proyectos, incluyendo: 1. Calendarios. 2. Informes generales, de actividades actuales, de costos, de asignaciones, de carga de trabajo, e informes personalizados.

Imprimir un calendario
Project proporciona una vista de Calendario para mostrar sus tareas en un formato de calendario semanal y mensual. El calendario contiene barras de tareas que abarcan la duracin de cada tarea y muestran el nombre de la tarea. Como la vista Calendario slo puede mostrar un determinado nmero de tareas en cada da, usted debera filtrar la vista para mostrar solamente las tareas que quiera incluir en el calendario. Por ejemplo, puede que quiera imprimir calendarios para cada persona

en el proyecto y mostrar slo las tareas a las que cada persona ha sido asignada. Tambin puede dar formato a la apariencia del calendario. Para imprimir la vista Calendario, realice los siguientes pasos: 1. Asegrese de que est en la vista Calendario. 2. Haga clic en el men Archivo y haga clic en Configurar pgina. Project muestra el cuadro de dilogo Configurar pgina. 3. Elija las opciones que requiera en las pestaas Pgina, Mrgenes, Encabezado, Pie de pgina, y Leyenda. 4. Haga clic en la pestaa Vista, si no est ya seleccionada (vea siguiente tabla). Project muestra las opciones de Vista en el cuadro de dialogo: 5. Haga clic en el botn Imprimir. Project muestra el cuadro de dilogo Imprimir: 6. Seleccione las opciones de impresin que quiera. 7. Haga clic en Aceptar.

Tabla 12. Opciones de la ficha Vista (Configurar pgina Calendario).

Opcin

Descripcin Permite especificar el nmero de meses o semanas que cada pgina del calendario debera contener, o le permite imprimir el calendario tal como Project lo muestra en pantalla. Cuando Meses por pgina est seleccionado, puede usted seleccionar Mostrar slo los das del .mes. Por ejemplo, si un mes comienza un mircoles, Project no muestra las fechas del domingo al martes anterior. Sin embargo, s contina mostrando los cuadros de fecha. Puede seleccionar Mostrar slo las semanas del mes para mostrar las fechas de una semana completa siempre y cuando parte de esa semana est incluida en el mes actual. Si selecciona Semanas por pgina, puede

Imprimir

Opcin

Descripcin

especificar el nmero de semanas que se imprimirn en cada pgina. S selecciona Alto de semanas como en pantalla, el alto de la semana se imprimir tal y como aparecen en pantalla. Permite imprimir el ttulo del calendario, imprimir pequeas versiones del calendario del mes anterior y del siguiente, imprimir una lista de las tareas que no tengan espacio para imprimirse en el calendario y especificar dnde debera imprimirse la lista, agrupar tareas por das, e imprimir notas con el calendario.

Detalles

Muestra el cuadro de dilogo Estilos de texto donde usted puede realizar cambios Estilos de texto en el tipo de fuente, el estilo, el tamao y el color del texto como por ejemplo los ttulos mensuales y tareas adicionales. Vista preliminar Opciones Imprimir Muestra su documento tal parecer cuando se imprima. y como

Le permite realizar cambios en el diseo de pgina y en el origen del papal. Le permite imprimir el calendario.

Saltos de pgina
Project divide automticamente la informacin cuando no cabe toda en una sola pgina, pero es posible que no le guste el punto en que Project

interrumpe la pgina. Puede usted insertar sus propios saltos de pgina en las vistas de hoja o en vistas como la vista de Diagrama de Gantt que incluyan reas de hoja, de manera que la informacin relacionada no se divida. Para insertar un salto de pgina, realice los siguientes pasos: 1. Previsualice la pgina para ver dnde inserta Project los saltos de pgina, y cierre la vista preliminar. 2. Seleccione la tarea o recurso sobre los que quiera insertar un salto de pgina. 3. Haga clic en el men Insertar y haga clic en Salto de pgina. Project inserta un salto de pgina sobre la tarea o recurso actual. Para quitar un salto de pgina manual, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la tarea o recurso debajo del salto de pgina. 2. Haga clic en el men Insertar y haga clic en Eliminar salto de pgina. Project elimina el salto de pgina.

Informes
Los informes le proporcionan informacin detallada acerca de las tareas y recursos en su proyecto. Project le proporciona muchos informes que puede usted imprimir para obtener informacin acerca de su proyecto, o puede usted crear sus propios informes personalizados. Project divide los informes que usted puede imprimir en las siguientes seis categoras: Generales Actividades actuales Costos

Asignaciones Carga de trabajo Personalizados

Tipos de informes
Informes Generales
Permiten imprimir la informacin relativa al proyecto en su conjunto.
Tabla 13. Informes generales.

Informe Resumen proyecto

Descripcin Resume la informacin del proyecto. El informe incluye la duracin, el trabajo y del los costos acumulados y previstos as como el porcentaje completado. Tambin incluye el nmero total de tareas y recursos.

Muestra informacin sobre las tareas de Tareas de nivel resumen de su superior proyecto anterior solamente. Project incluye el porcentaje completado, el costo, y el trabajo. Muestra informacin sobre las tareas crticas en su proyecto, y tambin muestra las tareas de resumen y las tareas sucesoras de las tareas crticas. Project incluye las fechas de comienzo y de fin. Muestra informacin sobre los hitos en su proyecto y tambin muestra las tareas de resumen. Imprime los da y horas laborables de cada calendario base que haya creado.

Tareas crticas

Hitos

Das laborales

Informes de Actividades actuales


Estos informes permiten mostrar detalles de las tareas.
Tabla 14. Informes Actividades actuales.

Informe Descripcin Tareas sin Muestra la informacin de tarea de las comenzar tareas que no han comenzado an. Incluye la informacin de tarea slo de Tareas que aquellas tareas que deben comenzar comienzan entre dos fechas que usted indique en los pronto cuadros de dilogo que aparecen al seleccionar el informe. Muestra la informacin de tarea de las Tareas en curso tareas que estn actualmente en curso. Las tareas estn agrupadas por meses. Muestra la informacin de la tarea de las Tareas tareas que se han completado, completadas ordenadas por el mes, en que se completaron. Incluye las tareas, las predecesoras, las sucesoras, las tareas de resumen, y las Tareas que notas de tareas que deberan haber deberan haber comenzado en la fecha que usted haya comenzado especificado en el cuadro de dilogo inicial del informe. Tareas muestra la informacin de la tarea Tareas de las tareas que van retrasadas con pospuestas respecto a la programacin.

Informes de Costos
Los informes de costos muestran informacin acerca de los costos de las tareas y los recursos.
Tabla 15. Informes de Costos.

Informe Flujo de caja

Descripcin Muestra los costos de cada tarea en el intervalo de tiempo que usted especifique.

Descripcin Muestra el costo fijo, total, la prevista, la variacin, y el costo real de cada tarea, y Presupuesto enumera las tareas desde el mayor costo total hasta el menor. Tareas con Muestra la informacin del costo de todas presupuesto las tareas que hayan sobrepasado su sobrepasado presupuesto. Recursos con Muestra la informacin de los costos de presupuesto todos los recursos que han sobrepasado su sobrepasado presupuesto. Muestra el valor acumulado de todas las tareas. El valor acumulado es una medida del trabajo realizado, que le permite ver si Valor los costos incurridos estn dentro del acumulado presupuesto. El valor acumulado compara el progreso previsto con el progreso real hasta la fecha de las tareas las que ha asignado recursos.

Informe

Informes personalizados
Project tambin le permite crear informes personalizados. Puede usted crear informes personalizados partiendo de cero, o puede copiar cualquiera de los informes mencionados anteriormente en el cuadro de dialogo Informes personalizados:
Tabla 16. Informes Personalizados.

Imprimir un informe
Ahora que comprende los tipos de informes, usted puede imprimir un informe. 1. Haga clic en el men Informe y haga clic en Informes.
Figura 48. Cuadro de dilogo Informes.

2. Haga doble clic en la categora de informes que contiene el informe que quiere imprimir.
Figura 49. Cuadro de dilogo Informes generales.

3. Haga doble clic en el informe que quiera imprimir. 4. Haga clic en el botn Imprimir. 5. Realice los cambios que sean necesarios en los valores de configuracin de la impresin. 6. Haga clic en Aceptar.

Unidad 8: Personalizar Project


Utilizar campos personalizados
Aunque Project proporciona una variedad de campos tiles que puede utilizar para realizar el seguimiento de la informacin en su proyecto, usted no est limitado a estos campos predefinidos. Project tambin proporciona campos personalizados genricos que le permiten crear nuevos campos para acomodar la informacin adicional que quiera guardar en su proyecto. Esta informacin puede ser especfica de su proyecto o empresa. Usted puede insertar y mostrar campos personalizados en cualquier vista de hoja. Tambin puede insertar y mostrar campos de recursos personalizados en las vistas Uso de Recursos y Hoja de Recursos. Los campos genricos proporcionan flexibilidad y representan una variedad de tipos de campos formateados. Project proporciona 30 campos de texto personalizados, 20 campos de nmero personalizados, 20 campos de indicadores personalizados, 10 campos de comienzo y fin personalizados, 10 campos de duracin personalizados, 10 campos de fecha personalizados, 10 campos de cdigo de esquema personalizados, y 10 campos de costo personalizados. Los campos personalizados se denominan con el nombre del tipo de campo seguido de un nmero (por ejemplo, Texto1, Texto2, Texto3, y as sucesivamente). No tiene que utilizar los nombres de campo personalizados que Project asigna por defecto. Puede reemplazar el nombre del campo con un ttulo descriptivo, que Project muestra en la tabla. La siguiente tabla describe los diferentes tipos de campos que Project tiene:

Para utilizar un campo personalizado en una tabla, seleccione el campo personalizado de la lista Nombre de campo y especifique un ttulo descriptivo para la columna en el cuadro Ttulo. Una vez que haya agregado un campo personalizado a una tabla y haya comenzado a introducir datos en ese campo, puede acceder a los datos que introdujo en otras reas. Dondequiera que se le muestre una lista de nombres de campo, puede seleccionar el nombre de campo genrico (Costol, Texto1, etc.) para acceder al campo personalizado. Para insertar campos personalizados, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el .men Herramientas / Personalizar / Campos (vea la siguiente figura) 2. Activar las opciones Tareas o Recursos. 3. Seleccionar el tipo de campo. 4. Modifique los Atributos personalizados (Ninguno, Lista de valores o Frmula), Clculo de las filas de resumen de tareas y grupos (Ninguno, Resumen o Usar frmula) o Valores que mostrar. 5. Haga clic en el botn de Aceptar.
Figura 50, Cuadro de dilogo Campos personalizados.

Tabla 17. Opciones de los Campos personalizados.

Tipo de cambio

Descripcin Un campo de texto debera contener una cantidad limitada de texto, unas pocas frases como mximo. Los campos de texto habituales son descripciones de tareas y nombres de recursos. Los campos de texto se denominan Texto seguido de un nmero del al 30. Un campo de nmero puede contener un nmero, un decimal o un nmero entero. Sin embargo no puede introducir el smbolo del dlar ni cualquier otro smbolo en un campo de nmero. Los campos de nmero se denominan Nmero seguido de un nmero del 1 al 20. Un campo de marca le permite guardar un valor S o No. Por ejemplo, si una tarea requiere aprobacin, usted puede crear un campo de marca en el que puede indicar aprobacin o falta le aprobacin. Los campos de marca se denominan indicadores seguidos de un nmero del 1 al 20. Un campo de fecha le permite guardar mltiples lneas de base hasta 10 fechas distintas para una tarea. Los campos de fecha le delimitacin se denominan Comienzo y Fin seguidos de un nmero del 1 al 10. Los campos de fecha se denominan Fecha seguidos de un nmero

Texto

Nmero

Marca

Fechas

Tipo de cambio

Descripcin

del 1 al 10. Cada recurso contiene los siguientes dos campos que puede usted definir: Grupo y Definido por el Cdigo. Estos campos son tiles para usuario agrupar o dividir los recursos en categoras. Notas Cada tarea y recurso tiene un campo de notas en el que puede introducir texto largo. El cuadro Objetos en el Formulario de Tarea o Recurso le permite vincular datos de otra aplicacin de Windows. El campo Objetos indica si una tarea o recurso tiene un objeto. Un campo de costo le permite agregar nmeros que son formateados de manera automtica como moneda. Los campos de costo se denominan Costo seguidos de un nmero del 1 al 10. Un campo de duracin est formateado en minutos, horas, das, o semanas. Los campos de duracin se denominan. Duracin seguidos de un nmero del l al 10. Un cdigo de esquema le permite definir etiquetas para tareas o recursos que proporcionan una estructura diferente para su proyecto a partir de cdigos EDT o de nmeros de esquema. Por ejemplo, usted puede asignar cdigos de centros de costo en contabilidad o cdigos de puestos de trabajo utilizando cdigos de esquema personalizados. La longitud total de un cdigo de esquema puede ser de hasta 255 caracteres, y cada nivel de cdigo de

Objetos

Costo

Duracin

Cdigo Esquema

Tipo de cambio

Descripcin

esquema puede componerse de letras, nmeros, o caracteres que usted introduce y un smbolo para separar los niveles del cdigo.

Crea una vista personalizada


Project da la flexibilidad para poder crear sus propias vistas personalizadas para su proyecto. Aunque le proporciona muchas vistas predefinidas, puede que quiera realizar modificaciones en una vista existente o crear una nueva vista desde cero. Cuando usted crea una vista personalizada, puede especificar una tabla o filtro predefinidos que Project 2007 aplicar automticamente cada vez que usted seleccione la vista. Tambin puede crear vistas que utilicen tablas o filtros personalizados que haya creado usted. Si quiere utilizar una tabla o filtro personalizado, deber crear la tabla o filtro antes que la vista. Existen dos tipos de vistas: Vistas nicas Vistas combinadas Una vista nica es la que ocupa toda la ventana. Una vista combinada muestra una vista en la parte superior de la pantalla y otra vista en la parte inferior de la pantalla, generalmente, una vista combinada se compone de una vista general en el panel superior y una vista detallada en la parte inferior. Puede reconocer esta combinacin de vistas, ya que estas estn en las especificaciones de la vista Entrada de Tareas.

Una definicin de vista es bsicamente una combinacin de los siguientes componentes: Tipo de pantalla Tabla Filtro El tipo de pantalla es una de las vistas predefinidas de Project. Todas las nuevas vistas debern estar basadas en uno de estos formatos predefinidos.

Definir una vista combinada


Para definir una vista combinada, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men Ver, y haga clic en Ms vistas. 2. Haga clic en Nueva.
Figura 51. Cuadro de dilogo Definir nueva vista.

3. Haga clic en Vista combinada, y haga clic en Aceptar. 4. Project 2007 muestra el cuadro de dilogo Definicin de una vista en [Proyecto actual].
Figura 52. Cuadro de dilogo Definicin de una vista en <<Nombre de proyecto>>.

1. Escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre. 2. Haga clic en la vista que quiera en el panel superior en la lista Arriba. 3. Haga clic en la vista que quiera en el panel inferior en la lista Abajo.

Manejo del Organizador


El organizador le permite administrar los distintos objetos creados en su archivo actual para copiarlos a la plantilla (Global. MPT) o eliminarlos o renombrarlos tanto en su proyecto como de la plantilla. Para abrir el organizador realice lo siguiente: 1. Clic en el men Herramientas / Organizador (vea figura 54). 2. Seleccione la ficha con los objetos a manipular. 3. Realice cualquiera de las siguientes acciones: a. Copiar. Seleccione el objeto en la plantilla o en su archivo y haga clic en el botn Copiar. b. Cancelar. Haga clic en esta opcin para cerrar el cuadro de dilogo. c. Cambiar nombre. Seleccione el objeto en la plantilla o en su archivo y haga clic en el botn Cambiar nombre, (vea figura 53), escriba el nuevo nombre dentro del cuadro que aparece y clic en Aceptar. d. Eliminar. Seleccione el objeto en la plantilla o en su archivo y haga clic en el botn Eliminar para borrar el elemento. e. Ayuda. Haga clic en este botn para desplegar la ayuda del Organizador.
Figura 53. Cuadro de dilogo Cambiar nombre.

Figura 54. Cuadro de dilogo Organizador.

Compartir recursos
Cuando comparta recursos con otros proyectos, desear obtener peridicamente la informacin ms reciente del fondo de recursos, para mantener actualizada la informacin acerca de los recursos de su proyecto; lo que incluye informacin sobre recursos especficos, como costos, grupo, notas, direccin de correo electrnico, capacidad mxima y disponibilidad, entre otros. El fondo de recursos se actualiza automticamente con los cambios nada ms abrir el archivo que comparte. Si lo mantiene abierto, slo tiene que actualizar el archivo para que se muestren los ltimos cambios. Si utiliza recursos de empresa, la informacin de dichos recursos, como asignaciones, programaciones y costos, se actualiza automticamente a medida que trabaja con las tareas y las asignaciones de recursos. No tiene que actualizar la informacin manualmente. Si ha asignado los mismos recursos en ms de un proyecto o tiene recursos compartidos en varios proyectos, puede combinar toda la informacin de recursos en un fondo de recursos. Si desea utilizar recursos existentes en el fondo de recursos de empresa, no tendr que crear un nuevo fondo de empresa o proyecto compartidor; el Administrador ya ha preparado los recursos de empresa para su organizacin. 1. Abra los proyectos que contengan los recursos que desea combinar en un nuevo fondo de recursos en la vista Hoja de recursos. 2. Compruebe el nombre de los recursos de cada proyecto para asegurarse de que no hay diferentes nombres de recursos en diferentes proyectos, por ejemplo MarioC y MCamarena, y resuelva los conflictos que hubiera. 3. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. 4. Haga clic en Guardar.

5. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar el fondo de recursos. 6. En el cuadro Nombre de archivo escriba un nombre de proyecto para el fondo de recursos que indique de forma clara que se trata de un fondo de recursos, por ejemplo, FondoRecursos y, a continuacin, haga clic en Guardar. 7. En el men Ventana, haga clic en el primer proyecto cuyos recursos desea copiar al fondo de recursos. 8. En el men Herramientas, elija Compartir recursos y, a continuacin, haga clic en Compartir recursos. 9. Haga clic en Utilizar recursos y, a continuacin, en el cuadro de, haga clic en el nombre del proyecto del fondo de recursos. 10. En caso de conflicto con la informacin de recursos o calendarios, elija el archivo de proyecto que debe tener prioridad si entra en conflicto con la informacin sobre recursos, como calendarios, tasas, disponibilidad y campos personalizados.
Figura 55. Cuadro de dilogo Compartir recursos.

11. Seleccione El fondo de recursos tiene prioridad si la informacin del proyecto del fondo de recursos debe sobrescribir la informacin en conflicto del proyecto compartidor. Por ejemplo, si el recurso con el nombre JuliaC tiene una capacidad mxima del 100% en el proyecto compartidor, este mismo recurso tiene una capacidad mxima del 75% en el proyecto del fondo de recursos y se indica que el fondo tiene prioridad, se conserva el valor del 75%

como capacidad mxima para JuliaC. Se selecciona esta opcin de forma predeterminada. 12. Seleccione El proyecto compartidor tiene prioridad si la informacin del archivo del proyecto que comparte los recursos debe sobrescribir la informacin en conflicto del fondo de recursos y otros proyectos compartidos. Por ejemplo, si JuliaC tiene una tasa estndar de $50 en el proyecto compartidor, este mismo recurso tiene una tasa estndar de $45 en el proyecto del fondo de recursos y se indica que el proyecto compartidor tiene prioridad, se conserva el valor de 50 como tasa estndar para JuliaC. NOTA. La informacin sobre recursos de cada proyecto se agrega al nuevo fondo de recursos y est disponible en cada proyecto compartidor cuando se comparte. 1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Compartir recursos. 2. Haga clic en Guardar. 3. Repita los pasos 7-12 para cada proyecto que desee conectar al fondo de recursos. 4. En el men Ventana, haga clic en el proyecto del fondo de recursos y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Crear un plan maestro


Administrar un proyecto puede ser un proceso relativamente fcil, pero monitorear mltiples planes de trabajo se vuelve un proceso complicado. Para ello puede adminstralos a travs de un proyecto principal que contiene otros proyectos, conocidos como Proyectos Insertados o Subproyectos, tambin se denominan Proyectos Consolidados. Para crear un plan maestro, realice los siguientes pasos:

1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desea insertar el proyecto. NOTA: Un proyecto se puede insertar en cualquier nivel del esquema del proyecto principal. 3. En el men Insertar, haga clic en Proyecto.

Figura 56. Cuadro de dilogo Insertar proyecto.

4. Utilizando el cuadro de dilogo Insertar proyecto navegua hasta localizar el proyecto a insertar.

5. Haga clic en el proyecto que desea insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar. Para insertar varios proyectos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los proyectos en el orden en que desea insertarlos. Para ver archivos de Project 2007 guardados en una base de datos, haga clic en Bases de datos de Project en el cuadro Tipo de archivo. Para insertar un proyecto en formato de slo lectura, haga clic en la flecha del botn Insertar y, a continuacin, en Insertar slo lectura. 6. Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del proyecto original o que los cambios del subproyecto se muestren en el proyecto original, desactive la casilla de verificacin Vincular al proyecto. 7. Si consolida proyectos que contienen recursos con el mismo nombre y desea eliminar los nombres de recursos duplicados, desactive la casilla de verificacin Vincular al proyecto. La primera instancia de un nombre de recurso y su correspondiente informacin, como tasas de pago y calendarios de recursos, sobrescribir la segunda instancia y las posteriores. Debido a que los subproyectos no estn vinculados a sus archivos de origen, no podr actualizar el archivo de proyecto original con los cambios realizados en el subproyecto del proyecto principal. 8. Haga clic en Insertar. Despus de haber insertado un subproyecto puede mostrar las subtareas ocultas de dicho subproyecto si hace clic en el smbolo de esquema de la subtarea, el signo ms que aparece delante del nombre de la subtarea.

Anexo 1 Tipos de tareas


Regresar al tipo de tareas. El comportamiento de Project cuando una tarea se establece como tipo Duracin fija, Trabajo fijo Unidades fijas + Condicionada por el esfuerzo, cambia cuando se agregan ms recursos de trabajo a la tarea. En la informacin siguiente fuimos recopilamos los resultados en cada caso, fuimos estableciendo los diferentes tipos y agregamos los recursos. 1. Duracin Fija Al agregar un segundo recurso deja al 100% los porcentajes de las unidades y aumenta el trabajo. Opciones de la etiqueta inteligente: a) Reducir la duracin y mantener el trabajo constante. b) Aumentar el trabajo y mantener la duracin constante. (default) c) Reducir la capacidad mxima de los recursos. d) Mostrarme ms detalles. 2. Duracin Fija + condicionada por el esfuerzo: Al agregar un segundo recurso cambia los porcentajes de las unidades a 50%. Opciones de la etiqueta inteligente: a) Reducir la duracin y mantener el trabajo constante. b) Aumentar el trabajo y mantener la duracin constante. c) Mostrarme ms detalles. (default) 3. Trabajo fijo: Al agregar un segundo recurso deja al 100% los porcentajes de las unidades y cambia la duracin de la tarea a la mitad. Opciones de la etiqueta inteligente: a) Reducir la duracin y mantener el trabajo constante. (default) b) Aumentar el trabajo y mantener la duracin constante. c) Reducir la capacidad mxima de los recursos. d) Mostrarme ms detalles.

4. Unidades fijas: Al agregar un segundo recurso deja al 100% los porcentajes de las unidades y aumenta el trabajo. Opciones de la etiqueta inteligente: a) Reducir la duracin y mantener el trabajo constante. b) Aumentar el trabajo y mantener la duracin constante. (default) c) Reducir la capacidad mxima de los recursos. d) Mostrarme ms detalles. 5. Unidades fijas + condicionada por el esfuerzo: Al agregar un segundo recurso deja al 100% los porcentajes de las unidades y reduce la duracin a la mitad. Opciones de la etiqueta inteligente: a) Reducir la duracin y mantener el trabajo constante. (default) b) Aumentar el trabajo y mantener la duracin constante. c) Reducir la capacidad mxima de los recursos. d) Mostrarme ms detalles.

Anexo 2 Opciones del cuadro de dilogo Redistribucin


Volver a Redistribuir recursos. Utilice el cuadro de dilogo Redistribuir recursos para establecer las preferencias sobre la forma en que desea redistribuir (redistribuir: resolver conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas. Cuando Project redistribuye un recurso, las asignaciones seleccionadas del recurso se distribuyen y se vuelven a programar.) los recursos. Utilice tambin este cuadro de dilogo para iniciar el proceso de redistribucin. Microsoft Office Project redistribuye los recursos sobreasignados (sobreasignacin: el resultado de asignar ms tareas a un recurso de las que puede realizar en el perodo laborable disponible.) retrasando (retraso: espacio de tiempo entre el comienzo programado de una tarea y el momento en que realmente se debera comenzar a trabajar en la tarea. Suele utilizarse para resolver casos de sobreasignacin de recursos. Existen dos tipos de retrasos: retraso de asignacin y retraso de redistribucin.) y dividiendo tareas (tarea dividida: tarea cuya programacin se interrumpe. Por ejemplo, una tarea de dos das que no requiere un trabajo continuo se puede dividir de forma que el primer da de trabajo se programe para el lunes y el segundo para el jueves.), segn los criterios que establezca en este cuadro de dilogo. Puede: Especificar si desea que Project redistribuya automticamente (en cuanto detecta una sobreasignacin) o manualmente (slo al hacer clic en Redistribuir ahora). Indicar cunto se tiene que sobreasignar un recurso (por ejemplo, una hora, un da o una semana) antes de redistribuirlo. Establecer los criterios para el orden en que se deben revisar las tareas para sobreasignaciones y redistribucin. Seccin Redistribucin

Automtica Redistribuye los recursos en cuanto cambia una tarea o un recurso de modo que se produzca una sobreasignacin. Esto sucede cuando Project est configurado en modo Clculo automtico, que es el predeterminado. Si Project est configurado en Clculo manual, los recursos se redistribuyen cuando se ejecuta el comando Calcular ahora. Para configurar el modo de clculo, haga clic en Opciones en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Clculo. Si el proyecto es grande, la redistribucin automtica podra ralentizar el trabajo en la programacin. Si elige esta opcin, desactive la casilla de verificacin Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir. Esta casilla de verificacin est activada de forma predeterminada, pero cuando se realiza la redistribucin automtica, borrar valores puede afectar notablemente al rendimiento de la programacin. Manual Permite controlar cundo redistribuye Project los recursos. Con la redistribucin manual, la redistribucin de recursos slo se realiza al abrir el cuadro de dilogo Redistribuir recursos y hacer clic en Redistribuir ahora. sta es la opcin predeterminada. Buscar sobreasignaciones con el criterio Establece el punto en que desea que intervenga la redistribucin. Haga clic en un perodo de tiempo para establecer la sensibilidad con la que la redistribucin reconocer las sobreasignaciones. Dependiendo del perodo de tiempo que elija, un recurso podra aparecer sobreasignado, pero no se muestra en rojo con el indicador de redistribucin. Por ejemplo, suponga que tiene dos tareas de 1 da que comienzan y terminan en la misma fecha asignadas al mismo recurso. Tcnicamente el recurso est sobreasignado en 8 horas. Si establece el perodo de sobreasignacin en Por das, este recurso se marcara como sobreasignado y sera redistribuido. Sin embargo, si establece el perodo de sobreasignacin en Por semanas y, si este recurso tiene una disponibilidad normal de 40 horas a la semana, el recurso no se marcara como sobreasignado y no se redistribuira. Esto se debe a que el trabajo total de 16 horas no excede la disponibilidad del recurso de 40 horas a la semana.

Perodos de tiempo
Por minutos Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de un minuto de trabajo programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad normal del recurso.

Por horas Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de una hora de trabajo programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad normal del recurso. Por das Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de un da de trabajo programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad normal del recurso. Por semanas Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de un semana de trabajo programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad normal del recurso. Por meses Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de un mes de trabajo programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad normal del recurso. sta es la configuracin predeterminada. Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir Indica que cualquier retraso especificado previamente como resultado de una redistribucin o de escribir manualmente un retraso de redistribucin se borrar antes de realizar la siguiente operacin de redistribucin. Si ha seleccionado la opcin de clculo Automtica, es mejor desactivar la casilla de verificacin Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir. Esto mejora el rendimiento del clculo de la programacin y tambin permite realizar la redistribucin de forma incremental. Es decir, las tareas que ya se han redistribuido se quedan como estn y slo se volvern a programar las nuevas sobreasignaciones. Esta casilla de verificacin est activada de forma predeterminada.

Seccin mbito de la redistribucin


Utilice esta seccin para especificar si desea redistribuir todo el proyecto o slo aquellas tareas que caen dentro de un intervalo de fechas especfico. Redistribuir el proyecto completo Especifica que los recursos sobreasignados se deben redistribuir en toda la duracin del proyecto. Redistribuir desde y hasta Especifica el intervalo de fechas en que redistribuir los recursos. En el cuadro Desde, escriba la fecha de inicio. En el cuadro Hasta, escriba la fecha de fin. Al establecer un intervalo de fechas para la redistribucin, puede evitar redistribuir un intervalo de fechas en el proyecto en el que los resultados nivelados son

satisfactorios como estn.

Seccin Resolver sobreasignaciones


Orden de redistribucin Especifica el orden en que desea que Project retrase o divida tareas que tengan sobreasignaciones, Despus de que Project determine qu tareas estn provocando la sobreasignacin y qu tareas puede retrasar, utiliza el orden que especifique. Especifique prioridades (prioridad: indicador de la importancia y disponibilidad de una tarea para la redistribucin (es decir, para resolver los conflictos y las sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas). Las tareas con la prioridad ms baja se retrasan o dividen en primer lugar.) para tareas en el cuadro de dilogo Informacin de tarea. Haga clic en la ficha General y, a continuacin, escriba un valor en el cuadro Prioridad. Elija de 0 a 1000, siendo 0 la prioridad ms baja y 1000 la ms alta (tiene el efecto de no redistribuir). La prioridad predeterminada es 500. Si est trabajando con recursos en varios proyectos, tambin puede establecer prioridades de proyectos en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto y, a continuacin, escriba un valor en el cuadro Prioridad.

Opciones del orden de redistribucin


Slo identificador Project retrasa las tareas segn sea necesario a partir de los nmeros de identificador ms altos antes de considerar otros criterios. Estndar Project busca relaciones predecesoras (predecesora: tarea que debe comenzar o finalizar antes de que otra tarea comience o finalice.), demora (margen de demora: perodo de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas o a la fecha de fin del proyecto. La demora permisible es el perodo de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso para otra tarea. El margen de demora total es el perodo de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de fin del proyecto.) (una tarea con ms tiempo de demora total se retrasa primero), fechas (una tarea con una fecha de comienzo posterior se retrasa primero), prioridades y delimitaciones (delimitacin: restriccin establecida en la

fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) para determinar si las tareas se deben redistribuir y cmo. Este valor es el predeterminado. Prioridad, estndar Project busca primero prioridades y despus relaciones (dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].) predecesoras, demora, fechas y delimitaciones para determinar si las tareas se deben redistribuir y cmo. Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible Evita que se retrase la fecha de fin del proyecto. En muchos proyectos, sin embargo, a menos que haya mucha demora integrada, con esta configuracin no ver un cambio significativo despus de la redistribucin. Esta casilla de verificacin est desactivada de forma predeterminada. La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales Permite que la redistribucin ajuste cundo un recurso trabaja en una tarea independientemente de otros recursos que trabajan en la misma tarea. Es una configuracin general para todas las tareas y est seleccionada de forma predeterminada. Si desea permitir la redistribucin en asignaciones individuales para tareas especficas de modo selectivo, puede agregar el campo Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y, a continuacin, establecer el campo en S o No. La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante Permite que la redistribucin interrumpa tareas creando divisiones en el trabajo restante en tareas o asignaciones. Es una configuracin general para todas las tareas y est seleccionada de forma predeterminada. Si desea permitir la divisin del trabajo restante para tareas especficas, puede agregar el campo Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y, a continuacin, establecer el campo en S o No. Redistribuir tareas con recursos propuestos Incluye tareas utilizando recursos propuestos as como recursos confirmados en el proceso de redistribucin. De forma predeterminada, esta casilla de verificacin est desactivada, lo que indica que los recursos propuestos

no s toman en consideracin al redistribuir.

Botones de comando
Borrar redistribucin Quita el retraso de redistribucin y cualquier divisin creada por la redistribucin. Redistribuir ahora Comienza la redistribucin de recursos retrasando o dividiendo tareas o asignaciones para eliminar conflictos de recursos. Si redistribuye en una vista de recursos, el cuadro de dilogo Redistribuir ahora aparece en primer lugar, de modo que puede elegir si desea redistribuir todos los recursos o los seleccionados. Notas Cuando se inicia la operacin de redistribucin, Project comprueba cada uno de los recursos. Si un recursos est sobreasignado, Project busca las tareas que provocan la sobreasignacin e identifica cules de dichas tareas se pueden retrasar. Project no retrasa tareas que tengan: Una delimitacin Debe comenzar el o Debe finalizar el. Una delimitacin de Lo ms tarde posible, si este proyecto se est programando a partir de la fecha de comienzo. Una delimitacin de Lo antes posible, si este proyecto se est programando a partir de la fecha de fin. Una prioridad de 1000, que significa no redistribuir. Una fecha de comienzo real (real: informacin que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el da en que ha comenzado la tarea realmente.). No obstante, siempre que la casilla de verificacin La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante est activada, cualquier trabajo restante se puede dividir para redistribucin. Despus de determinar qu tareas se pueden retrasar, Project escoge las tareas que se retrasarn segn las dependencias de tareas, la fecha de comienzo, la prioridad y las delimitaciones. Para revisar los cambios que la redistribucin ha hecho en las tareas, en el men Ver, haga clic en Ms vistas. Haga clic en Gantt de redistribucin y, a continuacin, en Aplicar. Revise las tareas en la vista Gantt de redistribucin para ver los resultados de la redistribucin y ver cunto retraso ha agregado a

las tareas la redistribucin. Normalmente, cuando se retrasa una tarea, ya sea mediante la redistribucin de recursos o agregando retraso manualmente, si hace clic en Borrar redistribucin en el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, se elimina dicho retraso. Sin embargo, suponga que una tarea se divide o retrasa como resultado de la redistribucin y a continuacin se establece seguidamente una prioridad de 1000 (que significa no redistribuir) en dicha tarea. Si hace clic en Borrar redistribucin en el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, no se elimina el retraso o la divisin redistribuidos.

Fuente: Ayuda de Microsoft Project 2007.

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