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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa Universidad Nacional Experimental Politcnica De La Fuerza Armada

Extensin Gucara.

DISEO DE UN MODELO GESTOR DE INSCRIPCIONES BASADO EN EL PLAN DE ESTUDIO EN LA WEB PARA LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA EXTENSIN GUACARA, UBICADO EN LA COMUNIDAD DE LOMA LINDA

Tutor Acadmico: Lic. Henry Coello Tutor Comunitario: Mayor. Betzi Alemn Servidores Comunitarios: Padrino Angelibel C.I: V- 19525917 Sequera Olga C.I: V- 19723197 Rodrguez Edgardo C.I: V- 19919834 Rodrguez Marian Romero Leonardo Sarmiento Daniel C.I: V- 19668268 C.I: V- 19588144 C.I: V- 18866745

Tariffa Karlanis C.I: V- 19861413 Ing. Telecomunicaciones Grupo: 28

Gucara, Mayo de 2011.

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES COORDINACIN DE EXTENSIN SERVICIO COMUNITARIO NCLEO CARABOBO

APROBACIN DEL TUTOR

Yo, Henry Coello, portador de la C.I.N 4.466.106, en mi carcter de Tutor (a) Acadmico(a), del Proyecto titulado, Diseo de un modelo gestor de inscripciones basado en el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Extensin Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda. Presentado por los Bachilleres: 1. Padrino Angelibel
3. Rodrguez Marian 4. Romero Leonardo 5. Sarmiento Daniel 6. Sequera Olga 7. Tarriffa Karlanis

C.I: 19525917 C.I: 19668268 C.I: 19588144 C.I: 18866745 C.I: 19723197 C.I: 19861413

2. Rodrguez Edgardo C.I: 19919834

Cursantes de la carrera Ingeniera de Telecomunicaciones, Semestre IX, Secciones G002-D, G003-D, G004-D, considero que dicho proyecto cumple con los requisitos solicitados por la Coordinacin de Servicio Comunitario para su aprobacin. ____________________________ Tutor Acadmico

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES COORDINACIN DE EXTENSIN SERVICIO COMUNITARIO NCLEO CARABOBO

APROBACIN DEL TUTOR

Yo, Betzi Aleman, portador de la C.I.N 6.154.981, en mi carcter de Tutor (a) Comunitario, del Proyecto titulado, Diseo de un modelo gestor de inscripciones basado en el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Extensin Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda. Presentado por los Bachilleres: 8. Padrino Angelibel
10. Rodrguez Marian 11. Romero Leonardo 12. Sarmiento Daniel 13. Sequera Olga 14. Tarriffa Karlanis

C.I: 19525917 C.I: 19668268 C.I: 19588144 C.I: 18866745 C.I: 19723197 C.I: 19861413

9. Rodrguez Edgardo C.I: 19919834

Cursantes de la carrera Ingeniera de Telecomunicaciones, Semestre IX, Secciones G002-D, G003-D, G004-D, considero que dicho proyecto cumple con los requisitos solicitados por la Coordinacin de Servicio Comunitario para su aprobacin. ____________________________ Tutor Comunitario

INDICE Pag. Carta de Aprobacin del Tutor Academico Carta de Aprobacin del Tutor Comunitario Carta de Presentacin del Tutor Academico Carta de Presentacin del Tutor Comunitario Institucion Beneficiada CAPTULO I Planteamiento del Problema Justificacin Objetivo General Objetivos Especficos Metas Cobertura Geogrfica y Poblacional Actividades y Tareas Recursos Tiempo Cronograma de Actividades CAPITULO II Resultados Obtenidos Descripcin de las Actividades Realizadas Poblacin Beneficiada Impacto Generado en la Comunidad Aportes del Proyecto Conclusiones 2 3 6 7 8 9 9 18 24 24 25 26 27 29 30 31 33 33 33 35 36 36 39

Recomendaciones Bibliografia Anexos Anexo A: Mapa de Ubicacin Geografica Anexo B: Diagnostico de la Situacin Actual Anexo C: rbol del Problema Anexo D:Instrumentos Utilizados Anexo E: Fotografias durante la Ejecucion del Proyecto

41 42 43 44 46 48 50 94

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES DIRECCION DE EXTENSIN SERVICIO COMUNITARIO

CARTA DE PRESENTACIN DEL TUTOR ACADMICO Quien suscribe, Henry Coello, portador(a) de la Cdula de

Identidad N 4.466.106, he decidido aceptar la tutora del Proyecto Social Comunitario Diseo de un modelo gestor de inscripciones basado en

el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Extensin Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda. Ante la solicitud realizada por los estudiantes pertenecientes al semestre IX, del programa de Trabajo Comunitario, los cuales son:
APELLIDOS Y NOMBRES Padrino Angelibel Rodrguez Edgardo Rodrguez Marian Romero Leonardo Romero Leonardo Sequera Olga Tarriffa Karlanis C.I 19525917 19919834 19668268 19588144 19588144 19723197 19861413 FIRMA

Carabobo, Mayo de 2011 _____________________ Tutor Acadmico REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES DIRECCION DE EXTENSIN SERVICIO COMUNITARIO

CARTA DE PRESENTACIN DEL TUTOR COMUNITARIO Quien suscribe, Betzi Alemn, portador(a) de la Cdula de

Identidad N 6.154.981, he decidido aceptar la tutora del Proyecto Social Comunitario titulado Diseo de un modelo gestor de inscripciones basado en el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada

Extensin Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda. Ante la solicitud realizada por los estudiantes pertenecientes al semestre IX, del programa de Trabajo Comunitario, los cuales son:
APELLIDOS Y NOMBRES Padrino Angelibel Rodrguez Edgardo Rodrguez Marian Romero Leonardo Romero Leonardo Sequera Olga Tarriffa Karlanis C.I 19525917 19919834 19668268 19588144 19588144 19723197 19861413 FIRMA

Carabobo, Mayo de 2011 _____________________ Tutor Comunitario

Institucin Beneficiada.

Institucin: Universidad Nacional Experimental Politecnica de la Fuerza Armada Nacional, (U.N.E.F.A) Extension Guacara. Direccin: Carretera Nacional San Juaquin Sector Loma Linda Responsable: Henry Coello.

Cargo: Jefe de Control de Estudios

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

El mundo de hoy, est inmerso en una nueva revolucin tecnolgica basada en la informtica, que encuentra su principal impulso en el acceso y en la capacidad de procesamiento de informacin sobre todos los temas y sectores de la actividad humana. Ha contribuido a que culturas y sociedades se transformen aceleradamente tanto econmica, como social y polticamente, con el objetivo fundamental de alcanzar con plenitud sus potencialidades.

Si tomamos en cuenta el gran avance que se ha desarrollado en el campo de la informtica, esto nos llevara directamente a la palabra clave comunicacin, dando como resultados una mejor manera de trabajar fcil y rpido desde cualquier punto en el que nos encontremos, liberando as al hombre y abriendo nuevas posibilidades de aprendizaje, decreciendo las tareas y rutinas que da a da nos afectan de manera considerable y no nos permite crear nuevas formas de desarrollo y conocimientos.

La falta de conocimiento tecnolgico esta correlacionado con los usuarios, mas no con la tecnologa ya que desconocemos el uso correcto, las ventajas y desventajas que nos ofrecen las herramientas de comunicaciones, es por esto que la desinformacin de los nuevos avances que manejamos hoy en da nos aleja de mejores referencias de formacin para distintos entes sociales, ya que a medida que la sociedad vaya ajustndose a las nuevas innovaciones y concordndose a las nuevas tcnicas, las gestiones manuales poco a poco irn careciendo de importancia dentro de la cualquier proceso prctico.

Dicho campo de investigacin se encuentra en la actualidad fuertemente consolidado a nivel internacional. Las universidades, administraciones pblicas, asociaciones e instituciones de diferente mbito, se preocupan por ofrecer cursos, asignaturas y programas sobre los aspectos sociales de la ciencia y la tecnologa, un ejemplo significativo de instituciones pblicas en nuestro pas; que han afianzado conocimientos en gran manera a ciudadanos(as), es el caso del instituto nacional de capacitacin y educacin socialista (INCES) y la fundacin Universidad de Carabobo (FUNDAUC), que a lo largo de aos de enseanza pueden dar un prototipo de formacin y preparacin en cualquier mbito educativo.

Existen numerosos proyectos relacionados con la formacin universitaria que tratan de adoptar un enfoque social en la enseanza de las ciencias.

Hoy en da, son muchos los pases que incluyen en sus universidades objetivos y contenidos que tratan de contextualizar ms socialmente la enseanza de las ciencias. Se pretende formar a los estudiantes para que sepan desenvolverse en un mundo impregnado por los desarrollos cientficos y tecnolgicos, para que sean capaces de adoptar actitudes responsables y tomar decisiones fundamentadas frente a esos desarrollos y sus consecuencias. Todo ello pone de manifiesto lo mucho que se ha avanzado en este campo. As, en la educacin cientfica, diversas investigaciones han sealado la existencia de numerosos problemas en este mbito, y se ha puesto de manifiesto la necesidad de implicar a los estudiantes en los procesos de cambios tecnolgicos.

Es por esto que a nivel de educacin universitaria debemos acoplarnos a los avances de las comunicaciones y la tecnologa, donde es importante destacar que algunas universidades cuentan con dicha implementacin tecnolgica. a nivel nacional aun no

Es de notable valor resaltar como estudiantes de nivel superior, desconocen el uso de dichas aplicaciones tecnolgicas como por ejemplo el internet; es de gran ayuda, ya que a travs de l podemos suministrar

nuestros conocimientos previamente correlacionado con el abastecimiento de informacin por parte del docente en el aula. Por tanto, es conveniente indagar sobre que tan equipados estn los estudiantes universitarios con las habilidades tecnolgicas necesarias para desenvolverse en los estudios universitarios actuales y en un futuro empleo.

Con relacin a lo anterior se suma la necesidad de facilitar a los estudiantes y comunidad educativa en general; la rapidez y accesibilidad a una herramienta de suma importancia. Entre los usos ms comunes utilizados por parte de los alumnos en cuanto a las tecnologas tenemos:

Facilidad a la previa preparacin de exposiciones, mediante diapositivas visualizadas a travs de un video beam. Realizacin de trabajos y proyectos mediante aplicaciones de software. Investigaciones amplias en la web para expandir conocimientos.

As mismo destacar los equipos de mayor utilidad dentro de instituciones educativas universitarias: Computadoras Impresoras y fotocopiadoras Video beam Internet

A este propsito la gran ayuda que generan las nuevas aplicaciones tecnolgicas a un entorno social (universidad), debemos destacar las tareas

manuales que pueden ser suplidas por equipos de comunicaciones dentro del rea administrativa de dicha institucin, como lo son:

Inscripciones del alumnado (tema principal), Control de personal docente, administrativo y personal de mantenimiento, Manejo de procedimientos administrativos y otras actividades relevantes que pueden ser sustituidas por estas herramientas tcnicas.

Al respecto conviene decir que al llegar a este punto una de las problemticas que solventa la tecnologa en una institucin universitaria es el proceso de inscripcin. Encaja distinguir con todo y lo anterior, el caso que presenta la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Ncleo Gucara, la cual actualmente carece de herramientas tecnologas necesarias para facilitar las labores requeridas dentro de los departamentos administrativos, funcionando de forma manual y originando lentitud en la realizacin de reportes, duplicacin de inscripciones y demoras en la asignacin de secciones, el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal.

Para poder profundizar en el problema resaltante que acarrea dicha entidad es relevante tener nocin de lo que es un proceso de inscripcin:

Un

proceso

de

inscripcin

segn

nuestros

conocimientos

experiencias adquiridas a lo largo de nuestros estudios en esta universidad, es aquel que se lleva a cabo a travs de una verificacin en la totalidad de

los documentos de un individuo dentro de una institucin, donde son recolectados los datos mediante una ficha denominada libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y anexar los documentos exigidos, o que para la fecha correspondiente son de suma importancia.De acuerdo con esto debemos describir el proceso de inscripcin que conlleva la UNEFA. Este se encuentra enmarcado en el estricto caso en el que se encuentre el estudiante, ser un proceso distinto para los alumnos de nuevo ingreso, regulares o en situacin de desfasados.

Teniendo en cuenta que dicha institucin se caracteriza por llevar a cabo este tipo de actividades de forma manual, debemos describir cada uno de ellos de manera objetiva. Iniciando as con la descripcin de que es un alumno desfasado:

Alumnos desfasados: Alumno inscrito oficialmente en la UNEFA, que tienen reprobada(s) contemplada(s) complementarias. en y el pendiente(s) plan de alguna(s) estudio asignatura(s) las incluyendo

Este procedimiento se determina como el ms complicado tanto para los estudiantes como para la coordinacin y secretaria de dicha institucin, ya que estos alumnos deben realizar el anlisis en el llenado de planillas de la siguiente manera: el estudiante debe requerir un formato facilitado por la coordinacin, y a su vez solicitar la apertura de una materia por formato tomando en cuenta el pensum al que el estudiante pertenece, y verificar cuidadosamente si se excede en unidades de crdito.

Seguidamente debemos de igual manera conocer que es un alumno regular:

Alumnos regulares: Alumno inscrito oficialmente en la UNEFA y que tienen aprobadas la totalidad de las asignaturas contempladas en el plan de estudio incluyendo las complementarias.

Estos estudiantes deben realizar la entrega de fotocopia de la cedula al coordinador de carrera, para luego realizar la asignacin de seccin. Ambos procesos se realizan de forma manual tomando en cuenta que el coordinador de carrera recibe a cada alumno con sus respectivas planillas, lo que conlleva a que este lapso de tiempo se torne sumamente lento y tedioso.

En consecuencia dicho proceso se desarrolla durante 3 semanas aproximadamente, por lo que genera el retraso del periodo semestral, ya que mientras se canaliza la inscripcin, las clases han iniciado, y los alumnos se incorporan a su respectiva seccin asignada con contenidos y perdidas en las clases regulares. acumulacin de

A su vez, tomando en cuenta la poca informacin del manejo de mtodos tecnolgicos que sufre actualmente la UNEFA ncleo Gucara; debemos analizar que si bien un portal que nos facilite las inscripciones dentro de la institucin es una iniciativa mucho ms rpida y confiable para los estudiantes, de igual manera debemos atribuir los posibles problemas que pueden subsistir durante el proceso, como por ejemplo:

Notas erradas: Son aquellos reclamos relacionados con calificaciones emitidas por la secretara de la universidad y que por apreciacin del estudiante este indique que existe un error en las mismas.

Pensum: Son reclamos relacionados con errores que afecten el plan de carrera del estudiante, referente a sus asignaturas es decir pensum de estudio, teniendo en cuenta las diferentes materias en distintos casos de carreras dentro la institucin.

Y muchos otros que pueden generarse en el transcurso por falta de informacin o bien sea desconocimientos del manejo de la pagina web, as pues en conjunto de una pgina de inscripcin debe haber un portal alterno que le permita al alumno resolver su posible inconveniente en pocas horas, ya que la propia pgina le facilitara una oficina virtual de reclamo para que el estudiante haga constar su problema y poder solventarlo con la mayor rapidez posible.

Oficina virtual de reclamo y solicitudes: es una ventana alterna dentro de la misma pgina web en la que se est manipulando, que facilita a la persona poder exponer su inconveniente, en este caso a la secretaria de dicha universidad y as esta pueda tener conocimiento de los posibles errores administrativos y solventar o guiar a la persona y encontrar una solucin rpida y concisa tanto para el estudiante como para la institucin.

Por esta razn se plantea el modelo de un Plan de Estudios para las inscripciones de estudiantes de la UNEFA Ncleo Gucara y a su vez una

oficina virtual de reclamos que en conjunto puedan suscitar problemas que actualmente se presentan dentro de la institucin, teniendo en cuenta las siguientes incgnitas: La propuesta de un modelo de plan de estudios, es oportuna y confiable para el proceso de inscripcin semestralmente? Estn capacitados los alumnos de la UNEFA para manipular un portal o pagina web para realizar el proceso de inscripcin ms fcil y confiable? Contribuye una oficina virtual de reclamos anexa a la pgina web de inscripciones para facilitar los inconvenientes durante dicho proceso a los estudiantes de la UNEFA?

JUSTIFICACION.

Los sistemas de gestin de inscripciones son aplicaciones que permiten a la comunidad estudiantil, generalmente de educacin superior, realizar la suscripcin de las materias o semestres a ser cursados por cada uno de sus miembros durante un periodo acadmico determinado.

Si bien algunas caractersticas de estos sistemas dependen de las necesidades de la institucin, un sistema de inscripciones debe caracterizarse por permitir a sus usuarios un fcil acceso, sin importar su ubicacin geogrfica o las caractersticas tcnicas del equipo utilizado para ingresar a la aplicacin. Cabe mencionar cuatro atributos de un sistema que resultan primordiales: accesibilidad, facilidad de uso, robustez y seguridad.

Este proyecto, se realizara con la finalidad de proponer un modelo de plan de estudios el cual pretende orientar y agilizar el proceso semestral de

inscripcin a travs de una aplicacin tecnolgica basada en el uso de internet, que le facilitara tanto al estudiante como a la universidad el ciclo de inscripcin, de igual forma como todo sistema de gestin, tambin contara con un modulo de reclamo u oficina virtual de reclamos y solicitudes, todo ello con la intensin de proporcionar al estudiante un espacio, en donde pueda objetar cualquier incidencia que presente en cuanto a sus cargas acadmicas o situacin dentro de la institucin.

El proyecto se fundamenta en la Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educacin Superior, en sus artculos 4, donde se menciona: Artculo 4. Definicin. A los efectos de esta Ley, se entiende por Servicio Comunitario, la actividad que deben desarrollar en las comunidades los estudiantes de educacin superior que cursen estudios de formacin profesional, aplicando los conocimientos cientficos, tcnicos, culturales, deportivos y humansticos adquiridos durante su formacin acadmica, en beneficio de la comunidad, para cooperar con su participacin al cumplimiento de los fines del bienestar social, de acuerdo con lo establecido en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y en esta Ley.

A travs de esta medida podemos difundir nuestro proyecto como parte de un desarrollo para las instituciones educativas, y a partir de la aplicacin de los conocimientos acadmicos adquiridos, promover el uso de las herramientas tecnologas de informacin y comunicacin, respondiendo a las necesidades sociales e institucionales, as como tambin la culturizacin de los ciudadanos en materia tecnolgica.

Tambin basamos el presente proyecto en el cumplimiento de los artculos 11 y 44 del Reglamento del Servicio Comunitario del Estudiante de la Universidad Nacional Experimental Politcnica De la Fuerza Armada Nacional (UNEFA), en donde se establece:

Articulo 11. Del Servicio Comunitario. El cumplimiento del Servicio Comunitario es un requisito de carcter obligatorio para la obtencin del ttulo profesional, a nivel de Licenciatura, Ingeniera o su y equivalente no es y de Tcnico por las Superior prcticas Universitario, sustituido

profesionales y pasantas, incluidas en los planes de estudio de las carreras que ofrece la UNEFA.

Articulo 44. Los proyectos para cumplir con el Servicio Comunitario debern ser formulados respondiendo a las necesidades de las comunidades, ofreciendo soluciones factibles, viables, vinculadas y articuladas de manera metodolgica con los planes de desarrollo comunal, municipal, estadal y nacional.

Debemos enfatizar en estos artculos ya que a travs de ellos podemos aportar en el desarrollo de capacidades y competencias humanas, satisfacer necesidades sociales, mejorar las condiciones de vida de una poblacin y sobre todo es determinante profesional. para la obtencin de un ttulo

Resulta oportuno, abordar la necesidad de una comunidad estudiantil, donde su principal problema es la sistematizacin de procesos y solicitudes acadmicos dentro de la institucin, por ello tomamos a esta como la comunidad a beneficiar, mediante un proyecto que generara tanto un avance tecnolgico, como desarrollo social entre los ciudadanos y ciudadanas que conforman esta casa de estudios.

Nuestro propsito va ms all de un cumplimiento con las Leyes y Reglamentos de servicio Comunitario, se trata de promover mediante proyectos de investigacin, la participacin de estudiantes de educacin superior en el Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 20072013, donde sus siguientes lneas establecen:

DEMOCRACIA PROTAGNICA REVOLUCIONARIA. ESTRATEGIAS Y POLTICAS Convertir los espacios escolares en espacios para la enseanza y la prctica democrtica: o Promover la participacin escolar en actividades de la comunidad. Desarrollar una red eficiente de vas de informacin y de educacin no formal hacia el pueblo: o Fortalecer la red de medios de comunicacin alternativos.

o o

Incentivar la creacin y el fortalecimiento de vnculos y Promover canales de educacin no tradicionales.

comunicacin entre organizaciones sociales.

Fomentar la utilizacin de los medios de comunicacin como instrumento de formacin: o o o Utilizar los medios de comunicacin como instrumentos Educar en la utilizacin responsable y crtica de los Promover el control social de la poblacin hacia los de formacin en valores ciudadanos. medios de comunicacin. medios de comunicacin masivos. Por consiguiente, la propuesta del presente proyecto que adems de beneficiar en lo, social, educativo y tecnolgico a la comunidad unefista, sirve de incursin por parte de los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada (UNEFA) en la puesta en prctica de las lneas de trabajo de dicha universidad, por ello nos centramos especficamente en la siguiente lnea:

INGENIERA, TECNOLOGA E INNOVACIN (INTEI):

El objetivo de esta lnea es: Desarrollar y promover conocimientos cientficos y tecnolgicos tendientes a la solucin de problemas de la sociedad venezolana, que permitan avanzar en la independencia tecnolgica, la inclusin social y el progreso de capacidades nacionales en pro del desarrollo endgeno, sustentable y humano del pas. Esta lnea de investigacin interpreta que el conocimiento tecnolgico debe estar al

servicio del colectivo en el propsito de impulsar el desarrollo del poder popular.

El objetivo es proveer a la Comunidad Unefista de una herramienta que permita tanto un periodo de inscripcin dinmica y confiable as como un sistema gestor de incidencias acadmicas y solicitudes, ya que en la actualidad, el proceso utilizado, ha generado retrasos acadmicos y administrativos con alta posibilidad de error.

Esta aplicacin tecnolgica, mostrara al alumno una fase de inscripcin en donde ingresara datos para su Pensum de Carrera, y que por medio de la informacin que este suministre a la aplicacin, de las materias aprobadas y reprobadas esta lo orientara hacia la creacin de su propio plan de estudios y le permita determinar que semestre o materias puede cursar. En este mismo sentido, se orientara al usuario a una oficina virtual de reclamos y solicitudes en donde podr exponer alguna inconformidad antes o despus del proceso de inscripcin, con ello permitir administrar las solicitudes en secretaria, para que el funcionario encargado del departamento pueda llevar una organizacin y control de las actividades que se realizaran, cabe destacar que un modulo gestor de reclamos y solicitudes es relevante ya que permite tener una visin de la problemtica que se plantea y con ello optimizar la gestin.

En esta propuesta, prevalece la importancia en el mbito social debido a que estimula la participacin en procesos tecnolgicos; educativos porque cuenta con dos tipos de inters, por parte del estudiante, pues ser este quien obligatoriamente realice su inscripcin para determinar su permanencia dentro de la institucin acadmica, y el inters institucional, ya que mejorara

la organizacin y planificacin del departamento de control de estudios, coordinacin de ingeniera, departamento acadmico y personal docente, por ello su ejecucin sera factible dentro de la institucin.

Todo proceso sistematizado es eficiente, mientras sea supervisado, es por ello que se debe mirar con gran nfasis proyectos que mecanicen procesos acadmicos y administrativos que se desarrollan en cada periodo de inscripcin de la UNEFA Extensin gucara; como resultado, alcanzaremos de manera eficiente y notable el mejoramiento en los

procesos de ingreso y permanencia de los estudiantes en dicha institucin, logrando as la excelencia que representa a esta casa de estudio. OBJETIVO GENERAL Diseo de un modelo gestor de inscripciones basado en el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Extensin Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Diagnosticar las situaciones que afectan el proceso de inscripcin en un semestre de los estudiantes de UNEFA, Extensin Guacara.

Determinar las necesidades y requerimientos para elaborar una herramienta tecnolgica que permita gestionar los procesos de inscripcin, reclamos y solicitudes varias inherentes a la Secretaria.

Desarrollar un instrumento tecnolgico va web que facilite los procesos inherentes a la Secretaria.

Ejecutar las pruebas pilotos.

Implementar la aplicacin tecnolgica en la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada, extensin Guacara.

METAS.
Disear una aplicacin que sirva como herramienta, para el

proceso

de

inscripcin,

registro,

reclamos

solicitudes,

basndonos en un tiempo de 45 horas.

Desarrollar la aplicacin sistematizada para beneficiar a la

poblacin

estudiantil,

departamento

de control de

estudio,

coordinacin de ingeniera y personal docente ya que a partir de la implementacin de esta herramienta se brindara una organizacin estructurada en la planificacin del periodo acadmico, en un lapso aproximado de 60 horas.

Ensayar, Implementar y Ejecutar la herramienta tecnolgica para la

simplificacin y optimizacin de los procesos que son necesarios para el inicio y transcurso de las actividades acadmicas, fomentando la eficiencia, control y organizacin dentro de la institucin, todo ello se realizara en un periodo aproximado de 15 horas.

COBERTURA GEOGRFICA Y POBLACIONAL

La elaboracin de una herramienta que permita la creacin de planes de estudios, proceso de inscripcin, gestin de reclamos, y estructuracin de procesos acadmicos del departamento de control de estudios basndose en el mejoramiento de la organizacin, ser realizada en la comunidad de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de las Fuerzas Armadas, extensin Guacara, ubicada en la comunidad Loma Linda, beneficiando tanto a una poblacin estudiantil de aproximadamente 5034 alumnos, as como al departamento de Control de Estudios en sus labores.

Esto garantizando la factibilidad, facilidad y confiabilidad de trmites importantes para el periodo acadmico.

ACTIVIDADES Y TAREAS Objetivo Especifico N 1 Diagnosticar las situaciones que afectan el proceso de inscripcin en un semestre de los estudiantes de UNEFA, Extensin Guacara. Actividades Tareas Entrevistar al ente encargado para Visita al Departamento diagnosticar el inconveniente que se viene presentando y con las de inscripciones procesos Control de Estudios. Entrevistar Departamento Estudiar las necesidades del departamento. Realizar encuestas estudiantes. a al Jefe del

de

reclamos, desde la apertura de esta universidad. Entrevistar a los alumnos con el fin de conocer cul es su situacin en la institucin y los principales

inconvenientes que presentan con su plan de estudios y el proceso de inscripcin.

Analizar los resultados de las encuestas. Enfatizar en las necesidades de los estudiantes para la propuesta de la solucin de las

mismas. Objetivo Especifico N 2 Determinar las necesidades y requerimientos para elaborar una herramienta tecnolgica que permita gestionar los procesos de inscripcin, reclamos y solicitudes varias inherentes a la Secretaria. Actividades Disear un sistema con el que se Adoptar pueda atacar el problema del factor tiempo en la y gestin tramites de de

Tareas las necesidades a

y la

requerimientos Metodologa RUP. Diseo de

inconformidades inscripciones,

diagramas

para

considerando

modelar diseo del sistema. Elaborar un diagrama de casos de usos. Mostrar los diseos al jefe del Departamento de Control de Estudios para afirmar el

sugerencias de los afectados para perfeccionar dicho diseo.

desarrollo de la aplicacin. Objetivo Especifico N 3 Desarrollar un instrumento tecnolgico va web que facilite los procesos inherentes a la Secretaria. Actividades Desarrollar un sistema que permita la agilizacin de los tanto alumnos de de procesos manera acadmicos como inconformidades sistematizada Objetivo Especifico N 4 Tareas Codificar el sistema partiendo del diseo de diagramas. Realizar pruebas durante la fase de desarrollo.

Ejecutar las pruebas pilotos. Objetivo Especifico N 5 Implementar la aplicacin tecnolgica en la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada, extensin Guacara. Actividades Tareas Implementar la propuesta de diseo Realizar pruebas mediante una para modelos de plan de estudio que gestione las inscripciones y situacin acadmica de los estudiantes. aplicacin beta del sistema. Estudiar el comportamiento del sistema y su efectividad.

RECURSOS Recursos Humanos y materiales:


Estudiantado, quienes darn las retroalimentaciones en el proceso de desarrollo de la herramienta. Personal departamento encargado de agilizar el proceso de inscripcin de la UNEFA - extensin gucara.

Grupo de trabajo conformado por los servidores comunitarios.

Computadoras Personales (PC) para desarrollar la herramienta, ya que est basada en software. Pensum de la carrera de Ingeniera en Telecomunicaciones. Documento de requerimiento de software.

Recursos Tecnolgicos: Diagramas necesarios para la fase de diseo de la herramienta Distribucin GNU/LINUX especficamente Ubuntu 9.

Navegador Web con soporte java script.

TIEMPO

Diseo: o Definir requerimientos -> 12Horas. o Elaboracin de diseo -> 30Horas. o Definicin de logstica a utilizar -> 3Horas. Desarrollo: o Codificacin de la herramienta -> 44Horas. o Pruebas de calidad -> 16 Horas. Implementacin:

o Elaboracin de material instructivo de la herramienta -> 15 Horas.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

OCT-2010

NOV-2010
Sem 2 Sem 3 Sem 1

ENE-2011
Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1

FEB-2011
Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1

MAR-2011
Sem 2 Sem 3 Sem 4

ACTIVIDADES
Entrevistar al ente encargado para diagnosticar el inconveniente que se viene presentando con las inscripciones y procesos de reclamos, desde la apertura de esta universidad. Entrevistar a los alumnos con el fin de conocer cul es su situacin en la institucin y los principales inconvenientes que presentan con su plan de estudios y el proceso de inscripcin. Disear un sistema con el que se pueda atacar el problema del factor tiempo en la gestin de inconformidades y tramites de inscripciones, considerando sugerencias de los afectados para perfeccionar dicho diseo.

TAREAS
-Visita al Departamento de Control de Estudios. -Entrevistar al Jefe del Departamento -Estudiar las necesidades del departamento.

Sem 3

Sem 4

5h s

5h s

-Realizar encuestas a estudiantes. -Analizar los resultados de las encuestas. -Enfatizar en las necesidades de los estudiantes para la propuesta de la solucin de las mismas.

1h s

1h s

-Adoptar las necesidades y requerimientos a la Metodologa RUP. -Diseo de diagramas para modelar diseo del sistema. -Elaborar un diagrama de casos de usos. -Mostrar los diseos al jefe del Departamento de Control de Estudios para afirmar el desarrollo de la aplicacin -Codificar diagramas. -Realizar pruebas durante la fase de desarrollo. el sistema partiendo del diseo de

5h s

8h s

7h s

5h s

4h s

4h s

Desarrollar un sistema que permita la agilizacin tanto de procesos acadmicos como inconformidades de los alumnos de manera sistematizada

11 hs

15 hs

8h s

10 hs

8h s

8hs

ACTIVIDADES

TAREAS

Abril-2011 Sem Sem 1 2

Sem 3

Sem 4

Implementar la propuesta de un diseo para modelos de plan de estudio que gestione las inscripciones y situacin acadmica de los estudiantes.

-Realizar -Estudiar

pruebas el

mediante

una del

aplicacin beta del sistema. comportamiento sistema y su efectividad.

7h s

3h s

3h s

2h s

CAPTULO II

RESULTADOS OBTENIDOS

Teniendo en cuenta la propuesta de Desarrollar una va de gestin sistematizada para estudiantes con situaciones que afecten su plan de estudios, que incluyen el proceso de inscripcin, registro, oficina virtual de reclamo entre otros, es importante describir las actividades que se llevaron a cabo para dar cumplimiento al objetivo planteado; por tal motivo, en este captulo se describen dichas actividades, la poblacin beneficiada, el impacto que produjo en sta, adems de los aportes suministrados a la Institucin y a la poblacin en general.

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

A fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos especficos planteados se procedi a llevar a cabo las siguientes actividades: Inicialmente se realiz una entrevista estructurada con el personal operativo y gerencial de la institucin a manera de identificar la situacin actual de los procesos administrativos y de esta manera determinar si existi no la carencia de sistemas automatizados que ayuden al estudiante a cumplir el plan de estudios segn su condicin en la institucin. Una vez realizadas las entrevistas se dio inicio a la definicin de

requerimientos por parte del sistema, de una manera general se realizaron entrevistas a alumnos con distintas condiciones dentro de la institucin para tener claras las carencias existentes desde el enfoque de los afectados tomando sugerencias por parte de estos.

A fin de garantizar que la herramienta a desarrollar este dentro de los requerimientos se adopto una metodologa de diseo llamada RUP (Rational Unified Process) constituye la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis, implementacin y documentacin de sistemas, por ello da robustez y garantiza en un alto porcentaje la calidad en el producto final.

Para cumplir con la metodologa Estndar RUP se realizaron diversos diagramas para modelar el sistema y de esta forma realizar la codificacin de la aplicacin de manera optima, sin embargo RUP es una metodologa usada para desarrollar sistemas Stand-Alone, es decir sistemas que no estn previstos para funcionar bajo ambiente WEB y todo lo que ello conlleva, ya que se hace ambiguo en ciertos tpicos cuando se habla de aplicaciones WEB modeladas en RUP, por ello se realizaron investigaciones donde se determinaron las acciones a seguir para que el codificacin se adapte logrando as el optimo diseo de la aplicacin en cuanto a la representacin grfica se refiere, es decir, diagrama de casos de uso, diagrama de flujo del sistema entre otros. Se realizo la codificacin de la aplicacin siguiendo los lineamientos previstos en la fase de diseo, de esta manera se estara asegurando un software que cumpli con las expectativas que se crearon en torno a l, se uso como lenguaje de programacin base en el lado del servidor PHP que si bien no es un lenguaje de alto nivel como tal ha demostrado por aos su potencia en cuanto a aplicaciones WEB se refiere, adems para crear scripts complementarios del lado del cliente se uso el estndar de

JavaScript si bien es un lenguaje pre-compilado cumple muy bien su funcin en este sistema. Se realizaron pruebas durante la etapa de desarrollo seleccionando aleatoriamente estudiantes de distintas carreras para observar el comportamiento del sistema con determinadas situaciones, de esta manera lograr solventar posibles errores del sistema en la fase de codificacin debido a que no siempre en la fase de diseo se toman en cuenta todos los casos. Una vez culminada la etapa de codificacin se procedi a realizar pruebas en una etapa beta de la aplicacin, esto para obtener retroalimentaciones y solventar posibles inconvenientes en el sistema

POBLACIN BENEFICIADA

La poblacin beneficiada es de aproximadamente cinco mil (5034) personas, las cuales son estudiantes de la institucin, y pueden usar la aplicacin para su total beneficio con el fin de garantizar un proceso de inscripcin rpido, aportando sus datos personales al personal administrativo de la institucin a travs de un registro para que sus reclamos y solicitudes sean procesados de la manera ms organizada posible. Cabe destacar, que este grupo de personas representa 100% de la poblacin estudiantil y es importante que todos participen con el uso de esta nueva herramienta para de esta manera lograr el objetivo de automatizacin de estos procesos, siendo beneficioso adems para el personal administrativo ya que al tener digitalizada la data estudiantil se hace ms prctico

y seguro tanto en datos personales con la implementacin a travs del registro como de las preinscripciones, solicitudes de servicios y reclamos.

IMPACTO GENERADO EN LA COMUNIDAD.

A travs del desarrollo de este proyecto se logro integrar tanto a la comunidad estudiantil como al personal administrativo de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Extensin Gucara, en un proceso tecnolgico de gran avance para la institucin donde sobre todo se imparte el conocimiento y aplicacin de las TICS.

Tambin, se pudo observar una respuesta positiva de las partes afectadas, los estudiantes se propusieron participar en proyectos que generen beneficios a su institucin, y aportar su colaboracin en los procesos que se realicen dentro de esta, sin embargo el ente encardo del Departamento y Control de Estudios y docentes, prestaron su apoyo para el mejoramiento de la estructura de la institucin a partir de este proyecto.

A travs de esta iniciativa, no solo se impulsa a la comunidad a abordar temas y soluciones que dejen una experiencia significativa para su futuro laboral y para la institucin a la cual pertenecen, sino tambin obtener un mayor nmero de conocimientos en cuanto a avances tecnolgicos se refiere.

APORTES DEL PROYECTO.

La propuesta de un sistema de gestin de inscripciones, solicitud de servicios y de reclamos por parte del estudiante, influyo de manera positiva en la innovacin a la formacin de procesos tecnolgicos, que faciliten la labor administrativa del personal. Adems de ello, se pudo proporcionar una herramienta significativa para el estudiante universitario como lo es un sistemas que pudiese sobrellevar las incidencias que presenta el alumno en el trayecto de su formacin acadmica, recibiendo por parte de los encargados de las institucin, una repuesta eficiente frente a su situacin, pues bien con esto se alcanza la meta de:

1. Fortalecer la estructura de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada, Extensin Guacara, mediante una aplicacin robusta y eficiente que pueda gestionar problemas de carcter acadmicos, as como el ptimo desarrollo de los procesos administrativos. 2. Minimizar las tareas manuales que se realizan en el departamento de Control de Estudios y junto con ello las probabilidades de errores en los procesos. 3. Agilizar los trabajos administrativos que se deban realizar en la institucin. 4. Formar un personal integral en el manejo de herramientas tecnolgicas.

Por otra parte, puede decirse que al proporcionar de esta herramienta, se pone en prctica el proceso de establecer mejoras que generen aportes positivos en el mbito tecnolgico y en consecuencia se beneficiar a la comunidad de la institucin en general.

No obstante, se garantiza mantener un buen desempeo laboral y con ello, se puede considerar que participamos en la conformacin de profesionales integrales.

CONCLUSIONES

En el proceso de la fase de desarrollo y obtencin de la aplicacion tecnolgica para ser usada por los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada como una herramienta para su beneficio, se obtienen como conclusiones:
A travs de un recorrido de opiniones pudimos obtener un mejor enfoque de la

comunidad unefista y las ventajas que genera la realizacin de una herramienta tecnolgica a la institucin.
Con los ensayos de prueba, con el prototipo los integrantes del equipo de

trabajo logro determinar los problemas directos que acarrean las inscripciones semestrales dentro de la institucin, planteando mejoras para implementar con xito la herramienta tecnolgica.
El personal administrativo de la institucin, afirma lo valioso que representa la

automatizacin de los procesos de inscripcin los cuales tradicionalmente se realizan de forma manual.
Fue necesario la creacin de un manual de usuario para el personal

administrativo y para los estudiantes de la institucin a fin de orientar eficientemente a los usuarios en el uso de la herramienta, cumpliendo as con los objetivos concebidos en este proyecto.
Es importante acreditar las ventajas que poseen los sistemas automatizados

que brindan una mayor seguridad en la data estudiantil, ya que la herramienta tecnolgica desarrollada est validada para garantizar la integridad tanto de los datos como de los procesos que en ella se desarrollan.

Especficamente en el modulo de reclamos virtuales va web los procesos se

manejan de una manera rpida, sencilla y confiable, donde los estudiantes pueden generar los reclamos, asegurando que un tiempo determinado, el personal labora en secretaria sea asignado a ejecutar las acciones de rigor en respuesta al requerimiento.

RECOMENDACIONES

Como parte del desarrollo del proyecto se hacen las siguientes recomendaciones que apoyan al trabajo realizado en la institucin:

Planificar programas de induccin estudiantil en la institucin que permitan a los nuevos ingresos ambientarse a la misma, sus servicios y sus requerimientos.

Implantar el modelo desarrollado en la web, que facilite la inscripcin de los estudiantes de la UNEFA, y paralelamente modulo de gestin de reglamos virtual. proponer un diseo de un para asegurar el eficaz

Evaluar

tcnicamente

esta

propuestas,

funcionamiento de las mismas y as poder asegurar al usuario confiabilidad a la herramienta propuesta.

BIBLIOGRAFA

Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educacin Superior. [Documento en Lnea]. Disponible en: http://www.usb.ve/proyectar/pdf/isceu.pdf (Consulta: 2009, Julio 20)

Reglamento Interno de Servicio Comunitario-UNEFA. [Documento en lnea]. Disponible en: http://www.unefa.edu.ve/lara/images/stories/servicio %20comunitario/reglamento%20interno%20unefa%20servicio%20comunitario.pdf (Aprobado por el Consejo Universitario n 003; 2008, Julio 23)

Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2007-2013 [Documento en Lnea]. ales_2007_2013.pdf Disponible en: http://www.portaleducativo.edu.ve/Politicas_edu/planes/documentos/Lineas_Gener

Lneas de la Investigacin en el Marco de la Seguridad, Defensa y Desarrollo Nacional. .pdf. (2008, Julio) [Documento en Lnea]. Disponible en: http://www.unefa.edu.ve/portuguesa/images/stories/pdf/unefa_lineas_investigacion

ANEXOS

Anexo A: MAPA DE UBICACIN GEOGRAFICA.

Anexo B: DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL.

Con la finalidad de poder proporcionar una herramienta tecnolgica a la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada, Extensin Guacara, se llevo a cabo el estudio de la poblacin a beneficiar y se observo que la mayora de los procesos acadmicos importantes eran realizados de forma manual, ya que no se contaba con una aplicacin que pudiese llevar el manejo y control de estas situaciones.

Por ello, se tomo la iniciativa en conjunto con el Jefe de Control de Estudios Lic. Henry Coello, de proponer una aplicacin que pudiese minimizar procesos manuales, siendo los ms importantes, proceso de inscripcin y gestin de reclamos.

Durante un periodo de 20 semanas, se logro desarrollar una aplicacin que adems de beneficiar al departamento de Control de Estudios en su gestin, tambin provee a la institucin de un avance tecnolgico significativo, para poder cumplir con eficacia y eficiencia las metas, funciones acadmicas propuestas por cada departamento.

Anexo C: RBOL DEL PROBLEMA

ARBOL DEL PROBLEMA


Desconocimiento de informacin sobre procesos acadmicos Congestin en los departamentos Inconformidades no solventadas sobre situaciones con el estudiantado Retraso en el Desorganizacin e proceso inseguridad en los de procesos administrativos inscripcin

Retraso en el inicio de las actividades acadmicas

Ausencia de un sistema de gestin de inscripciones

Apata por la innovacin tecnolgica

Desconocimiento sobre utilidades de las TICS.

Ausencia de personal capacitado para su elaboracin

Anexo D: INSTRUMENTOS UTILIZADOS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFESA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA DE LA FUERZA ARMADA U.N.E.F.A EXTENSION GUACARA ENCUESTA. Ha participado en algn Proceso Acadmico del Departamento SI de Control de Estudios? Es de su agrado la forma manual en que se manejan los SI Procesos Acadmicos? Cree usted que el proceso manual de inscripcin y gestin de SI solicitudes actual acumula trabajo excesivo al personal administrativo? Cuenta su universidad con un mecanismo eficiente para la SI gestin de sugerencias y quejas? Apoya la idea de sustituir el sistema de inscripcin manual por SI uno automatizado? Cree usted que un sistema automatizado agilizar, controlar de SI manera eficaz, eficiente y segura los procesos acadmicos de la institucin? Confa en un sistema informtico que controle el proceso de SI inscripcin y matricula de los alumnos de la institucin? Establece usted el criterio de que la que la institucin debe estar SI a la vanguardia de la tecnologa? NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

FASE DE INICIO DE RUP. MODELAR EL NEGOCIO.

En esta fase se explicara mediante diagramas casos de usos.

el funcionamiento de la

institucin a la cual se desarrollara la aplicacin, dichos diagramas se llaman En esta parte tambin se definir la factibilidad y limites del proyecto, as como tambin el resultado obtenido mediante la elaboracin del mismo. FASE RUP ACTIVIDAD VISTA ARQUITECTONICA RESULTADOS GENERADOS Inicio Modelar el Negocio Vista del modelo de usuarios o casos de usos Diagramas de casos de usos.

Descripcin Manual de los mismos. Diccionarios de actores y de trminos Cuando fue realizada la entrevista con el personal administrativo de la institucin se pudo apreciar que carecan de un sistema donde el estudiante pudiese gestionarse, es por ello que modelar el negocio realizando un diagrama de caso de uso a un sistema existente es imposible, para este paso se modela el requerimiento basado en la funcionalidad del negocio teniendo abstracciones para especificar cada caso de uso.

Figura 1. Sistema de gestin estudiantil a implementar Visto de esta manera el modelo del negocio se denota muy abstracto, es decir se enfoca desde un punto de vista muy general, es por ello que existen varios niveles de abstraccin donde se pueda observar de manera detallada el funcionamiento del negocio. En la figura 2 se puede observar de manera desglosada el diagrama de caso de uso de la figura 1.

Figura 2. Diagrama de casos de uso de los Subsistemas.

Teniendo los diagramas de casos de uso de los subsistemas se procede a identificar en un nivel abstraccin menor los diagramas de caso de uso para cada subsistema.

Figura 3. Diagrama de Casos de uso para Subsistema de Registro Estudiantil

Figura 4. Diagrama de Casos de uso para el Subsistema de Auditoria de Pensum y Pre-Inscripcin.

Figura 4. Diagrama de Casos de uso para el Subsistema de Auditoria de Pensum y Pre-Inscripcin

Descripcin de casos de Uso En la fase de inicio es de suma importancia hacer una descripcin de casos de uso, sin embargo para una correcta interpretacin basta con describir los ms importante Caso de Uso: Registro Actores: Estudiante RESTRICCIONES: Pre-Condiciones: Ser estudiante de la institucin, Tener correo electrnico. Escenario primario Ingresar en el sistema. Llenar todos los datos solicitados. Verificar que los datos sean vlidos. Referencia: SGE002 Post-Condiciones Escenario Secundario Referencia: SGE001

- Finalizar el proceso de registro. Caso de Uso: Auditoria de Pensum Actores: Estudiante RESTRICCIONES: Pre-Condiciones: Estar Registrado en el sistema. Escenario primario -

Post-Condiciones Escenario Secundario

Responder el histrico de las materias vistas Verificar que son las materias que el alumno ya ha visto. Verificar que los datos sean vlidos. Finalizar el proceso de auditora de pensum.

Caso de Uso: Pre-Inscripciones de materias Actores: Estudiante RESTRICCIONES: Pre-Condiciones: Haber realizado Auditoria de pensum. Escenario primario Verificar que son las materias que debera cursar. Observar la cantidad de unidades de crdito que puede inscribir en el semestre. Verificar que puede inscribir las materias que solicite.

Referencia: SGE003

Post-Condiciones Escenario Secundario

Finalizar el proceso de pre-Inscripcin.

Descripcin de Actores Caso de Uso: Generar Reclamo Actores: Estudiante RESTRICCIONES: Pre-Condiciones: Estar Registrado, presentar Post-Condiciones inconformidad con alguna situacin vlida. Escenario primario Ingresar en la oficina virtual de reclamos Dar detalles acerca de la inconformidad. Verificar que la inconformidad se encuentra entre los reclamos viables. Registrar el caso y esperar el tiempo estimado. Finalizar el proceso de Solicitud de Reclamo. Escenario Secundario Referencia: SGE004

Estudiante: Persona que cursa estudios en alguna institucin acadmica. Jefe de Secretaria: persona asignada para la supervisin del departamento de secretaria.

Funcionario: Persona encargada de desempear funciones administrativas en algn departamento.

FASE DE ELABORACIN RUP, REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL SISTEMA Fase de RUP Actividad Vista Arquitectnica Artefactos o Productos Generados Elaboracin Requerimiento de funcionamiento del sistema Vista de modelo de usuario o de casos de uso Diagrama de casos de uso.

De acuerdo con lo anterior nos evocamos a describir de forma bsica el funcionamiento de la oficina virtual de reclamos, como nos ayuda esto dentro del mbito estudiantil. Ahora bien en la fase de elaboracin se realizara la descripcin del modelo que se expondr. En las actividades de anlisis detallaremos diagramas de clases y algunos mtodos utilizados a travs de internet. El diagrama de casos detallara de manera textual los pasos a seguir para la realizacin correcta de llenados de planillas o bien sea datos personales requeridos dentro de la pagina, gracias a la condicin que ofrece la pagina va internet el usuario no tendr inconvenientes en demorar su posible queja. el diagrama de clases, seguidamente para las actividades de diseos se realizaran

A continuacin se presenta el diagrama de casos de uso para los requerimientos funcionales del sistema planteado, cabe destacar que en esta parte se observan de una manera mucho ms especifica los casos de uso necesarios para darle la total funcionalidad a lo que se desarrollar.

Figura 5. Diagrama de casos de usos que darn funcionalidad a el software a desarrollar. FASE DE ELABORACIN DEL RUP. ANLISIS. FASE RUP Actividad Elaboracin Anlisis

Vista Arquitectnica Resultados Generados

Vista de Modelo Estructural Diagrama de Clases

En esta actividad de define el modo de trabajo, comportamiento y distribucin del sistema. Se describir el funcionamiento del mismo. En la fase de anlisis se realizaran diagramas de clases por medio de las vistas del modelo estructural y se clasifican segn su estereotipo en: tipo de control determinado a travs del modelo de requerimiento que solicite el usuario y tipo entidad la cual posee informacin propia del usuario.

A continuacin se mostrara el diagrama de clases, basada en la fase de inicio y actividad del modelo de requerimiento de RUP, sin embargo al momento de representar clases en un lenguaje Hibrido como PHP (Soporta tanto orientado a Objetos como Estructurado) las clases son tomadas de forma muy general e interpretativa como se muestra a continuacin:

Figura 6. Diagrama de Clases en la Actividad del modelo de software propuesto.

FASE DE ELABORACIN DEL RUP. DISEO. Fase de RUP Actividad Vista Arquitectnica Resultados Generados Elaboracin Diseo Vista del Modelo Estructural Diagrama de Clases

Esta fase consta en la funcionalidad descrita en el anlisis y que esta sea aplicada con efectividad sobre una arquitectura fsica y n determinado entorno de implementacin. De igual forma en esta parte de diseo se describe con ms detalle a travs de un diagrama el desarrollo el modelo propuesto. estereotipos que describimos en este diagrama son: Interfaz o Interface (Boundary): Proveen la interfaz con el usuario o con otros sistemas. Dependen del entorno del sistema y se obtienen examinando las relaciones actor-escenario en los casos de uso, que ms adelante se refinan para considerar los protocolos de comunicacin. Los

Entidad (Entity): Sirven para el almacenamiento de informacin. Reflejan el mundo real o se crean para tareas internas; no dependen del entorno del sistema y pueden ser independientes de la aplicacin. Se obtienen examinando las responsabilidades del sistema en los casos de uso.

Figura 7. Diagrama de clases en la actividad de diseo del modelo de software propuestoCONSTRUCCION DEL PROTOTIPO PARA EL MODELO DE SOFTWARE PROPUESTO. Fase de RUP Elaboracin

Actividad Vista Arquitectnica Resultados Generados

Implantacin y Prueba Vista de Implementacin Componentes del Software del modelo propuesto

En esta fase se describir la construccin uso y aplicacin del sistema: SISTEMA DE GESTIN ESTUDIANTIL Registro del Estudiante
1. El

estudiante

registrarse

deber

ingresar

en

la

direccin

http://www.secretaria.tk donde se apreciarn en la parte superior una seria de tems que podr seleccionar aparece un men dinmico donde se podr ingresar a las distintas acciones que puede realizar el estudiante.

Figura 1. Vista inicial del sistema.

2. En el men dinmico se deber hacer clic en la opcin Registro y el estudiante ser dirigido al modulo de registro.

Figura 2. Men desplegable.

3. En la primera pantalla se le solicita al estudiante tanto la Cedula como el correo electrnico, para verificar si ya fue formalizada la inscripcin con dicha cedula o si pertenece a la universidad, y en cuanto el correo electrnico, descarta que otro estudiante haya usado uno similar para su registro.

Figura 3. Verificacin de la cedula y direccin de correo.

4. Suponiendo que el estudiante supera las validaciones se mostrar el formulario definitivo para el registro del estudiante donde deber ingresar el dato correspondiente a cada campo donde estos estn validados para que el estudiante ingrese valores sin errores.

Figura 4. Formulario de registro.

5. Una vez llenado el formulario de registro se debe hacer clic en el botn Aceptar. 6. Se mostrar un mensaje indicando que la operacin fue llevada a cabo satisfactoriamente, adems se le enviar al estudiante su contrasea al correo electrnico donde deber ingresar a la pgina web para realizar otras acciones.

Auditoria de pensum

1. El estudiante al ingresar con su login y su contrasea deber posar el puntero del mouse en el men dinmico ubicado en la parte superior de la pantalla, y se observar que aparece una nueva opcin llamada Auditora de Pensum en el cual deber hacer clic y ser dirigido al formulario que permitir realizar la auditora de pensum al estudiante.

Figura 5. Opcin de men para auditoria de pensum

2. Al ingresar al formulario de registro aparecern todas las materias que el estudiante debi haber cursado desde su inicio en la universidad hasta el ltimo semestre cursado.

Figura 6. Vistas de las materias de la auditoria de pensum

3. En la auditora de pensum el estudiante deber indicar si curso, aprob y cuantas veces vio determinada materia siendo solo validas las siguientes respuestas por parte del estudiante. a. Cursada: NO; b. Aprobada: SI; Cursada: NO; Veces Vista: 1-3. c. Aprobada: SI; Cursada: SI; Veces Vista: 1-3.

Figura 7. Opciones del formulario de auditora de pensum

4. Al terminar de llenar el formulario y hacer clic en el botn Finalizar se le indicar al estudiante que la primera parte de su auditora de pensum ha

sido procesada de manera satisfactoria quedando pendiente las materias que el estudiante deber cursar en el semestre que se est aperturando.

Preinscripcin de materias

Una vez terminada la auditoria de pensum se procede a la preinscripcin de materias, si el estudiante en la auditora de pensum indic que no curso o reprob cierta cantidad de materias, ests aparecern disponibles para preinscribirlas sin embargo al ser una solicitud no garantiza su aceptacin y est sujeta a los reglamentos, es decir que el alumno debe tomar en cuenta las prelaciones para hacer su preinscripcin.

Figura 8. Ejemplo del formulario de preinscripcin de materias

Tanto en la parte Superior como en la Inferior, aparece un contador de unidades de crdito, por cada materia que se seleccione se sumara a dicho contador, esto para evitar que se excedan las 30 unidades de crdito permitidas, cuando se llegue al limite el sistema no permitir nuevas selecciones.

Figura 9. Contador de unidades de crdito.

Al culminar de inscribir las materias se deber dar clic en el botn finalizar, inmediatamente aparecer un dialog indicando el total de unidades de crdito que dejaras de usar si preinscribes las materias seleccionadas, al dar clic en Aceptar terminaras con tu preinscripcin, al dar clic en cancelar podrs seguir escogiendo materias.

Figura 10. Cuadro de dialogo de preinscripcin de materias

Al hacer clic en aceptar aparecer un mensaje indicando el xito de la operacin y otorgar la posibilidad de llenar el reporte que posteriormente ser llevado a la secretara de la Universidad.

Reporte del estudiante

1. Cabe destacar que si el estudiante abandona el sistema en algunos de los procesos ya sea auditoria de pensum o preinscripcin no deber volver empezar de nuevo, ya que en el Men dinmico que se encuentra en la parte superior llamado Estudiante siempre en su primer tem aparecer la accin que el estudiante tiene pendiente.

Figura 11. Vista del men dinmico

2. Al hacer clic en ver planilla se podr observar un reporte que contiene las acciones del estudiante en el sistema y est dividida.
a. Control y datos del alumno: En esta seccin se puede observar el

nmero de control, la fecha y hora en la que fue registrado el reporte y los datos del alumno.
b.

Asignaturas cursadas: En ellas se encuentran las respuestas dadas por el alumno en la auditora de pensum.

Figura 12. Vista de Control y datos del alumno en el reporte

Figura 13. Asignaturas cursadas en el reporte.


c. Materias pre-inscritas y observaciones: En esta seccin se

encuentran las materias que el estudiante Pre-Inscribi, tambin observaciones que debe llenar una parte el estudiante y otra parte la secretara de la universidad.

Figura 14. Materias preinscritas y observaciones

3. Solo queda imprimir la planilla pulsando Ctrl+P y entregarla en la secretara de la Universidad para que pueda ser aprobada la solicitud.

Oficina Virtual de Reclamo.

1. El estudiante que presente alguna inconformidad con cualquier situacin con la que se pueda tramitar un reclamo deber ir al men dinmico que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla llamado Estudiante y hacer clic en Oficina Virtual de Reclamo. Tipos de reclamos que el estudiante puede procesar:

Notas erradas: Son aquellos reclamos relacionados con notas emitidas por la secretara de la universidad y que por apreciacin del estudiante este indique que existe un error en las mismas.

Pensum: Son reclamos relacionados con errores que afecten el plan de carrera del estudiante referentes a sus asignaturas es decir pensum de estudio.

Condicin Actual: Son aquellos reclamos donde el estudiante alega haber tenido un cambio no autorizado por el o no permitido.

Figura 15. Ingresar a la Oficina Virtual de Reclamo

2. La pantalla que aparecer posterior a ingresar en la seccin de reclamos estar dividida en 3 partes. 2.1 Datos personales del alumno.

Figura 16. Datos personales del alumno.

2.2 Solicitudes ya realizadas en caso de verificar el Status de una solicitud anterior.

Figura 18. Solicitudes ya realizadas por el alumno.

2.3 Ingreso de la solicitud de reclamo.

Figura 19. Formulario para realizar solicitud de reclamo.

3. Para poder procesar la solicitud de reclamo el estudiante deber llenar los datos correspondientes en el formulario, donde debe indicar el tipo de solicitud que quiere procesar, y en dado caso de ser notas el tipo de reclamo, tendr que ingresar el plan de estudios, el semestre y la seccin, con dichos parmetros se cargar una lista llamada asignatura con las materias que corresponden a ese plan de estudios y a ese semestre, adems de ello un asunto al mensaje y los respectivos comentarios. 4. Al seleccionar un tipo de reclamo inmediatamente sin recargar la pgina aparecer la definicin del mismo, adicional a ello si el reclamo puede procesarse de manera fsica se le indicar al estudiantes los recaudos que debe llevar y el horario de trabajo de la secretara de la universidad.

Figura 20. Definicin del tipo de reclamo

5. Al hacer clic en actualizar la informacin ser dirigida a una base de datos donde se le asignar automticamente a cada reclamo el Status pendiente ms un nmero de control y el caso ser asignado al funcionario administrativo que tenga menor nmero de reclamos por procesar, luego al estudiante se le enviar un mensaje de correo electrnico cuando su caso sea finiquitado.

Acciones a tomar por parte del personal administrativo

Al ingresar a la seccin de respuestas se visualizar en la parte superior los datos del Funcionario Asignado en analizar la situacin presentada por el estudiante, evaluando las alternativas y posibles soluciones y criterio de decisin, posterior a ello se encontrar una seccin llamada Solicitudes de Reclamo.

Figura 21. Datos del funcionario y solicitudes de reclamos

El funcionario tendr la opcin de realizar bsquedas de reclamo por diversos parmetros como: cedula, status, carrera, rgimen, semestre, seccin, al hacer clic en el botn Buscar la seccin de SOLICITUDES DE RECLAMOS se cargar con el contenido deseado, donde cabe destacar que la bsqueda puede ser compuesta, ya que se realiza usando todos los parmetros un parmetro o ninguno todo depender del grado de precisin que se requiera a la hora de buscar.

Figura 22. Pantalla para realizar bsquedas.

Al hacer clic el Nro. De Solicitud del reclamo deseado se cargar una

nueva divisin donde se podr ver datos ms especficos de la solicitud.

Figura 23. Solicitud de la estudiante detalla

En esta instancia se deben ingresar los datos de la respuesta

en la seccin de 'diagnostico', 'Accin', 'dependencia de terceros' y finalmente darle un estatus dependiendo de la apreciacin del funcionario encargado de dar la respuesta.

Al pulsar el botn 'Actualizar' la informacin de la respuesta

del caso ser registrado y posterior a ello se le enviar un correo electrnico al alumno donde se le indicar la respuesta del caso, asimismo este puede revisar el estatus de su caso ingresando a la seccin de reclamos especficamente en la parte solicitudes realizadas donde podr detallar la respuesta por parte del funcionario. S la actualizacin del Status del caso ha sido procesada

satisfactoriamente, es decir si fue registrada la respuesta se generar un mensaje indicando el xito de la misma y el funcionario podr continuar dando respuestas a los reclamos siguientes.

Propuesta Sistema Soporte de Solicitud de Servicio (S.S.S.)

Propuesta sistema Henry Coello (Abril 2011)

Objetivo

Administrar las solicitudes de servicio en Secretaria de los integrantes de la comunidad unefista presente en la UNEFA Extensin Guacara

Procesos principales:

1. Solicitud de servicio por parte del estudiante: En esta fase el requisitor del

servicio, debe estar inscrito en CONEXSTUDIOS, este al dar el Login en el sistema despliega en el Men la opcin, "Solicitud de Cita", en la que este indicara el tipo de operacin solicitada, teniendo dos opciones:

a. El sistema asigna la fecha la fecha automticamente acorde a un cupo predefinido por tipo de operacin solicitada b. El requisitor solita para una fecha determinada

El sistema registra la fecha segn el criterio de seleccin, asignndole un nmero de control, el cual es el identificador para la atencin personalizada de la solicitud. Es importante destacar que las solicitudes estn condicionadas a los periodos establecidos en el Cronograma de Actividades. Posteriormente se le enviara de forma automtica un correo indicndole la fecha asignada para generar la solicitud.

2. Recepcin y accin por parte del funcionario: El funcionario, atender a los

estudiantes que estn asignados a ser atendidos en la fecha estipulada. Al finiquitar la accin solicitada por el estudiante, el funcionario deber registrar las acciones tomadas, ingresando al sistema el nmero de control con que ejecuto a atencin del estudiante atendido. En el caso de que se requiera la presencia del estudiante nuevamente, el funcionario puede reasignar una Fecha y Hora de atencin, manteniendo el mismo nmero de control para ser atendido. Pantallas Cliente:

Servidor:

Reporte: El sistema debe generar informes de control que faciliten informacin para seguimiento y control de gestin.

Correo indicando al solicitante la asignacin de su cita. Estructuras de tablas propuestas Tabla 1 (sol _ servicio) Status Cdigo Status Cedula Cedula del Solicitante Grupo Grupo del Solicitante No control No Consecutivo Tipo _ operacin Tipo de Solicitud Solicitud _ fecha Fecha de Solicitud Solicitud _ hora Hora de Solicitud SolicitudR_Fecha Fecha de Solicitud Reasignacin SolcitudR_Hora Hora de Solicitud Reasignacin Atencin _ funcionario Funcionario atendi el Caso Atencin _ fecha Fecha de Atencin Atencin _ hora Hora de Atencin Observacin Comentarios

Status Grupo Descripcin

Tabla 2 (dir_status) Cdigo de Status Grupo Aplica Status Descripcin de la Solicitud Detalle del Grupo Estudiantes Profesores Coordinadores Status Estudiante Solicitud de Reingreso Estudiante Solicitud de Traslado Estudiante Solicitud de Retiro Estudiante Solicitud Cambio Carrera Estudiante Solicitud Cambio Rgimen Estudiante Solicitud Mantenimiento Matricula Estudiante Solicitud Revisin de

Notas Coordinador Entrega de Notas Coordinador Revisin de Notas

Tabla 3 (dir_nolaboral) Periodo_Sem Periodo Semestral Semana_Periodo_Sem No. Semana Fecha Fecha No laboral MotivoDefine Condicin No laboral

TABLA 4 (DIR_FUNCIONARIO) Cedula Cedula Apellido Apellidos Nombre Nombre Cargo Cargo Asignado Cargo Fecha Desde Fecha Inicio Cargo Fecha Hasta Fecha Fin

TABLA 5 (DIR_CRONOGRAMA) Tipo_Operacion Tipo de Operacin Semana_Desde No. Semana Desde segn Cronograma Semana_Hasta No. Semana Hasta segn Cronograma

EJEMPLO DE USO DEL SISTEMA 1. Se deber ingresar en el men ubicado a la izquierda llamado Estudiante se desplegar un submen donde tendr que hacer clic en Registro e inmediatamente se ingresar la cedula del estudiante como el correo

electrnico se ingresarn los siguientes datos: Cedula: 19919834 Correo electrnico: Edgardo214@gmail.com 2. En caso de que el correo o la cedula estn registrados aparecern los siguiente mensajes:

Figura 24. Mensaje al ingresar Cedula de una persona no sea estudiante de la Universidad.

Figura 24. Mensaje al ingresar Correo electrnico usado por otro usuario ya registrado. 3. Con los datos antes mencionados al ingresarlos aparecer un formulario para llenar los datos del estudiante se ingresarn los siguientes: Primer nombre: Edgardo Segundo Nombre: Jess

Primer Apellido: Rodrguez Segundo Apellido: Goitia. Gnero: Masculino. Nacionalidad: Venezolano. Fecha de Nacimiento: 03-03-1989. Etnia: Ninguna. Tipo de Carrera: Larga. Carrera que cursa: ING. TELECOMUNICACIONES Plan de estudios: 2007. Modalidad de estudios: Semestre. Ultimo Semestre Cursado: 8. Rgimen de estudio: Diurno. Fecha de Ingreso: 9-2006. Numero Rusnies: 200004. Componente: Ninguno. Nro. Del ltimo periodo inscrito: II-2010. Modalidad de ingreso: Otra. Becado: Si. Institucin que Otorga la beca: Fundayacucho. Tipo de beca (SI es de UNEFA): ninguna. Condicin: Civil. Personal militar Becado: no. Grado militar: Ninguno. Direccin de residencia: Vivienda Los Guayos Sector 3 V.10, Casa #11. Nmero de telfono: 04244263985. Condicin de Residencia: Propia. Tipo de plantel de procedencia: Oficial. Mencin Bachillerato: Ciencias. Atleta Alto Rendimiento: No.

Formaliz Inscripcin: No. Lugar de nacimiento: Carabobo. Pas de nacimiento: Venezuela. Municipio: Los Guayos. Procedente de: Ninguno. Ncleo de Traslado (En caso de proceder de traslado): Ao de traslado o reingreso: -Ao tentativo de Egreso: 2012. Privado de libertad: No. Discapacitado: No. Expediente solvente: si. Liceo de procedencia: U.E Yoraco. Direccin del liceo: El roble Edo. Carabobo. 4. Al ingresar estos datos y hacer clic en el botn aceptarse mostrar un mensaje indicando el xito de la operacin, sin embargo si alguno de los campos posee errores se mostrar un dialogo indicando el campo que posee dicho error.

Figura 25. Mensaje de operacin exitosa.

Figura 26. Dialogo que aparece en caso de algn error.

5. Ahora al ir a la bandeja de correo electrnico de la direccin proporcionada al momento del registro habr llegado un mensaje de con la contrasea la cual son 8 dgitos aleatorios solo letras, luego de esto con su cedula y la contrasea enviada deber iniciar sesin en la parte superior derecha.

Figura 27. Correo recibido con la contrasea.

Figura 28. Ingreso para iniciar sesin.

6. Luego de iniciar sesin al ir al men estudiante se podr observar que aparece una nueva opcin llamada Auditoria de pensum al hacer clic all se abrir un formulario con todas las materias que el alumno debi haber cursado para estar en el semestre indicado en el registro en este casos e indic 8.

Figura 29. Formulario Auditoria de pensum.

7. En la auditoria de pensum en este caso se colocarn en todas las materias que fueron aprobadas, vistas y se vieron una sola vez, excepto en la materia COMPUTACION AVANZADA del 7mo semestre donde se indicar que no fue aprobada.

Figura 30. Indicando que la materia fue reprobada 8. Al hacer clic en finalizar se mostrar un dialogo preguntando por la validez de los datos se hace clic en aceptar y aparecer el siguiente mensaje:

Figura 31. Mensaje de xito luego de la auditoria de pensum 9. Al dar clic en enlace Pre-Inscripcin en el mensaje o yendo con el puntero hasta el men estudiante aparecer un tem llamado Pre-Inscripcin en cualquiera de los dos casos ser dirigido hasta un formulario de inscripcin.

Figura 32. Formulario de preinscripcin 10.Al ver el formulario se Observa que aparecen las materias del semestre que el estudiante deber cursar y las materias que el haya indicado que no aprob o no curs, al inscribir las materias dando clic a finalizar luego en el nuevo dialogo se verifican cuantas unidades de crdito no se usarn, luego se da clic en aceptar y aparecer un mensaje de preinscripcin exitosa invitando ahora a chequear el reporte de inscripcin.

Figura 33. Dialogo de unidades de crdito

Figura 34. Reporte generado

Anexo E: FOTOGRAFIAS DURANTE LA EJECUCION DEL PROYECTO

CONGESTION EN EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIOS.