1 Dato Concepto Son un el conjunto bsico de hechos referentes a una persona, cosa o transaccin.

Incluyen cosas como: tamao, cantidad, descripcin, volumen, tasa, nombre o lugar. (Murdick: pg 157). Segn O'Brien, la data usualmente no es til hasta que esta sujeta a un proceso de valor aadido: 1) su forma es agregada, manipulada y organizada, 2) su contenido es analizado y evaluado, 3) Es puesta en un contexto para el usuario humano. Segn John Burch Jr. Los datos son hechos aislados y en bruto, son el elemento principal de la informacin. Tipos Tipos de datos: Datos cuantitativos: son aquellos que se pueden contar o medir. Datos cualitativos: son aquellos que nicamente pueden describirse.

Operaciones bsicas sobre los datos: 1. Captura (Captacin): obtencin de datos antes de ser procesados o almacenados. La captura puede ser manual (formatos, documentos) o mecanizada a travs de dispositivos electrnicos como: teclado, Mouse, lpiz ptico, dispositivo de reconocimiento de voz. Segn Burch John Esta operacin se refiere al registro de datos hecho a partir de un evento o acontecimiento, en forma de notas de ventas, nominas de personal, ordenes de compra, etc. Seguln Murdick: proceso de recoleccin de datos, puede tener lugar en virtud de una transaccin interna o de un evento externo a la compaa. 2. Validacin (Verificacin): proceso de verificacin y correccin de datos durante la captura o despus, con la finalidad de minimizar el numero de errores. 3. Almacenamiento: consiste en guardar los datos previamente capturados en un medio de almacenamiento como: disco duro o diskette. 4. Recuperacin: proceso mediante el cual se logra acceder, escoger y extraer datos almacenados. 5. Reproduccin: Duplicacin de los datos o informacin para el traslado de los mismos de un lugar a otro.

2 Procesamiento de datos Concepto Operaciones que se realizan con determinados datos para producir informacin segn grupos especficos de reglas. Tipos En lnea: ocurre de manera inmediata. El tiempo de respuesta es mnimo. En lote: los datos y transacciones se codifican y renen en grupos (lotes) antes de ser procesados.

Ciclo de procesamiento de datos Captura de datos Manipulacin de datos Clculos aritmticos Clasificacin Agrupacin Sntesis: proceso de agrupacin de los datos. Recoge el conocimiento referente a una situacin en particular pero eliminando la redundancia (Sanders: pag 35)

Unidades de entrada

Memoria principal (RAM) y CPU Procesamiento

Unidades de salida Salida

Entrada

Datos

Informacin

3 Entradas: acto de transferir datos desde una unidad de entrada (dispositivo perifrico de entrada) hacia la memoria. Procesos: manipulacin o manejo de la informacin. Clasificacin: establecer una secuencia lgica con los datos, ascendente o descendentemente, numrica, alfabtica o alfanumrica. Agrupacin (ordenamiento): excluyentes. separar los datos segn categoras mutuamente

Clculos: operaciones aritmticas o lgicas que se efectan sobre los datos. Sntesis: reducir grandes volmenes de datos. Comparacin Suma

Salidas: presentacin de la informacin en un formato previamente definido, es decir, la computadora despliega informacin, no datos sin procesar. Mtodos Manuales: aquellos que se realizan sin la ayuda de equipos de computacin.

Segn Burch John: Todas las operaciones se realizan con la ayuda de dispositivos bsicos tales como: lpiz, papel, reglas de calculo, etc. Mecanizados: aquellos que se realizan haciendo uso de las herramientas de un sistema computacional.

2. Procesamiento de Datos.
Concepto: Tipos: En Lote: En el procesamiento por lotes, las operaciones como pedidos o tarjetas de control de asistencias para nminas se acumulan o almacenan por lote, hasta el momento cuando, a causa de un ciclo para dar informacin, resulta eficiente y necesario procesarlas. Este era el nico mtodo de procesamiento hasta principios de los sesenta y se emplea an en los sistemas ms antiguos. (Administracin de los Sistemas de Informacin: Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon:,pag 38).

4 En el procesamiento en lotes, como su nombre lo indica, todos los datos y las transacciones se codifican y renen en grupos (lotes) antes de ser procesadas. El procesamiento de los datos es por lo tanto peridico: segn determinados intervalos o periodos, se procesan datos que han sido clasificados en lotes. El procesado puede hacerse cada hora, cada dos horas, cada ocho horas, y as sucesivamente, dependiendo de las organizaciones. En Lnea: A diferencia del procesamiento por lotes, el procesamiento en lnea implica que los programas se ejecuten de tal forma que los datos se actualicen de inmediato en los archivos de la computadora. A este tipo de procesamiento se le conoce tambin como tiempo real. Las aplicaciones de tiempo real son indispensables en aquellos casos en que los datos contenidos en los archivos se modifican varias veces en el transcurso de un da y se consultan en forma casi inmediata con las modificaciones que se efectuaron. Un ejemplo de lo anterior es un sistema de reservaciones en alguna lnea area. (Sistemas de Informacin para la Toma de Decisiones, Daniel Cohen Karen; pag 26). El procesado en lnea es virtualmente el opuesto al procesado en lotes. Segn este modo las transacciones no necesitan ser reunidas en grupos o lotes para ser ledas a la memoria. Ms an, con un procesamiento en lnea no se necesita de un intermediario entre el usuario y la computadora (por ejemplo, un operador de computadora que se valga de la lectora de tarjetas o de la impresora de lnea). El usuario puede trabajar directamente con el procesador a travs de una terminal o de una estacin de trabajo. Un sistema en lnea puede aceptar la entrada directamente desde los usuarios en su ubicacin de trabajo; esto es, en un sistema en lnea, los datos de entrada entran al sistema directamente desde su punto de origen y las salidas son transmitidas directamente hacia el usuario. Las etapas intermedias de la escritura en cinta magntica o la ejecucin de la impresin fuera de lnea son evitadas fcilmente. El procesado en lnea, por lo tanto, implica la comunicacin directa entre la CPU y el usuario tanto para las entradas como para las salidas. (Sistemas de Informacin para la Administracin, James A. Senn; pg; 280, 281). Las demandas de los negocios determinan el tipo de procesamiento. Si el usuario requiere de informes o salidas peridicos u ocasionales, como la nmina o informes anuales, el procesamiento por lotes resulta ms eficiente. Si el usuario requiere de informacin y procesamiento inmediato, entonces el sistema deber ser procesamiento en lnea. (Administracin de los Sistemas de Informacin: Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon, pg 38). Ciclo de procesamiento de datos: Captura de datos: Los datos deben registrarse o capturarse de alguna manera antes de poder procesarse. Pueden registrarse inicialmente en documentos fuentes de papel, o pueden capturarse por medio de un dispositivo de entrada directa; por ejemplo una caja registradora automatizada, para quedar en forma que no emplee papel y que la mquina puede leer.

5 Manipulacin de los datos: Quiz sea necesario realizar despus una o ms de las siguientes operaciones con los datos recolectados. Agrupacin: Se denomina agrupacin al proceso de organizar elementos similares para formar grupos o clases. La agrupacin se lleva a cabo, por lo general, al asignar abreviaturas o cdigos, previamente determinados, a los elementos que se van a organizar. Los cdigos utilizados son de tres tipos: numricos (cdigos postales para agrupacin geogrfica), alfabticos y alfanumricos. Clculo: La manipulacin aritmtica de los datos se llama clculo y es una actividad de procesamiento muy comn. Clasificacin: Casi siempre es ms fcil trabajar con los datos si estn ordenados en una secuencia lgica. La secuencia puede ser del primero al ltimo, del ms grande al ms pequeo, del ms antiguo al ms nuevo, etc. Se denomina clasificacin al ordenamiento de los datos agrupados segn una secuencia de este tipo. Sntesis: Se denomina sntesis a la reduccin de grados volmenes de datos a una forma ms concisa y manejable. Las grficas generadas por las computadoras y que se producen con frecuencia son un ejemplo de como se logra una sntesis. Manejo y Evaluacin de resultados: Almacenamiento y recuperacin: Se denomina almacenamiento a la conversin de los datos para consultarlos en el futuro. La recuperacin consiste en obtener los datos o informacin almacenados. Comunicacin y reproduccin: La comunicacin de datos es la transferencia de datos de una localidad u operacin a otra, para utilizarlos o para seguirlos procesando, y este proceso contina hasta que la informacin en forma til llegue hasta el usuario final. Es natural que en ocasiones sea preciso copiar o duplicar la informacin. (Informtica Presente y Futuro, Donald H. Sanders: pag 14,15,16,17.) Informacin Concepto Segn Senn, la informacin es conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dato significado, propsito y utilidad. (Pag 33). Concepto La informacin es un conjunto de datos que se presentan deforma que es inteligible al receptor. Tiene un valor real o percibido para el usuario y se agrega a lo que ya conoca respecto a un suceso o un rea de inters. Debe decir al receptor algo que no le era conocido anteriormente o que no poda ser pronosticado. En otras palabras, se agrega a su conocimiento pero debe ser relevante para la situacin en la cual se aplicar (como al

6 decidir qu accin tomar para aprovechar al mximo una oportunidad o para tratar algn problema). Tipos: Contable: La informacin de esta clase se origina en las reas de contabilidad financiera y administrativa. La primera se centra especficamente en la identificacin y los reportes de ingresos y estados financieros. Los estados de resultados y de posicin financiera (o balance general, se elaboran para cumplir con este objetivo). Por otra parte, la contabilidad administrativa da parte de los costos en la operacin de la empresa. Asuntos tan importantes como costos de personal, gastos de operacin y distribucin de los gastos generales se incluyen en las funciones de la contabilidad administrativa. El desarrollo y la administracin de los presupuestos y anlisis del funcionamiento de una organizacin, otro aspecto de esta rea de la contabilidad, sustentan el control y la toma de decisiones en la administracin. Por lo comn, la informacin administrativa es considerada como un subproducto del proceso de contabilidad. Por otra parte, esto se debe a que los primeros sistemas de procesamiento de transacciones generalmente se establecieron para realizar labores de contabilidad. La informacin contable es de suma trascendencia en toda la empresa. Se encuentra en forma cuantitativa y ayuda a los gerentes y a los supervisores a responder preguntas relativas al rendimiento de las operaciones y actividades de esa empresa. Por ejemplo: Cules son los niveles de los ingresos y de las utilidades que se lograron? Qu tanto se vendi? Cul es la cantidad de que se dispone? Cuntos alimentos fueron servidos? Cundo ocurri la transaccin Con qu secuencia se manejaron las actividades? Cul fue el costo promedio? La informacin cuantitativa se basa en hechos palpables. Puesto que es posible cuantificar las expectativas (a travs de los presupuestos, cuotas de ventas y niveles de ingresos), se puede comparar tambin el rendimiento real contra las expectativas. A esto se le denomina informacin de excepcin. Administrativa:

7 Los sistemas de informacin deben informar a los administradores y no abrumarlos. Los ejecutivos de alto nivel, no desean o necesitan de modo rutinario extensos detalles contables. Prefieren por lo comn formas resumidas de la informacin ya que les muestran los resultados generales y las tendencias de inters. Tambin les permiten compara el rendimiento planeado contra el real en las divisiones, departamentos, reas de produccin y otras dependencias. Muchos administradores, especialmente los de ms alto nivel, no tienen tiempo para deliberar acerca de grandes cantidades de detalles aun en forma resumida. Su ritmo de trabajo es tan rpido y el alcance de las actividades en las cuales estn comprometidos es tan amplio que requiere identificar con precisin las cuestiones que demande su atencin. Esto influye de manera intensa en la naturaleza de la informacin administrativa. A menudo la informacin cualitativa as como la subjetiva (valoraciones, opiniones y especificaciones incompletas), pueden resultar muy tiles. Siete tipos de informacin son necesarios para la administracin de ms alto nivel: Informacin de apoyo: mantiene informados a los administradores en relacin con situaciones actuales o niveles de logros; permite saber qu rendimiento se ha alcanzado y si va de acuerdo con las expectativas generales en un rea de inters. Ejemplos: Los volmenes del da de ayer Nmero de clientes o de pasajeros en un vuelo Nmero de vuelos cancelados o retrasados Informacin de situacin: tambin llamada informacin de avance; mantiene a los administradores al tanto de los problemas presentes y de las crisis, as como de los avances reportados con el fin de aprovechar las oportunidades que pueden perderse si no se acta de inmediato. Ejemplos: El avance en el da de ayer en las negociaciones de los contratos laborales. El estado del trabajo en la construccin de una nueva planta de manufacturas El progreso del competidor con un producto semejante Informacin de advertencia: seala que estn ocurriendo cambios, ya sea en la forma de oportunidades que se presentan, o bien presagios de problemas futuros que afectarn el xito de la empresa, de sus productos o de servicios, y su vialidad a largo plazo.

8 Ejemplos: Ms vacantes de lo usual en determinados puestos de trabajo para las cuales resulta cada vez ms difcil contratar personal calificado a los salarios y sueldos corrientes. Pruebas de las caractersticas del mercado para nuevos productos. Informacin de planeacin: descripcin de los principales desarrollos y programas que deben iniciarse en el futuro; incluye las hiptesis en las cuales se basan los planes o los desarrollos anticipados esenciales para la realizacin de los planes establecidos. Ejemplos: Cmo se espera que se ample o se contraiga el mercado de la organizacin. Participacin en el mercado que la empresa planea abarcar en los prximos 3 aos. Informacin de operaciones internas: indicadores claves de cmo la organizacin o las personas se estn desempeando; tiles para presentar informes sobre la salud general de una organizacin, empresa subsidiaria, divisin o producto. Las reas en las que los rendimientos reales no concuerdan con las expectativas se reportan como excepciones. Ejemplos: Rendimiento acumulado sobre el capital patrimonial. Participacin porcentual en el mercado cubierto por la organizacin. Informacin confidencial: informes, rumores y opiniones respecto a las actividades en el entorno de la organizacin; incluye una gama amplia de reas como cambios en la industria y en las estrategias de los competidores, movimientos en el mercado financiero, y transformaciones o fluctuaciones poltico-econmicas. Ejemplos: Las demandas de los clientes por nuevos productos o servicios. Las predicciones de los expertos sobre el comportamiento de la economa en los prximos seis meses. Informacin difundida en el exterior: informacin que un ejecutivo principal desea revisar antes que sea transmitida a los accionistas o a los medios de comunicacin. Ejemplos:

9 Informe trimestral sobre las utilidades en una corporacin. Contribuciones acumuladas y fondos colectados por medio de una campaa anual. Detalles acerca del desarrollo de un nuevo programa de servicio pblico. Atributos Segn Senn, Exactitud: La informacin puede ser cierta o falsa, exacta o inexacta (aunque puede haber matices entre estos dos extremos). Exacto y Verdadero describen si la informacin representa una situacin, nivel o estado de un hecho o suceso exactamente como es. La informacin inexacta es el resultado de equivocaciones, que pudieron haber ocurrido durante la compilacin, procesamiento o preparacin de un informe. Forma: La forma es la estructura real de la informacin. Incluye las dimensiones de cuantificabilidad, nivel de agregacin y medio de presentacin. El criterio de diferenciacin ms comnmente utilizado es el que existe entre formas cuantitativas y formas cualitativas. La informacin cuantitativa dice qu tanto de un elemento d de un hecho en particular ha sido medido. Por ejemplo, las ventas pueden describirse de modo cuantitativo utilizando medidas como el nmero de unidades, la informacin cuantitativa se usa mucho en los negocios y en la administracin. La informacin cualitativa sirve para describir una situacin o un hecho en trminos de ciertas caractersticas no medibles. Por ejemplo, los empleados se pueden clasificar de acuerdo con la caracterstica categora del puesto, como gerente, subgerente, o secretaria. De forma semejante, las revistas pueden ser descritas cualitativamente por su amplitud de circulacin: nacional, regional, local o vecinal. La informacin cuantitativa tambin puede ser categorizada como numrica o grfica. La informacin numrica est constituida obviamente por nmeros y la grfica por diagramas o ilustraciones. Las grficas de barras, circulares y los histogramas son formas grficas para presentar la informacin. La informacin se puede expresar en forma impresa o visualizada. La informacin impresa se presenta en amplia modalidad de variedades, como manuscrita en papel, mecanografiada, en copias tipogrficas o en impresos de computadora. El medio en cada uno de estos casos es el papel. La informacin visualizada es la que aparece en pantallas de televisor, pelculas cinematogrficas, transparencias o diapositivas, pantallas de terminal de computadoras, etc.

10 La informacin puede clasificarse tambin por el grado de agrupamiento en la forma sintetizada o detallada. Si bien es posible discutir qu constituye una sntesis y qu un detalle, se puede decir que la informacin sintetizada es en esencia una forma agrupada de los detalles o datos no elaborados. La informacin resumida recoge el conocimiento referente a una situacin en particular pero eliminando la redundancia. Frecuencia: La frecuencia de la informacin es la medida de cun a menudo se le requiere, rene o produce. Se puede originar con frecuencia o espordicamente, dependiendo de las necesidades del usuario. La informacin para preparar una declaracin de impuestos, por ejemplo, puede recopilarse slo una vez al ao. La mayora de los asalariados necesitan informacin acerca de cmo declara sus impuestos muy rara vez. Con todo, la informacin sobre los impuestos retenidos se solicita o se recibe con frecuencia - cada vez que se emite o recibe un cheque de nmina - de suerte que el monto neto puede determinarse a partir del ingreso total. Alcance: Este concepto es la amplitud de accin de los acontecimientos, lugares, personas y cosas que representa la informacin. Por ejemplo, un amplio alcance de una informacin sobre ventas puede referirse a todas las zonas de ventas de una compaa que tiene negocios en Estados Unidos. Un alcance reducido puede comprender nicamente una regin de una compaa o una parte de su territorio. Origen: El origen de la informacin es la fuente de la que sta se recibe, recopila o produce. La informacin interna se origina obviamente dentro de una organizacin, y la externa, desde fuera de ella (desde el gobierno, por ejemplo, o de organizaciones de negocios). Temporalidad: La informacin puede estar orientada hacia el pasado (informacin histrica), hacia situaciones presentes o hacia sucesos o actividades futuras. La informacin histrica proporciona una perspectiva de lo que ocurri en pocas anteriores; se puede examinar con objeto de ver si se han logrado progresos o si la situacin ha mejorado. Con frecuencia las compaas examinan la informacin histrica para analizar si las utilidades, gastos, ventas, nmero de empleados y otros elementos del presente han aumentado, disminuido o permanecido en los mismos niveles comparndolos con el pasado. La informacin sobre el futuro ayuda a las organizaciones a planear las demandas y los requisitos de operacin en aos venideros. Por ejemplo, los administradores del seguro social utilizan informacin con miras al futuro para estimar el nmero de personas que se jubilarn en un ao determinado y la cantidad de dinero que se tendr que pagar cada ao como pensiones. Las empresas privadas utilizan la informacin orientada al futuro para planear la contratacin de empleados, programas de entrenamiento, expansin de equipos e instalaciones, y desarrollo de nuevos productos.

11 Relevancia: La informacin es relevante si una persona la necesita en una situacin particular de toma de decisiones o de resolucin de un problema. Es una parte necesaria de los recursos utilizados en la seleccin de un curso de accin. Lo importante es su aplicabilidad a la situacin presente. Un conjunto de informacin que fue importante en cierta ocasin puede no serlo en la actualidad si realmente ya no se necesita y no ser utilizado por su receptor. De manera semejante, la informacin que alguien recogi y conserv con el supuesto de que tarde o temprano se requerir no es relevante ahora puesto que ya no se le necesita. Por lo tanto, si un profesor universitario acumula libros (conjunto de informacin) con el supuesto de que algn da el material contenido en ellos le ser til para preparar una clase o conferencia, no est reuniendo informacin relevante, sino slo llenando un espacio de su librero. Completitud: Si un determinado conjunto de informacin indica al usuario todo lo que necesita saber en relacin con una situacin en particular, se dice que es completo. Por otra parte, si un informe deja a una persona con muchas preguntas sin responder, es un conjunto incompleto de informacin. Si bien a menudo parece virtualmente imposible lograr el grado deseado de completitud, debe intentarse encontrar sistemas y procedimientos que den la informacin ms completa posible. Oportunidad: Cualquier administrador tiene dos preocupaciones importantes: (1) la informacin est disponible cuando la necesito?, y (2) es ya desactualizada cuando se la recibe o cuando se desea usarla?. Retardos substanciales en el procesamiento de informacin pueden reducir en forma significativa su utilidad para un gerente. Bibliografa: Sistemas de Informacin para la Administracin, James A. Senn: pag 34,35,36,37. Introduction to Information Systems in Business Management, James A. O'Brien.