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Mapa de Procesos de La Empresa

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Aplicada a una empresa Comercial Multilibros Laime
Aplicada a una empresa Comercial Multilibros Laime

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Mapa de Procesos de la empresa “Multilibros Laime”

Maryluz Analista de Sistemas

MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA “MULTILIBROS LAIME”
Los mapas de procesos son básicamente utilizados para tener una idea lógica y esencial de cómo son los procesos dentro de una empresa o entidad. Esta herramienta nos va permitir adquirir un mayor conocimiento de cómo funciona la empresa “Multilibros Laime”.

A continuación se explicaran cada un de los procesos generales de la empresa “Multilibros Laime” para su posible estudio.

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PROCEDIMIENTO: ATENCION AL CLIENTE
MULTILIBROS LAIME 1. OBJETIVO Código: PAML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Atención Pág. 1 de 4

Seguir la secuencia y requerimientos que se establecen en el diagrama para la atención al cliente, ya que esta puede convertirse en una solicitud de pedido que a su vez se puede volver venta.
2. ÁMBITO

Este procedimiento es aplicable al área de ventas de la empresa Multilibros Laime y las áreas que se encuentran relacionadas con el proceso de Inventario.
3. CARACTERÍSTICAS /DEFINICIONES

Este procedimiento no cuenta con un sistema, ya que las ventas al cliente se realizan de forma manual.
4. RESPONSABLE

Las Áreas, Departamentos y personas encargadas para que el presente procedimiento se lleve a cabo son las siguientes:
4.1. Cliente

Puede ser una persona, o una empresa, que esté interesada en comprar productos de la empresa Multilibros Laime.
4.2. Vendedor

Responsable de atender las consultas de los clientes; se encarga de brindar información de los productos, y de realizar ventas de las mismas.
5. RESUMEN DE ACTIVIDADES

Para realizar la evaluación de los pedidos hechos por los clientes y para que se vuelvan ventas, la empresa realiza los siguientes procedimientos:
5.1. Solicitar Artículo.

Este proceso inicia cuando el cliente ingresa a las instalaciones y solicita un libro, dando a conocer el titulo autos o tema que desee, la cual es recepcionada por el vendedor.
5.2. Verificar Disponibilidad.

Una vez obtenida la solicitud del cliente, que vendría hacer el pedido, se debe de verificar la existencia de ese libro, ya que también es posible no contar con el ejemplar solicitado, la verificación se realiza de forma manual.
5.3. Sugerir Artículo Similar.

Este proceso se realiza si se al momento de la verificación, se ha comprobado que dicho ejemplar no se vende en la tienda, en este caso el vendedor puede sugerir un ejemplar del mismo tema que el cliente solicita, sin comprometer al cliente a una posible venta.
5.4. Solicitar Artículo Similar.

Si el cliente acepta la sugerencia de un nuevo artículo que ha sido realizada por el vendedor, se sigue con el mismo procedimiento, de lo contrario finaliza el proceso.

Elaborado por Mas Negocios SAC

Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

3

PROCEDIMIENTO: ATENCION AL CLIENTE
MULTILIBROS LAIME Código: PAML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Atención Pág. 2 de 4

5.5. Informar Precio.

Una vez verificado que se tiene el ejemplar solicitado por el cliente, el vendedor debe de informar su precio.
5.6. Confirmar Compra del Pedido.

Este proceso-nos permitirá conocer si el cliente está interesado en comprar los ejemplares disponibles, de lo contrario será tomada como un consulta.
6. FRECUENCIA

Cada vez que se necesite realizar compras de mercaderías o materiales e insumes en la institución.
7. NORMAS

No aplica.
8. POLÍTICAS

8.1. Política de stocks.
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ninguno.

Elaborado por Mas Negocios SAC

Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

4

PROCEDIMIENTO: ATENCION AL CLIENTE
MULTILIBROS LAIME Código: PAML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Atención Pág. 3 de 4

10. FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE ATENCION

11. ANEXOS DE REFERENCIA

No aplica.
12. ACTUALIZACIONES

N de Edición
1 2

Fecha de Actualización
10-11-2011 15-01-2012

Responsable de Aprobar
Maryluz L. Bruno Rocha Maryluz L. Bruno Rocha

Cargo
Analista de Sistemas Analista de Sistemas

Elaborado por Mas Negocios SAC

Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

5

PROCEDIMIENTO: VENTAS AL CLIENTE
MULTILIBROS LAIME 1. OBJETIVO Código: PVML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Ventas Pág. 1 de 4

Seguir la secuencia y requerimientos que se establecen en el diagrama para la realización de una venta, a sea realizada al por menor o al por mayor.
2. ÁMBITO

Este procedimiento es aplicable al área de ventas de la empresa Multilibros Laime y las áreas que se encuentran relacionadas con el proceso de Inventario.
3. CARACTERÍSTICAS /DEFINICIONES

Este procedimiento no cuenta con un sistema, ya que las ventas al cliente se realizan de forma manual.
4. RESPONSABLE

Las Áreas, Departamentos y personas encargadas para que el presente procedimiento se lleve a cabo son las siguientes:
4.1. Cliente

Puede ser una persona, o una empresa, que esté interesada en comprar productos de la empresa Multilibros Laime.
4.2. Vendedor

Responsable de atender las consultas de los clientes; se encarga de brindar información de los productos, y de realizar ventas de las mismas.
5. RESUMEN DE ACTIVIDADES

P ara realizar la evaluación de los pedidos hechos por los clientes y para que se vuelvan ventas, la empresa realiza los siguientes procedimientos:
5.1. Informar Cantidad.

Este proceso puede iniciarse de dos formas, las cuales se detallaran más adelante, estas permitirán la realización de un pedido, que a su vez podrá convertirse en una venta.
5.2. Comprobar Disponibilidad.

El cliente podrá buscar personalmente el libro que desee en los estantes y mostradores que se encuentran en el negocio.
5.3. Fijar fecha de Entrega.

Una vez obtenida la solicitud del cliente, que vendría hacer el pedido, se debe de verificar la existencia de ese libro, ya que también es posible no contar con el ejemplar solicitado, la verificación se realiza de forma manual.
5.4. Calcular Importe.

En este proceso se va calcular el importe que el cliente debe de pagar por adquirir dichos ejemplares.
5.5. Emitir Comprobante.

Desde el momento en que el cliente acepta comprar los libros, se realiza este proceso donde se detalla en un comprobante los ejemplares que lleva, además de la cantidad e importe.

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Fecha 15/01/2012

6

PROCEDIMIENTO: VENTAS AL CLIENTE
MULTILIBROS LAIME Código: PVML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Ventas Pág. 2 de 4

5.6. Cobrar Importe.

El vendedor una vez realizado el comprobante de pago debe pasar a cobrar dicho importe para proseguir con la entrega del pedido, que ya está lista.
5.7. Cancelar pedido.

El cliente cancela el pedido solicitado, y recibe su comprobante, como prueba de su pago respectivo.
5.8. Entregar Comprobante.

El vendedor al recibir el respectivo importe por lo solicitado, debe de entregar al cliente su respectivo comprobante.
6. FRECUENCIA

Cada vez que se necesite realizar compras de mercaderías o materiales e insumes en la institución.
7. NORMAS

No aplica.
8. POLÍTICAS

8.1. Política de stocks.
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ninguno.

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Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

7

PROCEDIMIENTO: VENTAS AL CLIENTE
MULTILIBROS LAIME Código: PVML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Ventas Pág. 3 de 4

10. FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE VENTA

Elaborado por Mas Negocios SAC

Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

8

PROCEDIMIENTO: VENTAS AL CLIENTE
MULTILIBROS LAIME Código: PVML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Ventas Pág. 4 de 4

11. ANEXOS DE REFERENCIA

No aplica.
12. ACTUALIZACIONES

N de Edición
1 2

Fecha de Actualización
10-11-2011 15-01-2012

Responsable de Aprobar
Maryluz L. Bruno Rocha Maryluz L. Bruno Rocha

Cargo
Analista de Sistemas Analista de Sistemas

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Fecha 15/01/2012

9

PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE PEDIDO
MULTILIBROS LAIME 1. OBJETIVO Código: PCML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Despacho Pág. 1 de 4

Seguir la secuencia y requerimientos que se establecen en el diagrama para la realización de la compra de materiales a los distintos proveedores.
2. ÁMBITO

Este procedimiento es aplicable al área de compras de la empresa Multilibros Laime y las áreas que se encuentran relacionadas con el proceso de Inventario.
3. CARACTERÍSTICAS /DEFINICIONES

Este procedimiento no cuenta con un sistema, ya que las ventas al cliente se realizan de forma manual.
4. RESPONSABLE

Las Áreas, Departamentos y personas encargadas para que el presente procedimiento se lleve a cabo son las siguientes:
4.1. Cliente

Puede ser una persona, o una empresa, que esté interesada en comprar productos de la empresa Multilibros Laime.
4.2. Encargado de Entregas

Es el auxiliar de almacén, responsable de atender todas las entregas de productos al cliente; se encarga de brindar información de los productos, y de realizar ventas de las mismas.
5. RESUMEN DE ACTIVIDADES

Para realizar la evaluación de los pedidos hechos por los clientes y para que se vuelvan ventas, la empresa realiza los siguientes procedimientos:

5.1. Solicitar entrega del pedido E cliente da inicio a este proceso solicitando al encargado de entregas su pedio ya cancelado, haciendo entrega de su comprobante. 5.2. Recepcionar Comprobante. El encargado de entregas debe verificar dicho comprobante entregado por el cliente, para autorizar su despacho. 5.3. Comunicar rechazo de Solicitud. Si no es válido el comprobante el encargado debe comunicar al cliente, que dicho comprobante es falso. 5.4. Despachar pedido. Cuando se ha verificado la veracidad del comprobante, se procese a autorizar el despacho del pedido del cliente.. 5.5. Emitir Documento de Entrega. El encargado deberá emitir un documento de entrega para comprobar que el cliente está recibiendo su pedido, y no hay ningún tipo de mal entendido.

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10

PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE PEDIDO
MULTILIBROS LAIME Código: PCML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Despacho Pág. 2 de 4

5.6. Entregar pedido. Una vez terminado de preparar el pedido, este se entrega al cliente con el comprobante de entrega, que ha sido firmada por el cliente, como prueba que recibió el pedido. 5.7. Recepcionar pedido. Este proceso finaliza cuando el cliente recibe el pedido con una copia del comprobante de entrega, que a sido firmada por el.
6. FRECUENCIA

Cada vez que se necesite realizar compras de mercaderías o materiales e insumes en la institución.
7. NORMAS

No aplica.
8. POLÍTICAS

8.1. Política de stocks.
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ninguno.

Elaborado por Mas Negocios SAC

Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

11

PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE PEDIDO
MULTILIBROS LAIME Código: PCML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Despacho Pág. 3 de 4

10. FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

12

PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE PEDIDO
MULTILIBROS LAIME Código: PCML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Despacho Pág. 4 de 4

11. ANEXOS DE REFERENCIA

No aplica.
12. ACTUALIZACIONES

N de Edición
1 2

Fecha de Actualización
10-11-2011 15-01-2012

Responsable de Aprobar
Maryluz L. Bruno Rocha Maryluz L. Bruno Rocha

Cargo
Analista de Sistemas Analista de Sistemas

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Fecha 15/01/2012

13

PROCEDIMIENTO: COMPROL DE ALMACEN
MULTILIBROS LAIME 1. OBJETIVO Código: PAML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Almacén Pág. 1 de 4

Seguir la secuencia y requerimientos que se establecen en el diagrama para la realización del control del almacén.
2. ÁMBITO

Este procedimiento es aplicable al área de almacén de la empresa Multilibros Laime y las áreas que se encuentran relacionadas con el proceso de Inventario.
3. 4. CARACTERÍSTICAS /DEFINICIONES RESPONSABLE

Este procedimiento no cuenta con un sistema, ya que el control se realiza de forma manual. Las Áreas, Departamentos y personas encargadas para que el presente procedimiento se lleve a cabo son las siguientes: 4.1. Propietario Responsable de establecer los precios de los productos, asignando rebajas y aumentos a los productos según lo considere. 4.2. Almacenero Encargado de la recepción de la mercadería y su registro de forma manual, es el encargado de situar los productos en los anaqueles, mesas o mostradores. 4.3. Inventario En esta área se encuentran los productos que se ofrecen, están ordenados por tema y autoría, para facilitar su búsqueda y su control manual.
5. RESUMEN DE ACTIVIDADES

Para realizar el control de inventario para los productos, la empresa realiza los siguientes procedimientos: 5.1. Verificar mercadería. Este proceso inicia cuando se adquiere la mercadería enviada por los proveedores, este proceso se encarga de comprobar que se encuentre todo como esta en la guía de remisión. 5.2. Registrar Observación. Este proceso se realiza si en el momento de verificar la mercadería, esta no coincide con la guía de remisión, por los que pasa a realizarse una observación, que será informada al proveedor. 5.3. Clasificar productos. Este proceso permitirá ordenar los productos con que se cuentan, la clasificación se realiza por temas y por autores. 5.4. Establecer precio. Este proceso los realiza el propietario ya que solo el puede asignar los precios a los productos, colocando rebajas y aumentos a los productos según le convenga. 5.4.1. Comparar con guía de Remisión. Para establecer un precio a un producto, lo primero que se hace es comparar los precios de compra que se muestran en la guía de remisión, esto nos ayudara a establecer parámetros.

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PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ALMACEN
MULTILIBROS LAIME Código: PAML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Almacén Pág. 2 de 4

5.4.2. Establecer parámetros. Este proceso nos permitirá establecer límites en los precios, se podrá conocer hasta qué punto se puede rebajar ya que conoceremos los precios mínimos de los productos. 5.4.3. Establecer Monto. Una vez que se conoce los parámetros, se estable un precio a cada producto, para su venta al cliente al por menor y al por mayor. 5.5. Etiquetar Producto. Este proceso lo realiza el almacenero, y en este se etiquetan los productos con sus respectivos precios, para una mayor facilidad en las ventas. Consultar precio. Este proceso se activa cuando, se desconoce el precio de algún producto, aquí el propietario debe de asignar un precio para los productos sin etiquetar. Trasladar mercadería. Este proceso lo realiza el almacenero, se encarga del traslado de la mercadería a los diferentes locaciones de la tienda. 5.4.4. Ordenar productos. Antes de trasladar los productos, estos deben ser ordenados para su tener mayor facilidad en el traslado. 5.4.5. Trasladar. El almacenero puede trasladar los productos en 3 locaciones, en los anaqueles, en las mesas y en los mostradores, según sugiera el propietario. 5.4.6. Registrar Ubicación. Si el almacenero traslada los productos a los anaqueles o alas mensas, este debe de registrar su ubicación, para facilitar su búsqueda. 5.8. Informar Traslado. Una vez que haya terminado de trasladar el almacenero todos los productos en el local, este debe de informar que dicha actividad ha concluido. Guardar Guía de Remisión. El propietario al recibir el informe del almacenero, prodigue a guardar la guía de remisión, que significara que a sido atendida y despachada en la tienda.

5.6.

5.7.

5.9.

6.

FRECUENCIA

Cada vez que se necesite realizar compras de mercaderías o materiales e insumes en la institución.
7. NORMAS

No aplica.
8. POLÍTICAS

8.1. Política de stocks.
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ninguno.

Elaborado por Mas Negocios SAC

Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

15

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ALMACEN
MULTILIBROS LAIME Código: PAML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Almacén Pág. 3 de 4

10. FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACEN

Elaborado por Mas Negocios SAC

Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

16

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ALMACEN
MULTILIBROS LAIME Código: PAML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Almacén Pág. 4 de 4

11. FLUJO DEL SUBPROCESO ESTABLECER PRECIOS

12. FLUJO DEL SUBPROCESO TRASLADAR MERCADERIA

13. ANEXOS DE REFERENCIA

No aplica.
14. ACTUALIZACIONES

N de Edición
1 2

Fecha de Actualización
10-11-2011 15-01-2012

Responsable de Aprobar
Maryluz L. Bruno Rocha Maryluz L. Bruno Rocha

Cargo
Analista de Sistemas Analista de Sistemas

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Revisado por Gerente General

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Fecha 15/01/2012

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PROCEDIMIENTO: COMPRA A PROVEEDORES
MULTILIBROS LAIME 1. OBJETIVO Código: PCML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Compras Pág. 1 de 4

Seguir la secuencia y requerimientos que se establecen en el diagrama para la realización de la compra de materiales a los distintos proveedores.
2. ÁMBITO

Este procedimiento es aplicable al área de compras de la empresa Multilibros Laime y las áreas que se encuentran relacionadas con el proceso de Inventario.
3. CARACTERÍSTICAS /DEFINICIONES

Este procedimiento no cuenta con un sistema, ya que las compras a proveedores se realizan de forma directa.
4. RESPONSABLE

Las Áreas, Departamentos y personas encargadas para que el presente procedimiento se lleve a cabo son las siguientes:

4.1. Jefe de Compras Responsable en realizar la orden de compra a los proveedores, para suministrar de mercadería el negocio. 4.2. Inventario En esta área se encuentran los productos que se ofrecen, están ordenados por tema y autoría, para facilitar su búsqueda y su control manual. 4.3. Proveedor Es aquella persona o empresa que abastece con materiales, los cuales se compran directamente para su venta.
5. RESUMEN DE ACTIVIDADES

Para realizar la evaluación de los pedidos hechos por los clientes y para que se vuelvan ventas, la empresa realiza los siguientes procedimientos:

5.1. Revisar Existencias. Este proceso se inicia cada 3 meses que corresponde a una temporada, y empieza revisando lo que existe en el inventario. 5.6.1. Contabilizar Productos. Este proceso se realiza cuando se desea conocer cuántos materiales existen en el inventario, para esto se contabilizan todos los materiales y se seleccionan aquellos que tienen bajas unidades. 5.6.2. Registrar Productos escasos. Este proceso se realiza después de que se haya seleccionado los materiales con menos unidades, se registran colocando su información y número de unidades actualmente. 5.6.3. Revisar Lista Pendiente. Este proceso se realiza después de haber registrado los materiales escasos, no siempre una orden de compra se entrega completa, por los que existen listas de órdenes pendientes que serán integradas a una nueva lista. 5.2. Seleccionar proveedores. Una vez que ya se tiene la lista de materiales que se va solicitar, se elige los proveedores a quienes se van enviar las órdenes de compra.
Elaborado por Mas Negocios SAC Revisado por Gerente General Aprobado por Gerente General Fecha 15/01/2012

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PROCEDIMIENTO: COMPRA A PROVEEDORES
MULTILIBROS LAIME Código: PCML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Compras Pág. 2 de 4

5.3. Elaborar Orden de Compra. Este proceso es realizado por el propietario, quien ya teniendo la lista de materiales a pedir y los proveedores, se procede a realizar la orden de compra, que es enviada a los respectivos proveedores para informar el importe de dicha orden. 5.4. Calcular importe. El proveedor al recibir la orden de compra, calculara el importe de la orden de compra solicitada, este a su vez la enviara para evaluarla y ver si se acepta. 5.5. Surtir Orden de Compra. Este proceso se inicia después de siete días haber aceptado las condiciones del proveedor, donde se dan a conocer los materiales que se entregaran y el importe por ellos. 5.6. Recepcionar Mercadería. Este proceso se realiza cuando los proveedores llevan la mercadería al negocio y el propietario debe de recibirlo. 5.7. Inspeccionar Mercadería. En este proceso se evalúa cada material para verificar que la orden haya llegado en buen estado y completa. 5.8. Generar Nueva Orden. Si no se encuentran algunos productos, se realiza una nueva orden donde solo detallen los materiales enviados por el proveedor así como su respectivo nuevo importe. 5.9. Calcular Nuevo Importe. Este proceso se encarga de calcular el importe, que corresponde solo a lo que ha sido enviado por el proveedor. 5.10. Cancelar Orden de Compra. El propietario al verificar la llegada de los materiales debe disponerse a pagar el importe correspondiente.
6. FRECUENCIA

Cada vez que se necesite realizar compras de mercaderías o materiales e insumes en la institución.
7. NORMAS

No aplica.
8. POLÍTICAS

8.1. Política de stocks.
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ninguno.

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PROCEDIMIENTO: COMPRA A PROVEEDORES
MULTILIBROS LAIME Código: PCML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Compras Pág. 3 de 4

10. FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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Fecha 15/01/2012

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PROCEDIMIENTO: COMPRA A PROVEEDORES
MULTILIBROS LAIME Código: PCML02 Versión: 1.7 Aplicación: Área de Compras Pág. 4 de 4

11. FLUJO DEL SUBPROCESO REVISAR EXISTENCIAS

12. ANEXOS DE REFERENCIA

No aplica.
13. ACTUALIZACIONES

N de Edición
1 2

Fecha de Actualización
10-11-2011 15-01-2012

Responsable de Aprobar
Maryluz L. Bruno Rocha Maryluz L. Bruno Rocha

Cargo
Analista de Sistemas Analista de Sistemas

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Revisado por Gerente General

Aprobado por Gerente General

Fecha 15/01/2012

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MODELADO DE PROCESOS DE LA EMPRESA “MULTILIBROS LAIME”
Utilizaremos la metodología IDEF0 para representar de una manera estructurada y jerárquica todas las actividades que conforman la empresa Multilibros Laime además de mostrar los objetos y datos que soportan la interacción de estas actividades.

1. Jerarquía de Procesos

Gracias a esta metodología podremos representar lo que hace la empresa Multilibros Laime, esto nos permitirá obtener una vista estratégica de los procesos y facilitar el análisis para identificar puntos de mejora.

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2. Despliegue de Procesos

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