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Entrega certificada

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MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS

Versión Grupo Éxito

Noviembre 2010

Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.A.

Página 1 de 49

CONTENIDO
1. Generalidades 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Introducción Definición Objetivo General Beneficios de las Entregas Certificadas

2. Aplicación de las Entregas Certificadas

3. Pasos de la Entrega Certificada

3.1.

3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

3.6. 3.7.

Paso 1. Verificación de las condiciones para los participantes en la alianza 3.1.1. Proveedor 3.1.2. Cliente 3.1.3. EPSL Paso 2. Capacitación Paso 3. Definición del Acuerdo Paso 4. Definición de Indicadores de Gestión Paso 5. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada 3.5.1. Preparación y despacho 3.5.2. Transporte de mercancía 3.5.3. Recibo de mercancía Paso 6. Pasos de la certificación Paso 7. Procedimiento de acciones correctivas

4. Descertificación

5. Anexos

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1. Generalidades

o

Introducción

La filosofía ECR nace en el contexto de la logística, estableciendo con total rigurosidad, la satisfacción del Consumidor final como su principal objetivo, siendo este el valuarte de la gestión a desarrollar dentro de las redes de valor. ECR brinda la posibilidad de satisfacer al cliente aplicando el reabastecimiento continuo en la que el flujo del producto se da por la demanda del cliente. La responsabilidad de las empresas es hacer de este flujo un proceso dinámico y eficiente en cada uno de los eslabones de la red de valor. La Respuesta Eficiente al Consumidor – ECR – define Mejores prácticas logísticas que ayudan a las empresas a cumplir con la satisfacción del consumidor mediante procesos que generan rentabilidad en las organizaciones. Lo anterior se ve plasmado en el Manual de Entregas Certificadas, brindando las herramientas necesarias para entender e implementar este proceso como una mejor práctica no sólo para consolidar la relación entre los socios de negocios mediante la confianza y la reducción de costos, sino también para generarle beneficios tangibles al consumidor final. o Definición La Entrega Certificada es una alianza estratégica a través de la cual el Proveedor y el Cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar al Consumidor Final total confiabilidad en términos de la calidad del producto, de la información que suministra, de su manejo físico, y de la exactitud de los documentos que amparan cada transacción. Cuando el Proveedor utiliza para la entrega una Empresa Prestadora de Servicios Logísticos -EPSL- esta empresa será considerada como parte integral de la compañía proveedora y por lo tanto, bajo el esquema de Entregas Certificadas que se está planteando, el Cliente está certificando al Proveedor. Ha sido definida como una de las mejores prácticas en los programas de Respuesta Eficiente al Consumidor “ECR”, al minimizar los costos asociados con la verificación, el tiempo en el recibo, la manipulación de la mercancía, las notas contables, las devoluciones y la repetición de operaciones en el proceso logístico.

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o

Objetivo General Eliminar la repetición de verificaciones con base en la garantía ofrecida por el Proveedor sobre la seguridad de su proceso. El Proveedor certifica que lo facturado (reseñado en el aviso de despacho o la remisión), solo incluye artículos solicitados y que la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada físicamente.

o • • • • •

Beneficios de las Entregas Certificadas Reducir el tiempo de atención del proveedor para recibo de mercancía: espera, descargue y verificación. Reducir la excesiva manipulación de la mercancía. Reducir el desgaste administrativo en la solución de diferencias. Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento. Consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente.

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Mayorista y Distribuidores.A. Página 5 de 49 .) ya sea que se entregue en el CEDI o directamente en el Punto de Venta Aplicabilidad a nivel interno de la empresa: AREA 1 Bodega Satélite 1 Cedi Comerciante AREA 2 Punto de Venta Punto de Venta Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. dinámicos y eficientes es importante poder garantizar total confiabilidad en los procesos de cada actor de la Cadena para poder ofrecerle al consumidor final el mayor valor posible.2. Es importante que en cada relación queden definidas las herramientas y las responsabilidades de cada uno de acuerdo a las condiciones que se tengan. Aplicación de las Entregas Certificadas La entrega certificada es una mejor práctica que puede ser utilizada en todos aquellos puntos de la Cadena de Valor donde hay transferencia de producto e información. etc. De esta forma en una red de valor se pueden aplicar entregas certificadas entre: Socio de Negocio 1 Proveedor Materia Prima o Industrial Empaque Industrial Operador Logístico distribución) (Cuando Maneja Almacenamiento y Socio de Negocio 2 Industrial Comerciante (Cadenas Comerciales. Con el objetivo de generar procesos ágiles. Autoservicios.

gatos hidráulicos. Utilización de infraestructura (muelles. bodegas. Aviso de recibo.A. Verificación de las condiciones para los participantes en la alianza 3. PRICAT. Pasos de la Entrega Certificada o Paso 1. entre otros). Identificación y Codificación de Empaques y Subempaques: Expresando el contenido y la identificación con código de barras EAN/UCC-13. Proveedor El proveedor debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad. Instrucciones de transporte. Certificación de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al cliente sobre la(s) EPSL que están certificadas.1. • • • • • • Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. EAN/UCC 14 (utilizando las simbologías ITF-14 o EAN/UCC-128) o el serial del empaque o la estiba SSCC bajo el sistema EAN/UCC 128. • Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseñado especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda. Paletización: Cuando el volumen de la mercancía lo amerite se despachará la carga paletizada en estibas de intercambio estándar. Página 6 de 49 .. montacargas) que garanticen eficiencias en el proceso de cargue y despacho de mercancía.3. EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho. estanterías) y equipos (lectores. Proceso de Facturación: Posterior a la separación de la mercancía y en el caso de utilizar EDI después del Informe de Recibo. seguridad y agilidad desde que se recibe el pedido hasta que se carga y se despacha al vehículo.

entendido como la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente. Página 7 de 49 . En caso de que el proveedor complete las 4 fases perfectas del proceso y no tiene desarrollado aún el ASN. Equipos: Montacargas. no se debe notificarle la certificación. entre otros. Programación de recibos: Mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo máximo de recibo. debe ofrecer personal idóneo y bien capacitado. estibadoras. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. por lo cual el Grupo Éxito solicita que desde la fase 3 los proveedores deben ya estar enviando aviso de despacho. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI (Orden de compra. Carretillas. desde la primera fase.• Padrino: Definir un responsable directo como interlocutor con el recibo del Cliente. El Grupo Éxito definió categorías de proveedores que no deben entrar en el programa de Entregas Certificadas y que siempre van a ser objeto del recibo normal (100%) por razones de seguridad. se recomienda la utilización obligatoria a partir de la 3ra Fase. debe contar con: • • • • • Infraestructura adecuada: Muelles con plataformas niveladoras. Cliente El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad. Aviso de recibo).. Recurso Humano: El Cliente debe contar con el equipo de trabajo necesario para llevar a cabo la entrega. En caso de no tenerlo desarrollado. básculas (si aplica).2. lectores. NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. de confiabilidad y de agilidad en el proceso de recibo: ° Proveedores de Flujo Almacenamiento – a excepción de los que entregan paletizados y con una estiba uniproducto (caso de granos) y de los proveedores de Textil Proveedores que entregan sublínea Digital Proveedores que entregan sublínea Electrodomésticos (pequeños y grandes) ° ° 3. seguridad y agilidad.A. disponer de una infraestructura física y de sistemas adecuados para la recepción de la mercancía.

el industrial podrá acordar con la EPSL el seguimiento a dichos indicadores. Generación de Pedidos: Se recomienda tener sistematizada la generación de los pedidos de los puntos de venta a los CEDIS de tal forma que se pueda controlar de una mejor forma la generación de los pedidos en los horarios establecidos y garantizar que se cumplan las condiciones del acuerdo. Padrino: Definición de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicación de éste programa. El orden de la mercancía en el vehículo: en caso que el transportador lleve mercancía de varios proveedores. En caso de no tenerlo desarrollado. En el Grupo Éxito se definió en cada plataforma una persona encargada del programa. EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logísticos • • EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho. etc). Status del transporte. Facturación del servicio de transporte: 100% de documentos correctos.• • • Control de horario de recibo: registro del tiempo de permanencia del proveedor en el recibo. es decir que el vehículo este: limpio. 3.3. carrocería se encuentre en buen estado para que la carga no se afecte por agentes externos. NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. Instrucciones de transporte. • Para la medición del tiempo de atención y disponibilidad de facilitadores. entre otros). Seguridad: Utilización de los sistemas acordados (sellos o cintas con logo).. desde la primera fase. Padrino: Definición de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicación de este programa.A. • • • • • NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. Página 8 de 49 . Novedades. desde la primera fase. debe estar configurado al cronograma de entregas para que no afecte los tiempos. En caso de no tenerlo desarrollado. Vehículos: Garantizar el buen estado para asegurar la calidad de los productos en la entrega. se recomienda la utilización obligatoria a partir de la 3ra Fase. se recomienda la utilización obligatoria a partir de la 3ra Fase. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en los que no se pueda cumplir una cita (Fuerza mayor.

Recibo del Pedido • Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI. proveedor. Fax.o Paso 2. etc. EPSL) analizan la situación actual. días de pedido. por medio de Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel. Al final del mismo el proveedor debe estar en capacidad de recibir el pedido vía EDI para obtener la certificación. El proveedor debe asegurar que el operador logístico haga parte de estos procesos de capacitación y este a su vez reforzar la capacitación cuando realice entregas a otras ciudades. durante el proceso de certificación. Padrinos: serán los responsables durante el periodo de certificación de garantizar que las personas involucradas en el proceso tengan claros los distintos puntos definidos en el acuerdo así como el conocimiento de lo que representa una Entrega Certificada. Capacitación Capacitación del Personal: Cada una de las partes será responsable de implementar un programa de capacitación del personal involucrado en el proceso de Entregas Certificadas. a los ya capacitados y para mantener vigentes los cambios que se realicen en el acuerdo en el tiempo. fecha y hora de entrega. Dentro del acuerdo debe quedar un plan de contingencias en el caso que la transmisión de EDI falle para no reprogramar la entrega y dentro de esta definir si se debe hacer inspección al 100%. Página 9 de 49 . y definen el acuerdo para entregas certificadas. Definición del Acuerdo Conjuntamente los socios comerciales (cliente. precisando el procedimiento para desarrollar cada uno de los siguientes puntos. Ver Anexo 4: Formato del Acuerdo. • • • Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Continuidad: Para asegurar la continuidad del proceso se sugiere que la capacitación se realice antes y después de haber finalizado el proceso de implementación. o Paso 3. Teléfono. Definir la frecuencia de pedido. Correo. Cuando el operador logístico prepara el pedido. se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar.A. con el fin de fortalecer el conocimiento a personal nuevo.

Definir como la EPSL le confirma la Reserva del Servicio de Transporte al generador de la carga: EDI. en caso de manejar producto en canastillas se debe incluir en el acuerdo de Entregas Certificadas. En el caso que un operador logístico sea el mismo para varios industriales.Despacho • Se determinó como prerrequisito para la certificación entregar la información al transportador y al cliente. cierre de vías. Página 10 de 49 .A. punto de venta. este puede entregar en la plataforma y/o puntos de venta de cadenas comerciales con un solo vehículo. etc. Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya a haber un cambio en la EPSL. sobre la mercancía enviada. Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribución. • • • • • Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. etc. fax o teléfono. garantizando la correcta identificación de la mercancía del industrial con el precinto de seguridad o la cinta con el logo original del proveedor. Definir las condiciones de manipulación de la mercancía entre el proveedor y la EPSL. Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercancía. • • Transporte • • • Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harán parte del acuerdo en entregas certificadas. precintos o cintas con logo original de la empresa. el cliente no registrará una “mala calificación” a la entrega. mediante el Aviso de Despacho (EDI). Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicación para los casos de fuerza mayor. tanto de proveedores certificados como no certificados.) Definir el esquema en el que generador de la carga le envía las instrucciones de Transporte a la EPSL: EDI. el mecanismo de seguridad a utilizarse.) Para estos casos. Definir los esquemas de seguridad a utilizarse durante la operación de transporte: sellos de seguridad. fax o teléfono. bodegas principales. en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL (derrumbes.

que le permitan a éste último saber que la unidad no ha sido violada. el espacio y los equipos para manipulación de mercancía. esta situación deberá acordarse entre las partes. Se consideran facilitadores el personal. de tal forma que será indispensable el uso de algún implemento que permita agrupar los elementos que lo conforman. Igualmente. Establecer el número de personas que van a realizar la entrega y el número de personas que van a realizar el recibo de acuerdo al nivel de inspección y al tipo de vehículo. Lista de los facilitadores con los que deberá contar el cliente para recibir la mercancía. cantidades. Establecer los mecanismos para la solución de problemas en el recibo: diferencias en precios. se deberá establecer cuales será las garantías ofrecidas por el proveedor a su cliente. etc. Así mismo se definirá dentro del acuerdo si no se da una respuesta a las Acciones Correctivas a quien se debe escalar esa requisición para que se le de una solución. Deben quedar las direcciones electrónicas. Convenir la información y codificación a utilizar tanto en unidades de venta como en empaques. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Acordar el procedimiento y causales para la devolución de mercancía. de la mercancía recibida: Aviso de Recibo (EDI).A. Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averías y extravíos.Entrega y/o Recibo de la Mercancía • Determinar la forma de enviar la información al transportador y al cliente. Precisar los empaques y subempaques a utilizar al entregar la mercancía. • • • • • Verificación de la Mercancía • • Definir los períodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspección de la mercancía en el recibo. Página 11 de 49 . Teléfono y Celular de los padrinos a quienes se les transmitirá las Acciones Correctivas. En todos los casos el subempaque definido deberá poderse manejar como una unidad. presentación del producto. empaques. Factura ó Remisión visada con la firma del recibidor y el sello del cliente. documentos. • Acciones Correctivas • • Si el proveedor requiere que las Solicitudes de Acción Correctiva sean recibidas directamente por la EPSL.

Para las entregas paletizadas. Cuando un vehículo furgonado posea puerta lateral. se relacionará estos datos en un documento anexo con los siguientes datos: Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. etc). El Grupo Éxito define el número de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehículo que se vaya a utilizar en el transporte: o Para las entregas exclusivas: . Furgón. NOTA: Estas definiciones se aplican para todas las entregas arrumadas. se debe colocar candado convencional y sello o precinto de seguridad . Si por razón técnica o de proceso. Página 12 de 49 .Para vehículos carpados se utilizarán precintos de seguridad a razón de 20 precintos para vehículos rígidos (camión sencillo).Para vehículos articulados se utilizará 22 precintos: 4 en cada extremo de carpa y 3 en cada lateral del camión. de lo contrario se debe hacer de forma manual sin tachones.Para vehículos furgonados se utilizará precinto y/o sello de seguridad.Se debe utilizar una cinta en la UNIDAD DE EMPAQUE y esta debe tener el logo de la empresa proveedora. Relación de los números de los Sellos: Se solicita a los proveedores relacionar los consecutivos de los precintos de seguridad en la factura si su sistema se lo permite. el proveedor no puede cumplir con esta norma. 4 en cada extremo de carpa y 2 en cada lateral del camión. cualquier excepción a la definición anterior. . borrones o enmendaduras. debe quedar soportado y justificado en el acuerdo de Entregas Certificadas (se puede acordar el mínimo de 8 sellos para vehículos sencillos carpados) Es importante mencionar que el interés del Grupo más adelante es que los vehículos de proveedores certificados que ingresan a nuestras instalaciones sean furgonados.Esquemas de Seguridad: • Entre las partes definirán y registrarán el números de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehículo que se vaya a utilizar en el transporte (Carpado.A. o Para entregas no exclusivas (entrega de paquetera) .

punto de venta. Esto aplicará para aquellas empresas que consolidan carga en un mismo vehículo que tienen distintos destinos. precintos y/o candados se encuentren bien colocados y en buen estado. Lugar de entrega.A). Nombre del representante del proveedor y firma de este representante En el caso de los proveedores certificados de transporte de entrada. etc. Ya sea el recibidor o el vigilante de los muelles de recibo. farmacia y cosméticos el sello de seguridad corresponderá a la cinta en la UNIDAD DE EMPAQUE y esta debe tener el logo de la empresa proveedora.Logotipo/ Sello del proveedor. Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribución.900. Placa del vehículo. Cliente (ALMACENES ÉXITO S.A. por ser el destinatario de la carga.) Para el sector farmacéutico se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: • • • • • • • Asepsia Pisos Filtraciones Contaminación cruzada (Decreto 1609) Vehículos furgonados Cumplir con los requisitos reglamentarios del Ministerio de Transporte. La Cadena. los sellos se relacionaran en la Orden de Cargue El auxiliar de seguridad en los cedis es el encargado de la apertura de los camiones y es quien verificará que los sellos. debe definir el cargo de la persona responsable de retirar y verificar los sellos de seguridad. • • • • Para el caso de empresas de textiles. numero de los sellos. Definir los esquemas de seguridad que se utilizarán para el transporte de la mercancía. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se procederá a verificar al 100% de la entrega. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.607-9). Nit Cliente (890. y que además correspondan con los números relacionados en la orden de transporte del origen o en la factura. numero de las facturas. para lo cual las partes tendrán las condiciones necesarias para aquellos casos en los que se requiera. Fecha de entrega. Nit del proveedor. bodegas principales del hospital. Página 13 de 49 . (Decreto 176) Es importante para el sector farmacéutico garantizar la cadena de frío. Nombre del proveedor. en caso de encontrar una novedad la reportará al encargado del recibo en la dependencia.

canastillas y empaques en general. Determinar un acuerdo para solucionar los casos en que se detectan errores después de haber efectuado la entrega de la mercancía. Se mide de acuerdo con la hora de radicación del proveedor (cumplido con la hora acordada). Paso 4. sin ninguna novedad y 100%. Página 14 de 49 . Criterio de Medición: Fórmula: Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.General • • • • Precisar la duración de cada etapa de la alianza para entrega certificada así como el porcentaje de revisión. Dentro del acuerdo se debe definir la implementación y utilización de PRICAT y la alineación de bases de datos. # de entregas certificadas perfectas logradas / # entregas totales • • • Entregas a tiempo por parte del proveedor Entregas sin novedades en el momento de la entrega Documentación sin errores Compuesto por: ENTREGA A TIEMPO POR PARTE DEL PROVEEDOR Definición: Se considera que cumple cuando el proveedor/operador logístico llega con la mercancía a tiempo en un rango de tiempo de 15 minutos antes o después según la hora acordada. Se mide de acuerdo con las condiciones encontradas en cada entrega de cada proveedor. Acordar el esquema de administración e intercambio de estibas. # de entregas a tiempo por parte de los proveedores / # entregas totales.A. Definición de Indicadores de Gestión ENTREGA CERTIFICADA PERFECTA o Definición: Criterio de Medición: Fórmula: Se considera como entrega certificada perfecta a la entrega realizada a tiempo.

remisión) sin ningún tipo de error de acuerdo con las condiciones presentadas en la entrega. Definición: Criterio de Medición: Fórmula: Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Se mide de acuerdo con la hora de radicación del proveedor (cumplido con la hora acordada). Página 15 de 49 . Se mide de acuerdo con las inconsistencias encontradas en cada una de las entregas. # de veces que cumple el cliente con la hora de atención / # de mediciones totales donde el proveedor cumplió ventana de recibo. cuando la entrega llega soportada por un documento escrito (factura. # de entregas sin novedades / # entregas totales Criterio de Medición: Fórmula: Ver Novedades en Tabla #7: Valores de inconsistencias DOCUMENTACIÓN SIN ERRORES Se considera documentación sin problemas. Se mide de acuerdo con las siguientes variables: Criterio de Medición: • • • • Cantidades diferentes entre lo facturado y lo entregado Precio errado Fechas erradas Orden de compra vencida Definición: CUMPLIMIENTO EN LA HORA DE ATENCIÓN POR PARTE DEL CLIENTE Se considera que cumple cuando el cliente lo atiende a tiempo es decir hasta 15 minutos después de la hora acordada para la entrega.ENTREGA SIN NOVEDADES EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA Definición: Se considera novedad. todo evento que afecta la entrega y que puede generar una solicitud de acción correctiva.A.

el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rótulo) el número localización del punto de entrega simbolizado en código de barras. el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho vía EDI. Arrume de Mercancía la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho..1. Generación y envío del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL.M. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada 3. Página 16 de 49 .M. En el caso de despacho de cajas mixtas. Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente. Si no se tiene la capacidad de generar un aviso de despacho vía EDI.A. Preparación y despacho del Pedido.M. Hora Acordada 8:10 A. También aplica para las entregas Cross Docking Predistribuido. estibas mixtas.Ejemplo: 8:00 A. • • Recibo del pedido. el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la mercancía solicitada por el cliente En los despachos de paqueteo. Inicio de descargue CLIENTE DECIDE Inicio de descargue o 8:00 A. Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender los medicamentos de uso controlado Reserva de la mercancía.M. • • • • • • • Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Hora de anuncio de llegada 8:20 A. con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente entregadas. En el caso de Operadores Logísticos. Hora de anuncio de llegada 8:20 A.M. En el caso de medicamentos controlados es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores Generación de la lista de Picking. Hora Acordada o Paso 5.

A.Cliente: Almacenes Exito S. su nombre. que entreguen en una hoja adicional anexa a la factura.Razón social y datos generales del Proveedor .• Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo al igual que el número de estibas. expresa en el documento remisorio el número del sello impuesto al comenzar el despacho.A. Página 17 de 49 . .Nit: 890900608 . quien recibe en un destino verifica que llegue el sello anunciado y garantiza que al finalizar el recibo cierra con el sello anunciado para el siguiente destinatario. De esta forma. que tiene que despachar a varios destinos. Cargue del vehículo y colocación de sello de seguridad o su equivalente. con los siguientes datos: o Para las entregas de Cross docking consolidado y Almacenamiento . Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel* de sellos para entregas parciales en varios almacenes.Por Punto de Venta: el código del almacén.Número de Orden(es) de Compra . el documento “Lista de Empaque” en cada entrega.A.Por cada Plu: la referencia del Plu.Número de Factura(s) .) • • Asegurar la Calidad en la entrega tanto de procesos como de productos en los cuales los industriales deben hacer uso de las normas pertinentes.A. cajas o recipientes. *Es un sistema donde el proveedor.Nombre y dirección del lugar de entrega .Nit: 890900608 .Número de Orden(es) de Compra .Cliente: Almacenes Exito S. solicita a todos sus proveedores que están en el programa de certificación y entregan arrumados. su descripción y la cantidad total de empaques - Para las entregas de Cross docking predistribuido . y la cantidad total de empaques Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.Nombre y dirección del lugar de entrega .Razón social y datos generales del Proveedor . así como los números de los sellos que deben ser colocados en el vehículo luego de finalizar cada entrega. Lista de Empaque: El Grupo Éxito. con el objetivo tanto para nuestros proveedores que para la cadena de controlar la fiabilidad y seguridad del transporte. . El Grupo Éxito define requerimientos con respecto a este documento EDI Aviso de Despacho (ver Anexo 4: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.Número de Factura(s) . Nota: Estos datos deberán incluirse en el Aviso de Despacho cuando se aplica EDI.

Verificación del sello de seguridad. del funcionario y la cantidad y tipo de vehículos a utilizar en el despacho.. Envía la Confirmación de la Reserva e indica los datos del vehículo. el material de intercambio (activos retornables: estibas. se valida el descargue y/o cargue del camión con los avisos de despacho. • • • • 3.2.Este documento permite también de facilitar el seguimiento de la entrega por parte del personal del proveedor. Asignación del espacio en la zona de descargue. Entrega la mercancía en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas. canastillas. debe corresponder al relacionado en el documento de entrega. el código de barras de la etiqueta de despacho (rótulo) incluye el número de localización del punto de entrega. Recibo del aviso de despacho (si existe EDI) o del documento remisorio que ampara la mercancía. Recibo de la Mercancía • • • • Atención al proveedor en la fecha y hora asignada.1. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. etc. del número de cajas total entregadas Nota: Esta lista de empaque no se aplica para los proveedores de Textiles 3. El vehículo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercancía. Tramitar los documentos de transporte: remesas. y la verificación y control del recibo por parte del personal del Cedi. Envía la factura de los servicios prestados (vía EDI) al generador de la carga. si es el caso. Se hace el conteo del número de empaques y se verifica la calidad de los embalajes. Recibe copia del Aviso de Recibo (vía EDI) del cliente y la solicitud de acciones correctivas.. haciendo lectura de los códigos de barras en la mercancía transportada. En el caso de transporte masivo y semi masivo se colocan los sellos de seguridad teniendo presente lo acordado con el cliente. para que el proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercancía. Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor. En los casos en los que la mercancía no es despachada directamente al punto de entrega. entre otros. Página 18 de 49 .) y las devoluciones.A. Transporte de la mercancía • • • • • • • • La EPSL debe recibir las Instrucciones de Transporte del generador de la carga. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se procederá a verificar al 100%. Recibe los documentos firmados de la entrega y. En el caso de despachos por paqueteo. cuando aplique.

A. Se deberá asegurar que las devoluciones diferentes a fechas de vencimiento o averías sean empacadas en el corrugado original del laboratorio farmacéutico independiente del producto que se maneje y/o quien recoge la devolución por parte del laboratorio farmacéutico llevará el corrugado para la recolección de las devoluciones y así se asegura que el producto sea manejado en las condiciones aptas para su Disponibilidad. Comunicación de la novedad al proveedor. la mercancía para devolución se deberá entregar en empaques debidamente sellados y certificados por el cliente. se hará lectura del EAN13 de acuerdo a la muestra o en Cross Docking Consolidado y Almacenamiento. la fecha de vencimiento. se debe legalizar toda la mercancía con LECTURA del AVISO de DESPACHO – o con lectura de EAN13 en el caso en que el volumen de mercancía lo permita. Página 19 de 49 . principio activo. solicitando la solución inmediata y la acción correctiva correspondiente. #3 y #4). la calidad de la mercancía. etc. En el Seguimiento Oficial a Proveedores con Entrega Certificada se califica como rechazado el resultado de la muestra. lote. quien verifica que coincida con el número especificado en la factura o aviso de despacho. registro sanitarios (medicamentos).) para cada uno de los artículos y recipientes que conforman la muestra. firma y sella el documento de Recepción en señal de aceptación. En el caso de detectar en la muestra alguna inconsistencia se deberán ejecutar los siguientes pasos: Revisión exhaustiva (100%) de todo el lote. Verifica al detalle la cantidad. La aceptación de la mercancía implica el trámite del documento remisorio con el Visto Bueno del recibo. estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos. Escoge aleatoriamente las cajas a verificar. En el momento de la verificación : o en Cross Docking Predistribuido. #2. precio máximo al público y/o sugerido al público. El responsable de la operación consulta el tamaño de la muestra a chequear físicamente aplicando el plan de muestreo correspondiente a la fase en que se encuentre el proceso de certificación (ver Tabla # 1. Las devoluciones de paquetes promocionales deberán contener todos los artículos que hagan parte de dicho paquete. El recibidor. lista de ingredientes. A excepción de las devoluciones “mano a mano”.• • • • • • • • El recibidor cuenta los embalajes. se reportan los errores Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. En el caso de encontrar toda la muestra a conformidad se dará por recibido el lote completo (en el caso del sector farmacéutico las unidades facturadas). de acuerdo con la muestra establecida en el paso anterior. la correcta marcación y los requisitos de ley que correspondan (Estampillas.

Cuando se recibe la mercancía en cantidades diferentes a las facturadas. por cada Plu seleccionado. 3ero: se debe inspeccionar físicamente el # de cajas. también con respecto a la Tabla militar 'Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas. Tabla # 1: Muestra a Inspeccionar CROSS DOCKIMG PREDISTRIBUIDO 3 almacenes.A. En todas las entregas. y a mínimo 3 facturas . dependiendo de la Fase. la verificación debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas Ejemplo para realizar una inspección de una entrega de Crossdocking Consolidado y almacenamiento: 1ero: se debe seleccionar el número de facturas a inspeccionar con respecto a la Tabla militar (Tabla Plan de Muestro #3 y #4) 2ndo: se debe seleccionar por cada factura el número de Plu a inspeccionar también con la Tabla militar (Tabla Plan de Muestro #3 y #4). peso.los PLU no deben ser repetidos .). vencimiento. cuando el pedido no está vigente o cuando las políticas de reclamos lo ameriten. avería.inspección física del # de cajas. el cliente emite los informes de diferencias como soporte de las notas contables correspondientes (Débito o Crédito). también con respecto a la Tabla militar Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.# facturas a inspeccionar según la Tabla militar. Para todos los casos se debe registrar el resultado del proceso de recibo en el formato “Seguimiento a proveedores con entrega certificada” Al finalizar el proceso de recibo es importante verificar al interior del vehículo que transportó la mercancía para garantizar el descargue del lote completo enviado por el proveedor. dependiendo de la Fase . con una muestra de cajas de acuerdo a la Tabla militar dependiendo de la Fase CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO . por cada Plu seleccionado.• • • detectados según su tipo y se cuantifican los problemas aplicando la política de reclamos.con un # de PLU a inspecciónar en cada factura según la Tabla militar. estampillas. se definió no hacer inspección al 100% sino manejar una tabla de muestreo por tipo y frecuencia de entrega (ver Tabla #1: Muestra a inspeccionar y Tabla #2 Frecuencia de Inspecciones). los Plu seleccionados no deben ser repetidos Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas. precio máximo. El cliente no recibe la mercancía cuando los artículos no reúnen las condiciones necesarias para ser vendidos (presentación. Página 20 de 49 . etc. la verificación debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas. código de barras.

201-10. 3 y 4 FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor FASE CERTIFICADO Entrega de CROSS DOCKING Entrega de CROSS Entrega de CROSS PREDISTRIBUIDO.200 3.Plan de Muestreo en el Recibo NIVEL DE INSPECCIÓN TAMAÑO DEL LOTE 2-8 9-15 16-25 26-50 51-90 91-150 151-280 281-500 501-1.000 10. Página 21 de 49 . Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.Plan de Muestreo en el Recibo – Farmacéuticos TAMAÑO DEL LOTE 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 RIGUROSO Muestra 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 FASE 1 y CERTIFICADO NIVEL DE INSPECCIÓN NORMAL Muestra 2 4 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 FASE 2 REDUCIDA Muestra 2 3 4 8 10 12 13 18 20 32 40 50 FASE 3 y 4 El cliente se reserva el derecho de efectuar revisión usando un nivel de inspección mayor (Hasta del100%) al lote entregado cuando lo considere conveniente.001-35.000 RIGUROSO Muestra 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 FASE 1 y CERTIFICADO NORMAL Muestra 2 4 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 FASE 2 REDUCIDA Muestra 2 3 4 8 10 12 13 18 20 32 40 50 FASE 3 y 4 Tabla # 4: Tabla Militar .201-3.200 1. 2.Tabla # 2: Frecuencia de Inspecciones FASE 1.A. CROSS DOCKING CONSOLIDADO o DOCKING PREDISTRIBUIDO DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega 3 veces por semana 2 veces por semana 1 vez por semana 1 vez por semana a cada entrega a cada entrega no aplica 1 vez por semana 2 veces por mes 2 veces por mes a cada entrega a cada entrega DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 4 o 3 VECES POR SEMANA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL Tabla # 3: Tabla Militar .

El Grupo Éxito desarrollo un Software para el Seguimiento de sus proveedores en el programa. Una vez el proveedor se encuentre certificado. Las empresas están en libertad de decidir si manejan para todas las fases el mismo número de entregas perfectas de la fase 1 o menos de acuerdo al cuadro anterior. cuando el chequeo es satisfactorio. o Paso 6. Si se requiere una consulta en particular se tendría disponibilidad del Sistema de Información de la Cadena.A. tal como lo muestra la Tabla #5.• Formato de seguimiento: “Seguimiento a proveedores con entrega certificada”. se efectúa un control de tiempo sobre la acumulación de las Inconsistencias. Tabla # 5: Duración por Fase FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 4 o 3 VECES POR SEMANA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL # DE ENTREGAS PERFECTAS Fase 1 100% 24 15 12 8 6 4 Fase 2 75% 18 11 9 6 4 3 Fase 3 50% 12 7 6 4 3 2 Fase 4 50% 12 7 6 4 3 2 # MÁXIMO DE MESES POR FASE 1 Mes 1 Mes 1 Semana 1 Mes 2 Semanas 2 Meses 3 Meses 4 Meses PERÍODO MÍNIMO PARA ALCANZAR CERTIFICACIÓN 2 Meses 1 Semana 3 Meses 3 Meses 2 Semanas 4 Meses 2 Semanas 9 meses 12 meses Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega. Cuando hay un pedido en particular con problemas se referencia el número de pedido con su correspondiente factura y su acción correctiva. Se obtiene la certificación al culminar la Fase 4. Se tomará en cuenta los errores cometidas por un tiempo igual al período mínimo en el cual se logra la certificación. Se propone no relacionar uno a uno los pedidos en el formato de seguimiento. al cabo de las cuales se podrá cambiar de fase. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Pasos de la certificación La duración de cada fase está determinada por un número específico de entregas perfectas. solo el rango o numero de pedidos. Página 22 de 49 .

en el momento de la certificación. pero la certificación oficial exige el cumplimiento de las condiciones a nivel nacional. sobre la cual se va obteniendo un puntaje como proveedor. Página 23 de 49 . En cada regional se lleva el registro individual de los recibos.A. se oficializarán con una carta dirigida por el responsable por parte del cliente al responsable por parte del proveedor. o Paso 7. El proveedor generará. en la fase de certificación que éste crea conveniente. una carta oficializando el convenio suscrito con la(s) EPSL evaluadas.• • • • • • • El cliente está en el derecho de ubicar a un proveedor. deberán llegar a una acuerdo especial con el cliente. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Ver Tabla # 7: Valores de Inconsistencias. Para todas las inconsistencias que se presenten se debe seguir la política de reclamos y realizar las acciones correctivas correspondientes. Las inconsistencias que se presentan tienen una valoración respectiva. El cliente se remite a la Tabla #6: Definición de las Fases con su Nivel de Inspección y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias. con el fin de conseguir la certificación. esta certificación es extensiva al resto de ciudades siempre y cuando el proveedor trabaje con el mismo operador logístico. Si un mismo CEDI del Proveedor entrega a varios CEDIS del Comerciante en distintas ciudades entonces: o Si el Proveedor se certifica en una ciudad. Las empresas cuya frecuencia de entregas no esta contemplada en la Tabla # 5. para el caso de cambio de fase. desde el inicio. Tanto la certificación como la descertificación del proceso de entregas. Procedimiento de Acciones Correctivas Es un procedimiento para dar solución ágil y coordinada de acuerdo con las inconsistencias presentadas durante el proceso de entregas certificadas. esta carta deberá llevar copia a los representantes legales de ambas compañías. Se requiere todavía la firma del Acuerdo de Entregas Certificadas o Si se trabaja con Operador Logístico distinto entonces el resto de ciudades inician el proceso de certificación en Fase 3. esta carta no llevará la mencionada copia.

• Las inconsistencias que se presentan tienen una valoración respectiva.A.Si el problema persiste regresa a la fase 1. se cancelará el programa de “Entregas Certificadas” en la región o a nivel nacional cuando corresponda. Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no. las inconsistencias se consideran como “problemas” que generan “Acción Correctiva. Página 24 de 49 . se recobra la condición de CERTIFICADO sin restricciones. Fase 2 Inspección Normal NORMAL Fase 3 Inspección Reducida REDUCIDO Fase 4 Inspección Reducida REDUCIDO Fase 5 Certificado Certificación Inspección Ocasional (Entrega de Diploma y Carta de Certificación) RIGUROSO Inspección Ocasional. con frecuencia definida en la Tabla#2 Cuando se presenta inconsistencia en el recibo. Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Se puede remitir al Anexo 1 para compartir el compromiso por su parte • En caso que esa inconsistencia sea crítica para el proceso de su compañía. se debe generar la solicitud de acción correctiva al industrial con copia a la EPSL. los pasos a seguir para solucionar la situación. • El padrino de la parte afectada procede a diligenciar el seguimiento y la solicitud de inconsistencia o de acción correctiva. sobre la cual se va obteniendo un puntaje como proveedor. Si el problema persiste regresa a la fase 3. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. FASE Fase1 NOMBRE Previa Inspección Rigurosa NIVEL DE INSPECCIÓN RIGUROSO ACCIONES A REALIZAR AL LOGRAR UN PUNTAJE DE 1 EN INCONSISTENCIAS Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duración por fase. • Cuando la EPSL le sea atribuible la inconsistencia. Si el problema es segunda vez que se presenta (2 Acciones Correctivas). Si no presenta problema pasa a la fase 4 Certificado.Tabla #6: Definición de las Fases con su Nivel de Inspección y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias. Si el problema se repite se suspende el programa por 3 meses.” • El padrino del proveedor tiene que dar respuesta antes de cinco (5) días hábiles para no generar nuevamente una Acción Correctiva. No. en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificación (Tabla #5) se aplica durante una fase el plan de muestreo con Inspección Rigurosa. Si no presenta problema pasa a la fase 3. son los siguientes: • Tan pronto se detecte el error. Si no presenta problema pasa a la fase 4. se encuentra 2 Acciones Correctivas ( inconsistencias que suman 2 en puntaje). el "padrino" de la parte afectada avisa la situación por correo electrónico o telefónicamente. • En caso que ese puntaje acumulado llegue a un resultado de 1. se recomienda ajustar el valor a la naturaleza de la operación. Si durante esta Fase 1R. Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase.Si el problema se repite regresa a la fase 1.

33 0.33 0. codificación y/o identificación de la mercancía Error en la identificación del almacén destino (aplica para entregas crossdocking) Problemas en la facturación No responder (Industrial) durante los 5 días hábiles después de generada la acción correctiva Problemas con el aviso de despacho o con el aviso de recibo Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena El contenido de la estiba no coincide con la información grabada en la etiqueta de ASN Dimensión del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico Cantidades sobrantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida físicamente TIPOS DE ERROR Peso 1. Página 25 de 49 .33 1.50 0.50 0. Error en marcación. número de sello no coincide con documento remisorio Limpieza y estado del vehículo Organización de la mercancía en el vehículo Control de temperatura: productos perecederos entre 4° y 6°C. De acuerdo con el número de problemas acumulados en un período.00 0.50 1.33 0.00 0.33 0.33 0.20 0. Medicamentos: entre 2° y C C 8° C Incumplimiento de citas :15 minutos antes y después de la hora pactada implica cumplimiento de la cita.00 0.33 0.00 1.33 1.33 0.00 1.00 0. Las inconsistencias adicionales serán registradas en las observaciones y no sumaran puntos.00 NOTA: si en una entrega se presentan más de una inconsistencia sólo se tendrá en cuenta aquella con mayor relevancia y de acuerdo a esta se generará la acción correctiva. se efectúan los cambios de fase indicados en la columna “Acciones a realizar al lograr un puntaje de 1 en inconsistencias” de la Tabla #6 Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.00 1.A.Tabla #7 Valores Inconsistencias en el Grupo Éxito CALIFICACIÓN A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U Problemas con calidad del producto Peso inferior al declarado Fechas de vencimiento fuera de lo pactado en el acuerdo Averías de producto (Ver Anexo 16: Tolerancias sobre unidades averiadas de producto) Cantidades faltantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida físicamente Diferencia en número de recipientes entre documento remisorio y cantidad de canastas. cajas o estibas recibidas Organización de la mercancía en la estiba Sellos de seguridad: sello o cinta rota.

A. INCONSISTENCIAS QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS DEL INDUSTRIAL AL COMERCIANTE DURANTE LA ENTREGA CERTIFICADA Incumplimiento de citas en el recibo por parte del comerciante: el tiempo pactado para el recibo es de 15 minutos antes y después de la hora definida con el industrial. el supervisor enviará la información correspondiente al responsable del programa de certificación por parte del cliente. Se define como inconsistencia cuando la cadena comercial no tiene. de descertificación. • • • Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Página 26 de 49 . 5 Respuesta a la Acción Correctiva: la contestación a la solicitud de acción correctiva se debe realizar en un tiempo no mayor a 5 días hábiles. el proveedor y el cliente definirán un sistema de penalización con consecuencias pecuniarias. Se considera como inconsistencia cuando el tiempo de espera para la legalización de la documentación excede el tiempo acordado entre el industrial y la cadena comercial. Demora en la legalización de la documentación culminado el recibo de la mercancía por parte del comerciante al operador logístico. fallas en la transmisión de EDI y falta de parametrización en su sistema del mensaje electrónico. El cambio de fase amerita una carta dirigida al responsable del programa del proveedor. momentáneamente la capacidad de recibir el aviso de despacho por fallas en el sistema de información. de certificación. Observaciones: • El supervisor de recibo debe mantener una carpeta actualizada con todos los documentos de Seguimientos: las cartas de cambio de Fase. de tal manera que se minimice el riesgo de error manteniendo vivo el interés del proveedor por garantizar la calidad de todas sus entregas. Quincenalmente el supervisor designado por el cliente.Una vez consolidado el proceso. para el envío oportuno de la Orden de Compra. deberá consolidar el seguimiento de los resultados obtenidos tanto en los almacenes como del centro de distribución para cada proveedor. 1 2 3 4 Se considera como inconsistencia cuando la cadena comercial incumple el tiempo pactado en el acuerdo. y todas las notificaciones de error y Acciones Correctivas. después de haber sido generada. Una vez obtenido el consolidado y previo análisis de los proveedores que ameriten cambio de fase de certificación o descertificación.

Página 27 de 49 . La información que se obtenga de las solicitudes de acción correctiva y el formato de seguimiento. Descertificación Un proveedor llega a descertificarse cuando logra acumular lo equivalente a 2 problemas a causa de inconsistencias presentadas en las entregas.4. después de pasado un año de certificado nuevamente. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. la desertificación se hace extensiva al resto de ciudades Donde se hacen entregas del mismo CEDI. REINCIDENCIA Primera vez Segunda vez TIEMPO DEFINIDO PARA REINGRESAR AL PROGRAMA Tres meses Seis meses Después de certificarse nuevamente. También se elabora entre las partes un acta de compromiso dando garantía de cumplimiento de las condiciones necesarias para iniciar nuevamente con el proceso de Entregas Certificadas. ver Tabla #6 “Acciones a realizar al presentarse inconsistencias” • Si un mismo CEDI del Proveedor entrega a varios CEDIS del Comerciante en distintas ciudades entonces: o Si se desertifica al CEDI del industrial en una ciudad. o La certificación de un proveedor a puntos de entrega atendidos por CEDIS distintos al CEDI descertificado en el punto anterior no se ve afectado. el historial para proveedores de productos perecederos se borrara. adicionalmente para los otros proveedores se establece un plazo de dos años para no tener en cuenta dicha historia. LAS PARTES ESTÁN EN LA POTESTAD DE DEFINIR LAS CONSECUENCIAS DE UNA CERTIFICACIÓN O DESCERTIFICACIÓN Un proveedor descertificado podrá reingresar al programa de certificación después de superar el período definido en la siguiente tabla: Tiempo Mínimo para el Reingreso del Proveedor Descertificado según su Reincidencia. es la base para que el proveedor haga la respectiva evaluación a su(s) EPSL certificada(s).A.

Página 28 de 49 .A.ANEXOS Al MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS Versión Grupo Éxito Noviembre 2010 Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.

Página 29 de 49 . Anexo 5 – Documento: Flujograma de procesos Anexo 6 – Documento: Manual en una página Anexo 7 – Proceso: Control de Peso. Tolerancia sobre unidades avariadas de producto y unidades faltantes y sobrantes Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.A.CONTENIDO Anexo 1 – Formato: Formato del Acuerdo de Entregas Certificadas Anexo 2 – Propuesta de Formato: Propuesta de Formato (Para uso del Proveedor) ANÁLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIÓN DEL PROBLEMAS Anexo 3 – Documento: Lista de chequeo entregas proveedores Anexo 4 – Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.

Forma de comunicar el pedido al proveedor: EDI (ORDERS) Correo Personalmente Otros Plan de contingencia en caso que EDI Falle: 2.. Página 30 de 49 .A. Frecuencia de Pedido: Diaria Otros 3. Pedido: Días de Pedido Fecha de Entrega Hora de Entrega L M M J V S días después del pedido. Proveedor: Cliente: Operador Logístico: 1. Forma de comunicar el envío del pedido al cliente: Remisión Factura Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. 2 Veces por Semana Semanal Quincenal Mensual FAX Teléfono NIT: NIT: NIT: 4..Anexo 1 – Formato: Formato del Acuerdo de Entregas Certificadas CARTA DE ACUERDO CEDI .

Procedimiento a seguir cuando se cambia la EPSL __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________ 7. Sistema de Administración e Intercambio de recipientes: • Intercambio de recipientes .Aviso de Despacho vía EDI Fase de Implementación 5.A.paletización: Si No Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Tipo de Vehículo # de Sellos Sellos de seguridad equivalente a la Cinta en las cajas con el logo de la empresa. Persona encargada de retirar los sellos: Otros 8. Procedimiento en caso que la EPSL por motivos de fuerza mayor no pueda cumplir con la cita: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________ 9. Forma de comunicar el recibo del pedido al proveedor: Aviso de Recibo vía EDI (RECADV) Remisión PRICAT Fase de Implementación Factura Visada 6. Página 31 de 49 . Esquemas de Seguridad utilizados para el transporte de la mercancía: Sellos anunciados al comunicar el envío.

• Recipiente: Estibas Otros • Descripción de la operación: Canastillas 10. Procedimiento para retornar la mercancía no recibida: Personalmente Descuento en próxima factura Otros 11. Padrinos: Cliente: Teléfono: E-mail Proveedor: Celular Ciudad: Ciudad: Ciudad: Ciudad: Envío por Transportadora Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Página 32 de 49 . Responsables del Proyecto: Cliente: Teléfono: Proveedor: Teléfono: Operador Logístico: Teléfono: 12.A.

Teléfono: E-mail Operador Logístico: Teléfono: E-mail Celular Ciudad: Celular Ciudad: 13. Número de unidades contenidas en cada empaque. Barras. Etiquetaje de Origen Marcación Unidades de Empaque (Tipo y códigos). Papel del Operador Logístico: Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. etc. Número de unidades contenidas en cada subempaque. Tipo de Empaque (Unidades. Marcación Subempaques (Tipo y códigos). Cajas. Estibas. • • • • • • • 14. Marcación Unidades de venta (Tipo y códigos).). Página 33 de 49 .A. Bolsas. Para cada referencia y/o EAN • UCC-13 se deben anexar especificaciones acerca de: • Fechas de Vencimiento (¿cuántos días antes de la fecha de vencimiento debe tener el EAN • UCC-13 para poder ser recibido?).

el operador logístico y el comerciante acuerdan cumplir con lo expresado en el manual “Entregas Certificadas” y con lo anteriormente expresado en este documento.A.15. Página 34 de 49 . ¿Se acordaron cambios o excepciones al manual “Entregas Certificadas”? Si No • Cambios o Excepciones: Por medio del presente documento el proveedor. Consideraciones Adicionales 16. Responsable Proveedor Proveedor Responsable Cliente Cliente Responsable Operador Logístico Operador Logístico Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.

PROPUESTA DE FORMATO (Para uso del Proveedor) ANÁLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIÓN DEL PROBLEMA NOMBRE DEL RESPONSABLE: CARGO: PROVEEDOR: FECHA: PLAZO PARA SU IMPLEMENTACIÓN: RESPUESTA A ACCIÓN CORRECTIVA No.ANEXO 2 . Descripción de lo sucedido y plan de mejoramiento: Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.A. Página 35 de 49 .

M. FUNCIONARIO PROVEEDOR _____________________________ Nombre _____________________________ Firma Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. B. Fechas de vencimiento fuera de lo pactado Averías de producto Cantidades faltantes Diferencia en número de recipientes Organización de la mercancía en la estiba Número de sellos diferente al anunciado.00 0. * Hora Termina Descargue: Se define como la hora en la que se termina de descargar la mercancía en el muelle de recibo.00 0.00 1.A.00 1.33 1.00 Se debe ingresar estos datos para las causales A.33 0. Página 36 de 49 .00 1.33 0.Anexo 3 – Documento: Lista de chequeo entregas proveedores GRUPO ÉXITO CEDI/PLATAFORMA________________________________________ PROCESO DE CERTIFICACION FASE ____________________ NIVEL DE INSPECCIÓN ____________________ CÉDULA AUXILIAR: __________________________ PROVEEDOR: ________________________________ FECHA DE PROGRAMACIÓN VERIFICACIÓN: _____________ FECHA DE RECIBO: _________________ FECHA DE LEGALIZACIÓN: ______________ HORA LLEGADA: _______________ HORA INICIO DESCARGUE: _______________ HORA TERMINO DESCARGUE: _______________ HORA INICIO LEGALIZACIÓN: _______________ HORA TERMINA LEGALIZACIÓN: _______________ ENTREGA No: _________ * Cantidad de Orden(es) de Compras: _________ * Cantidad de orden(es) de compra con Novedad : _________ * Cantidad de de Facturas: _________ * Cantidad de Facturas con Novedad _________ * No Total de Unidades Verificadas _________ * No Total Unidades Recibidas (dato opcional) _________ CALIFICACIÓN A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U TIPOS DE ERROR Problemas con calidad del producto Peso inferior al declarado.33 0. T y U Numero de la Orden de Compra con Novedad Numero de la factura o del documento remisorio Tipo de recipientes Recipientes facturados PLU-EAN Pedidas Anunciadas Entregadas Recibidas OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ RECIBIDOR C.D _____________________________ Nombre _____________________________ Firma * Hora llegada: Se define como la hora en la que el proveedor ingresa al centro de distribución. * Hora Inicio Descargue: Se define como la hora en la que se comienza a descargar la mercancía en el muelle de recibo.50 1. * Hora Inicio Legalización: Se define como la hora en la que se comienza a legalizar la mercancía por medio de la RF. E. o vehiculo sin sellos.33 0.33 1.33 0.33 0. Limpieza y estado del vehículo Organización de la mercancía en el vehículo Control de temperatura: productos perecederos entre 4° y 6° Medicamentos: entre 2° y 8° C C. * Hora Termina Legalización: Se define como la hora en la que se termina el cuadre de documentos.33 0.20 0. C.50 0. C C Incumplimiento de citas Marcación. identificación y codificación de la mercancía Error en la identificación del almacén destino (aplica para entregas crossdocking) Problemas en la facturación No responder al industrial la acción correctiva dentro de los 5 días hábiles siguientes Problemas con el aviso de despacho Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena El contenido de la estiba no coincide con la información grabada en la etiqueta de ASN Dimensión del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico Cantidades sobrantes NO CUMPLE Peso del error (marcar con un X) 1.50 0. D.00 0.00 0.

un prerrequisito para los proveedores es tener aviso de despacho. DEFINICIONES y APLICACIÓN del AVISO DE DESPACHO en Almacenes Exito S. Disponer mas oportunamente de la mercancía en el punto de venta. 2. Objetivo del documento: Definir los requerimientos del Aviso de Despacho en Almacenes Éxito S. Disminuir los tiempos y errores en la legalización de la Mercancía por parte de la Cadena.edi@grupo-exito. Reducir el desgaste administrativo en la solución de diferencias. 3. En caso de no tenerlo desarrollado. Página 37 de 49 . CONTACTO OPERACIÓN : Teléfono: 3395951.2.com 4. BENEFICIOS DEL AVISO DE DESPACHO: • • • • • • • Eliminar la repetición de verificaciones de mercancía. 3395948 Email: soporte. Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. no se debe notificarle la certificación. APLICACIÓN : 2. DEFINICIÓN: El Aviso de Despacho es un documento EDI. no se puede recibir un proveedor con Aviso de Despacho antes de que tiene firmado el Acuerdo y que está al menos en Fase 3 del proceso de Entregas Certificadas 2. desde la primera fase. Por lo cual. Fecha de redacción: 29 de Marzo de 2010 Fecha de actualización: 22 de Julio de 2010 1.1. Reducir el tiempo de atención del proveedor para el recibo de mercancía: espera. En caso de que el proveedor complete las 4 fases perfectas del proceso y no tiene desarrollado aún el ASN. donde un Proveedor con entrega certificada notifica el Despacho de un pedido realizado por la Cadena. Disminuir los errores de cartera. Este documento tiene como objetivo mejorar la calidad y oportunidad en los procesos de recibo de mercancía. si el Proveedor no alcanza la Fase 3 en un proceso formal de Certificación de Entregas. se recomienda la utilización obligatoria a partir de la 3ra Fase" por lo cual desde la fase 3 los proveedores deben ya estar enviando aviso de despacho.A.A.A.A. Como lo dice el Manual. Minimizar los reclamos formulados por los proveedores por inconsistencias. descargue y verificación.Anexo 4 – Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S. Se definió que en los Centros de Distribución de Almacenes Éxito no podrán hacer uso del ASN. " El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. Para la certificación.

Entrega de Cross Docking Predistribuido: Información obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S. debe generarse etiquetas como tanta Orden de Compra tenga el pallet 5. incluido el PREFIJO. la manipulación de la mercancía y la repetición de operaciones en el proceso logístico. al mínimo 2 horas antes de realizar el despacho No enviar NUNCA el aviso de despacho con número de factura “0”.• Es complemento a los beneficios que tiene una entrega Certificada que permite minimizar los costos asociados con la verificación.edi@grupo-exito. • • • • Para una entrega paletizada: En Crossdocking predistribuido: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ estiba/ punto de venta En Crossdocking consolidado y Almacenamiento : Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ estiba Debe haber equivalencia exacta entre la información contenida en el Aviso (etiqueta SSCC) y la mercancía física contenida en el pallet Cada pallet debe tener su identificación: • Cross Docking Predistribuido : Si un pallet tiene más de 1 almacén o más de una orden de compra.A. REQUISITOS OPERACIONALES DE AVISO DE DESPACHO en ALMACENES EXITO Para todas las entregas. 3395948 y por correo soporte. debe generarse etiquetas “SSCC” como tantos almacenes o órdenes de compra tenga el pallet • Cross Docking Consolidado: Si un pallet tiene más de una Orden de Compra. 5. Página 38 de 49 .edi@grupo-exito. el tiempo en el recibo.1.com datos de contacto para operación de fin de semana En crossdocking predistribuido se debe marcar el código del punto de venta (obligatorio) y su nombre (opcional) en cada empaque Las cajas uniproducto deben venir marcadas con su código de barras y descripción que identifique el producto (esto aplica también para el caso de Textil) Se debe siempre generar Aviso de Despacho por Orden de Compra • • • • • • 5. en los teléfonos 3395951. Notificar los problemas de generación o de transmisión de aviso de despacho a la Sede Logística y a la área de conectividad en los teléfonos 3395951. Enviar el dato de factura completo.com Establecer persona responsable del envío de la información.1. se requiere: • • • • Enviar los avisos con la mayor anticipación posible. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Generar Aviso después de realizado el Alistamiento de Mercancía Informar a la área de conectividad. 3395948 y por correo soporte.A.1.

Código del almacén destino Nombre del almacén destino Código GLN graficado del almacén destino (dato opcional) Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Cantidad de Empaques (Cajas.A. Para todas las demás GEN excepto Textil • Se debe imprimir la etiqueta de Aviso de Despacho en una hoja adicional anexa a la factura Solicitud opcional: Paletización virtual Para los proveedores de gran volumen. es decir cuando el volumen supera más de una estiba. canastillas) del punto de venta del pallet (dato obligatorio) sobre Cantidad de Empaques total del punto de venta (dato opcional) (Ejemplo : Numero de empaques en la estiba / Número total de empaques del punto de venta) Numero del Pallet sobre Número total de Pallet de la entrega (dato opcional) ( Ejemplo : Estiba 1 de 2 <=> Primera de 2 estibas que tenga el punto de venta) 5.1. canastillas) de la Orden de Compra del pallet (dato obligatorio) sobre Cantidad de Empaques total de la Orden de Compra (dato opcional) Numero del Pallet sobre Número total de Pallet de la entrega (dato opcional) ( Ejemplo : Estiba 1 de 2 => Primera de 2 estibas que tenga la Orden de Compra ) 5. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Cantidad de Empaques (Cajas. Debe haber equivalencia exacta entre la información contenida en el Aviso y la mercancía física del pallet. se solicita al proveedor conformar las estibas a la entrega con etiquetas de estibas previamente generadas.2.A.2.2. Entrega de CrossDocking Consolidado y Almacenamiento con una estiba uniproducto Información obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S. tal como lo relata los requisitos operacionales para una entrega paletizada.1. • • • • Para una entrega arrumada: Para toda entrega arrumada. es importante notar que un proveedor certificado debe entregar también una lista de empaque en una hoja adicional anexa a la factura Se debe siempre generar Aviso de Despacho por Orden de Compra En Crossdocking predistribuido: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ punto de venta En Crossdocking consolidado: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra 5. Página 39 de 49 . • Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.

3395948 e-mail soporte.A.A.2. Entrega de Cross Docking Predistribuido: La impresión debe ser por punto de venta (= todas las etiquetas del almacén sobre la misma hoja) Información obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S. canastillas) del punto de venta 5.com ) 5. Página 40 de 49 .1.2. canastillas) de la Orden de Compra 5.1. Entrega de Cross Docking Predistribuido de Textil o cajas mixtas de aseo personal. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Código del almacén destino Nombre del almacén destino Código GLN graficado del almacén destino (dato opcional) Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Número de Empaques (Cajas.A.1.edi@grupo-exito. cosméticos.1.Sobre este tema con todo gusto ofrecemos a los proveedores la asesoría del proceso por parte de nuestro equipo de conectividad (en los teléfonos 3395951.2. Para el caso de Textil : 5. Nit : 890900608 Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.3.A. Entrega de Cross docking Consolidado Información obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S. Se genera etiqueta por Orden de Compra/ punto de venta /caja Se debe colocar una etiqueta pegada a cada caja con los siguientes datos obligatorios: Cliente: Almacenes Exito S.3. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Frase “ Aviso de Despacho “ Código SSCC graficado Código SSCC Numérico Número de Empaques (Cajas.

3.A. Página 41 de 49 .2.A. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Cantidad de Cajas total de la Orden de Compra Cantidad de Unidades total de la Orden de Compra por PLU Fin de documento Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social y datos generales del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Código del almacén destino Nombre del almacén destino Código GLN graficado del almacén destino (dato opcional) Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Cantidad de Unidades en la caja 5. Entrega de Almacenamiento en cajas uniproducto Textil: Se debe generar una etiqueta por Orden de Compra impresa en una hoja adicional anexa a la factura Información obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S.

NO Generar listado de P icking Recoger mercancía en la fecha y hora pactada con el proveedor Preparar pedido utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente Contar núm ero de empaques y revisar calidad de embalajes Generar y enviar Aviso de Despacho a Com erciante y OP si aplica Cargar el vehículo y colocar sello de seguridad acordado o su equivalente Cargar el vehículo y colocar sello de seguridad o su equivalente Tram itar los respectivos docum entos de transporte y solicitar copia de Aviso de Despacho 1 Asignar y alistar el espacio necesario en la zona de descargue Tram itar los respectivos docum entos de transporte Entregar la m ercancía en los puntos de despacho de acuerdo a las fechas y horas pactadas Entregar la m ercancía en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Verificar cupo de crédito y demás condiciones comerciales Crédito y condiciones com erciales correctas? NO Comunicarse con el comerciante y resolver diferencia SI Reservar la mercancía solicitada Proveedor con Operador Logístico? SI Enviar instrucciones de transporte vía EDI Enviar la Confirmación de la Reserva e indicar los datos del vehículo. Correo electrónico. día. fecha y hora de entrega por el medio acordado: EDI.A. del funcionario y la cantidad y tipo de vehículos a utilizar en el despacho. Página 42 de 49 .Anexo 5 – Documento: Flujograma de procesos PROCESO SUGERIDO PARA ENTREGAS CERTIFICADAS COMERCIANTE INICIO Pág 1 de 3 OPERADOR LOGÍSTICO PROVEEDOR Enviar orden de compra al proveedor de acuerdo a frecuencia. Fax.

NO Realizar inspección al 100 % de la m ercancía Contar los em balajes. firm ar y sellar en docum ento de entrega NO Revisión exhaustiva (100% ) de todo el lote Com unicar la novedad al proveedor y solicitar la solución inm ediata y la acción correctiva correspondiente Verificar el interior del vehículo que transportó la m ercancía FIN Registrar en el S eguim iento Oficial a P roveedores con Entrega Certificada la calificación de rechazado de la m uestra. los errores detectados según su tipo y la cuantificación de los problem as aplicando la política de reclam os. la calidad de la m ercancía. Resolver la acción correctiva com unicada por el com erciante en los 5 días hábiles siguientes 2 Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Pág 2 de 3 OPE RADO R LOGÍSTICO PR OVE EDO R Corresponde el sello de seguridad al relacionado en el docum ento de entrega? SI Determ inar el m uestreo a realizar de acuerdo a la fase de certificación en que se encuentra el proceso. (V er tabla 1).PRO CES O S UGE RIDO PARA ENT RE GAS C ER TIFICAD AS C OM ER CIAN TE 1 Verificar si se tiene el sello de seguridad y validarlo con el relacionado en el docum ento de entrega. la fecha de vencim iento. estibas o recipientes enviados de acuerdo al m uestreo V erificar al detalle la cantidad.A. Página 43 de 49 . la correcta m arcación y los requisitos de ley que correspondan M ercancía com pleta y a satisfacción? SI Diligenciar visto bueno.

P R O C E S O S U G E R ID O P AR A E N T R E G AS C E R T IFIC AD AS C O M E R C IAN T E PROVEEDOR 2 P ág 3 de 3 O PER AD O R L O G ÍSTIC O E s la acción correctiva generada por el O perador Logístico? SI Tram itar acción correctiva con el O perador Logístico NO Realizar las verificaciones respectivas y dar solución a la acción correctiva dentro de los 5 días hábiles A cción correctiva solucionada en los 5 días hábiles? SI R egistrar en form ato de seguim iento la solución dada a la acción correctiva NO FIN Registrar com o un problem a en el form ato de seguim iento a proveedores con entregas certificadas Contactar al padrino del program a del proveedor 2 Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Página 44 de 49 .A.

500-5999 6.33 0.500-1999 2.500-999 10.00 1.000-9499 9. Si no presenta problema pasa a la fase 3. FASE NOMBRE NIVEL DE INSPECCIÓN RIGUROSO ACCIONES A REALIZAR AL LOGRAR UN PUNTAJE DE 1 EN INCONSISTENCIAS Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duración por fase. Si el problema se repite se suspende el programa por 3 meses.500-8999 9.000-2499 2.000-5499 5.001-35. se encuentra 2 Acciones Correctivas ( inconsistencias que Ocasional. RIGUROSO .Si el problema persiste regresa a la fase 1.000-3499 3.00 1. número de sello no coincide con documento remisorio Limpieza y estado del vehículo Organización de la mercancía en el vehículo Control de temperatura: productos perecederos entre 4° y 6° Medicamentos: entre 2° y 8°C C C.000-5499 5.50 1.000 315 500 FASE 1 y CERTIFICADO 200 315 FASE 2 40 50 FASE 3 y 4 PLAN DE MUESTREO EN EL RECIBO .000-8499 8.00 0. 50 50 32 13 80 125 80 125 200 315 50 80 125 200 18 20 32 40 MUESTRA A INSPECCIONAR CROSS DOCKIMG PREDISTRIBUIDO 3 almacenes. se recobra la condición de CERTIFICADO sin restricciones.33 0.500-8999 9.00 0.2 % 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 25 1-499 500-999 1.los PLU no deben ser repetidos .A.50 0. Si no. Error en marcación.33 0.201-3.500-15000 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 125 Nivel de Tolerancia Total Entregado 1.000-1499 1.50 0.500-15000 Nivel de Tolerancia: 0.200 200 125 32 DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 4 o 3 VECES POR SEMANA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega 3 veces por semana 2 veces por semana 1 vez por semana 1 vez por semana a cada entrega a cada entrega no aplica 1 vez por semana 2 veces por mes 2 veces por mes a cada entrega a cada entrega 3.33 1.500-5999 6.000-3499 3. la verificación debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas FASE 1 y CERTIFICADO FASE 2 FASE 3 y 4 CLASIFICACIÓN DE LOS ERRORES TOLERANCIAS SOBRE FALTANTES Y SOBRANTES DE MERCANCÍA TOLERANCIAS SOBRE UNIDADES AVERIADAS DE PRODUCTO CALIFICACIÓN Peso TIPOS DE ERROR TAMAÑO DE LA MUESTRA en UNIDADES UNIDADES CON DIFERENCIAS (FALTANTES O SOBRANTES TAMAÑO DE LA MUESTRA en UNIDADES UNIDADES CON DIFERENCIAS (FALTANTES O SOBRANTES A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U 1.00 Problemas con calidad del producto Peso inferior al declarado Fechas de vencimiento fuera de lo pactado en el acuerdo Averías de producto (Ver Anexo 16: Tolerancias sobre unidades averiadas de producto) Cantidades faltantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida físicamente Diferencia en número de recipientes entre documento remisorio y cantidad de canastas.000-8499 8.con un # de PLU a inspecciónar en cada factura según la Tabla militar. y a mínimo 3 facturas .500-6999 7.000-6499 6. con una muestra de cajas de acuerdo a la Tabla militar dependiendo de la Fase . también con respecto a la Tabla militar 200 315 CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO 500 500 315 50 'Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas. CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO Entrega de CROSS DOCKING PREDISTRIBUIDO Entrega de CROSS DOCKING CONSOLIDADO o ALMACENAMIENTO 1.33 0.Inspección Si durante esta Fase 1R. 2.000-4499 4. Si el problema persiste regresa a la fase 3.500-999 10. 3 5 3 5 Fase1 Previa Inspección Rigurosa 8 8 5 4 Fase 2 Inspección Normal NORMAL Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase.Anexo 6 – Documento: Manual en una página # DE ENTREGAS PERFECTAS CONSECUTIVAS FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor Fase 1 100% DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 4 o 3 VECES POR SEMANA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL 24 15 12 8 6 4 Fase 2 75% 18 11 9 6 4 3 Fase 3 50% 12 7 6 4 3 2 Fase 4 50% 12 7 6 4 3 2 1 Mes 1 Mes 1 Semana 1 Mes 2 Semanas 2 Meses 3 Meses 4 Meses # MÁXIMO DE MESES POR FASE PERÍODO MÍNIMO PARA ALCANZAR CERTIFICACIÓN 2 Meses 1 Semana 3 Meses 3 Meses 2 Semanas 4 Meses 2 Semanas 9 meses 12 meses 2-8 9-15 16-25 26-50 51-90 91-150 151-280 FRECUENCIA de INSPECCIONES FASE 1.0 % Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.# facturas a inspeccionar según la Tabla militar.500-6999 7.00 1. por cada Plu seleccionado. Página 45 de 49 .500-3999 4.33 0.00 0. C Incumplimiento de citas :15 minutos antes y después de la hora pactada implica cumplimiento de la cita.500-4999 5.00 0. dependiendo de la Fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4.000-9499 9.20 0.000-7499 7.500-4999 5.201-10.000-12499 12. en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificación (Tabla #5) se aplica durante una fase el plan de muestreo con Inspección Rigurosa.000-4499 4.000-1499 1.000-2499 2.000 10.500-7999 8.500-3999 4.500-7999 8.000-7499 7.500-2999 3.500-2999 3.33 1.FARMACEÚTICOS NIVEL DE INSPECCIÓN TAMAÑO DEL LOTE RIGUROSO Muestra NORMAL Muestra 2 4 REDUCIDA Muestra 2 3 DEFINICIÓN DE LAS FASES CON SU NIVEL DE INSPECCIÓN Y ACCIONES A REALIZAR AL ENCONTRAR INCONSISTENCIAS No. 32 32 20 12 Fase 5 Certificado Certificación Inspección Ocasional (Entrega de Diploma y Carta de Certificación) Si el problema es segunda vez que se presenta (2 Acciones Correctivas). Si no presenta problema pasa a la fase 4 Certificado. 13 13 8 8 Fase 3 Inspección Reducida REDUCIDO Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. se cancelará el programa de “Entregas Certificadas” en la región o en la Tabla#2 a nivel nacional cuando corresponda.Si el problema se repite regresa a la fase 1. FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor Entrega de CROSS DOCKING PREDISTRIBUIDO.33 0. codificación y/o identificación de la mercancía Error en la identificación del almacén destino (aplica para entregas crossdocking) Problemas en la facturación No responder (Industrial) durante los 5 días hábiles después de generada la acción correctiva Problemas con el aviso de despacho o con el aviso de recibo Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena El contenido de la estiba no coincide con la información grabada en la etiqueta de ASN Dimensión del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico Cantidades sobrantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida físicamente 1-499 500-999 1.33 0. con frecuencia definida suman 2 en puntaje).500-1999 2. dependiendo de la Fase .000-12499 12.000-6499 6. 20 20 13 10 Fase 4 Inspección Reducida REDUCIDO Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. cajas o estibas recibidas Organización de la mercancía en la estiba Sellos de seguridad: sello o cinta rota.200 PLAN DE MUESTREO EN EL RECIBO NIVEL DE INSPECCIÓN TAMAÑO DEL LOTE RIGUROSO Muestra 3 5 8 13 20 32 50 80 125 NORMAL Muestra 2 4 5 8 13 20 32 50 80 REDUCIDA Muestra 2 3 4 8 10 12 13 18 20 Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega. 3 y 4 FASE CERTIFICADO 281-500 501-1.inspección física del # de cajas.

Para una mejor compresión de la aplicación del decreto revise el ejemplo que enviamos con la aplicación del decreto ° ° ° • Es importante notar que se aplica esta definición para todos los proveedores. Las tolerancias para masa y volumen netos.” • Debido a que el muestreo y pasos a seguir son extensos para la aplicación de todos los productos que recibe la Compañía. se realizará un muestreo diariamente así: ° ° En Frescos: se revisa en cada entrega de proveedor 5 Plu (referencias) con 5 Unidades cada uno En Secos : se revisa 2 Plu (referencias) con todas las unidades del empaque • Para el caso en el cual el promedio de la muestra sea igual o superior al contenido neto anunciado en el empaque => se acepta el lote completo. tenga en cuenta que si al menos una unidad está por debajo del peso en 2 veces la tolerancia de gramos.Columna 3) Revise en la Tabla de deficiencias tolerables.Anexo 7 – Proceso: Control de Peso. y la selección de muestras para la verificación del contenido neto se efectuarán siguiendo los procedimientos estadísticos establecidos en las normas técnicas obligatorias correspondientes.Columna 1 y 2) Revise en la misma tabla la columna que indica cuantas unidades defectuosas se aceptan del lote y con cuantas unidades defectuosas se rechaza el lote. (Tabla 1. • El decreto (vera continuación) puede resumirse así: ° ° Verificar tamaño del lote y sacar muestra según tabla Plan de muestreo sugerida (Tabla 1. Página 46 de 49 . aun los proveedores del programa de Entregas Certificadas (no se tomará en cuenta la tabla de GS1) Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.A. • Para el caso en el cual el promedio de la muestra sea inferior al contenido neto anunciado en el empaque => se aplica el proceso descrito en los decretos 2269 y 3364. Tolerancia sobre unidades averiadas de producto y unidades faltantes y sobrantes Control de Peso en los Recibos Grupo Éxito definió una directriz con respecto al Control de peso de los productos con Peso: • Para devoluciones de producto por bajo peso se debe aplicar los Decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 de la Superintendencia de Industria y Comercio que establecen que “El contenido neto de todo producto empacado o envasado debe corresponder al contenido enunciado en su rotulado o empaque. el lote se rechaza. cuántos son los gramos que aceptan como unidad defectuosa y cuántos son los gramos que no se aceptan como unidad defectuosa (Tabla 2) Por último.

Página 47 de 49 .A. Tabla 1 : CONTROL DE PESO PLANES DE MUESTREO Columna 1 Columna 2 Columna 3 Cantidad de preempacados de la muestra que pueden exceder la deficiencia tolerable Ac Menos de 100 100 a 500 501 a 3200 Más de 3200 100% de la muestra 50 80 125 0 3 5 7 Re 1 4 6 8 Tamaño del lote de inspección Tamaño de la muestra Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Las tolerancias para masa y volumen netos. y la selección de muestras para la verificación del contenido neto se efectuarán siguiendo los procedimientos estadísticos establecidos en las normas técnicas obligatorias correspondientes.Decretos 2269 y 3364: CONTROL DE PESO • Decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 de la Superintendencia de Industria y Comercio • La superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo a los decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 establece que : El contenido neto de todo producto empacado o envasado debe corresponder al contenido enunciado en su rotulado o empaque.

CRITERIOS DE ACEPTACION Y RECHAZO EJEMPLO: • Se recibe un lote de 200 panes cuyo peso neto declarado es 250 gramos.T Qn . Página 48 de 49 . TAMAÑO DEL LOTE TAMAÑO DE LA MUESTRA ACEPTO CON ( Ac ) RECHAZO CON ( Re ) PESO DECLARADO ( Qn ) TOLERANCIA ( T ) Qn . 200 50 3 4 250 9 241 232 Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Si 3 unidades ó menos pesan por debajo de 241 se acepta. Si al menos 1 unidad pesa 232 ó menos se rechaza.2T • • • • • Se concluye según criterios establecidos: Si el contenido promedio es inferior a 250 se rechaza.Tabla 2 : TABLA DE DEFICIENCIAS TOLERABLES PARA EL CONTENIDO NETO Contenido nom inal de producto (Q n) en g o m l 0 a 50 50 a 100 100 a 200 200 a 300 300 a 500 500 a 1000 1000 a 10000 10000 a 15000 15000 a 50000 Deficiencia tolerable (T ) Porcentaje en Q n 9 4.5 1 g o ml 4. Si 4 unidades ó más pesan por debajo de 241 se rechaza.5 3 1.A.5 9 15 150 - Los valores de (T) se deben redondear al siguiente decimal superior de g o ml para valores de Qn inferiores a 1000 g o ml y al siguiente entero para valores de Qn superiores a 1000 g o ml CONTROL DE PESO.

Para notar: Cuando las unidades detectadas con inconsistencias están contempladas en la tolerancia.Tolerancia sobre unidades averiadas de producto Se debe aplicar un nivel de Tolerancia de un 1% (según la Tabla de Tolerancia homologada por GS1) sobre el total de unidades de la muestra inspeccionada. sin contabilizar los puntos) Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S. Tolerancia sobre faltantes y sobrantes de mercancías unidades averiadas de producto Se debe aplicar un nivel de Tolerancia de un 0.A. no se acumula puntos al proveedor pero sí se consigna estas situaciones en los seguimientos de los proveedores (generar una inconsistencia. Página 49 de 49 .2% (según la Tabla de Tolerancia homologada por GS1) sobre el total de unidades de la muestra inspeccionada.

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