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Gestion Proyectos

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•Agrupa a los procesos que aseguran la generación,
recolección, diseminación, almacenamiento y
disposición última, en tiempo y forma de la
información del proyecto.
•Todo el mundo debe saber el “lenguaje del proyecto”
•Relacionado con:

–Modelos de comunicación,

•bucles de realimentación, barreras a la comunicación, ...

–elección del medio (oral/escrito, formal/informal)
–estilo de redacción,
–técnicas de presentación: lenguaje corporal, visual, ...
–técnicas de gestión de las reuniones (agenda)

Ing. Telecomunicación -Dpto. Electrónica

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Emisor

Mensaje

Medio

Receptor

Codificación

Ruido

Realimentación

Mensaje

Interpretación

Evaluación de los medios de comunicación

Evaluación de los medios de comunicación

•Realimentación -cómo de rápido se obtiene respuesta al mensaje
•Capacidad de complejidad -puede incorporar mensajes complejos
•Difusión potencial -qué número de mensajes diferentes pueden
transmitirse a la par.
•Confidencialidad
•Fácil utilización
•Fácil interpretación
•Restricción en el tiempo y el espacio -¿se necesita estar al mismo tiempo y
en el mismo sitio?
•Coste del método
•Agradable para la comunicación entre personas
•Formal -cantidad de formalismo
•Esquemático -se puede extraer rápidamente la información
•Consumo de tiempo -¿cómo se realiza la división del tiempo gastado
(emisor/receptor) en ese intercambio de información?

Ing. Telecomunicación -Dpto. Electrónica

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Comparación entre diferentes medios de comunicación

Procesos relacionados con la comunicación

•En lo siguiente se van a estudiar los procesos
relacionados con la comunicación de información en
el proyecto:

–Plan de comunicaciones
–Distribución de la información
–Informes con los avances del proyecto
–Cierre administrativo

Ing. Telecomunicación -Dpto. Electrónica

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Plan de comunicación

•Determinar información y comunicaciones necesarias

–quién necesita qué información
–cuándo la necesitará
–cómo se la darán

•Todos los proyectos necesitan compartir información
•La información necesaria y los métodos utilizados
para su distribución varían ampliamente. El plan de
comunicación surge como respuesta a esto último.
•Está muy relacionado con la estructura organizacional
de la empresa, puesto que dicha estructura
condicionará la planificación realizada.

Comunicación en la organización

•Flujo de la dirección de la comunicación

–Hacia abajo, de directores a empleados

•utilizado para informar, dirigir, coordinar y evaluarlos

–Hacia arriba, de empleados a directores

•informa de los pensamientos de los empleados
•fuente de ideas para mejorar la eficiencia
•depende mucho de la cultura de la organización

–confianza y flexibilidad incrementan este tipo de flujo
–mientras un entorno mecánico y autoritario lo disminuyen

–En diagonal, a través de áreas de trabajo y niveles

•beneficia la eficiencia y velocidad
el e-mail facilita la comunicación de tipo diagonal

Ing. Telecomunicación -Dpto. Electrónica

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Comunicación en la organización

leader

Plan de comunicación: entradas

•Comunicaciones necesarias:

–suma de informaciones necesarias por todo individuo
–se definen combinando el tipo y formato de la información
necesaria con un análisis de su valor.
–se deben consumir recursos y esfuerzos en realizar dichas
comunicaciones si ese intercambio de información que
contribuye al éxito del proyecto o cubre la falta de
conocimientos que pudieran conducir a un error.
–características para determinar si una comunicación son:

•relaciones de responsabilidades entre los individuos del proyecto
•disciplinas de departamentos y áreas de especialidad en el proyecto
•logística con el número de individuos del proyecto y su localización
•necesidades de información externa: p.e. Comunicados de prensa

Ing. Telecomunicación -Dpto. Electrónica

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Plan de comunicación

•Entradas:

–Las tecnologías o métodos utilizados para transferir la
información de un sitio a otro entre los distintos elementos
del proyecto.
–Factores de la tecnología de las comunicaciones:

•inmediatez de la información: se necesita ya.
•tecnología disponible para el proyecto
•personal cualificado para dicha tecnología
•duración del proyecto, puede ser que probablemente la tecnología
varíe, ¿es necesario cambiarla?

Plan de comunicación

•Técnicas:

–Análisis de los elementos que se relacionan con el proyecto

•las necesidades de información varían en función de cada elemento
que se relaciona con el proyecto (empleado, cliente, ...)
•obtener una vista física y metodológica de las necesidades de
información y formas de solucionar dichas necesidades.

•Salidas: plan de gestión de las comunicaciones

–qué métodos utilizar e informaciones que se deben guardar
–estructura con la distribución de información del proyecto,
compatible con asignación de papeles/responsabilidades
–temporizaciónde las comunicaciones: fechas importantes
–métodos de acceso a la información

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Distribución de la información

•Hacer disponible la información necesaria a tiempo.
•Implementar un plan de gestión de la información y
también responder a peticiones imprevistas.

•Técnicas:

–habilidades de comunicación

•dar informaciones claras, sin ambigüedades, de forma completa
•el receptor es responsable de asegurar que la información es
recibida de forma completa y entendida correctamente.

–sistema de recogida de la información

•compartida por el equipo

–sistemas de distribución de la información

•reuniones de proyecto, distribución de carpetas de información,
acceso compartido a redes de datos electrónicos, fax, e-mail, etc.

Informes del avance del proyecto

•Recoger y distribuir información acerca del avance
del proyecto para proporcionar una visión de cómo se
están utilizando los recursos para conseguir objetivos

–Informe del estado actual del proyecto
–Informe del progreso, hasta dónde se ha llegado en el plan
–Previsión del estado futuro del proyecto y cómo avanzará

•Entradas:

–plan de desarrollo del proyecto
–resultados de trabajo, fundamental para elaborar el informe
–documentación de otros proyectos del mismo contexto

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Informes del avance del proyecto

•Revisión del progreso del proyecto utilizando:

–análisis de varianzas (coste, duración, calidad y riesgos)

•comparando el valor actual con el esperado

–análisis de tendencias

•ver el progreso del proyecto en el tiempo para determinar si la
eficiencia está mejorando o empeorando

–análisis del valor obtenido

•calcular tres factores claves de cada actividad

–el presupuesto, coste presupuestado para el trabajo programado
–el coste actual, presupuesto gastado (gastos directos e indirectos)
–el valor obtenido, tanto por ciento del presupuesto gastado sobre total

•varianza del coste = coste actual -presupuesto, varianza en la
duración, previsión del coste al cierre, índice de progreso.

–técnicas y herramientas de distribución de la información

Informes del avance del proyecto

•Salidas

–informe midiendo el progreso del proyecto

•organiza y resume la información recogida y presenta los resultados
de todos los análisis previamente realizados
•deben proporcionar la clase de información requerida y con el
detalle que necesitan los miembros del proyecto
•información en forma de gráficos de barras, curvas S, histogramas

y tablas.

–peticiones de cambio

•el análisis del avance del proyecto frecuentemente desemboca en
una solicitud de cierto cambio en el proyecto

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Cierre administrativo

•Verificar y documentar los resultados del proyecto
para que se formalice la entrega del proyecto
•Debe comenzar algo antes de que se acaben todas las
tareas del proyecto, para asegurar que no se pierde
ninguna información útil.
•Actualización de las bases de datos de proyectos de la
empresa con las experiencias aquí adquiridas
•Especial atención a guardar las cuentas financieras.

–una empresa debe guardarlas durante al menos 10 años

Gestión de riesgos al proyecto

•Procesos relativos a identificarm, analizar y responder a a
cualquier tipo de riesgo que exista en el proyecto.
•Incluye maximizar los posibles resultados positivos y
minimizar las consecuencias si aparece algún inconveniente
•Se van a estudiar los siguientes procesos:

–identificación de riesgos
–cuantificación de los riesgos (pudiendo ser analizada conjuntamente)
–desarrollo de respuestas, eliminación del riesgo
–control de las respuestas a los riesgos, implementando de manera
iterativa la identificación, cuantificación y desarrollo de respuestas a
nuevos riesgos que irán apareciendo en el transcurso de la vida del
proyecto.

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Identificación de los riesgos

•Determinar qué factores de riesgo pueden posiblemente
afectarnal proyecto.
•Debe ser realizado periódicamente mientrase ejecuta el
proyecto
•Tipos de riesgos:

–internos: cosas que pueden controlar e influenciar los miembros del
equipo del proyecto
–externos: cosas que superan al control del equipo del proyecto

•Posibles estudios:

–causa/efecto:

•qué pudiera pasar si ocurre tal cosa

–efecto/causa

•qué fomentar o eliminar para lograr cierto efecto

Identificación de los riesgos

•Listas de comprobación organizadas por tipos de riesgos

–el contexto del proyecto
–salidas de otros procesos
–temas tecnológicos
–fuentes internas, como valoración de las capacidades de los RRHH

•Flujogramas

–ayudan a entender las causas y efectos de los distintos riesgos

Ing. Telecomunicación -Dpto. Electrónica

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