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PROYECTOS
Ing. Telecomunicación –Dpto. Electrónica
Definición de Proyecto
• PROYECTO =
– Iniciativa nueva o única,
– con un principio y un final,
– llevada a cabo por personas
– para alcanzar un objetivo específico
– dentro de unos parámetros acordados de
tiempo, coste y calidad.
Ejemplos de proyectos
• La construcción de una casa o de un puente.
• La instalación de un sistema informático
para control de la producción.
• El diseño, producción y comercialización de
un nuevo producto.
• Proveer un nuevo servicio.
• La puesta en marcha de una empresa.
• La reforma de una oficina.
Gestión de proyectos
• Manejar todos los procesos involucrados en un
proyecto para obtener el resultado deseado:
– Conjunto de procesos, técnicas y sistemas para
planificar de forma eficaz un proyecto
– Implica manejar , interrelacionar y asignar tareas y
recursos (personal, equipamiento y materiales).
• PMBOK (1996)
– Project Managemente Body of Knowledge
– Guía de cómo desarrollar/gestionar los proyectos (en
general, para cualquier área de trabajo) -> es la
referencia más utilizada en el ámbito del “project
management”
Conocimientos Conocimientos
gestión en general del área de
aplicación
coordinación
del proyecto
coordinación
del proyecto
coordinación del
proyecto B
Gestión de proyectos
• Un proyecto se puede Iniciación
dividir en tareas y
actividades. Planificación
• Taxonomía proyectos:
– Iniciación
Control Ejecución
– Planificación
– Ejecución y Control
– Cierre o finalización Finalización
Iniciación
• Definición de necesidades reales.
• Idea resolutiva y descripción del producto final.
• Viabilidad inicial (técnica, económica, medioambiental,
legal, …)
• Estimación: ¿cuándo, cuánto, cómo?
• RRHH, materiales y organización.
• Definición de objetivos. Visión compartida de expectativas
y restricciones de proyecto.
• Documentar: Memoria, objetivos, especificaciones y
pliego de condiciones, funcionalidad, planos,
infraestructura, estudio de viabilidad, presupuesto inicial,
implicaciones legales, contractuales, medioambientales, de
seguridad,...
Definir el
resultado
Determinar
prioridades
Desarrollar Establecer
objetivos infraestructura
Documentación
Definición del Proyecto
Procesos de planificación
Planificación
del objetivo
Secuencia de
actividades
Definición Identificar
detallada actividades Temporización
Duración de
actividades
Plan de
desarrollo
Procesos de integración
• Aquellos procesos que conectan entre las diferentes
tareas de planificación, control y ejecución.
• Concretamente son los siguientes:
– Planificación del desarrollo del proyecto
– Ejecución del plan del proyecto
– Control/coordinación de cambios
• Todos los procesos van a presentarse con el siguiente
interfaz:
– Entradas: datos necesarios para abordar la problemática
– Técnicas y herramientas a utilizar
– Salidas: resultados/documentos generados.
• Entradas
– Plan con el desarrollo del proyecto y anexos de detalle
– Política de empresa
– Acción correctiva: control de la ejecución
• Salidas:
– Resultados: proyecto realizado
– Petición de cambio: al proceso de control de cambios
Herramientas y técnicas
• Cualificación de los gestores/directivos: capacidades
necesarias del director de proyecto: liderazgo,
comunicación y negociación.
• Formación de los RRHH para el proyecto: selección
de candidatos con perfiles adecuados y un plan de
formación para ellos.
• Sistema de autoridad: control del trabajo, fechas de
inicio y fin, comprobación del trabajo, jefes, formas
eficaces de autoridad.
• Reuniones de puesta en común: intercambio de la
información.
Límite
superior
Rango
Normal aceptable
de
variación
Límite
inferior
Tipos de control
CriteriOS Temporización
múltiples
SYSTEMA
Enfasis DE
Economía
en excepciones CONTROL
EFECTIVO
Colocación
estratégica Flexibilidad
Criterios
Comprensión
razonables
Iniciación
• Necesaria a la hora de comenzar cada fase del
proyecto
• A menudo el proyecto tiene un comienzo informal.
• Posibles causas para la generación del proyecto:
– demanda del mercado
– oportunidad/necesidad del negocio
– petición de un cliente
– avance tecnológico
– cambio legislativo/socio-político
Iniciación: técnicas
• Métodos utilizados en la selección de proyectos:
– medición de beneficios: modelos económicos.
– optimización de los requisitos: modelos matemáticos.
– modelos de decisión:
• árboles de decisión
• elección forzada
• jerarquía analítica
• Tribunal de expertos, pudiendo ser:
– comité directivo de la organización
– consultores externos
– asociaciones de profesionales/técnicos en la materia
– grupos industriales
Planificación de objetivos
• Mostrando cuales son los límites del proyecto.
• Agrupa los acuerdos entre proyectista y cliente
– objetivos y resultados principales
• Entradas necesarias:
– descripción del producto
– diagrama del proyecto
– restricciones
– suposiciones realizadas
Brainstorming
• Brainstorming:
– manera de generar ideas radicalmente diferentes entre sí
para poder solucionar un problema dado.
– Durante la reunión no debe haber ningún tipo de crítica,
sino que se debe fomentar la creatividad.
• Brainstorming individual
– uno mismo piensa un abanico más amplio de ideas que en
grupo, sin pensar en las opiniones de los demás por lo que
se tiene una mayor creatividad.
– Sin embargo el desarrollo de las mismas no es tan efectivo
ni profundo si se tratase en grupo.
Mapas mentales
Método visual para representar ideas
Son técnicas que mejoran la manera de anotar las cosas
1. Escribir el título del tema en el centro de la página
2. Los principales argumentos se representan con flechas al centro
3. Si existen temas relacionados con estos últimos tratarlo igual
4. Para incorporar ideas nuevas enlazarlas con los temas escritos
Planificación de objetivos
• Salidas:
– líneas guía con los objetivos del proyecto
• pueden variar según avanza el proyecto
• justificación de la realización del proyecto
• descripción breve de las características que ha de tener el proyecto
• fases del proyecto para llegar a su conclusión
• objetivos del proyecto
– a cumplirse para considerarlo cerrado
– deben ser medibles y cuantificables de forma objetiva
– anexos de detalle
– plan de gestión de los objetivos
• indicando cómo se han de manejar los cambios en los objetivos del
proyecto y cómo integrarlos en el normal funcionamiento.
Miedo al cambio
• ¿Por qué?
– change replaces the known with ambiguity and
uncertainty
– change threatens investments in the status quo
– belief that change is incompatible with the goals
and interests of the organization
Actitudes, expectaciones,
Personal retribuciones, y
comportamiento
Secuenciación de actividades
• Tiene que ver con identificar y documentar las
distintas dependencias entre actividades
• Entradas:
– lista de actividades
– descripción del producto (una visión global del mismo)
– restricciones inherentes al producto/servicio
– restricciones discreccionales, añadidas por el equipo
directivo, es decir un conjunto de “mejores prácticas”
– dependencias externas: legislación, tramitación de
licencias, etc.
• Salidas:
– Estimaciones de la duración de cada una de las actividades
• debe ser una cantidad con cierta holgura: 1 semanas ± 2 días
– Suposiciones tenidas en cuenta
– Posible actualización de la lista de actividades
Control de la temporización
• Relacionado con:
– los factores que influyen en el cambio de la temporización
– determinando si la temporización ha cambiado
– manejando los cambios según se van dando.
Presupuesto disponible
• Para mejorar la realización del proyecto:
– el presupuesto debe ser flexible
– los objetivos marcan el presupuesto y no al revés.
– coordinación de presupuestos a nivel de empresa
– un presupuesto es básicamente una herramienta
– los beneficios provienen de una buena gestión, no
es directamente proporcional al presupuesto
destinado.
Diagramas de Gantt
• Muestra cuándo se supone que se debe hacer
una tarea
– permite una rápida comparación con el progreso
actual en cada tarea
– sirve como una herramienta de control
– un diagrama temporal con las actividades previstas
– el sombreado de una tarea representa el grado de
realización de la misma
Diseño de páginas
Creación de dibujos
Pruebas de impresión
Pruebas reales
Diseño de la cubierta
Antonio
Laura
David
Raul
Emilio
Trabajo previsto
Producción
Fabricación 2 4 1200
600 Ensamblaje
Beneficio
2
10
2
18
900
-
por unidad
500
F
400
300 B
200 C
Región factible
100
A D E
100 200 300 400 500 600
Número de cartones producidos
80,000
Area
70,000 Beneficio
Ingresos totales
Ingresos/costes
60,000
Punto de equilibrio
50,000
Costes
40,000 Costes variables
Totales
30,000 Loss
Area Costes
20,000 fijos
10,000 100 200 300 400 500 600
Unidades producidas (miles)
Cambio
Aseguramiento de la calidad
• Todas las actividades planeadas y sistemáticas
realizadas dentro del marco del sistema de calidad
para asegurar la consecución de los objetivos de
calidad del proyecto.
• Se debería realizar a lo largo de todo el proyecto.
• En grandes proyectos y organizaciones existe una
unidad organizativa destinada a ello
• Entradas:
– plan de gestión de la calidad
– resultados del control de índices de calidad, en un formato
que permita su comparación y análisis
– definiciones operacionales
Control de la calidad
• Monitorizar los resultados del proyecto específico
para determinar si se cumplen las normas de calidad
• Identificar maneras que eliminen las causas de
resultados insatisfactorios, a lo largo del proyecto.
• Requiere:
– conocimientos prácticos de control de calidad estadísticos,
especialmente en muestreo y probabilidad, diferenciando
– Prevención vs inspección (ya se han cometido errores)
– Muestreo de atributos (si/no) y variables (con cierto grado)
– Causas especiales y aleatorias (normalmente suceden)
– Tolerancias (resultado aceptable) y límites del control
(proceso controlado si está dentro de dichos límites)
Despidos
Empleados adaptados
Orientación Formación y con los conocimientos
y habilidades puestos al día
Entorno
Análisis del
Entrevistar a los Entrevistar a los
empleados
trabajo empleados
en grupos individualmente
Expertos en
Informes del
ese trabajo para definir
empleado
sus características
Entradas
• Interfaces de comunicación en el proyecto
– estructura de la organización: con las relaciones entre
diferentes unidades organizativas.
– Informes técnicos: relaciones entre diferentes disciplinas
intra- e inter-fases del proyecto
– personales: entre diferentes personas del proyecto
• Especificación con la necesidad de personal
– perfiles personales, capacidades y temporización
• Restricciones impuestas: limitan posibles opciones
– estructura de la organización (con lo que se tiene)
– acuerdos con empresas de selección de personal
– preferencias y “conocidos” del equipo gestor y directivo
Fase \Persona 1 2 3 4 5 6
Requisitos F R P P
Funcional F P P
Diseño F C E
Desarrollo R F C P
En Pruebas F P E C
P=participante / C=Contable / R=Revisión / E=entrada / F=firma
200
150 Horas de personal
100
50
0
Proceso de Desarrollo de
Consulta macro-grupos
Gestión de la comunicación
• Agrupa a los procesos que aseguran la generación,
recolección, diseminación, almacenamiento y
disposición última, en tiempo y forma de la
información del proyecto.
• Todo el mundo debe saber el “lenguaje del proyecto”
• Relacionado con:
– Modelos de comunicación,
• bucles de realimentación, barreras a la comunicación, ...
– elección del medio (oral/escrito, formal/informal)
– estilo de redacción,
– técnicas de presentación: lenguaje corporal, visual, ...
– técnicas de gestión de las reuniones (agenda)
Codificación Interpretación
Ruido
Emisor Mensaje
Realimentación
Comunicación en la organización
• Flujo de la dirección de la comunicación
– Hacia abajo, de directores a empleados
• utilizado para informar, dirigir, coordinar y evaluarlos
– Hacia arriba, de empleados a directores
• informa de los pensamientos de los empleados
• fuente de ideas para mejorar la eficiencia
• depende mucho de la cultura de la organización
– confianza y flexibilidad incrementan este tipo de flujo
– mientras un entorno mecánico y autoritario lo disminuyen
– En diagonal, a través de áreas de trabajo y niveles
• beneficia la eficiencia y velocidad
• el e-mail facilita la comunicación de tipo diagonal
leader
Plan de comunicación
• Técnicas:
– Análisis de los elementos que se relacionan con el proyecto
• las necesidades de información varían en función de cada elemento
que se relaciona con el proyecto (empleado, cliente, ...)
• obtener una vista física y metodológica de las necesidades de
información y formas de solucionar dichas necesidades.
• Salidas: plan de gestión de las comunicaciones
– qué métodos utilizar e informaciones que se deben guardar
– estructura con la distribución de información del proyecto,
compatible con asignación de papeles/responsabilidades
– temporización de las comunicaciones: fechas importantes
– métodos de acceso a la información
• Entradas:
– plan de desarrollo del proyecto
– resultados de trabajo, fundamental para elaborar el informe
– documentación de otros proyectos del mismo contexto
Cuantificación
de los riesgos
• Sumas estadísticas
– calcular el rango
de costes totales a
partir de las
estimaciones de
items particulares.