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04 Automatización de oficinas

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Universidad Veracruzana Sistema de Enseñanza Abierta

ANTOLOGÍA SOFTWARE DE APLICACIÓN ADMINISTRATIVA

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

NOEL AURELIO AVILA CRUZ

.............................................10 Colaboración empresarial .........................................................3 Requerimientos para la automatización de oficinas ...............Contenido Automatización de oficinas ..................................................................................................................8 Extranet .............. ..................................................................................................................................................... Error! Bookmark not defined..................................................................................................................................................11 ...........................................................................................7 Intranet & Internet ............... Intranet.......................................................5 Internet ..............................3 Que es la automatización de oficinas...................

Desde el punto de vista estratégico. comunicaciones). La Automatización de la Oficina. voz. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. de igual forma. industria a la que pertenece el negocio. etc. La relación de las actividades que se realizan. evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo. Office. Backoffice. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. ACTIVIDADES.Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. debe tomarse en cuenta que existen numerosas aplicaciones de tecnología de información que pueden cubrir las necesidades particulares de una oficina. autoedición (publicaciones de oficina). estructura. como es el caso de Windows. de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis. para obtener el máximo beneficio y. El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos. Cliente/Servidor. que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información. los cuales son parte significativa para el éxito de la implantación de este concepto. lo que incluye el procesamiento de texto. es la integración de las funciones de toda la información en la oficina. cómo y porqué se hacen las cosas. a nivel de software como de hadware. hacia dónde se dirige. deben considerarse una serie de factores.. Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. imagen). Desde una perspectiva analítica.Automatización de oficinas Que es la automatización de oficinas. Intranet. también conocida como ofimática. . Para evitar confusiones al respecto. recursos. orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía. Como se puede observar. La espina dorsal de la Automatización de la Oficina. resulta vital que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa. Internet. lo constituye una red de área local. cultura informática y personal. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. que sirve como una vía de comunicación entre los usuarios y las computadoras. tales como: filosofía y actitud administrativa. procesamiento de datos. Asimismo. nivel de competitividad. asignación de recursos y tecnología disponible. el qué. así como tecnologías de punta. correo electrónico. al mismo tiempo. gráficos. estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina. la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información.

semántica y funciones) se aprecia fácilmente. que se agrupan en una lógica. se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. al dotarles de un significado concreto (semántica). que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. en el nivel inferior están las actividades elementales.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. para formar finalmente las funciones.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos.. donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar.. Una función se compone de varias actividades elementales. . La relación jerárquica de las tres formas (actividades. Así. FUNCIONES. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones.SEMÁNTICA.

modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. En un principio podemos clasificar a los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. en el hogar. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. PROCESADORES DE TEXTO Los procesadores de textos. conociendo en cualquier momento las . A continuación revisaremos las diferentes aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativas propias de una oficina. están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. el cual varía desde la captura y presentación. La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de información. Los primeros son los que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. BASES DE DATOS. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. tanto estadísticos como de dibujo y diseño. Se comenzará por el tradicional software de oficina y se llegará a aplicaciones más complejas como lo es la transmisión electrónica de documentos y la videoconferencia. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. corregirlos. dentro de la gama de programas. GRÁFICOS Son programas de gráficos. Las bases de datos y más concretamente los Sistemas Gestores de Bases de Datos son otro tipo de programas de aplicación común y muy utilizada. PAQUETES INTEGRADOS Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. Permiten el almacenamiento de gran cantidad de información. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. Es una combinación de calculadora. lápiz y papel. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. hasta la distribución de la misma. para su tratamiento posterior y recuperación de forma flexible. HOJAS DE CÁLCULO Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas.Requerimientos para la automatización de oficinas Existe una tendencia a reducir el concepto automatización de oficinas a lo que en este modelo se denomina ayudas administrativas.

y que permite relacionar unas partes o unidades con otras. volúmenes de datos relativamente grandes. son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. . por citar los más importantes. ADMINISTRACIÓN. Los módulos serán los elementos capaces de capturar. Estos programas tradicionalmente se han dividido en las siguientes categorías primordialmente: CONTABILIDAD. FACTURACIÓN. La modularidad es la característica que define a los paquetes integrados. La información de un módulo deberá ser transferible a los otros PROGRAMAS DE GESTIÓN Los programas llamados "de gestión". ALMACÉN Y NOMINAS. como los discos magnéticos (u ópticos). así como las teclas de función. transferir o trabajar independientemente con los datos de otros módulos o de ellos mismos. Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación . especiales. edición. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte.funciones que podemos realizar. para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo.

con la creación de una red para el Departamento de Defensa americano. el acceso remoto desde una conexión telefónica de telefonía móvil. se trata de un sistema hipermedia que utiliza un lenguaje . animación. Internet no es ninguna empresa. de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. imágenes. INTERNET Y LA OFIMÁTICA Internet es la mayor red de computadoras del mundo y está formada por multitud de redes de todo tipo. En ese momento se hizo evidente que la red ya no se utilizaba para el propósito que la hizo nacer. de amplia implantación a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. sino que los propios usuarios estaban ideando nuevas formas de usarla. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. pese a problemas locales o desconexiones en grandes segmentos. con facilidad de actualización en un menor tiempo. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. video. Del contacto con las grandes redes de comunicación. El sistema de mantenimiento es muy simple: cada red integrante cuida su parte (recursos y conexión local a la red). denominada ARPAnet (Advanced Reserch Projects Agency ). ya que desde una misma interfaz gráfica donde se combina audio. encuentra su medio ideal en las intranets. La historia de Internet comenzó en la década de los 60. Una vez finalizado el proceso de la guerra fría. aunque sus redes puedan tenerlo. revolución que se ha presentado de la mano del servicio denominado World Wide Web o WWW. Internet dejó de ser exclusivamente una red de computadoras y comenzó a ser un servicio de información y comunicación mundial. El objetivo era diseñar arquitecturas y protocolos de comunicación que pudieran continuar siendo funcionales. gráficos y diferentes formatos de texto. la NASA. el proyecto ARPAnet abrió sus puertas y se popularizó y extendió entre algunos centros científicos y agencias estatales y privadas. Han surgido nuevos tipos de trabajo. Existe un organismo determinado InterNIC que se encarga de definir los nombres de los nodos y asignar direcciones a todos los componentes. tampoco existe un director o responsable de la red. y ciertas instalaciones militares y académicas. no está gobernada ni financiada por nadie. permite acceder al resto de servicios disponibles en la red por medio de una herramienta de navegación. que comunicaba el Pentágono. sobre todo Internet. Es decir. Hoy en día se puede considerar al Internet como toda una revolución dentro del mundo de las comunicaciones.Internet LAS REDES DE INFORMACIÓN Y LA OFIMÁTICA Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales.

Las INTRANET son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. SERVICIOS Y RECURSOS PROPORCIONADOS POR INTERNET E-Mail (correo electrónico). FTP (File Transfer Protocol. una INTRANET es una versión interna. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. y se beneficia de una interfaz totalmente gráfica. Para ello es imprescindible conocer la cuenta (identificador del usuario) y la dirección de la máquina del usuario al que deseamos enviar un mensaje. música y vídeo digital. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. En otras palabras. Protocolo de transferencia de archivos). World Wide Web (WWW). La mayoría de las veces se usa FTP para copiar un archivo de un ordenador remoto a su computadora. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo.denominado hipertexto. El proceso inverso se denomina descarga. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. con páginas virtuales internas. Es un programa que se encarga de transmitir un mensaje escrito entre usuarios de la red. que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. . cerrada. Las Intranets (o Intra-redes si se quiere) conectan personas a personas. tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. Está basado en una red global de documentos en formato hipertexto que soporta imágenes. y personas a la información. INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. Este proceso se denomina carga. Intranet INTRANET: LA NUEVA REVOLUCIÓN DE LA OFIMÁTICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. a todos los niveles de las organizaciones. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. y no debe circular públicamente. Este servicio permite transferir archivos de una computadora a otra. para enlazar documentos con otros que pueden residir en el centro al que se conecta inicialmente.

del departamento o de la central. El resultado es un único y sencillo entorno para toda la información a lo largo de la empresa. Uso y administración de información y complejas aplicaciones gracias al poder y habilidades del Web. Acceso directo a bases de datos y aplicaciones. Las INTRANETS se apoyan en la arquitectura WEB existente. las aplicaciones Web no requieren de personal altamente especializado. . Con control de acceso y seguridad de identificación. Crea y publica fácilmente documentos en línea. incorporando audio y vídeo se enriquece la colaboración entre los miembros. Se pueden obtener datos. Las aplicaciones Web utilizan lenguajes y herramientas fáciles de aprender por cualquier persona. Intercambio y creación de información. de manejar y utilizar datos mejor que cualquier otra red. Desde un documento de texto o una hoja de cálculo. hasta una página web o una presentación multimedia pueden ser variadas y luego clasificadas en cualquier índice local. A todos aquellos que tienen acceso les permite obtener la última información publicada a lo largo de la red. inventario y programas a través de una simple ventana. Además de su alta funcionalidad y eficacia. Facilidad de uso. Comunicación y colaboración. A diferencia de los sistemas tradicionales. puede utilizar de inmediato la INTERNET. Correo electrónico y trabajo en grupo de carácter abierto. Toda persona familiarizada con navegadores de INTERNET. el cual es fácil de conseguir y mantener. y el software de dominio público.BENEFICIOS Conectividad total. Poderoso manejo de datos. Acceso a aplicaciones. por que la INTERFAZ es la misma para ambas. Economía y fácil de mantener. se pueden crear grupos de trabajo y correo electrónico privados en línea abierta o cerrada. Una INTRANET elimina todas las barreras departamentales y geográficas. No requiere de personal especializado.

socios. para que no pueda acceder cualquier persona. compradores. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Intranet de colaboración con otras compañías. Usualmente utilizando Internet. . para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa. La extranet suele tener un acceso semiprivado.Extranet Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet. pero si tener un vínculo con la entidad. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. clientes o cualquier otro negocio u organización. protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad.

por ejemplo. desde la producción de bienes o la prestación de servicios. donde dos o más empresas se unen para formar una nueva en la cual se usa un producto tomando en cuenta las mejores tácticas de mercadeo.Colaboración empresarial Son sistemas que ayudan a que las personas trabajen en conjunto. con la finalidad de obtener beneficios económicos para su desarrollo. Una Empresa conjunta o joint venture es un tipo de acuerdo comercial de inversión conjunta a largo plazo entre dos o más organizaciones. Estos sistemas ayudan a colaborar: y Comunicar ideas y Compartir Recursos y Coordinar Esfuerzos y Reutilizar soluciones a problemas recurrentes. utilizando la tecnología. En el ámbito de lo jurídico no se utiliza ese significado: se utilizan. a la búsqueda de nuevos mercados o el apoyo mutuo en diferentes eslabones de la cadena de un producto. Actualmente la mas usada es la Joint Venture o Aventura Conjunta. Una joint venture no tiene por qué constituir una compañía o entidad legal separada. Se desarrollará durante un tiempo limitado. El joint venture también es conocido como «riesgo compartido». términos como alianza estratégica y alianza comercial . o incluso el propio término en inglés. El objetivo de una empresa conjunta puede ser muy variado. .

o. La empresa conjunta supone un negocio más. cuyos beneficios o pérdidas reportarán en la cuenta de resultados de cada uno en función de la forma jurídica con la que se haya estructurado la propia empresa conjunta. Dicha alianza no implicará la pérdida de la identidad e individualidad como persona jurídica. y también es característica de la empresa conjunta el que las empresas sigan siendo independientes entre sí. Si esto es posible la integración de capitales privados con inversión publica acarrearía beneficios de características imponderables para los estados. Las empresas pueden firmar un contrato de colaboración o incluso una sociedad participada por ambas. capital. y Ofrece una oportunidad de actuar de forma conjunta para superar barreras. lo que es lo mismo: capital. En una empresa conjunta. un compromiso a largo plazo. especialmente cuando estas acciones conjuntas tengan lugar en el área de la ciencia y la tecnología.Para la consecución del objetivo común. Motivos para constituir una empresa conjunta Hay muchas ventajas que contribuyen a convencer a las compañías para realizar empresas conjuntas. La aportación puede consistir en materia prima. es compartir riesgos al ser aliados. tecnología. personal. y Acceder a mercados extranjeros que requieren de importantes inversiones y de un know-how específico del país en el que se intenta entrar. ventas y canales de distribución. los socios suelen seguir operando sus negocios o empresas de manera independiente. recursos o el simple know-how ( saber cómo ). financiamiento o productos. Características de la joint venture No existen requisitos sobre la forma de actuar conjuntamente. conocimiento del mercado. esta vez con un socio. sin embargo. incluyendo barreras comerciales en un nuevo mercado o para competir más eficientemente en el actual. . Es necesario. provincial o municipal. dos o más empresas se ponen de acuerdo en hacer aportaciones de diversa índole a ese negocio común. Se debe aclarar si el joint venture implica solamente la sociedad estratégica entre empresas de generación privada o si el concepto es aplicable a empresas privadas en conjunto con organizaciones de la administración publica de orden nacional. y Compartir costos y riesgos de los proyectos que estarían más allá del alcance de una sola empresa.

cl/~setcheve/siiqq/Page38.html .gob.unap.pe/biblioineipub/bancopub/Inf/Lib5100/Libro.pdf http://www.Fuentes http://www.inei.

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