MAPEO DE PROCESOS

mapeo de procesos es una tcnica de visualizacin o mtodo. se puede utilizar este mtodo para cartografiar la relacin entre las fases de flujo de trabajo individual, definir el inicio, final y los puntos de decisin en el diagrama de flujo y describir el flujo a travs de diversas unidades de organizacin, creando as una visin comn del proceso para los involucrados. mapeo de procesos es una tcnica de visualizacin o mtodo. La tcnica hace uso de tres diferentes tipos de esquemas o diagramas de flujo: (1) el diagrama de relacin de proceso, (2) el diagrama de flujo de funciones cruzadas y (3) el diagrama de flujo lineal. Adems de utilizar el flujo de las tcnicas grficas, tambin puede agregar descripciones textuales, comentarios y documentos que aclaran para crear una imagen clara. El "diagrama de relacin de proceso" se utiliza para crear una visin general de toda la organizacin y muestra cmo en la informacin general, materiales y recursos, actividades y el flujo de fondos de entrada a salida. Aclara a nivel de sistema principal de la relacin dentro de una organizacin entre sus unidades organizativas, as como con sus proveedores y clientes. Este diagrama no se utiliza cada vez, pero puede proporcionar una visin general rpida de primero si las personas en su equipo de mejora son nuevos en la organizacin. El "diagrama de flujo de funciones cruzadas 'es el diagrama ms utilizadas y se centra en un nico flujo de trabajo y muestra el flujo a travs del proceso de un paso a la siguiente. Swimlanes se utilizan para dar la penetracin en los papeles y las funciones implicadas en el proceso. Cada carril representa un papel o funcin especfica. medidas de flujo de trabajo individuales se colocan dentro de un carril y los pasos estn unidos entre s con el uso de la flecha.

diagrama de flujo lineal 'A' de forma consecutiva muestra las condiciones de entrada, las prcticas o actividades que tengan lugar y, finalmente, la salida resultante y condiciones de salida del proceso o flujo de trabajo paso, sin tener las diferentes funciones o roles que participan en cuenta. diagrama de flujo lineal 'A' puede aclarar, pero a menudo la aclaracin ya figura en otro formato por ejemplo, aadiendo una descripcin escrita o vincular un documento de ejemplo para el diagrama de flujo.

FORMAS DE CREAR MAPAS DE PROCESO

Hay tres maneras de crear mapas de procesos. Si el proceso es conocido o directo, un mapa puede ser producido y presentado a los participantes para su aprobacin. La ventaja aqu es la velocidad, pero la desventaja es que el conocimiento detallado y experiencia puede faltar en algn momento. Otra forma es hacer la cartografa de la actividad real en conjunto con los involucrados en el proceso. Este mtodo es ms efectivo si el tiempo es menos importante. Se crea un mayor compromiso del personal implicado, una visin comn del flujo de trabajo total para todos los involucrados se crea que a menudo se entiende mejor. Hacer la actividad juntos motiva a la gente a aceptar de hecho o incluso proponer mejoras. Un taller de cartografa "proceso" es tambin una buena actividad de creacin de equipos (un buen facilitador es muy importante para esto). Una ltima forma de crear los diagramas de flujo es mediante el uso de la tcnica de entrevista. Una serie de entrevistas con los actores (proveedores internos y externos, contratistas y clientes internos y externos) tambin hace que la creacin de un diagrama de flujo bien posible. Una vez completado, el mapa se pueden presentar a los entrevistados y otros involucrados para sus comentarios. El entrevistador debe tener un buen conocimiento de los interrogatorios y dominar las habilidades de escucha sea necesario.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados

Entradas
OT NEIMIR EU QER

Actividades

Salidas

Insumos / Recursos

Proceso

Salidas / Productos

ENFOQUE DEL SISTEMA DE PROCESOS PARA UNA GESTION Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos.

Toda organizacin es un proceso

REQUISITOS GENERALES Establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin, as como mejorar continuamente su efectividad:

j j j j j j

Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing); Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos; Determinar los criterios y mtodos necesarios; Disponibilidad de recursos y de informacin; Monitorear, medir y analizar; Implementar las acciones necesarias.

Enfoque de Procesos

C L I E N T E

R E Q U E R I M I E T O S

Desempeo-Retroalimentacin

V E N T A

D I S E O

C O M P R A

E J E C U C I O N

E N T R E G A

SERVICIO P O S T VENTA

S A T I S F A C C I O N

C L I E N T E

Producto y/o Servicio

Principales Motivos para Mapear y Redisear Procesos

1. 2. 3. 4. 5. 6. Reducir costos Mejorar la calidad Incrementar velocidad (throuhgput) Enfrentar a la competencia Cambiar la cultura organizacional Otros

Beneficios generales (soft) del Rediseo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacin de valor, a travs de 1. Aplicacin de mejores prcticas 2. Simplificacin y estandarizacin de operaciones 3. Integracin de procesos independientes 4. Dar visibilidad a la operacin total 5. Compartir visin de negocios 6. Fomentar la co-operacin y trabajo en equipo

Objetivos (hard) del Rediseo de Procesos

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC Mejorar la sincronizacin de la produccin Optimizar los niveles de inventarios Reducir los ciclos de pedido-facturacin-entrega-cobranza Mejorar el nivel de servicio al cliente Evitar perder ventas por falta de producto Optimizar el costo de fletes forneos y locales Mejorar el nivel de la cobranza Reducir gastos de administracin Evitar reprocesos de administracin (devoluciones y rechazos) Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoras

 Diagramas de flujo simples  IDEF (Integrated computer aided DEFinition)  Software para el mapeo  Simulaciones

Diagramar
Secuencia de actividades que forman el proceso
1. Smbolos fciles para representar operaciones. 2. Trazar el diagrama de flujo del proceso, indicando los pasos que ste sigue actualmente. 3. Trazar un diagrama de flujo del proceso, indicando los pasos que debera seguir si todo trabaja correctamente. 4. Comparar los diagramas para encontrar diferencias, ya que ah es donde radica el problema.

Inicio Pasos del Proceso

Decisin

Final

Smbolos para Diagramar Flujos

Subproceso preestablecido Operacin

Cuadro de decisin Demora

Operacin alternativa Inicio y fin

Almacn

Documento

Transporte

Conector

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)  A mano: Brownpaper, Post-its  Software: Micrografxs, ABC Snapgraphics, SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido
&&&&& &&&&& &&&&& &&&&&

Registrar Pedido en el sistema

&&&&&

Generar orden
&&&&& &&&&& Preparar pedido &&&&& &&&&& &&&&& &&&&& Mandar Pedido &&&&& &&&&& &&&&& &&&&&

&&&&& &&&&& &&&&& &&&&&

Ejemplo Post-its

Tomar pedido

Registrar pedido en el sistema

Generar orden

Preparar pedido

Mandar pedido

&&& &&& &&&

&&&

&&&

&&& &&& &&&

&&&

&&& &&&

IDEF (Integrated computer aided DEFinition) Anlisis estructurado que incluye la jerarqua del proceso como parte fundamental del mapeo Consiste de diagramas, texto y glosario
0 1 2 3 4 A4 A0 A-0 A0

1 2 A42 2 3 A42 A4 3

Software: VISIO
rdenes de Venta
Generar Orden de Venta

Ventas

Resolver problemas

No
OK?

Detener orden

No Crdito & Facturacin

Verificar Lnea De crdito OK?

Si Si
Crdito OK

Captura de Informacin

Ingresar orden

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa as como sus resultados financieros.
Mapear es la base del Rediseo de Procesos:
Reorganizacin de las actividades que se realizan
1. 2. 3. Fortalecer las que generan valor Reducir las que no agregan valor pero son necesarias Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de Procesos:

Mejorar los procesos del Sistema de Gestin para lograr resultados espectaculares en las medidas de desempeo crticas, tales como...
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Mejorar Ingresos Reducir Costos y Gastos Optimizar el uso del Capital de Trabajo Administrar Integralmente los Riesgos Incrementar la Calidad Percibida vs. Precio Subir el Nivel de Servicio al Cliente Aumentar el Nivel de Satisfaccin de los Colaboradores Destacar en la Calidad Total de la Empresa

El Mapeo de Procesos es una herramienta que facilita el entendimiento completo, de todo el personal de la empresa, por su aportacin al Sistema de Gestin Diagrama General del Sistema de Gestin Definicin de procesos que incluye Manual de Calidad con los procesos del Sistema de Gestin
Objetivos especficos Definicin de KPIs y metas Mapa actual Mapa rediseado Flujo de actividades Responsables y fechas Polticas y puntos de control

Identificacin de necesidades y requerimientos de:

Capacitacin Tecnologa (hardware, accesorios, software y reportes operativos) Equipo y herramientas Inversiones adicionales Cambios organizacionales

Management Book

Mejora de Procesos

Mejora Continua Mejorar contnuamente la efectividad del Sistema de Gestin a travs de:
La Poltica de Calidad; Los Objetivos Especficos de Calidad; El Anlisis de Datos; Los Resultados de Auditoras; Las Acciones Correctivas y Preventivas; Las Revisiones por la Direccin; La Calidad de la Gestin y Los Resultados Totales de la Empresa.

Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act

Implementar mejoras Identificacin de Procesos, secuencia, interacciones, criterios y mtodos.

Enfoque tradicional

ACTUA (Act)
4

PLANEA (Plan)
2

2
ACTUA (Act) CHECA (Check) PLANEA (Plan) HAZ (Do)

CHECA (Check)
3
Seguimiento, medicin y anlisis.

HAZ (Do)

Implementacin de lo planeado.

REGLA DE ORO
1. 2. 3. 4. Escribe lo que haces (Proceso) Haz lo que escribiste (Operacin) Demustralo (Auditoria) Mejralo (Mejora Continua)

GRACIAS