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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales Escuela de Administracin y Contadura Auditoria II

MANTEX, S.A CICLO DE COMPRAS

INTRODUCCIN MANTEX, S.A es una empresa de inicios muy arraigados en Venezuela. Entre sus objetivos principales se encuentran, elaborar, manufacturar, comprar y celebrar toda clase de transacciones relativas a sustancias qumicas. Siendo una de las corporaciones ms relevantes del pas, presenta un gran nmero de productos destinados a una gama variada de clientes, que le permiten colocarse en los primeros puestos de competitividad en Venezuela. As mismo, un punto a su favor es la cultura y estructura organizacional, que estando bajo los lineamientos de la Superintendencia Nacional de Valores (antes Comisin Nacional de Valores) y cotiza sus acciones en la Bolsa de Valores de Caracas por lo que tambin se rige por la Ley de Mercado de Valores. Es por ello que, a continuacin, se realizar un anlisis de los riesgos evidenciados en conjunto con las mitigaciones de los mismos, con la finalidad de determinar las posibles reas sensibles a riesgo y asi lograr de forma razonable librar de posibles errores materiales los Estados Financieros Por consiguiente, se indagarn las principales acciones y estrategias a nivel operativo de la Entidad se consider, empleando para ello informacin y datos relevantes que se relacionen al entorno econmico en diferentes mbitos, para lograr correlacionarlos con la informacin financiera suministrada en los estados financieros y sus respectivas notas, con el objetivo de poder concluir razonablemente el resultado de la gestin en virtud a los hechos y circunstancias que pudieron influir en sus actividades, y a partir de este punto, derivar los riesgos a los que se enfrentan, sus fortalezas y debilidades, enmarcando las recomendaciones ms adecuadas y oportunas para lograr el xito en la seccin operativa de su actividad productiva y comercial.

MANTEX, S.A.
Conocimiento del entorno de la entidad Fundada en 1951 con el nombre de Celanese Venezolana, S.A.. En 1952 se convierte en empresa de capital abierto, al inscribirse en la Bolsa de Valores de Caracas, representadas tambin sus acciones en el mercado secundario de Nueva York a travs de un programa de American Depositary Receipts (ADRs), siendo el banco depositario The Bank of New York.. En 1982 cambia su nombre a MANTEX, S.A. Por ms de 40 aos, Mantex se desempea con gran xito en el sector industrial manufacturero, especficamente en el rea qumica y textil. En 1983 inicia la fabricacin y exportacin de filtros de cigarrillos, y firma un Joint Venture con Rhodia Acetco y Petpack. A mediados de los aos 90, Mantex, inicia un plan estratgico que le permita adecuarse a las realidades del momento, y de esta manera, aprovechando el gran potencial de terrenos del parque industrial de Valencia, desarrolla, una master plan para acometer su desarrollo. As se crea Metropolis Valencia, Centro Comercial, inaugurado en una primera fase en Junio del 2001, y que cuenta con 3 etapas ms de desarrollo, de las cuales se inaugur la segunda, el pasado ao. A finales del 2005, ya con la solidez de su producto de Valencia, Mantex inicia un proceso de expansin, con el desarrollo de METROPOLIS BARQUISIMETO, el cual fue inaugurado en Marzo de este ao, y que ya constituye una referencia obligada comercial en la ciudad de Barquisimeto y el Estado Lara. Conociendo el entorno de la entidad pudimos conocer que la misma es una empresa bien posicionada en el mercado pero que sin embargo las misma tiene un fuerte competidor que sera la constructora Sambil, cuya solida trayectoria hace que la misma tenga en sus haberes mas de 100 edificaciones y conjuntos residenciales, adems de las obras comerciales entre las que destacan el Centro Lido y el centro comercial Sambil con sus distintas localidades. Por todo esto la constructora Sambil es considerada por muchos la compaa mas grande y solida del pas.

Matriz DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES

Susceptibilidad ante cambios en la actividad econmica, ya que ellos tiempo atrs realizaron un cambio de rama importante. El incremento del PIB ha sido estimulado por el aumento en el consumo del sector privado, el cual ha venido creciendo desde el ao 2003. FORTALEZAS Poseen un slido posicionamiento en el mercado venezolano. Alto conocimiento de la gerencia en cuanto a las mejores estratgicas del mercado. Fusin con la empresa Tunel GET, una empresa con gran experiencia en la construccin de centros comerciales. Los ingresos de la entidad provienen principalmente del arrendamiento de los locales comerciales, pero sin embargo tambin realizan la venta de algunos locales comerciales.

Los ingresos de la empresa anualizados experimentan un importante crecimiento del 163%. Su gran reconocimiento en Valencia y Barquisimeto, por la construccin de los centros comerciales metrpolis. El estudio de la poblacin que ellos realizan antes de proceder a hacer cualquier construccin. AMENAZAS Volatilidad del ambiente operativo en Venezuela, es decir, la inseguridad econmica que se vive actualmente en el pas. El negocio inmobiliario en Venezuela, principalmente los arrendamientos, han sido objeto de diversas regulaciones a lo largo de la historia, tanto a nivel de requerimientos tcnicos como a nivel de precios Su principal y fuerte competidor la constructora Sambil.

Programa de auditora para el ciclo de compras

Lo primero a evaluar debe ser el entorno de la entidad, esto para conocer el ambiente en el que se desenvuelve la misma. Luego se deben examinar los riesgos inherentes del negocio, entre ellos los de posibles fraudes. Muchos de estos riesgos provienen del propio negocio, logrando disear respuestas adecuadas ante los riesgos identificados y ante cualquier riesgo de error material. Posteriormente se deben evaluar el control interno que posee la entidad en los pasivos correspondientes a este ciclo:
1.

Conocer el control interno: bsicamente en este momento se busca familiarizarse, entender y comprender los procedimientos bajo los cuales la entidad mantiene el control sobre los pasivos, verificando la correcta operatividad de los mismos. En este punto se observan e investigan la separacin de las funciones de compras y de desembolsos de efectivo; se debe verificar que se lleven conciliaciones de estados de cuentas mensuales de los proveedores, examinar los desembolsos de efectivos y la realizacin de seguimientos de las variaciones en concordancia con las cantidades presupuestadas de desembolso. Evaluar el riesgo de control y disear pruebas de controles: se disearan de acuerdo a los niveles y controles para las afirmaciones referentes al ciclo de compras, la evaluacin del control en conjunto con el riesgo servir para planear la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de control. Disear ms pruebas de controles: esto se realiza para asegurar o afianzar lo ya evaluado y diseado anteriormente. Revaluar el riesgo de control: realizar una evaluacin final sobre los riesgos de control ya identificados, aqu es donde se determina si el riesgo de control es bajo (esto quiere decir que la mayora de los controles implementados por Mantex son cumplidos cabalmente) o alto (esto es cuando se descubre que Mantex no se encuentra operando bajo los controles que ellos mismos disearon). Esquema del ciclo de compras de una empresa constructora

2.

3.

4.

Riesgos y controles inherente al ciclo de compras, estudiado con la aseveracin correspondiente Aseveracin Integridad Riesgo
Que las partidas no se encuentren contempladas en el presupuesto inicial. Que la mercanca recibida no concuerde con la orden de compra de Mantex.

Control
Realizar un presupuesto mas acorde con la operatividad de la empresa evaluando las variables que se puedan controlar y las variables que no puedan ser controladas. Tener un rea o departamento encargado exclusivamente de la verificacin en cuanto a recepcin de mercanca.

Corte

Las transacciones no se Poseer un monitoreo sobre encuentren registradas en el el registro oportuno de las periodo que les transacciones en el periodo

corresponda.

correcto. El auditor debe evaluar que los saldos estn registrados acorde a los soportes de los mismos y se hayan realizado de manera apropiada. El auditor debe evaluar si las compras realizadas se han registrados por los montos apropiados, y que cualquier ajuste que podra darse est registrados apropiadamente.

Exactitud

Que los montos de las transacciones se vean reflejados con montos que no correspondan al mismo. Cuando las compras se realicen en el exterior al momento del registro no se tome el tipo de cambio vigente a la fecha.

Valuacin

Existencia

Que la mercanca en fsico Hacer un cotejo de la no concuerde con los saldos mercanca que posee la registrados. entidad contra los soportes, para verificar que lo registrado concuerde con lo que posee la entidad. Que la entidad registre una mercanca que se encuentra en trnsito y donde la empresa todava no posee el derecho y uso de la mercanca. Por lo que todava no es el momento de registrar ni la mercanca ni el pasivo. El registro de mercanca o pasivos que no son propias de las operaciones de la entidad. El auditor deber evaluar que Mantex efectivamente tiene el derecho sobre las compras y los pasivos asociados a la mismo.

Derechos y obligaciones

Ocurrencia

Evaluar que todas las transacciones registradas han ocurrido efectivamente y se ataen a la entidad.

1.

Presupuesto Polticas y pasos que sigue Mantex al momento de hacer el presupuesto

Principalmente lo que busca Mantex con la elaboracin del presupuesto es la determinacin de los ingresos que se obtendrn, as como de los gastos que se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada posible. Mantex tambin debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de

operacin, es decir, determinar los ingresos que se esperan obtener, as como de los gastos que se esperan producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada posible. El periodo conveniente para la elaboracin de un presupuesto es un ao La compaa Mantex realiza su presupuesto de manera anual pero a su vez el mismo se divide por meses. El mes constituye el periodo bsico para ir comparando lo real y lo presupuestado. Dentro del presupuesto tambin existen otros factores como lo son la elaboracin de informes de desempeo, que es un instrumento de control utilizado por la entidad, en el cual se clasificaran las areas de la empresa ya que el presupuesto debe estar estructurado de acuerdo a la organizacin, luego se evalan las variables controlables y las no controlables, para asi observar como se pueden intervenir las variables controlables y como se pueden aprovechar las variables no controlables y por ultimo dicho informe debe ser oportuno para que sea til a la entidad. Al momento de realizar el presupuesto Mantex debe tomar en cuenta todas las reas y actividades de la empresa, es decir, el presupuesto es una vista de la empresa como un todo, pero tambin est dirigido a cada una de las reas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes, creando por tanto confusin y error. El procedimiento para realizar el presupuesto de compras es el siguiente: Primero se toman en cuenta los subperiodos (mensual, bimensual, trimestral, etc), en el caso de Mantex se realiza mensual. Luego se toma el Plan de ventas en unidades correspondiente a cada mes del ao. Luego se evala el inventario final, el inventario final y el plan de compras (este de acuerdo a la poltica de lote econmico de compras) Luego se toma el costo unitario presupuestado para cada periodo. Y por ultimo se multiplica el plan de compras por los costos unitarios para asi obtener el presupuesto de compras en unidades monetarias.

Riesgos El riesgo mas latente es que la ejecucin del presupuesto no es automtica: necesitamos hacer que el elemento humano de la organizacin de Mantex comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados por el uso del presupuesto son

ellos, ya que de otra forma sern infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a cabo. En este momento el auditor debe evaluar el riesgo de que efectivamente cada departamento de la entidad tenga en cuenta que su ejecucin no es automtica y que todos los departamentos deben ir de la mano en su elaboracin. Por lo que el primer control que debe considerar Mantex es tener un comit de presupuestos, el cual estar constituido por miembros de la gerencia. Este comit fijar las pautas generales que la organizacin deber seguir y coordinar los presupuestos que por separado preparan las diversas unidades de la organizacin, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideracin del director general y del consejo. Una vez determinado el periodo presupuestario, el comit de presupuestos se dedicar a la elaboracin del instrumento. Solicitar formalmente a todos los otros integrantes de la organizacin que presenten sus objetivos y expectativas, haciendo hincapi en las ventajas que derivan de una buena elaboracin presupuestal. Otro riesgo podra ser que la elaboracin del presupuesto toma tiempo y costo, por lo que el auditor corre el riesgo de que tal vez la persona que realiza el presupuesto no es el personal mas ideneo para elaborarlo. Un riesgo de auditora presente es que las estimaciones que se hagan no estn en concordancia con la realidad, por lo que el auditor debe evaluar muy bien lo antes mencionado. Otro riesgo que se considera que siempre esta presente es que el presupuesto es elaborado en estimaciones: esta limitacin obliga a que la administracin de Mantex trate de utilizar determinadas herramientas estadsticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mnimo, ya que el xito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que estemos manejando. Este presupuesto a su vez debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan; esto significa que es una herramienta dinmica, pues si surge algn inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera se perdera su sentido. Es necesario que Mantex elabore por escrito las polticas, los mtodos y los procedimientos que regirn el presupuesto; esto se logra mediante la elaboracin de un manual de presupuesto adecuado. Dicho manual debe contener los siguientes requisitos: Los objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, as como la responsabilidad que tendr cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un rea de responsabilidad presupuestal.

El periodo que incluir el presupuesto, como la periodicidad con que se generaron los informes de actuacin.

Toda la organizacin que se pondr en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administracin.

Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas en que estar elaborado el presupuesto.

1.

Compras

Polticas del Departamento de Compras de Mantex. Producir o comprar. Mantex debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa. Compras a instancias, ordenar pequeas cantidades a intervalos frecuentes, esta poltica aplica cuando los precios de mercado cambian constantemente. Compras para ms adelante, comprar cantidades mayores menos frecuentes. Esta poltica aplica cuando los precios de mercado se mantienen constantes. Compras por contrato. Acuerdo con el vendedor para proveer de materiales durante un perodo determinado, esta poltica aplica cuando exista alguna amenaza de escasez de algn rubro importante de materiales de construccin en el mercado. Riesgos Falta de inventarios de materiales para la produccin, ya que esto podra disminuir una operacin y ser extremadamente costosa en trminos de retraso de produccin.

Producir una obra con materiales de mala calidad, ya que el costo de reconstruccin o reparacin ser ms elevado que el aparente ahorro obtenido en la compra. Sin mencionar al dao al prestigio de la empresa, esto es un riesgo muy importante para Mantex, ya que como se dedica a la construccin debe construir con materiales de alta calidad que perduren en el tiempo.

El principal objetivo del departamento de compras de Mantex, es la reduccin de costos y obtencin de utilidades y eficiencia en el servicio, en tal sentido los objetivos especficos del departamento de compras son los siguientes: 1. Formular un plan de programacin de las posibles compras a realizar en el perodo, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las reas de la empresa. 2. Crear y actualizar un registro de proveedores, estableciendo sus condiciones, precios, servicios, informacin general y dems informaciones necesarias. 3. Coordinar el funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operacin y recurso humano necesario. 4. Tramitar las requisiciones y solicitudes para adquisicin de artculos y servicios que se requieren en las diversas reas. 5. Estar muy atentos a que los artculos o mercanca solicitada por las reas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, as como su calidad y presentacin. 6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercanca o servicio. 7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra. 8. Participacin activa en la negociacin con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto. 9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de produccin, ventas, tesorera, almacn, etc. 10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las reas o secciones de la empresa hacen, as como el proceso de devolucin. 11. Para aquella mercanca especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacn, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad.

12. Para efectos de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos. Controles aplicados a la gestin de compras y su departamento 1. Existe un organigrama funcional del departamento compras, en el cual se define con claridad las secciones y jerarqua del personal y orden en el mando. 2. Los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones polticas, organizacin, ubicacin, recurso humano, documentos y flujo de documentos estn claramente establecidos. Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos as como los documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del departamento. 3. Los analistas de compras deben comprobar los precios, datos y calidad de la mercanca y servicios que nos ofrecen de forma peridica. 4. El jefe de compras conjuntamente con el gerente de administracin, elabora el presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificacin de cumplimiento de periodos anteriores. 5. Toda compra inferior o igual a 50 UT, debe ser autorizada por el Directivo encargado del departamento solicitante. 6. Toda compra entre 51 y 500 UT, ser autorizada por el gerente de Administracin y Gerente de Operaciones, previo estudio de la exposicin de motivos de la necesidad. 7. Todas las compras superiores a 500 UT, sern remitidas al comit de Compras, el cual estar conformado por un miembro de la Junta Directiva de Mantex, los Gerentes de operaciones, Administracin, Presupuesto y el Jefe de Compras. 8. Las requisiciones de materiales deben haber sido registradas en el sistema de pedidos, ya que el sistema lleva un registro nico correlativo, las requisiciones no incluidas en el sistema no sern procesadas.

9. Los analistas de compras, procesan los requerimientos y de acuerdo al nivel de autorizacin que le corresponda, solicitan los presupuestos, e invitan a los proveedores a participar en el proceso, para que estos enven la documentacin solicitada y documentar el expediente de compras. 10.Una vez elegido el proveedor, se procede a la emisin de la orden de compra, la cual estar firmada de acuerdo a los mismos criterios de autorizacin establecidos en los puntos 5, 6 y 7. La misma es enviada al departamento de contabilidad, para realizar el registro contable correspondiente. 11.La orden de compra de Mantex deben contener lo siguiente: Fecha en que se coloc el pedido, Nombre del proveedor, Cantidad del material, Precio unitario, Valor total, Porcentaje de impuesto y su valor, Valor total con impuesto, Descripcin de la forma de pago, Fecha de entrega. 12.El Jefe del departamento de compras debe darle seguimiento a la compra. Es conveniente que se archiven todas las rdenes de compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales.
13. Notificar

a travs de un memorndum al departamento de recepcin de materiales acerca de los materiales que van a llegar en el futuro, mas no se le debe dar informacin acerca de la cantidad que va a llegar. a travs de un memorndum al departamento de presupuesto que se ha colocado el pedido.

14. Notificar

15.Al recibir los materiales, el jefe de compras coteja contra la orden de compra el material recibido, si esta conforme, remite la nota de entrega al departamento de tesorera conjuntamente con la factura, para que se emita el pago. En caso de no conformidad, los materiales no son recibidos. 16.Tesorera emite el pago y remite el expediente del cheque a contabilidad para su respectivo registro y control. 1. Almacenamiento Polticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar el almacenamiento de las compras

Dentro de Mantex, el almacn es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de produccin, de solicitar al departamento de compras, materiales cuando estos llegan a su punto mnimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente sern utilizados en produccin. Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de produccin, previamente autorizadas. Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de re-orden. Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales. Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para as evitar robos o extravos, exposicin a factores ambientales y deterioros en general. Recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarn al almacn Responsabilidad de recibir los envos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artculos a los almacenes. Recibe e inspecciona los artculos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento. Prepara informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los vendedores. Prepara una gua de recepcin para distribucin a varios departamentos. Entrega la mercadera a los almacenes. El documento principal que se prepara en el departamento de recepcin es una gua de recepcin. Generalmente esta gua contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condicin del envo. Riesgos Las prdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artculos cuando se les necesita. Estas prdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacn se divide en secciones, subsecciones y depsitos. Se mantienen etiquetas de depsitos que indican la cantidad y ubicacin de cada artculo en el almacn. La ubicacin, grado de control que se ejerce y asignacin de espacio a los artculos especificados, dependen de sus caractersticas, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamao, etc.

Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes mencionados La gua de recepcin es un documento bsico para el sistema de control interno de Mantex. La copia que se enva al departamento de contabilidad general sirve para hacer una comparacin entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. Tambin se envan copias de la gua de recepcin al almacn (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras Es conveniente durante un ejercicio, hacer recuentos peridicos de existencias, hasta lograr que puedan comprobarse, un gran volumen de existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se har un recuento fsico general (con paro de actividades de la empresa) tomndose ciertas medidas como las siguientes: Planeacin de la toma de inventario fsico. Que no existan entradas de almacn pendientes de registrarse. Que no existan salidas de almacn pendientes de registrarse. Listados con los nombres de materias primas, materiales y artculos terminados escritos a mquina, o en computadora. Separar las materias primas, materiales y artculos terminados a vistas, en depsito, en comisin, etc. No recibir materias primas, materiales y artculos terminados de proveedores, y en caso de hacerlo, integrarlos al inventario. No despachar materias primas, materiales y artculos terminados y en caso de hacerlo controlar su salida por medio de vales. Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones, una para el primer recuento, otra para el segundo recuento, una seccin para el departamento de contabilidad. 1. Departamento de Finanzas. Polticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar los pagos Polticas del Departamento de Finanzas de Mantex. Posterior a la colocacin del pedido de materiales, el departamento de compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que ste programe su pago. Los documentos que el departamento de Compras enva son generalmente Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fcil localizacin y contener la siguiente informacin: Fecha de la factura.

Cantidad. Precio unitario. Valor total (multiplicacin del precio unitario por cantidad). Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay) Porcentaje de impuesto y valor del mismo. Descripcin de cargos adicionales y su valor (si los hay) Valor de la factura en nmero y letra. Siempre de acuerdo con lo negociado, la factura se puede pagar de las siguientes formas: Al contado: El material o producto se entrega junto con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de la misma. A crdito: El material o producto se entrega junto con la factura. El comprador entrega al vendedor un contra recibo. La factura queda en manos del comprador, pero no la paga. Vence la fecha de pago. El vendedor entrega al comprador el contra recibo, y se le paga el valor de la factura que ampara dicho contra recibo. Pago por anticipado: El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del material (segn negociacin) antes de recibirlo. El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del monto anticipado. El vendedor entrega al comprador el material junto con la factura. Si falta algo de pagar, se sigue el procedimiento pactado al realizar la compra. Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la entidad, por si es necesario hacer una aclaracin despus de que se pag. Se pueden archivar por: Proveedor. Fecha Material Cualquier forma que facilite su bsqueda. Los contra recibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa cuando se le paga, tambin deben ser archivados, porque desde el momento en que estn de nuevo en manos de la empresa (comprador)

constituyen una forma de controlar y comprobar que facturas estn pagadas. Los contra recibos y recibos se pueden archivar junto con la factura a la cual amparan. copia de la orden de compra y original o copia de la factura. Riesgos Los Inadecuados niveles de Autorizacin y segregacin de funciones, as como el registro contable errneo de los pasivos asociados a las compras, son algunos de los riesgos que enfrenta Mantex en este nivel de operaciones. Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes mencionados Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepcin, almacenaje y consumo de materiales deben basarse en rdenes escritas, debidamente autorizadas por un funcionario responsable. Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia. Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricacin debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisin apropiada. Debe poderse determinar fcilmente la clase y cantidad de material usado en la produccin. Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general. Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusin entre ambas

CONCLUSION

A manera de conclusin es importante destacar que al verificar los gastos por medio de pruebas de detalle, siempre ser deseable que obtengamos la evidencia que se genera de manera externa que la que se genera internamente. Deberemos, por lo tanto, solicitar ver la factura del proveedor para cada partida de gastos que deseamos probar. Cuando se presenta dicha factura del proveedor, deber examinarse para satisfacernos de que el gasto se incurri vlidamente en beneficio del cliente. Resulta difcil precisar las circunstancias en las cuales una partida de gasto pudiera no ser vlida Cuando se identifica alguno de dichos asuntos, se deber comunicar a la persona encargada de la gerencia de campo. Puede suceder que exista una explicacin inocente. Las Guas de Auditora no requieren que establezcamos la autenticidad de los documentos originales, pero deberemos probarlos adicionalmente para determinar si la partida es un gasto incurrido genuinamente en beneficio del cliente. La validez, el registro, la valuacin y el corte son aseveraciones importantes a ser identificadas y probadas en la auditoria pues demuestran y nos permiten confirmar el posible riesgo de determinada rea especficamente en el ciclo de compras. MANTEX, S.A., presenta ciertas prioridades a resolver, ms sin embargo los indicadores que los representan son adecuados y an ms se le aade el mrito de desenvolverse en un ambiente , ntimamente relacionado a la probable estatizacin, con una economa en evidente deterioro con el crecimiento inflacionario y la inseguridad jurdica que cierra cada vez ms el mercado de inversin.

MATEX, S.A, han sabido mantenerse en el mercado a niveles competitivos, obteniendo por los momentos un nivel de ingresos adecuado con su estructura de costos, logrando alcanzar ganancias, aun cuando se enfrentan a fuertes competidores en diversos niveles. Sin embargo, hay que destacar que los puntos lgidos que presenta, especficamente en sus compras que mantienen un alto posicionamiento y solo una gran competidora a nivel Nacional. Por ende Productos MANTEX, S.A., es una empresa que se ha destacado en el perodo en estudio en su gestin operativa, a pesar de que las acciones polticas y econmicas de las autoridades ejecutivas nacionales favorezcan la inestabilidad industrial y comercial, influyendo en el incremento de los costos de produccin y gastos operativos necesarios para lograr mantener un ptimo nivel de calidad y seguir prestando una adecuada gestin en virtud de las grandes expropiaciones, en conjunto con polticas y medidas relacionadas con las propiedades, arrendamientos e inmuebles que afectan de manera significativa a MANTEX, S.A.

RECOMENDACIONES

Lo siguiente son sugerencias para la persona encargada del trabajo en cuanto a la manera en que deberemos proceder: 1. Si existe falta de evidencia de soporte, deberemos acercarnos al alto directivo de la gerencia del cliente que no haya estado involucrado en el procesamiento o la aprobacin del gasto y pedirle que investigue. Si la factura se paga con cheque, deberemos preguntar si el cliente tiene el cheque pagado para respaldar el pago. Si el cliente destruy el cheque pagado o no puede encontrarlo, el problema debe ser comunicado al gerente. Si el cliente no obtiene los cheques pagados de sus banqueros, deberemos solicitar al cliente que escriba al banco y le pida que nos enve directamente el cheque relevante.

2.

Si, como parte de nuestra verificacin de los gastos, decidimos examinar los cheques pagados, deberemos: Asegurar que el monto y el beneficiario corresponden a los detalles registrados en los registros contables. Asegurar que las firmas aparentan ser las registradas en el banco. Investigar cualquier alteracin aparente y endosos inusuales (por ejemplo, partes relacionadas tales como directores, empleados, compaas del grupo). 1. Las debilidades en los sistemas del cliente debern observarse de tal manera que puedan incluirse en nuestro informe a la gerencia. Tambin necesitaremos reconsiderar cualquier confianza que depositemos en el sistema de control del cliente sobre los gastos.