Auditoria Ciclo de Compras Listo[1]

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Administración y Contaduría Auditoria II

MANTEX, S.A CICLO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN MANTEX, S.A es una empresa de inicios muy arraigados en Venezuela. Entre sus objetivos principales se encuentran, elaborar, manufacturar, comprar y celebrar toda clase de transacciones relativas a sustancias químicas. Siendo una de las corporaciones más relevantes del país, presenta un gran número de productos destinados a una gama variada de clientes, que le permiten colocarse en los primeros puestos de competitividad en Venezuela. Así mismo, un punto a su favor es la cultura y estructura organizacional, que estando bajo los lineamientos de la Superintendencia Nacional de Valores (antes Comisión Nacional de Valores) y cotiza sus acciones en la Bolsa de Valores de Caracas por lo que también se rige por la Ley de Mercado de Valores. Es por ello que, a continuación, se realizará un análisis de los riesgos evidenciados en conjunto con las mitigaciones de los mismos, con la finalidad de determinar las posibles áreas sensibles a riesgo y asi lograr de forma razonable librar de posibles errores materiales los Estados Financieros Por consiguiente, se indagarán las principales acciones y estrategias a nivel operativo de la Entidad se consideró, empleando para ello información y datos relevantes que se relacionen al entorno económico en diferentes ámbitos, para lograr correlacionarlos con la información financiera suministrada en los estados financieros y sus respectivas notas, con el objetivo de poder concluir razonablemente el resultado de la gestión en virtud a los hechos y circunstancias que pudieron influir en sus actividades, y a partir de este punto, derivar los riesgos a los que se enfrentan, sus fortalezas y debilidades, enmarcando las recomendaciones más adecuadas y oportunas para lograr el éxito en la sección operativa de su actividad productiva y comercial.

desarrolla. Mantex. • Conocimiento del entorno de la entidad Fundada en 1951 con el nombre de Celanese Venezolana. inicia un plan estratégico que le permita adecuarse a las realidades del momento. aprovechando el gran potencial de terrenos del parque industrial de Valencia. el pasado año. al inscribirse en la Bolsa de Valores de Caracas..MANTEX. Así se crea Metropolis Valencia. S. con el desarrollo de METROPOLIS BARQUISIMETO. siendo el banco depositario The Bank of New York.A. representadas también sus acciones en el mercado secundario de Nueva York a través de un programa de American Depositary Receipts (ADR´s). y de esta manera. Por todo esto la constructora Sambil es considerada por muchos la compañía mas grande y solida del país. Por más de 40 años. y que ya constituye una referencia obligada comercial en la ciudad de Barquisimeto y el Estado Lara. el cual fue inaugurado en Marzo de este año. En 1952 se convierte en empresa de capital abierto. Mantex inicia un proceso de expansión.. Centro Comercial. y firma un Joint Venture con Rhodia Acetco y Petpack. ya con la solidez de su producto de Valencia.A. y que cuenta con 3 etapas más de desarrollo. inaugurado en una primera fase en Junio del 2001. S. S.A. cuya solida trayectoria hace que la misma tenga en sus haberes mas de 100 edificaciones y conjuntos residenciales. A finales del 2005. además de las obras comerciales entre las que destacan el Centro Lido y el centro comercial Sambil con sus distintas localidades. Mantex se desempeña con gran éxito en el sector industrial manufacturero. En 1982 cambia su nombre a MANTEX. de las cuales se inauguró la segunda. específicamente en el área química y textil. una master plan para acometer su desarrollo. En 1983 inicia la fabricación y exportación de filtros de cigarrillos. A mediados de los años 90. • Matriz DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES . Conociendo el entorno de la entidad pudimos conocer que la misma es una empresa bien posicionada en el mercado pero que sin embargo las misma tiene un fuerte competidor que sería la constructora Sambil.

AMENAZAS • Volatilidad del ambiente operativo en Venezuela.• Susceptibilidad ante cambios en la actividad económica. • Alto conocimiento de la gerencia en cuanto a las mejores estratégicas del mercado. la inseguridad económica que se vive actualmente en el país. ya que ellos tiempo atrás realizaron un cambio de rama importante. por la construcción de los centros comerciales metrópolis. una empresa con gran experiencia en la construcción de centros comerciales. tanto a nivel de requerimientos técnicos como a nivel de precios • Su principal y fuerte competidor la constructora Sambil. el cual ha venido creciendo desde el año 2003. • • Los ingresos de la empresa anualizados experimentan un importante crecimiento del 163%. pero sin embargo también realizan la venta de algunos locales comerciales. • Programa de auditoría para el ciclo de compras . • El negocio inmobiliario en Venezuela. han sido objeto de diversas regulaciones a lo largo de la historia. • Fusión con la empresa Tunel GET. • El estudio de la población que ellos realizan antes de proceder a hacer cualquier construcción. • Su gran reconocimiento en Valencia y Barquisimeto. • Los ingresos de la entidad provienen principalmente del arrendamiento de los locales comerciales. es decir. principalmente los arrendamientos. • El incremento del PIB ha sido estimulado por el aumento en el consumo del sector privado. FORTALEZAS Poseen un sólido posicionamiento en el mercado venezolano.

Lo primero a evaluar debe ser el entorno de la entidad. logrando diseñar respuestas adecuadas ante los riesgos identificados y ante cualquier riesgo de error material. Conocer el control interno: básicamente en este momento se busca familiarizarse. verificando la correcta operatividad de los mismos. Posteriormente se deben evaluar el control interno que posee la entidad en los pasivos correspondientes a este ciclo: 1. Luego se deben examinar los riesgos inherentes del negocio. la evaluación del control en conjunto con el riesgo servirá para planear la naturaleza. examinar los desembolsos de efectivos y la realización de seguimientos de las variaciones en concordancia con las cantidades presupuestadas de desembolso. esto para conocer el ambiente en el que se desenvuelve la misma. oportunidad y alcance de las pruebas de control. 4. • Esquema del ciclo de compras de una empresa constructora 2. Diseñar más pruebas de controles: esto se realiza para asegurar o afianzar lo ya evaluado y diseñado anteriormente. Revaluar el riesgo de control: realizar una evaluación final sobre los riesgos de control ya identificados. aquí es donde se determina si el riesgo de control es bajo (esto quiere decir que la mayoría de los controles implementados por Mantex son cumplidos cabalmente) o alto (esto es cuando se descubre que Mantex no se encuentra operando bajo los controles que ellos mismos diseñaron). 3. entender y comprender los procedimientos bajo los cuales la entidad mantiene el control sobre los pasivos. . En este punto se observan e investigan la separación de las funciones de compras y de desembolsos de efectivo. Muchos de estos riesgos provienen del propio negocio. Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de controles: se diseñaran de acuerdo a los niveles y controles para las afirmaciones referentes al ciclo de compras. se debe verificar que se lleven conciliaciones de estados de cuentas mensuales de los proveedores. entre ellos los de posibles fraudes.

Tener un área o departamento encargado exclusivamente de la verificación en cuanto a recepción de mercancía. Que la mercancía recibida no concuerde con la orden de compra de Mantex.✔ Riesgos y controles inherente al ciclo de compras. Control Realizar un presupuesto mas acorde con la operatividad de la empresa evaluando las variables que se puedan controlar y las variables que no puedan ser controladas. Corte Las transacciones no se Poseer un monitoreo sobre encuentren registradas en el el registro oportuno de las periodo que les transacciones en el periodo . estudiado con la aseveración correspondiente Aseveración Integridad Riesgo Que las partidas no se encuentren contempladas en el presupuesto inicial.

para verificar que lo registrado concuerde con lo que posee la entidad. Valuación Existencia Que la mercancía en físico Hacer un cotejo de la no concuerde con los saldos mercancía que posee la registrados. Derechos y obligaciones Ocurrencia Evaluar que todas las transacciones registradas han ocurrido efectivamente y se atañen a la entidad. correcto. 1. Cuando las compras se realicen en el exterior al momento del registro no se tome el tipo de cambio vigente a la fecha. Por lo que todavía no es el momento de registrar ni la mercancía ni el pasivo. El auditor debe evaluar que los saldos estén registrados acorde a los soportes de los mismos y se hayan realizado de manera apropiada. y que cualquier ajuste que podría darse esté registrados apropiadamente. así como de los gastos que se van a producir. • Presupuesto Políticas y pasos que sigue Mantex al momento de hacer el presupuesto Principalmente lo que busca Mantex con la elaboración del presupuesto es la determinación de los ingresos que se obtendrán. El auditor debe evaluar si las compras realizadas se han registrados por los montos apropiados. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. entidad contra los soportes. Exactitud Que los montos de las transacciones se vean reflejados con montos que no correspondan al mismo. El auditor deberá evaluar que Mantex efectivamente tiene el derecho sobre las compras y los pasivos asociados a la mismo.corresponda. El registro de mercancía o pasivos que no son propias de las operaciones de la entidad. Mantex también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de . Que la entidad registre una mercancía que se encuentra en tránsito y donde la empresa todavía no posee el derecho y uso de la mercancía.

bimensual. El procedimiento para realizar el presupuesto de compras es el siguiente: Primero se toman en cuenta los subperiodos (mensual. es decir. El mes constituye el periodo básico para ir comparando lo real y lo presupuestado.operación. Al momento de realizar el presupuesto Mantex debe tomar en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. en el cual se clasificaran las areas de la empresa ya que el presupuesto debe estar estructurado de acuerdo a la organización. creando por tanto confusión y error. para asi observar como se pueden intervenir las variables controlables y como se pueden aprovechar las variables no controlables y por ultimo dicho informe debe ser oportuno para que sea útil a la entidad. de forma que contribuya al logro del objetivo global. luego se evalúan las variables controlables y las no controlables. ✔ Y por ultimo se multiplica el plan de compras por los costos unitarios para asi obtener el presupuesto de compras en unidades monetarias. Dentro del presupuesto también existen otros factores como lo son la elaboración de informes de desempeño. el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes. pero también está dirigido a cada una de las áreas. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. trimestral. ✔ Luego se evalúa el inventario final. ✔ • Riesgos El riesgo mas latente es que la ejecución del presupuesto no es automática: necesitamos hacer que el elemento humano de la organización de Mantex comprenda la utilidad de esta herramienta. en el caso de Mantex se realiza mensual. determinar los ingresos que se esperan obtener. de tal forma que todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados por el uso del presupuesto son . Los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados. el inventario final y el plan de compras (este de acuerdo a la política de lote económico de compras) ✔ Luego se toma el costo unitario presupuestado para cada periodo. así como de los gastos que se esperan producir. ✔ Luego se toma el Plan de ventas en unidades correspondiente a cada mes del año. es decir. que es un instrumento de control utilizado por la entidad. El periodo conveniente para la elaboración de un presupuesto es un año La compañía Mantex realiza su presupuesto de manera anual pero a su vez el mismo se divide por meses. el presupuesto es una vista de la empresa como un todo. etc).

Por lo que el primer control que debe considerar Mantex es tener un comité de presupuestos. el comité de presupuestos se dedicará a la elaboración del instrumento. el cual estará constituido por miembros de la gerencia. ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que estemos manejando. esto significa que es una herramienta dinámica. resolviendo las diferencias que surjan entre ellas. haciendo hincapié en las ventajas que derivan de una buena elaboración presupuestal.ellos. Un riesgo de auditoría presente es que las estimaciones que se hagan no estén en concordancia con la realidad. Solicitará formalmente a todos los otros integrantes de la organización que presenten sus objetivos y expectativas. Este presupuesto a su vez debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan. Dicho manual debe contener los siguientes requisitos: ○ Los objetivos. finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal. Es necesario que Mantex elabore por escrito las políticas. Otro riesgo que se considera que siempre esta presente es que el presupuesto es elaborado en estimaciones: esta limitación obliga a que la administración de Mantex trate de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo. el presupuesto debe adaptarse. así como la responsabilidad que tendrá cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área de responsabilidad presupuestal. ya que de otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a cabo. pues si surge algún inconveniente que la afecte. los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto. para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo. Una vez determinado el periodo presupuestario. En este momento el auditor debe evaluar el riesgo de que efectivamente cada departamento de la entidad tenga en cuenta que su ejecución no es automática y que todos los departamentos deben ir de la mano en su elaboración. por lo que el auditor debe evaluar muy bien lo antes mencionado. Este comité fijará las pautas generales que la organización deberá seguir y coordinará los presupuestos que por separado preparan las diversas unidades de la organización. por lo que el auditor corre el riesgo de que tal vez la persona que realiza el presupuesto no es el personal mas ideneo para elaborarlo. Otro riesgo podría ser que la elaboración del presupuesto toma tiempo y costo. esto se logra mediante la elaboración de un manual de presupuesto adecuado. . ya que de otra manera se perdería su sentido.

✔ Producir una obra con materiales de mala calidad. comprar cantidades mayores menos frecuentes.○ El periodo que incluirá el presupuesto. 1. ✔ Compras para más adelante. ya que el costo de reconstrucción o reparación será más elevado que el aparente ahorro obtenido en la compra. Mantex debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa. ya que esto podría disminuir una operación y ser extremadamente costosa en términos de retraso de producción. Acuerdo con el vendedor para proveer de materiales durante un período determinado. ✔ Compras por contrato. ya que como se dedica a la construcción debe construir con materiales de alta calidad que perduren en el tiempo. ✔ Producir o comprar. ✔ Compras a instancias. ○ Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas en que estará elaborado el presupuesto. Esta política aplica cuando los precios de mercado se mantienen constantes. ○ Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administración. . esta política aplica cuando exista alguna amenaza de escasez de algún rubro importante de materiales de construcción en el mercado. como la periodicidad con que se generaron los informes de actuación. Compras Políticas del Departamento de Compras de Mantex. ordenar pequeñas cantidades a intervalos frecuentes. esta política aplica cuando los precios de mercado cambian constantemente. Sin mencionar al daño al prestigio de la empresa. Riesgos ✔ Falta de inventarios de materiales para la producción. esto es un riesgo muy importante para Mantex.

Proponer objetivos. calidad. 2. estableciendo sus condiciones. información general y demás informaciones necesarias. 4. 5. teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa. Tramitar las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas. así como su calidad y presentación. Coordinar el funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario.El principal objetivo del departamento de compras de Mantex. 6. 7. almacén. en tal sentido los objetivos específicos del departamento de compras son los siguientes: 1. tesorería. 11. procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio. Analizar las alternativas. 9. ventas. . Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción. 10. precios. 8. es la reducción de costos y obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. Crear y actualizar un registro de proveedores. así como el proceso de devolución. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad. proveedores y posibilidades de la compra. servicios. Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen. etc. 3. mejor precio y agilidad en el despacho del producto. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas. cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad.

Toda compra inferior o igual a 50 UT. las requisiciones no incluidas en el sistema no serán procesadas. 4. previo estudio de la exposición de motivos de la necesidad. documentos y flujo de documentos están claramente establecidos. Para efectos de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos. Administración. ya que el sistema lleva un registro único correlativo. 3. debe ser autorizada por el Directivo encargado del departamento solicitante. ubicación. los Gerentes de operaciones. Presupuesto y el Jefe de Compras. Toda compra entre 51 y 500 UT. serán remitidas al comité de Compras. funciones políticas. Las requisiciones de materiales deben haber sido registradas en el sistema de pedidos. el cual estará conformado por un miembro de la Junta Directiva de Mantex. analizado por meses y su verificación de cumplimiento de periodos anteriores. en el cual se define con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando. Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del departamento. organización. Todas las compras superiores a 500 UT.12. sus procedimientos. 2. El jefe de compras conjuntamente con el gerente de administración. 8. 5. 7. recurso humano. datos y calidad de la mercancía y servicios que nos ofrecen de forma periódica. Los analistas de compras deben comprobar los precios. Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento 1. será autorizada por el gerente de Administración y Gerente de Operaciones. Los objetivos del departamento. 6. Existe un organigrama funcional del departamento compras. elabora el presupuesto anual de compras. .

Notificar 15. Cantidad del material. mas no se le debe dar información acerca de la cantidad que va a llegar. 10. si esta conforme. para realizar el registro contable correspondiente.Tesorería emite el pago y remite el expediente del cheque a contabilidad para su respectivo registro y control. Almacenamiento • Políticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar el almacenamiento de las compras . La misma es enviada al departamento de contabilidad. a través de un memorándum al departamento de presupuesto que se ha colocado el pedido. 6 y 7. Valor total. 12. Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales. Nombre del proveedor. Los analistas de compras. Valor total con impuesto. e invitan a los proveedores a participar en el proceso. 14. 11. Notificar a través de un memorándum al departamento de recepción de materiales acerca de los materiales que van a llegar en el futuro. remite la nota de entrega al departamento de tesorería conjuntamente con la factura.La orden de compra de Mantex deben contener lo siguiente: Fecha en que se colocó el pedido.El Jefe del departamento de compras debe darle seguimiento a la compra. Fecha de entrega.9.Una vez elegido el proveedor. 13. 16. el jefe de compras coteja contra la orden de compra el material recibido. los materiales no son recibidos. 1. la cual estará firmada de acuerdo a los mismos criterios de autorización establecidos en los puntos 5. solicitan los presupuestos. Descripción de la forma de pago. Porcentaje de impuesto y su valor. procesan los requerimientos y de acuerdo al nivel de autorización que le corresponda. para que se emita el pago. Precio unitario. En caso de no conformidad.Al recibir los materiales. se procede a la emisión de la orden de compra. para que estos envíen la documentación solicitada y documentar el expediente de compras.

subsecciones y depósitos. dependen de sus características. exposición a factores ambientales y deterioros en general. ✔ Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de re-orden. roturas. ✔ Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos. ✔ Entrega la mercadería a los almacenes. Generalmente esta guía contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condición del envío. ✔ Prepara informes cuando hay escasez. el almacén se divide en secciones. de solicitar al departamento de compras. y recibir. previamente autorizadas. el almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de producción. almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados en producción. frecuencia de uso. materiales cuando estos llegan a su punto mínimo. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. ✔ Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento. daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores. grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados.Dentro de Mantex. costo. hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. ✔ Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de producción. ✔ Recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán al almacén ✔ Responsabilidad de recibir los envíos autorizados. como por ejemplo. etc. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación. • Riesgos Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros. tamaño. ✔ Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así evitar robos o extravíos. verificar. ✔ Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales. inspeccionar el contenido. llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes. . ✔ El documento principal que se prepara en el departamento de recepción es una guía de recepción. Normalmente.

integrarlos al inventario. y al fin del ejercicio se hará un recuento físico general (con paro de actividades de la empresa) tomándose ciertas medidas como las siguientes: ✔ Planeación de la toma de inventario físico. 1. ✔ No recibir materias primas. una sección para el departamento de contabilidad. ✔ Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse. • Políticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar los pagos Políticas del Departamento de Finanzas de Mantex. una para el primer recuento. ✔ Listados con los nombres de materias primas. ✔ Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones. el departamento de compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que éste programe su pago. materiales y artículos terminados a vistas. hasta lograr que puedan comprobarse. etc. ✔ Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse. materiales y artículos terminados y en caso de hacerlo controlar su salida por medio de vales. y en caso de hacerlo. materiales y artículos terminados de proveedores. otra para el segundo recuento. . ✔ No despachar materias primas. un gran volumen de existencias. • Posterior a la colocación del pedido de materiales. hacer recuentos periódicos de existencias. La copia que se envía al departamento de contabilidad general sirve para hacer una comparación entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. en comisión. ✔ Separar las materias primas. o en computadora. Los documentos que el departamento de Compras envía son generalmente Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fácil localización y contener la siguiente información: ○ Fecha de la factura. en depósito. materiales y artículos terminados escritos a máquina.• Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes mencionados ✔ La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control interno de Mantex. También se envían copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras ✔ Es conveniente durante un ejercicio. sino es que todas. Departamento de Finanzas.

Valor total (multiplicación del precio unitario por cantidad). pero no la paga. ○ Pago por anticipado:  El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del material (según negociación) antes de recibirlo.Cantidad. • El vendedor entrega al comprador el contra recibo. ✔ Fecha ✔ Material ✔ Cualquier forma que facilite su búsqueda. se sigue el procedimiento pactado al realizar la compra.  Si falta algo de pagar. • Siempre de acuerdo con lo negociado.  El vendedor entrega al comprador el material junto con la factura. ✔ Los contra recibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa cuando se le paga. también deben ser archivados. y se le paga el valor de la factura que ampara dicho contra recibo. Precio unitario. porque desde el momento en que están de nuevo en manos de la empresa (comprador) ○ ○ ○ ○ . por si es necesario hacer una aclaración después de que se pagó. ○ A crédito: • El material o producto se entrega junto con la factura. • La factura queda en manos del comprador. Se pueden archivar por: ✔ Proveedor. • Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la entidad.  El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del monto anticipado. la factura se puede pagar de las siguientes formas: ○ Al contado: El material o producto se entrega junto con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de la misma. Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay) ○ Porcentaje de impuesto y valor del mismo. • El comprador entrega al vendedor un contra recibo. • Vence la fecha de pago. ○ Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay) ○ Valor de la factura en número y letra.

excepto en un caso de colusión entre ambas . ✔ Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en la producción. ✔ Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales. Riesgos Los Inadecuados niveles de Autorización y segregación de funciones. ✔ Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general. ✔ Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia. para evitar fraudes o robos.constituyen una forma de controlar y comprobar que facturas están pagadas. son algunos de los riesgos que enfrenta Mantex en este nivel de operaciones. ✔ copia de la orden de compra y original o copia de la factura. así como el registro contable erróneo de los pasivos asociados a las compras. ✔ Los contra recibos y recibos se pueden archivar junto con la factura a la cual amparan. almacenaje y consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas. ✔ Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada. recepción. debidamente autorizadas por un funcionario responsable. • Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes mencionados ✔ Todas las transacciones relacionadas con la compra.

pero deberemos probarlos adicionalmente para determinar si la partida es un gasto incurrido genuinamente en beneficio del cliente. solicitar ver la factura del proveedor para cada partida de gastos que deseamos probar. con una economía en evidente deterioro con el crecimiento inflacionario y la inseguridad jurídica que cierra cada vez más el mercado de inversión. por lo tanto. presenta ciertas prioridades a resolver. deberá examinarse para satisfacernos de que el gasto se incurrió válidamente en beneficio del cliente. el registro. se deberá comunicar a la persona encargada de la gerencia de campo. Las Guías de Auditoría no requieren que establezcamos la autenticidad de los documentos originales. Puede suceder que exista una explicación inocente. Deberemos. MANTEX. S.CONCLUSION A manera de conclusión es importante destacar que al verificar los gastos por medio de pruebas de detalle. siempre será deseable que obtengamos la evidencia que se genera de manera externa que la que se genera internamente. la valuación y el corte son aseveraciones importantes a ser identificadas y probadas en la auditoria pues demuestran y nos permiten confirmar el posible riesgo de determinada área específicamente en el ciclo de compras. Resulta difícil precisar las circunstancias en las cuales una partida de gasto pudiera no ser válida Cuando se identifica alguno de dichos asuntos. más sin embargo los indicadores que los representan son adecuados y aún más se le añade el mérito de desenvolverse en un ambiente .A. La validez.. Cuando se presenta dicha factura del proveedor. . íntimamente relacionado a la probable estatización.

logrando alcanzar ganancias. S. han sabido mantenerse en el mercado a niveles competitivos. en conjunto con políticas y medidas relacionadas con las propiedades. Por ende Productos MANTEX. influyendo en el incremento de los costos de producción y gastos operativos necesarios para lograr mantener un óptimo nivel de calidad y seguir prestando una adecuada gestión en virtud de las grandes expropiaciones. a pesar de que las acciones políticas y económicas de las autoridades ejecutivas nacionales favorezcan la inestabilidad industrial y comercial.MATEX. arrendamientos e inmuebles que afectan de manera significativa a MANTEX.A. Sin embargo.. específicamente en sus compras que mantienen un alto posicionamiento y solo una gran competidora a nivel Nacional.A.A. S. hay que destacar que los puntos álgidos que presenta. aun cuando se enfrentan a fuertes competidores en diversos niveles. . es una empresa que se ha destacado en el período en estudio en su gestión operativa. S. obteniendo por los momentos un nivel de ingresos adecuado con su estructura de costos.

decidimos examinar los cheques pagados. Las debilidades en los sistemas del cliente deberán observarse de tal manera que puedan incluirse en nuestro informe a la gerencia. como parte de nuestra verificación de los gastos. También necesitaremos reconsiderar cualquier confianza que depositemos en el sistema de control del cliente sobre los gastos. . Si el cliente no obtiene los cheques pagados de sus banqueros. 1. compañías del grupo). 2. deberemos solicitar al cliente que escriba al banco y le pida que nos envíe directamente el cheque relevante. ✔ Investigar cualquier alteración aparente y endosos inusuales (por ejemplo. deberemos preguntar si el cliente tiene el “cheque pagado” para respaldar el pago.RECOMENDACIONES Lo siguiente son sugerencias para la persona encargada del trabajo en cuanto a la manera en que deberemos proceder: 1. Si el cliente destruyó el “cheque pagado” o no puede encontrarlo. empleados. Si existe falta de evidencia de soporte. deberemos: ✔ Asegurar que el monto y el beneficiario corresponden a los detalles registrados en los registros contables. Si. Si la factura se paga con cheque. ✔ Asegurar que las firmas aparentan ser las registradas en el banco. deberemos acercarnos al alto directivo de la gerencia del cliente que no haya estado involucrado en el procesamiento o la aprobación del gasto y pedirle que investigue. el problema debe ser comunicado al gerente. partes relacionadas tales como directores.

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