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Auditoria Ciclo de Compras Listo[1]

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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Administración y Contaduría Auditoria II

MANTEX, S.A CICLO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN MANTEX, S.A es una empresa de inicios muy arraigados en Venezuela. Entre sus objetivos principales se encuentran, elaborar, manufacturar, comprar y celebrar toda clase de transacciones relativas a sustancias químicas. Siendo una de las corporaciones más relevantes del país, presenta un gran número de productos destinados a una gama variada de clientes, que le permiten colocarse en los primeros puestos de competitividad en Venezuela. Así mismo, un punto a su favor es la cultura y estructura organizacional, que estando bajo los lineamientos de la Superintendencia Nacional de Valores (antes Comisión Nacional de Valores) y cotiza sus acciones en la Bolsa de Valores de Caracas por lo que también se rige por la Ley de Mercado de Valores. Es por ello que, a continuación, se realizará un análisis de los riesgos evidenciados en conjunto con las mitigaciones de los mismos, con la finalidad de determinar las posibles áreas sensibles a riesgo y asi lograr de forma razonable librar de posibles errores materiales los Estados Financieros Por consiguiente, se indagarán las principales acciones y estrategias a nivel operativo de la Entidad se consideró, empleando para ello información y datos relevantes que se relacionen al entorno económico en diferentes ámbitos, para lograr correlacionarlos con la información financiera suministrada en los estados financieros y sus respectivas notas, con el objetivo de poder concluir razonablemente el resultado de la gestión en virtud a los hechos y circunstancias que pudieron influir en sus actividades, y a partir de este punto, derivar los riesgos a los que se enfrentan, sus fortalezas y debilidades, enmarcando las recomendaciones más adecuadas y oportunas para lograr el éxito en la sección operativa de su actividad productiva y comercial.

• Conocimiento del entorno de la entidad Fundada en 1951 con el nombre de Celanese Venezolana. representadas también sus acciones en el mercado secundario de Nueva York a través de un programa de American Depositary Receipts (ADR´s).A. el cual fue inaugurado en Marzo de este año. de las cuales se inauguró la segunda. y firma un Joint Venture con Rhodia Acetco y Petpack. y que ya constituye una referencia obligada comercial en la ciudad de Barquisimeto y el Estado Lara. S. con el desarrollo de METROPOLIS BARQUISIMETO. inaugurado en una primera fase en Junio del 2001. siendo el banco depositario The Bank of New York. En 1952 se convierte en empresa de capital abierto. y que cuenta con 3 etapas más de desarrollo. y de esta manera. específicamente en el área química y textil. • Matriz DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES . Centro Comercial. En 1983 inicia la fabricación y exportación de filtros de cigarrillos. aprovechando el gran potencial de terrenos del parque industrial de Valencia. A finales del 2005.MANTEX. Así se crea Metropolis Valencia. inicia un plan estratégico que le permita adecuarse a las realidades del momento. desarrolla.A. Por todo esto la constructora Sambil es considerada por muchos la compañía mas grande y solida del país. una master plan para acometer su desarrollo. S. además de las obras comerciales entre las que destacan el Centro Lido y el centro comercial Sambil con sus distintas localidades.A. Mantex inicia un proceso de expansión.. S. Mantex. ya con la solidez de su producto de Valencia. Mantex se desempeña con gran éxito en el sector industrial manufacturero.. al inscribirse en la Bolsa de Valores de Caracas. el pasado año. A mediados de los años 90. Conociendo el entorno de la entidad pudimos conocer que la misma es una empresa bien posicionada en el mercado pero que sin embargo las misma tiene un fuerte competidor que sería la constructora Sambil. En 1982 cambia su nombre a MANTEX. Por más de 40 años. cuya solida trayectoria hace que la misma tenga en sus haberes mas de 100 edificaciones y conjuntos residenciales.

el cual ha venido creciendo desde el año 2003. • Su gran reconocimiento en Valencia y Barquisimeto. • El incremento del PIB ha sido estimulado por el aumento en el consumo del sector privado. • El negocio inmobiliario en Venezuela. una empresa con gran experiencia en la construcción de centros comerciales. • El estudio de la población que ellos realizan antes de proceder a hacer cualquier construcción. pero sin embargo también realizan la venta de algunos locales comerciales. han sido objeto de diversas regulaciones a lo largo de la historia. principalmente los arrendamientos. es decir. la inseguridad económica que se vive actualmente en el país. AMENAZAS • Volatilidad del ambiente operativo en Venezuela.• Susceptibilidad ante cambios en la actividad económica. ya que ellos tiempo atrás realizaron un cambio de rama importante. • • Los ingresos de la empresa anualizados experimentan un importante crecimiento del 163%. por la construcción de los centros comerciales metrópolis. • Programa de auditoría para el ciclo de compras . • Fusión con la empresa Tunel GET. • Alto conocimiento de la gerencia en cuanto a las mejores estratégicas del mercado. FORTALEZAS Poseen un sólido posicionamiento en el mercado venezolano. tanto a nivel de requerimientos técnicos como a nivel de precios • Su principal y fuerte competidor la constructora Sambil. • Los ingresos de la entidad provienen principalmente del arrendamiento de los locales comerciales.

. Posteriormente se deben evaluar el control interno que posee la entidad en los pasivos correspondientes a este ciclo: 1.Lo primero a evaluar debe ser el entorno de la entidad. entender y comprender los procedimientos bajo los cuales la entidad mantiene el control sobre los pasivos. Diseñar más pruebas de controles: esto se realiza para asegurar o afianzar lo ya evaluado y diseñado anteriormente. En este punto se observan e investigan la separación de las funciones de compras y de desembolsos de efectivo. examinar los desembolsos de efectivos y la realización de seguimientos de las variaciones en concordancia con las cantidades presupuestadas de desembolso. Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de controles: se diseñaran de acuerdo a los niveles y controles para las afirmaciones referentes al ciclo de compras. 3. 4. aquí es donde se determina si el riesgo de control es bajo (esto quiere decir que la mayoría de los controles implementados por Mantex son cumplidos cabalmente) o alto (esto es cuando se descubre que Mantex no se encuentra operando bajo los controles que ellos mismos diseñaron). Conocer el control interno: básicamente en este momento se busca familiarizarse. Muchos de estos riesgos provienen del propio negocio. • Esquema del ciclo de compras de una empresa constructora 2. logrando diseñar respuestas adecuadas ante los riesgos identificados y ante cualquier riesgo de error material. Revaluar el riesgo de control: realizar una evaluación final sobre los riesgos de control ya identificados. se debe verificar que se lleven conciliaciones de estados de cuentas mensuales de los proveedores. entre ellos los de posibles fraudes. la evaluación del control en conjunto con el riesgo servirá para planear la naturaleza. oportunidad y alcance de las pruebas de control. esto para conocer el ambiente en el que se desenvuelve la misma. verificando la correcta operatividad de los mismos. Luego se deben examinar los riesgos inherentes del negocio.

Control Realizar un presupuesto mas acorde con la operatividad de la empresa evaluando las variables que se puedan controlar y las variables que no puedan ser controladas.✔ Riesgos y controles inherente al ciclo de compras. Que la mercancía recibida no concuerde con la orden de compra de Mantex. Corte Las transacciones no se Poseer un monitoreo sobre encuentren registradas en el el registro oportuno de las periodo que les transacciones en el periodo . estudiado con la aseveración correspondiente Aseveración Integridad Riesgo Que las partidas no se encuentren contempladas en el presupuesto inicial. Tener un área o departamento encargado exclusivamente de la verificación en cuanto a recepción de mercancía.

Derechos y obligaciones Ocurrencia Evaluar que todas las transacciones registradas han ocurrido efectivamente y se atañen a la entidad. entidad contra los soportes. Exactitud Que los montos de las transacciones se vean reflejados con montos que no correspondan al mismo. El registro de mercancía o pasivos que no son propias de las operaciones de la entidad. y que cualquier ajuste que podría darse esté registrados apropiadamente. así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. Por lo que todavía no es el momento de registrar ni la mercancía ni el pasivo. Valuación Existencia Que la mercancía en físico Hacer un cotejo de la no concuerde con los saldos mercancía que posee la registrados. Cuando las compras se realicen en el exterior al momento del registro no se tome el tipo de cambio vigente a la fecha. Mantex también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de . • Presupuesto Políticas y pasos que sigue Mantex al momento de hacer el presupuesto Principalmente lo que busca Mantex con la elaboración del presupuesto es la determinación de los ingresos que se obtendrán. El auditor deberá evaluar que Mantex efectivamente tiene el derecho sobre las compras y los pasivos asociados a la mismo. correcto. Que la entidad registre una mercancía que se encuentra en tránsito y donde la empresa todavía no posee el derecho y uso de la mercancía.corresponda. El auditor debe evaluar que los saldos estén registrados acorde a los soportes de los mismos y se hayan realizado de manera apropiada. para verificar que lo registrado concuerde con lo que posee la entidad. 1. El auditor debe evaluar si las compras realizadas se han registrados por los montos apropiados.

Al momento de realizar el presupuesto Mantex debe tomar en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. ✔ Luego se evalúa el inventario final. el inventario final y el plan de compras (este de acuerdo a la política de lote económico de compras) ✔ Luego se toma el costo unitario presupuestado para cada periodo. ✔ • Riesgos El riesgo mas latente es que la ejecución del presupuesto no es automática: necesitamos hacer que el elemento humano de la organización de Mantex comprenda la utilidad de esta herramienta.operación. es decir. el presupuesto es una vista de la empresa como un todo. trimestral. creando por tanto confusión y error. El periodo conveniente para la elaboración de un presupuesto es un año La compañía Mantex realiza su presupuesto de manera anual pero a su vez el mismo se divide por meses. de tal forma que todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados por el uso del presupuesto son . Los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes. pero también está dirigido a cada una de las áreas. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. El mes constituye el periodo básico para ir comparando lo real y lo presupuestado. Si estos planes no son coordinados. es decir. Dentro del presupuesto también existen otros factores como lo son la elaboración de informes de desempeño. El procedimiento para realizar el presupuesto de compras es el siguiente: Primero se toman en cuenta los subperiodos (mensual. ✔ Luego se toma el Plan de ventas en unidades correspondiente a cada mes del año. etc). de forma que contribuya al logro del objetivo global. en el cual se clasificaran las areas de la empresa ya que el presupuesto debe estar estructurado de acuerdo a la organización. así como de los gastos que se esperan producir. luego se evalúan las variables controlables y las no controlables. que es un instrumento de control utilizado por la entidad. en el caso de Mantex se realiza mensual. para asi observar como se pueden intervenir las variables controlables y como se pueden aprovechar las variables no controlables y por ultimo dicho informe debe ser oportuno para que sea útil a la entidad. determinar los ingresos que se esperan obtener. bimensual. ✔ Y por ultimo se multiplica el plan de compras por los costos unitarios para asi obtener el presupuesto de compras en unidades monetarias.

por lo que el auditor debe evaluar muy bien lo antes mencionado. Por lo que el primer control que debe considerar Mantex es tener un comité de presupuestos. ya que de otra manera se perdería su sentido. Otro riesgo podría ser que la elaboración del presupuesto toma tiempo y costo. ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que estemos manejando. ya que de otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a cabo. Este presupuesto a su vez debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan. esto significa que es una herramienta dinámica. . el presupuesto debe adaptarse. por lo que el auditor corre el riesgo de que tal vez la persona que realiza el presupuesto no es el personal mas ideneo para elaborarlo.ellos. finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal. así como la responsabilidad que tendrá cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área de responsabilidad presupuestal. Un riesgo de auditoría presente es que las estimaciones que se hagan no estén en concordancia con la realidad. para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo. Es necesario que Mantex elabore por escrito las políticas. Este comité fijará las pautas generales que la organización deberá seguir y coordinará los presupuestos que por separado preparan las diversas unidades de la organización. esto se logra mediante la elaboración de un manual de presupuesto adecuado. el comité de presupuestos se dedicará a la elaboración del instrumento. haciendo hincapié en las ventajas que derivan de una buena elaboración presupuestal. el cual estará constituido por miembros de la gerencia. En este momento el auditor debe evaluar el riesgo de que efectivamente cada departamento de la entidad tenga en cuenta que su ejecución no es automática y que todos los departamentos deben ir de la mano en su elaboración. Solicitará formalmente a todos los otros integrantes de la organización que presenten sus objetivos y expectativas. Una vez determinado el periodo presupuestario. Otro riesgo que se considera que siempre esta presente es que el presupuesto es elaborado en estimaciones: esta limitación obliga a que la administración de Mantex trate de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo. resolviendo las diferencias que surjan entre ellas. Dicho manual debe contener los siguientes requisitos: ○ Los objetivos. los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto. pues si surge algún inconveniente que la afecte.

1. ordenar pequeñas cantidades a intervalos frecuentes. comprar cantidades mayores menos frecuentes. ✔ Compras para más adelante. ya que esto podría disminuir una operación y ser extremadamente costosa en términos de retraso de producción. esto es un riesgo muy importante para Mantex. ○ Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administración. ○ Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas en que estará elaborado el presupuesto. ✔ Compras por contrato. ✔ Producir o comprar. esta política aplica cuando los precios de mercado cambian constantemente. Riesgos ✔ Falta de inventarios de materiales para la producción. Esta política aplica cuando los precios de mercado se mantienen constantes. como la periodicidad con que se generaron los informes de actuación. esta política aplica cuando exista alguna amenaza de escasez de algún rubro importante de materiales de construcción en el mercado. ✔ Compras a instancias. . Mantex debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa. Sin mencionar al daño al prestigio de la empresa. ✔ Producir una obra con materiales de mala calidad. Compras Políticas del Departamento de Compras de Mantex. Acuerdo con el vendedor para proveer de materiales durante un período determinado. ya que como se dedica a la construcción debe construir con materiales de alta calidad que perduren en el tiempo.○ El periodo que incluirá el presupuesto. ya que el costo de reconstrucción o reparación será más elevado que el aparente ahorro obtenido en la compra.

6. Crear y actualizar un registro de proveedores. Analizar las alternativas. 8. 2. 11. 4.El principal objetivo del departamento de compras de Mantex. así como el proceso de devolución. 5. es la reducción de costos y obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. 7. Coordinar el funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas. 3. 9. procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén. precios. Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período. mejor precio y agilidad en el despacho del producto. . Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción. ventas. servicios. así como su calidad y presentación. etc. teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa. tesorería. información general y demás informaciones necesarias. calidad. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen. Proponer objetivos. 10. cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad. Tramitar las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas. en tal sentido los objetivos específicos del departamento de compras son los siguientes: 1. almacén. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad. proveedores y posibilidades de la compra. estableciendo sus condiciones.

Los objetivos del departamento. en el cual se define con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando. Para efectos de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos. el cual estará conformado por un miembro de la Junta Directiva de Mantex. 8. Todas las compras superiores a 500 UT. debe ser autorizada por el Directivo encargado del departamento solicitante. Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del departamento. Toda compra entre 51 y 500 UT. Presupuesto y el Jefe de Compras.12. las requisiciones no incluidas en el sistema no serán procesadas. 3. ya que el sistema lleva un registro único correlativo. organización. analizado por meses y su verificación de cumplimiento de periodos anteriores. elabora el presupuesto anual de compras. Los analistas de compras deben comprobar los precios. . 5. serán remitidas al comité de Compras. 6. recurso humano. datos y calidad de la mercancía y servicios que nos ofrecen de forma periódica. Existe un organigrama funcional del departamento compras. los Gerentes de operaciones. 7. Toda compra inferior o igual a 50 UT. documentos y flujo de documentos están claramente establecidos. será autorizada por el gerente de Administración y Gerente de Operaciones. 2. ubicación. El jefe de compras conjuntamente con el gerente de administración. Administración. Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento 1. funciones políticas. sus procedimientos. 4. previo estudio de la exposición de motivos de la necesidad. Las requisiciones de materiales deben haber sido registradas en el sistema de pedidos.

se procede a la emisión de la orden de compra. Nombre del proveedor. Notificar 15. Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales. 13. los materiales no son recibidos. Valor total con impuesto. para que estos envíen la documentación solicitada y documentar el expediente de compras. Almacenamiento • Políticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar el almacenamiento de las compras .Tesorería emite el pago y remite el expediente del cheque a contabilidad para su respectivo registro y control. e invitan a los proveedores a participar en el proceso. Descripción de la forma de pago. 1. 16.El Jefe del departamento de compras debe darle seguimiento a la compra. el jefe de compras coteja contra la orden de compra el material recibido. Fecha de entrega. Valor total. En caso de no conformidad.La orden de compra de Mantex deben contener lo siguiente: Fecha en que se colocó el pedido. a través de un memorándum al departamento de presupuesto que se ha colocado el pedido. remite la nota de entrega al departamento de tesorería conjuntamente con la factura. Notificar a través de un memorándum al departamento de recepción de materiales acerca de los materiales que van a llegar en el futuro. Los analistas de compras. 11.Una vez elegido el proveedor.Al recibir los materiales.9. para que se emita el pago. La misma es enviada al departamento de contabilidad. la cual estará firmada de acuerdo a los mismos criterios de autorización establecidos en los puntos 5. 10. para realizar el registro contable correspondiente. Cantidad del material. 12. si esta conforme. Precio unitario. 14. Porcentaje de impuesto y su valor. procesan los requerimientos y de acuerdo al nivel de autorización que le corresponda. solicitan los presupuestos. mas no se le debe dar información acerca de la cantidad que va a llegar. 6 y 7.

dependen de sus características. previamente autorizadas. ✔ Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales. etc. tamaño. Generalmente esta guía contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condición del envío. ✔ Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento. ✔ Entrega la mercadería a los almacenes. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. • Riesgos Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros. de solicitar al departamento de compras. subsecciones y depósitos. frecuencia de uso. llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes. y recibir. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores. roturas. el almacén se divide en secciones. La ubicación. costo. inspeccionar el contenido. verificar. ✔ Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de producción. materiales cuando estos llegan a su punto mínimo. grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados. almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados en producción. ✔ Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos. ✔ Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así evitar robos o extravíos. Normalmente.Dentro de Mantex. . ✔ Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de re-orden. el almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de producción. ✔ Prepara informes cuando hay escasez. como por ejemplo. ✔ El documento principal que se prepara en el departamento de recepción es una guía de recepción. ✔ Recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán al almacén ✔ Responsabilidad de recibir los envíos autorizados. exposición a factores ambientales y deterioros en general. hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita.

✔ No recibir materias primas. sino es que todas. y en caso de hacerlo. en comisión. materiales y artículos terminados de proveedores. La copia que se envía al departamento de contabilidad general sirve para hacer una comparación entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. Los documentos que el departamento de Compras envía son generalmente Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fácil localización y contener la siguiente información: ○ Fecha de la factura. en depósito.• Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes mencionados ✔ La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control interno de Mantex. materiales y artículos terminados a vistas. • Políticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar los pagos Políticas del Departamento de Finanzas de Mantex. otra para el segundo recuento. • Posterior a la colocación del pedido de materiales. También se envían copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras ✔ Es conveniente durante un ejercicio. ✔ No despachar materias primas. hacer recuentos periódicos de existencias. una sección para el departamento de contabilidad. el departamento de compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que éste programe su pago. materiales y artículos terminados escritos a máquina. un gran volumen de existencias. ✔ Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones. integrarlos al inventario. o en computadora. ✔ Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse. ✔ Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse. . una para el primer recuento. materiales y artículos terminados y en caso de hacerlo controlar su salida por medio de vales. ✔ Separar las materias primas. y al fin del ejercicio se hará un recuento físico general (con paro de actividades de la empresa) tomándose ciertas medidas como las siguientes: ✔ Planeación de la toma de inventario físico. 1. hasta lograr que puedan comprobarse. ✔ Listados con los nombres de materias primas. etc. Departamento de Finanzas.

• El vendedor entrega al comprador el contra recibo. Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay) ○ Porcentaje de impuesto y valor del mismo. y se le paga el valor de la factura que ampara dicho contra recibo.  El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del monto anticipado. la factura se puede pagar de las siguientes formas: ○ Al contado: El material o producto se entrega junto con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de la misma. ○ Pago por anticipado:  El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del material (según negociación) antes de recibirlo. por si es necesario hacer una aclaración después de que se pagó. • La factura queda en manos del comprador.  Si falta algo de pagar. Valor total (multiplicación del precio unitario por cantidad). pero no la paga. • El comprador entrega al vendedor un contra recibo. Precio unitario. se sigue el procedimiento pactado al realizar la compra. • Siempre de acuerdo con lo negociado. ✔ Fecha ✔ Material ✔ Cualquier forma que facilite su búsqueda. • Vence la fecha de pago. Se pueden archivar por: ✔ Proveedor. • Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la entidad. porque desde el momento en que están de nuevo en manos de la empresa (comprador) ○ ○ ○ ○ . ✔ Los contra recibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa cuando se le paga. ○ Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay) ○ Valor de la factura en número y letra. también deben ser archivados.Cantidad.  El vendedor entrega al comprador el material junto con la factura. ○ A crédito: • El material o producto se entrega junto con la factura.

recepción. almacenaje y consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas. Riesgos Los Inadecuados niveles de Autorización y segregación de funciones. ✔ Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en la producción. ✔ Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia. • Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes mencionados ✔ Todas las transacciones relacionadas con la compra. excepto en un caso de colusión entre ambas . para evitar fraudes o robos. ✔ Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general. ✔ Los contra recibos y recibos se pueden archivar junto con la factura a la cual amparan. ✔ Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales. ✔ Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.constituyen una forma de controlar y comprobar que facturas están pagadas. son algunos de los riesgos que enfrenta Mantex en este nivel de operaciones. así como el registro contable erróneo de los pasivos asociados a las compras. ✔ copia de la orden de compra y original o copia de la factura. debidamente autorizadas por un funcionario responsable.

. solicitar ver la factura del proveedor para cada partida de gastos que deseamos probar. por lo tanto. con una economía en evidente deterioro con el crecimiento inflacionario y la inseguridad jurídica que cierra cada vez más el mercado de inversión. Las Guías de Auditoría no requieren que establezcamos la autenticidad de los documentos originales. siempre será deseable que obtengamos la evidencia que se genera de manera externa que la que se genera internamente. MANTEX.A. Cuando se presenta dicha factura del proveedor. presenta ciertas prioridades a resolver. La validez. más sin embargo los indicadores que los representan son adecuados y aún más se le añade el mérito de desenvolverse en un ambiente .. la valuación y el corte son aseveraciones importantes a ser identificadas y probadas en la auditoria pues demuestran y nos permiten confirmar el posible riesgo de determinada área específicamente en el ciclo de compras. íntimamente relacionado a la probable estatización. el registro. deberá examinarse para satisfacernos de que el gasto se incurrió válidamente en beneficio del cliente. Puede suceder que exista una explicación inocente. se deberá comunicar a la persona encargada de la gerencia de campo. Deberemos. S.CONCLUSION A manera de conclusión es importante destacar que al verificar los gastos por medio de pruebas de detalle. Resulta difícil precisar las circunstancias en las cuales una partida de gasto pudiera no ser válida Cuando se identifica alguno de dichos asuntos. pero deberemos probarlos adicionalmente para determinar si la partida es un gasto incurrido genuinamente en beneficio del cliente.

logrando alcanzar ganancias.MATEX.A. arrendamientos e inmuebles que afectan de manera significativa a MANTEX. han sabido mantenerse en el mercado a niveles competitivos. es una empresa que se ha destacado en el período en estudio en su gestión operativa. influyendo en el incremento de los costos de producción y gastos operativos necesarios para lograr mantener un óptimo nivel de calidad y seguir prestando una adecuada gestión en virtud de las grandes expropiaciones. Sin embargo.A. .A. aun cuando se enfrentan a fuertes competidores en diversos niveles. a pesar de que las acciones políticas y económicas de las autoridades ejecutivas nacionales favorezcan la inestabilidad industrial y comercial. obteniendo por los momentos un nivel de ingresos adecuado con su estructura de costos.. hay que destacar que los puntos álgidos que presenta. S. S. Por ende Productos MANTEX. en conjunto con políticas y medidas relacionadas con las propiedades. específicamente en sus compras que mantienen un alto posicionamiento y solo una gran competidora a nivel Nacional. S.

Si. ✔ Investigar cualquier alteración aparente y endosos inusuales (por ejemplo. como parte de nuestra verificación de los gastos. el problema debe ser comunicado al gerente. 1. deberemos: ✔ Asegurar que el monto y el beneficiario corresponden a los detalles registrados en los registros contables. . Las debilidades en los sistemas del cliente deberán observarse de tal manera que puedan incluirse en nuestro informe a la gerencia. deberemos solicitar al cliente que escriba al banco y le pida que nos envíe directamente el cheque relevante. decidimos examinar los cheques pagados. deberemos preguntar si el cliente tiene el “cheque pagado” para respaldar el pago. partes relacionadas tales como directores. Si el cliente destruyó el “cheque pagado” o no puede encontrarlo. Si el cliente no obtiene los cheques pagados de sus banqueros. deberemos acercarnos al alto directivo de la gerencia del cliente que no haya estado involucrado en el procesamiento o la aprobación del gasto y pedirle que investigue. 2. También necesitaremos reconsiderar cualquier confianza que depositemos en el sistema de control del cliente sobre los gastos. Si la factura se paga con cheque. Si existe falta de evidencia de soporte. ✔ Asegurar que las firmas aparentan ser las registradas en el banco.RECOMENDACIONES Lo siguiente son sugerencias para la persona encargada del trabajo en cuanto a la manera en que deberemos proceder: 1. compañías del grupo). empleados.

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