Historia de Exito SAP Sector Servicios Públicos

La Electricidad de Caracas decide implementar la solución SAP Console - que forma parte de mySAP Supply Chain Management (my SAP SCM) - para manejar las operaciones en sus almacenes a través de dispositivos inalámbricos, utilizando la radio frecuencia como infraestructura. Hoy utiliza 4 lectoras inalámbricas para controlar el despacho de materiales en línea con el sistema de inventarios, finanzas y control general del manejo del almacén, lo que le ha permitido reducir los costos administrativos y eliminar la duplicidad de información.

OPTIMIZANDO EL MANEJO DE ALMACENES
A Finales del año 2002, la Electricidad de Caracas (EDC) toma la decisión de ampliar la funcionalidad para la gestión de almacén con miras a minimizar la duplicidad de información y lograr que el ingreso de sus transacciones fueran en tiempo real en el sistema SAP R/3. Esta situación hizo que la empresa iniciara un proyecto para automatizar su gestión de almacén utilizando la tecnología de lectoras inalámbricas con código de barras, apoyándose en la solución SAP Console, en su área de almacén ubicada en Chacao, Caracas. Explica el Ingeniero Reinaldo Yendez, Líder del Proyecto por parte de la Unidad de Distribución región Centro de la Electricidad de Caracas, que el objetivo inicial del proyecto era que todas las entradas y salidas de materiales fueran contabilizadas en el sistema en línea, en vista de que había una cantidad de pérdidas incuantificables, tanto en materiales como en transacciones, que originaba un desfase. Fue así como la EDC enfocó sus esfuerzos en maximizar la gestión de almacén en aras de brindar mayor capacidad estratégica a la operación de la corporación, con el proyecto SAP Console.

THE BEST-RUN BUSINESSES RUN SAP

financieros y del negocio en general. realizándose un levantamiento de información sobre las mejores prácticas en cuanto a todos los procesos típicos de la operación de almacén con código de barras.Entre las ventajas logradas por la EDC con su proyecto de automatización de la gestión de almacenes basado en SAP Console. A la fecha. que ya la corporación EDC tenía para manejar sus procesos administrativos. Líder del Proyecto por parte de la Unidad de Tecnología de Información y Telecomunicaciones de la EDC. y a partir de entonces se puso en marcha el desarrollo de esta plataforma. y así facilitar el proceso asociado a la lectura del código de barras detallado en las mismas. En el mes de octubre del 2002 se realizó el estudio de radiofrecuencia -que se hizo para ver en qué puntos la lectora inalámbrica iba a tener cobertura. Fernández dice que se imprimen in situ con una impresora marca Zebra. Una vez definido el uso de los códigos de barra . identificando las actividades críticas durante la gestión. finanzas y de control general del manejo del almacén. En noviembre.y se definiera la infraestructura inalámbrica que se iba a desarrollar en el almacén. salida de mercancía de emergencia y control de inventario. destacan: Reducción de cargas de datos manuales Sinceración en la selección del material para su posterior despacho Organización automática del sistema que guía al operador en todos sus trabajos Inventarios reales (lo que se traduce en cero pérdidas de materiales y una contabilidad certera del material que sale y que está en el depósito) Optimización de los procesos administrativos transacciones en línea y en tiempo real. que está totalmente integrada a la plataforma de gestión empresarial SAP. NCG y EDC se encargaron de parametrizar y realizar las ampliaciones requeridas para el funcionamiento óptimo del almacén de la última. devoluciones. En febrero de 2003. También se contrató a la empresa Network Consulting Group (NCG) para realizar la implantación de la solución SAP Console. Concluimos entonces que el manejo de código de barras y su integración en línea con la plataforma de gestión de la empresa (SAP) eran lo más conveniente". se dio inicio a las pruebas unitarias e integrales del proyecto. llegaron desde Miami (USA) los equipos de la empresa Symtechven. se tomó en cuenta la resistencia y tamaño de los materiales en donde se iban a colocar. despacho de cables y carretes vacíos. así como envío y recepción de materiales. "Otro de los valores destacados de este proyecto fue que se hizo en un tiempo récord de cinco meses" comenta Fernández. existen 4 lectoras inalámbricas marca Symbol que son manejadas por los usuarios del almacén para controlar el despacho de materiales. para luego detectar lo que se quería hacer y cuál era la mejor manera de instalarlo. Raiza Fernández. se hizo un estudio detallado de la herramienta SAP disponible para apoyar esta función y su aplicación o experiencia en otros países. recuerda que el proyecto dio sus primeros pasos en septiembre del 2002. así como el diseño de etiquetas (que estuvo a cargo de Moore de Venezuela). Para hacer estas etiquetas. entre otros.. y su adaptación a SAP Console. en línea con el sistema de inventarios. "Así vino una tormenta de ideas sobre lo mejor para EDC y su impacto más favorable para los usuarios finales. orientados a usar la tecnología como herramienta. Paso a paso para el control de inventario en los almacenes.

y que los operadores han estado "sumamente entusiasmados con el proyecto y se adaptaron inmediatamente. en la EDC se usaba el "Formato 01" .para despachar la mercancía. se puede entrar al sistema de SAP con un código de acceso al menú principal. hoy. se acumulaban estos formatos y cuando llegaba el momento de revisarlos e integrar los datos para conocer el estatus de los inventarios disponibles y los materiales utilizados. en el momento en que ejecutamos la tarea. era díficil de realizar. "En pocas palabras. se involucró a todos los operarios de los almacenes de la EDC. de manera que no les fuera brusco y que. pues definitivamente este tipo de tecnologías te lleva a cambiar radicalmente los procedimientos". información actualizada en tiempo real respecto a nuestras operaciones. así como eliminamos por completo el retrabajo. Yaracuy. las personas que se encargaban de procesar la información de nuestros inventarios de forma manual. La Yaguara y Santa Rosa". han maximizado su rol dentro de la empresa y sus esfuerzos a tareas más estratégicas orientadas a respuestas". Olivares destaca que la reducción de tiempo y costos ha sido significativa. presentándose deficiencias en la consolidación de la información del almacén. describe los beneficios de conectarse a SAP a través de una lectora inalámbrica en línea: "Sin estar en la oficina. Yendez. puesto que no se actualizaban los datos de salida de mercancía en el momento del despacho.Haciendo la diferencia Previo a la implementación de SAP Console. También es importante destacar que tuvimos que hacer ciertas adaptaciones y desarrollos para poder lograr que las cosas funcionaran de la manera en que lo hacíamos. para facilitar el proceso de la lectura del sistema por parte del usuario final.que era manual . La Guaira. al mismo tiempo. Wilfredo Olivares. les aportara ganancia en cuanto a la reducción de plazos en la preparación de los predespachos". . Guarenas-Guatire. y se perdía mucha información valiosa en este proceso. De hecho. y así estar en cualquier parte de las instalaciones de nuestra empresa haciendo diferentes transacciones en el sistema. Agrega Olivares que la estrategia clave de toda la adaptabilidad del equipo de trabajo fue la consulta directa y diaria de la solución con los empleados. Olivares y Fernández coinciden en aseverar que definitivamente este proyecto se ha traducido en "reducción de costos administrativos. en consecuencia. no había un control de inventario eficaz" comenta Yendez. El proceso de inducirlos al cambio fue beneficioso porque los involucramos desde el primer momento. porque "la idea es replicar el proyecto a los otros 6 depósitos que tiene la corporación: Los Teques. integrante del proyecto por parte del almacén de Chacao de Distribución Sur-Este de la EDC. así como los empleados que se encargan de buscar y utilizar nuestros materiales para el servicio técnico.

Esta integración evita la necesidad de adquirir o desarrollar software de "middleware" para la comunicación entre el dispositivo portátil y SAP.THE BEST-RUN BUSINESSES RUN SAP SAP Andina y del Caribe Caribe: Tel: (787)775-3100 Fax: (787) 775-3110 Colombia: Tel: (571)600-3000 Fax: (571)600-3001 Perú: Tel: (511)215-6900 Fax: (511)215-6901 Venezuela: Tel: (58212)276-5400 Fax (58212)267-4327 www. SAP Andina y del Caribe / Burson-Marsteller Venezuela Andina 003-55/11/03/Servicios Públicos . reduciendo los costos asociados a interfaces. típicos de los dispositivos portátiles. utilizando Radio Frecuencia (RF) como infraestructura habilitadora para garantizar la integración en tiempo real con las áreas respectivas de SAP. La solución de optimización de almacenes empleando códigos de barra y Radio Frecuencia de SAP soporta más de 40 transacciones de manera estándar. mantenimiento de datos redundantes. permitiendo contar con la información de las existencias y el movimiento en el almacén actualizada en todo momento.com/andeancarib Aplicaciones móviles de mySAPSCM La solución SAP Console de mySAP Supply Chain Management permite la optimización de las transacciones de almacen a través de dispositivos portátiles. traspasos y tomas de inventarios. salidas. más importante aún.sap. SAP Console es el componente de mySAP SCM que permite la conversión de pantallas de SAP a formatos basados en caracteres. construcción de bases de datos adicionales. potenciando la productividad en todos los proceso del almacén: Entradas. adquisición de hardware y software y.