(MATERIAL EXTRADO DE: DI MURO, Jos R. et. alt.

, Herramientas para el control y el mejoramiento de la calidad en los servicios de salud, Montevideo, UNIT, 2001, pp. 47-54)

Anlisis F.O.D.A. El anlisis F.O.D.A. es una herramienta analtica cuyo objetivo es identificar y analizar los factores internos y externos a una organizacin que condicionan tanto su situacin actual como su desarrollo futuro. Su nombre deriva de la sigla de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Se le conoce tambin como anlisis o matrz DAFO. Puede ser un instrumento complementario de la planificacin. Cuando se proyecta, animados por un sano entusiasmo en la tarea, muchas veces se soslayan o simplemente se subestiman algunos de los factores, tanto internos como externos, que se interponen. Con el FODA se establecen todas las fuerzas positivas y negativas que intervienen, sopesando su incidencia, analizando los riesgos y evaluando sus beneficios. El FODA se basa entonces en la determinacin de las Fortalezas y Debilidades que tiene internamente la organizacin, sus servicios o procesos; as como las Oportunidades y menazas reveladas por la informacin obtenida del contexto externo. Muestra un panorama de los aspectos que influyen en su funcionamiento y de alguna manera indica qu reas mejorar internamente y en cuales trabajar externamente para protegerse y ganar terreno a la competencia. En los ltimos aos ha alcanzado gran importancia dentro de las tcnicas de gerenciamente y permite establecer un diagnstico de situacin. Su objetivo consiste en concretar, en un grfico o en una matrz, los puntos fuertes y dbiles propios de la organizacin, as como las amenazas y oportunidades externas y sirve, fundamentalmente, para desarrollar los planes estratgicos de las instituciones logrando un adecuado ajuste entre su capacidad interna y su posicin competitiva externa.

Elementos Positivos Internos de la Organiza cin Externos de la Organizacin FORTALEZAS

Elementos Negativos DEBILIDADES

OPORTUNIDADE S

AMENAZAS

Fortalezas o puntos fuertes son aquellas caractersticas o aspectos internos que facilitan o favorecen el logro de los objetivos. Son recursos o destrezas que ha adquirido la institucin o algunos servicios que los colocan en una posicin ms consistente que la competencia. Oportunidades son aquellos aspectos del entorno que pueden favorecer el logro de los objetivos o iniciar nuevos emprendimientos. Son variables que estn a la vista de todos pero que, si no son reconocidas a tiempo, significan la prdida de una ventaja competitiva. Debilidades o puntos dbiles son caractersticas propias que constituyen obstculos internos al logro de los objetivos. Son aquellos factores en los que la institucin o algunos servicios se encuentran en una posicin desfavorable respecto a sus competidores. Amenazas son hechos internos o externos a la institucin que pueden afectar negativamente las posibilidades de alcanzar los objetivos. Las amenazas externas pueden estar en la competencia, en el mercado, en el medio ambiente, en leyes o decretos. Son variables que ponen a prueba la supervivencia de la entidad y que, reconocidas a tiempo, pueden evitarse o ser transformadas en oportunidades.

Cuando se identifican mltiples fortalezas y oportunidades (FO) la tarea de nuevos emprendimientos, de mejora y de planificacin ser justamente fcil. Se deben desarrollar estrategias ofensivas. Es la posicin ideal: rpido crecimiento y cumplimiento de los objetivos. Cuando tiene que actuar en el rea de debilidades y oportunidades (DO) el quehacer ser difcil. Se debe acudir a estrategias de orientacin. Es el caso de presentacin de oportunidades que no sepueden aprovechar porque no se cuenta con la preparacin adecuada. Si lo? Se hace en el cuadrante de fortalezas y amenzas (FA) el trabajo ser desafiante debiendo implementar estrategias defensivas para enfrentar las amenazas. En el siguiente cuadro se puede apreciar lo que habitualmente se conoce como Matrz FODA:

Y finalmente si lo que se registra son multiplicidad de debilidades y amenazas (DA) el accionar ser imposible. Las estrategias de supervivencias son las que se utilizan para combatir las amenazas cuando no se tiene las fortalezas necesarias. Por lo tanto, de acuerdo al cuadrante en que se ubique la organizacin, la tarea ser fcil., difcil, desafiante o imposible.

La Matrz FODA puede expresarse tambin de la siguiente manera:

Contando con la determinacin de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas se construye la matrz del perfil competitivo (Matrz FODA de la figura anterior); y en base a ello, se genera material suficiente como para disear el plan estratgico a largo y mediano plazo, as como las metas y polticas para el corto plazo. Esta matriz consiste en una tabla de doble entrada y nos permite contrastar los factores clave externos (oportunidades y amenazas) con los factores clave internos (fortalezas y debilidades) para elaborar, como decamos, los objetivos y planear las acciones estratgicas. Al analizar los diferentes puntos fuertes y dbiles, elementos internos de la institucin o del servicio (reas asistenciales, administrativas, informtica, clnicas o de apoyo), para investigar cuales son las ventajas comparativas en relacin a otros, ya sea debido a las tcnicas desarrolladas, la calidad, el nivel o la extensin de cobertura, costos, reconocimiento por parte de los usuarios y/o de la sociedad en general, se debe tener siempre en mente dos preguntas:

Cules son aquellos cinco a siete aspectos donde consideramos que somos mejores que nuestros principales competidores? Cules son aquellos cinco a siete aspectos donde consideramos que nuestros competidores nos superan?

Areas a considerar en el FODA. De todas maneras, no se debern soslayar determinadas reas.

a.

La estructura organizacional Se debe preguntar y responder si la organizacin y la cultura permiten un flujo libre de informacin; si se facilita o dificulta la realizacin de actividades eficientes segn las necesidades de los usuarios; si la totalidad del personal incluyendo los voluntarios en el caso de los hospitales pblicos- tienen claramente definidos los objetivos. Planeamiento Investigar si se han establecido planes factibles que vinculen al personal y a la comunidad beneficiaria (socios o poseedores de carn en Salud Pblica). Estos planes guan el trabajo de la organizacin? Permiten el logro de los objetivos? Coordinacin Es fundamental descubrir cuan bien cooperan y se cordinan los diferentes servicios y departamentos (clnicos entre s, clnicos y paraclnicos, clnicos y de apoyo) dentro de la institucin. Hay grupos (formales o informales), servicios o departamentos en un estado

b.

c.

crnico de conflicto? Si esto es as por qu ocurre? Qu tan bien cordina la organizacin con otras entidades de salud? Y con sus proveedores?
d.

Personal - El personal tiene actitudes y aptitudes apropiadas para el desempeo del cargo? Tiene cada persona dentro de la organizacin una descripcin de sus tareas con definicin y asignacin clara de las responsabilidades? Conocen cmo se evaluar su desempeo? Existe en algunas reas superposicin de funciones provocando divisin poco clara de las responsabilidades? Se cuenta con educacin continua y capacitacin permanente para segurar la ptima ejecucin del Trabajo? Supervicin y Jefaturas - Tienen los empleados de todos los niveles y sectores contacto frecuente con su superior o jefe? Considera todo el personal (incluyendo a los supervisores, jefes,directores,) que el papel de ellos es brindar orientacin, asistencia, y apoyo? Piden los jefes colaboracin a su gente para establecer los objetivos de desempeo y hacen segumiento sobre el cumplimiento de dichos objetivos? Capacitacin - Se conoce claramente, con evidencia objetiva,el cuales reas el personal requiere capacitacin? Algunos de los colaboradores tiene potencial no utilizados o habilidades que puedan ser tiles para impulsar un programa de calidad? Se analizan con regularidad las nesecidades de capacitacin del personal? Como se determina la nesecidad de capacitacin? Concuerdan los objetivos y el contenido de la capacitacin con los requerimientos de la institucin y de sus funcionarios? Cundo se evala la capacitacin, adems del conocimiento, se mide el mejoramiento en el rendimiento y el impacto en la oferta de servicios? Se capacita a todo el personal que tiene contacto con los usuarios? Sistemas de informacin - Tinene los administradores informaicn exacta sobre los avances de los distintos programas en ejecucin y si se cumplen o no las actividades dentro de lo establecido? Tienen la suficiente informacin para planificar y tomar decisiones en las reas de finanzas, suministros, planeacin y asistencia? Posee la adiministracin un sistema que proporcione informacin de elementos tales como la calidad del servicio y la satisfaccin de los usuarios? Suministros - Hay escasez de suministros en algn departamento? Almacenes o proveedura, realiza un enventario por lo menos una vez al ao? los depsitos utilizan, sobre todo farmacia, el sistema de el primero que expira, primero que sale? Que tan preciso es el sistema para calcular las necesidades de insumos y evitar tanto la falta como el desperdicio por productos vencidos? Las condiciones de almacenamiento son adecuadas? Capacidad de programacin - Los servicios se pueden ampliar y aumentar su eficiencia sin requerir una nueva fuente de ingreso? Cul es el nivel de satisfaccin de los usuarios? El personal est sobrecargado y no puede realizar nuevas actividades o est subutilizado y tiene tiempo

e.

f.

g.

h.

i.

libre? Existen algunas actividades que mejoraran la prestacin del servicio pero no pueden realizarse por falta de recursos humanos o financieros?
j.

Capacidad financiera - Cul es el nivel de autofinanciamiento? Cules son las principales fuentes de financiamiento? Qu tan estables son? Se incrementarn, disminuirn o permanecern iguales en un futuro cercano? Y a largo plazo qu tiene que cambiar en el entorno o dentro de la entidad para asegurar financiamiento adicional o generar mayores ingresos? En el caso de los hospitales pblicos hay programas para recaudar fondos? Existen donaciones de materiales o equipos?

Y as sucesivamente se deben ir analizando todos y cada uno de los sectores de la institucin asistenciales o de apoyo- para ir formulando el FODA y tenerlo como poderossima arma para la elaboracin de los planes de desarrollo, crecimiento y an contingencia.

Clasificacin de las fortalezas. Tener en cuenta que al evaluar las fortalezas se pueden clasificar en: Fortalezas Institucionales Comunes Cuando es poseda por un gran nmero de organizaciones competidoras. La paridad o igualdad competitiva se da cuando un gran nmero de competidores tienen la capacidad de implementar la misma estrategia. Fortalezas Distintivas Cuando una determinada fortaleza es poseda solo por un reducido nmero de instituciones de la competencia. Quienes saben explotar sus fortalezas distintivas, generalmente logran ventajas y obtienen beneficios por encima del promedio de su actividad. Fortalezas de Imitacin de las Fortalezas Distintivas Es la capacidad de copiar la fortaleza distintiva de otra empresa y de convertirla en una estrategia que genere beneficios.

Al evaluar las debilidades hay que tener en cuenta que nos estamos refiriendo a aquellos elementos que impiden seleccionar e implementar estrategias que permitan desarrollar la poltica y los objetivos. Una institucin tiene una desventaja competitiva cuando, por ejemplo, no est implementando estrategias que generen valor a su servicio mientras otras entidades competidoras s lo estn haciendo. No olvidar que otro paso del anlisis FODA debe tener en cuenta los principales puntos del contexto e identificar aquellos que ofrezcan oportunidades y los que representan amenazas u obstculos para el adecuado desenvolvimiento.

Las oportunidades se encuentran en aquellas reas que podran generar muy altos desempeos. Por su parte, las amenazas estn donde la institucin encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeo. En este punto cabe preguntarse: Cules son realmente las mayores amenazas que tenemos en el entorno? Cules son las mejores oportunidades que tenemos?

Por ejemplo, si los usuarios no estn satisfechos, esto representa una oportunidad de mejora. Y si en el rea pblica, o an privada, en el anlisis del contexto se identifica a un generoso donante, importante para el campo del equipamiento, por ejemplo, esto sera tambin otra oportunidad. En cambio, si un financiador importante, va a retirar su apoyo a la institucin, significa una amenaza para la supervivencia, y tiene que tenerse en cuenta durante el proceso de planificacin.

APUNTES para CONSTRUIR ADECUADAMENTE un FODA 1. Conocer a fondo los procesos de la institucin. 2. Investigar el entorno y la competencia. 3. Puede basarse en una Tormenta de Ideas. 4. Determinar las fortalezas, oportunidades y amenazas. debilidades,

5. No olvidar las preguntas que nos orientarn hacia nuestras fortalezas y debilidades. 6. No olvidar las preguntas que nos orientarn hacia las amenazas y oportunidades. 7. Elaborar la matrz FODA. 8. Determinar las estrategias segn el cuadrante que trabajemos: ofensivas, defensivas, de orientacin o de supervivencia.

En el cuadro siguiente se ejemplifica una matrz FODA para una institucin de salud.