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Minimanual T.R.D.

Minimanual T.R.D.

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  • CIRCULAR
  • GLOSARIO
  • ORDENACION DOCUMENTAL
  • DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
  • LIMPIEZA
  • INVENTARIO DOCUMENTAL
  • ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN
  • MUEBLES UTILIZADOS EN LA LABOR DE ARCHIVO
  • CUADRO DE SECCIONES Y SUBSECCIONES:
  • TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
  • CONCLUSIONES

PINTOS S.A.

MANUAL PARA LA UTILIZACION DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.
Este manual tiene como objetivo desarrollar políticas de manejo documental relacionando los temas tratados en un formato de retención documental, esto aplicado a las diferentes dependencias productoras de documentos.

TABLA DE CONTENIDO.
Organigrama Circular Introducción Glosario Manejo, importancia y clases de archivo Ordenación documental Descripción documental Clasificación archivística Depuración Limpieza Foliación Inventario documental Elementos para la organización Muebles utilizados en la labor de archivo Rotulación Formato de tabla de retención documental Instructivo del formato de tabla de retención documental Cuadro de secciones y subsecciones Cuadro de clasificación de series y subseries Presentación total T.R.D. Transferencias documentales Conclusiones Anexos Bibliografía Pág. 3. 4. 5. 6. 8. 10. 15. 17. 20. 23. 25. 29. 31. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 42. 43. 44. 46.

2

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

JUNTA DIRECTIVA.

AUDITORIA

GERENCIA

ASISTENTE DE GERENCIA

DIRECCION DESARROLLO DE PRODUCTO.

DIRECCION DE OPERACIONES

ESCALADO Y PATRONAJE

PLANEACION Y PRODUCCION.

BODEGA DE INSUMOS.

COORDINACION DE SATELITES.

BODEGA PRODUCTO TERMINADO.

AREA DE SUPERVICION Y CORTE

EXTERNOS

PROPIOS.

FACTURACION.

AUXILIARES

3

CIRCULAR

Bogotá, 8 de agosto de 2011.

PARA PERSONAL AREA DE ARCHIVO ASUNTO: Dar capacitación sobre el manejo de tabla de retención documental.

Cordial saludo, señores área de archivo les comunicamos la implementación de un formato de tabla de retención documental, la anterior para dar agilidad y certeza a la búsqueda de información, desarrollando esto para cada una de las dependencias u oficios productores de documentación.

Las capacitaciones para el manejo de la tabla de retención documental se hará periódicamente .y se le informara al personal de manera anticipada para su participación.

Gracias por su atención.

CRISTHIAN RAMIREZ Director general.

4

Se quiere dar apoyo a los funcionarios de archivo y productores de documentación en cuanto a facilitar los labora de organización en cuanto a la documentación.039 de 2002 la cual regula los procesos de aplicación y elaboración de las tablas de retención documental según el artículo 24 de la ley 594 de 2000. recuperación y disposición de los documentos esto hace referencia a la implementación de una TRD instrumento archivístico que identifica de acuerdo a las funciones y procedimientos de cada dependencia. los documentos que produce recibe y debe conservar. El concepto archivo total abarca la gestión documental y comprende los procesos de producción. Se tiene como objetivo servir de consulta a los funcionarios de archivo de la administración señalar las bases legales. promover la aplicación y la elaboración de los TRD permitir a la administración proporcional un servicio eficaz y diferente la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. 5 .INTRODUCCION El siguiente manual está basado de acuerdo de acuerdo a la reglamentación generada por el AGN sostenidos en la norma N. pautas y procedimientos para su elaboración. distribución consulta organización.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.). Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal. Grupo asesor de la alta dirección. un oficio. Clasificación Documental. Pieza Documental. Ciclo Vital del Documento. Gestión Documental. hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. responsable de definir las políticas. Asunto. cuestión.GLOSARIO. sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo. constancias. Tema. Son ejemplos de piezas documentales. Comité de archivo. argumento. Es análogo a la selección natural. Asiento. Archivo total. etc. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. una acción administrativa. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados. Conjunto de documentos relativos a un asunto. entre otros. Expediente. que constituyen una Unidad Archivística. tendientes a la planificación. los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. un informe. materia. con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Depuración. motivo. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. desde su origen hasta su destino final. negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera. Producción Documental. en consecuencia. 6 . Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación . un acta.

a los involucrados en el asunto. destinatario o beneficiario. Tablas de Retención. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales. Puede ser unidad archivística. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación. Selección Documental. entre otras: un expediente. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Unidad Archivística. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos. Serie Documental.Registro de entrada. Conjunto de piezas o tipos documentales. por medio de muestreo. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. también conocidos como documentos facilitativos. Unidad documental simple. Actas de Sesiones del Congreso. por ejemplo: Historias Clínicas. 7 . Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo. Valor Secundario. Es decir. Actas. Memorandos o Directivas Presidenciales. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Tipo documental. Valor Primario. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. siguiendo el orden cronológico de entrada. por ejemplo: Circulares. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Informes. Subseries Documental. emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Contratos. entre otros.

conservación y custodia de los documentos en la primera etapa del ciclo documental por parte de cada dependencia. 8 . recoge los documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. recepción. organización. distribución. El objetivo esencial de los archivos es el de ubicar la documentación organizada a tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso. como fuente de la historia. Las técnicas archivísticas se enfocan hacia la creación de archivo total en las siguientes etapas: ARCHIVO DE GESTION. CLASES DE ARCHIVO. RECOMENDACIÓN: Es de resaltar que el manejo del archivo de gestión sea regulado periódicamente en cuanto a la documentación acumulada. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otros que la soliciten. Es el que establece y aplica los criterios para la producción. El servicio de organización de archivo se brinda y se garantiza en un ciclo de administración documental exitoso y eficaz desarrollado a partir de la elaboración de tablas de retención documental. como instrumento de trabajo archivístico para establecer las etapas y el tratamiento de los documentos desde su creación hasta su eliminación o conservación aplicando metodologías apoyadas en procesos de calidad. revisándolo continuamente para hacer una selección de los documentos a depurar y los documentos que serán transferidos al archivo central. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.MANEJO E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

La documentación en espera de destrucción se conserva por una parte. Esta documentación está ubicada frecuentemente lejos del sitio de trabajo. legal. y por otra. Contiene documentos provenientes de archivos activos por haberse realizados sobre ellos el trabajo. según las leyes internas de la empresa. El Archivo Central se define como una unidad que administra.ARCHIVO CENTRAL. en otras palabras por valor cultural y patrimonio histórico. ARCHIVO HISTÓRICO. Contiene documentación que contiene información sobre acciones pasadas utilizados muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico e histórico. RECOMENDACIÓN: es recomendable generar una continuidad en cuanto al manejo de la continuación de la segunda fase del ciclo archivístico dado que allí se concentraran los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva. custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo. permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas. dado el valor que adquiere para la investigación. RECOMENDACIÓN: Disposición y organización final de la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos. debe conservarse permanentemente. la ciencia y la cultura. de acuerdo con los textos legales en vigor. 9 .

en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos ( simples y cronológicos) Alfabéticos (onomásticos . Viajes Nacionales. Es importante resaltar que el sistema de ordenación está subordinado a las características de cada serie. Ejemplo: GRUPO 1. El grupo 1 podría subdividirse en un subgrupo 1. 2. 111. Ejemplos: NUMÉRICOS: 1. Este. para efectuar tales propósitos. Ordinal: este sistema de ordenación es quizás el más fácil de aplicar. toponímicos y temáticos) Mixtos o alfanuméricos.ORDENACION DOCUMENTAL. Montaña. 3.1 lo podríamos clasificar en: 110. Norte. En cuanto a la ordenación documental debe hacerse a partir de las series documentales. Si subdividimos el subgrupo 1. consiste en disponer los documentos de forma consecutiva. Costa. quedando de la siguiente forma: 1. Interior. 10 . progresivamente obedeciendo a la numeración que los identifica. Viajes al Extranjero. Viajes de Empresa.

04. segundo apellido. Onomásticos: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por grandes periodos de tiempo. ALFABETICOS: 1. ACOSTA BEJARANO. expedientes académicos de alumnos. en este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido. José. Representaría la documentación relativa a: Viajes Nacionales --> Costa --> Norte. 11 . MARTINEZ. 2. Ejemplo: consecutivo de correspondencia despachada cuya ordenación se puede representar así: 2002. 04.04. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series. y el nombre para finalizar. se debe tener en cuenta el año. seguido del mes y por último el día. historias clínicas. 02 2002. 03 2002. el código 110. 28. Oeste Es decir. 01 2002. 04. 2002.112. 04. CRONOLÓGICO: Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo a la fecha con que la documentación a sido tramitada. 03. 1. Ejemplo: historias laborales. Pedro.

Cesar. Informes. Ejemplo: Estadísticas. Órdenes de pago. Ejemplo: se ordenaran por nombre de los departamentos las unidades de conservación que contengan los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el ministerio de interior y de justicia a las gobernaciones: Amazonas. departamento. 12 . Informes de control. este tipo de ordenación puede basarse en el país. siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajusta a la documentación y necesidades administrativas. Boyacá. Arauca. municipio. etc. localidad..TOPONIMICOS (ALFABETICOS GEOGRAFICOS): Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. TEMATICO: Se ordenan las series y Subseries por el asunto o tema de su contenido. Cauca.

Susana 2001 TORRES GODOY. 24125767 GÓMEZ LÒPEZ. Luis Mario. Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios. en este sistema de ordenación. así: 2001 MONROY LOPEZ. Ordinal Cronológico: Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones. Por ejemplo: en la oficina de Secretaría General: SG-01 Actas SG-01-01 Actas Consejo Directivo SG-02 Acuerdos SG-04 Informes De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie. como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos. Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora. Ejemplo: los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista. permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales. así: 13 . seguido de los dígitos de series y subseries. siempre estarán asociados.SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS: ALFANUMERICO. los datos no serán separables. Guillermo Se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). Juan 24345678 ACOSTA ROJAS. Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico. Acuerdos y Decretos).

01.0001 2002. 31 0003 2002. 04. 02. 31 0002 2002. 14 . 03. 02 0004 2002. 01.

Se deben describir factores internos y externos. facilitando información como procedencia. Se adoptara una sola política descriptiva para el fondo documental. que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos normalizados. inventarios. las cuales son indispensables para una buena descripción de las series documentales. De esta manera el archivista. volumen. al iniciar el proceso de descripción en un fondo documental. Estos pasos son importantes porque nos permiten conocer el documento y la institución productora y a la vez determinar las características internas y externas más sobresalientes. Las guías nos permiten describir el fondo a nivel general reflejando sus secciones y temáticas.DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. debe seguir ciertos pasos primordiales. además de su localización en el espacio físico. catálogos). su debida clasificación. cantidad y series que custodia. índices y catálogos. bases de datos. y un análisis que permita determinar tanto su valor archivístico como su origen. todo esto sin depender del archivista. Podemos especificar descripción como aquel proceso que busca transmitir la información y los rasgos más destacados presentes en un documento a través de una idea general. formas e indicando el contenido de las series. Es recomendable que para realizar un programa descriptivo debemos tener en Cuenta cuatro elementos fundamentales: La descripción de los documentos debe ser concreta. Lo anterior es logrado por el archivista a través de distintos instrumentos descriptivos como guías. fechas extremas. breve y contener las ideas básicas. además permiten al archivista conocer el contenido. producto del análisis y la síntesis. Se desarrollara el sistema descriptivo de manera que el usuario pueda buscar por si solo la información (ficheros. origen funcional. formatos. Estos instrumentos tienen una doble misión que radica en crear un contexto que permita orientar al usuario que ingresa por primera vez a un archivo y facilita la búsqueda a los que ya lo conocen. 15 . como la recolección del material.

junto a una fácil adaptabilidad a cualquier tipo de archivo. formatos. la cual consiste en un conjunto de reglas generales encaminadas a asegurar la creación de descriptores coherentes. serie. o pieza documental cuyo detalle queda sujeto a la disposición del archivista. volumen. centrándose en la procedencia. además de una descripción que puede ser a nivel de fondo. el origen funcional. con información substancial exhaustiva. apropiados e comprensibles por sí mismas. El índice es un instrumento que brinda información en forma extensa la cual nos permite localizar diversos datos de tipo geográfico. en ellos se incluyen la procedencia. lugares. Este instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por medio de palabras de personas. En este instrumento la descripción es pieza por pieza. La Lista de Remisión tiene la gran ventaja de ser modificada de acuerdo a las necesidades del fondo o con aquellas características que el archivista desea manifestar. Se compone de un número de orden que indica la cantidad de documentos custodiados por una serie. Otro instrumento descriptivo que ha surgido a nivel mundial es la Norma Internacional General de Descripción Archivística. También pretende facilitar la recuperación y el intercambio de información entre archivos. fechas. o cronológicos entre otros. la signatura que lo ubica en el espacio físico. normalizar 16 . la clase y tipo documental. una casilla para contenido en donde se anota un resumen del documento. por ser un instrumento muy sencillo el cual proporciona información concreta. lugares o temas que lo remitirá a una signatura topográfica. personas y asuntos que figuren en él.Los inventarios son instrumentos que se levantan una vez que la documentación está organizada y ordenada. Su principal función es comprobar la existencia o ausencia de un documento. Por último se encuentran los catálogos que ponen su aplicación en el contenido del documento a un alto nivel de detalle. además permite realizar recuentos del fondo y garantizar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos a través de la signatura topográfica. Otro instrumento que está ganando mucha aceptación en el campo archivístico es la Lista de Remisión. las fechas. tanto de sus caracteres internos como externos. onomástico. otra casilla para anotar las fechas extremas y finalmente una en donde se indica el número de folios.

respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que provienen y en ese fondo en su lugar de origen. secciones y series. que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa reglamentados por la misma norma de procedimiento. La sección es la primera división en que se ordena un fondo. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias. Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo. El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona. conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo. es decir. no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora. es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. Se basa en las ordenaciones y rangos administrativos de la institución con base en el organigrama funcional de la misma.los encabezamientos autorizados y posibilitar la integración de descriptores de diferentes archivos en un sistema unificado de información. se refieren a un tema específico. llegando hasta su grado inferior. La serie es la división de una sección. conservar el orden establecido por la persona física o moral que creo los documentos. las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo. 17 . CLASIFICACION ARCHIVISTICA. El cuadro de clasificación se organiza por fondo.

se separarán y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Ejemplo: 18 .PASOS A SEGUIR: Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental. siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series. Los documentos propios de cada dependencia. subseries y tipologías documentales en cada dependencia.

manuscritos. clips. cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro físico. AÑO. ganchos de grapadora. generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado. Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente. sobres de correo. recortes de prensa.Ordenación La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológico o numérico. Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA. MES. Preparación Física Las carpetas deben ir con la documentación completa. notas marginales. 19 . material bibliográfico. formatos sin diligenciar. donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación. autoadhesivos. estar primeramente seleccionadas sin borradores. documentos duplicados.

requisitos.y que ya se encentran en desuso o desactualizados (de encuestas. de estudios. Resoluciones) si bien es cierto que estos documentos son un apoyo muy valioso para la gestión de muchas unidades pues orientan e informan sobre los procedimientos. no se organizan por tanto de la misma 20 . Circulares. Decretos. Acuerdos.Legalmente debe preservarse durante determinado tiempo . La depuración consiste a la vez en seleccionar y destruir determinada documentación". Portafolios de publicidad de empresas privadas (ofreciendo productos.Es necesaria para ser consultada Es recomendable conocer el plazo de retención de los documentos y la necesidad de consulta. formas de adelantar aspectos de la gestión . congresos. eventos.DEPURAR. bienes y servicios). Sólo se debe guardar en el archivo la documentación que: . Consultando los auxiliares anualmente se podrá determinar qué documentos pueden destruirse. Siempre y cuando estos documentos son se encuentren asociados a contratos u órdenes contractuales. "La depuración dentro de la administración documental" determina: esta fase consiste por un lado en seleccionar testimonios documentales que después de su utilidad administrativa reúnan valores que por su carácter pueden considerarse como históricos. DEPURACIÓN DE DOCUMENTACIÓN VENCIDA Depurar un archivo significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria (vencida). seminarios. Las clases más usuales de documentos depurables son: Formatos en blanco –no utilizados. para surtir trámites). En ese mismo proceso se registra la documentación que quedará en el archivo para que no sea necesario en el futuro volver a revisarla. y del otro. cada oficina y/ o unidad debe tener absoluta claridad respecto a que estos documentos no se registran en la Tabla de Retención Documental (TRD). Copias de normatividad interna y externa (Leyes.

se destruirán mediante el picado manual o con máquina en caso de ser ello posible. mensual. es imprescindible que las unidades de archivo de sede (División o Sección) asesoren a las oficinas y unidades de la sede en el procedimiento de identificación de documentos depurables. que la oficina y/ o unidad se encuentre adelantando el procedimiento de aplicación de TRD. tarjetas de felicitación). Asesoría: En razón a la novedad del proceso de organización de archivos de oficina con base en las TRD. Fotocopias de artículos y extractos de libros duplicados varias veces. Responsabilidad de efectuar la depuración: Lo normaliza el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación de Colombia y no requiere autorización del Comité de Archivo ni de otra oficina. pueden utilizarse para impresión de borradores por su cara limpia en las mismas oficinas (como 21 . b) Si los documentos solo ocupan una cara de la hoja. La Unidad de Archivo de Sede debe identificar las clases de documentos facilitativos y/ o depurables más comunes en las oficinas de la Sede e incluir en sus estadísticas los volúmenes de estos que se identifiquen y traten a lo largo de la aplicación de TRD. Es requisito indispensable para efectuar depuraciones de documentos. semestral o anualmente por el jefe y/ o director y el personal de la oficina para seleccionar cuáles de ellos han perdido vigencia y por tanto valor para la consulta y pueden ser destruidos. deben ser revisados periódicamente Ej. Disposición de los documentos depurables: Los documentos carentes de todo valor (depurables) pueden ser objeto de dos acciones: a) Si se encuentran escritos o usados por sus dos caras. Documentos de carácter social (invitaciones. Documentos en borrador cuya versión definitiva se encuentre en alguna (s) de las series de la oficina.manera que los Archivos de Gestión y lo más importante.

pero si de un control por parte de la misma unidad u oficina. La destrucción de documentos facilitativos o de apoyo no requiere autorización de Comité ni de la Sección de Archivo. ocupando valiosos espacios (estanterías. estas destrucciones sean asesoradas por la Sección de Archivo a efectos de evitar que erróneamente se eliminen documentos de TRD y garantizar que las oficinas y funcionarios comprendan correctamente cual es el concepto de los documentos facilitativos. cajas) en detrimento de mejores condiciones para los documentos de gestión de las unidades y legando un problema de dimensiones exorbitantes a las unidades de archivo. (aislante entre el gancho de cosedora o clip y los documentos). generando gastos innecesarios (carpetas. DOCUMENTOS FACILITATIVOS. Para este uso se recomienda antes de la reutilización trazar líneas con lápiz o esfero en la cara escrita del documento a efectos de evitar que se confundan con documentos de la unidad u oficina y sean fácilmente identificables como papel de reciclaje.papel reciclado) o para elaborar laminas de protección para el grapado de los documentos de gestión. Para este control la Unidad Nacional de Archivo enviará el instrumento respectivo. 22 . Es conveniente que hasta tanto dicho instrumento no sea definido. archivadores). Importancia del procedimiento de depuración documental La depuración es un procedimiento indispensable para la racionalización en la conservación de documentos de las oficinas ya que la ausencia histórica de una tradición y disciplina de selección y destrucción de documentos informativos y de mera consulta ha llevado a la recolección de extensos volúmenes de estos documentos.

LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN.Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes.Eliminar el material metálico: clips. materiales de almacenamiento y la salud de los funcionarios. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave. dado que la aplicación de técnicas y productos inadecuados pueden generar un daño mayor sobre los soportes. . las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. etc. Por esta razón los custodios del archivo siempre deben conocer el efecto que cualquier sustancia y procedimiento pueden generar sobre los soportes. legajadores. ganchos de cosedora.Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora. telas de algodón. iluminación e higiene. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros. sean abordados por profesionales y personal debidamente capacitado en el campo de la conservación del patrimonio. Se hace necesario que estos temas y las actividades derivadas de ellos. En su defecto puede emplearse un 23 . . . Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación. brochas.LIMPIEZA. utilizar la brocha de cerdas suaves. tomos y demás encuadernaciones. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente. se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. Eliminación de material metálico Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. . Estas actividades se inclinan por el control de las cargas de polvo y de contaminantes biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. bayetilla. gorra. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos. mascarilla y guantes.El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol.

24 .fragmento o trozo de papel. como barrera entre el material metálico y la documentación. .Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

) y controlar la calidad. Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento. circulares. que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. TRD. En el caso de series documentales complejas 25 . La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En el caso de series documentales simples (acuerdos. resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta. tomo o legajo. En fondos acumulados. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico. etc. entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. Requisitos para la foliación: La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. legajo. En fondos acumulados. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original. formatos de control de préstamos. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. es decir. se hará igualmente depuración. TVD) y de consulta (inventarios. decretos. El orden original más común es el orden cronológico. la foliación es requisito necesario para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundario (archivo central al archivo histórico).FOLIACIÓN Tiene dos objetivos principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta. catálogos). Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes. la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios. De otra parte. guías.

Se debe numerar de manera consecutiva. 26 . Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. y sin alterar membretes. ó bis. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco. aún cuando estén plegados. asunto. dibujos. Procedimiento para realizar foliaciones: 1. que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde. sin omitir ni repetir números. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado. por las máquinas reprográficas.. mapas. procesos jurídicos). 3. fechas y otros datos que se consideren pertinentes. historias laborales. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda. es decir. título. C. 2. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. B. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño. sellos. etc. 5. textos o numeraciones originales. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A. en la mayoría de los casos. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.(contratos. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 7. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble. investigaciones disciplinarias. colores. Los planos. 6. cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta). tipo HB ó B. 4.

Las radiografías. asunto. tipo HB ó B. correspondiendo un número para cada una de ellas. título. al igual que otras características: tamaño. dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. periódicos. fecha y otros que se consideren pertinentes. color. debe utilizarse pegante libre de ácido). fecha y otros datos que se consideren pertinentes. título.) que ya vienen empastados. color. asunto y fecha de los mismos. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título. tomos.8. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja. diapositivas. puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia. boletines. 11. título. de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja. tamaño. 12. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja. la cantidad de folios o páginas que contiene. título. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 9. color. 10. a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. asunto. negativos o documentos en soportes similares. 27 . foliados y/o paginados de fábrica. a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas. etc. dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos. legajos. año y número total de páginas. dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja. asunto. utilizando lápiz de mina negra y blanda. libros de contabilidad. Los anexos impresos (folletos.

dibujos. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico. discos digitales –CD´s-. en el área de notas del instrumento de control o de consulta. 14. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos. evitando tachones. 15. 19.13. ésta se anulará con una línea oblicua. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes. protección de fotografías. etc. cuando haya más de una. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales. tipo HB o B. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda. se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una. 28 . se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. videos. o para evitar migración de tintas por contacto. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora. Si por el contrario. proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). deberá refoliarse toda la unidad de conservación. se retirarán. cuyos folios estén sueltos y en blanco.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen. Si existen errores en la foliación. grabados u otros. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste. 18. disquetes. pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. en caso contrario. 16. 17.

videos. Para finalizar se deberá indicar cuál es la medida de unidad empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos. Fechas extremas: corresponde a la fecha inicial y final del expediente. esta unidad de medida se utiliza única y exclusivamente cuando no se puede cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos. si el inventario se refiere a todo el fondo o a algunas secciones o solo a las series documentales. Para el caso de las instituciones se debe registrar el nombre de la entidad que se está describiendo. esto por ser los más comunes. películas. este se refiere al tipo de material empleado para resguardar la información: microfilmes. expedientes. 6. Titulo: es el nombre del archivo. expedientes y cajas (señalar tipos y medidas de las cajas). se puede citar día. fotografías. o bien para convertir al sistema métrico decima. Nivel de descripción: se refiere a la necesidad de indicar que al archivo cuenta con otros instrumentos de descripción como son guías. familia o persona) que ha producido.INVENTARIO DOCUMENTAL. su historia o la historia del fondo. mes y año o solo los años inicial y final de la documentación. lugares y fechas extremas de su documentación. papel. cabe resaltar la utilización de la unidad de medida denominada metros lineales de documentación. 4. compactos. Una vez se han desarrollado esta serie de parámetros cabe advertir que la utilidad del inventario es doble: 29 . 5. Nombre del productor: es cualquier entidad (institución. Signatura/código de referencia: son los códigos asignados a los países para identificarlos en el contexto internacional. no es una unidad de medida obligatoria para cuantificar el volumen documental. archiveros o gavetas que integran un archivo. las cantidades antes descritas. cajas. sección o serie documental. 2. reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional. Volumen y soporte: en cuanto al soporte del documento. 3. De acuerdo con la norma internacional de descripción archivística el inventario debe establecer seis elementos esenciales: 1. fondo o colección. catálogos (impresos o en bases de datos). Además se debe se debe explicar en una presentación o introducción. etc.

transferencias (inventario de transferencias). garantizar la localización y uso de los documentos que integran los archivos a su cargo.Informar acerca del documento y la localización del mismo además de ser un instrumento de de control de la documentación. o baja documental. los mismos lineamientos establecen los diferentes tipos de inventarios documentales como los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo luego que permiten su localización (inventario general). Las recientes instrucciones legales en materia de organización de archivo establecen entre otras obligaciones. 30 .

. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cts. tomos. carpetas.Tamaño. recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. . Las unidades de conservación más comunes que se encuentran en los archivos son: paquetes. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a manera de caja y espigo).z. y/o adhesivos. permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos. legajos. Elaboradas en cartón corrugado.. La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación. como cajas y carpetas las cuales tienen la siguiente regulación: Cajas. ancho 40 cts.Capacidad. . Adicionalmente. a-. El archivo general de la nación recomienda que estas unidades de conservación no se utilicen solo en el momento de una transferencia sino que su utilización sea la de conservar documentación también en los archivos centrales e históricos.5 cts.ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN. 2. 1. La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados. cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón. 31 . cintas. fuentes de deterioro para la documentación.Materiales. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. cada una de estas unidades de conservación se prepararan de una manera especial para la transferencia documental. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón. y profundidad 12.

. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales.Identificación. con los siguientes datos generales: CODIGO (de la entidad) _____________________________ FONDO _________________________________________ SECCION___________________________________________ SUBSECCION_______________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N° __________ N° CONSECUTIVO _______________ N° CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________ 32 .

con los siguientes datos: FONDO ________________________________________ SECCION ______________ SUBSECCION____________ SERIE _________________ SUBSERIE________________ N° DE FOLIOS ___________ N° DE CARPETA _________ N° DE CAJA _____________ 33 . En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios. o en su defecto. Cartulina libre de acidez (neutra).Diseño. en la esquina superior derecha.Carpetas . cartulina bond (blanca).Identificación: Se realizará sobre la solapa. . . Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación.Material. garantizando la adecuada protección de los bordes. la separación deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.

Archivador vertical: mueble con gavetas expresamente diseñado para colocar en forma ordenada carpetas colgantes que contienen documentos. 3. adosado al suelo y/o paredes elaboradas en metal. Generalmente se utilización carpetas colgantes diseñadas para archivador rodante en las cuales se depositan carpetas tipo “manila o fibra”. los cuales permiten su desplazamiento horizontal. con travesaños y entrepaños desmontables y ajustables unidas entre sí por medio de tornillos. 2. Archivador rodante: serie de estanterías paralelas entre sí montadas sobre rieles. 34 . 1. Estantería: mueble fijo.MUEBLES UTILIZADOS EN LA LABOR DE ARCHIVO.

foliar según políticas institucionales. Identificar la carpeta con el nombre que aparece en la tabla. cajas. 4. Rotular la carpeta cuando entre al archivo central 7. pegado en las esquinas. y cubierto con papel contac transparente o con stickers hechos mediante aplicación informática. 4 numeral 7”. fotocopia. Rotular o marcar las carpetas. ya sea vertical u horizontalmente de acuerdo a la orientación de lectura. Rotulación de ley del legajo interno en el archivo central. las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación “la rotulación de cajas se da con base al acuerdo 042 de 2002. Puede hacerse con rotulo impreso en papel. pero siempre evitando utilizar el centro de la carpeta que es donde va el rotulo estándar. Legajar los documentos en la carpeta desde el primer momento que se abren. 5. 2.ROTULACIÓN. 3. 6. 1. Depurar el expediente según políticas institucionales: consiste en sacar documentos repetidos o que hayan perdido su vigencia. Principio de procedencia: se trata de que todos los expedientes o carpetas lleven en el rotulo el nombre de la dependencia productora con el fin de que sean conservados al fondo al que naturalmente pertenecen cuando sean trasladados a cualquier otro archivo. 35 . art.

36 .

Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la entidad. De ser pertinente. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales. Archivo Central. Código. a su eliminación. también se listarán la Subseries correspondientes. Serie.INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCION Entidad Productora. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Hoja _ /_. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. 37 . siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad. Retención. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja. Es el archivo de las oficinas productoras. una vez finalizados su trámite. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados. Disposición final. resultado de la valoración con miras permanentes. emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. selección por muestreo y/o microfilmación. sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Oficina Productora. Archivo de Gestión. Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen. entre otros. es decir. temáticos. procedimientos y políticas de la entidad productora. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo. desarrollo. CUADRO DE SECCIONES Y SUBSECCIONES: CODIGO SECCION 1 Junta Directiva 2 Gerencia 3 Auditoria 4 Direccion desar Producto SUBSECCION Asistencia de Gerencia Escalado y Patronaje 5 Direccion de Operaciones 38 . Microfilmación: Técnica que permite. Selección. Procedimientos.Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente. la ciencia y la cultura. son Patrimonio documental de la sociedad que los produce. numéricos. utiliza y conserva para la investigación. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos. topográficos. microfilmación y eliminación. estructura. la ciencia y la tecnología. Asimismo. cronológicos. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Eliminación. entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo. legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación.

CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES. 1 60 Fichas Tecnicas 1 2 3 70 Indicadores de Gestion 1 80 Memorando 90 Nomina 1 100 Ordenes 1 2 110 Plan de Consigacion 1 120 Proveedores 1 2 130 Solicitudes 1 2 140 Traslados 1 2 *Facturas de Venta *Muestras Fisicas *Porveedores *Satelites *Lista de Precios 10 15 5 10 1 5 *Contrato de Prestamo *Compra *Produccion *Remision por el almacen *Insumos Nacionales e Internacionales *Maquinaria *Insumos *Sesgo *Bodega *Puntos de Venta 1 1 1 1 5 5 5 5 1 5 1 5 39 .

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ÁREA DE PRODUCCIÓN COD: 203. 203 Produccion CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS RETENCION AG AC 1 5 N°: 01 DE: DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E 70 Indicadores de Gestion 1 *Lista de Precios *Subseries MS series TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S. ÁREA DE COORDINACIÓN DE SATÉLITES COD: 204. 204 Coordinacion de Satelites RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 30 Cuenta de Cobro 1 5 1 *Punto de Venta 2 *Produccion Satelite 10 Costos de Produccion 1 5 1 *Control Orden de Compra 20 Control de Descargue 1 5 110 Plan de Consignacion 1 5 1 Remision por el Almacen N°: 02 DE: 02 DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X X X X *Subseries MS series 40 .A OFICINA PRODUCTORA: Cod. ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S.A OFICINA PRODUCTORA: Cod.

ÁREA DE DIRECCIÓN DESARROLLO DE PATRONAJE COD: 202. ÁREA DE DIRECCIÓN DE OPERACIONES COD: 206.A OFICINA PRODUCTORA: Cod. 202 Direccion Desarrollo de Patronaje RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 60 Fichas Tecnicas 1 *Muestras Fisicas 1 5 2 *Proveedores 3 *Satelites N°: 01 DE: 01 DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X *Subseries MS series 41 . ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S. 206 Direccion de Operación RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 40 Devoluciones 1 *Boutiques 1 5 2 *Satelites 3 *Remisiones 50 Facturas 10 15 1 *Factura de Venta 100 Ordenes 1 5 1 *Compra 2 *Produccion 130 Solicitudes 1 5 1 *Sesgo 2 *Insumo 140 Traslados 1 5 1 *Bodega 2 *Puntos de Venta *Subseries MS series N°: 01 DE: 01 DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X X X X X TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.A OFICINA PRODUCTORA: Cod.TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S.

. .TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES El objetivo de las transferencias documentales es el de consignar los documentos del archivo de gestión al archivo central.Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. y de este al histórico. custodia.Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. .Solucionar. El Departamento de Administración de Documentos . Las transferencias documentales nos permiten: .Garantizar el acceso a la información. consignando las fechas extremas y el número de legajos. conservación y difusión del patrimonio documental de la institución. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series.Concentrar la información útil.Archivo General en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación. Subseries y unidades documentales. . en las mejores condiciones de conservación. 42 . a nivel físico y funcional. el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.Guardar con precaución o definitivamente la documentación. . todo esto de aprobación con los plazos establecidos en las tablas de retención documental. ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

serie y anexos a esta. Además se dejan claros ciertos conceptos importantes en cuanto al manejo de archivo su uso y conservación. 43 . características generales y la correcta forma de implementar cada uno de los formatos exigidos por ley para el mejoramiento del trabajo en archivo. Dada la necesidad que tiene la compañía en cuanto al manejo y organización documental se ha generado este manual para lograr así la optimización del proceso documental desde su creación hasta su eliminación o conservación dada la importancia de cada tipo documental. Siempre y cuando se siguán las reglamentaciones pertinentes es seguro que el trabajo del archivador será mucho mas efectivo y eficiente dado el compromiso adquirido y el grado de responsabilidad que implica esta labor.CONCLUSIONES.

ACTA DE CREACION DE COMITÉ DE ARCHIVO. para el desarrollo de las funciones de la Entidad. responsable de definir las políticas. Que según lo previsto en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos. Que en relación a lo anteriormente expuesto. El coordinador general del área de archivo En uso de sus facultades legales y en especial de las que se le confieren.El Comité de Archivo de la COMPAÑÍA PINTOS S. conformado como un grupo asesor de la alta dirección. El Coordinador del Grupo de Archivo. creación y fusión de Grupos de Trabajo. CONSIDERANDO Al coordinador de área de archivo le corresponde crear y organizar los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios. 44 . la compañía PINTOS S. expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo N° 07 de junio 29 de 1. quien hará las veces de Secretario del Comité El gerente general El coordinador de la dependencia de archivo y administración Técnicos en organización de archivos Además. programas y normas archivísticas de la Entidad. RESUELVE: PRIMERO: CONFORMACIÓN.. se hace necesario actualizar su conformación y funcionamiento. (Agosto de 2011) Por la cual se actualiza y reglamenta el Comité de Archivo de la compañía PINTOS S.A estará conformada por las siguientes dependencias.A creó y reglamentó el funcionamiento del Comité de Archivo de la Entidad.A. dadas las modificaciones a la estructura orgánica de la Entidad como consecuencia de la eliminación. Que dicho Comité.994. podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las reuniones correspondientes.

ARTÍCULO QUINTO. ejercerá la secretaría. Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del Comité en la siguiente reunión. Orientar los procesos de consulta y atención al usuario para garantizar los derechos fundamentales de acceso a los documentos y a la información. etc.FUNCIONES DEL SECRETARIO. eliminación. Presentar al Comité los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de programas de gestión documental. FUNCIONES DEL COMITÉ. Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del Comité 45 ... REUNIONES. TERCERO. Comunicar a los integrantes del Comité las convocatorias a las reuniones del mismo. Aprobar los procesos de transferencias documentales primarias y secundarias de los archivos de gestión al archivo central y del archivo central al Archivo General de la nación. Tablas de Retención. SECRETARIO DEL COMITÉ. transferencias. Promover la actualización permanente en todos los procesos relacionados con la administración documental. El Comité tendrá un secretario quien será la persona encargada del Grupo de Archivo. valoración de fondos documentales acumulados. Servir de instrumento de apoyo en la toma de decisiones por parte de los funcionarios encargados del manejo de archivos.Son funciones del Comité de Archivo de la Superintendencia de Sociedades las siguientes: Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la administración documental de la Entidad. El Comité se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando las necesidades así lo requieran y sea convocado por el Secretario General. la persona que el presidente del Comité designe. A falta de ésta persona. responsabilidad y manejo de archivos. Coordinar los programas de gestión documental. Aprobar los ajustes y actualizaciones a las tablas de Retención Documental de la Entidad . racionalización de la producción de documentos. Son funciones del secretario: Preparar el temario de las reuniones.SEGUNDO. CUARTO. con la producción y el manejo de la información.

SEXTO. a GERENTE GENERAL GILBERTO MURILLO RAMIREZ Tramite: 000001 Dependencia: 001 46 . La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. VIGENCIA. C. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá D.

FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: ____________________ ENTIDAD REMITENTE: ___________________________________________ ENTIDAD PRODUCTORA: _________________________________________ AÑO UNIDAD ADMINISTRATIVA: _______________________________________ OFICINA PRODUCTORA: _________________________________________ OBJETO: ______________________________________________________ REGISTRO DE ENTRADA MES DIA No T FECHAS EXTREMAS NUMERO DE ORDEN GODIGO NOMBRE DE LA SERIE. SUBSERIE O ASUNTOS INICIAL FINAL UNIDADES DE CONSERVACION CAJA CARPETA TOMO OTRO NUMERO DE FOLIOS SOPORTE FRECUENCIA DE CONSULTA NOTAS ELABORADO POR: ____________ ENTREGADO POR: ___________ RECIBIDO POR: ____________ CARGO: ____________________ CARGO: ___________________ CARGO: ___________________ FIRMA: ____________________ FIRMA: ____________________ FIRMA: ___________________ LUGAR: _________ FECHA: _____ LUGAR: ______ FECHA: _______ LUGAR: ________ FECHA: ___ 47 .

DESCRIPCION DE LA DOCUMENTACION A CUMPLIMENTAR POR LA UNIDAD REMITENTE A CUPLIMENTAR POR EL ARCHIVO GENERAL No ORDEN CODIGO CLASIFICASION DESCRIPCION FECHAS EXTREMAS SIGNATURA OBSERVACIONES JEFE DE LA UNIDAD (FIRMA Y SELLO DE LA UNIDAD REMITENTE) RECIBI: FECHA: (FIRMA Y SELLO DEL ARCHIVO GENERAL) 48 . DATOS DE LA UNIDAD REMITENTE unidad seccion nombre del responsable telefono coordinado de archivo B.FORMULARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMETOS A. DATOS ADMINISTRATIVOS numero de unidades transferidas fecha de transferencia (a complementar por el archivo general) codigo de la unidad remitente numero de transferencia numero de registro C.

. ALBERCH I. Manuel. A. 1997. . 2ª edición actualizada. Normalización de la Gestión Administrativa.G. Terminología archivística propuesta por el Grupo Iberoamericano. 1992. . Archivo General de la Nación de Colombia y Ministerio de Educación y cultura Hacia un diccionario de terminología Archivística.BIBLIOGRAFIA. Santafé de Bogotá. Manual de Selección Documental.N. Documento de Trabajo en desarrollo del Proyecto de Normatividad Básica del Archivo General de la Nación.. Santa fe de Bogotá. Ramón. VAZQUEZ. "El tratamiento de la documentación activa y semiactiva. . FUGUERAS. 49 . .

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