Introductie Pyramid Principle

Ideen organiseren zich vanzelf in groepen

meer laars meisje potlood paleis spoor boek suiker bord kangeroe benzine fiets olifant tandpasta

Alleen georganiseerde ideen zijn te bevatten en te onthouden

appels boter melk kiwi sla eieren druiven wortels

boodschappen

fruit

groente

zuivel

appels

druiven

kiwi

sla

wortels

melk

eieren

boter

Creer je presentatie met The Pyramid Principle en verander de wereld

Organiseer je ideen in een Storyboard Controleer je Storyboard op relevantie en logica Werk je Storyboard uit tot een presentatie

Organiseer je ideen in een Storyboard

Start je verhaal vanuit n centrale Boodschap Stel n vraag over je Boodschap Bouw je Storyboard op met uitspraken Maak een pakkende intro Maak een spannend verhaal

Tekst volgt de gedachtegang van de schrijver

Van: Aan: Onderwerp: Willem Jeanine Projectoverleg

Jeanine, Karel belde om te zeggen dat hij om 15.00 uur vanmiddag niet bij het projectoverleg kan zijn. Jan vindt het geen probleem om later te starten of de bespreking uit te stellen naar woensdag of donderdag, maar pas vanaf 10.30. Joost is pas dinsdagavond terug uit Frankfurt. De vergaderzaal is woensdag geboekt, maar donderdag vrij. Donderdag om 11.00 uur lijkt de beste tijd. Kun jij dan ook? Groet, Willem

Tekst volgt informatiebehoefte van het publiek

Van: Aan: Onderwerp: Willem Jeanine Projectoverleg naar donderdag 11.00 uur

Jeanine, Kunnen we het projectoverleg uitstellen naar donderdag 11.00 uur? Dan zijn Karel en Joost allebei aanwezig. Jan heeft geen bezwaar tegen uitstel. Bovendien beschikken we donderdag over de vergaderzaal. Groet, Willem

Klassiek advies volgt gedachtegang maker

1. Inleiding: Wat te doen?

2. Dit is er aan de hand

3. Dit is de oorzaak

4. We kunnen X bereiken Hoe?

A1

B1

C1

A2

B2

C2

A3

B3

C3

Piramidaal advies zet de boodschap voorop

We kunnen X bereiken Hoe? A3 Waarom? A1 A2 B3 Waarom? B1 B2 C3 Waarom? C1 C2

Voorbeeld advies in piramidevorm

Maandagbestelling kan met minder kosten Hoe? Breng bezorgkosten omlaag Maak sorteerproces efficinter Reduceer sorteervolume mmm

Organiseer je ideen in een Storyboard

Start je verhaal vanuit n centrale Boodschap Stel n vraag over je Boodschap Bouw je Storyboard op met uitspraken Maak een pakkende intro Maak een spannend verhaal

Vraag-antwoorddialoog: wat-vraag

Er zijn 3 opties om de kosten van de maandagbestelling te verlagen Welke? Bezorging schrappen Bezorging uitbesteden Sorteerproces vereenvoudigen

Vraag-antwoorddialoog: waarom-vraag

De kosten van de maandagbezorging moeten verlaagd worden Waarom? Omdat de maandagbezorgingverliesgevend is Omdat het postvolume op maandag blijft dalen Omdat we de maandagbezorging niet mogen schrappen

Vraag-antwoorddialoog: hoe-vraag

De kosten van de maandagbezorging kunnen verlaagd worden Hoe? Verlaag de bezorgkosten Sorteer efficinter z Reduceer sorteervolume

Stel over iedere uitspraak in je Storyboard n vraag

Hoe? Hoe?

Maandagbestelling kan met minder kosten Maak sorteerproces efficinter Hoe? Reduceer sorteervolume

Breng bezorgkosten omlaag Vervang vaste kracht door freelancer Hoe? Verschuif processen van dure naar goedkope uren Hoe?

Hoe?

Besteed uit aan bestaand alternatief netwerk Waarom?

Verwerk importdiensten op dinsdag ipv maandag Waarom?

Reduceer overloop van vrijdag en zaterdag Hoe?

Verkort deelprocessen A, B, C Hoe?

Schrap deelprocessen D, E, F Waarom?

Organiseer je ideen in een Storyboard

Start je verhaal vanuit n centrale Boodschap Stel n vraag over je Boodschap Bouw je Storyboard op met uitspraken Maak een pakkende intro Maak een spannend verhaal

Zet in ieder vakje van je Storyboard een uitspraak

Maandagbestelling kan met minder kosten Breng bezorgkosten omlaag Besteed uit aan bestaand alternatief netwerk Vervang vaste kracht door freelancer Maak sorteerproces efficinter Reduceer sorteervolume Reduceer overloop van vrijdag en zaterdag

Verwerk importdiensten op dinsdag ipv maandag

Verschuif processen van dure naar goedkope uren

Verkort deelprocessen A, B, C

Schrap deelprocessen D, E, F

 dat is veel duidelijker dan themas!

Maandagbestelling

Bezorgkosten

Sorteerproces

Sorteervolume

Alternatief netwerk

Freelancers

Importdiensten

Overloop

Herinrichten processen

Inefficinte deelprocessen

Overbodige deelprocessen

Stem je boodschap af op je doel en je Publiek

Publiek Wie wil ik overtuigen?

Doel Wat wil ik bereiken?

Boodschap In 1 zin de kern van het verhaal

Formuleer de Situatie
Zet je Boodschap in een herkenbare context Roept geen tegenspraak op bij je publiek Is bekend weinig toelichting nodig Bakent Boodschap precies af

Formuleer de Complicatie
Maak je Boodschap relevant voor je publiek Schets het probleem dat je Boodschap oplost Of: de kans die jouw Boodschap benut

Intro presentatie maandagbestelling

Situatie Post wordt 6x per week bezorgd Complicatie Maandagbezorging is niet rendabel maar mag niet worden afgeschaft Boodschap Maandagbezorging kan met minder kosten

Intro voortgangsrapportage presentatie maandagbestelling

Situatie Complicatie Werving freelancers loopt achter Project maandagbestelling loopt Hoofdkantoor wil pilot in 2 areas ipv 1 Pilot had besparing xx moeten opleveren Boodschap Dit gaan we er aan doen

Dat vergt grote extra inspanning Besparing valt 20% hoger uit dan verwacht

Organiseer je ideen in een Storyboard

Start je verhaal vanuit n centrale Boodschap Stel n vraag over je Boodschap Bouw je Storyboard op met uitspraken Maak een pakkende intro Maak een spannend verhaal

Geef je verhaalelementen drama mee

Situatie: concreet, herkenbaar, geen discussie Complicatie: voelbaar probleem, rele kans Boodschap: aantrekkelijke toekomst Key-line: aantrekkelijke effecten, gewenste resultaten, relevante criteria Onderbouwing: dramatische cijfers, noodzakelijke stappen, verhelderende diagrammen, emotionele beelden

Orden alle verhaalelementen in n Storyboard

Situatie Complicatie Boodschap

Key Line A1

A A2
B1

B B2 C1

C
C2 C1.2

1. Bepaal de Boodschap 2. Maak de Keyline 3. Schets de Situatie 4. Formuleer de Complicatie 5. Onderbouw de Key-line

C1.1

Creer je presentatie met The Pyramid Principle en verander de wereld

Organiseer je ideen in een Storyboard Controleer je Storyboard op relevantie en logica Werk je Storyboard uit tot een presentatie

Controleer op relevantie
Situatie, Complicatie en Boodschap sluiten perfect aan In elk vakje staat n volzin Iedere volzin is relevant voor de Boodschap n je publiek En volzin wordt uitgesplitst in 2 tot 5 ondergeschikten Ondergeschikten beantwoorden dezelfde vraag

Controleer op logica
Bovengeschikte vakjes zijn syntheses van de ondergeschikte Ondergeschikte sluiten elkaar uit (mutually exclusive) Ondergeschikte zijn volledig (mutually exhaustive) Ondergeschikte zijn van hetzelfde hirarchische niveau De statements staan in een dwingende volgorde: - Onderdelen zoals ze op je afkomen - Argumenten op volgorde van prioriteit - Stappen chronologisch

Creer je presentatie met The Pyramid Principle en verander de wereld

Organiseer je ideeen in een Storyboard Controleer je Storyboard op relevantie en logica Werk je Storyboard uit tot een presentatie

Werk je Storyboard uit tot een presentatie

Het Storyboard dicteert de structuur van je presentatie Kies de juiste visualisering Bedenk: Alles is relevant Ontwerp het STAR-moment Verdeel beeld en tekst goed over de slide

Het Storyboard dicteert de structuur van je presentatie

Gebruik de uitspraak van ieder kaartje als titel van je slide Splits informatie uit over meer slides als ze te vol worden Voeg eventueel kaartjes samen tot 1 slide

Thematische titels zijn weliswaar kort

Kosten per klant

Verkoop en marketing Productinstallatie Oplossen klachten

2008 2009 2010 5 4 5 2 5 8 4 3 4

 maar lang niet zo duidelijk als je uitspraken van je Storyboard

Kosten productinstallatie verviervoudigd
Kosten in per klant

Verkoop en marketing Productinstallatie Oplossen klachten

2008 2009 2010 5 4 5 2 5 8 4 3 4

Werk je Storyboard uit tot een presentatie

Het Storyboard dicteert de structuur van je presentatie Kies de juiste visualisering Bedenk: Alles is relevant Ontwerp het STAR-moment Verdeel beeld en tekst goed over de slide

Kies de juiste visualisering

Titel beantwoordt: Teken een: Voorbeeld

Hoeveel?

Grafiek

Puntenwolk, lijn-, staaf balk-, of taartdiagram

Cartoon, afbeelding, tekening, symbool Tabel, pijlen, Gantt chart

Wie?

Portret

Wanneer?

Schedule

Waar?

Kaart

Landkaart, 2x2diagram, Venn diagram, organigram Beslistabel, beslisboom, stroomdiagram

Hoe?

Flow Chart

Visualiseer met een lijngrafiek

Kosten productinstallatie verviervoudigd
9 8 7

Kosten ( per klant)

6 5 4 3 2 1 0 2008 2009 Jaar 2010

Installatie product Verkoop en marketing Oplossen klachten

 of met een staafgrafiek

Kosten productinstallatie verviervoudigd
9 8 7

Kosten ( per klant)

6
2008

5 4 3 2 1 0 Verkoop en marketing Installatie product Oplossen klachten

2009 2010

Werk je Storyboard uit tot een presentatie

Het Storyboard dicteert de structuur van je presentatie Kies de juiste visualisering Bedenk: Alles is relevant Ontwerp het STAR-moment Verdeel beeld en tekst goed over de slide

1. Introductie

Nav de gepubliceerde cijfers van NEDU (Nederlandse Energie Data Uitwisseling) is geconstateerd dat er een aanzienlijk percentageverschil zit tussen de Infostroom KPI XXXXXXXXXXXXXXXX (+/- 93%) en de KPI XXXXXXXXXXXXXXX (+/- 97%) van Datacollectie, waarvan het vermoeden is dat hetzelfde meting betreft. Het doel van deze analyse is inzicht geven in de verschillen tussen de twee metingen en om te bepalen op welke wijze de meting opgezet moet worden voor een meest juist en volledig beeld.
Rapportagemodel Infostroom

Level 0 C-level Level 1 Directeur(en) Level 2 Afd. manager Level 3 Teammanager

Keten one-pager Infostroom Keten dashboard Infostroom Slim & Trad

Afd. dashboard Uitrol

Afd. dashboard Service & Beheer

Afd. dashboard KVT

Ketenrapportage & PIs, storingsrapportage, afkeurrapportage

Uitrol
Infostroom (regie) 1a. Forecast klant/techn. vraag 2. Afroepen meters 3. Beheren voorraad meters 4. Plaatsen meters

Service & Beheer

5. Beheren meters 7. Oplossen storingen & wissels

KVT
8. Retour ontvangen meters

Samenwerking

6. Datacollectie* Leverancier Inkoop Logistiek Netcare Aansluitingen Netcare Aansluitingen Inkoop Logistiek Liandon Klant & Service Klant & Markt Netcare Aansluitingen

Ketenpartijen (uitvoering)

* Datacollectie slim bij S&B

41

De doelen uit het JAARPLAN Primair Proces worden ondersteund door Sens

n systeem..

Flexibel..

k.I.S.

Primair Proces o.a.: -MO harmonisatie -BO harmonisatie -digitalisering -Avro naar WF -WF Atvance -n systeemstraat -samenwerking FO -programma HR (MBO, inzetbaarheid, workshops.) Sens: Klantwaarde centraal stellen Gemeenschappelijk: -quick wins / FTR -zuivere instroom -minder overdracht

Primair Proces o.a.: -functiehuis -autorisatie -functiescheiding -generalisten -opschalen -programma HR inclusief cultuurprogramma LG & MW PP. Sens: Medewerkers waarde Gemeenschappelij k -medewerkers betrokken in besturing

Primair Proces o.a: -n proces -kennisbank -n keten -opleiding -voorspelbare output -programma HR vanuit de open dialoog. Sens: Efficintie en continu verbeteren Gemeenschappelijk -aansturing -inzicht in totaal -standaardisatie

n systeem n proces

Flexibel inzetbaar
(Eftelingmodel)

n organisatie
twee labels Open dialoog

Verbeterpotentieel: -Primair Proces maakt dit resultaat zichtbaar in de businesscase -Sens kwantificeert nav korte meting, en brengt alle dimensies gebalanceerd in beeld. (medewerker, klant, financieel) Samengevat: Sens ondersteunt het programma Primair Proces vooral op besturing, verantwoordelijkheid, houding en gedrag en inzicht. De kwantitatieve en kwalitatieve resultaten van de programma's PP zijn terug te vinden in de businesscases. PP komt uit een situatie van een bewust versnipperde organisatie die bedoeld was om een hogere kwaliteit te bereiken. Ook de vele portefeuille overnames zijn nog steeds zichtbaar in de vele systemen en processen. Door dit op te ruimen is de inflexibiliteit en het efficintieverlies oplosbaar. Sens helpt met de Quick Wins en bijbehorend gedrag. Het is belangrijk het besparingspotentieel niet te vermengen en te gaan voor de oplossing vanuit het grotere geheel. Tenslotte :de huidige situatie van minimale instroom van mindere kwaliteit is niet in alle situaties representatief.

K.I.S.

42

Werk je Storyboard uit tot een presentatie

Het Storyboard dicteert de structuur van je presentatie Kies de juiste visualisering Bedenk: Alles is relevant Ontwerp het STAR-moment Verdeel beeld en tekst goed over de slide

STAR: Something They Always Remember

1. Hoofdstuktitel Arial bold 48/50 pt

Theres no reason only

poor people should get

malaria

STAR: creer een dramatisch moment

Filmpje, demo of attribuut Slogan of sound bite Geladen beeld Persoonlijke anekdote Schokkende statistiek

Werk je Storyboard uit tot een presentatie

Het Storyboard dicteert de structuur van je presentatie Kies de juiste visualisering Bedenk: Alles is relevant Ontwerp het STAR-moment Verdeel beeld en tekst goed over de slide

Verdeel beeld en tekst goed over de slide

Eerst de boodschap

dan het beeld

Presenteer informatie van links naar rechts en van boven naar beneden

en daarna de toelichting

Gebruik heldere opsommingen

Heldere kopzin De onderdelen zijn van dezelfde orde Maximaal 7 onderdelen Evenveel tekst per onderdeel

Gebruik concrete bewoordingen

Vaag Concreet Kwantitatief We besparen binnen zes maanden 25 % op de post Voorraadkosten Om het logistieke proces te verbeteren zijn de volgende verbeteringen nodig

Kwalitatief De assortimentmanager kan voortaan pro-actief handelen om de voorraad te minimaliseren

 en formuleer acties resultaatgericht

Vaag omschreven Deskresearch Resultaatgericht omschreven Samenvatten eerdere verbeterprojecten Beschrijven aansturing klachtafhandeling

Interviews met management

Analyse huidige klachtafhandeling

Huidige prestaties kwantificeren